Transcript Styrelsemöte 9.10.2013 - Munksnäs svenska skolförening

PROTOKOLL
STYRELSEMÖTE 9.10.2013
Munksnäs svenska skolförening rf (MSS)
Närvarande:
Eva Hartela, ordförande
Anna Merjamaa
Isa Qvist
Sofia Nyström-‐Ehrnrooth
Paavo Pylkkänen
Ville Roine
Robin Backman, suppleant
Britt Mari Bärlund, lärarrepresentant
1. Mötets öppnande:
Mötet öppnades kl 18.05
2. Val av ordförande, sekreterare, protokolljusterare
Till ordförande valdes Eva Hartela, till sekreterare Ville Roine och till
protokolljusterare Anna Merjamaa.
3. Konstaterande av mötets beslutförhet
Konstaterades att mötet är stadgenligt sammankallat och beslutfört.
4. Godkännande av föredragningslistan
Föredragningslistan godkändes utan förändringar.
5. Justering av tidigare mötesprokoll
Protokollet för styrelsemötet 26.9.2013 justerats per e-‐post av tidigare
styrelsen, protokollet för styrelsemöte 16.9.2013 justerats per e-‐post.
Protokollet för årsmöte 16.9.2013 justerats per namnteckning. Samtliga
protokoll fanns till påseende.
6. Konstituerande av den nya styrelsen, arbetsfördelning 2013-‐2014
Som viceordförande verkar Anna Merjamaa som också handhar
fondansökningarna, som kassör verkar Ville Roine. Sofia Nyström-‐Ehrnrooth
sköter informationsgågen mellan föreningen, skolan och hemmen. Isa Qvist och
Paavo Pylkkänen är ordinarie medlemmar med uppgifter enligt
överenskommelse. Till ordförande för 2013-‐2014 valdes på årsmötet 16.9.20133
Eva Hartela. Som suppleanter i styrelsen verkar Robin Backman och Peter
Buchert.
7. Namntecknare och dispositionsrätt
Konstaterades att rätten att teckna föreningens namn framgår ur föreningens
stadgar. Ordförande Eva Hartela och kassör Ville Roine beviljades
dispositionsrätt till föreningens konto FI22 4055 2420 0389 96 (Aktia
Munkshöjden) var för sig skilt. Protokollsutdrag uppgörs för denna punkt (7.) ur
vilken framgår personbeteckningarna för Eva Hartela och Ville Roine.
Protkollsutdraget tillställs Aktia Bank i Munkshöjden.
8. Styrelsens kontaktuppgiter
Eva Hartela har uppdaterat kontaktuppgifterna på huvudorganisationen Hem
och Skolas hemsida. Sofia Nyström-‐Ehrnrooth har MSS hemsida under
uppdatering. Styrelsemedlemmarnas kontaktuppgifter insamlades. EH
uppdaterar styrelsens uppgifter i PRSs register.
9. Genomgång av aktiviteter genomförda efter det senaste mötet
Konstaterades att klassföräldraträffen samlade rätt bra deltagande med
uppskattningsvis 20 personer. Trakteringen kostade 67,93 euro som Eva Hartela
redogjorde för och som MSS bekostar.
10. Ekonomisk översikt
Saldot på föreningens konto per 30.9.2013 är 5 580,29 euro. Av Stiftelsen Tre
Smeders understöd på 12 000 euro för år 2013, som sträcker sig över två skilda
räkenskapsperioder i föreningen, är ca. 2870 euro icke utdelat för lågstadiet
och ca. 1135 euro icke utdelat för högstadiet. Högstadiet kommer inte att söka
medel av föreningen för kulturevenemang för hösten 2013 emedan det beviljats
så kallade PD (positiv diskriminering) pengar av Helsingfors stad. Av planerade
projekt för högstadiet kvarstår således vintersportdagen och dess finansiering.
Konstaterades att den finansiella situationen för tillfället är rätt god och det
finns en buffert av tidigare års överskott att utnyttja mellan
ansökningsrundorna till finansiärer och före medlemsavgifter influtit.
Konstaterades att inbetalningsblanketten för MSS medlemsavgift kommer att
läggas med i november månadsnytt, samt att den delas ut i klasserna.
Blanketten har också skickats ut till föräldrarna i elektronisk form via
klassföräldrarna, och man kunde möjligtvis påminna dessa för att säkerställa
att blanketten verkligen når alla föräldrar. Kopior av blanketten borde också
finnas till handa och delas ut på alla höstens evenemang där föreningen har en
roll.
11. Ansökningar om understöd
Följande ansökningar har inkommit
Ansökt
belopp
200,00
430,00
Ändamål
Halloween Disco, höstterminen 2013, (LS), 200 euro för
material och tillbehör
Beviljat
belopp
200,00
430,00
320,00
Teaterföreställning Pettsons Jul (FS+LS höstterminen
2013, förskolan och Åk 1, teaterbiljetter och
busstransporter
Gitarrer 4 st (LS) används på åk 4 uppåt
150,00
Föräldrafrukost på Hem och Skola dagen (HS), hösten 2013
150,00
320,00
Ansökningarna diskuterades genomgående. Samtliga ansökningar ansågs välmotiverade
och den finansiella situationen tillräcklig. Beslöts att bevlija understöd för projekten
enligt kolumnen beviljat belopp ovan. Eva Hartela, som hör till arrangörerna av
Halloween Disco, jävade sig och deltog således inte i behandlingen av finansieringen
till ifrågavarande evenemang.
Ansökningarna bifogas protokollet.
Britt Mari kommunicerar till följande månadsnytt vilka projekt som erhållit understöd
(men summorna nämns ej). Detta för att öka insikten bland föräldrar om föreningens
betydande roll.
Noterades också att föreningen stött musikverksamhet väsentligt på sistone
beträffande PA-‐ system och trumset. Föreningen önskar att dessa också kommer till
användning och är positiv till att vid behov finansiera enstaka kurser inom området.
Utgående ansökningar
Föreningen har ansökt från Pro Juventute Nostra finansiering för prenumeration av
Språk och Språkbruk, fortbildning för personal i IT baserade hjälpmedel för läs-‐och
skrivsvaga elever samt för bidrag till skolbiblioteket, totalt 2460 euro. Beslut inväntas
i november 2013. Ansökan bifogas protokollet.
12. Kommande aktiviteter
ƒ
Lågstadiets trafikkampanj
Beslöts att trafikkampanjen arrangeras vecka 45 ( må 4.10.2013 -‐ fre
8.10 kl 8.10-‐8.35). Britt Mari påminner föräldrar till förskolebarn om
parkeringsprinciperna vid skolan. Ia informerar om evenamanget och
samlar in anmälningar VRPµSDUNHULQJVYDNWHUµ(YDDUUDQJHUDUSODNDWHW
till evenemanget och infolappar.
ƒ
Skollördagen den 9.11.2013
Anna-‐Lena Karlsson-‐Finne NRPPHUDWWI|UHOlVDPHGWHPDWµ$WWVlWWD
gräQVHUµ,QIRJnUXWLPnQDGVEODGHW,QIRODSSDURPI|UHOlVQLQJHQVlWWV
eventuellt ut ifrågavarande dag vid skolan. Årskurs 5 handhar
kaffeförsäljningen i egen regi. Eva Hartela är kontaktperson under
skollördagen och berättar om föreningen samt handhar en bunt
medlemsavgiftsräkningar för utdelning.
ƒ
Glöggfest för sjuornas föräldrar
Klassföräldrarna står för arrangemangen, MSS understöder en eventuell
förlust som serveringarna ger upphov till, dock till ett rimligt belopp.
ƒ
Luciadagen
Eva ordnar pepparkakor och saft till evenemanget. MSS bekostar dessa.
Årskurs två arrangerar kaffet på egen regi.
ƒ
Lågstadiets julfester ti 17.12.2013 och to 19.12.2013
Eva ordnar pepparkakor och saft till evenemanget. MSS bekostar dessa.
Årskurs 5 arrangerar kaffet på egen regi.
ƒ
Högstadiets julfest
Anna och Isa står för arrangemangen, MSS finansierar uppköpen,
försäljningen sker till priser som åtminstone täcker kostnaderna.
ƒ
Föreningens julhälsning till lärarkollegiet
Robin inhandlar för MSS räkning smörgåstårtor från Delivo enligt tidigare
års praxis, två kakor till LS och två kakor till HS. Eventuella alternativ
till allergiker inhandlas även. Uppskattad kostnad ca. 260-‐300 euro.
Robin kontaktar skolorna då tidpunkten närmar sig.
13. Följande möte
Tidpunkten för följande möte är onsdag 20.11.2013 klockan 18.00 i Munksnäs
Högstadieskola.
14. Övriga ärenden
Diskuterades möjligheter till föräldra/barn matcher, cyckelverkstäder,
välgörenhet genom insamling av kläder och leksaker. Diskuterade även
gemensamma aktiviteter för föräldrar, exempelvis stavgång. Nya ideer och
verksamhetsformer behandlas på föreningens nästa möte.
15. Mötets avslutande
Mötet avslutades klockan 19.25
Helsingfors
.10.2013
Eva Hartela
Ordförande
Anna Merjamaa
Protokolljusterare
Ville Roine
Sekreterare