Transcript Lyckas som eventplanerare Modul 6

LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Lyckas som
eventplanerare
Modul 6: E-bok - Så startar du eget och jobbar med
evenemang
Holger Wästlund
1
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Denna e-bok är utgiven av:
Tipsförlaget
e-post: [email protected]
telefon: 08 755 81 31
mobil: 070 594 36 20
Hemsidor: www.tips-om.se
www.jobba-event.se
© Författaren och Tipsförlaget
Författare: Holger Wästlund
ISBN: 978-91-980308-4-6
Mångfaldigande av innehållet i denna e-bok, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk form, är
enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av författaren
2
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
I den här e-boken ges många nyttiga tips som kan vara bra om du ska starta eget inom
eventbranschen. Det är lättare att få framgång om du lyckas hitta en egen nisch där du kan
specialisera dig och där du helst kommer att uppfattas som expert. Du kommer här att lära
dig hur du kan lyckas med det. Jag pekar även i denna e-bok på en stor fördel med
eventjobbet – det ger dig möjlighet att jobba mycket hemifrån om du vill det.
E-boken är indelad i följande avsnitt:
Avsnitt 1: Hitta din nisch inom eventbranschen
Sid
4
Avsnitt 2: Jobba hemifrån med evenemang
6
Avsnitt 3: Dina viktigaste beställare
8
Avsnitt 4: Gratis marknadsföring inom eventbranschen
10
Avsnitt 5: Så ser ett anbudsunderlag ut för eventuppdrag
14
Avsnitt 6: Så skriver du en offert
17
Avsnitt 7: 10 sätt att ta betalt inom eventbranschen
18
Avsnitt 8: Prisförhandla med framgång så här
22
Slutord: Så kan du gå vidare
25
3
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 1: Hitta din nisch inom eventbranschen
Redan i den första modulen av detta program hittade du långa listor på olika sorters
eventjobb som du kan satsa på. Det handlar både om olika sorters evenemang och om olika
typer av uppdragsgivare. Jag tror inte på idén att starta upp ett nytt företag där du erbjuder
att göra ”allt åt alla”. Fundera ordentligt på vilken nisch du bör välja! Med en egen nisch blir
du mer unik, uppdragsgivarna uppfattar dig som specialist, du kommer att få lättare att
marknadsföra dig och du kommer också att få lättare att ta rätt betalt. Det återkommer jag till
senare i denna modul.
Samtidigt ska du vara flexibel i den meningen att om en uppdragsgivare frågar om du kan
hjälpa till med något annat än det du marknadsför som din specialitet, så är det självklart att
du ska fundera på om du tror att du klarar av att utföra detta på ett professionellt sätt och i så
fall tacka ”ja”. Vad jag menar är att du inte bör bli så flexibel att du uppfattas som en
ointressant person, alltför lik alla andra – en resurs som man antingen lätt kan byta ut eller
som man kan köpa in för ett alltför lågt pris.
I detta avsnitt visas några praktiska väger för dig att hitta din egen nisch. Jobba igenom
detta, se till att du tar fram det som du är bäst på, känn dig stolt över det och starta ditt eget
företag med utgångspunkt från denna specialitet eller dessa specialiteter.
Utgå från dig själv:
Är du bra på att planera, organisera, leda andra, samordna och i viss mån kontrollera vad
andra gör?
Då kanske du ska sikta på att bli:





Event Manager
Eventproducent
Konferensansvarig
Projektledare
Etc.
Eller är din starka sida att vara kreativ, ensam eller i ett team? Du kanske föredrar att inte ha
ansvar för att leda andra:
Då kanske du snarare ska sikta på att jobba som:





Eventdesigner
Eventutvecklare
Artist
Talare
Etc.
4
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Inom vilka eventområden har du erfarenhet från tidigare?
Det kanske ger dig en ledtråd om vad du ska satsa på.




Sociala evenemang
Företagsevenemang
Evenemang för andra organisationer
Speciella evenemang?
Vilken typ av potentiella kunder finns inom det område där du tänker jobba?
Det kan välja att i första hand satsa på




Privata kunder
Företag
Föreningar, branschföreningar, ideella föreningar etc.
Organisationer av olika slag, kommersiella eller välgörenhet
Har du råd och möjligheter att satsa på en nisch som medför större investeringar, t.ex.
uthyrning av:




Bord, stolar, porslin etc?
Partytält
Ljud- och ljusanläggningar
Rekvisita och dekorationsprylar
Eller bör du välja något som ger intäkter tidigt utan några investeringar från din sida, t.ex:




Eventkonsult
Eventdesigner
Projektledare
Projektassistent
Finns det andra inom ditt område som erbjuder samma tjänster som du? Kan ni i så fall
samarbeta?
Googla med sökord som består av den nisch du funderar på och din ort, t.ex:
”bröllopsplanerare Stockholm” så ser du direkt vilka dina eventuella konkurrenter kommer att
bli om du beslutar dig för att satsa på denna nisch. På deras hemsidor hittar du uppgifter om
vad de erbjuder. Med utgångspunkt härifrån kan du fundera på hur du skulle kunna göra dina
erbjudanden annorlunda.
På detta sätt kan du relativt snabbt kolla nisch efter nisch för att få en bra bild av
konkurrensen.
5
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 2: Jobba hemifrån med evenemang
Det finns några tydliga trender inom eventmarknaden som gör det lättare att jobba hemifrån
än vad det varit tidigare.
Teknologin:
Det allra mesta görs i dag via datorn, IPad och IPhone. Genom sajter som t.ex.






Konferens.nu
Sverigeturism.se
Konferens.se
Nöjestorget.se
Eventmarket.com
m.fl.
finns mycket av den information du behöver när du jobbar med events lätt tillgänglig. Detta
gör det enklare om du sitter hemma och jobbar. Du kan dessutom göra hemsidor,
inbjudningar, rumsplaneringar, tid- och kostnadsplaner, i princip allt, hemifrån i din dator. Du
kan utbilda dig på distans etc. etc.
Helt nya jobbmöjligheter inom eventmarknaden
Jobbar du som förmedlare av artister, talare, musiker, fotografer m. fl. så kan du sköta det
hemifrån. Hyr du ut festvåningar, festlokaler, konferensställen, SPA eller startar du en
resebyrå för upplevelseresor så är detta exempel på jobb som du med fördel också kan
sköta hemifrån. Jobbar du som florist, säljer eller tillverkar presentartiklar, rekvisita och
dekorationsprylar kan du också göra detta hemifrån. Många av de nya jobben inom
eventbranschen går bra att sköta på detta sätt.
Stora företag skär ner
Stora företag som tidigare hade egna eventorganisatörer, i allmänhet inom företagets HReller marknadsavdelningar, skär ner. Man vill fokusera på sin kärnverksamhet och företag
slås samman. Många företag föredrar att vid de tillfällen som man har behov av eventtjänster
vända sig till mindre företag eller personer som utför samma tjänster på konsultbasis. De
stora företagen kan därigenom slimma sina organisationer samtidigt som man vill vända sig
till proffs inom området. Här finns jobbmöjligheter för dig som vill jobba med eventjobb
hemifrån.
Spar på kontorskostnader
Ett starkt vägande skäl för många att jobba hemifrån är kostnaderna. Du utnyttjar ett rum
som du har hemma, du använder din privta dator och du spar både tid och resekostnader.
6
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Balans i livet med eventjobb
När ett eventjobb ska förberedas och genomföras är det i allmänhet i en relativt rörig och
stundtals stressig miljö. Folk springer fram och tillbaka, de aktuella lokalerna upplevs ofta
som stökiga innan eventet sätts igång och det är många olika intressenter inblandade och
engagerade. Som motpol till denna miljö är det många inom eventbranschen som behöver
lugn och ro mellan stressmomenten och därför väljer många inom denna bransch att jobba
hemifrån.
Fler och fler talar om att skapa balans i livet. Många har tröttnat på att ha långa resvägar
mellan hemmet och jobbet, man har tröttnat på stressen med att vara beroende av att åka
buss, tåg eller tunnelbana som dels ofta är fullpackade dels ofta är försenade eller man
tvingas sitta i långa bilköer.
Man vill jobba men samtidigt ha möjlighet att ta en kopp kaffe när man vill, ta en promenad,
läsa tidningen eller en bok, äta lunch med en god vän, vara med på speciella tillfällen som
när barnen har en viktig sport eller annan fritidssysselsättning. Lösningen blir då för många
att just jobba hemifrån. Det är en arbetsform som passar för väldigt många leverantörer till
eventbranschen.
Nackdelar med att jobba hemifrån med event
Det är inte bara fördelar med att jobba hemifrån. Om du funderar på och har möjlighet att
välja mellan alternativen att jobba hemifrån eller gå till ett externt kontor för att jobba med
evenemang så kan det vara nyttigt att även fundera på följande eventuella nackdelar:






Känn efter om du själv kommer att trivas med att vara hemma, kanske ensam, hela
dagarna. Kommer du känna dig bunden och kommer du sakna det umgänge som
finns på en normal arbetsplats? Hur stort är ditt behov av att ”bolla” tankar och idéer
med andra vid de tillfällen då du behöver ny inspiration för att komma vidare. Jag har
själv jobbat både ensam hemifrån och i större konsultgäng på externa kontor och
denna faktor är viktig. Känn efter vad du kommer att trivas med.
Du kanske behöver ett eller två arbetsrum som tar bort utrymme från den övriga
bostaden.
Ditt hem kommer delvis att fyllas av papper, datorer, telefonlappar, pärmar och
litteratur som har med jobbet att göra.
Inom vissa grenar av eventbranschen behöver du även utrymme för annat. Det kan
vara dekorationsprylar, presentartiklar, cateringutrustning, ljud- och ljusanläggningar,
annan rekvisita etc.
Ditt hem kan inte längre betraktas som privat till 100 %. Du ska kunna ta emot
kunder, samarbetspartners och leverantörer och då gäller det att hemmet är städat
och välordnat samt att övriga familjemedlemmar inte stör alltför mycket.
Ditt företag får i allmänhet en mindre prestigefylld adress. Det spelar ingen roll i de
flesta företag men det kan vara en faktor att tänka på.
Fundera igenom dessa för- och nackdelar innan du beslutar dig för hur du vill jobba.
Lösningen blir för många en kombination. Man jobbar på ett externt kontor med de
arbetsuppgifter där man har stort behov av andra och hemma när man har behov av att
jobba koncentrerat.
7
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 3: Dina viktigaste beställare
När du jobbar med events har du mycket större chanser att få uppdrag från tidigare
uppdragsgivare än från helt nya. Det kanske har funnits tider då det räckte med att leverera
bra jobb och låta ryktet gå för att få mer jobb. Men inte nu! Informationsflödet ökar hela tiden,
det är lätt för uppdragsgivarna att hitta nya kontakter, konkurrensen ökar och
uppdragsgivarna behöver inte i samma utsträckning vara lojala mot gamla leverantörer. Det
händer att beställare t.o.m. uttrycker det som ett självändamål att byta leverantör då och då.
Hur gör man då för att behålla kontakten med sina tidigare uppdragsgivare? Marknadsföring
är för många av de som är mest framgångsrika ett förhållningssätt – ett sätt att vara. I sin
bästa form är det något man bara gör – man lever på ett visst sätt utan att tänka på det.
Många inom eventbranschen har kontakt med viktiga personer i sitt nätverk ofta och
kontinuerligt. De missar sällan att äta luncher med presumtiva uppdragsgivare och de är
duktiga på att mingla och nätverka. Vad är detta annat än professionell marknadsföring? Det
är precis så som de framgångsrika gör fast många kallar inte detta för marknadsföring. Vad
är nackdelen? Jo, det tar tid.
Sätt dig därför in i de arbets- och tidsbesparande metoder som finns med e-post, nyhetsbrev,
bloggar, webbsidor med affiliates m.m. Det finns mycket skrivet om detta av andra så jag tar
inte upp det här.
Här några tips om hur du håller löpande kontakt med dina kunder:

Det händer att kunderna direkt uttrycker att han är nöjd med det jobb som har utförts.
Men det är sällan som han på eget initiativ för dessa positiva ord vidare. När kunden
beskriver att han är nöjd skall man inte vara rädd för att rakt på sak fråga: ”Får jag
använda det du nu sa till andra presumtiva kunder och hänvisa till dig?” De allra flesta
kommer att säga ”ja” till ett sådant förfarande och t.o.m. känna sig stolta. Jag brukar
anteckna sådana positiva uttalanden bakpå deras visitkort som jag är noga med att
spara.

Gör alla uppföljningar snabbt! När du i ett telefonsamtal, vid en lunch eller i ett mingel
fått en fråga, ett tips om att ta reda på något – gör det snabbt! Gör det när frågan
fortfarande känns aktuell för din kontaktperson. Hur många gånger har det inte hänt
att en leverantör varit alltför ambitiös med att ta reda på alla fakta innan han eller hon
återkommer och då har den presumtiva uppdragsgivaren glömt hela saken eller löst
sina problem på annat sätt.

Gör det till en vana att alltid skicka kopior eller särtryck av intressanta artiklar, tips om
kommande radio- eller TV-program, tips om seminarier eller konferenser eller
intressanta webbsidor som berör ditt och din kontaktpersons intresseområden. Har
du själv skrivit en artikel så är det självklart att du skickar särtryck av denna till dina
kontakter.

Skapa ditt eget nyhetsbrev som du sänder ut till dina kontakter. Det kan vara ett brev
per post eller ett e-postmeddelande. Var noggrann med att följa lagarna om spam,
dvs. skicka aldrig oönskad reklam via e-post.
8
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang

Var inte rädd för att avsluta ett samtal med en obesvarad fråga. Försök inte vara
duktig genom att lösa alla problem på en gång. En fråga som väntar på sitt svar ger
anledning för dig att återkomma: ”Jag har funderat en del på det vi pratade om i går
och har följande fundering…!”
9
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 4: Gratis marknadsföring inom eventbranschen
Jag har haft många tillfällen att fundera över vilka de bästa sätten är att skaffa uppdrag inom
eventbranschen.
Som programledare och leverantör inom underhållningsbranschen var jag själv tvungen att
se till att jag hade ett kontinuerligt och tillräckligt inflöde av nya jobb. Jag studerade hur andra
gjorde och jag prövade på olika metoder. En del fungerade, andra inte. Lite av det ska jag
berätta om i detta avsnitt.
Som företagsledare för ett relativt stort företag satt jag ”på andra sidan bordet” och blev då
uppvaktad och fick ta emot marknadsförings- och säljaktiviteter från olika aktörer inom
branschen. Jag kunde från den utgångspunkten se hur jag och mina närmaste medarbetare
upplevde olika former av erbjudanden. Samma slutsats från den horisonten; en del
fungerade och andra inte. Jag ska även berätta om det i detta avsnitt.
Under en tid samlade jag på mig erfarenheter från USA där jag jobbade med en professionell
eventplanerare i Chicago. Många av de marknadsföringsmetoder som man där använde sig
av går inte att överflytta direkt till den svenska marknaden. De skulle kännas alltför
främmande i vår kultur men de tips som går att använda här ska jag berätta om.
En svårighet och samtidigt en utmaning med eventmarknaden är att för att försäkra sig om
att ha ett konstant inflöde av nya uppdrag så måste man ofta marknadsföra sig och försöka
skaffa in nya uppdrag samtidigt som man genomför ett eller flera pågående projekt. Det är
inte lätt i början när man är lite ovan. När man är helt uppe i att planera, organisera och
genomföra ett projekt kräver det ofta en sådan fokusering och ett sådant starkt engagemang
att man inte samtidigt orkar vara tillräckligt kreativ och ha tillräckligt med energi för att
bearbeta kunder och skaffa nya kunder.
Det finns två sätt att lösa det problemet. Tänk alltid i försäljningstermer och skaffa dig en
rutin för att kontakta och bearbeta kunder.
När jag säger att du alltid ska tänka i försäljningstermer så menar jag att du, när du jobbar
med planering och genomförande av ett event, ständigt träffar nya människor. Det kan vara
uppdragsgivare, leverantörer, kunder och anda intressenter. Några av dessa kan bli dina
framtida kunder. Se till att du frågar och lyssnar på deras framtidsplaner och deras behov.
Fundera på hur du skulle kunna hjälpa dem att lösa dem och ha alltid ditt visitkort och en
mycket enkel broschyr tillgänglig som du kan överlämna.
En rutin för kontinuerlig kundbearbetning kan exempelvis bestå av ett nyhetsbrev som du
skickar ut med jämna mellanrum eller det kan vara ett tipsbrev som sänds ut med automatik.
Jag får kontinuerligt ett stort vykort ofta med ett fyndigt och humoristiskt motiv där
avsändaren berättar om vad han är mitt uppe i för närvarande. Ett kul vykort låter man ofta
ligga framme på bordet vilket gör att andra ser det och ibland ställer nyfikna frågor.
Så möter du konkurrensen
Naturligtvis finns det konkurrens inom eventområdet. Jag hör ofta folk inom branschen klaga
framför allt på två olika sorters konkurrens:
10
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Uppdragsgivarna gör det själva. Att ordna en fest, ett event eller ett möte är något som
lockar många människor. När ett företag ska ordna ett evenemang så ligger det nära till
hands att man ber någon internt ta hand om det. Många tror att det bara är kul och trevligt så
därför erbjuder man sig gärna att organisera det hela. Jag har dessutom varit på stora
evenemang där man med stolthet visat en video av hur lokalen såg ut några timmar innan
evenemanget och hur den egna organisationen samarbetat så effektivt att det hela på kort tid
har byggts om för ett fantastiskt event. Att man klarar av allt internt blir ett värde i sig.
Andra dumpar sina priser. När konkurrensen är tuff är det många som vill ha uppdragen. Det
blir köparens marknad och det ligger då nära till hands att leverantörer offerera alltför låga
priser för att kunna konkurrera om jobben. Det är en naturlig följd av att många leverantörer
uppfattas som lika och där den ena lätt kan bytas ut mot en annan. Då blir det en konkurrens
enbart med pris.
För att möta båda dessa konkurrensorsaker måste du specialisera dig. Erbjud dig inte att
leverera vad som helst. Då kommer du antingen att mötas av argumentet att ”det där kan vi
lika väl göra själva” eller ”det där kan vi köpa billigare av ett annat företag”.
Fördelarna med att du specialiserar dig är många:
Du kommer av uppdragsgivarna att uppfattas som experten inom ditt område. Det blir enkelt
för en enskild kontaktman på ett företag att beskriva dig inför en styr- eller arbetsgrupp inom
företaget. Om du gör det lätt för andra att presentera dig med orden: ”Det är han eller hon
som…” så har du kommit långt. Du får en naturlig positionering och du har möjlighet att få de
verkligt intressanta jobben. Tänk på att som människa är du unik. Se till att du även
professionellt uppfattas som unik.
Som specialist eller expert undviker du onödiga prisdiskussioner. Du kan ta bättre betalt för
din kompetens och dina erfarenheter än om du uppfattas som en av alla andra. Med bättre
betalt kommer du att ha råd att vidareutveckla dig ytterligare och fortsätta att bli mer och mer
specialiserad.
Du slipper slösa din energi på att diskutera priser och du kommer att ha råd att planera och
genomföra ett riktigt bra evenemang åt din uppdragsgivare. Chansen till följdjobb ökar med
denna strategi.
Marknadsföring som inte kostar något
Lägg inte en massa pengar på dyra broschyrer, andra dyra trycksaker, annonser i tidningar
och övrig traditionell marknadsföring. Om du är lockad av eventbranschen är jag övertygad
om att du har fantasi, kreativitet och energi för att satsa på en helt annat form av
marknadsföring. Den kostar inte annat än din tid. Du kan t.o.m. i undantagsfall tjäna pengar
på själva reklamen.
Jag talar om att skriva artiklar och hålla föredrag.
11
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Skriv artiklar
Det fina med eventbranschen är att den är spännande, den lockar många eftersom den har
att göra med fest och glam, vackra människor, glädje och avkoppling från det vardagliga. Det
gör samtidigt att det finns mycket att berätta om som folk är intresserade av.
Du kan skriva artiklar om olika events, om vad man ska tänka på när man ska ordna en
lyckad fest, vilka misstag man bör undvika för att festen ska bli lyckad, hur man ordnar en
fest för en minimal budget osv. Det finns många vinklingar på detta tema.
Om du inte är van att skriva artiklar kan du öva dig på flera artikelsajter som kan ta emot dina
bidrag. Läs hur andra skriver och hitta en stil som passar dig. Många artiklar är uppbyggda
enligt mallen ”Fem sätt att undvika…” ”Lär dig 10 metoder för att lyckas med…” osv.
Exempel på sådana sajter är:
http://www.artikelzonen.com
http://www.kwm.se/
www.artikelsajten.se
http://www.svenska-artiklar.se
http://www.artiklar24.se
http://www.gratistrafik.se/
http://www.sessam.se
http://www.studentbibliotek.se
När du känner dig varm i kläderna kan du gå vidare och erbjuda dina artiklar till tidningar och
tidskrifter. Börja med att skicka exempel på rubriker eller punkter som du vill ta upp i din
artikel. Därefter kan du ringa upp den på den som är ansvarig som då kan ha synpunkter på
ditt förslag. Om ni kommer överens är det bara att skriva din artikel färdig och skicka in den.
Att skriva denna typ av artiklar är bästa tänkbara marknadsföring.
Håll föredrag
En bra tidningsartikel kan leda till att du får förfrågan om att du ska komma och berätta om
din specialitet i något sällskap. Men du måste också vara aktiv och ta kontakter med sådana
som anlitar talare och föredragshållare. Känner du dig osäker och blir nervös av att stå
framför en stor grupp åhörare och tala så finns det sätt där du kan komma ut och öva dig
även på det.
Gå in på http://toastmasters.com Det är en internationell sammanslutning där man
tillsammans tränar på att tala inför varandra så att man får träning och goda råd hur man blir
bättre för att så småningom kunna fungera som en bra talare. Verksamheten är uppbyggd
på lokalföreningar som finns över hela världen. I Sverige finns, när denna bok skrivs,
lokalföreningar i:





Borås
Göteborg
Hägersten
Karlstad
Linköping
12
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang



Malmö
Sandviken
Stockholm
En annan möjlighet där du kan öva dig att tala inför en grupp är olika Rotaryklubbar i landet.
Det finns ca 560 klubbar över hela Sverige och samtliga dessa klubbar träffas en gång i
veckan utom under ferier för att lyssna på ett föredrag och äta. Låt oss grovt räkna med att
dessa 560 klubbar behöver föredragshållare för ca 40 veckomöten per år. Det betyder att de
ordnar över 20 000 föredrag per år. Det är med andra ord troligt att du relativt enkelt skulle
kunna få tillfälle att hålla ett intressant föredrag på någon klubb som finns i närheten.
Det finns massor av andra föreningar, organisationer och andra sammanslutningar som på
motsvarande sätt ofta behöver föredragshållare. Därför finns det mängder av möjligheter om
du vill träna upp dig till att bli en intressant talare.
Jag har själv haft mycket stor nytta av att hålla föredrag. Utan någon som helst tvekan har
jag fått de allra flesta av mina uppdrag på det sättet.
13
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 5: Så ser ett anbudsunderlag ut för ett eventuppdrag
Anbudsunderlag för eventuppdrag
Både beställare inom den offentliga sektorn, dvs. stat, landsting, kommuner och privata
uppdragsgivare begär ofta in anbud från flera tänkbara leverantörer inför större evenemang.
För uppdragsgivare inom den offentliga sektorn gäller Lagen om Offentlig Upphandling
(LOU) som tvingar dem att göra upphandlingar enligt ett visst mönster.
Förfrågningsunderlaget ska göras på ett visst sätt, anbudsprocessen måste följa vissa regler,
utvärderingen och bedömningen av inkomna anbud ska ske på ett visst sätt och det
slutgiltiga kontraktet med eventföretaget ska följa vissa regler.
Allt underlag för dessa upphandlingar är offentligt. Det går således att i efterhand komma åt
uppgifter om hur uppdragsgivaren bedömt de olika offerterna för att komma fram till sitt
beslut. Genom att titta igenom några genomförda upphandlingar kan man lära sig en hel del.
Tänkesättet är likartat när privata uppdragsgivare gör upphandlingar. Skillnaden är att privata
uppdragsgivare inte behöver offentliggöra sitt material och att de inte behöver uppfylla
samma krav på skriftlig redovisning. Men sättet att resonera och sättet att göra bedömningar
av inkomna offerter är likartat.
I detta avsnitt visar jag först ett exempel på en anbudsförfrågan och därefter ett exempel på
hur du som eventplanerare kan formulera din offert. Båda exemplen är förkortningar och
pedagogiska förenklingar av verkliga fall.
En anbudsförfrågan innehåller i allmänhet följande delar






Förfrågningsunderlag
Administrativa villkor
Krav på leverantören
Utvärdering
Kontrakt
Referenser
I detta exempel gäller det en stiftelse som bedriver forskning. Man har planer på att anordna
en årlig konferens för att få bättre kontakt med de som forskar och de som sprider
forskningsresultaten, dvs. press, TV, etc.
Förfrågningsunderlag:
I förfrågningsunderlaget skall framgå vilka behov beställaren har och vad upphandlingen
avser. Beställaren kan t.ex. ha behov av följande:





Förhandsbokning av konferenslokal och hotell för ca 50 personer inkl måltider
Idéer på utformning av innehållet
Förslag på föreläsare, underhållning och audiovisuell inramning utifrån idé och
budskap
Förslag på kostnadseffektiva alternativ
Budget för evenemanget och projektledning vid genomförandet av eventet
14
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang







Samordning teknik, underleverantörer, konferensanläggning och hotell
Avtal med föreläsare, konferensanläggning m.fl.
Hantering av fakturor frånkonferensanläggning och underleverantörer
Tydlig kravställare och kvalitetskontroll av underleverantörer
Körschema för eventet
Produktionsledare
och
kontaktperson
mot
föreläsare,
underhållning,
konferensanläggning, hotell, restaurang och teknik
Uppföljning och kortfattad rapport med erfarenhetsåterföring
Administrativa villkor:
I anbudsunderlaget skall även ingå s.k. administrativa villkor. De handlar om:





Avtalsperiod
Debitering av eventbolagets utlägg
Sekretess i samband med upphandlingen
Ev. ersättning för anbudsarbetet
Information om hur tilldelning av uppdraget sker
Krav på leverantören
I allmänhet ställs en del formella och lagliga krav på de som lämnar anbud. Det kan t.ex.
handla om:




Att anbudsgivaren har ett registrerat aktie- eller handelsbolag
Företagspresentation
Erfarenhet av liknande uppdrag
Ekonomisk ställning. Ofta krävs att den senaste årsredovisningen bifogas anbudet
Utvärdering
Vid offentlig upphandling ska den som begär in anbud beskriva hur man tänker bedöma och
utvärdera inkomna anbud. Denna information finns med i anbudsunderlaget så att de som
lämnar in anbud på ett tidigt stadium ska veta hur de kommer att bedömas. Här kommer ett
exempel:
Uppdragsgivaren kan t. ex. i förväg säga att man kommer att bedöma


Erfarenhet och kompetens till 65-70 %. Det betyder att uppdragsgivaren kommer
sätta poäng på hur de uppfattar anbudsgivarens erfarenhet och kompetens och den
poängsiffran viktar man till 65 – 70 % i sin bedömning.
Priset till 30-35 %. Vid bedömningen av inkomna anbud kommer uppdragsgivaren
vikta de angivna priserna till 30-35 % i detta fall.
15
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Referenser:
I allmänhet krävs att anbudsgivaren lämnar med en eller flera referenser som visar att man
utfört liknande uppdrag tidigare.
16
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 6: Så skriver du din offert
Oberoende av vilken sorts anbud du besvarar så ska du alltid ge ett skriftligt svar. Här följer
vad en offert i allmänhet bör innehålla:
1. Uppdraget: Beskriv hur du uppfattat uppdragsgivarens krav och önskemål och
beskriv hur du avser att mäta att resultaten nås
2. Ditt förslag: Beskriv hur du tänker lösa uppgiften. Försök att komma med något
annorlunda som väcker intresse hos mottagaren. Om beställaren i sin offertförfrågan
föreslår att eventet ska genomföras på ett visst sätt och du har en annan idé som du
tycker skulle kunna bli bättre eller bli billigare så föreslå även din idé. Men var noga
med att du i så fall prissätter båda alternativen, dels det upplägg som beställaren har
föreslagit, dels enligt din idé. Om du bara sätter pris på ditt föreslagna sätt att
genomföra det hela kan ditt anbud ogiltigförklaras av formella skäl eftersom du inte
har svarat på själva offertförfrågan.
3. Ditt erbjudande: Gör en tydlig beskrivning av vad som ingår i ditt anbud och vad som
inte ingår
4. Tidsplan: Tydliggör när du kan sätta igång ditt arbete
5. Erfarenheter och referenser: Presentera en summering av dina referenser från
tidigare uppdragsgivare, helst från projekt som är så lika det aktuella som möjligt
6. Bemanning: Beskriv vilka resurser du planerar att sätta in i projektet. I anbudet ska
anges vilken/vilka personer som kommer att ha olika sorters ansvar i uppdraget och
vem som kommer att vara projektledare för uppdraget. Ge kortfattade CV för de
personer som föreslås ingå.
7. Dina priser och övriga villkor: Här anger du timpris för de personer som avses bli
engagerade i projektet samt om utlägg för resor och logi ingår eller inte. Tydliggör hur
länge din offert är giltig och hur beställaren kan nå dig för ytterligare information.
17
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 7: 10 sätt att ta betalt
Det här avsnittet handlar om att det är helt nödvändigt att du tar bra betalt för det jobb du gör.
Om du konkurrerar genom att dumpa dina priser så kommer du inte ha råd att utveckla dig
själv och ditt företag. Du kommer då inte att kunna leverera tillräcklig kvalitet och du tvingas
kanske i nästa uppdrag att ta ännu mindre betalt. Du hamnar i en nedåtgående spiral.
Satsa i stället på en uppåtgående spiral. Om du tar tillräckligt betalt kommer du kunna
utveckla din kunskap så att du kan ännu bättre betalt och fortsätta din utveckling så att du
verkligen blir en professionell festfixare.
I alla företag gäller det att hålla koll på intäkter och kostnader så att resultatet blir det bästa
tänkbara. Inom eventbranschen är dessutom likviditeten extra viktig. En budget kan se
jättebra ut ur resultatsynpunkt under ett budgetår men eventmarknaden är ofta starkt
varierande under året med olika årstider. Det medför att trots att resultatet ser bra ut så kan
företaget ha bekymmer med likviditeten under delar av året.
Du kan därför behöva göra en likviditetsbudget, dvs. en plan som visar hur pengar kommer
in och går ut ur företaget, månad för månad, och ibland t.o.m. vecka för vecka. Låter det
jobbigt? Var inte rädd. Det finns flera mallar som du kan hämta på nätet. Skriv bara
”likviditetsbudget” som sökord på Google så hittar du flera mallar som är gratis.
Tänk redan från början på att det är viktigt att du håller isär din privata ekonomi från den som
har att göra med din verksamhet. Det blir mycket lättare när du ska betala skatt och det hela
kommer att kännas mycket mer professionellt. Har du ett aktiebolag är det absolut krav.
Det är viktigt att du gör en budget för din verksamhet, dvs. hur du tror att inkomster och
utgifter kommer att bli under ett år. Dessutom är det nödvändigt, om du är ansvarig för olika
event, att du gör en budget för varje enskilt event. Det kan låta tråkigt och krångligt men om
du gör det till en vana så är det både lätt och faktiskt rätt kul. Skriv sökorden ”gratis
budgetmall företag” på Google och du kommer få fram ett flertal olika mallar att välja bland.
Olika sätt att ta betalt inom eventbranschen
Inom eventbranschen kan du jobba på många olika sätt:



Du kan jobba som en oberoende konsult och då säljer du din egen tid
Du kan jobba som konsult och även anlita leverantörer och göra inköp av olika
tjänster, rekvisita och andra produkter
Du kan jobba ”inhouse” som anställd i ett större företag som har så mycket
eventverksamhet att det lönar sig för företaget att ha en eller flera personer anställda
för detta.
I det första fallet ersätts du av uppdragsgivaren.
I det andra fallet kan du på samma sätt ersättas med ett arvode från uppdragsgivaren men
det är inte ovanligt att du i dessa fall även får ersättning från annat håll. Inom
eventbranschen kan en person har fler roller. En artist som erbjuder sig att uppträda, kan
samtidigt jobba på en artistförmedling och han eller hon kan även åta sig att vara
18
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
projektledare för ett helt event. På det sättet är man både producent av en tjänst, leverantör
av tjänster och inköpare av andra tjänster. Det är viktigt att du, av etiska skäl, informerar
beställaren om det är så att du föreslår en lösning som medför att du får ersättning från annat
håll. Din roll är ju i denna typ av uppdrag att i första hand ta vara på beställarens intressen.
I det tredje fallet har du vanligen en lön som anställd.
Många tycker att det är obekvämt att diskutera priser och ta betalt för det eventuppdrag som
man utför. Det finns en hel rad olika sätt att få ersättning för det arbete du utför. Här följer 10
olika sätt och du kan naturligtvis kombinera flera olika sätt. Jag beskriver metoderna med
utgångspunkt från att du tar betalt från den organisation eller en person som är din
uppdragsgivare. Samtliga metoder går att använda även i de fall där eventplaneraren får
betalt av olika former av leverantörer.
1.
Löpande räkning, dvs. ett visst arvode per timme eller per dag. Utöver
detta arvode tillkommer kostnaderna för de utlägg som du gör. Utläggen kan avse
resekostnader, traktamente, etc. Vidare tillkommer moms, mervärdesskatt, f.n. 25 %, uppe
på alltsammans.
2.
Fast pris för din insats innebär att du får betalt med en klumpsumma för ditt
arbete. Denna form brukar man använda då uppdraget går att precisera relativt väl. Många
beställare gillar det här sättet att betala. Beställaren tar ingen risk och ser genom detta även
ett sätt att hålla styr på sin egen organisation så att inte diskussionerna om olika tänkbara
idéer pågår för länge. Om du har möjlighet att ge ett fast pris så ger det en professionell
image vilket ofta leder till följduppdrag.
3.
Löpande räkning med tak. Metoden innebär att du får betalt per timme eller
per dag upp till ett på förhand överenskommet takpris. Detta är för dig som eventkonsult den
sämsta. Du kan förlora om dina kostnader hamnar ovanför ”taket” men du har inget att vinna.
4.
Löpande räkning med budgetpris. Uppdragsgivaren kan begära ett s.k.
budgetpris. Risken med denna metod är att den som utför eventuppdraget uppfattar termen
”budgetpris” som en ungefärlig kostnadsuppskattning medan uppdragsgivaren menar att det
är en budget för hela projektet som inte får överskridas. Om man använder sig av denna
metod är det viktigt att båda parter är tydliga med vad man menar med begreppet
budgetpris.
5.
Procent av hela kostnaden. Denna metod innebär ett konstigt incitament – ju
högre totalkostnaden blir desto mer får eventplaneraren betalt.
19
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
6.
Kostnader plus procentuellt påslag. Metoden innebär att eventplaneraren
gör inköp och upphandlingar av tjänster och produkter och på dessa kostnader lägger han
eller hon ett procentuellt påslag för sitt administrativa arbete. Denna form av pålägg kallas
ibland för ”finders fee”.
7.
”Success fee” är ovanligt men kan användas i de fall där resultatet av eventet
är mätbart. I dessa fall kan arvodet bestå av ett ordinärt arvode plus ett extra arvode om
mätresultaten visar att man nått eller överträffat ett på förhand definierat mål.
8.
Inköpsarvode. En eventplanerare kan åta sig att både vara projektledare och
genomföra upphandling av tjänster och produkter i samband med eventet. För
upphandlingen kan ett speciellt arvode utgå. Det betyder att eventplaneraren kan debitera ett
timarvode för sitt projektledarjobb och dessutom ett timarvode för inköpsverksamheten eller
en procentsats på inköpt material.
9.
Eventplaneraren behåller rabatten. En metod som används i branscher som
har likheter med eventbranschen är att en eventplaneraren åtar sig att genomföra ett helt
event för en låg eller ingen kostnad. Den rabatt som han eller hon förhandlar sig till hos
leverantörerna behåller han själv och kunden får betala fullt pris.
10.
Fast pris för allt innebär att eventplaneraren debiterar ett fast pris för hela
eventet, inklusive allt.
Den främsta anledningen att jag gjort denna lista är egentligen att du ska kunna vara flexibel
i diskussionerna med kunden. Några av metoderna skapar dessutom en relation mellan kund
och inredare där båda kan bli vinnare.
Ska du pruta?
Det händer ofta att uppdragsgivaren vill pruta på de kostnader som du presenterar
inledningsvis. Han eller hon kan vara tvingad att göra det för att hålla sig inom en beslutad
budget. Samtidigt finns det många som alltid ska pruta, oavsett vilket pris man gett från
början.
Det kan också finnas flera skäl varför du själv bör hålla en låg kostnad vid ett speciellt
evenemang:




Viktig kund som kan bli återkommande
Känd och välrenommerad kund som du vill ha med i ditt CV
Du kan lära dig något nytt i just detta uppdrag
Du kanske har en tillfällig svacka i din arbetsbelastning som det vore bra att fylla ut
20
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Det kan således finnas flera anledningar för dig att då gå ner i pris. Ofta diskuteras hur man i
så fall bör göra det. En del anser att man tydligt ska visa vad den ”riktiga” kostnaden är och
att man därifrån gör ett tydligt avdrag för att du och uppdragsgivaren ska bli överens och du
får uppdraget. Andra menar att om man prutar på ett så tydligt sätt så kan uppdragsgivaren
uppfatta det så att det första priset du gav inte var seriöst utan tilltaget i överkant.
Jag föredrar att inte erbjuda mig att utföra exakt samma jobb för ett lägre pris än vad jag
angav från början. Jag tycker att det är bättre att i så fall ändra jobbets omfattning ungefär så
här: ”Okay, om ni själva tar hand om utskicket av inbjudningarna så kan jag genomföra
jobbet för ett lägre pris, nämligen xxx kronor.” ”Jag har använt följande idé och upplägg för
ett tidigare event. Om ni gillar idén och vi kan använda samma plan för detta event så
innebär det mindre idé- och planeringsjobb från min sida. Då kan jag genomföra detta för xxx
kronor.”
21
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Avsnitt 8: Prisförhandla med framgång så här
Jag ska nu försöka mig på att läsa dina tankar:
Du är intresserad av evenemang och möten och du tycker att det är jättekul att jobba med
detta – det är nästan som att ha sin hobby som yrke.
Men du tycker inte om att förhandla om priser med uppdragsgivarna. Du anser att de tittar för
mycket på priset. De förstår dig inte och förresten har du aldrig fått någon utbildning i
prisförhandling. Du vet en hel del om hur man planerar och genomför lyckade fester men du
vet inte mycket om hur tuffa inköpare kan bete sig.
Jag tror att denna beskrivning stämmer för många som sysslar med events. Jag skall i detta
avsnitt förklara ett sätt att diskutera ekonomin som är utvecklande för dig och samtidigt är
framgångsrikt!
Jag börjar med att ta fram några anledningar till att så många som jobbar inom
evenemangsindustrin inte får de arvoden som de skulle vilja och är värda:
o
Man är dålig på att beskriva de tjänster som ingår i det man erbjuder.
o
Man blir betraktad som en i mängden. Många kan erbjuda samma tjänster och man
uppfattas inte som unik.
o
Man sänker sitt eget pris så fort kunden säger att det är för dyrt utan att ta bort något
innehåll i sitt erbjudande.
o
Man ger bort mycket av sin tid gratis.
o
Man går in med ett lågt pris i början för att man är okänd och senare kan man inte
höja priset när relationen etablerats under en längre tid.
o
Man anser inte att den marknad som man själv jobbar inom tål högre priser. Man
upplever ett ständigt priskrig.
o
Kunden säger att de kan få samma tjänster utförda av andra för ett lägre pris. Eller
han anser att han kan göra hela eventjobbet själv.
o
Man inser inte att man är en expert på något som är värdefullt.
22
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Ett evenemang är en investering – inte kostnad!
Här kommer mitt tydliga råd! Se inte på arvodet för dina eventtjänster som en kostnad för
uppdragsgivaren. Det är en investering! Uppdragsgivaren är inte ute efter lägsta pris. Han är
främst intresserad av att få ett lyckat event.
Lägg därför inte energi på att förklara för dig själv och andra hur svår just din marknad är, hur
aggressiva dina konkurrenter är och hur vissa leverantörer erbjuder konsulttjänster utan
kostnad för att få sälja sina produkter.
Lägg i stället din energi på att beskriva på vilket sätt du är unik.
Är du inte unik på något sätt så lägg din energi på att bli det! Det är på detta sätt jag tycker
att prisförhandlingar leder till ett konstruktivt utvecklingsarbete. Det gäller inte att sälja
eventtjänster till varje pris. Det gäller att utveckla sin egen kompetens så att man blir
annorlunda och att kunna beskriva detta så att uppdragsgivarna förstår – och därmed vill
betala rätt pris! Hur du kan hitta din egen nisch har jag berört i råd 27.
Lär dig att ta fram, formulera och kvantifiera de positiva värden som dina insatser skapar för
uppdragsgivaren. Hur många fler kunder kan din uppdragsgivare få med anledning av det
aktuella eventet? Hur mycket mer kan din beställare sälja pga. detta event? Detta är en
nyttig tankeövning som inte så sällan påverkar hur du verkligen utformar ditt
evenemangsförslag.
Lär dig även att beskriva innehållet i vad du levererar. Det kan t.ex. låta så här: ”I mitt pris
ingår att jag ställer upp på det antal sammanträden som behövs vilket jag i detta fall har
beräknat till sex stycken och jag kommer att ta fram ett detaljerat körschema med en budget
för hela eventet och gärna göra en föredragning av detta för en större grupp om så önskas.”
I vissa lägen när en presumtiv kund kommer med argumentet att han kan få motsvarande
tjänster utförda för ett lägre arvode av en annan eventplanerare kan man argumentera enligt
följande: ”Okay, jag kan mycket väl ge två alternativa sätt att lösa problemet med olika priser.
Jag kan göra så att jag enbart tar fram ett alternativ som vi tittar på tillsammans och när vi
har kommit överens om vissa ändringar så kör vi på det. Det kostar x kronor. Eller arbetar jag
som jag brukar. Jag tar fram tre olika alternativ. Jag gör en presentation av samtliga dessa
alternativ, gärna inför en större beslutgrupp. Jag presenterar då även för- och nackdelar med
de olika alternativen och förhoppningsvis kan vi plocka de bästa ”russinen ur kakan” så att vi
får fram den allra bästa lösningen. Mot bakgrund av tidigare erfarenheter rekommenderar jag
det arbetssättet. Det sättet att jobba kostar xx kronor” I de allra flesta fall kommer
uppdragsgivaren att med ett sådant klarläggande välja det senare alternativet.
Av ovanstående resonemang framgår att prisförhandling mest är en fråga om pedagogik.
Man lär sig att ta fram de väsentliga argumenten i det förslag som man erbjuder. Ser man
prisförhandlingen på det sättet så blir det roligare och man känner sig betydligt säkrare.
23
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Sex sammanfattande tips när det gäller prisförhandlingar:
1. Diskutera inte kostnader. Ett väl planerat och genomfört event är en investering för
uppdragsgivaren!
2. Det spelar inte så stor roll vad du säger om dina arvoden. Det spelar mycket större
roll vad du säger om dig själv och på vilket sätt du är annorlunda och helst unik.
3. Kunderna är inte primärt ute efter lägsta pris. Det är ute efter att få bästa tänkbara
event
4. När uppdragsgivaren anser att ditt pris är för högt, då är det i allmänhet fråga om att
du behöver informera kunden om vad som ingår i den service som du erbjuder. Och
information är i allmänhet mycket roligare att ägna sig åt än prisdumpning.
5. Beskriv hur du är den ende som behärskar det arbete som är aktuellt, du är den ende
som utför det på ett visst sätt eller som kan visa på speciell erfarenhet som är
värdefull i detta sammanhang.
6. På detta sätt kan du debitera rätt pris när du på ett seriöst sätt distanserar dig från
andra när det gäller dina kunskaper, dina arbetsmetoder eller dina tidigare
erfarenheter.
24
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 6: E-bok – Så startar du eget och jobbar med evenemang
Slutord: Så kan du gå vidare
Eftersom du kommit till slutet av denna e-bok och därmed slutet av hela detta program så
utgår jag ifrån att du har ett starkt intresse för en karriär som professionell festfixare. I så fall
har du verkligen valt en spännande och utvecklande framtid. Du kommer hela tiden kunna
utveckla dig tillsammans med intressanta och entusiastiska människor. I detta yrke får man
betalt samtidigt som man har roligt.
Men inte nog med det. Det här jobbet kan också vara en språngbräda mot andra utmaningar:
Mötesindustrin är på väg att bli mer och mer internationell. Det finns möjligheter i denna
bransch att knyta internationella kontakter och jobba med internationella eventbyråer. Du kan
få tillfälle att jobba utomlands inom eventmarknaden och därifrån gå vidare inom något annat
spännande område.
En eventplanerare är projektledare inom ett spännande och krävande specialområde. Om du
vill gå vidare och bli projektledare inom andra områden så har du som eventplanerare fått en
värdefull erfarenhet och bakgrund för att avancera inom någon annan karriär. Efterfrågan på
bra projektledare är stor inom så gott som alla områden.
Till slut – tack för ditt intresse att gå igenom detta program! Jag hoppas att du får nytta av
alla de råd och tips som den innehåller. Tanken är att du kan välja ut de som passar dig.
Jag är intresserad av alla former av reaktioner på innehållet – både positiva och negativa.
Skriv gärna några rader på min hemsida eller i ett e-postmeddelande till mig.
Lycka till med din karriär inom eventbranschen!
Holger Wästlund
e-post: [email protected]
hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se
PS. Nu kan du gå vidare till Bonusdelen – En färdig affärsplan för ett eventföretag som du
kan utgå ifrån när du gör din egen.
25