Transcript Styrelsemöte 2 2013-01-17

HGK Huvudstyrelseprotokoll 2/ 2013
sida 1
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____________________________________________
Protokoll: Styrelsemöte HGK styrelse
Plats:
Möte nr: 2/2013
The Lobby, Rådmansgatan 46
Tidpunkt: 2013-01-17, 18.30
.30 – 21.30
Närvarande: Stefan Thorberg (ST), Patrik Stålemark (PS), Per Liedstrand (PL),
Berndt Lundberg (BL), Wolfgang Erbe(WE),, Adolf Franzén (AF), Louise
Lindell (LL), Jan Rosing (JR), Hans Gustavsson (HG),, Åke Pilhanen (ÅP)
CGAB repr. Tony Trigell (TT) och Stefan Brikell (SB)
Mötet inleddes av Tony Trigell som i egenskap av ny huvudägare för Capital golf AB
presenterade sig för styrelsen och gjorde en programförklaring med sin syn på
verksamheten. Sammanfattningsvis ser han klubben som
om en viktig samarbetspartner.
Vi fick också en presentation av Stefan Brikell som har en ny roll som trivselansvarig
på klubben och huvudsaklig kontaktperson gentemot HGK. Claes Berfeld kommer i
fortsättning att ansvara för att driva den intäktsdrivande verksamheten i sin VD roll.
§ 1.
Mötets öppnande
ST öppnade formellt styrelsemötet vid 20.00.
§ 2.
Godkännande av dagordning
Påskrifter av justerat årsmötesprotokoll
Beslut: att bordlägga
ordlägga frågan på grund av det ej var färdigjusterat.
§ 3.
Val av sekreterare
Sittande PS
§ 4.
Val av justerare
Ordförande ST
§ 5.
Firmateckning
Information: PS och BL fick i uppdrag att ta fram särskilt utkast för firmateckning och
med firmatecknare (protokollsutdrag) till detta möte.
Beslut: Utkastet godkändes och lades till handlingarna.
§ 6.
Styrelsens arbetsformer
Styrelseschema
ST presenterar förslaget
förslag på styrelseschema 2013. Det kräver vissa ändringar.
Beslut: att uppdra till ST att under kommande vecka presentera ett nytt förslag på
mail med mötets ändringar.
HGK Huvudstyrelseprotokoll 2/ 2013
sida 2
§7
Styrelsens roll och fördelning
Information: Ordförandena
rdförandena för våra anläggningar utser en vice ordförande till detta
möte.
Beslut: att bordlägga
ordlägga frågan på grund av tidsbrist
a. Genomgång samarbete CGAB och möten
Då TT inledde mötet gick vi vidare i föredragningslistan.
föredragningslistan
b. Programförklaring 2010-2013
20
och V-planer 2013
Information: ST håller en genomgång av programförklaringen
ens ”avslutning” för
2010-2013.. Respektive lokal ordförande och ordförande för HGK Idrott
Idrott, Elit,
Junior, Tävling samt webb/ kommunikation presenterar konkreta mål för
genomförande under 2013.
Beslut: att bordlägga frågan till nästa möte
c.
Årets Ledare och Årets klubb inom SGDF 2012
20
Efter en kort diskussion om vi ska nominera oss/någon för Årets Klubb och Årets
Ledare gick mötet till beslut.
beslut
Beslut: Styrelsen beslöt att inte nominera någon kandidat
d. HGK Junior
ÅP presenterade
de sin juniorkommitté och vice ordförande till detta möte samt
projektgrupp för ”Äventyrsland”.
”Äventyrsland”
Beslut: Styrelsen beslöt att bifalla förslaget.
e. Tävling
Information: Presentera TU kommitté och vice till mötet.
Beslut: Styrelsen beslöt att bifalla förslaget.
f.
§8
Anläggning
Information: Nyy modell för Team och sammansättning som diskuteras vid mötet.
Beslut: Beslutades att godkänna förslaget enligt samma princip som
presenterades på årsmötet och där definition Banordförande ersätts med
Ordförande för HGK Lindö, Lövsättra och Riksten.
Projekt HGK Webb
Information: PL presenterar status, tidsplan och förslag till ansvarfördelning för
arbetet med den nya
a webben. Det kommer att hållas en utbildning för ansvarig för att
överföra den gamla informationen till den nya sidan samt för uppdateringar.
Mål för webben under 2013 är följande
- att en färdig portal ska publiceras den 30 mars
- att nyhetsbrevsfunktionen ska vara klar till 30 maj
- att över 40 % av medlemmar har gjort aktiva val på ”mina sidor” den 30 okt
- att antalet besök på klubbsidorna ska ha ökat med över 15 % under 1/5-30/10
- att mer än 50 % av klubbens nyhetsbrev ska skickas från sektionerna 1/6
1/6-30/10
Beslut: att godkänna förslagen till mål, tidsplan och ansvarsfördelning i
webbgruppen.
HGK Huvudstyrelseprotokoll 2/ 2013
sida 3
§9
Årsmöte samt budget och ekonomi
Information: BL höll en genomgång av budget.
budget Det noterades att budget för styrelsen
ligger 20 tkr för lågt. Styrelsen diskuterade vikten av att inte släppa iväg kostnader för
träningsdeltagare utan att dessa är sanktionerade.
sanktionerade Eventuella
ventuella revideringar m h t
planerade aktiviteter och öronmärkta pengar 2013 (respektive flik) inte klart. Vårmöte
och klubbens Kick-off.
off. Planerade vinter- och vårträningar ska också budgeteras och
godkännas.
Beslut: Bordlades till nästa möte då denna punkt är prioriterad.
9.1 Klubbsamordnare
Information: BL presenterar en arbetsbeskrivning med prognos för antal
arbetstimmar under 2013.
2013 Denna omfattar 272 timmar utöver
töver rollen som
klubbsamordnare räknar BL med att lägga ner ideella timmar på uppdraget som
kassör.
Beslut: att godkänna arbetsbeskrivningen samt att
tt uppdra till BL och ST att ta fram
en modell för arvodering enligt tidigare modell.
9.2 Prognos 2012 årsredovisning och Verksamhetsberättelse
Information: En snabb avstämning
a
för årsredovisning
ning och verksamhetsberättelser
gjordes ledd av ST.
Beslut: att sätta den 5 april som
som deadline för underlagen inför styrelsens aprilmöte.
§ 10
Subvention
ention för styrelse, kommittéer, banstyrelse och
ch andra nyckelpersoner
Information: ST tar fram en preliminär fil med uppgifter för vilka personer som ska få
subvention/ersättning som sedan skickas till CGAB. Här bör en ny policy tas fram
med hänsyn till en modifierad organisation.
Beslut: Uppdrogs till ST att under kommande vecka presentera ett nytt förslag på
mail som godkänns via mailen.
mailen
§ 11
SGF Introduktionskort och SGF Distriktskort.
Distriktskort
Information: Liksom föregående år beslutas/lottas vem som jämte klubbordförande
tilldelas SGF:ss Introduktionskort 2013
20 samt motsvarande turordning för SGDF kort för
spel inom STHLM distriktet.
distriktet BL bör ha uppdraget till SGDF att effektuera.
Beslut: att bordlägga frågan till nästa möte på grund av tidsbrist.
§ 12
Övriga frågor
Inga övriga frågor anmälda
§ 13
Nästa möte
Beslut: Mötet beslöt att justera tiden och träffas enligt följande
Styrelsemöte 3/2013
2013 äger rum den 14 mars klockan 17.30–20.30
30 på Lindö.
Vid protokollet
Patrik Stålemark
Sekreterare
Stefan Thorberg
Klubbordförande