Transcript Sebastian Gripenberg - Svenska kulturfonden

Ordföranderollen
Organisationskonferensen 9.3.2013
Sebastian Gripenberg www.studiecentralen.fi
1
www.studiecentralen.fi
2
•
Ett ordförandeskap i en förening
Ett ordförandeskap
i en förening kan kortfattat sammanfattas: sammanfattas:
Mycket
y
ansvar – ingen
g makt
”Som att skuffa med ett snöre”
www.studiecentralen.fi
3
www.studiecentralen.fi
4
Föreningslagen
• Lagen säger visserligen: ”Styrelsen ska ha en ordförande.”
• MEN, de uppgifter som nämns i lagen stressar knappast
många ordföranden:
1.
att fungera som namntecknare, (om inte något annat bestämts i g
) ( §)
stadgarna) (36§)
2.
att underteckna anmälningar till föreningsregistret (48§, 52§, 53§)
Ordföranden får inte vara omyndig. De övriga styrelsemedlemmarna ska ha fyllt 15 år. Den som är försatt i konkurs får inte vara medlem av styrelsen.
Styrelseordföranden ska vara bosatt i Finland, om inte Patent‐ och registerstyrelsen beviljar dispens.
Samma krav som gäller ordförande gäller viceordförande, om föreningen har en. www.studiecentralen.fi
5
Föreningslagen
• En ordförande är inte ”ett organ” inom
g
har inte en föreningen, en ordförande
självständig ställning inom en förening och en ordförande kan inte på egen hand fatta beslut
som är bindande för föreningen
• Men…
www.studiecentralen.fi
6
Bild: yle.fi
www.studiecentralen.fi
Bild: mtv3.fi
7
ex: FTFC:s stadgar
ex: FTFC:s
20 §§
20
1 Keskusjärjestön hallituksen puheenjohtajan, jota kutsutaan keskusjärjestön puheenjohtajaksi, tehtävänä on:
j j
p
j
j
a) johtaa keskusjärjestön toimintaa näiden sääntöjen sekä edustajiston ja keskusjärjestön hallituksen päätösten mukaan,
b) toimia puheenjohtajana keskusjärjestön hallituksen ja toimia puheenjohtajana keskusjärjestön hallituksen ja
työvaliokunnan kokouksissa sekä avata edustajiston järjestäytymiskokous sekä suorittaa tällöin sääntöjen määräämät tehtävät
määräämät tehtävät,
c) kutsua koolle keskusjärjestön hallituksen kokoukset siten kuin näissä säännöissä on määrätty.
www.studiecentralen.fi
8
• Ordförandes formella ställning är svag. • I lagstiftningen
I lagstiftningen ges inte
ges inte ordförande en en
särställning i förhållande till andra
förtroendevalda inom en förening
en förening – men i i
praktiken har ordförande en annorlunda roll
(( ))
» Varför är den formella ställningen så svag?
www.studiecentralen.fi
9
Föreningsfrihet
• Grundlagen:
– Var och en har föreningsfrihet. Föreningsfriheten innefattar rätt att utan tillstånd bilda föreningar, höra till eller inte höra till föreningar och delta i g ,
g
föreningars verksamhet.
• Lagstiftaren har genom föreningslagen i så liten grad som
möjligt
öjli velat reglera
l
l
h föreningar
hur
fö i
skall
k ll fungera
f
– lagen
l
anger
vissa ramar – resten är upp till föreningen
– Det
Det är
är möjligt att utforma uppdraget genom stadgar, interna
stadgar interna
föreskrifter och praxis som det dominerande uppdraget inom
föreningen eller som lite mer än en galjonsfigur – hela skalan är möjlig
– enskilda ordföranden inom samma förening kan sköta uppdraget på
olika sätt
www.studiecentralen.fi
10
• Det finns med andra ord en klar diskrepans
mellan vad som förutsätts av en ordförande och
vad som erbjuds för att infria förväntningarna. • Hur en ordförande
en ordförande löser det pusslet
det pusslet påverkar i i
hög grad hur hon eller han lyckas i sitt uppdrag. • Å ena
Å
sidan
id finns
fi
d t
det mycket
k t som en ordförande
dfö d
borde göra, men det finns få verktyg för att
å dk
åstadkomma
d
det –
h går
hur
å den
d ekvationen
k i
ih ?
ihop? www.studiecentralen.fi
11
Föreningslagen om styrelsen
Att handha medlemsregistret (11§)
Att
h dh
dl
i t t (11§)
Att sammankalla föreningsmötet (20§, 21§, 22§, 31§)
Att företräda föreningen (35§)
Att företräda föreningen (35§)
Att se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt (35§)
• Att omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag samt föreningens stadgar och beslut (35§)
• Dessutom:
•
•
•
•
– Att underteckna bokslutet (Bokföringslagen 3kap7§)
» Ordförande har en väsentlig roll i att se till att dessa funktioner utförs
» En ordförandes ställning i en förening är kopplad till styrelsens
ställning
www.studiecentralen.fi
12
Styrelsens ställning
• Fö
Föreningslagen
i l
utgår
t å från
f å en demokratisk
d
k ti k
beslutsordning: medlemmarna fattar beslut vid
föreningens möte och styrelsen verkställer
• I motsats till vad fallet är vid ett aktiebolags
stämma kan medlemmarna vid ett föreningsmöte
ett föreningsmöte
även behandla och besluta om saker som inte
uttryckligen hör till dess kompetens
• Det betyder dock inte att styrelsen inte kan ha en mycket stark ställning inom en förening – i praktiken
k k hör
h (oftast) allt
( f
) ll som inte är förbehållet
f b håll
föreningens möte till styrelsen
www.studiecentralen.fi
13
Styrelsens ställning
• Styrelsen ansvarar för de uppgifter den enligt
g
stadgar
g har, men föreningens
g
möte
lag och
kan resevera beslutsrätten i andra frågor
www.studiecentralen.fi
14
Styrelsens ställning
• Om styrelsen delegerar en uppgift som hör till
den kvarstår dock ett ansvar att övervaka att
uppgiften sköts på tillbörligt sätt – ex. medlemsregistret bokföringen
medlemsregistret, bokföringen
• I organisationer med ett starkt kansli är
styrelsens
l
viktigaste
k
uppgift
f ofta
f de facto att
f
välja och ”övervaka” verksamhetsledaren
www.studiecentralen.fi
15
Styrelsens ställning
• Styrelsen är ansvarig inför föreningens
medlemmar
– Ansvarsfriheten som ska behandlas vid
föreningens möte innebär att medlemmarna
omfattar alla styrelsens åtgärder (som är kända vid
den tidpunkten)
– Parlamentariskt ansvar: styrelsen eller
medlemmar i den
i den kan när som helst avsättas på
grund av förtroendebrist
www.studiecentralen.fi
16
Styrelsens ställning
• Styrelsen kan ha en intern arbetsfördelning, g område
ordförande kan ansvara för något
• En styrelsemedlem kan inte tvingas att delta i mötena – men en medlem
en medlem som inte är aktiv
kan bli skadeståndskyldig
www.studiecentralen.fi
17
Vad ska en ordförande
en ordförande göra? göra?
• Leda styrelsens arbete
• Sköta föreningens externa kontakter
• Ansvara för föreningens strategi och att
utveckla
kl föreningens
fö i
verksamhet
k
h och
h att delta d l
i verksamheten
• Samordna kontakten mellan styrelse och
kansli personalfrågor ‐ ifall föreningen har
kansli, personalfrågor
personal
www.studiecentralen.fi
18
Leda styrelsens arbete
• att bereda
b d ärenden
d för styrelsen
f
l
• att leda styrelsens
y
möten eller övrigt
g
beslutsfattande
• att följa upp att och hur besluten blir
verkställda
Detta är lätt att uttrycka enkelt, men är redan i en lit större
lite
tö organisation
i ti en mycket
k t komplicerad
k
li
d
helhet… www.studiecentralen.fi
19
Externa kontakter
• möten med samarbetsparter & finansiärer
• informationsverksamhet och kommunikation
• intressebevakning, lobbning
www.studiecentralen.fi
20
Strategi & utveckling
Strategi & utveckling
• Ordförande måste aktivt se till att
g
har en strategi och
g
arbetar
organisationen
enligt den och att strategin följs upp och hålls
uppdaterad – en process
en process
• Fortlöpande uppföljning av verksamheten, att
ställa
ll frågor: gick
få
k allt
ll enligt
l planerna, varför
l
f
inte, vad kostade det, vad kunde vi göra
bättre, är det alls vettigt att göra det här??? www.studiecentralen.fi
21
Föreningens verksamhet
• Intern information, ledare
i f
i
l d
i id i
i tidningen, kolumn, k l
att delta i tillställningar, evenemang, att synas
påå verkstadsgolvet, premieringar, möten med
aktiva – men man måste prioritera
• Ordförande behövs också i viss mån som en reserv – i svåra situationer är det ofta
ordförande som blickarna riktas mot, därför
måste man akta sig för att
för att binda upp sig alltför
tidigt
www.studiecentralen.fi
22
Kontakten mellan styrelse och kansli
• Föreningens
ö i
styrelse
l är
ä personalens
l
arbetsgivare
b
i
men personalen har (i allmänhet) förmän – dessa
roller
ll skall
k ll inte
i t sammanblandas. Varken
bl d V k
ordförande eller styrelsemedlemmarna är
förmän. förmän
• Styrelsen är kollektivt arbetsgivare
• Styrelsen kan inte gå bakom ryggen på en verksamhetsledare till kansliet –
styrelsemedlemmar eller ordförande har inte rätt
att beordra personalen att göra något
www.studiecentralen.fi
23
Kontakten mellan styrelse och kansli
• Den formella kontakten skall i första hand i en g
föreningg ggå mellan ordförande
välfungerande
och verksamhetsledare – beroende på
organisationen och verksamhetens omfattning
och art kan det krävas tämligen tät kontakt
• Betyder givetvis inte att andra kontakter inte
får förekomma
www.studiecentralen.fi
24
Kontakten mellan styrelse och kansli
• Verksamhetsledaren ska arbeta enligt
y
beslut och direktiv – större frågor
g
styrelsens
behöver en verksamhetsledare styrelsens
godkännande för
• Verksamhetsledaren är ansvarig inför
styrelsen
l
och
h ska
k rapportera om sitt jobb
bb –
styrelsen skall övervaka verksamhetsledaren
www.studiecentralen.fi
25
Kontakten mellan styrelse och kansli
• Föreningslagen har inga bestämmelser om
g motsvarar
”verksamhetsledare” – ställningen
inte juridiskt en VD i ett aktiebolag
• Föreningsautonomin möjliggör mycket olika
verksamhetsledarroller
www.studiecentralen.fi
26
Kontakten mellan styrelse och kansli
• Personalfrågor kan ofta vara de svåraste, – dels tekniskt‐juridiskt
j
relativt avancerade frågor,
g ,
– dels finns en grundläggande skillnad mellan
frivilliga och anställda som kräver förståelse och
flexibilitet åt båda hållen
www.studiecentralen.fi
27
Good governance
• Good
G d governance
– ingen bra term på svenska •
•
•
•
god förvaltning
god förvaltningssed
god förvaltningspraxis
goda styrelseformer
– fi: hyvä hallintotapa • Diffust begrepp: governance hänför sig till hur beslut
fattas och verkställs eller inte verkställs
• Good governance syftar på standarder och processer
för att garantera en god förvaltningskultur
www.studiecentralen.fi
28
God förvaltningssed i föreningar
i föreningar
• Begreppet / tänkandet är på kommande inom
p
världen, inte minst ggenom krav som
non‐profit
olika finansiärer ställer, internationell
utveckling Sarbanes‐Oxley
utveckling, Sarbanes
Oxley Act Act
• Ordförande har ett stort ansvar för att se till
att organisationen uppfyller
f ll krav
k påå good
governance
www.studiecentralen.fi
29
Utmanande uppdrag
• Uppdraget är utmanande – en ordförande har
p i arbetslivet i inte de medel som ledarskap
sista hand utövas med: arbetsgivarens rätt att
leda och organisera arbetet och genom
möjligheten att belöna och bestraffa
arbetstagarna
www.studiecentralen.fi
30
Ordföranderollen
• Ordföranderollen blir i hög grad beroende av personliga
g egenskaper
g
p
en ordförandes p
eftersom det är på ett eller annat sätt är
genom sin personlighet en ordförande
en ordförande utövar
sitt ledarksap
www.studiecentralen.fi
31
Tes 1
• Fö
Föreningar
i
ä som organisationsform
är
i ti f
unika
ik då de d
mer än någon annan juridisk form utgör
produkten av de personer
av de personer som är med, som
med som
individer med mänskliga brister och styrkor –
ekonomiska relationer spelar
p
inte huvudrollen
och ledarskapet bygger inte på hierarkiska
kommandostrukturer
– öppet bolag, kommandit bolag, aktiebolag, andelslag, stiftelse – andra privata finns inte förutom föreningar
eller är special fall (sparbanker, partier, ömsesidiga
försäkringsbolag) www.studiecentralen.fi
32
Tes 2
• Den typ av ledarskap
l d k som
föreningsverksamhet förutsätter: kommunikativt, diskuterande, förhandlande, inkluderande, nätverkande – är den typ av ledarskap som inom arbetslivet kommer att
krävas imorgon, idag är det föregångarna som
har insett detta
– management by
g
yp
perkele är ggårdagens
g
melodi
– när det gäller ledarskap är Finland ett u‐land
www.studiecentralen.fi
33
Studiecentralen stöder
www.foreningsresursen.fi
Fråga via  eller direkt 
[email protected]
sebastian
gripenberg@studiecentralen fi
09‐6129 0711
www.studiecentralen.fi
34
Hösten 2013
F k
Fokus på
å förbundsordförande
fö b d dfö d
www.studiecentralen.fi
35
Studiecentralen stöder
www.foreningsresursen.fi
Fråga via  eller direkt 
[email protected]
sebastian
gripenberg@studiecentralen fi
09‐6129 0711
www.studiecentralen.fi
36