HGK Styrelseprotokoll 4/2014

_______________________________________________________________________

Protokoll:

Styrelsemöte HGK Klubbstyrelse

Möte nr: 4/2014 Plats:

Lindö, Vallentuna

Mötestid:

22 maj 2014 klockan 18.10- 21.35

Deltagare:

Wolfgang Erbe (WE), Adolf Franzén (AF), Hans Gustavsson (HG), Per Liedstrand (PL) ej §15, Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Åke Pilhanen (ÅP), Jan Rosing (JR), Patrik Stålemark (PS), Stefan Thorberg (ST).

§ 1 § 2 § 3 § 4 § 5 Mötets öppnande

ST öppnade mötet klockan 18.10.

Godkännande av dagordning Beslut:

Att

Val av sekreterare, ordförande och justerare

PS är sittande sekreterare och ST sittande ordförande och justerare av protokollet. godkänna dagordningen.

Beslutsmatris

Styrelsen gick igenom matrisen och uppdaterade den.

Styrelsens schema 2014 + samarbete Vaxholm

ST rapporterade att Supportermästerskapet är bokat till den 31 augusti på Kyssinge. Vid styrelsemöte 5 i augusti kommer vi att ha en gemensam sittning med styrelsen för Waxholms GK och diskutera framtida samarbete. De har en ny ordförande och uppköpt från Unipeg (anläggning och drift). Dialog är redan inlett inom junior och tävling.

§ 6 Nya roller, adjungerade och resurspersoner HGK 2014

ST inledde punkten enligt följande; - Minitouren den 25 maj saknar sex resurspersoner. Dessa kommer att sökas av ÅP via FB och webben. - Angående övriga resurspersoner enligt verksamhetsplanen saknas fortfarande en junioransvarig på Lindö. - Använda gruppen tidigare funktionärer på Nordea Masters, vilka är ett åttiotal personer.

Beslut

:

Att

uppdra till HG att maila och skriva en blänkare för distribution på web och Facebook.

Att

adjungera Johan Molander till möte 5 och resten av året fram till årsmötet samt klarlägga styrelseroll till nästa möte. 1

§ 7 § 8

HGK Styrelseprotokoll 4/2014

PL informerade att han från den 1 juni är anställd som kommunikations ansvarig av Unipeg. Han kommer att ansvara för bolagets hemsidor, nyhetsbrev, sociala medier och information på anläggningarna. Rollen kan ses som en modifierad plan A från styrelsens strategiplan. Rollen innebär att PL sitter på dubbla stolar i vissa frågor och kommer därför inte att delta på mötet under punkten Unipeg nu och i fortsättningen. Rollen som ansvarig för Facebook-kommunikation kommer PL att behålla med ett fortsatt HGK perspektiv.

Beslut

:

Att

PL fortsättningsvis inte deltar under punkten Unipeg. PL rapporterade att Unipeg ska sätta upp en egen FB-sida och fokus där ska ligga på marknadsföring. Styrelsen kan konstatera att den nya medlemsformen Play all i Unipeg GC väcker ett antal frågetecken och att det finns skäl till stor oro kring detta. HGK kommer att lyfta frågan vid nästa Unipegmöte i juni.

HGK Tävling

HG och BL redogjorde för verksamhetsområdet och konstaterar att tävlingarna löper på enligt plan. Olympiagolfen den 24 maj har åtta deltagare anmälda. Styrelsen diskuterade sin syn på marknadsföring av tävlingar på andra klubbar på vår hemsida med anledning av en förfrågan från Waxholms GK. Med tanke på att vi har över 200 tävlingar i egen regi beslöts enligt nedan. Den nyligen genomförda Kick-offen på Lindö lockade 120 deltagare och fokus låg på det sociala med en mycket lyckad middag på kvällen. Den 18 maj genomfördes en rookietourtävling med 131 deltagare varav 31 tjejer i åldrarna 10-21 år.

Beslut

:

Att

endast marknadsföra egna aktiviteter i våra egna informationskanaler.

Att

uppdra till BL att skriva ett nyhetsbrev om Rookietour-tävlingen.

HGK Idrott

JR rapporterade att man följer verksamhetsplanen. HGK tourtävlingen på Riksten den 18 maj satte deltagarrekord med 38 spelare. Elitgruppen har startat upp en egen väl fungerande FB-sida med Andreas Finnstedt som ansvarig. Seriespelet innebär ett bra varumärkes byggande med goda prestationer och en hög profil vid sidan av banan. JR beskrev vidare ett behov av träningsmaterial för närspel och putt för elitgrupperna på Lindö och Riksten. Rein Sule ansvarig för seniortouren rapporterar ett stort intresse för denna.

Beslut

:

Att

uppdra till JR att fullgöra uppdraget om nyhetsuppdatering enligt beslutsmatrisen från möte 2.

Att

konstatera att inköp av träningsredskap ryms inom befintlig budget för junior.

Att

uppdra till BL att länka SGDF resultatsammanställning till HGK. 2

§ 9 § 10 § 11

HGK Styrelseprotokoll 4/2014

HGK Junior

Rapporten från ÅP innehöll följande; Vinterträning på In-House golf i Väsby ingår numera i Unipeg vilket är positivt för juniorverksamheten. I dagsläget är Lövsättras juniorverksamhet flyttad till Lindö dit tre av sex juniorer följde med. På Riksten fungerar det bra med 44 deltagare i juniorverksamheten och ca 50 barn på golfkul. Riksten har startat ett lag till Tjejligan. På Lindö startas sammanlagt 14 träningsgrupper med 102 deltagare varav 35 tjejer. På golftjej Stockholm deltar åtta barn och sju föräldrar från HGK.

9.1 Ny plan A Information:

Förslag på modifierad plan A från BL. Ny avstämning möte 5.

HGK Lövsättra, Riksten och Lindö Information:

Rapport från WE, LL och AF, status enl. V-plan, resurspersoner (banfrågor o dyl. på punkt Unipeg)

Lindö

AF rapporterar från Lindö att verksamheten går enligt plan. Det finns numera tillräckligt med tävlingsledare. Planeringen av Lindöveckan går bra och intresset är stort. Tävlingarna har olika länder som tema. Det har köpts nya bord till krysset. Vagnar har monterats av golfvärdarna. Teamet vill måla upp parkeringen och det finns intresserade av att arbeta och hjälpa till på anläggningen.

Lövsättra

WE rapporterar från Lövsättra att man följer verksamhetsplanen. Det har genomförts seniorgolf med 30 deltagare. Nya möbler på hål tio har köpts in. Tre klasser med skolbarn har besökt banan. Ett antal bolltvättar, papperskorgar och nya tee skyltar har köpts in. Träd på hål 6 och 7 har planterats.

Riksten

LL rapporterar från Riksten att man följer verksamhetsplanen. Man arbetar med att bygga klubbkänsla. Det genomfördes en arbetsdag med 30 deltagare. Altanen vid klubbhuset ska byggas ut. Tävlingarna löper enligt plan. Matchstegar har satts upp. Damgolfen har lockat 18 deltagare. En minskning av antalet nybörjare har noterats. Funktionärer finns. Banan är i gott skick. Receptionen är ny och har haft en tuff start.

HGK Enkäten

Uppdragen enligt matrisen gicks igenom och har genomförts. Inga ytterligare åtgärder planeras utöver att följa upp att Unipeg genomför sina uppdrag. 3

§ 12 § 13 § 14

HGK Styrelseprotokoll 4/2014

Webb och kommunikation

PL rapporterade att det sedan vecka 12 har skickats ut 11 nyhetsbrev och att FB gruppen sköts löpande. PL fick beröm av styrelsen för sitt snabba och korrekta hanterande av FB. Angående underlag till nyhetsbrev så äger respektive ansvarig frågan. PL skickar endast ut kommunikationsteamet.

en

påminnelse. Detaljerad information om respektive sektion ska finnas på hemsidan och respektive ansvarig sköter denna uppdatering. Joakim Rödin kommer att fungera som assisterande administratör för FB-gruppen och resurs i

Beslut

:

Att

uppdra till PL att stöta på Unipeg för att ta fram scorekort till närspel kampen.

Att

uppdra till PL att bjuda in Joakim Rödin till septembermötet.

SGF + SGDF Information:

Rapport från BL från SGF mötet och SGDF styrelse.

Ekonomi och Årsmöte 2013

BL redogjorde för sin prognos över ekonomin. Kostnaderna är lägre än plan och det verkar bli pengar över. De större avvikelserna är följande; - Kick-Off Lindö -20 tkr, - Startavgifter -45 tkr, - Junior Lövsättra +37 tkr. Totalt +172 tkr jämfört med budget -107 tkr. 720 tkr ej betalda medlemsbidrag från Unipeg. ÅP redogjorde för det arbete det har inneburit med den kraftigt ökande juniorverksamheten och det stora arbeta han har lagt ner, ca 20 timmer/ vecka från säsongsstart till idag, vilket är långt utöver vad det ideella uppdraget täcker. Med hänsyn till detta och tidigare diskussioner kring plan A och den ekonomiska situationen togs följande beslut;

Beslut

:

Att

avsätta 120 tkr (96 tkr ex moms) till arvodering för ÅP arbete med juniorverksamheten.

Att

uppdra till BL att uppdatera prognosen till nästa möte.

Att

använda budgetposten junior för inköp av träningshjälpmedel. Belopp ej känt i dagsläget. 4

§ 16 § 17 § 15

HGK Styrelseprotokoll 4/2014

Unipeg

ST redogjorde för frågan. Ett banmöte tillsammans med Stuart Cooper, AF, LL,WE, BL samt JM hölls den 22 maj. Styrelsens medlemmar var nöjda med mötet och de upplevde en samsyn kring skötselfrågorna. Skötselpolicyn ska förbättras med höjda miniminivåer bland annat för greener, bunkrar och övergångar. Det är en hög prioritet att få ordning på banorna samt säkerheten. Unipeg är idag inte nöjda med banstatus. Skötsellistor från respektive anläggning med synpunkter från HGK överlämnades till SC. Idag arbetar sammanlagt 16 personer med skötseln på Lindö. SC vill upprätta en treårsplan med start nästa år då skötseln tas över i egen regi från Golfmaskiner. Budget är inte klar. Ett nytt möte ska genomföras senast i augusti. BL är sammankallande för gruppen. Vidbynäs är under slutförhandling men inget avtal är skrivet. Unipeg har tagit in en ny delägare och finansiär för att förstärka kassan. Top Tee uppvaktar Unipeg om ett samgående. HGK har ett klädavtal med Nike sedan 2011. Unipeg har en annan leverantör och det har uttryckts ett missnöje från dem kring detta. HGK är mycket nöjda med avtalet med Nike och ser ingen anledning till förändring. Styrelsen understryker vikten av en rak och tydlig kommunikation med Unipeg och upplever att kommunikationen har haltat betänkligt under våren igen. Frågan kring hur ska konkurrenssituationen med Unipeg GC medlemskap ska hanteras måste väckas och klargöras till separat Unipegmöte. Alla dessa frågeställningar kommer att tas upp vid mötet med Unipeg den 12 juni.

Övriga frågor

Inga övriga frågor fanns anmälda.

Nästa möte

Nästa möte med Unipeg hålls den 12 juni på Lindö. Nästa ordinarie styrelsemöte samt samarbetsmöte med Vaxholm är den 14 augusti. 5