Transcript Protokoll distriktsstyrelsen maj 2012

EFS Västerbotten
Styrelsens konstituerande
sammanträde
Protokoll ST
120512
Robertsfors kyrka
Närvarande: Ulf Andersson
Marianne Berglund
Cathrine Eiderhäll
Håkan Holmlund till §§ 66-76
Åke Hägglund
Roger Lidman
Anita Lundqvist
Karin Paulsson
Astrid Sjöström
Gunilla Stenberg
Roland Wiklund
Frånvarande: Johan Andersson
Adjungerade: Monica Andersson, pch
Kristoffer Hedman, df
Inledning och
öppnande
§ 66
Df förklarar sammanträdet öppnat samt inleder med bön.
Meddelande om
styrelseutfallet
§ 67
Df meddelar att Åke Hägglund, Anita Lundqvist, Karin Paulsson och
Gunilla Stenberg valts in i styrelsen för en treårsperiod. Ett särskilt
välkommen riktas till Gunilla som är ny i styrelsen.
Val av ordförande
§ 68
Styrelsen beslutar
att välja Astrid Sjöström till ordförande för styrelsen.
Val av vice
ordförande
§ 69
Styrelsen beslutar
att välja Marianne Berglund till vice ordförande för styrelsen.
Val av sekreterare
§ 70
Styrelsen beslutar
att välja distriktsföreståndare Kristoffer Hedman till sekreterare.
Val av
protokolljusterare
§ 71
Styrelsen beslutar
att välja Roger Lidman och Anita Lundqvist att tillsammans med
ordförande justera dagens protokoll.
Styrelsens
arbetsformer
§72
Ordföranden delar ut PM för styrelsens arbetsformer och ett samtal förs
om hur vi tillsammans skapar ett gott arbetsklimat. Ett samtal förs om
var styrelsens ska förlägga sina sammanträden Ska de återkommande
vara på expeditionen i Umeå eller fortsätta att som tidigare vara i de
kyrkor och bönhus där ledamöterna är engagerade?
Styrelsen beslutar
att frågan ska behandlas vid nästa styrelsemöte.
§ 73
Föredragningslistan Föredragningslistan godkänns.
Fullmakt för EFS i
Västerbotten
§ 74
Styrelsen beslutar
att befullmäktiga distriktsföreståndare Kristoffer Hedman, ekonomichef
Eva S Bäckström, administratör Margita Sundell och personalchef
Monica Andersson för tiden till och med 2013-06-30 att två i förening
utkvittera medel tillhörande EFS Västerbotten på plusgiro, postkontor,
bank, postens serviceenheter eller andra penninginrättningar
att befullmäktiga Kristoffer Hedman och Eva S Bäckström att var för
sig äga tillträde till bankfack för tiden till och med 2013-06-30
att befullmäktiga Margita Sundell och Eva S Bäckström att var för sig
utkvittera rekommenderade brev och paket för tiden till och med 201306-30
Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.
Firmatecknare
§ 75
Styrelsen beslutar
att EFS i Västerbottens firma ska tecknas antingen av styrelsen i sin
helhet eller av styrelsens ordförande Astrid Sjöström, distriktsföreståndare Kristoffer Hedman och ekonomichef Eva S Bäckström, två
i förening, för tiden till och med 2013-06-30.
Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.
Delegeringsregler
2012/2013
§ 76
Styrelsen beslutar
att för arbetsåret 2012-2013 fastställa följande delegeringsregler, utöver
vad som anges i PM för utskott och råd:
LG (ledningsgrupp)
Med LG avses distriktsföreståndare, personalchef och ekonomichef. Df
har utslagsröst. LG kan inom sig delegera beslutsrätt.
leder distriktets operativa och strategiska arbete för styrelsens
räkning
•
•
•
•
beslutar om vikarie- och visstidsanställningar och
tjänstledigheter till och med 6 månader
beslutar om gemensam fortbildning inom ramen för fastställd
budget
beslutar om lån till föreningar eller
motsvarande upp till 1 år
upp till 5 basbelopp
beslutar om bidrag
upp till 2 basbelopp
beslutar om personallån
upp till 2 basbelopp
beslutar om inköp
upp till 1 basbelopp
PAU (personal- och arbetsutskott)
beslutar om anställningar (över 6 månader) inom ramen för
fastställd budget och bemanningsplan
beslutar om tjänstledigheter (över 6 månader)
EFU (ekonomi- och förvaltningsutskott)
beviljar lån till föreningar (eller
motsvarande), med löptid längre
än ett år
beviljar tillfälliga lån till föreningar
(eller motsvarande) med löptid
mindre än ett år
beviljar bidrag till föreningar
(eller motsvarande)
gör inköp
upp till 20 basbelopp
upp till 40 basbelopp
upp till 5 basbelopp
upp till 5 basbelopp
Anställningar som ledningsgruppen gör ska rapporteras i PAUprotokoll och beslut om lån och bidrag till föreningar ska rapporteras i
EFU-protokoll.
Bibelfjäll
Bibelfjälls föreståndare beslutar om kostnader för Bibelfjälls
verksamhet med upp till ½ basbelopp.
Kapitalplacering
Distriktsföreståndaren och ekonomichefen i förening äger rätt att enligt
styrelsens dokument ”Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering” (ST 55/11) handla med värdepapper på penningmarknaden.
Styrelsen för ett samtal om formuleringarna kring delegeringsreglerna
när det gäller Ledningsgruppen.
Styrelsen beslutar
att uppdra till styrelsens arbetsgrupp för organisationsöversyn att även
se över formuleringarna kring delegeringsreglerna.
VAL AV UTSKOTT, KOMMITTÉER, LEDAMÖTER, OMBUD, KONTAKTPERSONER, ETC.
Utskott och råd
PAU
§ 77
Styrelsen beslutar
att välja utskott och råd enligt nedanstående lista.
Personal- och arbetsutskottet
Marianne Berglund, Sävar
Karin Paulsson, Bjurholm
Astrid Sjöström, Bureå
Styrelsen beslutar
att välja Karin Paulsson till ordförande
EFU
Ekonomi- och förvaltningsutskottet
Ulf Andersson, Boviken
Roland Viklund, Holmsund
Christer Lindgren, Skellefteå
Helene Hedman, Umeå
Styrelsen beslutar
att välja Roland Viklund till ordförande
Interna valberedningen har att i samspel med EFU se över om det ska
vara fler ledaömter i EFU.
VURnorra
Veksamhets- och utvecklingsrådet (norra)
VURsödra
Verksamhets- och utvecklingsrådet (södra)
Catherine Eiderhäll
Mats Lindberg
Mattias Kågström
Anita Andersson
Inger Norberg
Gunilla Stenberg
Marta Bäckman
Anders Blomberg
Susanne Jonsson
IR
Skellefteå
Ursviken
Skellefteå
Kåge
Bergsbyn
Åkullsjön
Umeå
Umeå
Sävar
Internationellarådet
Mats Bohman
Kristina Dagman
Åke Hägglund, styrelsen
Kersti Karlsson
Gerd Åkerström
Umeå
Holmsund
Svarttjärn
Ö Falmark
Varuträsk
Styrelsen beslutar
att välja Åke Hägglund till ordförande i internationella rådet
KR
Kommunikationsrådet
Styrelsen beslutar
att till kommunikationsrådet välja:
Ulrika Bengtsson
Umeå
Lena Björkman
Täfteå
Katarina Eriksson
Kåge
Stefan Eriksson
Umeå
Stefan Gelfgren
Umeå
Peter Lundström
Djäkneboda
Anita Lundqvist, styrelsen Boliden
Styrelsen beslutar
att välja Stefan Gelfgren till ordförande i kommunikationsrådet.
§ 78
Klippenkamraterna Styrelsen beslutar att välja Johan Andersson till styrelsens representant
i Klippenkamraternas styrelse.
Missionsombud
Val av ledamöter
till Luleå stifts
samrådsgrupp för
internationella
frågor
Val av ledamot i
AFFI
Val av ombud till
Hela människans
årsmöte 2012.
§ 79
Styrelsen beslutar
att välja Torbjörn Arvidsson till missionsombud för södra länsdelen
att välja Kersti Karlsson till missionsombud för norra länsdelen
§ 80
Styrelsen beslutar
att välja Mats Bohman, Umeå och Kersti Karlsson, Östra Falmark till
ledamöter i Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor.
§ 81
Styrelsen beslutar
att välja Håkan Lundberg till ledamot i AFFI (Luleå stifts Arbetsgrupp
för flykting och invandrarfrågor)
§ 82
Styrelsen beslutar
att välja Inga-Lis Andersson, Umeå och Inger Palmér, Umeå till ombud
för Hela människans årsmöte 2013.
Stiftelsen Solviks
folkhögskola
§ 83
Styrelsen beslutar
att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Solviks
folkhögskola utse:
Catherine Eiderhäll smk. Skellefteå och Allan Forslund,
S Bergsbyn.
Stiftelsen
Strömbäcks
folkhögskola
§ 84
Styrelsen beslutar
att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen
Strömbäcks folkhögskola utse:
Kjell Söderberg, smk. Umeå och Bengt Bergius, Umeå
Stiftelsen Solviks
folkhögskolas
huvudmannamöte
§ 85
Styrelsen beslutar
att till distriktsrepresentanter på huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks
folkhögskola utse:
Kristoffer Hedman, Catherine Eiderhäll och Roger Lidman.
Stiftelsen
Strömbäcks
folkhögskolas
huvudmannamöte
§ 86
Styrelsen beslutar
att till distriktsrepresentanter på huvudmannamötet för Stiftelsen
Strömbäcks folkhögskola utse:
Eva S Bäckström, Håkan Holmlund och Karin Paulsson.
§ 87
Folkrörelsearkivets Styrelsen beslutar
styrelse
att välja Lars Olov Sjöström till Folkrörelsearkivets styrelse.
§ 88
Ägarrepresentant i Styrelsen beslutar att välja Roland Viklund att vara ägarrepresentant
Din Bok Umeå AB vid bolagsstämman för Din Bok Umeå AB.
§ 89
Samarbetsrådet
Styrelsen beslutar
EFS – Svenska
att välja följande personer till samarbetsrådet EFS – Svenska Kyrkan i
kyrkan i Luleå stift Luleå stift:
Ordinarie ledamöter
Kristoffer Hedman, EFS Västerbotten Vasagatan 17, 903 29 Umeå
Anita Lundqvist
Yttervägen 22, 936 32 Boliden
Astrid Sjöström
Skärvägen 24, 932 52 Bureå
Suppleanter
Cathrine Eiderhäll
Monica Andersson
Åbrogatan 21, 931 42 Skellefteå
EFS Västerbotten Vasagatan 17, 903 29 Umeå
Representanter i
samarbetskommittéer
Ledamöter i
samarbetsråd
§ 90
Styrelsen beslutar
att som ledamot i samarbetskommittén under 2012/2013
för:
välja:
Bergsbykyrkan
Kristoffer Hedman
Carlskyrkan
Monica Andersson
Ersmarkskyrkan, norra
Kristoffer Hedman
Ersmarks kyrka södra
Monica Andersson
Grisbackakyrkan
Monica Andersson
Mobackenkyrkan
Kristoffer Hedman
Norrängskyrkan
Monica Andersson
Nyåkers kyrka
Kristoffer Hedman
Solbackakyrkan
Monica Andersson
Sörbölekyrkan
Kristoffer Hedman
§ 91
Styrelsen beslutar
att som ledamot i samarbetsråd under 2012/2013
för:
välja:
Jörn/Boliden
Kristoffer Hedman
Lövånger
Kristoffer Hedman
§ 92
Styrelsen beslutar att bordlägga frågan.
Ledamöter i
samverkanskommitté i Vännäs
ALLMÄNNA ÄRENDEN
Ärenden från årsmötet
§ 93
Styrelsen för ett kortare samtal om årsmötet.
Några av de frågor, tankar och synpunkter som ledamöterna uppfattade
under årsmötet var:
-
önskemål om en handlingsplan
läger som även vänder sig till socialt utsatta grupper i samhället
det är viktigt med Tackbrev vid gåvor
Eventuellt fortsatt samtal om frågeställningarna är aktuella då
årsmötesprotokollet är klart.
Övrigt som noterades i samtalet om årsmötet är behovet av att se över
hur fullmaktshandlingarna är utformade, ta lärdom av EFS riks som har
en enklare fullmaktsblankett. Om årsmötet ska fortsätta att vara i
Robertsfors bör vi se över möjligheten att låta andra föreningar fungera
som köksansvariga
Utvärdering av
§ 94
Styrelsens ledamöter har inför årsmötet ringt runt till i princip alla
ledamöters
missionsföreningar i EFS Västerbotten. Syftet var att skapa kontakt och
rundringning till
göra en extra påminnelse och inbjudan till årsmötet.
missionsföreningar
Styrelsen för ett samtal och gör en utvärdering av hur man upplevt
kontakten. Följande noteras:
- ledamöterna upplever en god eftersmak, trots att många föreningar
vittnar om en tuff situation
- föreningarna uppskattade kontakten, ”någon bryr sig”
- kännedom om de små föreningarnas situation och föreningar där
verksamheten spirar, ökar kunskapen om EFS ”läget” i
Västerbotten
- Många föreningar väljer inte ombud till årsmötet, det sätts upp
listor eller sker på annat sätt.
- Någon missionsförening kommenterar besväret med att behöva ha
en Saltförening
- Hur hjälper vi missionsföreningarna att höja ”mandatet” för
föreningarnas ombud?
- Vi bör använda våra kommunikationskanaler för att ge konkreta
tips på hur man väljer ombud till årsmötet
Styrelsen beslutar
att inför nästa år ringa alla missionsföreningar tidigt på året, januari eller
februari.
Kommande
styrelsesammanträden
§ 95
Styrelsen beslutar att arbetsåret 2012-2013 sammanträdesdatum blir
enlig lista:
11 juni kl. 17.00 – 21.00 via videokonferens i Umeå och Skellefteå
(exakt plats meddelas i kallelsen) Värdar: Catherine Eiderhäll och
Håkan Holmlund
28-30 september, Strömbäcks folkhögskola. (Tid är inte fastställd.)
17 november, 09.00- 17.00.
26 januari
23 mars
Avslutning
§ 96
Ordföranden förklarar sammanträdet avslutat. Df leder oss i bön.
Dag som ovan
Kristoffer Hedman
Justeras:
Astrid Sjöström
ordförande
Roger Lidman
justerare
Anita Lundqvist
justerare