Transcript KOMMED

KOMMED
Revision 2
Användarhandledning
KomMed är en 24-timmars webbtjänst för professionell insamlingsverksamhet,
administrativ medlemshantering samt bokningar av olika slag. KomMed
underlättar en samverkan mellan organisationens öppna webbplats och den
bakomliggande databasen med givare, medlemmar och intressenter.
[KOMMED] Användarhandledning
KOMMED
ANVÄNDARHANDLEDNING
1 INLEDNING
Denna användarhandledning är avsedd att användas av användare i medlems och betalsystemet
tillhandahållet av Kommed AB. I denna manual kommer detta benämnas som ”systemet”.
Ett register med hänvisningar till olika delar av systemet hjälper dig att enkelt hitta de avsnitt du söker.
Denna manual följer menysystemets hierarki, och man kan enkelt följa olika steg som är
sammankopplade till menyer och undermenyer.
2 SUPPORT
Kommed erbjuder support till alla kunder som använder systemet. Har du några frågor eller hittar fel
när du jobbar i systemet är du välkommen att kontakta oss, antingen via telefon eller via vår SupportWeb.
3 KOMPATIBLITET
Systemet kräver ingen installation eller serverhårdvara från användaren. Systemet används helt
uteslutande via en internetförbindelse och någon av nedanstående webbläsare, därför fungerar
systemet på en rad olika plattformar.
Alla större webbläsare stöds av systemet, några exempel på sådana visas nedan.
•
•
•
•
Internet Explorer 6.0 eller nyare
Mozilla Firefox
Safari
Google Chrome
Sida 1
[KOMMED] Användarhandledning
4
Innehåll
1
INLEDNING ................................................................................................................... 1
2
SUPPORT ...................................................................................................................... 1
3
KOMPATIBLITET ........................................................................................................... 1
5
SUPPORTSYSTEMET ...................................................................................................... 6
5.1.1 Support via Telefon ................................................................................................................ 6
5.1.2 Support online .......................................................................................................................... 6
5.1.3 SupportSuite välkomstskärm ................................................................................................. 7
5.1.4 Skicka ett nytt supportärende .............................................................................................. 8
5.1.5 Skärmdump............................................................................................................................ 10
5.1.6 Hantera ett redan inskickat ärende ................................................................................. 10
5.1.7 Kunskapsbank ....................................................................................................................... 12
5.1.8 Felsökningshjälp .................................................................................................................... 12
5.1.9 Nyheter .................................................................................................................................. 12
5.1.10 Nerladdningar av supportdokument ............................................................................. 12
5.1.11 1.4 Support via mail ......................................................................................................... 12
5.1.12 1.4.1 Bifogade filer vid mailsupport ............................................................................. 13
6
WWW.KOMMED.SE ..................................................................................................... 14
7
INLOGGNING FÖR ER ORGANISATION .................................................................... 14
7.1.1 Adress (url) ............................................................................................................................. 14
7.1.2 Användarnamn och lösenord .............................................................................................. 15
8
VÄLKOMSTSKÄRMEN ................................................................................................ 16
9
NAVIGERING .............................................................................................................. 17
10
PERSON/FÖRETAG .................................................................................................. 17
10.1.1 Sök........................................................................................................................................ 17
3.1.2 Fliksystemet ............................................................................................................................... 22
3.1.2.1 Personfliken ........................................................................................................................... 22
10.1.2 3.1.2.2 Medlemsfliken ...................................................................................................... 22
10.1.3 3.1.2.2 Insamlingsfliken .................................................................................................... 23
10.1.4 3.1.2.3 Prenumerationsfliken........................................................................................... 26
10.1.5 3.1.2.4 Grupper ................................................................................................................ 26
10.1.6 Utföra en sökning .............................................................................................................. 26
10.1.7 Spara sökningar och flerstegs sökningar...................................................................... 30
10.1.8 Sammanfattning av sökfunktionen – Lathund för sökning.......................................... 30
10.1.9 Funktionsmenyn................................................................................................................... 32
10.1.10 Sammanfoga dubbletter ”Dubblettmatchning” .......................................................... 32
10.1.11 Ändra inställningar för en grupp "Action gubben".................................................... 33
10.1.12 Sparade sökningar .......................................................................................................... 37
10.1.13 Lägga till framsökta namn till en kampanj.................................................................. 38
10.1.14 Ta bort framsökta namn från en kampanj .................................................................. 39
10.1.15 Lägg till/dra ifrån framsökta namn till grupp............................................................ 39
Sida 2
[KOMMED] Användarhandledning
10.1.16
10.1.17
10.1.18
10.1.19
10.1.20
10.1.21
10.1.22
10.1.23
10.1.24
10.1.25
10.1.26
10.1.27
10.1.28
10.1.29
10.1.30
10.1.31
10.1.32
10.1.33
10.1.34
10.1.35
10.1.36
Skapa ett mail-utskick för framsökta personer/företag .......................................... 39
Skicka SMS till framsökta adresser .............................................................................. 43
Givartrappa för sökresultat ........................................................................................... 44
Länsstatistik ........................................................................................................................ 45
Åldersstatistik .................................................................................................................... 46
Exportera adresser till Excel .......................................................................................... 47
Exportera valfri data till Excel ”Valfri export”.......................................................... 47
Anpassad export och visning ......................................................................................... 48
Exportera till Pacsoft ”Pacsoftexport” ......................................................................... 50
Utskriftsmenyn ................................................................................................................... 50
Registrera ny person/företag ....................................................................................... 52
Person/medlems administration..................................................................................... 52
Fliken - Visa Info ............................................................................................................... 53
Fliken – Visa givarinfo..................................................................................................... 53
Skapa ett nytt Gåvoavtal .............................................................................................. 55
Fliken – Visa reskontra .................................................................................................... 56
Fliken – Ant. Och Dok. (Anteckningar och Dokument) ................................................ 56
3.1.13.5 Fliken – Reg. Betalning ................................................................................... 57
3.1.13.6 Fliken – Visa medlem ...................................................................................... 58
3.1.13.16.1 Skapa faktura för medlemsavgiften ..................................................... 61
3.1.14.8 Fliken – Engagemang ..................................................................................... 63
11
ORGANISATION ...................................................................................................... 63
11.1.1 3.2.1 Översikt .................................................................................................................... 63
11.1.2 3.2.2 Administrering av organisationsträdet ............................................................... 64
11.1.3 3.2.3 Redigera kontaktuppgifter för en organisation ............................................... 64
11.1.4 3.2.3 Redigera avgifter för en organisation ............................................................... 66
11.1.5 3.3.4 Skapa grupper till organisationer ...................................................................... 66
12
3.3 FAKTURERING ................................................................................................... 69
12.1.1 3.3.1 Skapa fakturor ........................................................................................................ 70
12.1.2 3.3.2 Faktura utskrift ........................................................................................................ 73
12.1.3 3.3.2.1 Etikettutskrift för fakturor .................................................................................. 75
12.1.4 3.3.3 Sök faktura/bunt .................................................................................................... 75
12.1.5 3.3.4 Registrera betalningar .......................................................................................... 76
12.1.6 3.3.4.1 Översikt – Reg. Betalningar .............................................................................. 77
12.1.7 3.3.4.2 Registrera betalning ........................................................................................... 79
12.1.8 3.3.4.3 Registrera betalning – Ett exempel................................................................. 80
12.1.9 3.3.4.4 Korrigera en felaktigt registrerad inbetalning ............................................. 82
12.1.10 3.3.5 Registrera försäljning ........................................................................................... 83
12.1.11 3.3.5.1 Översikt över Registrera försäljning .............................................................. 83
12.1.12 3.3.5.2 Registrera en försäljning – Ett exempel ........................................................ 85
13
3.4 ADMINISTRATION ............................................................................................. 85
13.1.1 3.4.1 Inställningar.............................................................................................................. 86
13.1.2 3.4.1.1 Fliken - Betalningar............................................................................................. 87
13.1.3 3.4.1.2 Fliken – Gåvoändamål ...................................................................................... 89
Sida 3
[KOMMED] Användarhandledning
13.1.4 3.4.1.3 Fliken – Postnummer............................................................................................ 90
13.1.5 3.4.2 Administration av artiklar ..................................................................................... 90
13.1.6 3.4.2.1 Översikt av administration av artiklar ............................................................ 91
13.1.7 3.4.2.2 Lägga till nya artiklar ........................................................................................ 92
13.1.8 3.4.2.3 Administration av befintliga artiklar ............................................................... 92
13.1.9 3.4.2.4 Ta bort en befintlig artikel ................................................................................ 93
13.1.10 3.4.3 Språk ....................................................................................................................... 93
13.1.11 3.4.3.1 Översikt över språkbilden ................................................................................ 93
13.1.12 3.4.3.2 Söka efter en textsträng .................................................................................. 94
13.1.13 3.4.3.3 Skapa en ny textsträng .................................................................................... 94
13.1.14 3.4.3.4 Översätta en textsträng ................................................................................... 94
13.1.15 3.4.4 Användare .............................................................................................................. 94
13.1.16 3.4.4.1 Fliken – Alla användare ................................................................................... 95
13.1.17 3.4.4.2 Fliken – Skapa ny användare ......................................................................... 95
13.1.18 3.4.4.3 Fliken – Ändra användare ............................................................................... 97
13.1.19 3.4.4.4 Administrera användare – Ett exempel ........................................................ 98
13.1.20 3.4.5 Egenskaper ........................................................................................................... 102
13.1.21 3.4.5.1 Att skapa en ny egenskap ............................................................................. 105
13.1.22 ............................................................................................................................................... 109
13.1.23 3.4.6 Grupper ................................................................................................................ 109
13.1.24 3.4.6.1 Fliken – Visa ...................................................................................................... 109
13.1.25 3.4.6.2 Fliken – Ändra rättigheter .............................................................................. 109
13.1.26 3.4.7 Behörighet ............................................................................................................. 111
13.1.27 3.4.8 Filhantering ........................................................................................................... 111
13.1.28 3.4.8.1 Fliken – Filinläsning .......................................................................................... 112
13.1.29 3.4.8.1.1 Felmeddelanden ........................................................................................... 112
13.1.30 3.4.8.2 Fliken – Uttag ag-filer .................................................................................... 112
13.1.31 3.4.8.3 Fliken – Aviseringsfiler .................................................................................... 113
13.1.32 3.4.8.3.1 Exempel – aviseringsfiler ............................................................................ 114
13.1.33 3.4.8.4 Fliken – SPAR filer ........................................................................................... 115
14
3.4.9 KAMPANJ ..................................................................................................... 116
14.1.1 3.4.9.1 Fliken – Översikt ................................................................................................ 117
14.1.2 3.4.9.2 Fliken – Skapa ny kampanj............................................................................. 119
14.1.3 3.4.9.2 Fliken – Administration ..................................................................................... 122
14.1.4 3.4.9.3 Skriva ut inbetalningskort ................................................................................ 125
15
3.5 GÅVOÄNDAMÅL ............................................................................................. 125
15.1.1 3.5.1 Fliken - Översikt .................................................................................................... 126
15.1.2 3.5.2 Fliken – Skapa ändamål ..................................................................................... 127
15.1.3 3.5.2.1 Att skapa ett nytt gåvoändamål.................................................................... 128
15.1.4 3.5.3 Fliken – Administration......................................................................................... 131
16
3.6 RAPPORTER ..................................................................................................... 132
16.1.1 3.6.1 Tackbrev ................................................................................................................. 133
16.1.2 3.6.1.1 Exempel på uttag av tackbrev....................................................................... 134
16.1.3 3.6.2 Välkomstbrev ......................................................................................................... 135
Sida 4
[KOMMED] Användarhandledning
16.1.4
16.1.5
16.1.6
16.1.7
16.1.8
16.1.9
16.1.10
16.1.11
17
3.6.2.1 Välkomstbrev – ett exempel........................................................................... 136
3.6.3 Konteringslista ....................................................................................................... 137
3.6.4 Statusrapport ........................................................................................................ 138
3.6.4.1 Exempel – uttag av statusrapport ................................................................. 138
3.6.5 Kundlista ................................................................................................................. 139
3.6.5.1 Säljarinformation............................................................................................... 139
3.6.5.2 Kundsidan .......................................................................................................... 140
Utloggning ....................................................................................................................... 142
LOGGA UT ............................................................................................................. 142
17.1.1 Automatisk utloggning .................................................................................................... 142
Sida 5
[KOMMED] Användarhandledning
5 SUPPORTSYSTEMET
För att få support snabbt och för att Kommed skall kunna lösa de eventuella problem som uppstår så
effektivt som möjligt, så använder Kommed ett webbaserat supportsystem där vi administrerar de
ärenden som kommer in. För att web-supporten skall fungera så behöver viktig information om ditt
ärende matas in för att vår supportpersonal skall kunna avhjälpa felet och assistera er så effektivt som
möjligt.
5.1.1 Support via Telefon
Självklart fungerar det även att ringa till oss, telefonnummer till Kommeds support är 08-55 11 0271
5.1.2 Support online
Adressen till Kommeds web-support är http://support.kommed.se
Inloggningsskärmen för onlinesupporten heter ”KomMed - SupportSuite” och har ett fält för inloggning.
Här använder du den e-postadress och lösenord som du blivit tilldelad. Saknar du den informationen
måste du kontakta Kommed för att erhålla inloggningsinformationen.
FIGUR 5-1
Sida 6
[KOMMED] Användarhandledning
5.1.3 SupportSuite välkomstskärm
När du har matat in dina inloggningsuppgifter och loggat in kommer du se SupportSuites välkomstskärm,
enligt Figur 5-2 nedan.
FIGUR 5-2
1. Dagens datum.
2. Status och informationsfönster.
3. Visar inskickade ärenden som har eller väntar på att bli besvarade.
4. Kunskapsbanken innehåller detaljspecifik information för att lösa problem och svara på frågor.
5. Här hittar man nyheter från Kommeds supportavdelning.
6. Använd den här länken för att skicka in ett nytt ärende till supporten.
7. Felsökningshjälpen låter dig följa upp en mängd frågor för att finna ett visst svar.
8. Här finns ett urval av manualer och informationsblad i digitalt format.
9. Menysystem, har samma funktion som de beskrivna alternativen högre upp.
10. Här står namnet på den som har loggat in.
11. Under länken ”Mitt konto” kan du ändra namnet som visas enligt punkt 10.
12. Under ”Byt Lösenord” har du möjlighet att byta ut lösenordet som är kopplat till användaren.
13. Här söker du efter valfritt ord på SupportSuite.
14. Det förvalda språket visas. Här har man möjlighet att ändra språket som SupportSuite visas i. De
språk som finns tillgängliga är Svenska och Engelska.
Sida 7
[KOMMED] Användarhandledning
5.1.4 Skicka ett nytt supportärende
När man skickar in ett nytt ärende till supporten väljer man först från vilken avdelning som ärendet
skickas. I de flesta fall är den avdelning du loggar in från förvald och inga val behöver göras. För att
gå vidare klickar man här på ”Nästa”.
FIGUR 5-3
I nästa bild skriver vi in beskrivningen av det ärendet vi vill skicka till supporten, samt skickar med en sk.
”Skärmdump” i de fall det är användbart. (Se rubriken skärmdump nedan).
När man beskriver felet eller problemet man vill ha hjälp med är det viktigt att ge så mycket information
som möjligt. Har man problem med att registrera ett fält i någon undermeny är det t.ex. viktigt att man
förklarar under vilken huvudmeny man arbetar, samt i vilket steg det är man får problem.
I fältet Ärende skriver man i titeln på meddelandet man vill skicka och i meddelandeinformationsrutan
skriver man in själva meddelandet.
När man har skrivit sitt meddelande och lagt till sin eventuella skärmdump så klickar man på ”Skicka”,
och då skickas ärendet till Kommeds supportavdelning.
Sida 8
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 5-4
När ärendet är skickat och mottagit i systemet får man en bekräftelse på att ärendet tagits emot, se
Figur 5-5. Här ser man även att ärendet har fått ett ärende ID.
Sida 9
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 5-5
5.1.5 Skärmdump
Under fönstret med meddelandeinformation finns det ett fönster med titeln ”Ladda upp fil(er)”. När man
arbetar i Windows har man möjligheten att ta en bild av hur arbetsytan ser ut vid ett visst tillfälle, man
kan jämföra det med att ta ett foto av bildskärmen. Detta är ett mycket effektivt sätt att beskriva för
supportpersonalen hur skärmen såg ut när problemet uppstod. För att hämta en sparad bildfil så trycker
man på ”Bläddra” och kan därefter välja vilken fil man vill skicka med.
För att ta en skärmdump gör man följande (Denna beskrivning fungerar under Windows XP)
1. Trygg på knappen ”Print Screen” på ditt tangentbord kallas ibland ”PrtSc”
2. Starta programmet Ms Paint, snabbaste sättet är att trygga Windows-tangent + K och därefter
skriva ”mspaint” och därefter trycka på ”kör”.
3. Gå till ”Redigera” och välj sedan ”Klistra in”, din bild dyker nu upp i Paint.
4. Gå till arkiv och välj ”Spara”, alternativ trycker man ”Ctrl-S”.
5. Välj vart du vill spara filen och ge den ett namn, välj även format till ”JPEG”.
6. Klicka på ”Spara”
Var observant på vart du sparade din fil, så du enkelt kan hitta den inifrån SupportSuite, en bra regel
brukar vara att spara dessa bilder direkt på skrivbordet.
5.1.6 Hantera ett redan inskickat ärende
Sida 10
[KOMMED] Användarhandledning
Under det här menyalternativet kan du se de ärenden du redan har skickat in, och se hur ditt ärende
följs upp. Här kommer du kunna hitta ärendenumret som visades på bekräftelseskärmen när ärendet
skickades in, enligt punkten ovan.
FIGUR 5-6
Här kan man följa ärendet, se dess status och vilket prioritet som ärendet är tilldelat just nu, samt vilket
datum som ärendet skickades in. Klickar man på ett ärende får man upp eventuella svar, samt ser
detaljerad information om statusen för ärendet, se figur 7. I exemplet nedan ser vi att ett svar har
kommit in från supporten, när fler svar eller följdfrågor ställs relaterat till detta ärendet kommer även
dessa att synas på samma sätt.
Sida 11
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 5-7
5.1.7 Kunskapsbank
Kunskapsbanken innehåller artiklar med information rörande systemet. När man matar in en fråga söker
systemet efter lämpliga lösningar till ditt problem. Man får då upp en lista med förslag under textrutan
för felbeskrivning. Klicka på någon av de länkar som beskrivs för att läsa artikeln.
5.1.8 Felsökningshjälp
Felsökningshjälpen är under utveckling och finns ännu ej tilllgänglig.
5.1.9 Nyheter
Här kan man läsa nyheter relaterade till supportfunktionen i Kommed AB. För nyheter rörande Kommed
som företag hänvisar vi till vår hemsida http://www.kommed.se.
5.1.10 Nerladdningar av supportdokument
Den senaste versionen av manualen till Kommeds system finns tillgänglig för nedladdning inifrån
supportsystemet. Nya och uppdaterade versioner publiceras löpande.
5.1.11 1.4 Support via mail
Alla ärenden som skickas in till Kommed enligt det sätt som beskrivits ovan hamnar i ett hanteringssystem
som används för att deal upp de olika typerna av ärenden.
All vidare korrespondens sker via mail, man mailar då till [email protected] Det är den adress som
står som avsändaradress från Kommeds supportsystem.
Sida 12
[KOMMED] Användarhandledning
5.1.12 1.4.1 Bifogade filer vid mailsupport
Möjligheten att bifoga filer, som t.ex. skärmdumpar finns även då man skickar in sitt ärende via mail.
Bifoga enkelt din bild i mailet med beskrivningen av ditt ärende och skicka till ovan angivna mailadress.
Sida 13
[KOMMED] Användarhandledning
6 WWW.KOMMED.SE
På http://www.kommed.se hittar man Kommed AB’s officiella hemsida. Detta är vår portal för befintliga
och blivande kunder. Här hittar du alltid de senaste nyheterna om företaget och information om
kommande systemuppdateringar, men även redan utförda förbättringar.
FIGUR 6-1
7 INLOGGNING FÖR ER ORGANISATION
7.1.1 Adress (url)
För att logga in i Kommed använder ni er webbläsare (Ex. Internet Explorer) och skriver adressen i
adressrutan (Se figur 9), adressen till systemet är ”http://xxx.kommed.se”, där ”xxx” är just er
organisations specifika förkortning. Den förkortningen tilldelades er vid uppstarten av systemet. Om ni
saknar er förkortning ber vi er kontakta supporten.
FIGUR 7-1
I följande exempel kommer vi att använda adressen http://demo.kommed.se. När rätt adress har skrivits
in och webbläsaren har laddat in sidan så ser man inloggningsskärmen till Kommed.
Sida 14
[KOMMED] Användarhandledning
7.1.2 Användarnamn och lösenord
För att få tillgång till systemet måste en inloggning med användarnamn och lösenord utföras. När
webbläsaren har laddat inloggningssidan måste korrekt användarnamn samt lösenord matas in innan
man kan klicka på ”Logga in”. Inloggningsskärmen visas i figurFigur 7-2.
FIGUR 7-2
I figur Figur 7-2 är det inmatat ett användarnamn (Som i den här användarhandledningen är satt till
demo) samt ett lösenord. Lösenordet visas i maskerad form för att obehöriga inte skall se vilket lösenord
som skrivs in. När man försäkrat sig om att man matat in rätt användarnamn och lösenord klickar man på
”Logga in”.
Sida 15
[KOMMED] Användarhandledning
8 VÄLKOMSTSKÄRMEN
Efter en lyckad inloggning kommer man till startsidan, där en del nyheter visas som är kopplade till
användningen av systemet. Här kan man även se annan information som man själv kan utforma för att
bäst passa just er organisation. Den utformning som presentationsytan i systemet har, är beskrivet nedan
i figur Figur 8-1. Den exakta utformningen av Startsidan och navigationsmenyn varierar mellan olika
organisationer, om inte den bild du arbetar med ser ut exakt som exemplet ovan behöver det inte
betyda att något är fel.
FIGUR 8-1
1. Titel för sidan som visas
2. Menyn, här navigerar man till de olika delarna av systemet
3. Presentationsytan, här visas den information man navigerar till via menyn till vänster. I toppen av
denna yta presenteras även eventuella extra länkar (Navigeringsknappar).
4. Här visas vem som är inloggad och vilken behörighet vederbörande har.
5. Detta fält används för att visa sk. ”Snabb-tips”. Dessa visas som en kort instruktion till
formulärfält, klickar man i ett fält för att fylla i information så får man tips om hur man bör
utforma sin inmatning.
Sida 16
[KOMMED] Användarhandledning
9 NAVIGERING
I Följande kapitel följer en genomgående förklaring av varje menyalternativ i navigeringsmenyn.
10 PERSON/FÖRETAG
Denna vy hanterar administrationen av medlemmar i registret. Här lägger man till, tar bort och
redigerar informationen för registermedlemmar. Klickar man på ”Person/Företag” kommer man
automatiskt till samma bild som visas när man klickar på ”Sök”.
De menyalternativ som kommer behandlas i det här avsnittet synd i figur Figur 10-1 nedan.
FIGUR 10-1
10.1.1 Sök
Sökbilden är uppdelad i flikar bestående av;
•
•
•
•
•
•
Person
Medlem
Insamling
Prenumeration (Under utveckling)
Grupper
Engagemang
I figur Figur 10-2 (På nästa sida), visar sökbilden med de flikar som nämns ovan tillsammans med en
beskrivning av de olika fälten.
Sida 17
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-2
1.
ID
I systemet har
h varje reg
gistrerad meedlem eller g
givare ett ID
D
nummer. Föör att söka på ett id num
mmer fyller m
man i detta här.
h
I Avsnitt xx beskrivs olika sökmetod
der för att kunna söka på
p ett
mer fritt ochh effektivt sä
ätt. Vill man t.ex. söka p
på flera idnummer sam
mtidigt kan man
m separerra dessa meed ”,” (Komm
ma).
2.
Typ
Systemets register
r
är uppdelat i olika typer. D
De typer som
m är
standard är ”Person”, ”Företag”
”
occh ”Alla”. Seedan finns
kundanpasssade typer som
s då varieerar från kund till kund.
I de fall ma
an söker på typen ”Föreetag” kommeer bilden att
förändras något.
n
I figur 13a nedann visas den fförändrade
bilden med påverkade
e fält markerrade.
Sida 18
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 13A
Företag: Fööretagets na
amn
Avdelning:: Avdelning på företageet
Att: Till vem
m på företag
get försändeelser skall ad
dresseras
Box: Postboox
Media: Är en
e Egenskap
p specificera
ad för just fööretag
Observera att i ett fall där man villl byta en peerson till att bli
ett företag eller vice ve
ersa är det viktigt
v
att nootera följand
de:
Företagsp
post
< Blir >
P
Personpost
Företag
<->
<
F
Förnamn
Inget värd
de
<->
<
E
Efternamn
Avdelning
<->
<
Inget värde
Att:
<->
<
Inget värde
de
Inget värd
<->
<
c
c/o
Man måste därför noga
a kontrollera
a värdena eefter ett byte
e.
3.
Titel
Titel kan va
ara t.ex. Dokktor ”Dr.” eller någon annnan titel.
4.
Förnnamn
Personens förnamn
f
5.
Efteernamn
Personens Efternamn
E
6.
c/o
”Care of” adress
a
7.
Gattuadress
T.ex ”Fresta
avägen 78”
8.
Extrra adressrad
d
I de fall dee behövs en extra
e
adresssrad skall deetta fält
användas
Sida 19
9
[KOMMED] Användarhandledning
9.
Postnummer
Postnummer t.ex. ”182 75”. Kan anges både med och utan
mellanslag. ”18275” eller som ovan ”182 75”.
10.
Ort
Ortsnamn. T.ex. ”Sundbyberg”
11.
Land
Land T.ex. ”Sverige”
12.
Fritidsintresse (Egenskap)
I figur 13 visas egenskapen ”Fritidsintresse”. Detta är emellertid
endast ett exempel. Fler egenskaper kan visas beroende på
användarens/kundens behov. Man kan läsa mer om egenskaper
i kap. 3.4.5
13.
Telefon
Te.x. 08-654 34 56
14.
Mobiltelefon
T.ex. 070-696 33 40
15.
E-Post
T.ex. [email protected]
E-postfältet markeras med en färg för att indikera om adressen
fungerat vid föregående utskick. Olika färgkoder representerar
olika status för inmatad e-post adress. Det fungerar enligt
nedan:
Grönt = Adress ok (om den har testat i ett epost utskick) eller ny
adress som inte använts ännu
Rött = Personen har själv avböjt e-post utskick (Mottagaren har
gjort en reply med "Unsubscribe" i ämnesfältet)
Blått = Permanent fel, fel i adressen, mottagaren finns inte,
domänen finns inte
Gult = tillfälligt fel mottagarens konto är fullt
Det är bara grön och gula som kommer med i massmailen
16.
Fax
T.ex 08-645 34 56
17.
Arb. Telefon
18.
Arb. Mobil
19.
Arb. E-post
20.
Arb. Fax
21.
Födelsedatum
Här kan man ange födelsedatum i formatet 1934-09-15
22.
Personnummer
Personnummer anges i formatet 193409150435
23.
SPAR Status
Spar statusen anger vilken status en post har efter att en SPAR
genomgång gjorts. De alternativ som finns är;
Inget personnummer
Sida 20
[KOMMED] Användarhandledning
Den status man får vid nyupplägg i KomMed. Kan endast bytas
om man personnummersätter eller blir godkänd för autogiro.
Bom
Namn- och adressuppgifter har varit hos PAR för
personnummersättning, men de har inte lyckats identifiera
personen.
Personnummersatt
Namn- och adressuppgifter har varit hos PAR och
personnummersatts, eller personen har precis blivit godkänd för
autogiro (personnumret har verifierats av BGC).
Uppdaterad
Personnumret har skickats in till PAR för uppdatering (görs
endast en gång, nästa status är Aviserad). Tillbaka har vi fått
folkbokföringsadress och status (levande/död...)
Aviserad
Personnumret har uppdaterats och skickas nu in till PAR för
kontroll av adress/status en gång i månaden.
24.
Kön
De alternativ som finns tillgängliga för kön är; Kvinna, Man och
Inte angivet
25.
Status
Statusen för en person är ett viktigt verktyg för administratörer
av systemet. För att kunna kategorisera poster i registret
(personer/företag) efter olika händelser använder man
statusflaggan. De alternativ som finns är;
Aktiv
Aktiv är standardstatusen. När statusen ”aktiv” är satt kommer
posten att hittas vid normala sökningar.
Passiv
Passiv anger att denna post för tillfället inte är aktiv. Det kan
vara när en medlem/givare inte har betalat medlemsavgiften
eller helt enkelt inte skall synas i registret längre. Man kan
likställa det med att ”ta bort” en post, fast det man de facto
gör är att ”gömma” den från normala sökningar.
Okänd adress
Info
Avpersonifierad
Har ingen aktiv kontakt ägt rum de senaste tre åren skall en
registerpost sättas till ”Avpersonifierad”. Det betyder i korthet
att personen inte längre är intressant att ha kvar i registret.
Detta har även kopplingar till lagom om lagring av persondata.
Avliden
Sida 21
[KOMME
ED] Användarhandledning
Info
26.
Utskkickssätt
Anger på vilket
v
sätt givvaren vill blii kontaktad. Detta värde
e
påverkar; -Förifyllt
värrde vid skap
pande av givvaravtal. I övvrigt
används deetta för att bättre
b
definiiera sina sökkningar.
27.
Beta
alsätt
Anger vilkeet typ av bettalsätt som används
a
för givaren ifrå
åga.
28.
E-poost Status
Ok, ej testa
ad = Grönt
Avanmäld = Rött
Okänd stattus/permane
ent fel = Blått
Temporärt fel = Gult
3.1.2 Flik systemet
3.1.2.1 Peersonfliken
n
Fliken är huuvudbilden (ssom visas i figur 13 ovan), som anvä
änds för söknning i medleemsregistret. Sökning
kan ske i allla fält, det räcker med att fylla i ettt fält för attt starta en söökning. Vill m
man att söknningen skall
styras av flera parameetrar kan ma
an välja att fylla
f
i fler fä
ält. Sökninga
ar kan även utvidgas till att
inkludera fllera flikar.
I figur 13 ovan
o
syns ma
arkeringarna
a ”A” och ”B”. Dessa markerar funktioner för spa
arade sökninngar.
Eftersom visssa sökninga
ar kan sträckka sig över flera
f
flikar och
o bli avanccerade i sin utformning finns
f
en
funktion förr att spara sökningar, föör att kunna köra dem ig
gen vid ett seenare tillfälle.
A. Körr samma fråga en gång till.
B. Häm
mta en tidigare sparad fråga för att köra igen.
Mer information om hurr man arbeta
ar med sparrade sökning
gar beskrivs i kap. 3.1.3
3.1
10.1.2 3.1 .2.2 Medl emsfliken
Medlemsflikken visar information om
m vilken ellerr vilka organnisationer meedlemmen ä
är kopplad tiill. Här kan
man söka efter
e
medlem
mmar som fyller just de krav
k
man villl för sin söknning, t.ex. om
m man vill sö
öka fram
medlemmarr ur en speciifik underorg
ganisation. Figur
F
34 ned
dan visar hurr medlemsflikken ser ut.
FIGUR 34
Sida 22
2
[KOMMED] Användarhandledning
Alla fält under medlemsfliken är sökbara. Genom att fylla i ett värde i någon eller flera av fälten innan
man klickar på ”Sök”. Nedan följer en beskrivning av de olika fältens beskrivning.
1.
Medlemsnummer
Visar personens medlemsnummer. Observera att detta inte är
samma som personens ”ID” nummer.
2.
Organisation
Visar vilken organisation medlemmen tillhör.
3.
Medlemskategori
Vilken medlemskategori personen tillhör.
4.
Status
Status för medlemmen. Är vanligtvis antingen ”Passiv” eller
”Aktiv”.
5.
Aktuell period
Period som för närvarande löper för denna medlem.
6.
Medlem sedan
Visar vilket datum denna person blev medlem.
7.
Betalt t.o.m.
Visar t.o.m. vilket datum medlemmen har betalt
8.
Fakturaref.
Detta fält används om fakturan behöver märkas för att
komma till rätt person/avdelning.
9.
Försändelser
10. Antal ex
Hur många exemplar av de tidningar/infoblad som skickas
till just denna person/personerna som skall skickas.
11. Anteckningar
Dessa anteckningar sparas direkt i anteckningsrutan, och är
inte kopplade till fliken för anteckningar och dokument. Dessa
anteckningar är sökbara, genom att skriva sökfras i
anteckningsrutan.
10.1.3 3.1.2.2 Insamlingsfliken
Figur 10-3 nedan visar insamlingsfliken.
Sida 23
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-3
Alla fält under insamlinngsfliken är sökbara.
s
Geenom att fylla i ett värdee i någon eller flera av fälten innann
man klickarr på ”Sök”. Nedan
N
följerr en beskrivnning av de olika
o
fältens betydelse.
Gåvoavtal
Gå
åvor som ges enligt ett gåvoavtal
g
1.
Annger vilket beelopp varje inbetalning skall bestå av
2.
Sta
artdatum förr detta gåvooavtal.
Sida 24
4
[KOMMED] Användarhandledning
3.
Slutdatum för detta gåvoavtal.
4.
Anger vilket betalsätt som skall användas.
5.
Anger med vilket intervall (periodicitet) medlemmen betalar.
6.
Hur ofta en avi kommer skickas ut till medlemmen.
7.
Vilket ändamål pengarna skall gå till.
8.
Värvare. Vem som värvat den givare som ger enligt gåvoavtalet.
Gåvor
Här söker man på engångsgåvor
9.
Gåvans Belopp
10.
Under vilket intervall som gåvan inkommit. T.ex. <2009-01-01 (Alla gåvor inkomna
efter 1 januari 2009). Eller en period 2009-01-01--2009-12-31 (Alla gåvor
inkomna mellan de två angivna datumen) Tänk på att det skall vara två bindestreck
mellan de två datumen.
11.
Typ av gåva är fördefinierade alternativ. Dessa kan vara gåvor i samband med
t.ex. Testamenten eller Högtider, men även som en minnesgåva eller en gåva som ej
är kopplad till någon av de ovanstående.
12.
Vilket ändmål gåvorna man söker efter skall ha gått till.
13.
Vilket betalsätt som använts.
Förstagåva
Sökfunktion för att hitta givare baserat på när de gav första-tredje gåvan.
14.
I datumfältet anger man antingen ett specifikt datum eller ett internvall, <2009-0101 (Alla gåvor inkomna efter 1 januari 2009. Eller en period 2009-01-01--200912-31 (Alla gåvor inkomna mellan de två angivna datumen) Tänk på att det skall
vara två bindestreck mellan de två datumen.
I beloppfältet anger man vilket storlek en gåva skall ha haft. Det går även här bra
att ange ett intrvall eller ett >,< (Större än/mindre än) tecken. T.ex. >100 (Större
än 100 kronor).
Frekvens
Dessa fält ger möjlighet att söka ut givare baserat på deras gåvofrekvens.
15.
I fältet för intervall anger man under vilket intervall man önskar söka på frekvens.
Det går även bra att använda sig av >,< tecken.
16.
Antal gåvor som skall ha inkommit under det angivna intervallet.
Ackumulerad
gåva
Möjlighet att söka på ackumulerad gåva under ett intervall.
17.
I fältet för intervall anger man under vilket intervall man önskar söka på frekvens.
Det går även bra att använda sig av >,< tecken.
Sida 25
[KOMME
ED] Användarhandledning
18.
I beloppsfältet
b
t anger mann den ackumuulerade sum
mman man villl ha som kriterium.
Kampanj
Ka
ampanjer som
m är inlagda
a av er orga
anisation finnns att välja hhär. De olika
a
sökkalternativenn möjliggör sökningar på
å svarsgrad och sätt.
19.
Vä
älj vilken kam
mpanj du villl begränsa sökningen
s
till. Det går brra att välja flera
kampanjer, sökkningen görss då över alla valda kampanjer.
20.
"J""/"N" alterna
ativet möjlig
ggör sökning på enbart de
d som gett någon respons på
kampanjer ("J"") eller enba
art på de som
m inte svara
at på kampa
anjen ("N"). Fyller
F
man
intee i denna ruuta söker sysstemet på alla.
21.
Belopp styr hur mycket ma
an skall ha givit
g för att vara
v
med i söökningen. De
et går även
här bra att ha med kriterieer så som, ><
> tecken.
22.
Annvänd "sök" knappen
k
förr att påbörja
a sökningen.
10.1.4 3.1 .2.3 Prenu
umerationssfliken
Avsiktligt lä
ämnad blankk.
10.1.5 3.1 .2.4 Grup per
Grupper i KomMed
K
är direkt kopp
plade till org
ganisation (Lä
äs mer om organisations
o
strädet och tillhörande
t
funktioner i kap. 11 ned
dan). Figur 10-4
1
nedan visar bilderr för sökning i grupper. A
Alla skapade grupper
finns med i grupplistan,, samt alla roller som tillhör grupperrna.
FIGUR 10-4
Man kan anntingen söka
a på alla meedlemmar i en
e grupp, elller alla rollinnnehavare, tt.ex. "Sekretterare".
Alternativt söker man fram en speccifik person genom
g
att vä
älja både grupp och rolll.
10.1.6 Utfföra en sökkning
Vill man sökka efter en medlem
m
i reg
gistret börja
ar man med att öppna söökbilden enlligt ovan. Ma
an har
möjlighet att söka på ”Person”, ”Fööretag” ellerr ”Alla”, därefter väljer man i vilket eller vilka fält
f man vill
söka. Man kan
k även söka i flera fliikar samtidig
gt, söka på både personn-, medlems-- och
insamlingsuppgifter i sa
amma sökninng.
Sida 26
6
[KOMME
ED] Användarhandledning
Efter att duu fyllt i de peersonuppgiftter du vill sööka på, klicka på nästa flik och fortssätt fylla i.
Exempel 1
Anta att vi vill söka efteer användarre som har förnamnet ”P
Per”. Först vä
äljer vi typ ttill ”Person”, ställer oss
sedan i fälttet för förna
amn, och skrivver ”Per” occh trycker sedan på ”Sökk”. Systemett söker då i
medlemsreg
gistret efter personer meen inte förettag.
Sökträffar visas i tabelllform, vilkett visas i Figurr 10-5 neda
an;
FIGUR 10-5
I listan neda
an beskrivs de
d olika delarna av sökkresultatet.
1.
Vissar antal sid
dor med svar. Träffarna genererade
e under dennna sökning ffår inte platss på en
sid
da. Totalt finnns det sju sid
dor med sökkträffar.
Duu har även möjlighet
m
att i listan välja
a hur många
a träffar du vill
v skall syna
as per sida. De
altternativ som finns är;
•
50
Sida 27
7
[KOMMED] Användarhandledning
•
•
•
•
100
200
500
Alla
2.
Här visar systemet hur många träffar den utförda sökningen gav.
3.
Funktionsmenyn. Denna används för att bearbeta dina sökresultat, det kan vara allt från
export till märkning av framsökt grupp. (Läs mer om hur funktionsmenyn fungerar under rubrik
3.1.5 )
4.
Id nummer för de sökträffar sökningen gav. ID numret är den märkning en givare, eller
potentiell givare som är registrerad i databasen har, varje registrerad person har ett
individuellt id nummer.
5.
Efternamn
6.
Förnamn
7.
Adress
8.
Postnummer
9.
Postort
Exempel 2
Anta att vi vill söka efter medlemmar (Person) med namnet ”Per”, som andra kriterium vill vi att
sökningen endast skall visa de medlemmar som bor i Stockholm. Som i exempel 1 så skriver vi ”Per” i
fältet för förnamn och matar sedan även in ”Stockholm” i fältet ”Ort”.
Resultatet av sökningen kan ses i Figur 10-6.
Sida 28
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-6
Exempel 3
Anta att vi nu vill söka efter medlemmar som har givit ett löfte om att ge 0-400 K
Kr. För att åsttadkomma
detta väljer vi ”sök” och sedan flikeen ”Insamling
g”. I Beloppsrutan skriveer vi ”<400”” och tryckerr sedan på
”Sök”. ”<40
00” betyderr mindre än 400, vilket alltså
a
talar om
o för sökfuunktionen attt man vill se alla givare
som är inom
m detta interrvall. Se Figuur 10-7 nedan.
Sida 29
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-7
10.1.7 Spa
ara söknin
ngar och fl erstegs sö
ökningar
När databa
asen av giva
are och insam
mlingssätt vä
äxer, blir de
et även viktig
gt att kunna utföra exakkta och mer
anpassade sökningar. Som
S nämns i avsnitten ovvan har mann möjlighet att
a söka i alla
a de flikar som
s visas
på söksidann. Man fyller i ett värdee i en flik ochh klickar sig sedan vidarre till nästa fflik och fyller på med
fler sökkriteerier. I vissa fall kommerr detta inte att
a räcka till.
Som exemp
pel är scenariot där mann vill söka fram alla giva
are i hela Svverige med uundantag fö
ör alla som
bor i Stockhholm och Gööteborg. För att klara avv detta exem
mpel måste vi
v kunna görra flera söknningar, samt
drar ifrån och
o eventuellt lägger till ytterligare sökningar. Detta
D
hanterrar systemet med den fuunktionen
som kallas ”Sparade
”
söökningar”.
10.1.8 Sam
mmanfattn
ning av sö kfunktioneen – Lathu
und för sökkning
Sökningen kan,
k som visa
as i de tre exemplen
e
ovan ”skrädda
arsys” för attt ge precis d
de sökträffa
ar man som
administratör vill få fra
am. Alla fält är sökbara,, vilket ger en
e stor frihett att få fram
m de träffar man söker.
är sökningen endast geneererar ett svvar, t.ex. En person, så kommer
k
sökfuunktionen auutomatiskt
I de fall dä
visa den meedlemmens detaljsida
d
(p
personbildenn).
Sida 30
0
[KOMMED] Användarhandledning
Sökfunktionen är till för att administrera de medlemmar som finns i er organisations register, men
ytterligare en viktig funktion är att de sökträffar som presenteras kan användas för att administrera
kampanjmedlemmar, göra utskick, se statistik över sökresultatet etc. Dessa funktioner styrs från
funktionsmenyn (Punkt 3 i figur 14).
För att effektivt kunna utföra sökningar finns nedanstående alternativ som kan effektivisera sökningarna
ännu mer.
Tecken
Betydelse
Exempel
!
Inte Används om man vill utesluta värden från sökningen !1234 Tar inte med t.ex. id 1234 i sökningen >
Större än Tar med alla värden strikt större än det angivna. Fungerar även på strängar >1234 Tar med alla t.ex. id större än 1234 >Östberg Tar med alla t.ex. efternamn större än Östberg (som Öster) <
Mindre än Tar med alla värden strikt mindre än det angivna. Fungerar även på strängar -
Intervall Tar med alla värden mellan två angivna. Fungerar inte på strängar Datumintervall Tar med alla datum mellan två angivna. Fungerar bara på datumfält. Tomt Kräver att det angivna fältet ska vara tomt.
”Wildcard” Ersätt ett tecken med vad som helst Flera värden <1234 Tar med alla t.ex. id mindre än 1234 <Andersson Tar med alla t.ex. efternamn större än Andersson (som Anderberg) 1000‐1100 Tar med alla t.ex. id mellan 1000 och 1100 --
@
?
,
*
”Wildcard” Ersätter inget eller flera tecken, vilka som helst.
2007‐06‐01‐‐2007‐06‐30 Tar med alla t.ex. inträdesdatum mellan 1 juni och 30 juni 2007 ?onas Tar med såväl Jonas som Tomas
12,14,16 Tar med t.ex. id 12 och 14 och 16 *sson Tar med Andersson, Johansson och alla andra som slutar på Sida 31
[KOMME
ED] Användarhandledning
sson 10.1.9
Funktio
onsmenyn
Funktionsmeenyn visas i sökbilden,
s
see Figur 10-8
8 nedan.
FIGUR 10-8
På bilden med
m träffar från den sökkningen som gjorts visas,, visas även automatiskt funktionsme
enyn i
överkant. Nedan
N
följer en beskrivning av respeektive funktio
on. Eftersom
m vissa av funnktionerna är
ä kopplade
till senare avsnitt
a
komm
mer viss information att hänvisas till andra
a
kapiteel.
10.1.10
Samma nfoga dub
bbletter ”D
Dubblettma
atchning”
b
d
dubbletter
utan
u
att förloora data. Nä
är två eller fler
f poster i
Funktionen syftar till attt eliminera bekräftade
mmats som dubletter
d
kan man med hjälp av dennna funktion sammanfog
ga alla
databasen uppmärksam
registrerade data på dubbletterna
d
a och samtidigt sammanffoga de två givarna så att bara en post
återstår i databasen.
Exempel
monstrera hur en sådan sammanslag
s
ning går till har vi skapa
at upp två g
givare som heter
h
För att dem
”Förnamn” ”Efternamn””. En sökning på ”Förnam
mn” har gett ett sökresulttat som ser uut enligt figuur Figur
10-9.
FIGUR 10-9
I de fall deessa två är bekräftade
b
a en administratör i sysstemet som dubblett,
av
d
klicckar man på
dubblettma
atchningsknappen
, varpå en pop-up
p
ruta öppnar sig. Se figur Fig
gur 10-10 ne
edan.
Sida 32
2
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-10
I det här fa
allet vill vi annvända den övre givareen (Id: 70000
06559). Givvaren man väljer till vänster
kommer allttså vara denn som sparas. Till höger väljer vi vilkka i sökresultatet som skkall ingå i
sammanslag
gningen. Här klickar man i båda efttersom all da
ata från båd
da dessa givvare skall slå
ås ihop i
givare 700
0006559. Deessa inställniingar visas i figur Figur 10-11 neda
an.
FIGUR 10-11
Klicka seda
an på ”spara
a”. Hopslagnningen är nu klar och sysstemet svara
ar med en diialogruta ennligt figur
Figur 10-12
2 nedan.
FIGUR 10-12
10.1.11
Ändra inställning
i
gar för en grupp
g
"Ac tion gubbeen"
Den första ikonen som visas
v
på funktionsmenyn är en liten grön
g
gubbe med en pil. Denna kalla
as för
"action gub
bben" då vi vidare
v
nämnner den i ma
anualen. För att kunna jusstera en gruupp av poste
er samtidigt
Sida 33
3
[KOMME
ED] Användarhandledning
behöver annvänder mann sig av "Acttion gubben"". Detta kan vara t.ex. då
d man vill lä
ägga till ett helt
sökresultat till en egensskap.
Exempel
e
på vilka funktiooner som ligger bakom "action gubb
ben" har en sökning gjorrts med
För att ge exempel
kriterierna Förnamn: "K
Karl" Efternamn: "e", dennna sökning ger
g oss alla som har förrnamnet "Karl" och ett
efternamn som
s börjar på
p "e". Sökreesultatet visa
as nedan i Figur
F
10-6.
FIGUR 10-8
För att kunnna använda "action gub
bben" måste an först markera de rad
der av sökreesultatet som
m man vill
framför varrje rad, alterrnativt använnder man "m
påverka. Tiill detta använder man klickrutorna
k
markera
alla" rutan som är markkerad i figurren. Sökresultatet i exem
mplet ovan är
ä relativt koort (17 rader). Vill man
manipulera sökresultat som är paginerat måstee man först välja
v
"visa alla",
a
enligt FFigur 10-1 nedan.
n
Är
inga rader markerade kommer intee knappen
att ha nå
ågon effekt..
FIGUR 10-1
Sida 34
4
[KOMME
ED] Användarhandledning
Klicka på
för att öppna
ö
menynn för val av åtgärd. De möjligheter man har till att modifierra ett
sökresultat är enligt Fig
gur 10-2 ned
dan; Avpersonifiera, bytt typ, Byt säljare och byyt egenskap..
FIGUR 10-2
I tabellen nedan
n
beskriivs de olika alternativen;
Avpersoniffiera Avpeersonifieringeen används för att ta bo
ort alla data
a som kan koopplas till enn viss
indiviid. Enligt gällande regleer har man innte rätt att hålla
h
kvar peersonuppgifter i ett
registter längre än
ä 3 år, om ingen kontakkt eller respoons upprätta
ats med konttakten. För
att kuunna ha kvar alla statiskktik kopplad till en då tid
digare givare vill man kunna
k
ta
bort all personda
ata utan att mista statistikuppgifter kopplade till detta id.
gen tar bort alla person
nuppgifter utom förnam
mn och eftern
namn för
Avpeersonifiering
de va
alda kontakkterna. Dessa går sedan
n inte att åteerskapa.
Byt typ
Vill man
m byta typ
p använder man detta alternativ.
a
Deet kan t.ex. vvara en grupp
"prosspekt" som skkall ändras till Typ; "Perrson".
Byt säljare
För de
d organisationer som ha
ar försäljning
g via system
met finns ofta
a behovet avv att flytta
grupp
per av kunder/givare mellan
m
olika säljare,
s
då dessa
d
t.ex. sslutar eller byter
b
tjänst.
Byt egenskkap
För att
a "märka" upp
u önskadee givare med
d en viss egeenskap.
v lägga till en egenskap till alla de
e framsökta namnen. Dee egenskape
er vi har
I det här exxemplet vill vi
tillgängliga
a är enligt markering
m
i Fiigur 10-3 needan.
Sida 35
5
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-3
Vi väljer attt markera dessa
d
framsöökta personeer med egennskapen "Intrressent". I poop-up rutan som öppnas
när man klickar på
, väljer ma
an byt egensskap (enligt Figur
F
10-2).
g väljer man vilken egennskap man viill använda, enligt Figur 10-4 nedann;
I nästa steg
FIGUR 10-4
När man va
alt det värdee man vill ha
a klickar man på "Utför"", och måste då bekräfta
a sitt val gennom att
klicka på "O
OK" i den diialogruta som öppnas. Visas
V
i Figur 10-5 nedann;
Sida 36
6
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-5
Systemet svvarar med ett
e meddelannde om att egenskapern
e
na ändradess enligt Figurr 10-6 nedan;
FIGUR 10-6
För att avsluta exempleet gör vi nu en sökning på
p enbart eg
genskapen "Intressenter"
"
", på det sätttet kan
man kontrollera att de inställningarr man just gjjort trädde i kraft. En så
ådan sökning
g skall då innnehålla de
sökresultat som använd
des från börjjan.
10.1.12
Sparadee sökninga
ar
I vissa fall är
ä sökningarr av den typ
pen att man inte
i kan få fram
f
ett önskkat resultat g
genom at ba
ara göra en
sökning. Sp
parade sökniingar kan ävven benämna
as "seriesöknning", eftersom den byg
gger på en mängd
m
sökningar sammanslagnna till en. För att förstå hur
h sparade
e sökningar fungerar
f
ska
all man tänka
a sig den
m just en påse. Alla sökniingar du görr läggs i påssen, antingenn drar man ifrån ett
gröna påseen ( ), som
sökresultat, eller så läg
gger man till.
Sparade söökningar anvvänds med hjälp
h
av de sex
s ikonerna
a som visas ovan.
o
innan m
man har aktiverat en
seriesöknig är ikonerna
a "gråa" d.v..s. avaktiverrade. Däreftter tänds de och använd
ds enligt beskkrivning
nedan;
örja spara sö
ökning
Bö
Ikkonen är aktiverad när ingen tidigarre sparad sö
ökning finns i "minnet", ooch visas ova
anför ett
sökresultat. klickar man på
å ikonen startar man den sparade sökningen, syystemet visarr en
Sida 37
7
[KOMME
ED] Användarhandledning
dia
alogruta som
m meddelar att sökningeen är sparad
d.
Lä
ägg till sökreesultat till deen sparade söknigen
Eftter att man aktiverat
a
funnktionen för sparad söknning kan man utföra flerr sökningar som
s man
sedan lägger till den starttade frågann.
n den sparad
de sökningeen
Drra ifrån sökrresultat från
Vill man dra iffrån ett sökrresultat från den redan sparade
s
sökkningen anvä
änder man den
d här
knappen. Skulle ditt sökreesultat innehå
ålla fler rader än de som
m redan finnns i den sparrade
frå
ågan spelar det ingen rooll. Funktioneen matchar ut
u just de rad
der som denn hittar i denn sparade
sökningen.
Kö
ör den komb
binerade frå
ågan
Föör att utföra den kombinerade fråga
an klickar ma
an på denna
a ikon. Systeemet kommer då att
kööra alla de samlade
s
fråg
gorna och presentera re
esultatet.
Sp
para din kom
mbinerade sökning
s
Inb
byggt i funkttionen finns det möjligheet att spara din "sparad
de sökning". M
Man har d.vv.s.
mööjlighet att spara
s
sin kom
mbinerade fråga
f
till ett senare tillfä
älle. Klickar man på dennna ikon
öp
ppnas en "poop-up ruta" där man fårr fylla i ett namn
n
och en beskrivning av frågan. Därefter
ka
an man när som
s helst enkkelt köra denn kombinera
ade frågan igen
i
genom att hämta den
d i
sökbilden.
parade sökningar finns tillgängliga för
f alla adm
ministratörer i systemet.
Sp
Tö
öm fråga
Funktionens "reeset" knapp,, vill man böörja om och alltså,
a
"rensa
a" minnet klickar man på
å den röda
på
åsen. System
met meddelar då att fråg
gan är tömd
d.
10.1.13
Lägga till
t framsö kta namn till en kam
mpanj
Ett av måleen med en söökning kan vara att få frram en grup
pp som på ettt eller anna
at sätt skall knytas
k
till ettt
visst projekt, eller en ka
ampanj.
Vill man läg
gga till de personerna/f
p
företag mann har sökt fra
am till en ka
ampanj, anvä
änder man ikkonen; .
När man tryycker på knappen för att
a lägga till öppnas dett ett nytt fönster, en sk. ““pop-up ruta
a"
innehålland
de de alterna
ativ vi nu ska
all gå igenom, pop-up bilden
b
kan sees I Figur 10
0-7 nedan.
FIGUR 10-7
Sida 38
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
Välj vilken kampanj deessa namn skall adderas till, med hjä
älp av rullga
ardinsmenyn.. Se till att knappen
med valet ”Lägg
”
till namn till kamp
panj” är ibocckad, tryck sedan
s
på Sp
para.
De namn diin sökning innehöll är nu tillagda till vald kampa
anj.
10.1.14
Ta bort framsökta
a namn frå
ån en kam panj
b de medllemmarna/företagen soom din sökninng innehållerr, använder man knappe
en;
.
För att ta bort
När man tryycker på knappen för att
a ta bort öp
ppnas det enn sk. Pop-up
p ruta, som vvisas i Figur 10-7
1
ovan.
Välj vilken kampanj deessa namn skall tas bort ifrån, med hjälp
h
av rullg
gardinsmenyyn. Se till att knappen
med valet ”Ta
” bort nam
mn från kampanj” är iboockad, tryck sedan på Spara.
De namn diin sökning innehöll är nu borttagna från
f
vald ka
ampanj.
10.1.15
Lägg til l/dra ifrån
n framsöktta namn ti ll grupp
Grupper ärr kopplade till
t organisattionsträdet. Under er organisations organisationnsträd finns möjligheten
m
att skapa grupper
g
ör respektive unnderavdelninng. Det kan t.ex. vara sttyrelsen för een länsorgannisation
eller en valberedning. Grupperna skapas i org
ganisationsbilden, men föör att underrlätta adminiistrationen
av grupperrna har man möjlighet attt lägga till och ta bort medlemmar ur gruppernna direkt frå
ån
sökbilden. När
N man gör en sökning och vill lägg
ga till den tiill en grupp klickar man på + ikonenn som visas
ovan. Systeemet presentterar då en "pop-up ruta
a", visas ned
dan i figur Fiigur 10-8.
FIGUR 10-8
Läs mer om
m organisatioonsträdet ochh skapandett av grupperr i kap. 11.1
1.5.
10.1.16
Skapa ett
e mail-ut skick för f ramsökta personer/fföretag
Det finns mööjlighet att på
p en snabb
bt och enkelt sätt skicka grupp-mail till
t de persoonerna/förettag en
sökning harr gett. För attt göra detta
a klickar ma
an på;
.
När man tryycker på knappen för mail-utskick
m
ö
öppnas
det en
e guide i ettt nytt fönsteer, en sk. ”po
op-up” ruta,
som innehåller de alterrnativ och insställningar soom behöver göras innann mailet kan skickas. Bild
den visas i
Figur 10-9 nedan.
Sida 39
9
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 10-9
Här visas information om hur många mailadresser som detta utskick kommer gå till tillsammans med
antalet personer. Under informationen ”Antal med två E-post adresser” kan man se hur många av dem
som har två mailadresser. Det är alltså inte fråga om att en dubblett skickas, utan att någon eller några
av de personer som söktes fram har mer än en E-post adress registrerad, och ett val måste göras till
vilken av adresserna som mailet skall skickas till. Man väljer därför till vilken E-post adress man vill att
detta utskick skall gå, vilket man gör längst ner på sidan. När man gjort dessa observationer och
eventuella val trycker man på ”Vidare”.
Efter att man tryckt på ”Vidare” visas nästa bild, som visas i Figur 10-10 nedan.
”Parameterstyrning förnamn” är en inställning som möjliggör att lägga en personlig hälsning till mailet,
man kan d.v.s. få ämnesraden i mailet att lyda; ”Hej Kalle”, där varje användares namn finns med i
ämnesraden. Vill man inte ha en personlig hälsning i ämnesraden väljer man ”Ingen parameterstyrning
på förnamn” och trycker på ”Vidare”. Vill man däremot ha en hälsning väljer man alternativet
”Parameterstyrning på förnamn”.
Sida 40
[KOMMED] Användarhandledning
Uppe i högra hörnet av bilden som visas i Figur 10-10 finns det en Excel symbol uppe i högra hörnet.
Klickar man på denna genererar systemet automatiskt hela urvalets kontaktinformation med epostadress.
FIGUR 10-10
När alternativen är granskade och inställda klickar man på ”Vidare”. Därefter skall själva meddelandet
skrivas tillsammans med meddelandets titel. Se Figur 10-11 nedan. Systemet erbjuder en enklare
"editor" (redigeringsverktyg för text), som används för att formatera innehållet i mailet.
Sida 41
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-11
I Figur 10-1
10 ovan har vi möjlighett att infoga en paramete
erstyrd hälsnningsfras, efftersom vi intte valde
detta visas det inte någ
gon rad för det i Figur 10-11.
1
Däre
efter skriver man
m mailet ssom man vill att det
skall se ut hos
h mottagaren.
När formatteringen av texten
t
i med
ddelandet är färdig klickar man på ”Vidare”. Innnan mailet slutligen
s
skickas så kommer
k
vi attt få en förhandsgransknning av hur det
d kommer se ut, denna
a bild kan vii se i Figur
10-12 neda
an.
Man har hä
är även möjliigheten att sicka
s
enstaka
a testmail tilll valfri adreess. Det är m
mycket värde
efullt att
kunna kontrrollera forma
ateringen avv mailet inna
an man skickkar det till heela sitt urval.
Sida 42
2
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-12
I Figur 10-1
12 ovan ser vi en förhanndsgranskninng på hur ettt meddeland
de vi som skrrivits ser ut Ämnet
Ä
här
är att till ”D
Detta är en demonstratio
d
on". Själva meddelande
m
e texten som skrevs in är en demo-te
ext, men en
formaterad
d rubrik. Närr man är nöjd med förha
andsgranskningen klickar man på ”SSkicka”, varp
på
meddeland
det skickas till alla valda
a mottagare..
I Figur 10-1
12 visas testmeddelandeet inuti den standardma
s
gen runt maillet. Detta
ll som utgör formatering
HTML-mall som ger mailet en inram
mning och biffogar er log
gotyp måste specialanpa
assas. Kontakta därför
supporten i god tid inna
an utskicken skall göras,, för hjälp med utformninng och installlation av ma
allen.
Om
m man här ser att någott är fel, och väljer att try
ycka på ”Av
vbryt” så fö
örsvinner ditt
meddelande, anteckna
a
dä
ärför ditt meddelande så
å du enkelt kan skriva in det igen.
10.1.17
Skicka SMS
S
till fra
amsökta a dresser
Systemet errbjuder ett mycket
m
anvä
ändarvänligt sätt att kom
mmunicera med
m siva giva
are med hjällp av SMS.
Ett sökresulttat innehålla
andes mobilttelefonnumm
mer kan gena
ast adressera
as med ett ssms genom att
a klicka på
sms-ikonen som visas ovvanför varjee sökresultat.. En "pop-up
p ruta" visass för inmatninng av meddelandet,
denna visass nedan i Fig
gur 10-13.
Sida 43
3
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-13
För att sms funktionen skall
s
fungera
a måste er organisation
o
först aktiverra den. Konttakta supporrten för att
få hjälp meed detta. Deet finns även inställningsm
möjligheter för
f hur mycket sms en annvändare avv systemet
skall kunna skicka, för att
a kunna beegränsa kosttnader samt för att undvvika misstag eller "abuse
e" av
funktionen.
10.1.18
Givartra
appa för s ökresultatt
Denna graffiska funktionn möjliggör att se en sam
mmanställninng för ett sökresultat i foorm av en giivartrappa.
För att öpp
pna bilden med
m givartrappan klickar man på funktionsikonen;
. Då ööppnas det ett
e pop-up
fönster som
m visar givarttrappan, se Figur 10-14
4 nedan, tillssammans med en förklarring av de olika stegen.
FIGUR 10-14
Summa
Varje trapp
psteg motsva
arar en förd
definierad suumma av gåvvor. När en givare når ööver gränsen för nästa
trappsteg flyttas
f
den gröna
g
markeeringen upp.
Sida 44
4
[KOMMED] Användarhandledning
Antal
Varje trappsteg motsvarar ett fördefinierat antal gåvor. Precis som ovan så flyttas den gröna
markeringen upp när en användare når över värdet för nästa nivå.
Egen
Trappan längst till höger definierar ni själva. Det är fri tolkning på vad de olika stegen skall
representera. Det kan vara en sammansättning av en mängd olika parametrar, som ålder, gåvor,
geografiskt område etc.
10.1.19
Länsstatistik
För att visa länsstatistik för ett sökresultat klickar man på funktionsikonen;
öppnas en pop-up ruta. Figur 10-15 nedan.
. Det kommer då att
Bilden visar en översikt över landets län, både grafiskt och i siffror. Här kan man välja om man vill visa
per ”Andel” eller per ”Antal”.
Skillnaden mellan ovanstående är att antal är det faktiska antalet personer i ett län, medans andel är
antalet person delat med antalet boende i länet.
FIGUR 10-15
Sida 45
[KOMMED] Användarhandledning
10.1.20
Åldersstatistik
För att visa åldersstatistik för en sökning klickar man på funktionsikonen;
. Det öppnar en pop-up
ruta som visar åldersfördelningen enligt ett givet antal alternativ som visas i Figur 10-16 nedan.
Här har man även möjlighet att skriva ut bilden genom att trycka på knappen ”Print” nere i högra
hörnet. För att se en specifik stapels värde, håller man musen över den och får då upp värdet i en grå
liten box, som visas i Figur 10-17.
FIGUR 10-16
Sida 46
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-17
10.1.21
Exporteera adresseer till Exceel
Efter en sökkning har ma
an möjligheteen att exporrtera sitt sökkresultat till Excel,
E
direkt från funktio
onsmenyn
genom att klicka
k
på funnktionsikonenn;
. Man får då direkt en förfråg
gan från weebbläsaren om
o var man
vill spara fiilen. Spara filen
f
på en plats
p
där du enkelt kan hitta
h
filen, eller välj ”Öp
ppna” för attt öppna
filen direkt.. Excelfilen innnehåller all kontaktdatta från perso
onbilden, meed undantag
g för e-post.
10.1.22
Exporteera valfri data
d
till Ex
xcel ”Valfr i export”
ort av data för
f ett sökressultat. Exporrten sker till
Funktionen ”valfri expoort” möjliggöör enkel och snabb expo
Excel, och man
m väljer sjjälv vilka da
ata som skalll följa med vid
v exportenn.
Exempel
d ett sökresuultat, ovanföör sökresultattet finns funkktionsmenyn.. För att påb
börja den
Funktionen arbetar med
porten klickar man på knnappen
valfria exp
. Ett pop-up fönster öppnnas då som vvisas i Figur 0-18.
Sida 47
7
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 0-18
De alternattiv som visas i denna pop
p-up är de alternativ
a
ma
an har för export
e
av da
ata för de giivarna som
sökresultateet innefattarr. Klickar man i ID, Förna
amn, Efternamn samt Anttal gåvor, få
år man ett ex
xcelark
innehålland
des dessa koollumner, närr man klickarr på knappe
en ”Exportera till Excel”. Ett utrag urr ett
excelark ifrrån ovanståeende visas nedan i Figurr 0-19.
FIGUR 0-19
10.1.23
Anpasssad export och visnin
ng
Till skillnad från ”valfri export” som
m beskrivs ovvanför, har funktionen
f
föör att anpasssa export och visning
en mer interaktiv funktion. Man kann med hjälp av detta mo
odifiera den informationn som visas i
sökresultateet. Efter att man
m utfört en
e sökning occh listan med
d sökresultatt visas är de standardise
erade
rubrikerna; ID, Efternam
mn, Förnamnn, Gatuadresss, Postnumm
mer, Ort. Ibla
and behöverr man labore
era med
sina resultat och forska i fler detaljjer för de fra
amsökta konntakterna. Därför finns ffunktionen ”A
Anpassad
export och visning”, som
m möjliggör att ändra och byta ut ruubriker i sökkresultatet.
Sida 48
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 0-20
Figur 0-20 ovan visar exempel
e
på vad man ka
an välja att visa.
v
Genom
m att klicka p
på en rubrik i
sökresultateet öppnar man en lista med
m möjliga val för visniing. I exemp
plet ovan harr man klickat på ”ort”,
vilket visas genom att ”ort”
”
är blåm
markerat i lisstan som visa
as.
FIGUR 10-21
Figur 10-21
1 visar hur man
m har valt att visa föd
delsedatum istället för ”oort” i kollumeen längst till höger. Alla
rubriker gå
år att ändra utom ”ID” soom är standa
ard.
De två figuurerna ovan visar hur ma
an enkelt kann justera denn informationn som visas i ett framsökkt resultat.
Pilarna till höger
h
om va
arje kolumnnamn använd
ds för att sorrtera i stigannde eller falllande ordning. När
man är nöjd
d med sitt reesultat som visas
v
på skärrmen har ma
an möjligt attt exportera datan så so
om den
visas. För att göra detta använder man knappen
. Figuur 10-22 ned
dan visar huur exporten från
f
exemplet ovan
o
ser ut. När
N man klicckar för export generera
ar systemet genast en Exxcelfil.
FIGUR 10-22
Sida 49
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
10.1.24
Exporteera till Pac soft ”Pacssoftexport””
as för Pacsofft. Pacsoft arrbetar med ett register m
med namn och
o
Posten erbjuder en tjännst som kalla
gifter. För attt slippa und
derhålla merr än ett regisster innefatta
ar systemet en funktion för
f export
adressuppg
av data i ett
e format som Pacsoft ka
an importera
a. På så sättt läser man enkelt
e
in alla
a adresser varje gång
man vill anvvända Pacsooft.
Mer information om Pacsoft, samt manualer
m
förr import hitta
ar man via Postens
P
hemssida
http://www
w.posten.se
Exempel
portera adreessuppgifter från systemet söker mann först fram ett urval ma
an önskar ex
xportera.
För att exp
. Webbläsa
Klicka på knappen
k
aren vill då spara en fil i formatet *.txt
*
som inneehåller alla namn som
sökresultateet innehöll. Nedan
N
visas ett utdrag ur
u filen. (Dettta är inget man
m som anvvändare behhöver förstå
eller ändra något i, innnehållet visass här endastt i informativvt syfte).
FIGUR 0-23
10.1.25
Utskrift smenyn
Längst till höger i funktiionsmenyn hittar man ikoonen för att öppna utskrriftsmenyn;
utskriftsikonnen öppnas utskriftsmeny
u
yn, som visass i Figur 10-24.
. När mann klickar på
Viktigt att nämna
n
om uttskriftsmenynn är att den inte skriver ut direkt till skrivaren soom är anslute
en till den
dator du sittter vid. Utskkriften sker i form av en export till den
d typen avv filformat m
man väljer, vill
v man
sedan skriva ut gör man det från lä
ämpligt prog
gram.
u etiketter föör att använnda t.ex. till brevutskick, välj då adrressetiketter
Det finns ävven möjligheet at skriva ut
som val i uttskriftsmenynn.
Sida 50
0
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 10-24
Här nedanfför i Figur 10
0-25 visas ett exempel på hur en uttskrift enligt alternativet personlista ovan kan
se ut;
FIGUR 10-25
Sida 51
[KOMMED] Användarhandledning
Det är viktigt att tänka på att även om systemet är anpassat för att fungera med de
flesta och vanligaste typer av etikettpapper, så passar det inte alltid utan vissa
justeringar. Kontrollera ifall utskrifterna fungerar och hamnar rätt, vill ni justera
positioneringen av etiketter etc. kontaktar ni supporten för att få hjälp med det.
10.1.26
Registrera ny person/företag
Vill man registrera en ny person använder man menyalternativet ”Ny” under ”Person/Företag. Figur
10-26 visar hur bilden ser ut som öppnas vid nyregistrering.
FIGUR 10-26
För att fullborda en ny registrering fyller man i all nödvändig data och klickar sedan på ”Spara”. Det
skapas då en ny medlem som får ett unikt id nummer. Efter att en person blivit registrerad kan man
administrera personen.
För att kunna registrera en ny person krävs det att man fyller i;
•
•
Förnamn
Efternamn
ID numret som tilldelas den nya kontakten visas efter slutförd registrering i toppen av skärmen.
10.1.27
Person/medlems administration
När man utfört en sökning och vill granska en medlem klickar man helt enkelt på medlemmen i
sökresultatet. Personbilden består av en huvudbild med underliggande flikar, se Figur 10-27 nedan.
Flikarna som beskrivs är;
Sida 52
[KOMMED] Användarhandledning
•
•
•
•
•
•
•
Visa info
Visa givarinfo
Visa reskontra
Ant. Och Dok.
Reg. Betalning
Visa medlem
Engagemang
Allmän kan man säga att, de flesta funktioner som är kopplade till en medlem kan hittas under bilden för
varje person. Vill man ändra en inställning för en medlem så sker det via någon av ovanstående flikar,
för samtidigt som man kan granska redan inskriven information, har man även möjligheten att ändra och
lägga till information.
FIGUR 10-27
10.1.28
Fliken - Visa Info
Figur 10-27 visar bilden som visar information om en ”Demo” medlem. Denna bild innehåller
grundinformation om medlemmen, så som namn, adresser samt telefonnummer etc.
Alla fält som inte är gråmarkerade kan justeras och ändras, gör man en ändring måste man klicka på
”Spara” innan man lämnar bilden för att de förändringar man har gjort skall få effekt.
10.1.29
Fliken – Visa givarinfo
Sida 53
[KOMMED] Användarhandledning
Visar en sammanställning av gåvor medlemmen har gett tillsammans med historik samt möjlighet att
registrera och spara nya gåvoavtal. Figur 10-28 nedan, visar bilden som visas under denna flik. I Figur
10-27 är fliken ”Visa givarinfo” gråmarkerad, flikar är gråmarkerade om de inte innehåller någon
information. Det finns alltså inte några gåvor eller gåvoavtal registrerade för denna person.
FIGUR 10-28
Nedan visas en förklaring till de numrerade delarna.
1.
Sammanfattning
Visar den totala summan av alla de gåvor som en medlem har givit, tillsammans med hur många
gåvor denna summa består av. Gåvotrappan visas även för att grafiskt visa hur aktiv en
medlem är.
2.
Gåvoavtal
Visar de avtal om gåvor som medlemmar har ingått, här kan man även skapa ett nytt
gåvoavtal. Information om hur man skapar ett gåvoavtal hittar man i kap. 10.1.30 nedan.
3.
Historik
Visar gåvohistoriken från föregående år.
4.
Engångsgåvor
Visar de engångsgåvor som en medlem har gett under valt år, uppdelat på årets månader.
Under rullgardinsmenyn för ”Gåvoändamål” kan man välja om man vill se en total summering av
alla de gåvor som getts, eller att dela upp det på ett specifikt gåvoändamål.
Sida 54
[KOMMED] Användarhandledning
5.
Gåvokategori
En sammanställning av de gåvolöften som en medlem har gett för året, tillsammans med hur
mycket som verkligen inbetalats, samt vilken diff. från löftet detta ger.
10.1.30
Skapa ett nytt Gåvoavtal
Under markering 2 i Figur 10-28 syns alla de gåvoavtal som är kopplade till den person man tittar på. I
exemplet ovan har det ännu inte registrerats något gåvoavtal.
För att registrera ett nytt gåvoavtal klickar man på texten; ”Skapa nytt givaravtal”, det fälls då ut en
bild för nyregistrering av avtal nedanför, vilket kan ses i Figur 10-29 nedan.
FIGUR 10-29
Bilden som fälls ut har rubriken ”Avtalsinformation”, här fyller man i detaljerna för det avtal man vill
skapa. En medlem kan ha flera avtal registrerade, för att registrera mer en ett avtal upprepas helt
enkelt samma process.
Belopp
Välj de belopp givaren skall betala
Betalsätt
Detta styr på vilket sätt som medlemmen skall betala. Bokstäverna ”STD”
betyder att detta betalsätt är valt som standard i medlemmens profil. Även om
ett värde är satt som standard så kan man ändra detta om det är nödvändigt.
Utskickssätt
Här väljer man hur ofta givaren skall betala.
Aviseringsintervall
Bestämmer hur ofta givaren skall få en betalningsuppmaning.
Sida 55
[KOMMED] Användarhandledning
Start
Ange startdatum då gåvorna skall börja.
Stop
Ange datum då gåvorna skall upphöra
Gåvoändamål
Man styr till vilket ändamål gåvorna skall gå genom att välja detta här. Hur
man skapar nya gåvoändamål gås igenom i kapitel 3.4.1.2
Kampanj
I figuren visas inte fältet kampanj. I de fall man har skapat en kampanj för att
värva givare och detta är ett positivt svar på den kampanjen kan man välja
kampanj vid skapandet av gåvoavtalet. Man får då uppföljning i
kampanjbilden över hur många som svarade positivt.
10.1.31
Fliken – Visa reskontra
Här ser man de inbetalningar som givaren har gjort, samt även eventuella förskottsinbetalningar. I Figur
10-30 nedan visas reskontra listan för en ”demo” person.
FIGUR 10-30
För att visa mer detaljerad information om en betalning, klickar man på den raden man vill se
information om. Det fälls då ut ett informationsfält, som visas i Figur 10-31 nedan.
FIGUR 10-31
10.1.32
Fliken – Ant. Och Dok. (Anteckningar och Dokument)
Innehåller verktyg för att föra anteckningar och spara dokument i förbindelse med en specifik medlem.
Figur 31 nedan visar bilden för ”Ant. Och Dok”.
Sida 56
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 31
1. Anteckningar
En ny anteckning registreras enkelt genom att skriva in den text som anteckningen består av och
sedan klicka på ”Spara”. Anteckningen visas då i en lista under inmatningsrutan. De senaste
(nyaste) anteckningarna hamnar överst i listan. För att redigera en redan sparad anteckning
klickar man på ikonen; , efter att man redigerat anteckningarna måste man återigen klicka på
”Spara”.
För att ta bort en sparad anteckning klickar man på ikonen; , anteckningen tas då bort utan att
ytterligare bekräftelse från användaren krävs.
2. Dokument
För att spara ett dokument som skall vara kopplat till just en specifik användare använder man
funktionen enligt markering (2) i figur 31 ovan. Klicka på knappen markerad ”Bläddra” för att
välja en fil som är sparad på din dators hårddisk, klicka sedan på ”Spara” för att ladda upp
filen. Den fil som laddades upp visas då i listan nedanför inmatningsrutan. I figur 31 ovan har ett
text dokument laddats upp med namnet ”Förfrågningar.txt”. Vill man sedan läsa ett redan
sparat dokument klickar man på det och får då upp en förfrågan om var man vill spara filen.
Den maximala storleken för ett dokument som skall laddas upp är 1 Mb
De filtyper som kan sparas i systemet är följande: PDF, DOC, DOCX, XLSS, XLS, TXT
10.1.33
3.1.13.5 Fliken – Reg. Betalning
Under fliken för registrering av betalning kan man registrera inbetalningar som gäller just den givare
man är inne på. När man registrerar nya medlemmar är det att föredra att man direkt efter att ha
skapat medlemskapet registrerar att betalningen genomförts. (I de fall betalningen har gjorts).
Sida 57
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 0-32
10.1.34
3.1.13.6 Fliken – Visa medlem
Fliken kommer vara gråmarkerad tills givaren har fått ett medlemskap tilldelat.
För att administrera en persons medlemskap använder man sig av denna flik. Man lägger till personen
till rätt organisation och har översikt över hur medlemskapet löper och betalas, man kan även skapa
faktura för medlemsavgiften. Figur 37 nedan visar ”Visa medlem” fliken.
Överst till vänster ser man att inget medlemskap har registrerats, eftersom texten ”Inget medlemskap”
visas.
Ikonen
används för att skapa faktura för medlemsavgiften. För att kunna skapa en faktura måste ett
medlemskap vara registrerat. Vi återkommer till hur man skapar en faktura lite längre ner.
Sida 58
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 37
Organisation
Här väljer man vilken medlemsorganisation personen skall tillhöra.
Medlemskategori
Det finns ofta olika typer av medlemskategorier, dessa är
fördefinierade, men brukar vanligtvis bestå av; Fullbetalande,
Familjemedlem eller Stödmedlem.
Status
Här väljer man om personen är aktiv medlem eller om denne har utträtt
och därför är passiv.
Aktuell Period
Nuvarande medlemsperiod
Medlem sedan
Visar när medlemskapet startades
Betalt t.o.m
Visar t.o.m. vilket datum som medlemskapet är betalt.
Visa nästa fakturamånad/år
Visar nästa intervall i medlemskapets giltighet.
Fakturaref
Om en faktura referens behöver anges så gör man det här, detta kan är
vanligast vid fakturering till företag.
Försändelser
Beskrivning
Utskick till
Vilken adress som utskick skall göras till. Eftersom en person kan ha flera
adresser registrerade är det viktigt att rätt försändelse kommer till rätt
adress.
Faktura till
Vilken adress fakturor skall skickas till.
Sida 59
[KOMMED] Användarhandledning
Antal ex
Hur många exemplar av försändelserna denna medlem vill ha.
Anteckningar
Här kan man göra anteckningar som är kopplade till den här
medlemmens konto. Anteckningarna sparas direkt i fönstret.
För att visa hur medlemsfunktionen fungerar och hur man skapar fakturor gör vi nu denna demo person
medlem i organisationen ”Täby”. Här väljer man den organisation man vill skapa ett medlemskap i från
organisationslistan. Denna medlem gör vi till fullbetalande och aktiv.
Här väljer vi att skriva in en faktura referens, samt att alla utskick skall ske till personens hemadress. Se
figur 38. Därefter klickar man på ”Skapa Medlemskap”, varpå medlemskapet registreras. Se figur 39
nedan.
FIGUR 38
Sida 60
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 39
Nu ser man att medlemskapet har registrerats. Systemet skapar ett registreringsdatum i fältet ”Medlem
Sedan”, samt att datum för nästa faktura visas.
10.1.35
3.1.13.16.1 Skapa faktura för medlemsavgiften
För att gå vidare nu skall man skapa en faktura. Detta gör man genom att klicka på ikonen
up ruta visas då enligt figur 40 nedan.
. En pop-
FIGUR 40
Systemet talar om för oss att det har skapats en faktura, samt vilket körningsnummer fakturan fick. Man
får även en fråga om man vill skriva ut faktura eller om man vill göra detta senare. Klickar man på ”Nu”
genererar systemet en faktura, som visas i figur 41 nedan. Här ser man även den fakturareferens vi
angav. Den visas i figuren inom en röd parantes.
Sida 61
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 41
Sida 62
[KOMMED] Användarhandledning
Försöker man sedan skapa en faktura igen, genom att klicka på ikonen
, kommer detta ej vara
tillåtet. Systemet visar då en bild enligt figur 42 nedan som talar om för användaren att ingen faktura
skapades.
FIGUR 42
Tittar man nu under fliken ”Visa Medlem” kommer man kunna se att datum för nästa faktura är ändrat,
detta eftersom en faktura just skrevs ut för nuvarande medlemsperiod.
Att skapa faktura via den enskilda medlemmens sida kan tyckas vara ett ineffektivt sätt att skapa
fakturor. Detta är emellertid endast en tilläggsfunktion, normalt skapar man fakturor från
faktureringsmenyn ”Skapa Fakturor”, det kan man läsa mer om i kapitel 3.3.1
FIGUR 43
10.1.36
3.1.14.8 Fliken – Engagemang
Öppen. Avsiktligt lämnad blank.
11 ORGANISATION
11.1.1 3.2.1 Översikt
Sida 63
[KOMMED] Användarhandledning
Under menyalternativet ”Organisation”, ser man en översikt över sin organisations struktur. I
demoversionen heter organisationen ”Riksorganisationen”, och är uppdelat på Sveriges Län och
kommuner. Bilden visas i figur 27. Här ser man även information med adress och kontaktuppgifter över
organisationen man tittar på för närvarande.
FIGUR 27
11.1.2 3.2.2 Administrering av organisationsträdet
För att lägga till nya avdelningar till er organisation måste Kommed’s support kontaktas. Normalt är
detta något som sker vid driftstarten av systemet.
11.1.3 3.2.3 Redigera kontaktuppgifter för en organisation
Alla avdelningar som syns i ert organisationsträd har en informationsruta som visas när man klickar på
respektive avdelning. I figur 27 visas dessa uppgifter för ”Riksorganisationen” till höger i bilden.
Informationen är uppdelad i;
•
•
•
Kontaktinformation
Avgifter
Grupper
I figur 50 nedan, visas kontaktinformationen för Lund’s organisation. Här har det ännu inte skrivits in
någon information, och all kontaktinformation är tom.
Sida 64
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 50
För att redigera, och i det här fallet , lägga till ny information klickar man på redigeringsikonen . Då
öppnas en pop-up ruta som kan ses i figur 51 nedan. För att uppdatera informationen fyller man sedan
enkelt i de fält man vill skall synas och klickar i kryssrutan till höger om varje rad och klickar därefter på
”Spara”.
FIGUR 51
Kryssrutan används med fördel när man vill ”släcka” viss information men inte ta bort den från dialogen
som visas i figur 51. Tittar man nu återigen på lund’s organisation i organisationsträdet så ser man att
kontaktinformationen har uppdaterats, vilket kan ses i figur 52 nedan.
Sida 65
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 52
11.1.4 3.2.3 Redigera avgifter för en organisation
Öppen. Avsiktligt lämnad blank.
11.1.5 3.3.4 Skapa grupper till organisationer
Grupper används för att kategorisera de olika delarna av organisationen. Man lägger här med fördel
till lokalavdelningarnas respektive styrelse, valberedning etc. Till dess grupper knyter man sedan de
individer i databasen som har dess uppdrag. Grupperna är sedan sökbara, både på individuell grupp
men även på speciella uppdrag, båda ovanstående i kombination med varandra.
För att skapa en ny grupp under en organisation, är det viktigt att man först är under just den
organisationen man vill att gruppen skall hamna under. Vill man t.ex. skapa en grupp under Lund’s
organisation så måste man klicka på ”Skåne” och sedan ”Lund”, innan man kan klicka på ”Skapa ny
grupp”, bredvid gruppfältet. (Kan ses längst ner till höger i figur 52.
När man klickar på ”Skapa ny grupp” öppnas det ett pop-up fönster, som kan ses i figur 53 nedan.
FIGUR 53
Här väljer vi nu att skriva in ”City”, för att skapa en grupp under Lund’s organisation, som heter ”City”.
När man sedan klickar på ”Spara” har gruppen sparats och visas under rubriken ”Grupper” under Lund’s
organisation, vilket kan ses i figur 54 nedan. För att administrera gruppen klickar man på
redigeringsikonen . Då öppnas det en ny pop-up ruta som visas i figur 55 nedan.
Sida 66
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 54
FIGUR 55
Nedanför visas en förklaring till respektive fält.
Sida 67
[KOMMED] Användarhandledning
Aktuella uppdrag
Uppdragslista
Här visas aktuella registrerade uppdrag, finns det
inga uppdrag visas texten; ”Det finns inga
uppdrag registrerade”
Skapa nytt uppdrag
Välj uppdrag
Här väljer man vilket uppdrag som skall
registreras. De alternativ som finns är;
•
•
•
Ordförande
Sekreterare
Kassör
Välj Period
Här matar man in för vilken period uppdraget
skall gälla. Datumen matas in i formatet ”ÅÅ-MMDD”
Sök och välj förtroendevald
Här söker man fram den medlem man vill lägga till
med hjälp av de fält som finns tillgängliga.
Förnamn
Medlemmens förnamn
Efternamn
Medlemmens efternamn
Ort
Vilken ort medlemmen bor på
Sökresultat
När man klickar på ”Sök” visas de sökträffar
systemet ger tillbaka. För att välja en av de
uppsökta medlemmarna klickar man i rutan framför
den medlemmen. Exempel på sökresultat visas i
figur 56 nedan.
FIGUR 56
Sökningen i figur 56 ovan gjordes på enbart förnamn ”Demo”, eftersom vi använder systemets
demoperson i dessa beskrivningar. Systemet ger då tillbaka två resultat. Här väljer vi nu den nedre, med
id nummer ”30024”, och väljer sedan ”spara”. För att systemet skall kunna spara måste ett
datumintervall och funktion vara vald, här har vi valt ”Ordförande” och ett tvåårigt intervall.
Sida 68
[KOMMED] Användarhandledning
Tittar man nu återigen under gruppen ”City”, så ser man att den Demo personen vi valde till ordförande
i gruppen som skapades, syns tillsammans med den period som valet gäller. Se figur 62 nedan.
FIGUR 62
12 3.3 FAKTURERING
Följande avsnitt beskriver hur faktureringsfunktionen fungerar. De menyalternativ som finns under
huvudrubriken ”Fakturering” är;
•
•
•
•
Skapa fakturor
Faktura utskrift
Sök faktura
Reg. Betalning
Sida 69
[KOMMED] Användarhandledning
•
Reg. Försäljning
I följande avsnitt kommer ovanstående rubriker att gås igenom.
När man klickar på huvudrubriken ”Fakturering” så öppnas automatiskt bilden med funktionen för att
söka efter fakturor, detta är alltså samma bild som visas om man klickar på undermenyn ”Sök faktura”,
vilket gås igenom i kapitel 3.3.3.
12.1.1 3.3.1 Skapa fakturor
Fakturor skapas för olika s.k. moduler, tidigare visade vi hur man kan skapa en faktura för en enskild
medlem och hur den fakturan ser ut efter utskrift. (Kap 3.1.13.6.1).
För att man skall kunna skapa fakturor för en hel grupp av användare så använder man detta
alternativ. Bilden som visas under detta menyalternativ visas i Figur 45 nedan.
FIGUR 45
Modul
Väljer vilken modul man vill skapa fakturor ifrån. Här kan man välja ”Medlem” Eller
”Prenumeration”.
Organisation
Vilken organisation man vill att systemet skall skapa fakturor ifrån
Medlemskategori Väljer kategori av medlem som systemet skall skapa fakturor ifrån.
Status
Den status som medlemmen måste ha för att systemet skall skapa en faktura
Betalningssätt
Vilket betalningssätt man vill att systemet skall generera fakturor från
Fakturadatum
För vilket datum man vill skriva ut fakturor. Detta kommer alltså att generera
fakturor för alla medlemmar vars medlemskap håller på att gå ut.
Exempel 1
I figur 46 nedan så visas hur ett medlemskap skapas i organisationen ”Alingsås”, som fullbetalande och
aktiv medlem. Här visas att nästa fakturamånad är 2008-07. Som faktura referens har vi här angett
”DEMO-Referens”, vilket vi kommer kunna återkoppla till lite senare i det här exemplet.
Sida 70
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 46
Genom att klicka på ”Skapa fakturor” under ”Faktura” i navigationsmenyn, så kan vi nu skapa fakturor
för organisationen ”Alingsås”. Se markering i figur 47 nedan.
FIGUR 47
I figur 45 ovan, visas ”Skapa fakturor” bilden.
Eftersom målet var att skapa fakturor för medlemsorganisationen ”Alingsås” väljer vi organisation enligt
figur 48 nedan.
Sida 71
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 48
Sedan klickar vi på ”Sök” och systemet kommer då att generera fakturor för alla medlemmar i
”Alingsås” vars medlemsavgift bla bla bla. (Vilka intervall gäller?)
I figur 49 nedan ser vi att systemet hittade 4 medlemmar, och genererade fakturor för dessa.
FIGUR 49
Körningsnummer Detta är systemets märkning av just denna körning. Notera numret, som sedan används
vid utskrift av fakturorna. (Man kan även använda fakturadatum, för att skriva ut
fakturan.)
Meddelande
Systemet visar här hur många fakturor som skapades samt att körningen utfördes utan
problem.
Tittar vi nu på medlemmen med id nummer 30005, som visas i figur 46 ovan, så ser vi att datum för
nästa faktura har justerats, eftersom vi nu har skapat en faktura som täcker perioden fram till det datum
som visas inom de röda parenteserna i figur 58 nedan.
Sida 72
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 58
Nästa steg är att skriva ut de fakturor som systemet genererade i exemplet vi nu har gått igenom.
Information om hur det går till hittar man i kap. 3.3.2.
12.1.2 3.3.2 Faktura utskrift
För att komma till bilden för faktura utskrift klickar man på ”Faktura utskrift” i navigationsmenyn under
”Fakturering”. Alternativet är markerat med röda parenteser i figur 59 nedan.
FIGUR 59
Bilden man öppnar när man klickar på ”Faktura utskrift” visas nedan i figur 60, tillsammans med en
förklaring till de olika fälten.
Sida 73
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 60
Status
Här kan man välja mellan; - Ej utskrivna, -Återutskrift, -Ej utskrivna påminnelser, Återutskrift påminnelse.
Körningsnummer
I figur 49 ovan har vi i exemplet fått ett körningsnummer för de genererade
fakturorna för medlemsorganisationen ”Alingsås”, som blev 17.
Modul
Här väljer man modul mellan: -Person, -Insamling, -Medlem, -Prenumeration
Fakturanummer
Vill man skriva ut en specifik faktura, anger man dess faktura nummer i det här
fältet.
OCR
Om man vill skriva ut en faktura relaterat till ett specifikt OCR nummer anger man
det i det här fältet.
Fakturadatum
För at skriva ut alla fakturor för ett specifikt datum anger man datumet här.
Eftersom vi hade körningsnummer 17 (Figur 49) fäller vi ut rullgardinsmenyn vid alternativet
”Körningsnummer” (se figur 61 nedan), och väljer Nr. 17. Här ser man även datumet då dessa fakturor
skapades. Man klickar sedan på ”Sök” och systemet kommer då generera en pdf fil med de fakturor
som denna körning innehöll.
Försöker man skriva ut samma fakturor igen utan att ange ”Återutskrift” så kommer systemet inte att
skriva ut några fakturor.
Sida 74
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 61
Ibland behöver man skriva ut påminnelser till medlemmar som inte har betalat sina fakturor i tid. Det gör
man genom att välja ”Ej utskrivna påminnelser” under status.
Det går även att skriva ut redan utskriva påminnelsefakturor på nytt med hjälp av alternativet
”Återutskrift påminnelse”.
12.1.3 3.3.2.1 Etikettutskrift för fakturor
Efter att man skrivit ut (genererat) en fakturautskrift så har man valet att skriva ut etiketter som
korresponderar med fakturorna.
I figur 61 ovan ser vi överskriften för etikettutskrift till höger. Klickar man på ”Skriv ut etiketter”,
genererar systemet en fil som fungerar som mall för att skriva ut adressetiketter. För att systemet skall
kunna generera etikettfilen måste man först generera fakturor för utskrift. Efter att man genererat
fakturorna fungerar etikettutskriften. Försöker man skriva ut etiketter utan att ha genererat fakturor,
kommer ett felmeddelande visas.
Om man tidigare redan har genererat fakturorna vars etiketter man vill skriva ut, måste man välja
”Återutskrift” under status, för att fakturorna skall genereras och därmed aktivera etikettutskrifterna.
12.1.4 3.3.3 Sök faktura/bunt
Bilden för att söka efter fakturor och buntar är den första bilden man möts av när man först klickar på
”Fakturering” i navigationsmenyn, men även om man använder undermenyn ”Sök faktura” i samma meny.
Sida 75
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 63
I figur 63 ovan
o
visas söökbilden. Nedan finner du
d en förklarring till de olika
o
fälten.
1.
OCRR-Sträng
Används föör att söka på fakturans OCR nummeer. Här ange
er du
numret som syns nedersst på faktura
an mellan deessa tecken # xxxxx
#.
2.
Faktturanummer
ör att söka efter
e
faktura
an.
Ange fakturanummer fö
3.
Beta
aldatum
a på betaldatum anger du betaldattumet i formatet ”ÅÅFör att söka
MM-DD”
4.
Stattus
ar en specieell status kan man välja
Vill man skrriva ut en faktura som ha
mellan; - Skkickad, -Påm
mind., -Krediterad, -Beta
ald.
5.
Beloopp
Ange belop
ppet du önskkar söka på..
6.
Bunttnummer
Ange numreet bunten ficck när betalnningarna reg
gistrerades.
(Buntnummeer kan ses ?????? )
7.
Reg. datum
Ange registtreringsdatum för buntenn som söks i formatet;
YYYY-MM-DD
12.1.5 3.3
3.4 Registr era betaln
ningar
För att på ett
e smidigt sä
ätt kunna reegistrera flerra betalningar använder man bildenn som visas om
o man
klickar på ”Reg.betalni
”
ingar” i naviigationsmenyyn, figur 64 visar menya
alternativet iinom röda parenteser
p
nedan.
Sida 76
6
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 64
När en med
dlem har betalat sin med
dlemsavgift eller har skä
änkt en gåva
a skall den b
betalningen registreras
i systemet. Om
O användaren har betalat med hjjälp av s.k. OCR
O kod kommer betalnningen registreras
automatisktt och adminisstratörerna av systemet behöver inte utföra någ
gon åtgärd.
Om det däremot har innkommit en betalning
b
som
m behöver registreras manuellt,
m
är ””Reg. Betalnningar” den
plats man gör
g detta.
12.1.6 3.3
3.4.1 Över sikt – Reg . Betalning
gar
I figur 65 nedan
n
visas den
d bild som
m presentera
as för användaren när man
m väljer menyalternatiiv enligt
ovan. De ollika delarna är markera
ade med en siffra som beskriver
b
funktionen för vvarje del.
1.
2.
3.
4.
Id numret
n
på deen medlem man
m vill regiistrera betallningen på skrivs in här.
Dattum då beta
alningen regiistrerades
Inbeetalningens belopp
Härr anger mann vilket sätt betalningen
b
kom in på, det
d olika sättten visas i fiigur 66 Ned
dan.
FIGU
UR 66
Sida 77
7
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 65
5. En betalning
b
reegistreras på
å den kampa
anj den var avsedd
a
för. Dessa är dee kampanjerr som just er
org
ganisation ha
ar inlagt i ert system.
6. Betalningen reg
gistreras äveen på det änndamål som den var avssedd för, ävven dessa ärr de
änd
damål som er
e organisation har lagt in i systemett. I denna deemonstrationn är ändamå
ålen
påhhittade, som exempel vissas dessa i figur
f
67 ned
dan.
FIGU
UR 67
7. När en bunt avv betalningar registrerass visas den to
otala summa
an för de reg
gistrerade
bettalningarna löpande vid markering (7), detta ka
allas för ”buntsumma”. D
Detta är användbart för
att kontrollera att summan de inbetalniingar man tä
änker registrrera stämmeer överens med
m den
fakktiska summa
an.
8. 5 olika
o
fält harr markerats i punkt 8. Deessa fält anvvänds för attt välja ett standardvärd
de för alla
de betalningar som registreeras i denna
a bunt. De fä
ält som fungeerar att ha eett standardbelopp på
Sida 78
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
är; -Datum -Belopp, -Betalssätt, -Kampa
anj och -Änd
damål.
Vill man t.ex. fyylla i ett dattum som skalll vara stand
dard för hela
a bunten, stä
äller man sig
g i det
öveersta fältet i datum kolum
mnen, och tryycker däreftter Tab, elleer klickar i enn annan ruta
a. Då fylls
automatiskt alla
a datumfält med samma
a datum, dettta visas ned
dan i figur 68
8.
I dee fall man vä
äljer att fylla
a i ett standardbelopp kommer
k
alla
a fält att fyllas med det beloppet
mann valt. Dessa
a kommer intte att räknass med i den totala buntssumman som visas
FIGUR 68
Väljer man att fylla i ett sta
andardbelop
pp kommer alla fält att fyllas med ssamma belo
opp. Som vi
näm
mner ovan koommer systeemet automatiskt att räknna ut vilka fä
ält som skalll räknas med
d vid
uträ
äkningen av buntsummann. D.v.s. enba
art de fält som faktiskt innehåller
i
enn registrerad
d betalning
kom
mmer att räkknas med, occh alla fält rä
äknas ej ned
d i buntsumm
man.
9. Dett är viktigt att
a komma ihåg att klicka
a på ”spara” innan man går vidare för att jobb
ba med
någ
gon annan del av system
met. Klickar man
m t.ex. på
å en annan navigationslä
n
änk till vänster utan att
försst klicka på ”spara” så sparas
s
inte de
d inmatning
gar man har gjort.
12.1.7 3.3
3.4.2 Regisstrera beta
alning
När man reegistrerar enn betalning eller
e
en buntt av betalninngar så tilldeelas de ett b
buntnummer. ???
Sida 79
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
12.1.8 3.3
3.4.3 Regisstrera beta
alning – Ettt exempel
För att förstå sammanhhanget går vi
v nedan igenom ett exempel, där en betalning registreras via
v ”Reg.
Betalning” bilden, och hur
har haft effekt.
h vi sedan kan se att betalningen
b
agits från enn person som
m heter ”Dem
mo Person” p
på 150 Kr.
Ponera att en inbetalning har motta
a
att sttödja minrökkning.
Inbetalningen har skett via Bank Giro, och är avsedd
1.
akturering i navigationsm
n
menyn. Vi serr då bilden för
f att
Först klickar man på ”RReg. Betalninng” under fa
kunna regisstrera betalnningar. Vilkeen visas i figuur 68 ovan.
2.
Om man intte vet vilket ID nummer denna
d
”Dem
mo Person” ha
ar i systemett så kan mann enkelt göra en
sökning för att ta reda på detta. Till vänster om
m ID-fältet hittar
h
man ikkonen för attt göra en sna
abbsökning;
, klickar man på dennna ikon öpp
pnas ett sökffönster, som visas i figur 69 nedan.
FIGUR 69
Alla fält i söökbilden som
m visas i figuur 69 är sökbara, men man
m behöverr endast fylla i enstaka fält för att
man skall kunna söka. Här
H har mann sökt på ”deemo” som va
ar förnamnett på personeen i detta ex
xempel.
Systemet viisar då en lissta med de sökträffar soom sökninge
en genererarr. Här ser vi ID numret på den
person vi sööker, nämligen ”30024””.
3.
Tillbaka i bilden
b
för reg
gistrering avv betalninga
ar så matar man
m nu in rä
ätt ID nummeer, följt av be
etalningens
datum och belopp. Som
m betalsätt väljer
v
vi ”BannkGiro” efte
ersom detta var ett av kriterierna fö
ör detta
exempel. Effter det väljer man Kam
mpanj och änndamål, desssa blir enligtt exemplet; Minröjning. Dessa
inmatningar kan se i fig
gur 70 neda
an;
Sida 80
0
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 70
4.
För att visa att betalninngen har reg
gistrerats sam
mt var den informationeen kan hittas kan man i figur 71
nedan se betalningen i medlemmenns reskontraiinformation, ID 30024. Här
H har mann klickat på raden för
den inbetallning man vill ha informa
ation om, vilkket fäller ut den gula inffo-rutan.
FIGUR 71
Klickar man
m på pdf ikonen;
i
, genereras en
e pdf kopia
a av inbetalnningsdokumeentet.
Sida 81
[KOMMED] Användarhandledning
12.1.9 3.3.4.4 Korrigera en felaktigt registrerad inbetalning
Om man har registrerat en betalning felaktigt och vill radera denna finns det inte någon ikon eller
knapp för att utföra denna operation.
För att ”ta bort” en redan registrerad händelse måste man då ”minus-boka” samma betalning. Detta för
att inte en betalning bara skall kunna försvinna, utan man skall i framtiden kunna se vad som har hänt,
inklusive de justeringar som har gjorts.
I exemplet i kap. 3.3.4.3 ovan har en betalning registrerats på medlemmen med ID nummer 30024. I
exemplet nedan visas hur man går tillväga för att ”ta bort”, alltså minus-boka, den betalningen.
1.
Man använder bilden för registrering av betalningar, d.v.s. samma bild som i föregående kapitels
exempel, som visas i figur 64 ovan.
2.
Man matar nu in exakt de värden vi matade in i föregående exempel, med skillnaden att man lägger till
ett minustecken framför beloppet. Detta visas i figur 72 nedan.
FIGUR 72
I figur 72 ser man även att buntsumman visas som -150 Kr.
Sida 82
[KOMME
ED] Användarhandledning
3.
Tittar man nu
n på medleemmens reskontrabild, seer man att betalningen
b
h registrerrats som ett negativt
har
n
belopp ochh därför ”kvittar ut” ellerr tar bort deen tidigare registrerade
r
betalningenn. Detta visa
as i figur 73
nedan.
FIGUR 73
12.1.10
3.3.5 Reegistrera försäljning
f
g
När er orga
anisation har sålt en varra skall detta
a registreras under ”Reg
g. Försäljning
g” under
menyalternativet ”Faktuurering”. Meenylänken visas inom röd
da parenteseer i figur 74
4 nedan.
FIGUR 74
12.1.11
3.3.5.1 Översikt över
ö
Regisstrera försä
äljning
I figur 75 nedan
n
visas bilden
b
för reegistrering av
a försäljning
g, följt av enn förklaring a
av respektivve fält.
Sida 83
3
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 75
ID
Här annger man ID
D numret på den
d som köp
pt varan. Ma
an har här m
möjlighet att söka efter
en med
dlem om ma
an inte känneer till id numret. Detta göörs på samm
ma sätt som beskrivs
b
i
Kap. 3.3.4.3
3
ovann.
Datum
Här annger man da
atumet då va
aran köptes.
Belopp
Belopp
pet xxxxxxxxxxxx
Bet.Sätt.
Här annger man villket betalsättt som använndes vid köp
pet.
Antal
Antal av
a varan.
Artikel
Vilken artikel som köptes. Dess artiklar är de som finnns i den rullm
meny man ser i figur 76
nedan. Dessa artikklar lägger Kommed in vid
v installationen av systtemet eller då
d
arna uppdateras. Stämm
mer inte dennna lista ber vi
v er kontaktta Kommedss Support.
artikla
FIGUR 76
6
Á pris
Ange priset
p
för va
aran.
Summa
I summ
mafältet visas den totala summan förr den försäljningen som man nu arbe
etar med
att reg
gistrera.
Spara
Efter att
a man fyllt i alla fält occh är färdig med sin reg
gistrering är det viktigt att
a man
klickarr på ”Spara”. Gör man inte det, uta
an klickar på
å en ny länk eller anger en ny
Sida 84
4
[KOMMED] Användarhandledning
adress i sin webbläsare så kommer betalningen inte att registreras, och den information
som matades in kommer att gå förlorad.
12.1.12
3.3.5.2 Registrera en försäljning – Ett exempel
För att visa hur funktionen fungerar följer nedan ett exempel so visar hur en försäljning registreras.
I exemplet skall vi registrera att medlem med ID nummer 30024 har köpt en T-shirt av storleken L och att
han har betalt kontant.
1.
Man börjar med att öppna bilden för registrering av försäljning. Väl där fyller man i de fält som
registreringen kräver. I figur 77 nedan visas hur den ifyllda bilden ser ut.
2.
Efter att allt är ifyllt korrekt klickar man på ”spara” för att registrera försäljningen.
3.
För att kontrollera hur betalningen registreras visas ……….
13 3.4 ADMINISTRATION
Denna vy hanterar administrationen av systemet. Man kan som administratör av systemet göra en mängd
inställningar och tillägg för att det skall passa respektive organisation. Exempel på inställningar som man
kan göra är; Användarhantering, Artikelhantering, Filhantering samt ställa in vilka delar av systemet som
skall vara aktiverat.
Följande avsnitt kommer att gå igenom respektive menyalternativ under navigeringsalternativet
”Administration”. Visas i figur 77 nedan.
När man klickar på navigeringsalternativet ”Administration” visas bilden för ”Egenskaper”. Det är alltså
samma länk som undermenyn ”Egenskaper” länkar till.
Manualen kommer dock att följa navigationsstrukturen och alltså börja med ”Inställningar”, i kap 3.4.1
Sida 85
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 77
13.1.1 3.4
4.1 Inställn
ningar
Menyalternnativet inställningar, som
m visas nedann i fig 78 me
edger styrninng av reglerr vid inbetallningar,
administration av gåvooändamål sa
amt hantering
g av postnum
mmer.
FIGUR 78
Bilden för innställningar består av trre flikar, näm
mligen – Bettalningar, -G
Gåvoändamå
ål samt -Postnummer.
Vilket visas i figur 79 nedan.
n
Följannde avsnitt kommer
k
beha
andla varje flik var för sig.
Sida 86
6
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 79
13.1.2 3.4.1.1 Fliken - Betalningar
I figur 79 ovan visas bilden för inställningar och fliken betalningar, som är den första fliken som
presenteras när man klickar på inställningar. Här har man möjlighet att göra inställningar rörande
betalningar och betalningsinformation. Figur 80 nedan visar de olika delarna följt av en beskrivning av
respektive del.
Sida 87
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 80
1.
Överbetalningar// spontana inbetalninga
i
ar ska sparas
som:
2.
Lägg till text
3.
Ordning betalsättt
I deenna lista väljer man i vilken
ordnning man vill att de olika
a
beta
alsätten skall visas. Anvä
änd de
grönna pilarna för att flytta en rad,
upp
p respektive ned.
4.
Kontoonummer
Dettta är er organisations ko
ontonummer
5.
Redovvisningsenheet
6.
Motta
agarkod
7.
Avstä
ämningskod
8.
Spara
a
Närr man har gjort förändringar på
sida
an måsta ma
an klicka på ”Spara”
inna
an man arbeetar vidare. Byter man
sida
a innan man gjort det ko
ommer de
justeeringar man har gjort på
å sidan inte
att sparas.
s
Sida 88
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
13.1.3 3.4
4.1.2 Flike n – Gåvoä
ändamål
Under fliken för gåvoä
ändamål har man möjlighhet att admiinistrera de gåvoändam
mål som er orrganisation
har. Man ha
ar möjlighet att lägga tiill, ta bort elller ändra befintliga gåvoändamål.. Figur 81 ne
edan visar
bilden för gåvoändamå
g
ål, följt av en
e lista med beskrivninga
ar av respekktive fält.
FIGUR 81
1.
ändamål
Befinttliga Gåvoä
Listan visar de befinntliga gåvoä
ändamål som
m finns
inlagda
a i systemet.
2.
Redig
gera gåvoänndamål
Varje befintligt
b
gåvvoändamål fföljs av
redigerringsikonen . Genom a
att klicka på
å denna kan
man red
digera ett befintligt gåvvoändamål. En po-up
ruta öppnas, som viisas nedan i figur 82.
FIGUR 82
Här kann man ändra
a namnet…
3.
Aktiveera/Avaktivvera gåvoänndamål
Till höge
er om redigeringsikonenn hittar vi iko
onen för
gåvoänndamålets status; . Deen gröna sym
mbolen
betyder att gåvoänndamålet ärr aktivt. Vill man
m
avaktivera gåvoändamålet klicckar man på
å denna
ikonen och
o den bytss då ut mot een röd ikon, som visar
att gåvoändamålett är avaktiveerat. När ettt ändamål
Sida 89
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
är avakktiverat syns det inte i syystemet.
4.
Skapa nytt gåvoä
ändamål
För att skapa ett nyytt gåvoändamål skriverr man in
namnet på det tänkkta ändamålet, och däre
efter klickar
man på
å ”spara”.
5.
a
Spara
Precis so
om i de avsnnitt tidigare i den här manualen så
är det viktigt
v
att ma
an klickar på
å ”Spara” innnan man
går vidare för att arbeta
a
med ett annat avvsnitt av
systeme
et. Klickar ma
an inte på ”Spara” inna
an man
lämnar sidan komm
mer inga änd
dringar eller
inmatninngar att ha sparats.
13.1.4 3.4
4.1.3 Flike n – Postnu
ummer
Alternativett att kunna lägga till poostnummer ärr till för att…
…
I figur 83 nedan
n
så visa
as bilden förr postnummeerfliken vilke
et följs av enn beskrivning
g av de olika
a fälten.
FIGUR 83
1.
Postnuummer
När ma
an vill lägga till ett postnnummer skrivver man in
det i de
etta fältet. Formatet skall vara ”183
335” D.v.s.
utan me
ellanslag.
2.
Postort
Här matar man in namnet
n
på d
den postort man
m vill
lägga till.
t Tänk på att skriva na
amnet med stor
s bokstav
(Versal)) som första tecken.
3.
Lägg till postnummer
När ova
anstående fä
ält är ifyllda
a korrekt klicckar man
på ”Läg
gg till postnuummer” för a
att slutföra
operationen.
13.1.5 3.4
4.2 Adminiistration a v artiklar
Menyalternnativet ”Artikklar”, som vissas nedan i Fig-84, med
dger adminisstration av eer organisations artiklar.
Detta är typiskt artiklar som är till försäljning, som t.ex. T-sshirt och nyckelringar meed organisattionens
logo.
Sida 90
0
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 84
13.1.6 3.4
4.2.1 Över sikt av ad ministratio
on av artikklar
Nedan i fig
gur 85 är resspektive del av administtrationsbilde
er för artikla
ar utmärkt, och respektivve del
beskrivs sed
dan var för sig.
FIGUR 85
1.
Befiintliga artikllar
Vissar befintlig lista med dee artiklar som redan
harr blivit inlagda i systemeet.
2.
Artikklar
Arttikellistan vissar artikelnumret inom ha
akparenteser [ ], följt av artikkelns namn och
o pris.
av varje rad; , anger
Den gröna ikonnen i slutet a
om
m en artikel är
ä aktiv ellerr passiv, är artikeln
a
passiv indikera
as detta av een röd ikon; . För att
väx
xla mellan att
a göra en a
artikel aktiv respektive
passiv klickar man
m enkelt p
på ikonen. Om
O en
arttikel är inakttiverad så är den inte sy
ynlig i
ressten av systeemet.
3.
Skapa ny artikeel
Övverskrift för fältet
f
som m
medger skapandet av
nya
a artiklar.
Sida 91
[KOMMED] Användarhandledning
4.
Artikelnummer
Här anger man vilket artikelnummer man vill att
varan skall få.
5.
Beskrivning
Detta är namnet man vill ange varan som, t.ex.
Keps med Logo (Blå)
6.
Pris
Priset man vill att varan skall ha inklusive moms
7.
Bokföring 1
Fälten för bokföring är till för att…
8.
Bokföring 2
9.
Bokföring 3
10.
Bokföring 4
11.
Bokföring 5
12.
Spara
För att de ändringar man har gjort skall sparas
måste man klicka på knappen ”spara” innan man
går vidare för att arbeta med andra delar av
systemet.
13.1.7 3.4.2.2 Lägga till nya artiklar
Som beskrivningarna av fälten i tabellen ovan visar, så kan man lägga till artiklar på ett snabbt och
enkelt sätt, genom att fylla i de fält som presenteras till höger om listan med befintliga artiklar direkt i
öppningsbilden.
13.1.8 3.4.2.3 Administration av befintliga artiklar
För att administrera, d.v.s. ändra eller byta status på en artikel klickar man i den vänstra listan på den
artikeln man vill justera. I figur 86 nedan har egenskaperna för artikeln ”Brevmärken” öppnats.
FIGUR 86
Sida 92
[KOMME
ED] Användarhandledning
Till höger öppnas
ö
då ettt fält med överskriften
ö
”Uppdatera
a artikel”, vill man nu änd
dra någon information
om denna artikel
a
så göör man dessa
a ändringar i respektive fält och klicckar därefteer på ”Spara
a”. Vill man
inaktivera en
e artikel kliickar man på
å statusikoneen (Beskrivett i 3.4.2.1 puunkt 2 ovan..). I figur 87 nedan har
artikeln breevmärken avvaktiverats och
o får då en röd statusiikon.
FIGUR 87
13.1.9 3.4
4.2.4 Ta bo
ort en befi ntlig artikeel
Öppen. Avssiktligt lämna
ad blank.
13.1.10
3.4.3 Sp
pråk
Menyalternnativet ”Språ
åk” som visas nedan i fig
gur 88, anvä
änd för att administratör
a
ren av systemet skall ha
möjlighet att lägga till och ändra olika
o
språkinnställning, så som fraser och uttryck fför olika dellar.
FIGUR 88
13.1.11
3.4.3.1 Översikt över
ö
språkkbilden
Språkbilden består av tre undersid
dor som är ”SSök”, ”Ny”, ”Översätt”, vilket visas i figur 89 ne
edan.
Sida 93
3
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 89
13.1.12
3.4.3.2 Söka efterr en textst räng
Öppen. Avssiktligt lämna
at blank.
13.1.13
3.4.3.3 Skapa en ny textstr äng
Öppen. Avssiktligt lämna
ad blank.
13.1.14
3.4.3.4 Översätta
a en textstrräng
Öppen. Avssiktligt lämna
ad blank.
13.1.15
3.4.4 Användare
A
Menyalternnativet ”Anvä
ändare” i na
avigationsmeenyn som visas i figur 90
0 nedan möjliggör adminnistration avv
systemets användare
a
och administrratörer. Desssa är vanligttvis de som sköter
s
den d
dagliga driftten av
organisatioonens system.
FIGUR 90
Bilden för hanteringen
h
are visas ned
dan i figur 91. I följandee kapitel kom
mmer respekktive flik,
av använda
d.v.s. ”Alla användare””, ”Skapa nyy användaree” samt ”Änd
dra använda
are” att gås igenom var för sig. De
tre flikarna är i figurenn inramade med
m rött.
Sida 94
4
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 91
13.1.16
3.4.4.1 Fliken – Alla
A
använ
ndare
I fliken med
d listan över alla registreerade använndare ser vi en sammansställning av de administratörer som
har inloggnning i systemet. Denna lissta är i princcip identisk med
m den lista
an man kännner igen frånn
presentatioonen av medlemmarna i organisationnen.
För att en användare
a
skall kunna vara
v
adminisstratör måste
e denne även finnas med
d i medlemsrregistret.
13.1.17
3.4.4.2 Fliken – Skapa
S
ny användare
a
Som administratör för organisation
o
ens system behöver
b
mann ibland skapa nya adm
ministratörer.. För att
göra det annvänder man fliken ”Ska
apa ny anvä
ändare”.
Nedan i fig
gur 92 visas bilden för reegistrering av
a nya admiinistratörsanvändare. Dee olika markkeringarna
beskrivs sed
dan var för sig nedan.
FIGUR 91
Sida 95
5
[KOMMED] Användarhandledning
1.
ID
Detta är det ID nummer som användaren har i
medlemsregistret. Som nämnt tidigare måste en tänkt
administratörsanvändare finnas med i medlemsregistret.
Finns personen inte med kan man läsa hur man lägger till en
användare i kap. 3.1.12
2.
Sök
För att på ett enkelt sätt kunna hitta vilket id nummer en
medlem som skall bli administratör har, finns det en
sökfunktion. Klickar man på ”Sök” öppnas ett pop-up fönster
som visas i figur 93 nedan.
FIGUR 93
För att göra en sökning fyller man i minst ett av fälten och
trycker på ”Sök”. En lista med sökträffar visas, med
träffarnas ID nummer presenterat längst till vänster.
3.
Användarnamn
Man måste välja ett användarnamn som kommer att
användas vid inloggning. Det kan t.ex. vara 4 bokstäver som
består av det två första bokstäverna i personens förnamn
samt efternamn.
4.
Lösenord
Ett lösenord måste anges som användaren skall använda när
denne loggar in.
5.
Bekräfta lösenord
Samma lösenord måste upprepas på exakt samma sätt som i
ovanstående fält, inkluderat eventuella versaler eller
gemener.
6.
Grupp
De olika grupperna presenteras nedan i figur 94.
Sida 96
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 94
De alternativ man har att välja på är;
•
•
•
•
•
Utvecklare
Administratörer
Användare
Användare 2
Användare 3
Grupptillhörigheten styr rättigheterna för användaren. Olika
grupper har olika rättigheter till systemet. En beskrivning av
respektive rättighetsgrupp hittar du nedan i kap. x.x.x
7.
Sökrättighet
Med sökrättigheter kan man styra hur omfattande sökningar
en användare kan göra. Rullgardinsmenyn för
sökrättigheterna visas nedan i figur 95.
FIGUR 95
De alternativ man har att välja mellan är:
•
•
Får söka alla
Får endast söka sina personer
Användare som har inställningen; ”Får söka alla” kommer
således att kunna utföra sökningar i hela medlemsdatabasen.
Användare som har inställningen; ”Får endast söka sina
personer” kommer endast att kunna ha tillgång till de
personer som är tilldelade denne när en sökning utförs.
Tilldelning av personer till en användare utförs av ????
8.
Spara
Innan man lämnar sidan måste man klicka på ”Spara” för att
ändringarna man gjort på sidan skall sparas.
13.1.18
3.4.4.3 Fliken – Ändra användare
För att justera egenskaperna för en befintlig användare använder man sig av fliken ”Ändra anv.” Det
kan t.ex. vara en förnyning av användarens lösenord. I figur 96 nedan visas bilden för ändring av
användare.
Sida 97
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 96
Nedan beskrivs varje del
d av figur 96
9 var för sig.
1.
Användarnamn
a
man det
d befintliga användarnnamnet som den
Här anger
användareman vill
v ändra har.
2.
Nyttt Lösenord
m byta ut lösenordet för
f användaren anger man
m det nya
Vill man
lösennordet i detta
a fält.
3.
Bekräfta lösenoord
För att
a man skall vara säker på att man har skrivit inn det
lösennord man tro
or sig ha valtt, måste mann upprepa det
d nya
lösennordet, inklussive eventuella gemenerr och versale
er som det
innehhåller.
4.
Signnatur
Här anger
a
man en
e signatur, t.ex.
t
en anvä
ändares initiialer. Dessa
komm
mer att synass i systemet som en idenntifikator på vilka
ändriingar som ha
ar gjorts av vem.
5.
Gruupp
Vill man
m ändra användarens
a
grupptillhörrighet använnder man
denna rullgardinsmeny precis som i tidigare avsnitt.
6.
Sökrättighet
a ändra sökkrättigheternna för använndaren gör man
m
För att
inställlningar i denna rullgard
dinsmeny.
7.
n
% nykund
???
8.
% återförsäljnin
å
ng
???
9.
Spa
ara
Innann man lämna
ar sidan måstte man klicka på ”Spara
a” för att
de änndringar ma
an har gjort skall
s
finnas kkvar när ma
an går
vidarre för att arbeta med andra delar a
av systemet..
13.1.19
3.4.4.4 Administrrera använ
ndare – Ettt exempel
Sida 98
8
[KOMMED] Användarhandledning
I nedanstående exempel visas hur man steg för steg skapar en ny användare samt hur den användaren
sedan kan administreras.
1.
För detta exempel har en ny användare skapats i medlemsregistret vid namn ”John Doe” som har fått ID
nummer 30028. Den användaren är nu enbart en av alla medlemmarna i denna demoversions databas. I
följande steg kommer ”John Doe” att läggas till som användare i systemet.
2.
För att skapa en administratörsinloggning för användaren ”John Doe”, använder vi oss av bilden under
fliken ”Skapa ny anv.” som man hittar under menyalternativet ”Användare”.
3.
Nedan i figur 97 visas en ifylld bild för att skapa användaren.
FIGUR 97
ID
John Doe’s ID nummer 30028 är ifyllt för att systemet skall veta vilken användare
som skall konverteras till användarinloggning.
Användarnamn
Här väljer man ett användarnamn som kommer att användas för att logga in i
systemet. Detta måste vara minst xxx tecken långt men inte längre än xxx tecken
långt.
I detta fall har man valt att använda de två första bokstäverna i både förnamn
samt efternamn, nämligen ”jodo”.
Lösenord
Som lösenord angav man här ”abcd”. Lösenordet skall minst innehålla xxx tecken
men inte fler än xxx tecken.
Lösenordet man väljer skall sedan upprepas för att man skall säkerställ att man
har skrivit in de tecken man först tänkt sig.
Grupp
Här väljer man grupptillhörighet, i detta exempel är gruppen ”Administratör”
vald. Du kan läsa mer om de olika grupperna i Kap. XXX.
Sökrättigheter
Man har i exemplet valt att ge John Doe fullständiga sökrättigheter. Han får d.v.s.
söka i hela medlemsdatabasen.
Sida 99
[KOMMED] Användarhandledning
4.
Därefter klickar man på ”Spara” och systemet visar då att användaren har skapats. Detta visas nedan i
figur 98.
FIGUR 98
5.
Registreringen av den nya användaren är nu färdig. John Doe kan nu logga in i organisationens system
med användarnamnet ”jodo” och lösenord ”abcd”.
6.
Tittar man nu på fliken ”Alla användare” ser man att den användare vi nu skapat finns med i listan.
Vilket visas i figur 99 nedan.
FIGUR 99
7.
Vill man ändra någon information för användare ”jodo” går man till fliken ”Ändra anv.” Nedan visas hur
lösenordet ändras samt hur en ny signatur läggs till.
Sida 100
[KOMMED] Användarhandledning
8.
I figur 100 nedan har fälten i fliken ”Ändra anv.” fyllts i för att ändra lösenordet till ”abcde” istället för
”abcd” som det var tidigare. Sedan har man även valt att lägga till en signatur ”Mr Doe” som kommer
att visas på de platser i systemet som visar vem som utfört förändringar av något slag, t.ex. lagt till nya
medlemmar etc.
FIGUR 100
9.
Efter att man klickat på ”spara” visar systemet att ändringarna har sparats. Vilket visas i figur 101
nedan.
FIGUR 101
Sida 101
[KOMME
ED] Användarhandledning
13.1.20
3.4.5 Eg
genskaper
Under menyyalternativet ”Egenskap
per”, som visa
as i figur 10
02 kan man administrera
a
a vilka egensskaper som
skall synas, samt vilka värden
v
de skkall innehålla.
FIGUR 102
Bilden som visas under menyalterna
ativet ”Egenskaper” visa
as nedan i figur 103, fölljt av en besskrivning av
respektive fält.
f
FIGUR 103
1.
Befiintliga egenskaper
Dessa egenskaper
visas under personbildeen och blir ettt valbart
e
alternativ i personb
bilden. I figur 104 nedann har det övversta
alternativet ”Utskickk” gjorts akttivt genom a
att klicka på den röda
kvadraten, som då ändrar färg
g till grönt viilket indikera
ar att
egenska
apen är aktiiv och syns i systemet.
Sida 102
2
[KOMMED] Användarhandledning
FIGURE 104
För att se vart denna egenskap blir synlig klickar man på det översta menyalternativet ”Person/Företag”.
Den bilden visas nedan i figur 105. I figuren är den egenskap man precis aktiverade synlig och
markerad med en röd rektangel för att förtydliga figuren.
Sida 103
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 105
Går man nuu tillbaka till egenskapeerna i punkt 1 och innakttiverar egenskapen ”Utskick” och istä
ället
aktiverar egenskaperna ”yrkesgrup
pp” samt ”Sponsor”, kom
mmer dessa att visas, vilket återigenn visas i
figur 106 nedan.
n
Sida 104
4
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 106
2.
apa ny egenskap
Ska
Här harr man som administratörr möjlighetenn att skapa egna
e
egenska
aper, för attt kunna speccialanpassa systemet eftter
organissationens önsskemål. Hur an gör för a
att skapa en ny
egenska
ap gås igenom i kap. 3..4.5.1 nedann.
3.
Valbara värdenn
Med deetta menas vilka
v
alternativ som är väljbara i de
en
rullgard
dinsmeny som
m skapas.
4.
ara
Spa
För att de ändringa
ar man har gjort
g
i system
met skall spa
aras måste
man kliccka på ”Spa
ara” innan man
m går vida
are till att arrbeta med
en anna
an del av systemet.
13.1.21
3.4.5.1 Att skapa en ny egeenskap
I detta kapitel visas hurr man, steg-fför-steg skapar en ny egenskap ochh aktiverar d
den så den blir
b
tillgänglig i systemet.
Figur 107 nedan
n
visar bilden för egenskaper, med fältet för
f att skapa
a en ny egennskap förify
yllt med ett
tänkt egensskapsnamn som
s skall bli ”favoriträtt””. Till denna grupp skap
par vi sedan fyra stycken
underalternnativ, Gröt, Lax,
L
Hamburrgare samt Korv.
K
Sida 105
5
[KOMME
ED] Användarhandledning
I figur108 nedan
n
visas att gruppenn ”Favoriträttt” nu är skapad och finnns med undeer listan för befintliga
b
egenskaper.
FIGUR 108
Den nyskap
pade egenskkapen har ännu inga vallbara värde
en. För att inffoga de värrden man nu har
bestämt ska
all vara med
d så klickar man
m på nam
mnet; ”Favoriiträtt”. Figur 109 nedan visar att en dialog då
öppnas till höger.
Sida 106
6
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 109
I fältet ”Värde” matar man in det första alternativet man vill skall vara valbart. I detta fall är det ”Gröt”
och sedan Lax, Hamburgare samt Korv.
Varje alternativ måste läggas in var för sig följt av att man klickar på ”Spara”. I figur 110 nedan visas
de olika värdena efter att de lagts till.
FIGUR 110
Även dessa värden kan aktiveras och avaktiveras som användaren själv önskar genom att klicka på den
röda rektangeln; , som då ändrar färg till grönt; , vilket indikerar att raden blivit aktiverad och
syns i systemet.
Vill man ändra namn, eller korrigera ett av de valbara värdena klickar man på redigeringsikonen;
Då öppnas ett pop-up fönster, som visas nedan i figur 111.
Sida 107
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 111
För att ändra texten ”G
Gröt” till någ
gonting anna
at skriver ma
an in det i fä
ältet markera
at som ”Ny text”,
t
och
väljer däreefter ”Spara”.
På samma sätt
s ändrar man eller koorrigerar namn på de befintliga egeenskapernass namn. D.v.ss. genom attt
klicka på reedigeringsikonen till hög
ger om varjee rad. I figur 112 nedan är detta ma
arkerat.
FIGUR 112
Observera!
Om
m man väljer att ändra namn
n
på en
n befintlig egenskap elller ett valba
art alternativ
v
kom
mmer man inte
i
kunna hitta
h
de inm
matningar so
om gjorts i detta
d
fält på medlemma
ar.
Istä
ället för att ändra
ä
namn
n bör man då inaktivera
a det alterna
ativ man intte längre vill
ha och skapa ett
e nytt, med
d det nya na
amnet.
Sida 108
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
13.1.22
13.1.23
3.4.6 G rupper
Under menyyalternativet ”Grupper”” administrerrar man rättigheter för olika
o
använd
dargrupper. Detta för
att kunna sttyra vilka avvsnitt som ska
all vara tillg
gängliga / sy
ynliga för olika användare. Figur 113 nedan
visar menya
alternativet i navigationsmenyn.
FIGUR 113
Bilden för menyalterna
m
per” visas needan i figur 114.
1
Sidan består
b
av två flikar, ”Vissa” och
tivet ”grupp
”Ändra rätttigheter”. Dee två flikarna
a har en röd
d ram runt sig i figuren.
FIGUR 114
13.1.24
3.4.6.1 Fliken – Visa
V
Öppen. Avssnittet avsikttligt lämnat blankt.
13.1.25
3.4.6.2 Fliken – Ändra
Ä
rätti gheter
För att ändra rättigheteerna för en grupp av annvändare vä
äljer man deen grupp man vill ändra i
rullgardins--listan. I figur 115 visas de olika gruupperna som
m är valbara
a.
FIGUR 115
Sida 109
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
Man väljer den grupp man vill förä
ändra och klickar sedan på ”Visa grrupp”. I figur 116 nedann visas
bilden för administrerin
a
ng av rättighheter för gruuppen ”Anvä
ändare”. Ma
arkeringarna
a i figuren be
eskrivs
nedan var för
f sig.
FIGUR 116
Figuren ova
an är avklipp
pt i underkant eftersom det finns fle
er alternativ som kan justteras. Sidan för
rättigheter är uppdelad
d i olika avssnitt. Avsnitteet som visas i figur 116 ovan
o
styr rättigheterna för
navigationssmenyn, d.v.ss. vilka menyyalternativ som skall varra synliga föör användaren när dennne loggar in.
1.
Mennyrättigheter
Alternative
en under dennna överskrifft påverkar
rättigheterrna för menyyalternativenn. Detta är alltså
a
titeln
för vilka rä
ättigheter deet är som förändras med
d fälten
under.
2.
Sök
är menyalteernativet ”Söök”. Som visa
as i figur
”Sök” är hä
117 nedann.
Sida 110
0
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 117
3.
Visa
a, Sök, Uppd
datera, Skap
pa, Ta
bortt
Detta är de valbara menyalternat
m
tiv man kan aktivera
eller avakttivera.
4.
Klickkruta
Kllickrutornna bestämmeer om ett ob
bjekt skall va
ara synligt
eller gömt.. Är en ruta i-klickad är objektet synnligt.
13.1.26
3.4.7 Beehörighet
Öppet. Avssiktligt lämna
at blankt.
13.1.27
3.4.8 Fiilhantering
g
Menyalternnativet ”Filha
antering” mööjliggör att administrera
a
de filer som
m styr betalnningar,
autogirodra
agningar, auutogiroansökkningar, adrressuppdateringar från ”SPAR”
”
regisstret m.m.
Menyalternnativet ”Filha
antering visa
as i figur 118
8 nedan.
FIGUR 118
Bilden för menyalterna
m
ata flikar, dessa är inra
amade i rött i figur 119
tivet filhanteering består av 4 separa
nedan.
Sida 111
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 119
De fyra flikkarna är;
•
•
•
•
Filinnläsning
Utta
ag ag-filer
Aviseringsfiler
AR-filer
SPA
När man klickar på meenyalternativvet ”filhanterring” komme
er man autom
matiskt till fliiken ”Filinlässning”, d.v.s.
den första fliken
f
i listann ovan. Den flik som är aktiv
a
är marrkerad med svart, vilket man ser i fig
gur 119
ovan.
b
var för
f sig i de följande
f
kap
pitlen.
Varje flik beskrivs
13.1.28
3.4.8.1 Fliken – Filinläsning
F
g
Under dennna flik sköterr systemets administratö
a
örer hanteringen av beta
alfiler.
Följande filtyper läses in under flikken ”Filinläsning”;
•
•
Bannkgirofiler
Auttogiro medgivandefiler
Varje inläsnning tilldelass ett specifikkt filnummer, samtidigt so
om det skapas en logg ööver inläsninngen som
visas eventuuella probleem under inlä
äsningen.
13.1.29
3.4.8.1..1 Felmedd
delanden
Om någontting inte stäm
mmer vid inlä
äsningen av en fil, komm
mer loggfilenn innehålla felmeddelanden. Detta
kapitel gårr igenom de vanligaste felmeddelan
f
nden som sysstemet kan generera
g
sam
mt vad de betyder.
b
Ingen inform
mation är ännnu tillgängliig
13.1.30
3.4.8.2 Fliken – Uttag
U
ag-fi ler
Sida 112
2
[KOMME
ED] Användarhandledning
Under dennna flik sköts uttagen av autogirofiler
a
r från system
met. I figur 120 nedan visas bilden som
s visas
under uttag
g ag-filer, fööljt av en beskrivning av de olika de
elarna.
FIGUR 120
1.
Skapa Autogiroofiler
Hä
är klickar ma
an för att skkapa autogirrofilen
2.
06-02-16
200
Da
atum då file
en skapades
3.
Häm
mta filen
Föör att ladda hem filen frrån systemett, klickar mann på denna
teext som fungerar som en länk.
ar används för
f att… ????
Autogirofileerna som sysstemet skapa
13.1.31
3.4.8.3 Fliken – Aviserings
A
filer
Denna flik hjälper
h
adm
ministratören att hålla uppsikt över…
….
Figur 121 nedan
n
visar bilden som visas
v
under fliken
f
”avise
eringsfiler”, följt
f av en beeskrivning tilll respektive
del.
Sida 113
3
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 121
1.
Körnnr
Står för ”Körningsnnummer” och är det numm
mer som systtemet har tilldelat
körning
gen.
2.
Datuum
Datum då filen ….
3.
Skapad
Datum då filen skapades.
4.
Månnadsfil
?
5.
Kvartalsfil
?
6.
E-poostfil
?
7.
Etikeettfil
?
8.
Faktturor
?
9.
PGA
A
?
10.
BGA
A
?
13.1.32
3.4.8.3..1 Exempeel – aviseriingsfiler
Sida 114
4
[KOMMED] Användarhandledning
Nedan följer ett utdrag ur respektive fil som kan laddas hem i bilden som visas i figur 121 ovan. Filerna
som systemet levererar är i text format och öppnas enkelt med valfritt ordbehandlingsprogram på din
dator.
Månadsfil
Månadsfil info
Kvartalsfil
Kvartalsfil info
E-postfil
E-postfil info
Etikettfil
Etikettfil info
Fakturor
Fakturor info
PGA
PGA info
BGA
BGA info
13.1.33
3.4.8.4 Fliken – SPAR filer
Det statliga personadressregistret SPAR är ett offentligt register som omfattar alla personer som är
folkbokförda i Sverige, både svenska och icke svenska medborgare. Registret är reglerat i särskild lag
(SFS 1998:527) och förordning (SFS 1998:1234). Huvudman för SPAR är myndigheten SPARnämnden.
På internetadressen http://www.sparnamden.se kan man läsa mer om hur nämnden arbetar.
Nämnden har uppdragit åt företaget Infodata AB att sköta driften av registret. Mer information om
företaget Infodata AB hittar man på deras hemsida http://www.infodata.se
Systemet erbjuder en i princip helt automatiserad tjänst som genom en unik koppling till SPAR registret
automatiskt uppdaterar förändringar i registrerade medlemmars adressuppgifter.
I figur 122 nedan visas bilden som visas när man tittar under SPAR fliken, följt av en beskrivning av de
olika delarna.
Sida 115
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 122
1.
Skapade filer
2.
a ladda up
pp
Fil att
AR klickar m
man på ”Bläd
ddra” och
För attt ladda upp en fil till SPA
väljer filen i den fiilhanteringsrruta som öpp
pnas.
3.
Typ av svarsfil
För attt rätt svarsfill skall erhållas måste deetta anges i rulllisten
med na
amnet ” – Vä
älj filtyp”. Dessa
D
alterna
ativ visas ned
dan i figur
123.
FIGURE 123
1
De olikka alternativven beskrivs närmare i p
punkt 6-8 ned
dan.
4.
Läs in fil
5.
Skapa filer
6.
ättning
Perssonnummersä
7.
Upp
pdatering
8.
Avissering
När rä
ätt fil har valts enligt punnkt 2 ovan tiillsammans med
m typen
av svarsfil klickar man
m på ”Läss in svarsfil” för att filen skall
skapass.
14 3.4.9
9 KAMPA
ANJ
Under menyyalternativet ”Kampanj”” görs alla innställningar rörande de kampanjer ssom er orga
anisation
arbetar meed. I figur 12
24 nedan vissas menyalteernativet.
Sida 116
6
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 124
Bilden som visas under ”Kampanj” visas nedan i figur 125.. Kampanj består av tre flikar, vilka är;
Översikt, Skkapa kampa
anj samt Adm
ministration. Flikarna kom
mmer beskrivas i följand
de kapitel. Och
O är även
markerade med rött i figuren
f
neda
an.
FIGUR 125
Kampanjer fungerar soom en behålllare för en grupp
g
av användare som
m man önska
ar inkludera i ett
projekt. Geenom att anvvända Persoon/Sök funktiionen tillsam
mmans med bilden
b
för ka
ampanjer som
m visas
ovan i figurr 125 adminnistrerar mann vilka medleemmar som skall inkludeeras i ett speecifikt projekkt.
14.1.1 3.4
4.9.1 Flike n – Översiikt
Under fliken ”Översikt”” har man övversikten öveer alla de ka
ampanjer som organisattionen har arrbetat och
fortfarandee arbetar meed. Bilden fuungerar som
m ett första stteg för att välja
v
vilken kkampanj man vill
arbeta med
d. Nedan i figur 126 vissar översiktsffliken med alla
a delar utm
märkta, vilkeet följs av enn
beskrivning av de olika
a delarna.
Sida 117
7
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 126
1.
ampanjträd
Ka
Kamp
panjträdet visar
v
organissationens alla
a kampanjer, med över
samt underkategorier så som
m de har blivvit organiserade av
admiinistratören.
De övversta kateg
gorierna måsste läggas inn av kommed, medans
rsanvändare
de unndre kan ska
apas av en administratö
a
e.
2.
Reespons
3.
Ka
ampanjdata
a
4.
Na
amn
5.
Anntal i urval
6.
Sta
art
7.
Sluut
8.
Tootala kostnad
der
9.
Tootala insamla
at
Sida 118
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
10.
Deelkampanjerr
11.
Meedel
12.
Meedian
13.
Övversikt
mpanj ser billden ut enlig
gt figur 127 nedan. Den information som visas
Väljer vi attt titta på enn enskild kam
är då en suummering avv enbart denn valda kampanjen.
FIGUR 127
ä markerad
d med ett ”A
A” i figur 127 ovan. Denn valda kampanjen markkeras av
Den valda kampanjen är
gt att notera
a eftersom man
m alltid må
åste välja ka
ampanj
systemet meed en grå bakgrund. Deetta är viktig
innan man kan
k gå vidare till ”Admiinistrationsfliiken” för attt underhålla och ändra i kampanjen..
14.1.2 3.4
4.9.2 Flike n – Skapa ny kampa
anj
För att skap
pa nya kampanjer anvä
änder man sig av fliken ”Skapa
”
kam
mpanj”. Som nämnts tidig
gare så kan
en administtratör i systeemet endast skapa kamp
panjer som är
ä underordnnad någon a
av huvudkam
mpanjerna.
Vill er orga
anisation skapa en ny huuvudkategori måste detta göras via kontakt med
d Kommeds support. I
figur 128 nedan
n
visas bilden
b
som syns
s
under fliken ”Skapa
a ny kampannj”.
Sida 119
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 128
Nedan beskrivs de olikka delarna soom är markeerade i figurr 128.
1.
Insamlingsbrev (Kampanjträ
(
äd)
2.
Skapa ny kamp
panj
3.
Öveerliggande kampanj
k
För attt man skall få en bra översikt över ssina kampannjer
organiseras de i organisationssträdet som vvisas vid ma
arkering ”1”..
När ma
an skapar en
e ny kampanj måste ma
an välja unde
er vilken
huvudkkampanj dennna skall ligg
ga. I ovanstå
ående exem
mpel är det
Insamliingsbrev som
m blir den övverordnade kampanjen. Vill man
att kam
mpanjen ska
all hamna und
der en anna
an överordna
at kampanj
klivkarr man helt ennkelt på dennna i kampanjträdet.
4.
Nam
mn
Här skriver man in namnet mann vill att kam
mpanjen skall ha
5.
Starrtdatum
Startda
atumet för kampanjen,
k
t
t.ex.
2008-0
09-01
6.
Slutd
datum
Slutdattum för kampanjen, t.exx. 2010-09-0
01. (Slutdatuum måste
inte fyllas i.)
7.
Spa
ara
För attt spara kampanjen måstte man klicka
a här innan man
m går
vidare till någon annan
a
del avv systemet.
Här vissas den kam
mpanj som ärr markerad a
att innehålla
a den
nyskap
pade kampa
anjen.
Exempel
ampanjen skkall döpas tilll ”Manual innsamling”
Följande exxempel visarr hur man skapar en ny kampanj. Ka
och ha starttdatum 2008-10-01 sam
mt slutdatum
m 2009-04-0
01. Kampanjjen skall ligg
ga under
”Insamlingsbrev/2008””.
1.
mpanj och kliickar sedan vidare så ”2
2008” är am
mrkerad und
der
Först klickar vi på flikenn skapa kam
överordnat kampanj ”Innsamlingsbreev”, vilket visas i figur 129 nedan.
Sida 120
0
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 129
2.
Sedan fyller man i de fält som visas i rutan med rubriken ”Skapa ny kampanj”. I detta fall använder vi
de data som bestämts för exemplet. Detta visas i figur 130 nedan.
FIGUR 130
Efter att man klickat på ”Spara” så visas kampanjen i kampanjträdet, vilket visas i figur 131 nedan.
Sida 121
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 131
Kampanjen har nu skapats med övermenyn ”2008”. Som man ser i den högra kolumnen så är antalet
anslutna medlemma till just denna kampanj ”0”, d.v.s. inga. Detta beror på att inga medlemmar ännu är
tillagda.
Grafiken som visas i boxen med överskriften ”Översikt” är likaså bara en demonstrationsbild, eftersom
det inte finns någon data att rita en graf av. Så snart som kampanjen har startat och de första gåvorna
har blivit registrerade så ritar systemet ut grafen. Hur man lägger till medlemmar till en kampanj kan
man läsa i kap. 3.1.6 och även i kap. 3.4.9.2
14.1.3 3.4.9.2 Fliken – Administration
Administrationsfliken beskrivs bäst som kampanjernas verkstad. För att ändra inställningar och ta ut data
för olika kampanjer använder man sig av administrationsfliken. Bilden som visas under
administrationsfliken kan ses i figur 132 nedan. Varje sektion är markerad med ett nummer som beskrivs
nedanför figuren.
Sida 122
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 132
1.
mpanjdata
Kam
Visar de viktigaste
v
insställningarna
a för kampa
anjen.
2.
Nam
mn
Kampanjeens namn
3.
Anta
al i urval
Hur många givare som
m är anslutna till denna kampanj
4.
Starrt
Kampanjeens startdatuum
5.
Slut
Kampanjeens slutdatum
m Det är vikttigt att observera att för att en
kampanj skall
s
vara sy
ynlig vid t.exx. registrerinng av betalning måste
”dagens datum”
d
finna
as inom datuumintervallenn ”Start-Stop
p”.
6.
Tota
ala kostnadeer
Kampanjeens totala ko
ostnader
7.
Delkkampanjer
Hur många delkampa
anjer denna kampanj är uppdelad i
8.
Med
del
panj
Medelgåvvan i KR för denna kamp
9.
Med
dian
Mediangå
åvan i KR för denna kam
mpanj
10.
Spa
ara
Efter att man
m utfört fö
örändringar måste man alltid trycka
a på
”spara” föör att ens insställningar skall sparas.
11.
Svarsalternativ
v
Svarsalterrnativen delas upp enlig
gt nedanståeende punkter. Generellt
kan man säga
s
att man måste ang
ge minst ett ttyp av svar för
f att
kampanjeen skall bli sy
ynlig i bildenn för ”registrering av be
etalningar”.
Sida 123
3
[KOMMED] Användarhandledning
Ett ändamål måste inte anges för att ett svarsalternativ skall kunna
sparas.
12.
Typ av svar
Ett svar på en kampanj kan vara av olika typ. Det kan vara en
gåva eller ett svar på en fråga om medlemskap önskas. Oftast är
det ”Gåvor” det handlar om vid insamlingskampanjer.
13.
Ändamål
Gåvoändamål kan definieras att knytas till en kampanj. Man kan
välja flera gåvoändamål som svarsalternativ efter ösnkemål.
14
Befintliga svarsalternativ
Här listas de alternativ som redan blivit registrerade. Som
användare har man inte möjlighet att ta bort redan registrerade
alternativ. Har man av misstag registrerat ett felaktigt
svarsalternativ, eller vill ta bort ett av någon annan anledning
skickar man ett meddelande om detta till kommed’s support, se kap.
1.
15
Typ av aktivitet
Aktiviteterna under kampanjadministrationen är till för att kunna
göra utskick till de givare som är registrerade på kampanjen. I figur
133 nedan visas de tre olika aktiviteter som man kan välja mellan.
FIGUR 133
OCR-satt utskick
Denna aktivitet genererar filer med listor innehållande ett
inbetalningskort per givare, OCR satta.
OCR-satt utskick (tre kort)
Som ovanstående fast tre inbetalningskort genereras per givare.
Utskick utan OCR
Som rubriken antyder genererar detta ett utskick per givare utan
OCR nummer.
16.
Datum
Här anger du datumet då du skapar aktiviteten.
17.
Information
Rutan är till för att en kort anteckning skall kunna göras om vad
aktiviteten hänför sig till.
18.
Skapa aktivitet
När alla fält är ifyllda klickar man på ”Skapa aktivitet”, vilket
genererar filerna. I figur 134 nedan visas bilden efter att
aktiviteten skapats. I figuren har det skapats två aktiviteter samma
datum som båda heter ”Demonstration”.
Sida 124
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 134
Systemet genererar ut
u filer i ”.xls” (Excelform
mat) när anvä
ändaren
klickar på
å någon av ikonerna. Hå
åller man muuspekaren övver någon
av ikonernna så visas en
e informatioonstext om vvad som gennereras via
just den fiilen, dessa beskrivs
b
ävenn här nedanfför.
1.
Den första
a filen skapa
ar en Excelfiil som innehå
åller; Namn och
adresser.
2.
Den andra
a filen skapa
ar en Excelfil som innehå
åller; Namn och adress
tillsammanns med löfte
esbelopp.
3.
Den tredjee filen skapa
ar en Excelfiil som innehå
åller; Namn och adress
med gåvoohistorik
4.
Den fjärde filen skapar en Excelffil som innehå
åller: Namn och adress,
löftesbeloopp och gåvohistorik.
14.1.4 3.4
4.9.3 Skriv a ut inbeta
alningskorrt
Ingen info ännu
ä
15 3.5 GÅVOÄN
G
NDAMÅLL
Vid insamlinng använder man sig avv gåvoändam
mål för att registrera
r
dee inkomna gåvorna. Med
d hjälp av
gåvoändam
målen kan annvändare i systemet
s
få en överblickk över insamlade gåvor till ett speciffikt
ändamål. För
F att komm
ma till bilden som visar gåvoändamå
ål klickar man på ”Gåvooändamål” i
navigationssmenyn, som visas i figurr 135 nedann.
Gåvoändam
målsbilden består
b
av tree separata flikar;
f
”Överrsikt”, ”Skap
pa ändamål”” och ”Adminnistration”.
Dessa tre fllikar beskrivvs i följande kapitel.
Sida 125
5
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 135
15.1.1 3.5
5.1 Fliken - Översikt
Huvudbildeen visar fliken ”Översikt”” när man kliickar på ”gå
åvoändamåll” i navigatioonsmenyn. Biilden visas i
figur 136 nedan,
n
med efterföljande beskrivning av de markerade dellarna.
FIGUR 136
1.
Fliken - Översikt
”Översikt” visas som föörstasida när man går inn under
navigationslänken ”Gå
åvoändamål”
2.
a ändamål
Fliken - Skapa
ar bilden för att skapa et
e nytt
”Skapa änndamål” visa
ändamål, denna
d
flik beskrivs undeer kap. 3.5.2
2
Sida 126
6
[KOMMED] Användarhandledning
3.
Fliken - Administration
”Administration” visar bilden för administration av
gåvoändamål.
4.
Ändamålsträd
Ändamålsträdet visar er organisations alla
gåvoändamål, uppdelade i dess olika kategorier. Figur
137 nedan visar ändamålsträdet.
FIGUR 137
Ändamålen är uppdelade i huvudkategorier med
underliggande kategorier, i ett ”träd” format. Vid
driftstarten av systemet lägger Kommed upp de
huvudkategorier som er organisation vill använda er av,
därefter har administratörer möjlighet att lägga till
underkategorier själva. Hur man lägger till nya
kategorier beskrivs i kap. 3.5.2
5.
Tidsintervall för graf
Alternativen styr vilket tidsintervall som skall visas i
grafen (markerad som punkt 9 i figur 136). De valbara
alternativen är:
•
6, 12 eller 24 månader
6.
Välj visningstyp
Väljer om grafen skall ritas upp baserat på Gåva eller
på summa.
7.
Totalt insamlat för valt tidsintervall
Som rubriken antyder visar denna informationsruta
summan av de insamlade gåvorna för det valda
gåvoändamålet, men även summan för det valda
ändamålet + alla underändamål.
8.
Ändamålsdata
Visar namnet ör ändamålet samt hur många
underliggande ändamål/kategorier som finns.
9.
Graf
Visar grafisk data baserat på de urval användaren gjort
enligt ovanstående punkter.
15.1.2 3.5.2 Fliken – Skapa ändamål
Sida 127
[KOMME
ED] Användarhandledning
Under fliken ”Skapa änndamål” harr administrattörer i system
met möjligheet att skapa nya gåvoänndamål. I
figur 138 visas
v
den bild
d som styr skkapandet avv nya ändam
mål, följt av en beskrivniing av de olika
delarna.
FIGUR 138
1.
damålsträd
Änd
Här vissas ändamålsträdet. När man skapa
ar ett nytt änndamål
väljer man först unnder vilken överkategori
ö
i man vill attt det skall
skapass. I bilden ärr ”Asien” vallt som överlig
ggande kategori.
2.
Skapa nytt gåvoändamål
Inforutan skriver utt med fet stil vilken den överliggand
de
kategoorin kommer att bli. Eftersom ”Asien”” är valt kom
mmer en
kategoori man skap
par här att hamna
h
underr denna, tillsammans
med ”PPakistan och ”Afghanista
an”.
3.
Nam
mn
Här ma
atar man in namnet mann vill att det nya ändamålet skall
få.
15.1.3 3.5
5.2.1 Att skkapa ett ny
ytt gåvoän
ndamål
I nedanståeende exempel går man steg för steg
g igenom hur man skapa
ar ett nytt gå
åvoändamål.
Kriterier
•
•
all skapas soom ligger unnder ”Asien” och heter ”K
Kina”.
Ett ändamål ska
b
arameter skall skapas ”123456” so
om skall visas vid ändam
målet på t.ex
x.
En bokföringspa
dag
grapporter.
Först klickar man på fliken ”Skapa ändamål” och
o ser då bilden för deetta, visas needan i figur
Sida 128
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 139
1.
damålsträd
Änd
I ändamålsträdet väljjer man den kategori ma
an vill att de
et nya
ändamåleet skall hamnna under, i det
d här faller är det ”Asien”.
2.
Öveerliggande ändamål
ä
Systemet visar här attt just ”Asien”” kommer att bli det öve
erliggande
gåvoända
amålet om vi
v väljer att skapa
s
det i d
denna nivå.
3.
Nam
mn
I namn fylller man i de
et namn mann vill att gåvvoändamålett skall få, i
det här fa
allet är det ”Kina”.
”
er man på ”SSpara”. Systtemet visar då
d att
Efter att allla fält i figur 139 ovan är korrekt iffyllda trycke
ändamålet skapats, tillssammans meed att bildenn för att ställa in gåvoänndamålets oolika parame
etrar visas,
enligt figur 140 nedan..
FIGUR 140
Systemet beekräftar att gåvoändam
målet skapatts korrekt ge
enom att dennna bild visa
as. I bilden ovan
o
ser
man att gåvoändamåleets namn helt korrekt blivvit ”Kina”.
n
visar hur man ställler in de bookföringsparametrar man önskar.
Figur 141 nedan
Sida 129
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 141
1.
Bokfföring 1
Här skriveer man in de
en bokföringsparameter man vill ska
all
registrera
as tillsammanns med detta
a gåvoändamål.
m bokförinngsfält 2-5. Efter att alla
a fält är korrrekt ifyllda
Vill man ha ytterligare märkningar använder man
para”.
enligt figur 141 klickarr man på ”Sp
Nu är gåvooändamålet skapat. För att e att det har hamna
at på rätt pla
ats klickar m
man på flikenn ”översikt”.
Systemet viisar då överrsikten över gåvoändam
g
ålen enligt figur
f
142 needan.
Sida 130
0
[KOMMED] Användarhandledning
FIGUR 142
Det nyligen skapade gåvoändamålet ”Kina” är i figuren 142 markerat. Systemet visar den data den har
för detta ändmål. Eftersom inga gåvor har registrerats så syns det ingen sammanställning och ingen graf.
Ändamålet är nu färdigt att användas.
15.1.4 3.5.3 Fliken – Administration
För att administrera ett redan skapat gåvoändamål använder man sig av fliken ”Administration” som
visas nedan i figur 143.
Sida 131
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 143
Man känner igen figur 143 från steeg två i exemplet i kap.. 3.5.2.1. Deenna bild visas när man sparar en
ny kampanj. Man har här
h möjlighett att ändra namnet
n
på kampanjen
k
samt lägga ttill önskade
bokföringsp
parametrar.
16 3.6 RAPPORT
R
TER
Följande avvsnitt beskrivver hur rapp
portfunktioneen fungerar. De menyalternativ som finns under
huvudrubrikken ”Rapporrter” är; (Vissas även i fig
gur 144 ned
dan).
•
•
•
•
•
Tacckbrev
Vällkomstbrev
Konnteringslista
Statusrapport
Kunndlista
FIGUR 144
a
komm
mer ovanståeende rubriker att gås ige
enom.
I följande avsnitt
När man klickar på huvvudrubriken ”Rapporter”” så öppnas automatisktt bilden med
d funktionen för att söka
fram konterringslistor, detta är alltså samma bild som visas om man klicckar på undeermenyn
”Konteringsslista”, vilket gås igenom
m i kapitel 3..6.x
Sida 132
2
[KOMME
ED] Användarhandledning
16.1.1 3.6
6.1 Tackbreev
Tackbrevsfuunktionen nå
ås genom attt man klickarr på menyallternativet ”TTackbrev” enligt figur 14
45 nedan.
FIGUR 145
Funktionen möjliggör uttskick till giva
are baserat på olika kriiterier. Bildeen som visas under menyalternativet
enligt ovan visas nedann i bild 146. Följt av en beskrivning av de olika delarna.
FIGUR 146
1.
Gåvvor givna meellan
Härr anger mann datum för det
d intervall man önskarr få
tackkbrev utskrivvna. Datumeet matas in i formatet YY
YMMDD,
alteernativt YYYY-MM-DD. Används
A
dett förstnämnd
da så
justeerar systeme
et automatiskt så att dattumet visas som
s i det
sena
are exemple
et.
D.v..s. Ett inmata
at datum: 08
80102 justerras till 2008-01-02
2.
Beloopp mellan
Härr anger mann det intervall på gåvobelopp man önskar
ö
nå
med
d sin sökning
g. T.ex. 100 – 5000 Kr.
3.
Frånn
Man har möjligheten att söka på enbart ”Personer” eller
enb
bart ”företag
g”, alternativvt söker mann på ”Alla”.
4.
Skiccka
Närr korrekt info
ormation är inmatat klickar man på ”Skicka”.
Systemet generrerar då en Excelfil inneehållande allla de
giva
are som mattchar de kritterier man angett. Ett ex
xempel på
en sådan
s
fil visas i kap. 3.6
6.2
Sida 133
3
[KOMMED] Användarhandledning
OBS !
Systemet genererar bara tackbrev en gång per givare och datum. Gör man en
sökning kommer en exakt likadan sökning inte att ge något resultat i framtiden.
16.1.2 3.6.1.1 Exempel på uttag av tackbrev
Nedan följer ett exempel på hur man kan ta ut ett tackbrev.
Kriterier
•
•
•
Datumintervall 2008-01-01 – 2008-10-01
Gåvobelopp 100 – 9000 Kr
Söksätt; ”Alla”
Figur 147 nedan visar tackbrevsbilden ifylld enligt ovanstående kriterier.
FIGUR 147
När man har fyllt i bilden för tackbreven korrekt klickar man på ”Skicka”. Systemet genererar då en
Excelfil innehållande alla poster (Givare) som uppfyller de krav man matat in. Figur 148 nedan visar ett
utdrag ur en sådan fil.
Sida 134
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 148
1.
apporten geenererades utifrån
u
Tackkbrevs intervvallet som ra
2.
Adressuppgifterr för varje givare
g
3.
damål som givaren gav till
t
Änd
4.
Datuum då rapporten genererades
5.
Belooppet som givaren gav
a
seda
an efter behhag, till adreessetiketter, brevhuvuden eller liknannde.
Excelfilen används
16.1.3 3.6
6.2 Välkom
mstbrev
Systemet errbjuder en ”välkomstfunktion” för attt er organisation enkelt skall kunna skicka ett
välkomstbreev/mail till de
d givare ni önskar. Systemet generrerar en adrressfil i Excelformat..
Välkomstfunnktionen nåss genom att man klickar på menyalternativet ”V
Välkomstbrevv” enligt figuur 149
nedan.
FIGUR 149
Den rapporrt som generreras basera
as på de inm
matade krite
erier som ligg
ger till grund
d för sökning
gen. I figur
150 nedan visas ”välkoomstbrevs” –bilden
–
och dess
d olika de
elar följt av en beskrivning av de ollika
delarna.
Sida 135
5
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 150
1.
Förssta gåvan skkickat mellann
Man anger här mellan vilka
a datum mann önskar ta ut
u
välkkomstbrev.
2.
Frånn
Man har möjlighet att välja
a att ta ut vä
älkomstbrev för enbart
”Peersoner” ellerr ”Företag”. Alternativett ”Alla” tar med
m alla.
3.
Skiccka
Närr korrekt info
ormation är inmatat klickar man på ”Skicka”
för att generera rapportenn.
16.1.4 3.6
6.2.1 Välko
omstbrev – ett exem
mpel
Nedan följeer en beskrivvning av hurr en välkomstbrevs fil ge
enereras. Enligt exempleet nedan vill man ta ut
välkomstbreev för perioden 080901
1 – 081101 för alla privatpersonerr.
FIGUR 151
Sida 136
6
[KOMME
ED] Användarhandledning
Den fil som genereras är
ä som nämnnts tidigare i Excel forma
at. Utseendeet på filen är detsamma som i figur
148 i tidiga
are exempel.
OBS !
Sysstemet geneererar bara välkomstbre
v
ev en gång per givare och
o datumin
ntervall. Gör
man en söknin
ng, kommer en exakt likkadan sökning inte att ge något reesultat i
fram
mtiden.
16.1.5 3.6
6.3 Konteriingslista
Under menyyalternativet ”Konteringslista” genereras konterringslistor ur systemet. M
Menyalternattivet visas
nedan i figuur 152.
FIGURE 152
Bilden som visar konterringslistan beestår enkelt av fält för innmatning avv datumintervvall. Bilden visas
v
nedan
i figur 153,, följt av en beskrivning av de olika delarna.
FIGURE 153
1.
Fr.o.m. datum
M
Mata
in datum i formateet ”YYMMDD
D”.
2.
m. datum
T.o.m
M
Mata
in datum i formateet ”YYMMDD
D”.
3.
Skiccka
När korrekt datum mata
N
ats in klickar man på ”Skkicka”.
S
Systemet
ge
enererar då en pdf rapp
port.
Sida 137
7
[KOMME
ED] Användarhandledning
Systemet geenererar en pdf fil med konteringsliistor uppdelade per dag
g. Ett kort uttdrag ur en
exempellistta kan ses needan i figur 154.
FIGUR 154
16.1.6 3.6
6.4 Statusr apport
Under menyyalternativet ”Statusrap
pport” har man möjlighett att generera en rappoort om system
mets status.
Menyalternnativet visas nedan i figuur 155.
FIGUR 155
16.1.7 3.6
6.4.1 Exem
mpel – utta g av statu
usrapport
För att generera en sta
atusrapport fyller
f
man i mellan vilka
a datum mann önskar få rrapport. Figuur 156
nedan visarr bilden som
m visas när man
m har klickat på menya
alternativet enligt figur 155.
Sida 138
8
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 156
Ovan är da
atumintervallet 080101 – 080601 ifyllt.
i
För attt generera rapporten kliickar man på ”Skicka”.
Systemet geenererar då
å en XXX fil innehållande
i
e ???.
16.1.8 3.6
6.5 Kundlissta
Ingen generell informattion finns ännu tillgänglig
g.
16.1.9 3.6
6.5.1 Sälja rinformati on
I figur 2 nedan visas deen bild som möter en säljare efter innloggning:
FIGUR 2
De markera
ade delarna
a beskrivs va
ar och en förr sig nedan:
1.
Flikssystem
Hä
är visas tota
alt tre flikar; ”Kundsida”,, ”Mina konttakter samt
”LLogga ut”.
Dee kontakter som är viktig
ga för dig soom säljare synd under
deen markerad
de fliken; ”M
Mina kunder””.
2.
Visa
a privatkunder
Deenna knapp begränsar kundlistan till att enbart visa
prrivatpersone
er.
3.
Visa
a företagskuunder
Deenna knapp begränsar kundlistan till att visa ennbart
fööretagskunde
er.
4.
Visa
a 200 St.
Lisstan visar 20
00st rader (p
personer/fööretag) per sida.
s
5.
Visa
a alla
Viisar alla kunnder samtidig
gt, utan att d
dela upp på
å flera
sid
dor. Är listann väldigt lånng är detta iinte ett bra alternativ
Sida 139
9
[KOMME
ED] Användarhandledning
attt jobba under, eftersom
m systemet lä
ätt kan bli trö
öghanterat.
6.
Kund
dlista
Sidans huvudffält visar kunnduppgifternna i listform. Listan kan
soorteras i stiga
ande/fallannde ordning genom att klicka
k
på
ruubriken i resp
pektive kolum
mn, enligt fig
gur 3 nedann.
FIG
GUR 16-1
Pilarna till hög
ger om kolum
mnnamnet inndikerar stigande eller
fa
allande ordnning.
7.
Ord
dervärde
????
16.1.10
3.6.5.2 Kundsida n
Kundsidan används
a
för att administtrera respekktive kund. Man
M har här möjlighet attt ändra
adressinformation och uppdatera
u
t
telefonnumm
mer mm.
För att kom
mma till respeektive kunds sida, klickar man enkeltt på kunden i listan. Dettta tar en dirrekt till
kundens sid
da.
Nedan visa
as bilden som
m visas (figurr 4), följt av en beskrivning av de ollika delarna
a.
Sida 140
0
[KOMME
ED] Användarhandledning
FIGUR 16-2
1.
mn och adress
Nam
Kundens namn
n
och ad
dress visas. Här
H har man möjlighet attt göra
ändringarr i de fall enn kunds uppg
gifter har förändrats.
2.
Sam
mtalsstöd
Här visas information om kundenss tidigare beeställningar, tillsammans
med datum för senastte samtal.
3.
Anteeckningar
a
Tidigare anteckninga
r rörande deenna kund soom sparats, visas här.
4.
Sam
mtalsnotering
gar
Eventuella
a noteringar som behöveer göras und
der samtalet med
kunden ka
an göras härr.
5.
Registrera ny orrder
Om kundeen vill beställla en vara använder
a
ma
an sig av de
enna ruta.
Belopp
ppet som kunnden köper för.
f
Fyll belop
Produkterr
Sida 141
[KOMMED] Användarhandledning
Här väljer man vilken produkt som kunden vill köpa.
OBS! Det går i dagsläget enbart att lägga till en produkt OBS!
Antal
Fyll i antalet av den produkt som valdes i listan som kunden vill
beställa.
Återkom
Här skriver man in det datum då kunden åter önskar bli kontaktad, i
formatet ”YYYY-MM-DD”.
6.
Historik
Visar en historik över kundens tidigare beställningar.
För att ändringar som görs i kundbilden skall sparas måste man klicka på ”Spara” innan man återgår till
kundlistan. Detta måste ske i varje del där en förändring har gjorts.
16.1.11
Utloggning
Utloggning från systemet sker automatiskt efter 30 minuters inaktivitet, eller genom att klicka på fliken
”Logga ut”, som visas överst i figur 4 ovan.
17 LOGGA UT
Utloggningsknappen används för att lämna systemet på ett säkert sätt genom att avsluta sin session. När
man trycker på knappen ”logga ut” bryts kontakten med systemet och inloggningsskärmen visas återigen.
17.1.1 Automatisk utloggning
Av säkerhetsskäl har systemet en inbygg sk. ”time out”. Detta innebär att en användare som är inloggad
kommer bli urloggad efter en viss tids inaktivitet. Tiden innan systemet avslutar en inloggning är satt till
30 min.
Sida 142