Transcript Skrivregler för Byggnadsstyrelsen

Byggnadsstyrelsens
rekommendationer
7001
199205
Skrivreglerför Byggnadsstyrelsen
Dokumentets utgivare
Dokumentnamnoch dokumentbeteckning
Byggnadsstyrelsens rekommendationer 7001
f
Dokumentetsdatum
BYGGNADSSTYRELSEN
1992-05
Projektnamn (ev förkortat)
Skrivregler för Byggnadsstyrelsen
Projektledare, upphovsman(män),
Uppdragsgivare
konsult( er), etc
Byggnadsstyrelsen
Administrativa enheten
Siv Rinding, A-stab
Eva Josefsson, konsult
Dokumentets titel
Skrivregler för Byggnadsstyrelsen
Huvudinnehåll
Några korta råd kring text- och dokumentutformning inom Bygg nadstyrelsen.
Nyckelord
Skrivregler, förkortningar, ordbehandling, rubriker, tabulering, marginaler.
Försäljningsställen
ISSN
Byggnadsstyrelsen/publikationsförrådet
Omfång
Tel 08-783 11 53
Red
Sven Kristiansen
© Byggnadsstyrelsen
Ref
Curt Henriksson, Siv Rinding,
Lena Walldow -Larsson
1992
Denna skrift är utgiven av Byggnadsstyrelsen . Verket har regeringens
medgivande att försälja publikationer utan hinder av expeditionskungö relsens(SFS 1976:383) regler om kopiorav myndighetsexpeditioner.
Innehållet i denna skrift får inte återges utan Byggnadsstyrelsens
samtycke . Överträdelser kan beivras i enlighet med upphovsrättslagen(SFS 1960:799).
Postadress
Besöksadress
Godsadress
Telefon
Telex
Telefax
Byggnadsstyrelsen
106 43 STOCKHOLM
Karlavägen 100
Banergatan 30
08-78310 00
104 46 build S
08-7831180
Vad gäller för
Byggnadsstyrelsen?
Byggnadsstyrelsen har en rik skriftväxling såväl internt som externt. I
takt med ökad datorisering producerar också allt fler egna texter. Texter
och dokument "r därför så långt möjligt ha ett enhetligt utseende.
Byggnadsstyrelsens generella skrivregler sammanfaller med vad som
anges i "Myndigheternas skrivregler Ds* 1991;58" utgiven av
Civildepartementet på Allmänna Förlaget.
För Byggnadsstyrelsen gäller generellt reglerna i "Myndigheternas
skrivregler".
I denna Byggnadsstyrelsens rekommendation anges också några enkla
interna regler samt några av de viktigaste momenten från ovanstående
bok, kompletterade med hurdokument ska skrivas och ställas upp i Norsk
Datas NOTIS-WP och ordbehandlingsprogrammet WORD i PC. Som
vägledning finns också längst bak i denna publikation en exempelsamling med våra vanligaste dokument.
Departementsserien.
Byggnadsstyrelsens
rekommendationer• 7001
1
Några tips till skribenten
Det finns ett bra ordspråk som du bör ha i åtanke när du skriver:
Få ord och fyndiga
är bättre än många och myndiga
Hår får du några enkla tips som är bra att följa når du skriver.
Analysera mottagaren
vem ska läsa din text? Känner mottagaren till alla dina förkortningar och
specialuttryck?
Skriv ned alla dina ideer
Allt du vill ha sagt, så som andan faller på, skriver du ned. Därefter kan
du börja strukturerainnehållet.
Tala tidigt om vad du vill
Försök att sammanfatta din text i några korta rader som beskriver vad
du vill . Börja med den, den fortsatta texten ärrsedan ett logiskt uppbyggt
resonemang för att ge st" åt den tes du önskar föra fram.
Ordna texten i en logisk följd
Kontrollera att stycke för stycke hänger ihop i en logisk följd. Hoppa inte
fram och tillbaka mellan ideerna . Tänk på den röda tråden.
Tänk också på formen
En snygg utformning av texten är minst lika viktig för att fånga läsarens
uppmärksamhet
. Gör texten lättläst med mellanrubrikerpå lämpliga
ställen.
2
Byggnadsstyrelsens rekommendationer • 7001
Generella skrivregler
Byggnadsstyrelsen och alla andra stadiga myndigheter följer Svensk
Standard SIS.
Tänk på följande:
att Byggnadsstyrelsen skrivs med stort B även inne i
texten,
att vanlig löptext skrivs från tabuleringsläge T2 till T8,
att du således använder rak vänstermarginal och högerställd text,
attdetårfelattanvända
nyradvidnymening.
Gör nya
stycken istället,
att undvika förkortningar så mycket som möjligt,
behöver du förkorta skrivs de med punkt . Exempel: t.ex.
och inte t ex,
att detta inte gäller sammandragningar där man behåller
första och sista bokstaven. Exempel : ca, dnr, nr och tfn,
att punkt inte skall användas efter rubriker,
attkolonanvänds
föreuppr
äkningar , exempel , förklaringar och sammanfattningar. Efter kolon följer som
regel liten bokstav,
attman "r ha högst tre rubriknivåer.
Exempel på rubriker:
1 HUVUDRUBRIKERNA MED VERSALER
1 1 N"
niv kriv m
m n
k "v r n r-
struket
1. 1. 1 Den tredje nivån skrivs med normal stil och ge-
mena bokstäver,
attduskriver
belopp
såhår:tkr,mkr(litett ochm).Kkr
för tusen kronor används inte,
att vvs och va för värme, vatten och sanitet respektive
vatten och avlopp skrivs med gemener i löpande text,
atti brevhuvud
, beslut , protokoll skrivs datum enligt
mönstret: 1992-03-01,
att i vanlig löpande text skrivs datum enligt mönstret:
den 1 mars 1992,
att det heter KBS yttrande , förslag , e.dyl. (inte KBS:s
eller KB S's).
Byggnadsstyrelsens
rekommendationer e 7001
3
Använ dning av NOTIS-WP
Når du skriver in texter i NOTIS-WP t"
på följande:
att KBS skriver högers " lt med rak vänstermarginal i
tabuleringsläge T2 position 22,
att vanlig löptext skrivs från T2 till T8, vilket innebår
position 22 till 82 i NOTIS-WP,
att inte glömma skriva in dokumentnamn ex: PM,
KONCEPT etc i T4 (position 44), datum (position 44)
och diarienummer (position 66),
att löptexten börjar på rad 14,
att det år fel att använda ny rad vid ny mening. Gör nya
stycken istället,
att avsluta ett brev med 4 vagnreturer från Med vänlig
hälsning till namn som undertecknar,
attformatlinjen
i NOTIS-WP
intestämmer
överens
med
SIS-standard, följande tabuleringslägen gäller:
TO ligger i position 0
T i ligger i position 11
T2 ligger i position 22
T3
T4
T5
T6
ligger
ligger
ligger
ligger
i position
i position
i position
i position
33
44
55
66
17 ligger i position 78,
attinställningarna
i Menyer
Utskrift
skallvara:
Vänsterkant 11
Högerkant
6.
4
Byggnadsstyrelsens rekommendationer
• 7001
Anv ndn ng av WORDi PC
e
ä
i
Når du skriver in texter i WORD för WINDOWS t"
på följande:
att inte blanda mer ån två stiltyper i en text,
att den bästa stiltypen för löpande textår Tms Roman
12 pkt,
förattframhäva
enstaka
ordelleruttryck
används
kursivering, n r
knin eller fetstil, inget annat,
att marginalskalan i WORD räknas i centimeter,
att dokumentens format skall vara inställda på:
Toppmarginal 2 cm
Bottenmarginal 2,5 cm
Vänstermarginal 2,2 cm
Högermarginal 1,5 cm,
att SIS-standard inte stämmer överens med
marginalskalan. Följande tabuleringslägen gäller:
TOi0cm
T1 i 2,3 cm
T2i4,6cm
T3 i 6,9 cm
T4 i 9,15 cm
T5 i 11,5 cm
T6 i 13,7 cm
T7 i 16, l cm,
att man '°r ha högst tre numrerade rubrikemivåer.
Exempel på rubriker:
1 HUVUDRUBRIKERNA
MED FETA VERSALER
1.1 Nästa nivå skrivs med gemena bokstäver i fet stil
1. 1. 1 Den tredje nivån skrivs med normal stil.
Byggnadsstyrelsensrekommendationer • 7001
5
e n " nin r och förkortningar
Följande benämningar och förkortningar används inom Byggnadsstyrelsen. Var restriktiv med användningen av de interna förkortningarna i
externt material.
Huvudkontoret:
V
Verksledningen
s
Verkssekretariatet
IR Internrevisionen
LF-STAB Staben för lokalfärsörjningsplanering
FF-STAB Staben för fastighetsförvaltning
BP-STAB Staben förbyggproduktion
T Tekniska enheten
F Fastighetsenheten
I Inredningsenheten
A Administrativaenheten
ADB-enheten
ADB
E Ekonomienheten
P Personalenheten
Regionalt:
KBS-S
Södra regionen
KBS-V
Regionkontoret i Lund
Västra regionen
Regionkontoreti Göteborg
KBS-Ö Östraregionen
Regionkontoret i Stockholm
KBS-M Mellansvenskaregionen
RegionkontoretiUppsala
KBS-N Norraregionen
Regionkontoreti Umeå
KBS-U Utrikesregionen
Lokalt:
Fastighetsdistriktet XXXXXXXXlän
eller
Fd
Dk
Fo
Lk
Pk
6
Fastighetsdistriktet (område, stadsdel o.dyl.)
Distriktskontoret
1/på (orten, stadsdelen)
Fastighetsområde (område,ort,stadsdel)
Lokalkontoret
i/på/vid (ort,stadsdel, myndighet)
Platskontoret 1/på/vid (ort, stadsdel, myndighet)
Byggnadsstyrelsens rekommendationer • 7001
Litteraturusta
I Myndigheternas skrivregler, sidorna 85-88, räknas ett flertal utmärkta
böcker upp. Var och en som skriver brev, beslut, utredningar med mera
"r ha tillgång till flera av de böcker som där anges . Referensexemplar
finns hos bibliotekstjänst vid informationssektionen på huvudkontoret.
Hjäupoch råd
För Byggnadsstyrelsens anställda finns hjälp att få med de skrivproblem
som dyker upp. Vid tveksamheter kring språkreglerna kan administrativa
enheten, A-stab eller A-info kontaktas.
Byggnadsstyrelsensrekommendationer • 7001
7
Exempelsamling
Påföljande sidor finns en exempelsamling på hur olika dokument ska se
ut när du skriver iNOTIS-WP och WORD för WINDOWS.
De två första sidorna beskriver hur en extern och intern skrivelse ska se
ut med de aktuella tabuleringslägena i NOTIS-WP.
De två efterföljande sidorna är exempel på hur du skriver en extern och
intern skrivelse i ordbehandlingsprogrammet WORD för WINDOWS.
Därefter följer exempel på en beslutslista, en skrivelse tillregeringen, en
kallelselföredragningslista och ett protokoll.
8
Byggnadsstyrelsens rekommendationer
• 7001
Ti
T2
T3
Pos 33
T4
Pos 44
T5
Pos 55
T6
Pos 66
Datum
Beteckning
1992-03-01
Enhet
50101-10/92
Ert datum
Handläggare, direktva!snr
Er beteckning
48100
1992-02-01
Handläggare/Sign
T7
Pos 16
Adressat
Tjänsteställe
Utdelningsadress
Ortsadress
Ärendemeninganger dokumentetsinnehålloch skrivs i samma
tabulatorläe som lä texten
Texten skrivs vänsterraktmed början i T2. Textradernaskall
inte vara längre än 130 mm.
Genom att börja en rad i T2 och sluta den strax före T8 som i
dettaexempelfår man en lämpligradlängd
. Textenblir då lättläst.
./.
Bilaga
märks ut
med "piska" i Ti.
Mellan stycken lämnas en blankrad.
En blankrad lämnas mellan rubrik och löptext.
Före avslutningstextenlämnas en blankrad®
För namnteckni ngen lämnas minst 3 bl avtkrader ovanför
tydl igandet.
namnför-
Kopia
x
8
Postadress
Gatuadress
Telefonvx
Telegram
Telex
Telefax
10643 STOCKHOLM
Karlavögen 100
08.7831000
byggstyrelsen
10446build s
08-7831180
1
00
Ti
Pos 0
Pos 11
T2
Pos 22
T3
Pos 33
T4
Pos 44
T5
Pos 55
BYGGNADSSTYRELSEN
PM
Enhet
1992-03-01
T6
Pos 66
T1
Pos 16
1(2)
Handläggare/Sign
Adressat
Arendemeninganger dokumentetsinnehålloch skrivs i samma
tabulatorläe som lä texten
Texten skrivs vänsterraktmed början i T2. Textraderna skall
inte vara längre än 130 mm.
Genom att börja en rad i T2 och sluta den strax före T8 som i
detta exempel får man en lämplig radlängd. Texten blir då lättläst.
Bilaga märks ut med "piska i Ti.
Mellan stycken lämnas en blankrad.
En blankrad lämnas mellan rubrik och löptext.
Före avslutningstextenlämnas en blankrad.
För namnteckningenlämnas minst 3 blankraderovanför namnförtydligandet.
á
FN
0 cm
Enhet
, cm
,cm
T3
6,9 cm
HondJäggore, direktvalsnr
Handläggare/Sign
T4
T5
l9filScm
11,5 cm
1992-03-01
T6
inm
50101-10/91
Ert datum
Er beteckning
1992-02-01
48100
T7
16,1
Adressat
Tjänsteställe
Utdelningsadress
Ortsadress
Ärendemening anger dokumentets innehåll och skrivs i samma
tabulatorlä e som lö texten
Texten skrivs vänsterrakt med början i T2. Textraderna skall inte vara
längre än 130 mm.
Genom att börja en rad i T2 och sluta den strax före T8 som i detta
exempel får man en lämpad radlängd. Texten blir då lättläst.
,/.
Bilaga märksut med "piska" i Ti.
Mellan stycken lämnas en blankrad.
En blankrad lämnas mellan rubrik och löptext.
Före avslutningstexten lämnas en blankrad.
För namnteckningen lämnas minst 3 bla krader ovanför
namnförtydligandet.
0
Kopia
8
x
Postadress
Gotuodress
Telefonvx
relegrom
Telex
10643 STOCKHOLM
Telefax
Korlovägen 100
08-783 1000
byggstyrelsen
10446 burld s
08-783 1180
1
TO
Ti
T2
0 cm
2,3 cm
4,6 cm
BYGGNADSSTYRELSEN
Enhet
T3
6,9 cm
T4
9,15 cm
PM
T5
11,5 cm
T6
13,7 cm
1 (2)
T7
16,1
1992-03-01
Handläggare/Sign
Adressat
Arendemening anger dokumentets innehåll och skrivs i samma
tabulatorlä e som lö texten
Texten skrivs vänsterrakt med början i T2. Textraderna skall inte vara
längre än 130 mm.
Genom att börja en rad i T2 och sluta den strax före TS som i detta
exempel får man en lämpad radlängd. Texten blir då lättläst.
./.
Bilagamärksut med "piska" i Ti.
Mellan stycken lämnas en blankrad.
En blankrad lämnas mellan rubrikoch löptext.
Före avslutningstexten lämnas en blankrad.
För namnteckningen lämnas minst 3 blankrader ovanför
namnförtydligandet.
O
Kopia
x
1
BYGGNADSSTYRELSEN
A-LISTA NR 2
Administrativaenheten
1992-02-06
Beslutande
Föredragande
Närvarande
GD Lars Ag
Bgr Curt Henriksson
AD Leif Juthagen f ,rw
ÄRENDE
1
BESLUT
103-2/92
StiftelsenVadstena slotts möblerin
Förslag till ledamot och suppleant i
Stiftelsen Vadstena slotts möblering
under 1992.
t,
Till ordinarie ledamot föreslås
Birgittavon Haslingen med Hans
Ringvallsom suppleant.
Skrivelsetill StiftelsenVadstena
slotts möbleringgenom A-enhetens
försorg.
Kopia av beslutet till B von Haslingen
och H Ringvall samt T och KBS-V.
Avslutas.
Om en beslutshandlingskall redovisa flera ärenden och beslutande
och/eller föredragandeväxlar, anges de vid respektiveärende.
r
1
4
Us BYGG
TYRELSEN
Datum
Beteckning
X-enheten
XXXX-XX-XX
XXX-XX/XX
Handläggare, direktvalsnr
Ert datum
Er beteckning
Nn..,/Nn
Regeringen
X-departementet
Ort. Projekt
Hemställanom xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
BAKGRUND
Xxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxx xxxxxxx xxxx...
PROGRAM
Xxxxxx xxxxxx xxx xxxx xxxxxxx xxxxx xx xxxxxx xxx...
INREDNING
Xxxx xxxxxx xx xxxxx xxxx xxxxx xxxxx x xxxxxxxx...
KOSTNADER
Xx xx xxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxx xx xxxxxxxxx xxxxxxxx...
xxxx xx xxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx
Xxxx xxxx xxxxxxxx xxx xx xxxxx xxxx xxxxxxxx xxx xxxx...
0
SAMRÅD
Xxxxx xxxxx xx xxxxxxxxxxx xxxxxxx xxx xx xxxx...
HEMSTÄLLAN
Xxx
xxxx
xxx
xx
xxxxxxxx
xxxx
xxxxxx
xx
xxxx
xxx
xxxxxxx..•
Detta ärende har avgjortsav generaldirektörenAg i närvaro
av planeringsdirektören
Norell, tekniske direktören Kolte,
byggnadsdirektören
Ståhigren,föredragande.
8
Lars Ag
Sigurd Stählgren
Postadress
Gatuadress
Telefon vx
Telegram
Telex
Telefax
70643 STOCKHOLM
Karlavägen 700
08-7831000
byggstyrelsen
70446 builds
08-783 1180
1
ti
BYGGNADSSTYRELSEN
KALLELSE/F $REDRAGNINGSLISTA
[Sammankallande
Utskriftsdatum
Generaldirektören
[ Sammanträdesgrupp
1990-03-30
/Projekt
Direktionen
Tid
Plats
Sammanträdesdatum
1990-04-02
Vid förhinder
var god meddela
klockslag
Ber tidsåtgång
Sammanträdeslokal
09.00
ca 3 tim.
Sessionssalen
( namn och telefon)
Margareta Tengstrand,ankn. 1401
Kallade till sammanträdet är/Distribueras till
PD, FD, TD, AD, Pd, Arne AugustssonS, Alf Schoultz E (punkt 1), Bo-Göran Ryberg F
(punkt 2), Eva Carleberg F (punkt 2)
För kännedom:GD, Bertil Metzger E
Kopia:
Chef R, Stefan SandestenT
Ärende
Föredragande
Ber start kl
1.
Intern handläggningsordning
för finansie- Alf Schoultz E
ring av investeringarmed lån i riksgäldskontoret, lägesrapport.
2.
Revideradpolicy för hyressättningoch
upplåtelser.
Material har delats ut tidigare.
Bo-Göran Ryberg F
Eva Carleberg F
09.30
3.
Förslag till statliga byggnadsminnen.
Material bifogas.
Bengt Fogelström
10.15
4.
Handläggningsordning
mot UD.
Bengt Fogelström
10.30
5.
Granskning av SJ:s ö
på Riddarh
Förs 9
1
Alla
10.45
6.
7.
g
1
'1
spår
09.00
'digare.
11.45
gr.
12.00
Mötet slut.
Huvudkontor
Regionkontor
Stockholm
Lund
Box 7032
220 07 LUND
Tfn 046-12
48 80
106 43 STOCKHOLM
Tfn 08-783
10 00
Göteborg
Box 31072
400 32 GÖTEBORG
Tfn 031.42
80 00
Stockholm
Box 27163
102 52 STOCKHOLM
Tfn 08-783
17 50
a
Uppsala
Box 185
Umeå
751 04 UPPSALA
Tfn 018-11
13 80
900 05 UMEA
Tfn 090.12
55 70
Box
5056
V
fi
Sida
JqsBYGGNADSSTYRELSE
N
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
f Sammanträdesplats
1991-02-05
Sessionssalen
för nästa
Skyddskommittenvid
huvudkontoret
1
sammanträde
92-04-09
Plats för nästa
rSammanträdesgrupp/Projekt
Närvarande vid sammanträdet
/92
Datum
sammanträde
Sessionssalen
var/Distribueras
till
Leif Juthagen,
ordf
Sten Sandberg, ledamot BS
Gun Holmstedt, ledamot ST
Ake Brunskog, ledamot ST huvudskyddsombud
Eva Carleberg, ledamot SACO
Lars-Erik Muller, ersättareST
John Rathsman, KBS-O/FK
Britt-Marie Jutner, Statshälsan
Ester Karlberg, sekr
Kopia
till
(förutom
ovanstående)
Ej närvarande ordinarie ledamöter,ersättare,John Rathsman, Rita Jörgensen,
Rickard Johansson samt enli t utsändninslista.
Ärende /Atgärd
1
Mötet ä nas val av 'usterare,före ående
rotokoll
Ordförandenöppnade mötet. Eva Carleberg utsågs att för
personalenjustera dagens protokoll.Föregåendeprotokoll
godkändesoch lades till handlingarna.
2
Informationav John Rathsman om omb
i Garnisonenm.m.
nads lanerna
Rita Jörgensen har utsettstill projektledareför att nu se
över bl.a. ombyggnadav all 'n utrymmen och konferenssalar.
Bland annat
arkit
t
r
Kommande sammanträden
Nästa möte i skyddskommittenäger rum 1992-04-09.Särskild
kallelse skicks ut i vanlig ordning.
Ordförandenavslutademötet.
Vid protokollet
Ester Karlberg
Justeras
Justeras
Leif Juthagen
Eva Karleberg
á
e'
Byggnadsstyrelsensrekommendationer
7001
1992-05
SSTYRELSEN
Skrivreglerför Byggnadsstyrelsenär framtagenvid Byggnadsstyrel- Upplysningar om Byggnadsstyrelsens publikationer lämnas
sens administrativa enhet och ingår i skriftserien "Byggnadsstyrelav informationssektionens
biblioteks- och dokumentationssens publikationer.
service,tel 08-783 13 71.
Redigeringoch layout: Informationssektionen
, Byggnadsstyrelsen
Upplaga: 2 000 ex.
Byggnadsstyrelsens publikationer kan beställas från
kontorsservice/publikationsförrådet
, tel 08-783 11 53.
Tryckeri: Gamisonstryckeriet, Stockholm, maj 1992.
Adress:Byggnadsstyrelsen
, 106 43 Stockholm.