Transcript Protokoll styrelsemöte 2013.09.02

Kallelse, dagordning & protokoll för möte med styrelsen för
Ängsbacka Kursgård Ekonomisk förening
Tid och plats: 19­21 2 september 2013 på Skype
Kallade: David Göransson, Sascha Verbeek, Mikael Winroth, Ove Björklund, Nova
Wegerif, Per Frisk
Sammankallande: Malin Wik
Nödvändiga förberedelser inför mötet/Läs följande dokument:
● Översiktsdokument Summit October 2013
● Rapport Graningeprojektet/Leaderansökan x 2
● Proposal for Sociocracy at Ängsbacka
Dagordning:
§ 1. Intoning och Sharing
§ 2. Mötets öppnande, val av mötesordförande, val av mötessekreterare
Malin valdes till mötesordförande. Mikael valdes till sekreterare. Nova och Per är fullvärdiga
styrelseledamöter på dagens möte.
§ 3. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes utan justering.
§ 4. Fastställande av justeringsperiod och datum för publisering av mötesprotokoll:
Förslag 2013­09­16 godkändes på mötet. Justeringar av ledamöter kan göras fram till den
2013­09­13.
§ 5. Godkännande av föregående protokoll
Föregående protokoll godkändes.
§ 6. Ekonomi rapport Mallika 2 minuter
Malin delgav övergripande siffror från ekonomirapport. Kassan, antal nya medlemmar och
medlemsavgifter sedan senast. Malin ska verifiera en fordran från AB:et till föreningen. Är den
avskriven eller aktuell?
§ 7. Ängsbacka AB 25 minuter
a) Ekonomisk översiktsrapport, rapport åtgärder Z:\2. Economy\Budget\Budget 2013, Likviditet
kort 2013 uppdaterad
Status: Dålig likviditet. Prognos är ett underskott på ca 300 KSEK i slutet på september.
Arbetsdag bokad för att finna strategi ledningsgrupp och AB­styrelsen, bl a checkkredit från
Ekobanken på 500 KSEK. Detta är högsta prioritet för AB­styrelsen.
Driftsansvarig kommer avgå från sin tjänst. Preliminärt sista arbetsdag 30/10. Ekonomiassistent
kommer också att avsluta sin anställning.
b) Insamling av ev. punkter till nästa AB möte
● Ekonomi med åtgärdlista för hantering av likviditetsunderskottet
● Ledningsgruppens förslag på åtgärder för sammansättning ledningsgrupp och
ansvarsområden
c) Val av ny representant till ÄB AB Styrelsen
Förslag: Att föreningsstyrelsen väljer ny ordinarie AB­ledamot efter den extra årsstämman
Beslut: Styrelsen godkänner förslaget.
§ 8. Projekt: rapporter och beslut
a) Graninge 10 minuter
Malin rapporterade status från projektet. Ny förening “Mötesplats Graninge” har startats. Se mer i
bifogad rapport. Per lyfte frågan med risken att nyckelpersoner från Ängsbacka föreningsstyrelse
engagerar sig i sidoprojekt.
b) Leader projekt ansökan 5 minuter
Ansökningar har lämnats in.
c) Summiten 20 minuter
­ rapport från Ove och Sascha kring arbetet med motionerna
­ rapport från Malin, läs dokumentet Summit October 2013 och förbered eventuella frågor
Följande förslag godkändes på mötet: Summiten är ett öppet arrangemang, dock får endast
medlemmar delta på den extra föreningsstämman. Föreningsstämman genomförs på söndag
6/10 kl 10.00­13.00. Föreslagen dagordning för mötet:
1. Val av ordförande till stämman. Ordförande utser mötessekreterare.
2. Justering av röstlängd
3. Val av justeringsman och tillika rösträknare
4. Fråga om kallelse till stämman blivit stadgeenligt utlyst
5. Godkännande av dagordning för mötet
6. Beslut kring föreningsstyrelsens proposition om Sociokrati på Ängsbacka
7. Beslut i frågor av styrelsen till stämman hänskjutna frågor.
8. Val av styrelseledamöter
i)
ii)
8. Mötet avslutas
Beslut: Styrelsen beslutar att ha ett separat möte för godkänna och besluta kring lydelser för
motionerna, som presenteras på extrastämman.
Styrelsen godkänner fortsatt arbete med “Proposal: Sociocracy for Ängsbacka” som är ett
arbetsdokument och beslut/ändringar tas av medlemmarna på Summit.
§ 9. Sociocratic Consultation Circle 1 min
Information: Nästa möte 2013­09­03
§ 10. Rapport kring utvärderingar 5 min
§ 11. Genomgång och uppdatering av dokumentation på Driven 5 min
Förslag: Utse en representant från Ängsbackas medlemsföreningsstyrelse att tillsammans med
ÄB AB göra en gemensam översyn av dokument på driven med målsättningen att se till att
dessa är uppdaterade och finns tillgängliga/sökbara i rätt arkiveringsordning
Beslut: Styrelsen bordlägger frågan till nästa möte.
§ 10. Kommande möten:
Nästa möte: Föreningsstyrelsens två kommande sammanträden enligt följande: 29/9
Upptaktsmöte inför summit via Skype möte (ändrat datum),, summit och årsstämma 5­6 oktober
§ 11. Övriga frågor:
● Användandet av Winter flow donationen.
○ Frågan hanns inte med på mötet.
§ 12. Mötet avslutas/Utvärderingsrunda 10 min
1. Utförande: Vad fungerade bra? Varför?/Vad kan göras bättre nästa gång?
2. Facilitering: Vad du uppskattade och varför/Vad kan bli bättre till nästa gång?
3. Känsla: Din personliga upplevelse/generell känsla
Per: tacksamhet för alla som är med och för allt som ni gör. Kändes fräscht och
spännande att få vara med. Kommer att göra allt för att kunna vara med på summiten
Vill se Ängsbackas roll i det som nu sker i vår omvärld. Tack allihop för det ni gör.
Sascha: Fint att se att det finns förberedande underlag för mötet. Det skulle var fint med
en paus.
Ove: Uppskattar att man kan säga sin mening, ärligt utan att behöva stryka medhårs.
Man har ett gott syfte, och det är det som för oss framåt.
Nova: Bra förberett och hållet av ordförande
Roligt att samarbeta i en grupp där viljan att engagera sig för Ängsbackas bästa är så
genomgående och stark och där alla uttrycker sig respektfullt och tydligt.
Om alla kunde komma i tid så skulle vi inte behöva dra över tiden
Skulle önska att alla (inkl. mig själv) var mer pålästa och förberedda inför mötet så att
diskussionerna kunde bli enklare eftersom alla sitter med samma info.
tack
Mikael: Mycket bra hållet möte av ordföranden. Också fint att kunna protokollföra
transparant så att alla kan se. Tacksam för två väldigt proffsiga och insiktsfulla och
erfarna suppleanter som kunde delta idag. Uppskattar att ordförande söker konsensus
och är lyhörd för ändringar mitt under gång. Tyder på ett bra fungerande samarbete.
Eventuellt kontrollera så att viktigaste frågorna kommer först på mötet. Kanske vi kan ha
med några punkter varannan gång bara, t ex förenings ek rapport.
Malin: Trots svårigheterna som kan uppstå när möten hålls via Skype så blev mötet
effektivt och givande med en skön stämning överlag. Till nästa gång kan ännu fler ha tagit
del av de förberedande dokumenten föer att ytterligare underlätta arbetet. Faciliteringen
underlättades av att jag förberett mig noga, och att gruppen har så stor villighet att
samarbeta ­ det känns kul! Jag känner mig nöjd med mötet som helhet.