Transcript Lyckas som eventplanerare - Vill du bli professionell festfixare?

LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Lyckas som
eventplanerare
Modul 2: 15 checklistor - Så genomför du ett lyckat
event
Holger Wästlund
1
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Dessa checklistor är utgivna av:
Tipsförlaget
e-post: [email protected]
telefon: 08 755 81 31
mobil: 070 594 36 20
Hemsidor: www.tips-om.se
www.jobba-event.se
© Författaren och Tipsförlaget
Författare: Holger Wästlund
ISBN: 978-91-980308-2-2
Mångfaldigande av innehållet i dessa checklistor, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk
form, är enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av
författaren
2
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Den här modulen innehåller flera värdefulla checklistor plus annan information. Dels får du
checklistor med viktiga punkter att kolla av innan genomförandet av själva eventet. Det gäller
att pricka av så att allt fungerar med avseende på lokalen, transporterna, AV-hjälpmedel,
säkerhet, tillstånd m.m. Men här finns även delar som handlar om hur du håller koll på
kostnaderna, hur du marknadsför ditt evenemang och hur du gör en uppföljning när hela
evenemanget är över.
Den här checklistan är indelad i fyra avsnitt:
Sid
4
Avsnitt 1: Så marknadsför du eventet
Avsnitt 2: Eventdagen – dina viktigaste checklistor
5
Avsnitt 3: Så håller du koll på kostnaderna
9
Avsnitt 4: Gör en uppföljning så här
13
3
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Del 1: Så marknadsför du eventet
Många evenemang är enbart för inbjudna medan andra är avsedda för exempelvis
medlemmar i en organisation eller för allmänheten. Den senare typen av evenemang måste
oftast marknadsföras på ett eller annat sätt för att man ska få så många besökare som
möjligt. Det finns, som i all marknadsföring och reklam, flera olika metoder att göra detta:








Annonsering
Utskick av reklamblad
Direktreklam
Reklam i rörliga media
Radioreklam
Utomhusreklam
Public relations
Lobbying
Det finns så mycket skrivet om detta på olika håll och du kan hämta idéer och inspiration på
nätet så jag går inte in på dessa metoder här.
Det nya som håller på att hända inom eventbranschen är att man använder sig mer av
sociala medier för marknadsföringen.
Sociala medier kan du använda när du



Gör inbjudningar
Marknadsför evenemanget
Gör uppföljning efter att själva evenemanget genomförts
4
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Del 2: Eventdagen – din viktigaste checklista
Här kommer en kortfattad lista på punkter som du bör kontrollera innan eller på själva
eventdagen. Listan är tänkt för den som är ansvarig för hela eventet. Om du har ansvar för
en av delaktiviteterna så är det betydligt fler punkter som du bör kontrollera. Denna lista är
avsedd för den översiktliga kontrollen.
Listan kan också användas för att sätta upp en agenda för dina projektmöten under
planeringen av eventet. Det är bara att plocka bland punkterna.
Lokal
1. Antal rum
2. Antal sittplatser
3. Artistloger
4. AV-hjälpmedel
5. Barer
6. Belysning
7. Entréer
8. Garderob
9. Handikappanpassning
10. Inlastning
11. Nödutgångar
12. Toaletter
13. Utomhusfaciliteter
14. Scen
15. Talarstol
16. Filmduk
17. Piano eller flygel
Iordningställande av lokal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bestick, alla nödvändiga sorter
Blommor, ljus och andra bordsdekorationer
Bord, stolar, dukar, servetter
Papperskorgar och anordningar för övrigt avfall
Tallrikar, alla nödvändiga sorter
Uppläggningsfat
Transporter
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ev. hämtning av underhållare, talare eller musik
Ev. hämtning, enskilt eller grupper av deltagare
Ev. separat hämtning av bagage
Ev. transporter från evenemangsplatsen till andra aktiviteter
Flyg-, tåg-, buss- och busstransporter, tidtabeller
Har anlitat transportföretag tillräcklig kapacitet?
Speciella transporter för handikappade m.fl.
Transport av gods, material och varor före och efter evenemanget
5
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Boende
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Brandsäkerhet, brandvarnare, utrymningsvägar, brandstegar
Komfort, service
Kvalitet på mat, servering, matsal
Passar hotellet eventets tema och läge?
Stöldsäkerhet, fungerar rummens lås, kassaskåp på rummen
Störningsfritt från yttre och inre buller, trafik, avgaser, hissar, musik från nattklubb
Mat och dryck
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Välkomstdrink
Drycker under måltiden
Förrätt
Varmrätt
Dessert
Vegetarisk, glutenfri eller allergi
Kaffe
Avec, frukt, choklad
Underhållning, talare, musik
1. Allsång
2. Konferencier
3. Presentation av artister och talare
4. Programledare
5. Tacktal
6. Tävlingar
7. Underhållning efter middagen
8. Underhållning under middagen, mellan vilka rätter
9. Vem är kontaktperson med köket under middagen
10. Övriga tal
AV-hjälpmedel
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Har lokaluthyraren avtal med speciell leverantör av AV-hjälpmedel?
Ljudanläggning med rätt antal mikrofoner, stativ, myggor etc.
Projektor för dator
Strålkastare och övrigt ljus
Tid för att sätta upp nödvändiga grejor
Vilka krav har underhållare, talare musik?
Vilken utrustning finns i lokalen?
Vilken utrustning tar de som är engagerade med sig?
6
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Trycksaker
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Annonser
Direktreklam
Meny
Namnlappar
Plan för bordsplacering
Programblad
Reklamblad
Skyltar och instruktioner
Utomhusreklam
Säkerhet
1. Brand
2. El- och vattenförsörjning samt avfellshantering
3. Första hjälpen
4. Försäkringar
5. Information ang. säkerhet och utrymningsplaner
6. Nödutgångar
7. Rökning
8. Stöld
9. Telefonlista för akuta behov
10. Vakter
Tillstånd
1. Polis
2. Utskänkning av alkohol
Avetablering
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Demontering av dekor
Disk
Städning
Avfalls- och sophantering
Ta hand om upphittade föremål
Återställ möbler på rätt plats
Återtransport av lånat material
Information
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Allmänheten
Media
Besökare och gäster
Företagsledningen
Grannar
Leverantörer
Personal
7
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Internet/sociala medier
1.
2.
3.
4.
Andras bloggar
Egen blogg
Egen hemsida
Facebook, Twitter m.fl. sociala medier
8
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Del 3: Så håller du koll på kostnaderna
Många evenemang blir dyrare än vad man tänkte sig från början. Det beror framför allt på
följande orsaker:




Man har glömt att räkna med alla leveranser och arbeten som måste göras.
Man är för optimistisk när man gör sin budget i början av projektet.
Man väljer en onödigt hög standard på ingående leveranser.
Man följer inte upp kostnaderna kontinuerligt. Fakturorna kommer som en chock
när projektet gått så långt att det inte längre går att ändra på så mycket.
För att undvika de här fallgroparna så bör du göra en uppställning av samtliga kostnader som
evenemanget kommer att dra med sig. Försök att tänka på allt. Var realistisk. Man kanske
t.o.m. har en tendens att vilja glömma en del så att inte hela projektet känns omöjligt. Man
sätter igång ändå utan att riktigt veta hur det slutar.
För att du ska slippa få en kostnadschock när du kommit långt fram i projektet, då det är för
sent att ändra på de större kostnadsposterna, så gör en checklista enligt det exempel som
finns här nedanför. Gör det på ett enkelt papper eller gör ett excel-ark i din dator med de
kostnadsposter som du tror kommer att ingå i eventet. Det här exemplet visar ett enkelt att
ställa upp en kostnadskalkyl och hur man successivt kan göra uppföljningar.
Checklista för evenemangets kostnader:
Delområden
Kalkyl 1
Kalkyl 2
Inbjudningar, affisch,
informationsblad eller
liknande
Hyra av festlokal, partytält,
festvåning,
Belysning, strålkastare
Dekorationer, blommor
Ev. presenter till
besökarna
Extra personal
Fotograf
Förfriskningar med
tillbehör
Högtalarutrustning
9
Uppföljning 1
Uppföljning 2
Kommentar
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Annan audiovisuell
utrustning
Mat och dryck
Musik
Speciell inredning för
evenemanget
Scen och scenutrustning
Speciella effekter
Underhållare,
ståuppkomiker,
skådespelare, talare,
föreläsare
Ditt arbete
Övrigt
Oförutsett
Så tar du reda på kostnaderna
Ta reda på leverantörernas priser genom att ta kont akt med dem och ta in offerter så att du
kan fylla i din lista successivt. Ändra när du får nya uppgifter och håll denna kostnadskalkyl
levande genom hela planeringen av eventet. Några poster kommer säkert att bli dyrare än
vad du beräknat från början och om du gör kontinuerliga uppföljningar har du möjlighet att på
ett tidigt stadium ta ställning till om du ska göra besparingar på andra poster för att
kompensera mot fördyringarna när det fortfarande finns möjlighet att göra det.
Kostnaderna för din egen insats kan du beräkna enligt någon av följande metoder:
1. Löpande räkning
Om ditt jobb är att ha ansvaret som festfixare så ska du tänka igenom hur mycket tid som går
åt, från första planeringsmötet till att du skickar din slutfaktura. Multiplicera den tiden med ett
rimligt timpris. Lägg på kostnader för utlägg som t.ex. resor m.m.
Var tydlig med vad ditt professionella festfixaruppdrag innebär, vilken tid du beräknar att det
kommer att ta och hur du har beräknat kostnaden. Räkna inte för optimistiskt och för lågt. Då
är risken att du inte har råd att göra ett bra jobb. Du kommer själv att bli missnöjd och risken
är uppenbar att din uppdragsgivare aldrig återkommer. Räkna heller inte för högt. Då kanske
du inte får uppdraget. Var realist och var tydlig inför uppdragsgivaren med hur du kalkylerar.
10
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
2. Procent av totalkostnaden
En annan och grövre metod att få fram ett överslagsmässigt pris på din insats är att räkna
med en procentuell andel av totalkostnaden. När du jobbat en tid inom branschen kommer
du att få en sådan erfarenhet att du på det sättet kan beräkna hur stor kostnaden brukar
vara.
3.
Ange bara din timkostnad
Om det finns en stor osäkerhet kring hur hela eventet kommer att planeras och läggas upp
kan det bästa vara att du bara anger din timdebitering. Om uppdragsgivaren tycker att detta
verkar alltför osäkert eftersom han då inte kan beräkna den totala kostnaden så kan du
erbjuda att du med jämna mellanrum rapporterar hur många timmar som gått åt och därmed
vilken kostnad du är uppe i.
De här tre metoderna kan du använda var för sig eller i kombination för att beräkna dina
kostnader. När det kommer till sättet att ta betalt så finns det många exempel i råd 36.
Följ upp kostnaderna kontinuerligt. Försök att göra det till en sport att se dina budgetsiffror
som ”tak” som du ska komma under. Du kommer att uppleva en stor tillfredsställelse varje
gång du kan komma under dina tidiga gissningar.
Som du ser av tabellen ovan så har jag visat kolumner för ”uppföljning 1” och ”uppföljning 2”.
Det är för att poängtera vikten av att göra återkommande uppföljningar, troligtvis betydligt fler
än de två som jag visat. Dina kontinuerliga uppföljningar kan gå till så här:
 Gå igenom alla nedlagda kostnader. De är ju fasta och klara.
 Gå igenom samtliga fakturor som du fått. Stämmer de med det som du har beställt,
stämmer de med uppgjorda avtal och har du fått det du beställt? Leverantörer är i
allmänhet inte oärliga men fel kan vi alla göra så det lönar sig att kontrollera.
 Var noga med extraarbeten. Om du från början har gjort en bra projektplan över hela
eventet och en bra beskrivning av vad du vill ha så var noga med att tydliggöra när ni
diskuterar ändringar eller förbättringar och om det ingår i det ursprungliga eller inte.
Om det inte ingår gäller det att du får eller själv tar fram en uppgift på hur denna
ändring påverkar det totala slutpriset.
 Ta därefter upp de kostnader där du beställt leveranser men ännu inte fått fakturor.
 Gör till slut en prognos på de kostnader som kvarstår dvs. där beställningarna av
leveranser fortfarande är påverkbara.
Jag brukar göra uppföljningarna med olika färger markerar om en siffra som jag sätter in i
uppföljningen är en nedlagd kostnad, en kostnad för något som är beställt eller är en
prognos.
Kostnaderna kommer aldrig att bli precis som du tänkt dig. Om du gissat för lågt när du
gjorde din budget när det gällde vissa kostnader så är det förhoppningsvis så lyckligt att du
gissat för högt beträffande andra. Bli dock inte chockad om kostnaderna håller på att bli
betydligt större än vad du hade tänkt dig. Om det är så, så är det bra att du gör dessa
återkommande uppföljningar så att du har en chans att påverka slutresultatet innan det är för
11
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
sent. Om totalsumman verkar dra iväg så gäller det att sätta sig ner och fundera över var du
kan göra motsvarande besparingar.
Se inte bara eventet som en kostnad. Att genomföra ett lyckat event som uppfyller de mål
som din beställare och du satt upp är snarare en investering, som din beställare kommer att
ha stor nytta av.
12
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Del 4: Gör en uppföljning så här
Uppföljningen är viktigt skede. Alla gäster och deltagare har rest eller gått hem och alla
leverantör är på väg till nästa jobb och vill lämna detta eventprojekt så fort som möjligt. Mitt i
allt detta står eventplaneraren och skall ställa frågor till engagerade för att få en bra totalbild
av hur det hela har fungerat.
Även om eventplaneraren skött sitt jobb till 90 % enligt alla önskemål så kan just sättet att
avsluta ett eventprojekt förstöra hela intrycket om det inte sköts professionellt. Använda
lokaler ska lämnas enligt vad som avtalats, eventet ska vara väl och slutgiltigt genomfört och
lokalen ska vara slutstädad helst på ett sätt som ägaren till lokalen blir positivt överraskad
över.
Försök alltid att se till att en utvärdering görs. Den viktigaste faktorn att utvärdera är i vilken
grad man nått sitt syfte och sitt mål med hela eventet. Det går bara att göra på ett bra sätt
om syftet och målet har formulerats på ett sådant sätt att det är mätbart.
Inom all form av projektledning skall man från början sätta upp mätbara mål. Ett sätt att få
målen att bli så tydliga och klara som möjligt är att använda något som man brukar kalla
S.M.A.R.T.-mallen. Bokstäverna står för
1.
2.
3.
4.
5.
Specifikt
Mätbart
Accepterat
Realistiskt
Tidssatt
Här är ett exempel:
Du håller just nu i en bok. Ett vanligt sätt att introducera en nyutkommen bok är att ordna ett
bokreleaseparty. Man bjuder in ett antal gäster till en mottagning där författaren berättar om
boken, gästerna bjuds på något att dricka med tilltugg och besökarna ges tillfälle att köpa
boken på plats, oftast med författarens dedikation i boken och i allmänhet till något reducerat
introduktionspris. Så här kan man använda S.M.A.R.T.-mallen för ett sådant event:
1. Specifikt: Målet är att sälja den nyutkomna boken. Formulera inte målet i stil med att
avsikten är att sprida kännedom om boken. Det är för allmänt och går inte att mäta.
2. Mätbart: Målet är att sälja minst 100 st böcker vid detta tillfälle. Undvik att formulera
mål i stil med att partyt är till för att sälja så många böcker som möjligt. Det går inte
heller att mäta.
3. Accepterat: Målet skall vara accepterat av samtliga de som jobbar med eventet. Det
får inte finnas någon utspridd känsla bland de som är engagerade av att ”det kommer
nog inte att fungera”.
4. Realistiskt: 200 personer har tackat ”ja” till inbjudan. Målet är satt så att hälften av
de närvarande skall köpa varsitt exemplar. Det kanske är ett tufft mål men fullt
realistiskt.
5. Tidssatt: I detta fall är tidssättningen naturlig och enkel. När bokreleasepartyt är slut
skall målet vara uppnått. Det räcker alltså inte att säga vid slutet av releasepartyt att
”många av de som var här kommer nog att köpa boken senare”.
13
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Vid företagsevent och seminarier kan du be deltagarna att fylla i olika former av
utvärderingsformulär innan de lämnar lokalen. När jag själv har hållit föredrag eller varit
programledare har jag varit noga med att detta görs och att de ifyllda formulären samlas in
och hanteras av någon annan, och inte av mig själv. Då är chanserna större att deltagarna är
fullkomligt ärliga i sina svar.
Ett annat sätt att hantera en utvärdering är att samtliga deltagare kontaktas i efterhand via epost och ombeds att fylla i ett formulär och skicka tillbaka. Risken med denna metod är att
svarsfrekvensen blir lägre. När man ber deltagarna att fylla i ett formulär direkt i samband
med ett seminarium kan man räkna med att svarsfrekvensen blir, i stort sett, 100 %.
På nätet kan du hämta ett antal olika utvärderingsformulär gratis. Det är bara att Googla på
”utvärdering”, ”utvärderingsformulär” eller ”utvärderingsmall”.
Kostnadsuppföljning:
Om du gjort kontinuerliga budgetuppföljningar på det sätt som jag beskrivit i råd 21 så är den
slutgiltiga budgetuppföljningen inte konstigare än någon som du gjort tidigare. Jag varnar
verkligen för att du sparar alla kvitton i en låda och sätter dig i efterhand för att försöka få
ordning och reda i detta. jobb. Med en kontinuerlig uppföljning under hela planeringens gång
har du dessutom möjligheter att göra korrigeringar för att hämta hem eventuella risker för
kostnadsfördyringar.
Uppföljningsmöte:
När utvärderingsformulären har sammanställts och analyserats och den sista
kostnadsuppföljningen genomförts är det dags att sammankalla de som haft någon form av
ansvar under eventet till ett uppföljningsmöte. Gör en agenda för mötet så att ni går igenom
hela eventet på ett logiskt sätt – vad har fungerat bra och vad kan vi göra bättre nästa gång?
Denna typ av uppföljning lär man sig mycket av och det brukar sammansvetsa det team som
jobbat tillsammans under en ofta hektisk period på ett sådant sätt att man kommer att ha stor
nytta av samarbetet i framtiden.
Tackbrev:
Glöm inte att skriva tackbrev till de som varit engagerade i eventet. Här kan du ta med fakta
från den utvärdering som är gjord och diskuterad. Det ger en saklighet och alla engagerade
kommer att ha en positiv slutkänsla av ditt event. Vem vet? De som du engagerat kan bli
utmärkta ambassadörer för din verksamhet och i fortsättningen tipsa nya beställare om hur
du jobbar.
14
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
Du har nu gått igenom modul 2 i detta program. Nu följer följande moduler:





E-bok: Så fungerar eventbranschen
E-bok: Så blir du anställd inom eventbranschen
Arbetsbok: Frågorna som du antagligen får i anställningsintervjun
E-bok: Så startar du eget och jobbar med evenemang
Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån
Det är dags för dig att gå vidare till nästa modul ”E-bok - Så fungerar eventbranschen”.
Holger Wästlund
Hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se
15
LYCKAS SM EVENTPLANERARE Modul 2: 15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
16