Transcript Riktlinje e-posthantering.pdf

RIKTLINJE
E-posthantering i Nykvarns kommun
P
Antagen av förvaltningsledningsgruppen maj 2012
RIKTLINJE
Inledning
E-postpolicyn gäller för personal och förtroendevalda i Nykvarns kommun som är epostanvändare. Med e-postanvändare menas den som har ett e-postkonto i
kommunens epostsystem.
Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när
det gäller vad som är allmän handling samt registrering, diarieföring och arkivering.
Varje verksamhet ska se till att alla e-postanvändare känner till innehållet i epostpolicyn och gällande lagstiftning inom området.
Besvara e-post
Huvudregeln är att både extern och intern e-post som kräver svar alltid ska besvaras
inom två arbetsdagar. Detta gäller personal som har en dator som arbetsverktyg. För
övriga gäller att sådan post ska besvaras inom fem arbetsdagar. Frågor från andra
myndigheter ska enligt förvaltningslagen besvaras så snart som möjligt, dock senast
inom två arbetsdagar.
Om du inte har möjlighet att lämna ett svar eller besked till frågeställaren inom två
dagar ska du meddela att du har mottagit e-postmeddelandet och be att få återkomma
med svar eller besked snarast möjligt.
Om extern e-post vidarebefordras till en annan e-postanvändare ska du skicka en
bekräftelse på det till avsändaren.
Om enheten har en gemensam e-postlåda ska den kontrolleras minst en gång varje
arbetsdag. Om registrator eller motsvarande är frånvarande så ansvarar chefen för att
en vikarie kontrollerar e-postlådan.
Postöppning vid semester eller annan längre frånvaro
Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar är en grundlagsskyddad rättighet
för alla medborgare. Vid semester eller annan frånvaro måste du därför se till att
arbetsgivaren har möjlighet att ta del av de handlingar som inkommer till din e-post
under tiden.
Extern och intern e-post ska besvaras inom två arbetsdagar (gäller personal som har en
dator som arbetsverktyg). Det finns olika sätt att lösa detta under din semester:
1. Ge fullmakt åt en kollega som går in och läser din e-post och kan
besvara den eller skicka den vidare.
2. Om du har tillgång till en dator med Internet under semestern kan du
läsa din e-post på adressen webmail.nykvarn.se. Du använder samma
användarnamn och lösenord som när du loggar in på datorn på arbetet.
NYKVARNS KOMMUN
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn
Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
1
RIKTLINJE
Utöver ovanstående ska du i e-postsystemet göra en regel med automatsvar, där du ger
avsändaren information om hur du hanterar din e-post under semestern. Det är inte
tillåtet att svara att du tar hand om din e-post efter semestern.
Sekretessbelagd information via e-post
Sekretessbelagda uppgifter både i in- och utkorgen ska skrivas ut för diarieföring och
sedan omgående raderas.
Etiska regler
Spridande av material som strider mot upphovsrättslagen, är rasistiskt, pornografiskt
eller på annat sätt diskriminerande eller kränkande får inte ske.
E-post är ett arbetsredskap, undvik därför att använda e-postsystemet för privat bruk.
Epostmeddelande av privat karaktär ska raderas snarast möjligt.
Avsändare
Det ska alltid tydligt framgå att ett e-postmeddelande kommer från Nykvarns
kommun. All e-post ska därför avslutas med en brevfot med avsändaruppgifter.
Så här kan en e-brevfot se ut:
……………………………………………………………….
Med vänlig hälsning
Lena Ramdani
Informationsstrateg, Kundcenter
Tfn 08-555 010 05
E-post [email protected]
Nykvarns kommun
155 80 Nykvarn
Besöksadress: Centrumvägen 26
Tips inför skrivande av ett e-postmeddelande
Grupputskick ska användas med försiktighet och endast om informationen är väsentlig
för samtliga mottagare.
NYKVARNS KOMMUN
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn
Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2
RIKTLINJE
Ett bra e-postmeddelande:
 Sparar tid för såväl avsändare som mottagare
 Har en beskrivande ämnesrubrik och substans i sitt innehåll
 Är så kort att det ryms på en skärmbild
 Innehåller inte tunga bilagor som riskerar att överbelasta mottagarens
konto
NYKVARNS KOMMUN
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn
Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
3