ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet

Leverans av pappersjournaler

Moment innan kartongläggningen kan påbörjas 1. Sortera journalerna i personnummerordning på dag-månad-år och därefter på de fyra sista siffrorna. Undantag är BHV-journaler, BUP journaler samt habiliteringsjournaler på barn som ska sorteras på år månad-dag och de fyra sista siffrorna. 2. Ta ut journalhandlingarna ur respektive journalpåse/-mapp. Materialet i journalpåsen/-mappen är inte godkänt för långtidsförvaring. Dessa ska hanteras på samma sätt som annat sekretessbelagt material som ska kastas, det vill säga placeras i särskilda kärl för bränning. Bilaga 8:1 3. Gallra nu journalen enligt gällande gallringsbeslut. På Landstings arkivets hemsida hittar du gällande gallringsbeslut för just den verksamhet du tillhör.

ARKIVHANDBOK 4. Rensa bort dubbletter och blad utan anteckningar. OBS! Lånestickor ska ligga kvar, dessa läggs precis som en journal i ett eget aktomslag (se punkt 5). Om en journalpåse/-mapp helt saknar journalhandlingar ska man lägga ett papper med uppgiften ”Denna journal saknades vid arkivering” i aktomslaget.

Tänk på att bortgallrade och rensade handlingar med personuppgifter ska förstöras på ett säkert sätt.

Fotografier som tillhör patientjournal ska sorteras ut ur patientjournalen och förvaras i syrafria kuvert i speciella fotoboxar, eller alternativt i en arkivbox med syrafritt papper mellan varje fotografi. Ange på journalens aktomslag (se punkt 5) att det finns ett fotografi till journalen. Rensa samtidigt bort de skadliga föremålen som finns i journalen, det vill säga: • Nitar/Häftklamrar • Pappershållare, gem, plastskenor eller liknande (metall och plast) • • Patientbrickor Plastfickor • • Tejp (tas bort om den lossnar lätt) Gummisnoddar 2 (6) Bilaga 8:1 2010-04-30

ARKIVHANDBOK 3 (6) Olika hjälpmedel för borttagning av häftklamrar 5. Ersätt varje journalpåse/-mapp med ett omslag som är godkänt för långtidslagring. Sådana kan förslagsvis beställas via MediCarrier. Uppgifter som står på journalpåsen/-mappen, till exempel ändrat personnummer, skyddade personuppgifter, överkänslighet mot ämnen, ska även överföras till det nya aktomslaget. 6. Skriv personnumret högst upp på aktomslagets högra hörn med blyertspenna. Ett annat alternativ är att använda aktomslag med klippta hörn istället, så att patientens namn och personnummer blir synligt. Bilaga 8:1 2010-04-30

ARKIVHANDBOK Kartongläggning 1. Tag fram och vik upp en arkivbox. Arkivboxen ska var godkänd för långtidsförvaring. Arkivboxar kan förslagsvis beställas via MediCarrier. 4 (6) 2. De vikta aktomslagen ska vara vända med den vikta ryggen åt samma håll som arkivboxens rygg. Bilaga 8:1 2010-04-30

ARKIVHANDBOK 3. Journalerna ska arkivläggas i personnummerordning enligt principen äldst överst och yngst längst ned, i en stigande numerisk ordningsföljd. En journal med personnummer 01-01-1976 ska alltså ligga före en journal med personnummer 01-01-1977. Journaler med ofullständiga personnummer, där fler än de fyra sista siffrorna saknas, eller med reservnummer, placeras sist av samtliga journaler på den dag patienten är född. Om det är många journaler med ofullständiga personnummer på samma dag sorteras de i bokstavsordning efter efternamn från A-Ö. 4. Arkivboxarna ska vara välfyllda och locket ska gå lätt att stänga. Arkivboxen får inte vara överfull. Inte heller ska den var så tom att journalerna riskerar att falla ihop.

Arkivboxarna i bilden nedan är felaktigt packade. Boxen till vänster är för full och boxen till höger är för tom

5 (6) Om man inte kan fylla upp en 80 millimeters-box ska man välja en mindre box, till exempel en 55 millimeters-box. Bilaga 8:1 2010-04-30

ARKIVHANDBOK Märkning av arkivboxar 1. Varje arkivbox ska märkas med blyertspenna med uppgifter om arkivbildare, typ av handling, vårdår, samt med personnumret på första och sista journalen i respektive arkivbox. Märkningen ska göras på kortsidan av boxen med boxöppningen vänd uppåt.

Observera att märkningen görs på liggande format!

6 (6) 2. Varje arkivbox ska också märkas med ett löpnummer. Exempel: Den första kartongen innehållande journaler från dag 1 får löpnummer 1. Nästa kartong som innehåller journaler från dag 2 till dag 3 får löpnummer 2 och så vidare. Detta för att Landstingsarkivets personal ska kunna ställa upp boxarna i rätt ordning. Bilaga 8:1 2010-04-30