Transcript Lyckas som eventplanerare - Vill du bli professionell festfixare?

LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Lyckas som
eventplanerare
Modul 3: E-bok – Så fungerar eventbranschen
Holger Wästlund
1
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Denna e-bok är utgiven av:
Tipsförlaget
e-post: [email protected]
telefon: 08 755 81 31
mobil: 070 594 36 20
Hemsidor: www.tips-om.se
www.jobba-event.se
© Författaren och Tipsförlaget
Författare: Holger Wästlund
ISBN: 978-91-980308-5-3
2
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Innehåll:
Sid
Steg I: Därför ska du jobba med events
Råd 1: Du har många möjligheter
Råd 2: För- och nackdelar med att jobba med events
Råd 3: Så undviker du de vanligaste misstagen
4
5
9
11
Steg II: Vilken sorts evenemang vill du jobba med?
Råd 4: Sociala event
Råd 5: Välgörenhetsevent
Råd 6: Företagsevent
Råd 7: Gröna möten
Råd 8: Virtuella möten
13
14
16
18
20
24
Steg III: Trender som påverkar ditt jobb inom eventbranschen
Råd 9: Framtidens jobb inom eventbranschen
Råd 10: Sociala medier, IP-telefoni m.m
27
28
32
3
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg I:
Därför ska du jobba med
events
Att jobba med events, möten och
upplevelser är fantastiskt roligt. Du
får betalt för att ha roligt. Du kommer
träffa många intressanta människor
och du får chansen att realisera dina
och andras visioner så att de blir
verklighet.
I detta första steg får du presenterat
olika möjligheter för dig att jobba med
denna verksamhet. Det finns en lista
på för- och nackdelar och goda råd
om vilka misstag du bör undvika för
att lyckas.
4
Råd 1: Du
har många
möjligheter
Råd 2: Föroch
nackdelar
med att
jobba som
festfixare
Råd 3: Så
undviker du
de
vanligaste
misstagen
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg I Råd 1 Du har många möjligheter
Om du är intresserad av att jobba med events, möten och upplevelser så finns det verkligen
många möjligheter:
Du kan




Jobba som anställd på ett event-företag
Starta eget inom eventbranschen
Jobba ”in-house” inom ett större företag
Jobba åt företag som levererar tjänster och produkter till eventmarknaden
Jag återkommer senare i detta program till dessa olika sätt att jobba, hur du kan bli bättre
genom att praktisera och utbilda dig och hur du skaffar dig uppdrag. I detta avsnitt ger jag
bara några exempel på alla de möjligheter som finns inom denna spännande bransch.
Jobba som anställd på ett event-företag, starta eget eller jobba ”in-house”
Det är faktiskt inte så stor skillnad mellan att jobba på ett event-företag och att jobba som
egen företagare inom denna bransch. I båda fallen gäller det att skaffa in nya uppdrag,
förhandla om kontrakt, planera och genomföra olika events och ta eget ansvar för att du själv
utvecklas i din profession. Skillnaden är att du inom ett event-företag har tillgång till större
resurser, kan ”bolla” idéer och tankar med kolleger och i allmänhet få en bredare kunskap
om olika sorters evenemang. I ditt eget företag har du total frihet och du har samtidigt det
yttersta ansvaret för allt, inklusive företagets ekonomi.
Att jobba ”in-house” innebär att du är anställd inom ett större företag, t.ex. hotell,
konferensanläggning, mässanläggning eller liknande för att jobba med planering och
genomförande av events.
Du kan i samtliga dessa former jobba med många olika typer av events, t. ex:




Sociala evenemang
Företagsevenemang
Evenemang för andra organisationer
Speciella evenemang
Sociala evenemang:





Alla sorters högtidsdagar
Bröllop
Dop
Födelsedagar
Inflyttningsfester
5
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Företagsevenemang:














Bolagsstämmor, årsstämmor
Invigning eller firande av ett viktigt resultat
Öppnande av nytt kontor
Jubileum av olika slag
Kick-offs
Kundmöten
Kurser och utbildningsmöten
Lansering av en ny produkt eller en ny tjänst
Möten i samband med samgående av företag
Möten och konferenser för styrelser, ledningsgrupper och liknande
Personalmöten och personalfester
Presskonferenser
Säljmöten
Öppet hus
Evenemang för andra organisationer:





Branschmöten
Konferenser
Mässor
Möten anordnade för allmänheten
Symposium
Speciella evenemang:












Bok- och CD-release-partyn
Evenemang för barn och ungdom
Föreläsningar
Idrotts- och sportevenemang
Invigningar av butiker, restauranger m.m.
Konserter och musikfestivaler
Utställningar
Modevisningar
Politiska och religiösa möten
Semester-, turist- och andra researrangemang
Utflykter, studieresor m.m.
Välgörenhetstillställningar
Detta är bara exempel. Alternativen är många och uppfinningsrikedomen stor. Vi kommer
dessutom i framtiden att få se helt nya sorters evenemang som vi i dag inte har en aning om.
Poängen med att visa denna lista är att demonstrera dels att möjligheterna är många inom
denna bransch, dels att här finns utrymme för dig och andra som engagerar sig i branschen
att komma fram med idéer på nya former av evenemang.
6
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Jobba åt företag som levererar tjänster och produkter till eventmarknaden
De som jobbar med att planera och samordna event är beroende av företag och personer
som levererar olika produkter och tjänster. Här kommer en lista på några olika typer av
leverantörer:



















Artister och musiker
Catering
Festvåningar och festlokaler
Florister och blomsteruppsättningar
Fotografer och filmare
Ljud- och ljusanläggningar
Partytältuthyrare
Presentartiklar
Rekvisita och dekorationsprylar
Resebyråer
Talare
Uthyrning av bord, stolar, porslin etc.
Hotell
Olika sorters anläggningar
Kurs- och mötesgårdar
Rederier
Aktiviteter
Transporter
Teknik
Välj bland 30 visitkort
Om du har bestämt dig för att jobba som festfixare eller jobba med events i någon form så
kan ditt jobb ha flera olika beskrivningar. Du kan t.ex. arbeta som

















Eventarrangör
Eventdesigner
Eventkoordinatör
Event Manager
Eventproducent
Eventsamordnare
Festivalarrangör
Klubbarrangör
Konferensansvarig
Konferensarrangör
Konsertarrangör
Koordinator i samband med mässor
Mässarrangör
Mässkoordinator
Producent
Projektkoordinator
Projektledare
7
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen






Projektsamordnare
Sportevenemangarrangör
Turismutvecklare
Turné- och konsertarrangör
Utställningsarrangör
Utvecklare inom upplevelseindustrin
etc. etc.
Om man kallar detta titlar så kan du ur formell synpunkt kalla dig för vad som helst i denna
lista. Det finns i Sverige ingen certifiering inom branschen.
Möjligheterna är stora. Nu hänger det på dig själv att agera och förhoppningsvis ta tag i dina
planer på rätt sätt. Det är min förhoppning att du ska hitta råd och tips i detta program som
hjälper dig på den vägen.
8
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg I Råd 2: För- och nackdelar med att jobba med events
Fördelar med att jobba med events:
De flesta festfixare startar med att planera och genomföra fester för egna vänner eller inom
någon förening där de är engagerade. Några blir så fascinerade av hela planerings- och
genomförandeprocessen att de börjar åta sig uppdrag som festfixare åt andra. Efter ett tag
kan de bli så professionella att denna verksamhet blir ett väsentligt extraarbete eller deras
nya yrke. De stortrivs och kan tjäna bra. Här finns en möjlighet för dig om du är intresserad!
Jobbet som eventplanerare har många fördelar:










Att starta en verksamhet där du planerar och arbetar med event åt andra kostar
nästan ingenting.
Du får som event-planerare den personliga tillfredsställelsen av att realisera dina och
andras visioner så att de blir verklighet.
Du kan ta betalt på olika sätt, t.ex. med ett arvode som kunden betalar eller genom
att du får en procentuell andel av underleverantörernas pris.
Du kommer att träffa många spännande människor och du kan bygga upp ett
intressant nätverk.
Marknaden för eventplanering är god. Människor kommer alltid ha behov av att
träffas och kraven på möten ökar hela tiden.
Att jobba med eventplanering är ett fritt arbete.
Om du har intresse för att skapa och att se dina och andras idéer genomförda, då
kan eventplanering vara en spännande verksamhet.
För framgångsrika eventplanerare finns möjligheter att tjäna bra med pengar.
Gillar du att skapa och gillar du att samordna olika resurser på bästa sätt ur kvalitets-,
kostnads- och tidssynpunkt och gillar du att se resultat – då är eventplanering ett
drömjobb. Det bjuder på ständiga förändringar och utmaningar. Man lär sig nytt hela
tiden och det är nästan omöjligt att i en sådan omvärld ha tråkigt.
Om du planerar events ”in-house” inom ett större företag så är det ett sätt att visa att
man är bra på att planera och organisera vilket kan leda till andra spännande
uppgifter i företaget
Nackdelar med att jobba med events:
Naturligtvis finns här baksidor också men var inte orolig. Om du följer de råd och tips som
kommer senare i detta program så har du möjlighet att undvika eller i alla fall minska dessa
nackdelar väsentligt.

Att planera och genomföra event är ingen lätt uppgift. Ett event kan vara väldigt
komplext. Som event-planerare gäller det att samordna nödvändiga resurser i form av
människor och utrustning. Det gäller att ha kontroll på kostnaderna och göra
evenemanget så lyckat som möjligt för alla parter. Allt detta ska ske så att tidsplaner
kan hållas oberoende av väder och andra oförutsedda händelser. Man kan samtidigt
se detta som en fördel. Detta är ju en av huvudanledningarna att branschen
överhuvudtaget finns och växer. Uppdragsgivarna inser att det är både komplext och
svårt att genomföra lyckade event och där har du och andra som gillar denna bransch
en roll som efterfrågas.
9
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen



Att jobba med event kan ibland vara stressande. Du kanske står som ansvarig för
förberedelserna och runt dig springer en massa människor, en del för att verkligen
göra nytta, andra för att det är kul att vara med där det rör på sig i ett festligt
sammanhang. Du bör vara stresstålig och uthållig och se till att du planerar och
organiserar arbetet på ett sådant sätt att stressmomenten minskas så mycket som
möjligt.
Det finns konkurrens från eventföretag av alla möjliga slag men konkurrensen är
störst från uppdragsgivarna själva. I tider där man vill spara på kostnader ligger det
nära till hands att låta någon som är anställd hos uppdragsgivaren ta hand om hela
eventet. Jag kommer senare i denna bok att beskriva hur du möter konkurrensen och
skaffar dig nya, spännande uppdrag.
Om du startar egen verksamhet eller är anställd inom ett eventföretag gäller det att
alltid, alltid tänka på att skaffa nya uppdrag. För den som gillar att sälja sig själv och
sina tjänster är detta stimulerande men för andra kan kännas jobbigt.
Det går, som sagt, att minska dessa nackdelar betydligt om du vet hur du ska jobba på rätt
sätt. Min ambition är att ge råd och tips i denna bok för att du ska lyckas med det. Jag vet
många exempel där man inte bara minskat nackdelarna utan även lyckats vända nackdelar
till fördelar. Många lär sig i denna bransch att vara stresståliga och många som tidigare
tyckte att det var besvärande att ”sälja” har så småningom lärt sig det och tycker att det är
det roligaste med hela jobbet. Man får samtidigt erfarenheter som man har nytta av i helt
andra sammanhang.
10
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg I Råd 3: Så undviker du de vanligaste misstagen
Det är många som fascineras av eventbranschen. Därför är det många som funderar på att
satsa på en karriär inom detta område men efter ett tag kommer verkligheten ifatt dem. Det
gav inte tillräckligt med inkomster och det var jobbigare än man trodde från början.
Jag har träffat några som inte lyckats. Ofta sägs det inte i klartext att man misslyckats. Man
förklarar på ett eller annat sätt att man valt en annan bana men det är ofta inte svårt att
bakom dessa förklaringar ana att man har begått misstag. Vilka är då de vanligaste
misstagen som görs? Min uppfattning är att man kan sammanfatta de vanligaste misstagen i
fyra punkter:
1. Otillräckliga kunskaper om branschen när man sätter igång
2. Man har inte gjort upp en plan för sin karriär inom eventbranschen
3. Man tar inte de nödvändiga stegen för att lyckas. Man hoppar på för många olika
saker och ägnar sig åt fel saker
4. Man tar för lite betalt så att man inte har råd att utveckla sig
Min ambition är att detta program ska hjälpa dig så att du slipper göra samma misstag som
många andra.
Du kommer att ha tillräckliga kunskaper om branschen för att gå vidare
När du gått igenom det här programmet kommer du ha fått vissa kunskaper om
eventbranschen. Framför allt kommer du fått en hel del information om var och hur du kan
skaffa dig mer kunskaper. Antingen är du en erfaren eventplanerare och då hoppas jag att
du genom att läsa boken får en bekräftelse på att du har ett gott grepp om branschen. Eller
är du ny inom branschen och då hoppas jag att du genom att gå igenom programmet får en
rivstart.
Jag vill att du på ett snabbt och lätt sätt ska få en översiktlig uppfattning om hur branschen
fungerar och hur du lyckas.
Du kommer att kunna göra upp en plan för din karriär inom eventbranschen
Programmet är uppbyggt på ett sådant sätt att du kan gå fram steg för steg. Detta för att
underlätta för dig att göra en egen plan. Vilka steg passar dig? Vilka är dina ambitioner och
hur kommer du dit? Jag hoppas att du finner svar på de flesta av dina frågor som handlar om
din egen karriär inom eventbranschen så att du kan göra din egen plan för hur du ska gå
vidare.
Som en bonus i slutet av detta program hittar du en färdig affärsplan som du kan utgå ifrån
för att göra din egen plan. Det tycker jag att man ska göra, antingen man startar eget företag
eller söker en anställning.
11
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Du kommer att kunna ta de nödvändiga stegen för att lyckas
Med en tydlig och bra plan för din egen karriär inom eventbranschen kan du ta det ena
steget efter det andra. Lär dig att sätt upp mål och delmål och se till att du mäter dina
framsteg i förhållande till din egen plan. Så här kan det t.ex. formuleras:



Innan sommaren ska jag ha skaffat mig praktisk erfarenhet av att genomföra något
mindre event.
Före hösten ska jag ha valt ut den bästa utbildningen och anmält mig till den.
Före nyår ska jag ha bestämt mig för vilken nisch inom eventbranschen som jag vill
satsa på i framtiden.
Du kommer att ha kunskap om flera olika sätt att ta betalt och lära dig argumenten varför du
måste ta betalt
Många dras till eventbranschen. Konkurrensen ökar och därmed finns alltid en risk för att
dina konkurrenter dumpar sina priser för att få uppdrag. Konkurrera aldrig med priset. Då får
du inte tillräckligt betalt för att du ska kunna utveckla dig i fortsättningen. Då tappar du i
kunskap och i din egen utveckling. Du blir mindre professionell och tvingas att dumpa dina
priser. Jobba i stället med att hitta din nisch så att du kan ta tillräckligt betalt så att du kan
fortsätta att utveckla dig. Då blir du ännu kunnigare och kan ta ännu bättre betalt och
fortsätta att utveckla dig ytterligare.
Råd om hur du tar betalt hittar du i modul 6 - ”Så startar du eget och jobbar med
evenemang”.
12
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II:
Råd 4: Sociala
events
Vilken sorts
evenemang vill du
jobba med?
Råd 5:
Välgörenhetsevents
I detta steg presenteras fem
olika sorters evenemang. Alla
har för- och nackdelar och här
beskrivs de olika eventtyperna
kortfattat med avseende på
marknad, hur beställarna
fungerar, hur en
eventplanerare i allmänhet
jobbar inom respektive
område och vad som i övrigt
är speciellt för varje område.
13
Råd 6:
Företagsevents
Råd 7: Gröna
möten
Råd 8: Virtuella
möten
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II Råd 4: Sociala events
Det finns flera sociala evenemang där man kan behöva anlita en professionell
eventplanerare. Här kommer några exempel:












Att fira någon form av personlig framgång
Barndop
Begravning
Bröllop
Grannfest
Invigning och välkomstpartyn
Konfirmation
Student- och andra examensfester
Större födelsedagsfester
Välkomstfest för släkt och vänner som kommer på besök från annat land
Årshögtider
Återförening av gamla kurs- eller skolkamrater
Om du blir anlitad att planera ett sådant evenemang så finns på nätet checklistor att ladda
ner gratis på vad du ska tänka på. Gå in på Google och sök på ”Checklista bröllop”,
”Checklista begravning” etc. och du kommer kunna plocka ihop en checklista som passar.
Finns det då verkligen anledning att jobba som eventplanerare när det gäller sociala
evenemang? De flesta anser säkert att de kan sköta detta själva.
Det finns några speciella anledningar till att detta är ett intressant område att jobba inom:
1. Du kommer i nära kontakt med människor när de är inne i ett spännande skede i
livet. De har just fött ett barn, de ska gifta sig, de ska fira en jämn födelsedag eller
tvingas anordna en begravning. I många fall kommer de att vara så uppfyllda av
anledningen till evenemanget att det kan vara skönt för dem att lägga över
ansvaret för planering och genomförande på någon annan och betala för den
tjänsten.
2. Denna typ av evenemang innebär ofta att man ska kunna en del om etikett och
där kan du vara den som stöttar och står för den kunskapen. När du varit med
om, och kanske ansvarat för, flera sociala evenemang så får du värdefulla
erfarenheter som dina beställare kommer att uppskatta.
3. Genom att vara aktiv och framgångsrik med att planera sociala evenemang får du
kontakter som kan ge andra eventuppdrag. Vid ett företagsevent förväntar sig
gästerna att det ska vara professionellt så där talar man ofta inte så mycket om
vem som har arrangerat det hela. Men när gästerna är med på ett socialt
arrangemang som upplevs som lyckat så frågar man ofta värden eller värdinnan
vem som ordnat det hela. Den vägen kan du få värdefulla rekommendationer som
kan leda till andra sorters uppdrag. Det finns eventplanerare som tar sociala
evenemang enbart av denna anledning. Man kanske t.o.m. offererar att
genomföra denna typ av evenemang för ett lägre pris p.g.a. möjligheterna till
följdjobb. Har du blivit anlitad för att ordna ett barndop och sköter det bra så blir
det naturligt att du blir anlitad för kommande jämna födelsedagsfester, släktfester
14
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
och därefter vidare till evenemang utanför familjen, som t.ex. organisationer och
företag.
4. Behovet av sociala evenemang är relativt oberoende av ev. lågkonjunktur.
Företagsevent och liknande påverkas betydligt mer av den aktuella ekonomin
men privata evenemang vill man i allmänhet inte dra in på. Ibland kan man rent av
höra motsatt argumentering: ”Nu är det så dåliga tider så vi har all anledning att
fira och ha lite kul.”
Vanliga problem i samband med sociala events:
1. Sociala events är ofta kopplade till starka känslor hos beställaren. Det kan
innebära hopp, frustration, förväntningar, sorg osv. Det kanske handlar om att
markera en av de viktigaste händelserna i någons liv. Det ställer extra krav på dig,
att kunna lyssna, att vara flexibel och att utgöra en trygg partner som alla kan lita
på till 100 %.
2. I sociala evenemang gäller det mer än i andra sorters evenemang att kunna
balansera drömmar mot budget. Lär dig att presentera olika alternativ. Du bör, när
det kommer upp nya förslag och önskemål, för det mesta svara med; ”Ja, det kan
vi ordna och det kommer att kosta så här mycket mer.”
3. Det är inte ovanligt att det är många som vill bestämma i ett socialt evenemang.
Vid ett bröllop kan t.ex. brudgum och brud anse att de ska besluta om det mesta
samtidigt som både brudens föräldrar och brudgummens föräldrar kanske anser
att de har bestämmanderätten, speciellt om de står för en väsentlig del av
kostnaderna. En person kan ha starka önskemål och krav på hur det hela ska
fungera och någon annan som håller i pengarna kan ha helt andra synpunkter.
15
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II Råd 5: Välgörenhetsevenemang
Om du har skaffat dig de första erfarenheterna inom evenemangsplanering inom sociala
evenemang är det ett bra sätt att komma vidare och lära dig mycket om hur du engagerar dig
i välgörenhetsevenemang av olika slag. Genom att börja med att jobba på det sättet kommer
du få mängder av värdefulla kontakter med presumtiva framtida beställare, med leverantörer
av olika slag och med servicepersonal som du kan anlita vid kommande tillfällen. Till denna
typ av arrangemang letar man ofta efter personer som kan och vill ställa upp gratis eller för
ett blygsamt arvode. Ett sätt för dig att ”ta betalt” för dina tjänster är att du får total insyn i
planeringen av eventet så att du lär dig så mycket som möjligt.
Många företag och företagsledare är på sidan av sitt ordinarie jobb engagerade i någon form
av välgörenhetsorganisation. Därför kan vägen till att få arbeta med företagsevent vara att du
engagerar dig i evenemang för välgörenhet. Jag har jobbat i USA tillsammans med en Event
Manager i Chicago som engagerade sig mycket i olika välgörenhetstillställningar bl. a. för att
den vägen komma i kontakt med de som fattade beslut även om företagsevents.
Exempel på välgörenhetsarrangörer kan vara:







Miljörörelser
Museer
Religiösa samfund
Sjukhus
Skolor och universitet
Sociala inrättningar av olika slag
Organisationer för åldringsvård
Vad är det som skiljer ett välgörenhetsevent från övriga evenemang?
Det är samma grundtänkande i ett välgörenhetsevenemang som i andra evenemang. Det
gäller att satsa på ett tydligt tema och att dekoration, underhållning, mat och dryck m.m.
anpassas till detta tema. Det gäller också att det finns en klar organisation och alla
inblandade har samma målbild att sträva mot.
1. En skillnad är att eventplaneraren kan bli anlitad att söka sponsorer och hitta företag
och organisationer som donerar tjänster eller varor. Eventplaneraren måste lägga ner
tid på att hitta och förhandla med leverantörerna så att de ställer upp för en så låg
kostnad som möjligt eller gratis. Det betyder att planeringen kan ta mer tid. Eventuellt
får man inte de mest professionella eller bästa leverantörerna utan att man är tvingad
att anlita de som ställer upp för en låg kostnad.
2. Det innebär vidare att den som svarar för evenemanget måste lägga ner mer tid och
tanke på att informera och träna både leverantörer och personal. Det är inte någon
lätt uppgift. Om en leverantör får betalt för sitt arbete är det självklart att du kan ställa
tydliga krav och i princip bryta ett kontrakt eller ett avtal med den som inte sköter sig.
Den möjligheten har du inte på samma sätt när leverantörer och enskilda ställer upp
gratis.
16
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
3. Eftersom de som är engagerade i ett välgörenhetsevenemang kanske inte har
samma erfarenhet och kunskap som de leverantörer som man anlitar mot ett normalt
arvode så är de oftast inte vana att fatta egna beslut som kan ha stor inverkan på
hela eventet. Fler frågor och fler beslut kommer att läggas hos
evenemangsplaneraren. Samtidigt gör detta att du kan lära dig mycket på att jobba
med välgörenhetsevenemang i början av din karriär.
4. Av samma anledning fordras ofta mer skriftliga instruktioner, detaljerade tidsplaner
och att-göra-listor. Allt detta tar tid för eventplaneraren men det kan, som sagt, vara
värt att ändå engagera sig i denna typ av välgörenhetsevenemang av de skäl som
nämnts tidigare.
17
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II Råd 6: Företagsevent
Det finns många olika sorters företagsevent. Några exempel:













Aktivitet för att fira en särskild framgång
Belöningsfester
Invigningar
Jubileer
Konferens för att öka internt samarbete
Seminarium eller andra möten
Kundmöten
Lansering av en ny produkt eller ny tjänst
Mässor och kringaktiviteter i samband med mässor
Pensionärsträffar
Prisutdelningar
Säljmöten, säljkonferens
Utbildning och kurser
Inom ett större företag kommer dina uppdragsgivare troligtvis vara:



Marknadsavdelningen för lansering av nya produkter, säljmöten och deltagande i
mässor.
HR-avdelningen för belöningsmiddagar, pensionärsträffar, möten för att öka internt
samarbete, utbildning och kurser.
Företagsledningen för jubileer, avtackande av långvariga och värdefulla medarbetare
Jag har tillsammans med en kollega ansvarat för genomförandet av ett 20-tal events för
Ericsson. Det var ett 3-dagarsseminarium som anordnades på drygt ett 15-tal olika platser i
Sverige plus att vi därefter genomförde motsvarigheter i Grekland, i Lettland och i Thailand.
Det var lärorikt. De stora skillnaderna mellan ett socialt event och ett företagsevent kan man
sammanfatta så här:
1. I ett företagsevent är ofta kraven på att du kontinuerligt följer budget betydligt
större. Du ska kontinuerligt kunna rapportera hur kostnaderna ligger till och
omedelbart rapportera om risk finns att kostnaderna överträds. Eventuellt skall du
vid dessa presentationer även vara förberedd på att föreslå kostnadsbesparande
åtgärder så att den slutgiltiga budgeten kan hållas.
2. Företagarna är ofta i första hand fokuserade på att eventet ska uppnå det
uppsatta målet medan du som ansvarig för eventet får förhållandevis fria händer –
så länge du når uppsatt mål. I ett socialt evenemang är det betydligt vanligare att
beställaren har synpunkter på och vill blanda sig i och påverka även de små
detaljerna.
18
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
3. Företagarna vill ofta se nya idéer. Om det går slentrian i ett årligt återkommande
event så tröttnar deltagarna. Du som eventansvarig måste därför hela tiden följa
med i utvecklingen inom eventområdet så att du kan komma med nya fräscha
uppslag. Sociala events är oftast betydligt mer traditionsbundna. Man vill ha det
som det alltid har varit.
4. Företagarna vill i allmänhet se ett klart och tydligt mål eller syfte för eventet. Detta
mål bör dessutom vara mätbart. ”Det här eventet skall ge oss x st nya
kundkontakter”. ”Vår försäljning skall öka i samband med detta event och vi skall
få in x st nya order”. Det som driver ett socialt event är mycket mer känslor och
svårmätbara s.k. mjuka värden.
5. En trend inom företagsevent i dag är att man blir mer och mer konsekvent med att
det budskap som man vill ha fram skall genomsyra allt – eventets tema,
välkomsthälsningen, dekorationer, mat, trycksaker osv.
6. En annan skillnad mellan ett socialt och ett företagsevent är själva inbjudan.
Gästerna till ett socialt event bjuds i allmänhet in med ett inbjudningskort medan
deltagarna i ett företagsevent ofta bjuds in via e-post, ett nyhetsbrev eller
liknande.
7. Det är vanligt att företagsledningar, marknadschefer och HR-chefer byter jobb.
Eftersom dessa chefer ofta får en nära och personlig kontakt med en
eventplanerare är det inte ovanligt att en ny chef på ett företag ”tar med sig” den
eventplanerare han eller hon jobbat med tidigare. Det gäller att du bevakar denna
risk när det företag som du jobbar åt får en ny chef. Samtidigt finns det en
möjlighet när den chef du jobbat med tidigare går till ett nytt jobb. Håll kontakten
och försök följa med till det nya företaget.
8. Man bör göra någon form av utvärdering av alla sorters events. Vid sociala events
blir sådana uppföljningar i allmänhet muntliga, man resonerar tillsammans om vad
som varit lyckat och mindre lyckat för att lära sig inför framtiden. Vid ett
företagsevenemang görs ofta en skriftlig uppföljning i allmänhet baserad på
enkäter, listor på nya kunder eller nya kontakter osv. Företagarna brukar gilla när
dessa uppföljningar kan göras med redovisning av tydliga siffervärden. I vissa fall
kan siffrorna översättas i kronor så att man kan räkna på om eventet var värt de
nedlagda kostnaderna.
19
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II Råd 7: Gröna möten
Diskussioner om miljöpåverkan, beständighet och s.k. hållbara möten pågår på många håll
inom mötesindustrin. Här är några av anledningarna:
1. Många mötesarrangörer inser att det går att tjäna pengar på miljömedvetenhet. Man
spar bl.a. på energi, vattenförbrukning och avfallshantering. Man begränsar
transporter av både varor och personer.
2. Miljömedvetenhet har blivit ett konkurrensmedel. Vissa beställare kräver att
leverantörerna skall ha vara miljöcertifierade för att kunna vara med i en
anbudsgivning.
3. Många företag inom eventbranschen konkurrerar om att attrahera och anställa
kvalificerad personal. Även när det gäller rekrytering blir miljömedvetenheten ett
konkurrensmedel.
4. Ett event som genomförs med stor omtanke om miljön tjänar två syften. Dels blir
eventet i sig positivt ur miljösynpunkt, dels besöks ju eventet av många personer
som, om miljötänkandet kommuniceras på rätt sätt, kan påverka sin egen vardag på
jobb eller privat.
Det finns tecken på att branschen tar tag i miljötänkandet. Utvecklingen går snabbt så det är
klokt att du själv hänger med i vad som händer inom detta område genom nätet, i tidskrifter
och liknande.
1. Det internationella kongress- och mötesföretaget MCI har utvecklat en metod för att
kvalitetssäkra gröna möten och hjälpa företag att nå sina hållbarhetsmål. Metoden
heter MeetGreen och är ett strukturerat sätt att utvärdera olika mötesarrangemang
inom åtta områden:
 Lokaliseringen av eventet
 Hotellet
 Mötesplatsen
 Mat och dryck
 Transporter
 Utställningsmaterial
 Hur arrangemanget kommuniceras
 Arrangörens eget kontor
Redan i den indelningen ser man inom vilka områden som den största miljöpåverkan ligger.
Jag vill lägga till

Energiförbrukning
2. I dag ansöker landets många mötesanläggningar om certifiering. Inom Sverige är det
Svanenmärkning som är mest använt och inom övriga EU den s.k. EU-blomman.
3. Kistamässan och ett antal andra organisationer och företag har bildat den svenska
avdelningen av GMIC som står för Green Meeting Industry Council. Denna
organisation finns över stora delar av världen och ambitionen är att genom forskning,
utbildning och påverkan leda utvecklingen av hållbarhetsfrågor inom mötesindustrin.
4. BS8901 är en internationell standard för hållbart Event Management.
20
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Detta kan du göra
Gröna möten diskuteras mycket på en övergripande nivå. Men även du kan, om du jobbar
som eventplanerare, göra en hel del för att på ett praktiskt plan minska negativ
miljöpåverkan. De åtgärder som du kan vidta kan sägas hamna inom något av följande fem
områden:





Miljöpåverkan
Energihushållning
Beständighet
Hälsa och komfort
Resurshushållning
Miljöpåverkan
När du planerar ett event kommer du att använda ett stort antal olika material och produkter.
Du kan begära miljödeklarationer så att du kan bedöma vilka miljökonsekvenser som eventet
orsakar. Av dessa deklarationer bör inte bara materialets egna miljökonsekvenser framgå
utan även hur långa transporter som leveransen av det aktuella materialet eller den aktuella
produkten orsakar.
Det finns olika symboler som avser miljömärkning. Här följer ett urval som du bör ha ögonen
öppna för:
 Bra miljöval, administreras av Naturskyddsföreningen
 Miljömärkt Svanen, Nordens officiella miljömärkning, administreras i Sverige av SIS
 EU-blomman, EU:s officiella miljömärkning. Även denna miljömärkning administreras
i Sverige av SIS
Energihushållning
Att skapa lösningar som är effektiva ur energisynpunkt är viktigt dels för att skapa så lite
negativ miljöpåverkan som möjligt, dels för att minska uttaget av icke förnybara
energiråvaror. Om du t.ex. minskar transporterna genom att förlägga eventet på en viss plats
och samordna nödvändiga transporter av människor och varor kan du både påverka miljön
positivt och göra avsevärda besparingar med tanke på energi- och driftkostnader.
Beständighet
Med beständighet menar man att så mycket som möjligt av det som du planerar, köper in
eller bygger ska vara hållbart under en så lång tid som möjligt. Undvik i möjligaste mån
engångsmaterial som plasttallrikar, plastbestick och plastglas. Dubbelutnyttja det som går,
återanvänd material och dekor vid senare event osv.
21
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Hälsa och komfort
Kunskapen om hur man skapar en bra innemiljö i konferens- och hotellokaler ökar
kontinuerligt. Det gäller dels att undvika material som framkallar t.ex. allergi och liknande och
dels att undvika fuktskador.
En bra ljudmiljö är viktigt för människors välbefinnande. Det gäller att väggar isoleras och
material väljs så att riskerna för buller minimeras så mycket som möjligt.
Resurshushållning
Försök minska mängden avfall, sträva efter återanvändning försök återvinna material och
produkter och se till att man i så hög grad som möjligt kan utvinna energi ur det avfall som
man lämnar. Det handlar dels om att ta hand om avfall och dels att det finns praktiska
lösningar i evenemangslokalerna så att hanteringen av avfallet underlättas.
Några konkreta tips
När du planerar ett event så har du möjlighet att göra det bra ur miljösynpunkt. Här kommer
en checklista med åtgärder som du kan vidta. När du tittar igenom listan kommer du att
märka att i många fall kommer den som betalar för eventet tjäna på det ekonomiskt på kort
sikt samtidigt som man gör något positivt för vår gemensamma miljö på längre sikt.
14 åtgärder för en bättre miljö i samband med planeringen av ett event:
1. Sätt upp tydliga mål för eventet ur miljösynpunkt. Målen bör vara anpassade till
arrangörsorganisationens normala miljöpolicy. Tänk på att formulera mål som inte
bara gäller för detta event utan även har ett långsiktigt syfte.
2. Försök formulera målen så att de är mätbara. Då kan man följa upp dem i efterhand.
3. Kommunicera dessa mål och vilka förväntningar som finns till alla som kommer att bli
engagerade i eventet.
4. Tänk på miljön i alla aspekter från de första planeringsidéerna till att allt är genomfört
och slutstädningen gjord.
5. Lokalisera eventet till en sådan plats att transporterna av både människor och varor
blir minsta möjliga. Om besökarna skall vara aktiva på flera ställen, försök att förlägga
dessa aktiviteter inom bekvämt gångavstånd.
6. Ta med miljöaspekterna vid valet av leverantörer och ta med miljökraven i
förhandlingar och avtal med leverantörerna.
7. Se till att det finns möjligheter för besökarna att sortera skräp som de slänger.
8. Undvik engångsmaterial. Köp bara in material som går att återanvända och se till att
så mycket som möjligt verkligen återanvänds.
9. Planera så att transporter av varor och personer samordnas och minimeras så
mycket som möjligt. Välj också typ av emballage med tanke på miljön. Utnyttja
kollektivtransporter så mycket som möjligt.
22
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
10. Välj mat och råvaror med tanke på miljön, välj lokala råvaror, välj mat med tanke på
årstiden, välj med tanke på miljövänliga förpackningar. Se till att mat som inte går åt
används på annat sätt.
11. Se till att all rengöring, städning och diskning sker med miljövänliga medel. Avfallet
bör sorteras och transporteras bort på ett sätt som är godtagbart ur miljösynpunkt.
Om du har låtit bygga upp speciell dekor för eventet bör du se till att denna dekor går
att återanvändas och att rivningsmaterialet tas om hand på ett klokt sätt.
12. Se till att alla trycksaker som krävs för eventet göras på miljövänligt papper med
miljövänliga tryckmetoder.
13. Spar energi genom att hålla rätt temperatur inomhus och se till att de hotell som
engageras har anordningar för att spara på varmvatten och vattenförbrukning. Se till
att man diskar och tvättar på ett miljövänligt sätt.
14. Sprid information före, under och efter mötet elektroniskt i stället för i pappersform.
Om vissa delar måste tryckas på papper – använd miljövänligt papper.
Som du ser kan man göra mycket för att minska miljöpåverkan när man planerar ett event.
Ett radikalt sätt att göra besparingen ur miljösynpunkt är om besökarna inte behöver ses alls
rent fysiskt. Det finns stora möjligheter för vissa typer av evenemang att ersätta vanliga
fysiska möten med virtuella möten.
Det handlar nästa avsnitt om.
23
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg II Råd 8: Virtuella möten
Möten och events är möten mellan människor. Men det behöver inte innebära att vi möts rent
fysiskt. Nu finns det faktorer som talar för att vi kommer att se fler och fler virtuella möten via
TV-kanal eller över nätet. Nu anordnas





Videokonferenser
eLearning
webinars
onlineseminarier
etc.
Jag får kontinuerligt inbjudningar att delta i virtuella evenemang som utgår från USA. Små
och mellanstora företag kan på det sättet erbjuda konferenser inom smala nischer som folk
från hela välden kan delta i. Man följer föreläsningar och seminarier hemifrån eller från
kontoret i sin egen dator och man kan medverka interaktivt med frågor och
diskussionsinlägg.
Många företag ser stora fördelar med att ersätta eller komplettera ”vanliga” evenemang med
virtuella möten.
Fördelarna är många:
1. Ekonomisk press. Många företag och organisationer har krav på maximal
lönsamhet. Det gäller att i allt man gör få ut största möjliga resultat av varje
investerad krona. Då framstår virtuella möten som intressanta.
2. Personlig interaktion. Möjligheterna för varje enskild individ att vara direkt aktiv och
svara på frågor, påverka hela eventet och ge feed-back är goda på ett virtuellt
evenemang när antalet deltagare är mycket stort.
3. Tekniken utvecklas. Nu är vi inte längre beroende av en specialbyggd och
specialutrustad studio för att genomföra t.ex. en videkonferens. Det gör man numera
mellan vanliga datorer. Vi sitter på kontoret eller hemma i bostaden och deltar i
konferenser.
4. Tidsbesparing. När instruktörer, föredragshållare och deltagare inte längre behöver
resa för att mötas på en viss plats på en viss dag så vinner alla tid på detta.
Deltagarna är inte borta från sina ordinarie jobb lika mycket och flera deltagare t.ex.
från samma företag är inte borta samtidigt från företagets kunder.
5. Reskostnaderna minskar. Ett mindre resande innebär att kostnader för biljetter, mat
och logi minskar. Detta är helt avgörande om du t.ex. anordnar ett internationellt
event med föredragshållare och deltagare från hela världen.
6. Negativ miljöpåverkan minskar. Samtidigt som vi reser mindre så minskas också
den negativa påverkan på miljön. Vi kommer med virtuella möten inte att köra bil eller
flyga. Om samtidigt allt tryckt material ersätts av e-böcker eller att besökarna tar fram
det som intresserar dem med ett knapptryck på mobilen eller på datorn då har vi även
vunnit ur miljösynpunkt på detta. Alla broschyrer, konferensprogram,
sammanfattningar av föreläsningar etc. kan i ett virtuellt event ersättas av digitalt
informationsmaterial. Om vi kan minska produktionen av trycksaker så sparar vi på
miljöutsläppen både för själva tryckandet och för transporten av det tryckta materialet.
24
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
7. Presentations- och diskussionsverktygen utvecklas. De virtuella mötena kan i
dag göras omväxlande med olika former av presentationsteknik som t.ex. Power
Point, slideshare, video, desktop sharing, chat, undersökningsenkäter online m.m.
Anmälningsproceduren och registrering är enklare via nätet i stället för vid en fysisk
receptionsdisk. Dessutom pågår en utveckling av olika sätt för deltagarna att
nätverka med varandra via IPhone, IPad och vanliga mobiler.
8. Större flexibilitet. Många deltagare har kanske svårt att vara med just vid en viss
tidpunkt. En del virtuella events fungerar så att man kan delta när det passar bäst i
den egna almanackan. Man kan planera sin egen tid genom att ta del av något inslag
när man har tid, man kan göra pauser eller repetera det man vill se eller höra det så
många gånger man vill. Man kan helt enkelt ta till sig information och lära sig det nya i
sin egen takt.
9. Kostnader för lokaler och personal minskar. Ett vanligt event kräver
konferenslokaler och personal för reception, säkerhet, städning m.m. En
konferenslokal är dessutom ofta specialanpassad och utrustad med massor av dyra
tekniska hjälpmedel. En sådan lokal är svår att använda till annat när den inte
utnyttjas för evenemang.
10. Enkelt med förhandsinformation och uppföljning. En naturlig del av virtuella
möten är att förhandsinformation och dokumentation som uppföljning skickas som epost till deltagarna. Det är lätthanterat när anmälningarna redan har skett via e-post
eller på en speciell anmälningssida. På samma sätt är det enkelt att sprida
information till de som inte hade möjlighet att anmäla sig tidigare. Hela eventet kan på
sätt och vis säljas hur många gånger som helst.
11. Successiv utveckling underlättas. För ett återkommande event är det enkelt för
instruktörer och föredragshållare att successivt förbättra och utveckla ett
informationsmaterial. Detta gör man med datorn från sitt eget kontor.
Evenemang på sociala medier
Evenemang är en viktig del på Facebook och andra sociala medier. På alla personliga
Facebooksidor finns en knapp som heter ”Skapa evenemang”. Eftersom det finns ca 800
miljoner Facebookanvändare i världen så skapas troligtvis de flesta evenemangen på det
sättet. Alternativt görs inbjudningar via Facebook till miljontals vanliga fysiska evenemang.
Du kan med några enkla knapptryck





Skapa ett event
Göra detta offentligt så att alla kan vara med eller se till att bara en utvald grupp kan
delta
Bjuda in dina Facebookvänner till eventet
Även bjuda in dina vänner som ännu inte finns på Facebook
Skicka meddelanden, foton och filmklipp till alla eventdeltagarna
Allt detta kan du naturligtvis göra antingen du bjuder in till ett event som kommer att
genomförs fysiskt i verkligheten eller bjuder in till ett virtuellt event.
När vi talar sociala medier i Sverige som används i evenemangssammanhang så menar vi i
första hand Facebook, Twitter, YouTube,,Bloggar, LinkedIn och Flickr
25
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Det finns dessutom speciella sociala medier som bara handlar om events, framför allt i USA.
Ta exempelvis en titt på www.eventpeeps.com. Det är ett socialt nätverk med många
professionella eventplanerare engagerade som representerar marknadsföring, mässor,
eventdesign, virtuella events, olika sorters möten, event management, logistik, planering
m.m. Där finns artiklar, diskussioner och forum om nästan allt inom eventindustrin.
Upplevelsen av virtuella möten liknar mer och mer personliga möten
Undersökning efter undersökning visar att inget kan ersätta det personliga mötet. Det är när
vi träffar andra människor som nya idéer uppstår. Det är då vi får våra kickar. Det är då vi
kan inspireras och lära oss det som är värdefullt. Det är ofta i de sociala sammanhangen
som hänger ihop med olika möten som de verkligt intressanta mötena sker. Det är där de
slumpmässiga mötena uppstår som ofta visar sig vara de mest värdefulla.
Detta har man insett inom de företag som utvecklar eller marknadsför plattformar för virtuella
evenemang. De upplevelser som vi får i de virtuella mötena blir hela tiden mer och mer lika
verkliga, fysiska situationer.
Samtidigt kan folk från hela världen utan några större kostnader eller större uppoffringar i tid
delta i världskongresser inom mycket snäva intresseområden genom virtuella evenemang.
Vi som är intresserade av mötes- och eventbranschen kommer därför att jobba med både
verkliga evenemang, virtuella events och kombinationer av båda dessa. Verkliga möten
kommer att förstärkas och kompletteras på olika sätt med teknik och verktyg som utvecklas
för virtuella möten.
Det här är en spännande utveckling där det gäller att hänga med!
26
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg III:
Råd 9:
Framtidens
Trender som påverkar jobb inom
ditt jobb inom
eventbranschen
eventbranschen
Råd 10: Sociala
medier, IPHär beskrivs den utveckling
telefoni m.m.
som sker med avseende på
internationalisering,
specialisering, nya
arbetsverktyg, sociala medier
m.m. för att du ska få en
översiktlig uppfattning om
framtidens
evenemangsmarknad. Det är
en bra bakgrund för att du
ska lyckas när du väljer
mellan de olika sätt att söka
jobb, starta eget och skaffa
uppdrag inom
eventbranschen som beskrivs
senare i denna bok.
27
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg III Råd 9: Framtidens jobb inom eventbranschen
Trend 1: Det finns en osynlig jobbmarknad för evenemangsplanerare
Jag citerar Careercomfort; ”Så får du jobbet!”
Undersökningar av den totala jobbmarknaden visar att det bara är en mindre del av alla
lediga jobb som utannonseras i media. Det är både dyrt och krävande att tillsätta en tjänst
via annonsering. Därför försöker företagen i stor utsträckning att hitta en lämplig kandidat
genom kontakter innan man tar till den sista utvägen, att annonsera.
Så här är det:




Bara 25 % av alla lediga jobb utannonseras
Många tjänster som tillsätts har aldrig tidigare existerat
Nya företag och nya jobb skapas hela tiden
I tillväxtföretag skapas hela tiden nya jobb
Detta gäller i hög grad eventbranschen. Tips om du kan agera på den osynliga
jobbmarknaden finns i steg VII.
Trend 2: Jobba med internationella evenemang
Under en stor del av mitt yrkesverksamma liv har jag varit ansvarig för ett stort internationellt
konsultföretag som arbetar över hela världen. Svensk arbetsmetodik, när det gäller att
planera, organisera, leda projekt, samordna olika insatser och kontrollera att beslutade
åtgärder genomförs står högt i kurs internationellt. Vi har en kultur och tradition av att kunna
samarbeta och vi är vana vid att ge och ta information. Vi kan ofta på ett konstruktivt sätt
tillsammans med andra specialister resonera oss fram till bästa möjliga lösning i varje enskilt
fall och vi är i många situationer beredda att ta på oss ett ansvar. Vi uppfattas av många i vår
omvärld som ärliga och tydliga i våra ambitioner. Till detta kan man lägga att vi har hängt
med bra när det gäller nya IT-hjälpmedel och annan utveckling.
Över hela världen är behovet av att mötas stort. En karriärväg för en evenemangsplanerare
är att jobba med större och mer komplicerade, internationella evenemang allteftersom man
blir mer erfaren. Utmaningarna för de som vill satsa på evenemang på den internationella
marknaden är stora och spännande.
Trend 3: Det är specialisering som gäller
I många framtidsprognoser och trendspaningar om vilka marknader och branscher som
kommer att öka under de närmaste åren framstår hälso- och sjukvård som ett kraftigt ökande
område. Detta kommer i sin tur att påverka många eventplanerares inriktning så att flera
kommer att specialisera sig inom den typen möten. Här fordras speciell kunskap och det sker
dessutom hela tiden en utveckling inom området.
28
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Ett annat ”hett” område är miljö, energibesparing och ”green living”. Dessa frågor är i dag
inte bara ett önskemål från vissa. Det är krav som du som evenemangsplanerare måste
förhålla dig till.
Eventplanerare med ”dubbla kunskaper” kommer att efterfrågas mer och mer. En
evenemangsplanerare som utöver sin baskunskap om evenemang även har kunskaper inom
ett något specialområde eller har erfarenhet av ekonomi, affärsmässighet, språk, datateknik,
sociala medier etc. kommer att vara betydligt mer eftertraktad på jobbmarknaden än en som
”bara” är duktig på att ordna evenemang. Efterfrågan på dina tjänster kommer att variera
under olika tidsperioder. Passa på att utnyttja tider, då du har mindre att göra, med att lära
dig mer inom angränsande nyttiga områden.
Trend 4: Vi får hela tiden nya arbetsverktyg
De arbetsverktyg som du, som eventplanerare, har till ditt förfogande kommer utvecklas även
i framtiden.
Det finns programvaror för att skapa flera alternativa evenemangsförslag, kalkylera, göra
tidsplaner, uppföljning av kostnader m.m. Det är numera möjligt att man för större projekt
skapar en webbplats där de som är engagerade i planeringen av ett evenemang kan gå in
med ett password för att där dela information och erfarenheter om ett evenemangsprojekts
framskridande med avseende på planering, tidsplaner och kostnader.
Detta i sin tur gör att laptop, Ipad och Iphone är naturliga arbetsredskap för alla som är
engagerade i ett evenemangsprojekt. Här delas och lagras information om projektet på ett
praktiskt och strukturerat sätt. Ni kan jobba två stycken samtidigt på samma projekt. Du
kanske sitter i Sverige och samarbetar med en eventexpert som arbetar från Japan. Ni tittar
båda två samtidigt på en gemensam plan över eventlokalen i era datorer och man ser era två
digitala pennor på planen när ni tillsammans tar fram ett förslag på layout för eventet.
Möjligheterna att i olika bildprogram illustrera dina dekorförslag inlagda i en befintlig miljö är
oändliga. Det är bara vår egen fantasi som sätter gränsen för alla olika sätt som vi idag kan
använda den nya teknik som finns och kommer att finnas.
Trend 5: Olika former av samarbeten kommer att öka
Uttrycket ”Cash is king” är vanligt inom näringslivet. Det betyder naturligtvis att den som har
pengar har också makt. Som en följd av detta uttryck talar man i dag om att ”Collaboration is
Queen” dvs. ”samarbete är drottningen”. Fler och fler inser att samarbete ger mer än
konkurrens. Tidigare ansåg man att det inte gick att vinna något utan att någon annan
samtidigt förlorar på det. Fel! Fel! Fel!
Inom eventmarknaden finns många tillfällen att skapa win/win-situationer. Som
eventplanerare kan du samarbeta med andra inom branschen för att utvecklas i ditt jobb,
skaffa uppdrag åt varandra, hjälpa varandra när man har för mycket att göra och framför allt
ha kul tillsammans. Jag tycker att utvecklingen på nätet är ett utmärkt exempel på detta. Du
kanske har en egen hemsida eller egen blogg. Om inte, så antar jag att du varit inne på
andras bloggar. För att ha framgång inom bloggvärlden går det inte att se andra bloggare
som konkurrenter. De som är generösa med artiklar och inlägg hos andra får respons,
29
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
artiklar, kommentarer och länkar tillbaka. Samarbeta med andra som har samma intresse.
Det kommer du att vinna på.
Trend 6: Kraven på flexibilitet ökar
Det finns ett fåtal riktigt stora företag som sysslar med evenemangsplanering i en eller annan
form. De har stora resurser i form av finansiell styrka och personalresurser. Att vara stor
betyder inte med automatik att man har bättre förutsättningar att lyckas. De små och
medelstora företagen kan ofta vara mer flexibla och har därför större möjligheter att
tillfredsställa sina kunders mycket speciella krav och önskemål. När de små företagen jobbar
ihop med varandra i mer eller mindre löst sammansatta nätverk kan de vid behov även
erbjuda en del av det stora företagets fördelar.
Jobba i stället med din tid, energi och kreativitet snarare än en massa pengar för att nå dit du
vill. Du kan själv med din egen dator göra proffsiga presentationer av vem du är, vad du gjort
och vart du vill komma. Du kan skicka ut mängder av meddelanden med några
knapptryckningar på datorn. Dina idéer och dina erfarenheter kan leda dig in på helt nya
jobbmöjligheter som du tidigare inte kunnat drömma om. Det jobb som du kommer att syssla
med om ett år kanske inte ens finns i dag.
Trend 7: Dina relationer och ditt nätverk
En nyckel till framgång inom affärsverksamhet har alltid vara att kunna bygga relationer. Med
goda relationer bygger du ett förtroende mellan dig, dina samarbetspartners och möjliga
kunder. Att ha en massa kontakter och ”vänner” på de sociala nätverken som t.ex.
Facebook, YouTube, Myspace, flickr, Twitter, MyBloglog, Linkedin, Technorati kan vara
intressant ur jobbsynpunkt om det leder till relationer och inte bara ett ytligt utbyte av
ointressant information.
Ägna en begränsad tid för att bygga relationer på sociala medier. Välj de som passar dig
bäst och akta dig för att drunkna. Rätt utnyttjat kan du den vägen bygga upp ditt nätverk där
du kan få idéer, kan ”bolla” idéer med andra som har samma intresse som du, du kan få
uppdrag eller ett nytt jobb, du kan få hjälp med allt möjligt, du kan skaffa dig
referenspersoner som kan rekommendera dig inför nya uppgifter, du kan bilda en
referensgrupp att luta dig emot när du genomför ett uppdrag och du kan få tips om var du
kan lära dig ännu mer.
Skriv generöst och intressant på de sociala medierna. Om du söker jobb eller försöker få ett
uppdrag är det möjligt att din presumtiva arbetsgivare eller uppdragsgivare kollar dig på
nätet. Det kan faktiskt betyda ännu mer än vad som står i ditt CV.
Att underhålla ditt nätverk via sociala medier kan aldrig ersätta att du träffar folk och skapar
relationer ”på riktigt”. Genom de sociala nätverken kan du få tips om mässor, utställningar
och andra events där du kan knyta lite djupare kontakter. Bli duktig på att bygga relationer.
30
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Trend 8: Många har flera jobb samtidigt
Jag går ibland in på en blogg som heter Kristina Elliots blogg. I sin programförklaring säger
hon att hon bl. a. skriver om event, teater, musik psykologi, kommunikation, varumärke, HR,
självstyrt lärande och kostnadseffektiva utvecklingsmetoder. Jag vet att hon jobbar
professionellt och framgångsrikt inom alla dessa områden. Det är ett tydligt exempel på hur
många av oss i dag vill utveckla oss parallellt inom flera områden samtidigt. Visserligen har
vi lärt oss att det gäller att fokusera men många av oss väljer ändå att snarare bli rika i
skälen än i plånboken.
Jag har inte sett någon statistik men jag är övertygad om att fler och fler jobbar med
evenemangsplanering på deltid samtidigt som de jobbar med annat. Anledningarna till detta
kan vara olika. Det kan vara att man vill utveckla sig själv inom flera olika områden, det kan
vara ekonomiska skäl och det kan vara ett steg i en process mot att man vill syssla med sitt
drömjobb på heltid.
31
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Steg III Råd 10: Sociala medier, IP-telefoni m.m.
Det nya som håller på att hända inom eventbranschen är att sociala medier håller på att
ändra på mycket inom så gott som alla sorters evenemang. Det kommer successivt fram fler
och fler möjligheter. Jag ger här en ögonblicksbild av de möjligheter som finns när denna bok
skrivs, men erfarenheterna och möjligheterna ökar hela tiden. Jag följer denna utveckling och
kommer att ge ut nya upplagor av denna bok där min ambition är att den senaste
utvecklingen hela tiden skall finnas med.
Sociala medier kan du använda när du
1.
2.
3.
4.
5.
Planerar ett evenemang
Organiserar evenemanget och gör inbjudningar
Marknadsför evenemanget
Optimerar evenemanget så att det passar att spridas på sociala medier
Gör uppföljning efter att själva evenemanget genomförts
Numera genomförs hela evenemang som virtuella evenemang. Man träffas inte ens fysiskt
utan allt genomförs via nätet. Detta beskrivs i råd 8. I detta avsnitt handlar det om att
planera, marknadsföra och genomföra ett ”vanligt” evenemang med hjälp av sociala medier.
1. Planering
Varje evenemang måste planeras, antingen det gäller en enkel picknick eller en jättestor
konferens. För att spara in kostnader för möten dit de som är engagerade måste resa, vilket
både kostar tid och pengar rekommenderar jag att du använder dig av Skype. Det är ett sätt,
som du säkert känner till, att kommunicera med enskilda personer via datorn. Ni pratar med
varandra och ni kan samtidigt se varandra i bild och det är gratis även om ni sitter på var sin
sida om jordklotet. Är ni flera deltagare kan man ordna en flerpartskonferens för en
jämförelsevis låg kostnad.
Jag har t.ex. varit engagerad i planering av en filminspelning där producenten fanns i
Kanada, huviudartisten i Las Vegas och jag själv fanns i Sverige. Vi hade våra
planeringsmöten via Skype. Det fungerade bra och var helt gratis.
Fristående eller kombinerat med Skype kan man använda sig av några av de enkla
planeringsverktyg som finns gratis i datorn t.ex. Google Anteckningar, Google Kalender
kombinerat med www.slideshare.net.
Vidare finns en mängd mer eller mindre avancerade planeringsprogram tillgängliga på nätet
som du kan ha nytta av i din evenemangsplanering. Några exempel på sådana program är:






Gantt project
Microsoft Project
OpenProj
Open Workbench
Projektplatsen
Zoho Project
32
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen






Basecamp
Severa
Qbis
Bugtrack
VisionProject
Projektplatsen
Du kan pröva dig fram gratis i de flesta programmen med ett mindre projekt och se om
programmet passar just dina önskemål.
Gå in på www.showdocument.com och klicka på ”Watch a Demo” så får du en demonstration
av vilka möjligheter denna typ av planeringsverktyg kan ge.
2. Inbjudningar till eventet
Planerar du ett större evenemang kan det löna sig att starta en speciell blogg enbart för ditt
projekt. Det finns flera enkla bloggverktyg att använda. Leta på bloggar/evenemang på
Google för att få inspiration och en bra uppfattning om hur det fungerar.
Skapa ett evenemang på Facebook. Det är i dag den allra vanligaste formen för att sprida
information om ett kommande evenemang och eftersom fler och fler svenskar finns på
Facebook så är det naturligtvis en kommunikationsväg som du skall använda dig av. Var
dock försiktig med att annonsera ut sociala evenemang på Facebook i de fall du kan riskera
få besvär med oönskade gäster.
I samband med inbjudan kan du via nätet genomföra en enkät hos dina presumtiva deltagare
om bakgrund, vad de vill skall behandlas på evenemanget etc. etc. På webben hittar du ett
antal enkätverktyg som är gratis, t.ex. www.enkät.se, Mamut Online Survey,
FreeOnlineSurveys och eSurveyPro.
3. Marknadsföring av eventet
Du kan använda dig av många marknadsföringskanaler inom sociala medier t.ex: Facebook,
Twitter, Flickr, YouTube och LinkedIn.
Om du är aktiv på Facebook och Twitter så att du redan har en krets av vänner eller följare
uppbyggd, då kan Facebook och Twitter vara effektiva. Du bör alltså ha en ”färdig vänkrets”
sedan tidigare som du kommunicerat med under en tid och som har förtroende för dig och
det du brukar informera och inspirera om. Dessa medier är delvis anpassade just för att
sprida denna typ av information. Du kan skapa en Facebook-sida som har en länk till din
blogg eller hemsida som beskriver eventet. Där kan du kontinuerligt informera om eventet,
hur det planeringen avancerar steg för steg, nya attraktioner som tillkommer, information om
hotell, transporter etc. Gör sidan interaktiv så att besökare inbjuds att kommentera, ställa
frågor och framföra önskemål och var snabb med att svara och kommentera.
Du kan också på www.ning.com skapa dit eget sociala nätverk enbart för ditt eller dina
evenemang.
33
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 3: Så fungerar eventbranschen
Kontakta bloggare som skriver om den typ av evenemang som du planerar. Många bloggare
letar efter nyheter att skriva om så om du har ett intressant och annorlunda event så kan
detta vara en framgångsrik väg.
4. Optimera ditt event för att passa för sociala nätverk
När evenemanget är i gång är det viktigt att gästerna kan vara uppkopplade när de är på
evenemangsplatsen. Se till att det finns ett väl fungerande trådlöst nätverk så att gästerna
kan kommunicera med varandra och med vänner utanför eventet. Det bör fungera
oberoende av om besökarna använder sig av vanlig mobiltelefon, iPhone, iPad eller annan
form av bärbar dator. Många kommer säkert att twittra eller skriva inlägg på Facebook under
tiden det hela pågår.
Presentationer, seminarier och diskussioner kan sändas som videokonferenser samtidigt
som de pågår så att folk som inte deltar fysiskt kan följa evenemanget var det än befinner
sig.
5. Uppföljningen
Med sociala medier och liknande har det blivit lättare att fortsätta kommunikationen efter
evenemanget med de gäster som varit närvarande. Via e-post kan du skicka ut tack-försenast-meddelanden, uppdateringar och annan information. Glöm inte att skicka ut bilder,
videos och sammandrag av de presentationer som gjorts efter evenemanget så att även de
som inte varit med kan ta del av evenemanget. En idé kan vara att anordna en liten
fototävling med priser. Be deltagarna ta foton och skicka in dem till evenemangets hemsida,
Facebooksida eller liknande.
Nu när du gått igenom den här e-boken hoppas jag att du fått ett översiktligt grepp om
eventbranschen. Jag har medvetet formulerat mig i kortfattade kommentarer och checklistor
för att du på detta sätt snabbt ska få en grund att gå vidare ifrån.
Nu har du framför dig följande moduler:




E-bok: Så blir du anställd inom eventbranschen
Arbetsbok: Frågorna som du antagligen får i anställningsintervjun
E-bok: Så startar du eget och jobbar med evenemang
Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån
Öppna e-boken ”Så blir du anställd inom eventbranschen”. Den är verkligen både konkret
och användbar.
Holger Wästlund
Hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se
34