Transcript Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?
INSTRUKTIONER FÖR FILÖVERFÖRING
Nationell brukarundersökning för äldre
2013
Till dig som är kontaktperson i kommunen för den nationella
brukarundersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? 2013.
Årets mätning blir den första som omfattar samtliga äldre i landet som erhåller hemtjänst eller bor
permanent på särskilt boende. Motivet till en nationell totalundersökning är inte minst att resultaten
ska kunna användas för verksamhetsförbättringar i kommunerna. Socialstyrelsen behöver
kommunernas hjälp med leverans av person- och verksamhetsuppgifter för att kunna redovisa
resultaten på en finare nivå än kommunnivå.
I denna instruktion finns anvisningar om de uppgifter om personer och verksamheter som
Socialstyrelsen genom oss på Indikator ber kommunerna att leverera och hur leverans går till.
Leveransen är frivillig. Vi hoppas att informationen ska vara möjlig att leverera i så stor utsträckning
som möjligt. Ju bättre information som levereras, desto bättre förutsättningar finns det att redovisa
resultaten på en nivå som gör att verksamheterna aktivt kan arbeta med förbättringsverksamhet
utifrån resultatet.
Totalt är det fyra filer som kommunen ombeds överföra:
1. En fil med uppgifter om de personer i kommunen som bor på särskilt boende
2. En fil med uppgifter om de särskilda boenden som de äldre bor på
3. En fil med uppgifter om de personer i kommunen som erhåller hemtjänst
4. En fil med uppgifter om hemtjänstverksamheterna som de äldre erhåller insatser från
På www.indikator.org under fliken Äldreundersökning 2013 finns excelmallar för person- och
enhetsdata att ladda ner.
Kommunens kontaktperson har även erhållit ett rekommenderat brev med inloggningsuppgifter för
att via www.indikator.org överföra filer med person- och enhetsdata till Indikator via en krypterad
webbtunnel.
Observera. Er leverans behöver vi senast den 15 april.
Har du frågor rörande leveransen av informationen och tekniken för detta är du hjärtligt välkommen
att höra av dig till oss på Indikator:
[email protected] eller via telefon 031-730 31 80
Vänliga hälsningar
Johan Frisack och Antje Nussbicker
Undersökningsledare, Institutet för kvalitetsindikatorer
Ulrika Ingelsson och Homan Amani är kontaktpersoner på Socialstyrelsen
[email protected]
3
Leverans av information om Särskilda
boenden
1. Målpopulation - särskilda boenden
Med målpopulation menas de personer som ingår i den grupp som ska undersökas och som ska få en
enkät. För undersökningens kvalitet är det av stor vikt att alla kommuner följer nedanstående
definition av målpopulationen för särskilda boenden.
•
Personerna ska ha fyllt 65 år senast den 28 februari 2013.
•
Personerna ska ha verkställt biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 § (SoL) om permanent särskilt
boende den 28 februari 2013.
•
Observera. Personer som bor på Serviceboende ska ni placera i filen för hemtjänst, för att de
ska erhålla hemtjänstenkäten i stället för särskilt boende-enkäten. (Socialstyrelsen har fått
information från kommuner om att hemtjänstenkäten passar bäst för det innehåll som
serviceboendena omfattar.)
(Indikator kommer innan utskicket av enkäter och påminnelser att kontrollera samtliga personer mot
folkbokföringen och exkludera personer som avlidit, emigrerat efter den 28 februari 2013 eller bor i
särskilt boende och som har bytt bostadsadress efter den 28 februari 2013).
Uppgifterna för målpopulationen tas ut från kommunens register över personer som har verkställt
biståndsbeslut om särskilt boende.
Excelfilen med persondata ska bygga på mallen ”Mall persondata särskilt boende” och innehålla
samtliga äldre i kommunen som ingår i målpopulationen särskilt boende. Filen ska vara döpt så att
innehållet tydligt framgår, t.ex. ”Persondata särskilt boende Eskilstuna kommun” och får inte vara
skrivskyddad.
Följande uppgifter om varje person ska framgå ur excelfilen:
•
•
•
•
Kommun där boendet är placerat (kan vara annan kommun än den beslutande)
Stadsdel där boendet är placerat (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
Namn på boendet
Del av boendet (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
•
•
Personnummer (12 siffror ÅÅÅÅMMDD-NNNN)
Inflyttningsdatum (om uppgiften ej finns tillgänglig lämnas kolumnen tom)
4
Beskriv gärna kommunens boenden så detaljerat som möjligt, med hänsyn till vad som är relevant i
er kommun. Bilden nedan illustrerar ett exempel på hur olika nivåer kan beskrivas i excelfilen. (Om
boendet är organiserat så att fler kolumner behövs, kontakta Indikator.)
Exempel på excelfilernas utseende
Personen född 1912-12-12 bor på det stora boendet Svalan som är uppdelat i flera avdelningar (i
detta fall bor han på avdelning 2) som ligger i de västra delarna av Exempelkommun.
Personen född 1912-12-12 bor på ett boende som inte har några avdelningar och som ligger i de
västra delarna av Exempelkommun. Uppgiften om Inflyttningsdatum finns ej tillgänglig.
2. Enhetsdata/organisatoriska nivåer särskilt boende
Förutom uppgifter om personer som bor i särskilda boenden behövs också information om de
boenden som de äldre bor på. Informationen används för kvalitetssäkring av insamlad data och ökar
möjligheterna att analysera och presentera resultaten på olika sätt.
Excelfilen ska bygga på mallen ”Mall enhetsdata särskilt boende” och behöver innehålla specifik
information om samtliga särskilda boenden som kommunens äldre bor på. Filen ska vara döpt så att
innehållet tydligt framgår, t.ex. ”Enhetsdata särskilt boende Eskilstuna kommun” och får inte vara
skrivskyddad.
5
OBS! De fyra första kolumnerna ska vara identiska med de fyra första i persondatafilen
•
•
•
•
Kommun där boendet är placerat (kan vara annan kommun än den beslutande)
Stadsdel där boendet är placerat (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
Namn på boendet
Del av boendet (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
•
•
Om boendet har platser avsedda för dementa ska detta anges som Ja/Delvis/Nej
Regi ska anges som Offentlig/Enskild, se definition:
Offentligt finansierad verksamhet som utförs i:
Offentlig regi = Kommunens egen regi som drivs i huvudsak med kommunalt anställd personal eller
utförs i regi av annan kommun, landsting/region eller av kommunalförbund.
Enskild regi = Kommunägda företag, privata företag, föreningar, stiftelser, kooperativ, och av
trossamfund.
(Här ingår således all verksamhet som kommuner köper av enskilda vård- och omsorgsgivare oavsett
om de har upphandlats som en hel driftsentreprenad eller i form av enstaka platser)
•
•
•
•
•
Om verksamheten bedrivs i enskild regi, ange namnet på organisationen
Organisationens organisationsnummer
Postadress till boendet
Postnummer till boendet
Postort till boendet
Exempel på excelfilernas utseende
Exempelkommun har boendet Äldregården som har två delenheter i stadsdelen Väster. Inga av
platserna är avsedda för dementa. Verksamheten drivs i offentlig regi.
Exempelkommun har boendet Svalan i Stadsdelen Väster. Inga av platserna är avsedda för dementa.
Boendet bedrivs som en enskild verksamhet. I detta fall Attendo Care.
6
Leverans av information om hemtjänst
3. Målpopulation - hemtjänst
Med målpopulation menas de personer som ingår i den grupp som ska undersökas och som ska få en
enkät. För undersökningens kvalitet är det av stor vikt att alla kommuner följer nedanstående
definition av målpopulationen för hemtjänst.
•
•
Personerna ska ha fyllt 65 år senast den 28 februari 2013.
Personerna ska bo i ordinärt boende och ha verkställt biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 § (SoL)
om hemtjänst den 28 februari 2013. Hemtjänsten ska omfatta minst två timmars hemtjänst i
månaden omfattande minst en av insatserna service, personlig omvårdnad, ledsagning,
avlösning av anhörig i hemmet. (Observera. Personer som enbart har hemtjänstinsatserna
matdistribution och/eller trygghetslarm ska inte ingå.)
•
Notera. Ta med alla personer som ingår i målpopulationen även om de är registrerade för
både hemtjänst och särskilt boende. Indikator kommer i förekommande fall att justera för
dubbletten och låter personen ingå i urvalet för särskilt boende.
Om kommunen har serviceboenden, ber vi er dock att registrera dessa personer endast i
hemtjänstfilen. Socialstyrelsen har lyssnat till kommuner och tillgodoser önskemål om att
dessa personer ska erhålla hemtjänstenkäten i första hand.
•
(Indikator kommer innan utskicket av enkäter och påminnelser att kontrollera samtliga personer mot
folkbokföringen och exkludera personer som avlidit, emigrerat efter den 28 februari 2013 eller har
hemtjänst och som har flyttat till en annan kommun efter den 28 februari 2013.)
Uppgifterna för målpopulationen ska tas ut från kommunens register över personer som har
verkställt biståndsbeslut om hemtjänst.
Excelfilen ska bygga på mallen ”Mall persondata hemtjänst” och behöver innehålla samtliga
personer i kommunen som ingår i målpopulationen hemtjänst. Filen ska vara döpt så att innehållet
tydligt framgår, t.ex. ”Persondata hemtjänst Eskilstuna kommun” och får inte vara skrivskyddad.
Följande uppgifter om varje person ska framgå ur excelfilen:
•
•
•
•
Kommun där hemtjänsten är placerad (kan vara annan kommun än den beslutande)
Stadsdel där hemtjänsten är placerad (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
Namn på hemtjänstenheten
Utförare/Arbetslag (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
•
Personnummer (12 siffror ÅÅÅÅMMDD-NNNN)
7
Beskriv gärna kommunens hemtjänstverksamheter så detaljerat som möjligt, med hänsyn till vad
som är relevant i er kommun. Bilden nedan illustrerar ett exempel på hur olika nivåer kan beskrivas i
excelfilen. (Om hemtjänstverksamheterna är organiserade på annat sätt, kontakta Indikator.)
Exempel på excelfilernas utseende
Personen född 1912-12-12 får hemtjänst i Exempelkommun stadsdel Söder som har olika arbetslag i
hemtjänsten.
Exempelkommun har inga stadsdelar. Delar av hemtjänsten bedrivs av ett privat företag. Kommunen
har ingen kunskap om företagets organisation i arbetslag.
4. Enhetsdata/organisatoriska nivåer hemtjänst
Förutom uppgifter om personer som erhåller hemtjänst behövs också information om de
hemtjänstverksamheter som de äldre erhåller insatser från. Informationen används för
kvalitetssäkring av insamlad data och ökar möjligheterna att analysera och presentera resultaten på
olika sätt.
Excelfilen ska bygga på mallen ”Mall enhetsdata hemtjänst” och behöver innehålla specifik
information om samtliga ansvariga hemtjänstenheter för kommunens äldre som erhåller insatser.
Filen ska vara döpt så att innehållet tydligt framgår, t.ex. ”Enhetsdata hemtjänst Eskilstuna kommun”
och får inte vara skrivskyddad.
8
OBS! De fyra första kolumnerna ska vara identiska med de fyra första i persondatafilen
•
•
•
•
Kommun där hemtjänsten är placerad (kan vara annan kommun än den beslutande)
Stadsdel där hemtjänsten är placerad (om inte relevant kan kolumnen lämnas tom)
Namn på hemtjänstenheten
Utförare/Arbetslag (om inte relevant, lämna kolumnen tom)
•
•
Serviceboende Ja/Nej
Regi ska anges som Offentlig/Enskild, se definition:
Offentligt finansierad verksamhet som utförs i:
Offentlig regi = Kommunens egen regi som drivs i huvudsak med kommunalt anställd personal eller
utförs i regi av annan kommun, landsting/region eller av kommunalförbund.
Enskild regi = Kommunägda företag, privata företag, föreningar, stiftelser, kooperativ, och av
trossamfund.
(Här ingår således all verksamhet som kommuner köper av enskilda vård- och omsorgsgivare oavsett
om de har upphandlats som en hel driftsentreprenad eller i form av enstaka platser)
•
•
•
•
•
Om verksamheten bedrivs i enskild regi, ange namnet på organisationen
Hemtjänstenhetens organisationsnummer
Postadress till hemtjänstenheten
Postnummer till hemtjänstenheten
Postort till hemtjänstenheten
Exempel på excelfilernas utseende
Exempelkommun har i stadsdelen Öst det privata aktiebolaget Hemtjänst AB som bedriver hemtjänst
i två olika team med samma verksamhetschef.
Exempelkommun har en hemtjänst för hela kommunen. Hemtjänsten bedrivs i offentlig regi.
9
Säker överföring till Indikator
För att säkra sekretessen vid dataöverföringen krävs att all kommunikation av personuppgifter och
enhetsuppgifter till Indikator sker via den krypterade webbtunnel som finns på Indikators hemsida.
www.indikator.org.
För att överföra excelfilerna till oss, logga in i webbtunneln genom att först klicka på Kundlogin till
höger på sidan och därefter på Ladda upp fil.
Du kommer nu att uppmanas att uppge användarnamn och lösenord. Dessa uppgifter har skickats
per rekommenderat brev till kommunens kontaktperson tillsammans med dessa instruktioner. Om
du saknar dessa uppgifter, kontakta [email protected]
När du loggat in bifogas filerna för överföring på samma sätt som man bifogar en fil i ett mail. Välj
den första filen du vill överföra från den egna katalogen/datorn och tryck sedan på knappen ”Ladda
upp”. Välj sedan nästa fil och tryck på knappen ”Ladda upp”.
Totalt ska fyra filer överföras till Indikator.
10
För att kunna ladda upp en fil krävs att du anger en e-mailadress dit en bekräftelse kommer att
skickas när filen laddats upp till Indikator. Spara detta mail som kvitto på uppladdade filer.
Du är välkommen att kontakta oss när du behöver hjälp med att sammanställa filerna eller om du
saknar lösenord för uppladdning!
Vi finns tillgängliga för att svara på frågor alla vardagar mellan 08.00 och 17.00.
[email protected]
031 -730 31 80
11