Transcript Landstingets upphandlingsverksamhet

Rapport avseende
granskning av
Landstingets upphandlingsverksamhet
Landstinget Västernorrland
Januari 2014
Innehåll
Sammanfattning ......................................................................... 1
Inledning..................................................................................... 2
Uppdrag och bakgrund ............................................................................ 2
Revisionsfråga ......................................................................................... 2
Revisionskriterier...................................................................................... 2
Avgränsning ............................................................................................. 3
Metod ....................................................................................................... 3
Granskningsresultat ................................................................... 4
Upphandlingspolicy och delegationsbeslut .............................................. 4
Organisation och ansvarsfördelning ........................................................ 5
Stöd vid inköp........................................................................................... 6
Uppföljning och utvärdering ..................................................................... 7
Förutsättningar för kostnadsreduktion ..................................................... 7
Revisionell bedömning ............................................................. 10
Bilagor ...................................................................................... 13
Sammanfattning
Uppdrag och bakgrund
På uppdrag av Landstinget Västernorrlands revisorer har Deloitte granskat
landstingets upphandlingsverksamhet.
Revisionsfråga
Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingets upphandlingsverksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.
Granskningen syftar även till att bedöma om det finns förutsättningar för att
uppnå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade.
Revisionskriterier
Granskningen har huvudsakligen utgått från följande bedömningsgrunder:



Kommunallag (1991:900)
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling
Interna styrdokument avseende upphandling och inköp.
Svar på revisionsfrågan
Vi bedömer att landstingets upphandlingsverksamhet inte fungerar fullt ut
ändamålsenligt. Landstingsstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder
för att nå upp till fullmäktiges mål.
Vi bedömer vidare att det i dagsläget saknas förutsättningar för att nå den
kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade.
Iakttagelser
Granskningen visar att upphandlingsenheten nyligen genomfört en omorganisation och att det pågår ett utvecklingsarbete av upphandlingsverksamheten. Verksamheten behöver dock utvecklas vidare, främst avseende
uppföljning och utvärdering. Vi har även noterat att ansvarsfördelningen
inom den omorganiserade upphandlingsenheten bör förtydligas.
Rekommendationer
Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att:

ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten formaliseras.

upphandlingspolicyn revideras och görs tillgänglig på intranätet.

rutiner tas fram för uppföljning av avtalstrohet och för uppföljning och
utvärdering av upphandlingsprocessen.

i övrigt fortsätta arbeta för att uppnå önskat läge enligt den översyn
som genomfördes år 2010.
Östersund 2014-01-31
DELOITTE AB
Marianne Harr
Projektledare
Mattias Holmetun
Projektmedarbetare
1
Inledning
Uppdrag och bakgrund
Landstinget genomförde år 20101 en översyn av landstingets upphandlingsverksamhet i syfte att effektivisera och förbättra landstingets inköpsprocesser. Översynens resultat gav indikationer på att det givet förändringar av organisation, arbetssätt med mera finns möjligheter till en betydande kostnadsreduktion.
På uppdrag av Landstinget Västernorrlands revisorer har Deloitte granskat
om landstingets upphandlingsverksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt
sätt och om det finns förutsättningar för att uppnå den kostnadsreduktion
som 2010 års översyn indikerade.
Ansvarig nämnd är landstingsstyrelsen.
Revisionsfråga
Inom ramen för granskningens övergripande syfte ska granskningen besvara följande kontrollmål:

Är upphandlingsverksamheten organiserad och dimensionerad för att
ge en kostnadseffektivitet i upphandlingsverksamheten?

Finns en tydlig ansvarsfördelning mellan landstingets upphandlingsavdelning och övriga verksamheter?

Finns en tydlig ansvarsfördelning inom upphandlingsenheten?

Är landstingets riktlinjer och regelverk för upphandlingsverksamheten
anpassade till gällande upphandlingslagstiftning?

Ger den information som finns tillgänglig på landstingets intranät ett
tillräckligt stöd vid inköp?

Genomförs uppföljning och utvärdering av genomförda upphandlingar
(avseende ekonomiskt utfall, kvalitet, antalet överprövade upphandlingar etc.)?

Genomförs uppföljningar av efterlevnaden av landstingets interna
riktlinjer och regelverk?

Genomförs uppföljningar av att inköp sker utifrån upphandlade avtal?

Finns förutsättningar för att uppnå den kostnadsreduktion som 2010
års översyn indikerade?
Revisionskriterier
Granskningen har huvudsakligen utgått från följande bedömningsgrunder:

Kommunallag (1991:900)

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)
1
Utredning av upphandlings-och inköpsverksamheten – Slutrapport, 29 okt 2010
2

Landstingsplan

Policys, riktlinjer och regler avseende upphandling och inköp inom
Landstinget Västernorrland
Avgränsning
Granskningen avgränsas till upphandling av ramavtal.
Metod
Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. En
förteckning av de som intervjuats framgår av bilaga 1.
Rapporten har faktagranskats av upphandlingschefen, upphandlingsenhetens controller samt projektledaren för INSE-projektet.
3
Granskningsresultat
Upphandlingspolicy och delegationsbeslut
Inom landstinget finns en, av landstingsstyrelsen, fastställd upphandlingspolicy. Policyn omfattar även riktlinjer för upphandling av vilka framgår att
all upphandling ska ske i samverkan mellan upphandlingsenheten och
användarna.
Enligt policyn utgör följande dokument ”förutsättningarna för landstingets
samtliga upphandlingar:

Beskrivning av upphandlade enheter, bilaga 1 med datum 2000-0630.

Belopp för direktupphandling, bilaga 2 med datum 2000-06-30.

Kvalitetshandbok för Landstinget Västernorrland, bilaga 3 med datum
2000-06-30.

Regler för utrustningsprojekt, bilaga 5 med datum 2000-06-30.

Landstingets miljöpolicy.

Landstingets arbetsordning och delegationsreglemente.

Lagar och författningar.”
Av policyns bilaga 2A framgår de beloppsgränser som gäller för direktupphandling ute i verksamheten. Direktupphandling får ske ute i verksamheten
upp till två prisbasbelopp2 om inköpet avser varor och upp till 4 prisbasbelopp om inköpet avser tjänster. Upphandlingsenheten får, enligt policyn,
direktupphandla upp till 7 prisbasbelopp, vilket varken är förenligt med
gällande vidaredelegation eller LOU.
Enligt gällande vidaredelegering från landstingsdirektören3 får upphandlingschefen genomföra direktupphandling för hela landstingets räkning upp
till 15 procent av tröskelvärdet enligt lagen om offentlig upphandling.
Denna vidaredelegation överensstämmer med den beloppsgräns som
gäller för direktupphandlingar enligt 15 kap, 3 §, 2 st, LOU och motsvarar
ca 271 tkr4 (ca 6 prisbasbelopp).
Vi har vid vår granskning noterat att det pågår en revidering av upphandlingspolicyn. Enligt upphandlingschefen återstår endast en komplettering
med miljöaspekter innan den nya policyn kan fastställas.
Enligt upphandlingschefen pågår ett arbete för att förbättra styrningen av
upphandlingsverksamheten genom framtagande av både en upphandlingsstrategi och en verksamhetsplan för upphandlingsenheten.
2
Prisbasbelopp 2013: 44 500 kr
Prisbasbelopp 2014: 44 400 kr
3 Dnr 13LS302
4 www.kkv.se, 2014-01-07
4
Organisation och ansvarsfördelning
Enligt § 6 i landstingsstyrelsens reglemente har landstingsstyrelsen ansvar
för att fullgöra landstingets uppgifter inom lagen om offentlig upphandling.
Ansvaret vid utförandet av landstingets upphandlingar är fördelat mellan
verksamheten och upphandlingsenheten. Som nämnts ovan ska all upphandling ske i samverkan mellan upphandlingsenheten och verksamheten.
Den revidering av policyn som pågår innebär i huvudsak ingen förändring i
detta avseende.
För att en upphandling ska genomföras krävs i normalfallet att upphandlingsenheten får ett uppdrag av en verksamhet/beställare. Upphandlingsuppdraget lämnas till upphandlingsenheten på, för ändamålet, fastställd
blankett.
Upphandlingarna genomförs i projektform och leds av upphandlingsenheten.
Den uppdragsgivande verksamheten ansvarar för att upphandslingsprojektet bemannas med kompetens från berörd verksamhet samt för utformningen av kraven för varan/tjänsten.
Den upphandlare som utsetts till projektledare ansvarar för att upphandlingsprojektet tillförs övrig kompetens som är nödvändig för genomförandet
av upphandlingen, t.ex. experter inom medicinteknik, IT och fastighet.
Upphandlingsenheten – organisation och kompetens
Den översyn av upphandlings- och inköpsverksamheten som genomfördes
under 2010 visade att övriga verksamheter inom landstinget bedömde att
upphandlingsenheten var underbemannad och att resurserna behövde
utökas för att säkra en effektiv upphandlingsprocess.
Vid sammanträdet den 14 juni 2011 beslutade landstingsstyrelsen att i
budget för 2012 samt i plan för 2013-2014 inarbeta en utökning av upphandlingsenheten till 21 personer.
Beslutet fattades utifrån en kartläggning av kompetens- och resursbehovet
på upphandlingsenheten5 som slutrapporterades i januari 2011. Av kartläggningen framgår att upphandlingsenheten bör bestå av upphandlingschef, två jurister, två controllers, en miljöansvarig, fyra personer som jobbar med e-handel, en administratör och 10 upphandlare.
Enligt upphandlingschefen omfattar enheten i dagsläget 25 personer och
har till viss del en annan sammansättning än vad som föreslogs i kartläggningen. Enheten består i dagsläget av upphandlingschef, en jurist, en controller, miljöhandläggare, administratör, elva upphandlare, tre avtalshandläggare samt sex handläggare för inköp och e-handel. Den nya organisationen av upphandlingsenheten trädde enligt upphandlingschefen i kraft
den första januari 2014.
5
Kartläggning av kompetens- och resursbehovet på upphandlingsenheten – Slutrapport,
januari 2011
5
Enligt upphandlingschefen övervägs om det ska tillsättas chefer för upphandlarna respektive E-handel och Inköpsservice inklusive avtalshandläggarna.
Inom enheten finns en bred kompetens och en mångårig erfarenhet från
offentlig upphandling och förhandlingar. Enligt upphandlingschefen har
enheten dock haft en hög personalomsättning under de senaste åren. Fem
av de elva upphandlarna och två av de tre avtalshandläggarna är nyanställda. Upphandlingschefen uppger att det är svårt att rekrytera upphandlare med erfarenhet av LOU vilket gör att en nyrekrytering oftast innebär en
begränsad kapacitet under en upplärningsperiod på mellan sex och tolv
månader.
Ansvarfördelning inom upphandlingsenheten
Enligt upphandlingschefen finns inga arbetsbeskrivningar för de befattningar som finns i den omorganiserade upphandlingsenheten. Upphandlingschefen uppger dock att avsikten är att sådana beskrivningar ska tas
fram.
Av processdokumentationen framgår dock i viss utsträckning hur ansvaret
inom upphandlingsenheten har fördelats.
Upphandlarna ansvarar för upphandlingen fram till dess att avtalet undertecknats av båda parter (landstinget enligt delegationsordning och leverantör). Efter undertecknandet av avtalet anses upphandlingen vara avslutad
och ärendet övergår till en avtalsprocess. Avtalet överlämnas då till avtalshandläggare som ansvarar för upprättande av en avtalsplan som ska belysa de aktiviteter som ska genomföras för avtalet under avtalsperioden.
Stöd vid inköp
På landstingets intranät finns information som beskriver vad som gäller vid
inköp och upphandling. Informationen omfattar bland annat kontaktuppgifter till upphandlingsenheten, avtalskatalog, tillvägagångssätt för att beställa
behörigheter till inköpssystem, manualer som beskriver hur beställningar
går till, rutiner för de fall då varor och tjänster saknas i inköpssystem/avtalskatalog och blanketter för upphandlingsuppdrag. Vi har dock
noterat, liksom vid tidigare genomförd granskning6, att landstingets upphandlingspolicy inte finns tillgänglig på landstingets intranät. Enligt upphandlingschefen kommer den reviderade policyn att publiceras på intranätet i anslutning till den övriga informationen om upphandling.
Intervjuer avseende den information som finns tillgänglig på landstingets
intranät och i inköpssystemen samt avseende upphandlingsenhetens tillgänglighet har genomförts med beställare inom landstinget. Vid dessa
intervjuer har framkommit att den information som finns tillgänglig på intranätet och i inköpssystemen i stort sett ger ett tillräckligt stöd vid inköpen.
De intervjuade uppger även att de fått den hjälp de behövt i de fall upphandlingsenheten kontaktats för ytterligare information och/eller stöd. Ett
par av de intervjuade upplever dock att strukturen på intranätet gör att det
är svårt att hitta fram till informationen.
6
Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010
6
Som även framkommit vid tidigare granskning7 upplever de intervjuade att
den sökmotor som finns i avtalskatalogen inte utgör ett tillräckligt stöd för
att hitta gällande avtal. Det har även framkommit synpunkter på att de produkt- och tjänstebeskrivningar som finns i upphandlings-/inköpssystemen
inte är tillräckligt informativa.
Enligt upphandlingschefen har det påbörjats ett arbete inför upphandling
av ett nytt upphandlingssystem och i detta arbete kommer, enligt uppgift,
sökfunktionen i avtalskatalogen att beaktas.
De intervjuade beställarna upplever överlag att det är tydligt hur de ska
agera om avtal saknas för de varor och tjänster som de behöver och vart
de kan vända sig om frågor skulle uppstå. Upphandlingsenhetens tillgänglighet uppges vara tillräcklig i de allra flesta fall.
Uppföljning och utvärdering
Av landstingsplanen 2013-2015 framgår att gjorda inköp ska följas upp och
kontrolleras samt att det krävs trohet, från samtliga verksamheter, mot
ingångna avtal.
Upphandlingschefen och upphandlingsenhetens controller ser uppföljning
och utvärdering av verksamheten som ett utvecklingsområde liksom uppföljning av efterlevnad av styrdokument och förekomsten av inköp som
görs vid sidan om upphandlade avtal (avtalstrohet).
Upphandlingsenheten har under de senaste åren inte haft någon verksamhetsplan men som tidigare nämnts pågår ett arbete för att ta fram en sådan. Enligt upphandlingschefen och controllern har det, som en del i detta
arbete, tagits fram kortsiktiga mål och aktiviteter. Enligt uppgift genomförs
månadsvisa uppföljningar av de kortsiktiga målen.
Handläggningen av upphandlingar följs regelbundet upp bl.a. avseende
antal ärenden per upphandlare och handläggningstid.
Av processdokumentationen för avtalsprocessen framgår att uppföljningar
av ramavtal genomförs enligt den avtalsplan som fastställs för respektive
avtal. Sådan uppföljning kan, om det anses aktuellt för det enskilda avtalet,
bland annat omfatta förekomst av reklamationer, efterlevnad av avtalsvillkor och avstämningsmöten med leverantören.
Enligt upphandlingschefen och controllern genomförs inte någon systematisk och regelbunden uppföljning av avtalstrohet eller efterlevnaden av
interna styrdokument. Detta beror, enligt upphandlingschefen, på att den
manuella hanteringen för att få ut relevant statistik ur landstingets upphandlings- och inköpssystem är för omfattande.
Förutsättningar för kostnadsreduktion
Vid den översyn av upphandlings- och inköpsarbetet som genomfördes år
2010 identifierades en potential till kostnadsbesparingar på totalt 70-102
miljoner kr. Beloppet räknades fram utifrån ett uppskattat inköpsbelopp om
ca 2,7 miljarder kronor och ett antal andra antaganden/förutsättningar. En
7
Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010
7
förutsättning var att landstinget genomförde ett antal föreslagna åtgärder
och uppnådde ett ”börläge”.
Åtgärdsförslagen (drygt 50 punkter) bestod bland annat av införande av
nytt e-handelssystem, utveckling av kategoristyrning, uppföljning av avtalstrohet och efterlevnad av styrdokument, framtagande av ny upphandlingsrutin och upphandlingspolicy där upphandlingsenheten involveras i samtliga upphandlingar, utökning av upphandlingsenheten samt upprättande av
kommunikationsplan för att stärka kännedomen om upphandlingsfunktionens uppdrag/roll och vikten av avtalstrohet.
I rapporten från översynen rekommenderades landstinget att lansera ett
program för att uppnå det föreslagna börläget samt för att säkra att maximal nytta uppnås med befintliga systemstöd och arbetssätt.
Vid landstingsstyrelsens sammanträde 2011-06-14 behandlades yttrande
över revisionsrapporten ”Inköp utan upphandling”. Av yttrandet framgår att
landstingsstyrelsen beslutat att genomföra samtliga föreslagna åtgärder.
Utifrån översynen pågår satsningen ”Inköpsstrategi med E-handel – INSE”,
för att utveckla landstingets inköpsorganisation och därigenom förbättra
möjligheterna för att nå de mål som fullmäktige beslutat och förbättra
landstingets totala ekonomi.
Det framgår dock inte av ovan nämnda yttrande när förändringsarbetet ska
vara genomfört men enligt projektledaren8 för INSE-projektet skulle förändringarna ha varit genomförda vid utgången av år 2013.
Enligt upphandlingschefen och projektledaren för INSE-projektet har de
föreslagna åtgärderna hittills endast genomförts till viss del.
Enligt projektledaren för INSE-projektet är införandet av det nya ehandelssystemet en förutsättning för att kunna genomföra många av de
övriga förbättringsåtgärderna. Införandet av det nya e-handelssystemet har
dock blivit kraftigt försenat. Enligt uppgift beror förseningen bland annat på
att det inte funnits pengar att avsätta för inköp av det nya systemet (ca 5-7
mkr) samt att det uppstått förseningar i upphandlingsarbetet. Beslut om
genomförande av en upphandling av ett nytt e-handelssystem fattades av
landstingsstyrelsen i september år 2013.
Av landstingsplanen 2013-2015 framgår att den beräknade kostnadsreduceringseffekten inom området inköp och upphandling som ska effektueras
fram till år 2014 uppgår till 81 miljoner kr. Denna kostnadsreduceringseffekt
är, enligt landstingsstyrelsens yttrande över revisorernas rapport ”Inköp
utan upphandling”, beräknad utifrån att upphandlingsenheten är inblandade i en inköpsvolym om 2,7 miljarder kronor, en fördubbling jämfört med
år 2010.
Av landstingsplanen 2014-2016 framgår att en kostnadsreduceringseffekt
om 59 miljoner kronor inom området inköp och upphandling ska effektue-
8
Projektledaren var upphandlingschef vid tidpunkten för översynen.
8
ras fram till år 2015. Beloppet har beräknats efter en uppdaterad ”spendanalys”9 genomförd i maj 2012.
Enligt den uppdaterade spendanalysen, som baseras på inköpsdata från
år 2011, beror skillnaden mellan den uppskattade kostnadsreduceringseffekten i översynen (102 mkr inkl. moms, 93 mkr exkl. moms) och i landstingsplanerna (81 respektive 59 mkr exkl. moms) bland annat på att kategorin ”Läkemedel” har lyfts ut och hanteras för sig samt att landstinget har
beslutat att inte lägga ut delar av ambulanstransporterna på entreprenad.
9
En spendanalys är ett hjälpmedel för att analysera en organisations inköpsmönster. Den
kan användas som grund för att utforma inköpsstrategier och ger förutsättningar för att t.ex.
analysera hur inköp sker.
9
Revisionell bedömning
Vi bedömer att landstingets upphandlingsverksamhet inte fungerar fullt ut
ändamålsenligt. Landstingsstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder
för att nå upp till fullmäktiges mål.
Denna bedömning grundar vi främst på följande iakttagna brister:

den nya upphandlingsorganisationen ännu inte är helt inarbetad och
ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten bör förtydligas,

det saknas rutiner och systemstöd för systematisk och regelbunden
uppföljning av avtalstroheten och efterlevnaden av interna styrdokument,

det saknas dokumenterade rutiner för systematisk och regelbunden
uppföljning och utvärdering av upphandlingsenhetens processer.
Vi bedömer vidare att det i dagsläget saknas förutsättningar för att nå den
kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade.
Denna bedömning grundar vi på:

att de i översynen föreslagna åtgärderna endast har genomförts till
viss del,

att det pågående utvecklingsarbetet blivit kraftigt försenat,

att befintliga sökfunktioner för sökning av produkter/gällande avtal
behöver förbättras.
Organisation och ansvarsfördelning
Upphandlingar genomförs i projektform och ska enligt de styrande dokumenten alltid genomföras i samverkan mellan upphandlingsenheten och
övrig verksamhet.
Upphandlingsenhetens personella resurser har sedan 2010 utökats med
10 tjänster och omorganiserats för att skapa bättre förutsättningar för att
kunna möta landstingets totala behov av upphandlingar på ett effektivt sätt.
Organisationen är dock ännu så pass ny och en stor del av upphandlingsenhetens personal har tillträtt sina tjänster relativt nyligen vilket innebär att
det troligen kommer att krävas en viss inlärningsperiod innan organisationen kan fungera effektivt.
Vi bedömer att ansvarsfördelningen mellan landstingets upphandlingsenhet och övriga verksamheter är tillräckligt tydlig. Av upphandlingspolicyn,
både den nu gällande och det förslag på ny policy som vi tagit del av, samt
den information om upphandling som finns tillgänglig på landstingets intranät framgår hur ansvaret fördelats.
Ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten kan dock förtydligas. Till
viss del framgår ansvarsfördelningen för den omorganiserade upphandlingsenheten av processdokumentationen. Förutsättningarna för en effektiv
10
upphandlingsverksamhet skulle dock, enligt vår mening, stärkas om ansvarsfördelningen formaliseras på ett tydligare sätt.
Styrande dokument
Den nu gällande upphandlingspolicyn är till vissa delar inte förenlig med
gällande lagstiftning och överensstämmer inte med gällande delegationsbeslut. Granskningen visar dock att det pågår ett utvecklingsarbete av
interna styrdokument för upphandlingsverksamheten. Policyn kommer att
revideras så att den inte längre strider mot lagstiftningen. Enligt uppgift
håller även en upphandlingsstrategi samt en verksamhetsplan för upphandlingsenheten på att arbetas fram för att tydliggöra vilka mål upphandlingsverksamheten ska styras utifrån.
Stöd vid inköp
Vi bedömer att den information som finns tillgänglig på landstingets intranät ger ett tillräckligt stöd vid inköp. Denna bedömning delas av de flesta
av beställare inom landstinget som vi genomfört intervjuer med.
Informationen på intranätet bör dock kompletteras med gällande upphandlingspolicy.
Uppföljning och utvärdering
Granskningen visar att uppföljning och utvärdering av upphandlingsverksamheten kan förbättras. Som även konstaterats vid tidigare granskningar10 saknas rutiner och systemstöd för systematisk och regelbunden uppföljning av avtalstroheten och efterlevnaden av interna styrdokument.
Landstingsfullmäktiges krav på uppföljning och kontroll av avtalstrohet
uppfylls således inte. Det saknas även dokumenterade rutiner för systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av upphandlingsenhetens
processer.
Förutsättningar för kostnadsreduktion
Landstingsstyrelsen har fattat beslut om genomförande av samtliga föreslagna åtgärder som framkom i översynen. Granskningen visar dock att de
åtgärder som föreslogs vid översynen inte har genomförts och det börläge
som utgjorde en förutsättning för den identifierade årliga potentialen till
kostnadsreduktion (102 msek) har därmed inte uppnåtts.
Som beskrivits ovan saknar landstinget rutiner och systemstöd för uppföljning av förekomsten av inköp som görs vid sidan om upphandlade avtal.
Landstinget har därför inte tillräckliga förutsättningar för att kunna beräkna
eventuell kostnadsbesparing som uppnås genom upphandlingsverksamheten.
En förutsättning för kostnadsreduktion genom upphandlingsverksamheten
är att avtalstroheten är hög och att inköps-/beställningsprocessen är effektiv. För att öka möjligheterna för en hög avtalstrohet och en effektiv inköps/beställningsprocess är det viktigt att upphandlade avtal hålls tillgängliga
10
Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010
Inköp vid landstingets folkhögskolor, Revisionsrapport november 2012
11
och att sökbarheten är god. Granskningen visar att de befintliga sökfunktionerna för sökning av produkter/gällande avtal behöver förbättras.
Rekommendationer
Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att:

ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten formaliseras.

upphandlingspolicyn revideras skyndsamt och tillgängliggörs på
landstingets intranät.

rutiner tas fram för uppföljning av avtalstrohet.

rutiner tas fram för uppföljning och utvärdering av upphandlingsprocessen.

i övrigt fortsätta arbeta för att uppnå börläget enligt den översyn som
genomfördes år 2010.
12
Bilagor
Bilaga 1 - Intervjuade
Nils Göran Johansson – Upphandlingschef
Ingrid Berglund Stjernberg – Controller, Upphandlingsenheten
Sören Lanner – Projektledare, Inköpsstrategi med E-handel-INSE
Carina Öhgren – Beställare, Städ/transport
Carina Liljestrand – Beställare, HR
Anna Vallin – Beställare, Medicinskt bibliotek
Lena Pettersson – Beställare, Hjälpmedel
Helen Hägg – Beställare, Hjälpmedel
Marie Fertig – Beställare, Ålsta Folkhögskola
Viviane Rönnqvist – Beställare, Forskning och utveckling
13
Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: ”limited by guarantee”), och dess nätverk
av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för
Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about.
Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en
mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup
lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence.
Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående
företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som
kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt
för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument.
© 2013 Deloitte AB