Transcript Referat
Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 1 (6) Seminarium 5 Ledningssystem för kvalitativt arbete och lex Sarah - hur hänger det ihop? Ylva Ehn jobbar med ledningssystemsföreskrifter, Helena Axestam jobbar med ”projekt lex Sarah”. Båda från avdelningen för regler och tillstånd, Socialstyrelsen Systematisk kvalitetsarbete Ylva Ehn: Min avsikt är att ge er en bild över vad ledningssystemsföreskrifterna reglerar, vad de innebär för er och hur ni ska arbeta med dem, men också förklara hur lex Sarah-regleringen kommer in i kvalitetsarbetet. Som ni känner till trädde de här föreskrifterna i kraft 1/1 2012 men de beslutades och publicerades redan för drygt ett år sen. De är tillämpliga inom all hälso- och sjukvård, inom tandvård, inom socialtjänst (även LVU och LVM) och LSS. De gäller inom privat och offentlig regi direkt samt är tillämpliga vid myndighetsutövning och genomförande av insatser. Ni känner till att de ersätter de tidigare ledningssystemens föreskrifter och att de ersätter de tillhörande handböckerna. Varför ska en verksamhet ha ett ledningssystem? Därför att de ska bidra till att uppnå kvalitet. Ledningssystem ska vara ledningens verktyg för att styra verksamheten så att den uppnår kvalitet eller så att inte missförhållanden, vårdskador och andra avvikelser uppstår. Helt enkelt styra verksamheten så att rätt sak görs på rätt sätt och vid rätt tillfälle. Framför allt handlar det om att skapa nytta för dem som verksamheten är till för. Att ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete innebär att man arbetar utifrån ett så kallat systemperspektiv, att man skapar en struktur för ledning och styrning och för att personalen i sin tur ska veta hur de ska arbeta. Varför vi gjorde nya föreskrifter? Vi blev uppmärksammade på vissa problem, vi hade inte riktigt varit tillräckligt tydliga i vår styrning. Vi nådde inte ända fram, vilket innebar att ledningssystemen inte användes i den omfattning som vi önskade. Det kom också ny lagstiftning som säger att alla de här verksamheterna ska bedriva systematiskt kvalitetsarbete. Föreskrifterna lägger fast grundstrukturen för hur man ska leda och styra verksamheten. Man ska då uppfylla de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter. Till skillnad från de gamla föreskrifterna så finns det inte en lista på särskilda rutiner man ska ha eller särskilda utpekade kvalitetsområden, utan föreskrifterna ger bara systemet; verktyget. Ledningssystemet ska bestå av processer och rutiner och det systematiska förbättringsarbetet som består av ett antal moment. Föreskrifterna tydliggör vem som är ansvarig för att man ska ha ett ledningssystem och arbeta utefter det. Och kvalitet är ett väldigt viktig ord att ta med sig när man läser föreskrifterna. I vanlig språkbruk betyder kvalitet olika saker beroende på vem man frågar, men i föreskrifterna har vi definierat ordet och gett det en särskild betydelse. När vi pratar om kvalitet så är det alltid den betydelsen som avses. Det är att verksamheterna ska uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten som lag och andra föreskrifter som Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 2 (6) hälsosjukvård, socialtjänst, LSS samt beslut som meddelats med stöd av nyss nämnda lagar. Så vad innebär då det här? För att uppnå kvalitet ska ni uppfylla de lagkrav som gäller för er verksamhet och det finns det massor av. Det ledningssystemföreskrifterna gör är att de kräver att ni ska systematisera ert tänk innan ni uppfyller de olika lagkraven, för att säkerställa att alla behandlas i enlighet med lagstiftningen. När man börjar bygga upp sitt ledningssystem måste man ha klart för sig vilken verksamhet man bedriver, är det socialtjänst eller även LSS? Är det en utförarnämnd som bara hanterar vuxna eller bara hanterar barn? Först när man har det helt klart för sig kan man titta på vilka lagkrav som gäller. Upplägget på föreskrifterna Jag vill betonar att ni inte ska hoppa över första och andra kapitlet, där bland annat definitionen av begreppet kvalitet finns. I åttonde kapitlet så finns det faktiskt en möjlighet att ansöka om undantag från föreskrifternas tillämpning, men jag kan nära på garantera att ni inte skulle få ett undantag så lägg inget krut på att göra en ansökan, utan lägg krutet i såna fall på att bygga ett ledningssystem …! Ansvaret förtydligas. Den som har ansvar måste säkerställa att personalen arbetar enligt processen och rutiner, annars blir det här bara en skrivbordsprodukt utan den styrande effekten man är ute efter för att uppnå faktiska förbättringar. Ledningssystem ska genomsyra verksamheten Det ska användas för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Den som bedriver verksamheten får göra en bedömning av vilka processer och rutiner som behövs så länge det inte finns uttryckliga skall-krav i andra rättsverktyg. Process, som ju också är definierat i föreskrifterna, är med vardagligare ord: vad ska göras, när ska det göras och varför. Rutiner ska man ha på motsvarande sätt i den omfattning man bedömer att de behövs. Tänk på att om ni bygger upp en omfattande process blir det antagligen större behov att ha många rutiner inne i den här processen. Gör i stället en mer avgränsad process, då kanske det inte finns behov av några rutiner, då kanske det är tydligt och detaljerat i alla fall och styrningen får effekt. Samverkan Hitta och beskriv samverkan. Beskriv rutiner och processer för hur intern samverkan bör ske. Beskriv när ni bör samverka med aktörer utifrån – det är bra om de externa aktörerna har samma syn på samverkan, men det är inget krav. Avvikelsehantering En central del av det systematiska förbättringsarbetet är att hitta avvikelser från kvaliteten och åtgärda dem, t.ex. om ni inte uppfyller lagkraven eller om personalen inte arbetar med processer och rutiner. Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 3 (6) Riskanalysen är ett framåtblickande moment, där ska ni arbeta förbyggande. Egenkontrollen är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt en kontroll av att den drivs av processer och rutiner som finns i ledningssystemet. Egenkontroll är snarare bakåtblickande. Vad gör vi nu, vad har vi gjort, fanns det några kvalitetsbrister. Föreskrifterna kräver att verksamhetsbedrivaren ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Rapporter enligt lex Sarah- och lex Mariaregelverken ska sammanställas och analyseras. Kvalitetsavvikelser är så klart inte bra, men att de uppmärksammas och därmed kan åtgärdas är positivt. Här blir personalens klagomål, rapporter och input viktiga. Uppmuntra till så öppet klimat som möjligt. Vår rekommendation att man ska upprätta en kvalitetsberättelse är för att skapa en motsvarighet till patientsäkerhetsberättelsen inom hälso- och sjukvården, men det finns inget lagkrav på det. Den är till för att berätta hur arbetet gått till, vilka åtgärder ni har vidtagit, helt enkel för att visa för era externa intressenter hur ni jobbar med kvalitet. En e-handbok är på gång inom kort. Lex Sarah – hur hänger det ihop Helena Axestam: När lex Sarah trädde i kraft 1 juli 2011 utökades tillämpningsområdet. Sju bestämmelser i socialtjänst lagen och sju i LSS är det grundläggande regelverket och är konstruerade med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Skyldigheter enligt lex Sarah ligger på olika aktörer: Rapportera missförhållanden och risker för missförhållande, ligger på personalen, praktikanter m.fl. Informera rapporteringsskyldigheten, ligger på den som bedriver verksamheten. Utreda och dokumentera, ligger på den som bedriver verksamheten samt avhjälpa eller undanröja missförhållanden. Vid missförhållanden, som är rapporterade i enskild verksamhet eller SIS finns också en skyldighet att informera berörd nämnd i kommunen och det är för att kommunen ska kunna ta de ansvar man har i förhållande till den enskilde. Anmäla allvarliga missförhållanden/risker för allvarligt missförhållande till socialstyrelsen, det som media tror är lex Sarah, men pratar man om lex Sarah så är det alla de här momenten. Syfte utveckla kvalitet i verksamheten och rätta till fel och brister Den enskilde ska få insatser av god kvalitet och man vill undvika/skydda den enskilde från missförhållanden har det uppstått missförhållanden är syftet att åtgärda det och förhindra att det händer igen. Ej till för personalproblem eller arbetsmiljöproblem Risk att få vanrykte om det används för annat syfte än vad lagstiftarna har tänkt. Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 4 (6) Är tänkt att vara en del av det systematiserade kvalitetsarbetet, inte en lösryckt del, man ska ha fokus på systemfel och inte på individers. I lex Sarah är det centrala inte vilken anställd som har gjort fel. Klagomål och synpunkter kommer främst från personal och praktikanter men kan komma från i stort sett vem som helst. I de flesta verksamheter kan det vara rimligt att kvalitetsbristerna uppmärksammas genom klagomål och synpunkter och det måste vara målet. Det är viktigt att hantera saker innan det blir ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, för det är då som rapporteringsskyldigheten lex Sarah träder in, och det är en lagreglerad skyldighet som ligger på den anställde och inte chefen. Alla lex Sarah-rapporter ska utredas, och kommer man fram till att det är ett allvarligt missförhållande eller påtagligt risk för det ska lex Sarah-anmälan göras till Socialstyrelsen. Att det ska rapporteras även om det redan har åtgärdats är nytt i den nya lex Sarah. Tanken är att Socialstyrelsen ska få en nationell bild av vilka allvarliga missförhållande som inträffar i verksamheterna och också hjälpa till att identifiera riskområden. Klagomål och synpunkter ska inte hanteras som allvarliga missförhållanden, då blir det väldigt tungrott. Det är dock inte alltid lätt att veta om man ska rapportera. Vad är ett missförhållande? ♦ Händelse i den egna verksamheten. ♦ Innebär/har inneburit ett hot mot eller medfört konsekvenser för den enskildes liv, säkerhet eller fysiska/psykiska hälsa ♦ Allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för allvarliga missförhållande Vad ska utredas? Vad har hänt? Varför hände det här? Inte bara det direkta orsaken, men också det bakomliggande, systemfelen. Vad kan göras för att förhindra att det händer igen? Vad ska anmälas till Socialstyrelsen och när? Ibland är det uppenbart vad som ska anmälas, och man gör det dagen efter eller samma dag. Vid andra fall inser man det under utredningens gång att det här är ett allvarliga missförhållande och gör anmälan till Socialstyrelsen. I det tredje scenariet gör man först utredningen och tar sedan ställning till om det här är ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk. Anmälan ska göras snarast till Socialstyrelsen, och i de fall man gör anmälan innan utredningen är färdig har man två månader på sig att komplettera utredningen. Även om man har anmält till Socialstyrelsen så kvarstår utredningsansvaret hos den som bedriver verksamheten. Vad är allvarliga missförhållanden lite mer utvecklat Något i den egna verksamheten, kan var personal eller boenden, daggäster eller någon annan i verksamheten som har utfört handlingar eller inte utfört handlingar vilket har inneburit ett allvarligt hot mot, eller medfört allvarliga konsekvenser för den enskildes liv, säkerhet eller fysiska/psykiska hälsa. Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 5 (6) Bakomliggande orsakerna? Här har vi försökt knyta an till vedertagen litteratur och försöker hitta bakomliggande orsaker till systemfel och då brukar man räkna upp följande fem punkter. Brister i ♦ kommunikation, information, ♦ utbildning och kompetens, ♦ processer, rutiner och riktlinjer, ♦ omgivningen, ledarskap, organisation, ♦ teknik och utrustning. Frågor och svar under seminariet *vid denna tecknet står frågan ¤ moderatorns sammanfattning av frågan(det fanns inte en flytt bar mikrofon) -Svar, i den mån det går står det vem som svarat. Publikfråga: Kan ni se några risker med den omfattande koncentration på fel, brister och misslyckanden, och en oändlig dokumentation av dessa? Varför kan man inte bejaka goda exempel etc, har den diskussionen förts av lagstiftaren när ledningssystemen skapades? Alltså: Har det här inneburit en för stark koncentration på det negativa, på avvikelserna, som i sin tur skapat en dålig bild av verksamheten? Ylva Ehn: Jag vet inte allt som har diskuterats, men jag har inte hört någon sådan diskussion. Jag är medveten om att det finns olika regeringsuppdrag som också går ut på att ta fram goda exempel på olika områden, så att i någon mån hoppas man på att nyansera det. Kvalitetsberättelsen kan också ha sådant fokus, den kan ha ett positiv anda, även om det finns kvalitetsbrister i verksamheten. Det är så viktigt hur man vänder och vrider på det. Det här är för att ni ska vara så bra som möjligt och inte för att hänga ut någon. Publikinlägg: Jag kan bara gör ett inlägg om att lyfta framgångsfaktorer. Vi på SKL försöker göra i så hög grad som möjligt visa på bra verksamheter hos våra medlemmar. Det gör vi inom flera verksamhetsområden. Publikfråga: Jag hängde upp mig på det här, att hänga någon. Hur är det om någon nu gör en berättigad lex Sarah-anmälan i en organisation, då kan man ju tänka sig att den här personen möts av en reaktion när man säger att det där kunde vi ha löst på ett annat sätt. Är det riskfritt att göra en lex Sarah-anmälan? Helen Axestam: I en organisation som har ett fungerade ledningssystem/systematiskt kvalitetsarbete så skulle det fungera, för det är en lagreglerad skyldighet som är ålagd den enskilde anställde. Det är därför det är viktigt att ta bort individfokus och i stället fokusera på systemet. För media är det lite tråkigt för det lättare för dem om man alltid hittar någon som är boven. Men det är väldigt sällan så. Det här handlar om att få organisationer att verkligen jobba med kvalitetsfrågor. Man måste kunna få säga att någonting gick fel i vår organisation. Det finns dock enskilda anställda som har råkat illa ut och det kan jag bara beklaga. Man rapporterar aldrig en person man rapportera ett missförhållande. Ylva Ehn: Ni har i ledningen ansvar för att bygga upp det här och att man använder personalens kompetens och resurser för att förbättra verksamheten. Socialchefsdagarna 2012 i Stockholm • Innanför men utanför Seminarium 5, sid 6 (6) Publikfråga: Ni säger att man aldrig rapporterar en person, men i de flesta kommuner vet man vem som arbetar med vilka arbetsuppgifter. Det finns inte särskilt bra instruktioner om hur man ska beskriva ärendet generellt. Det kan även vara ganska lätt att förstå vem den berörda familjen är. Det finns ett fall i Västerås där familjen känner sig identifierad genom sättet som rapporten skrevs på. Jag tycker det brister i hur rapporter till er ska se ut, med risk för att det når allmänheten via pressen då. Det måste hämma hela systemet att göra avvikelserapporteringar, för att man både kan blotta en familj och blotta en handläggare. Det är något som brister i era diskussioner om hur man ska generalisera problemen. Ylva Ehn: Vi ska ta till oss mer om det. Däremot att lämna ut uppgifter som handlar om enskilda som har utsatts, där handlar det om att göra noggranna sekretessprövningar så att man inte lämnar ut så mycket. I handboken finns ett kapitel om lex Sarah och sekretess, offentlighet och sekretesslagen skyddar inte de anställda i sammanhanget med däremot de enskilda. Samma sak gäller Socialstyrelsen, där vi har en avdelning som sekretessbedömer handlingar när media begär ut dem. Helen Axestam: Det kan vara så att man förstår vem handläggaren är, men syftet är ju att förstå varför handläggaren gjorde fel, jo för handläggaren hade inte bättre utbildning, det fanns inte en tillräckligt bra process eller rutin att arbeta efter. Det är inte så att man ska hänga den som har gjort felet utan ta reda på varför felet uppstod. Ledningssystemhandboken är klar. Lex Sarah-handboken blir klar i november.