Transcript Protokoll styrelsemöte 2014.03.17

Protokoll styrelsemöte Ängsbacka Kursgård Ekonomisk Förening 2014.03.17
Närvarande: Nova, Ewa, Kjell, Annica, Per, Ove, Sascha
Frånvarande: Mikael, Anna
2014.03.17 kl: 9.00 ­ 13.00 Ängsbacka kursgård Ordinarie Styrelsemöte
Dagordning:
1. Intoning och sharing. Tacksamhetscirkel. 2. Mötet öppnas.
Nova Wegerif valdes till ordförande.
Annica Karlsson valdes till sekreterare. 3. Fastställande av justeringsperiod och datum för publicering av mötesprotokoll:. Justeringar kan göras av ledamöter fram till 2014­03­24. Protokollet publiceras senast 2014­03­27
4. Godkännande av föregående protokoll; Protokoll 2014.02.04 Föregående protokoll godkändes. 5. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes.
6. Rapport Graningeprojektet; Jan Kumlin. Jan berättar i korta drag för oss kring Graningeprojektet som är i full gång. Hus A är snart färdigrenoverat. En del företag har redan flyttat in och Studieförbunden ska disponera andra halvan av A­huset under Vuxenskolans paraply. Ängsbacka skulle kunna bli mer synligt i Graningeprojektet, “loggan “. Några Ängsbackapersoner som nyttjar lokalerna är Anna­Karin Ransher som har Yoga där. Anna Geiden har teatergrupper och Ida Freyschuss m.fl är på gång med dagmamma verksamheten Kommunstyrelsen kommer i mitten av april ha ett möte som är öppet för allmänheten i matsalen på Graninge.
Vad vill Ängsbacka att Jan ska arbeta för i Graninge projektet? Hur kan Ängsbacka och
loggan synas mer i Graninge­sammanhang? ­ något vi kan ta upp på nästa styrelsemöte.
Volontärsboende troligtvis inte hållbart i längden för graninge projektet. För denna sommar finns 125 kvm i hus B . Hyran för volontärsboende kommer att dras från Graninges skuld till ÄB pga Ängsbackas investering i brandlarm. Det behöver installeras ett brandlarm i Hus B innan sommaren och det finns med i planering säger Jan. Eventuellt kan vinden i B­huset ordningsställas längre fram, just nu är det en förvaringsplats för Ängsbackas isärskruvade volontärvåningssängar och madrasser.
7. Rapport Ängsbacka Kursgård AB; Malin Wik, Kjell, Nova Nova berättar om vår nya festival Celebrate Life! Programteamet som består av Magnus & Magnus , Nova och James har precis kommit igång och haft sina första möten och börjar nu boka in workshopledare och musiker.
Det finns 6 st huvudteman för festivalen. Inner stillness, conscious communication, earth prayer, All generations, conscious parenting, Celebration. Samt ett flertal ceremonier och gatherings som kommer ske på festivalområdet. Nova beskriver en känsla av att vi gör det här tillsammans=creative co­creation. Det kommer med ett Early bird erbjudande för Celebrate life i nyhetsbrevet nu på onsdag. Kjell berättar lite om ekonomin att det är tuff amortering på privatlånen Ängsbacka har. Kjell har varit i kontakt med Ekobanken och frågat om de har möjlighet att ta över några av privatlånen. De svarade att de kan göra det längre fram när Ängsbacka kan visa goda resultat. När det gäller ladan och de åtgärder som sker där, p g a hussvamp som ska saneras bort, så har Kjell varit i kontakt med försäkringsbolaget som först var väldigt negativa, men sen visade en liten möjlighet till öppning när det gäller ersättning. Han jobbar vidare med detta för att undersöka möjligheterna. Malin berättar:
Liten tillbaka blick på slutet av förra året när hon kliv in som vice Vd och när Martina sade upp sig hamnade Malin plötsligt i en position hon inte räknat med, men det har ändå gått bra.
Hon känner att det är en bra grupp på plats med ca 10 personer som sköter den dagliga verksamheten på ÄB. Dock varit en viss brist på volontärer som kan hoppa in i lite olika uppgifter. De flesta av dem som är där har redan sina specialområden att ta hand om. Hon berättar om databasen Lovebase , lite ändringar med den nya versionen, vilket innebär att vi gör mer jobb själva, bl a lägger in kursmallar m.m Har varit en del buggar så här i början. Nu är också PayPal kopplat till Lovebase och det kommer in mer betalningar och bokningsbekräftelsen är tydligare när det gäller betalningsvillkoren,vilket gör att fler betalar i tid.
Kursverksamheten flyter på men ingen rusning till kurserna.Två av Humaniversitykurserna har tyvärr blivit inställda men Åsa Kullbergs kurser går bra, liksom Zen coachingen, Diamond approach m.m Vi har redan fått in en hel del anmälningar till Yoga­och danspåsken också.
Implementeringen av Sociokrati fortgår. 22­24 mars är del 1 i Art of Facilitation in sociocracy där flera från styrelsen,management och staff deltager. Utmaning: dokumentation av sociokratiprocessen är inte helt enkel i alla arbetsgrupper eftersom inte alla använder sig av dator frekvent.
Likviditeten ser bättre ut, men ännu inte bra, ca 200 000 av checkkrediten utnyttjas i nuläget.
Dock kommer pengar in successivt hela tiden nu eftersom betalningsupplägget för de kommande festivalerna har olika perioder,intervall vad det det gäller priser och sista datum för betalning för att få rabatten: Early bird, Reduced, Standard.
Det finns ett marknadsföringskit för varje festival och att alla festivaler ska finns både som event på Facebook samt delas i grupperna där.
Alla vi i styrelsen visar vår uppskattning för Malin och det fantastiska arbete hon gör för Ängsbacka.
8. Rapport Föreningens ekonomi. Ekonomisk rapport
9. Forest Dream; Ewa Arbetet med kortsiktig policy/kontrakt för tiny houses på Ängsbackas mark. Bakgrund för att ta fram policyförslag för Tiny houses
Arbetsmaterial work in progress: Projektmappen Ewa jobbar med detta och inväntar just nu mer information. Mikael Götlind ska ha möte med kommunen angående bygglov, för att få till ett bra avtal. Folke har sagt att han är villig att betala för sitt bygglov. Ewa återkommer så snart de har mera klarhet och information kring vad som gäller med bygglov etc.
10. Val av representant för Ängsbacka i Mera Molkoms Styrelse Bakgrund: Mera Molkom styrelse har uttryckt en önskan om att ha en representant från Ängsbacka som deltar på deras styrelsemöten, dock utan att ha beslutanderätt i styrelsen. Beslut : Ewa och Kjell representerar Ängsbacka på Mera Molkoms styrelsemöten.
Nova kontaktar Mera Molkom och meddelar detta.
11. Förslag till beslut angående utformning av AB styrelsen efter årsmötet. se Förslag till beslut kring Top Circle och regler
Samtycke men diskussion kring hur det juridiska fungerar om vi gör om AB­styrelsen till en Top circle ( finns normalt inte suppleanter i Top circle). Beslut: 1. Att vi efter årsmötet i maj 2014 bildar en Top Circle enligt implementations­planen.
12. Förslag till beslut angående Alkoholpolicyn. Alkohol Policy Förslag Bordlades till nästa möte. Innan vi kommer ta ett beslut kring Alkoholpolicyn, så vill vi ha feedback från de som bor och arbetar på Ängsbacka. Annica kommer prata med Malin om ett lämpligt tillfälle att på ett möte ta upp och presentera styrelsens förslag”proposal” som Ove skrivit , och höra tankar kring detta. 13. Diskussionspunkt: Nästa Summit; Anna, Annica, Kjell SWOT och Summit Maj 2014
Kjell presenterar den SWOT han skrivit ihop i ett dokument vi alla fått, den finns på driven och tanken är att vi alla i styrelsen skriver in och fyller på i detta dokument till nästa styrelsemöte med våra tankar och åsikter när det gäller Strength, Weakness, Opportunities och Threats. Personen skriver sitt namn bredvid de meningar han/hon skriver, så vi vet vem som fyller i vad. Utvärdering av resultatet sker på nästa styrelsemöte och sen på summiten kommer vi skapa små diskussionsgrupper som får göra sin SWOT där på plats och sen presenterar de olika grupperna inklusive styrelsen resultaten för varandra.
Annica presenterar lite kort kring Summiten. Alla har läst igenom det förslag till upplägg som Anna Geiden och Annica skrivit ihop, och tycker att det verkar bra. Liten diskussion kring hur mycket vi kan tänkas betala för Lorenzos medverkan. 1000­2000 kr samt rese­ersättning.
Nova och Ewa tar hand om det mesta när det gäller valberedningen, inlämnade motioner, årsmötet etc. Mallika brukar alltid vara med kring årsmötet och kryssa för de som deltar, och kommer göra det även denna summiten.
Kjell tycker detta är ett perfekt tillfälle att emaila ut till extended om vi behöver extra hjälp denna helg. Ewa efterfrågar bra text om Lorenzo och den/de workshops han ska hålla i under summiten, så den informationen kan gå med ut i Nyhetsbrevet. Per kommer på lördagkvällen att hålla i ett “Hang out space” för eftersnack angående SWOT och diskussionsforumet som varit tidigare under dagen, detta sker parallellt på kvällen för de som inte är med på Lorenzos workshop.
Detaljerna kring vissa praktiska grejer får vi ta på email, t ex vilka som bakar kakor till fikat, Anna har sagt ja, och ev kan Annica tänka sig göra några Raw food bollar, men vi behöver fler intresserade. Nova och de andra tycker att summitgruppen gjort ett bra jobb så här långt och kan fortsätta att jobba på finjusteringen av de olika praktiska detaljerna.
Nova är i kontakt med valberedningen, och de flesta av oss i styrelsen kommer ställa upp för omval. Alla utom Mikael som avgår efter många års trogen tjänst. Per och David ställer upp som suppleanter, och vi övriga som ordinarie styrelseledamöter. Så det finns plats för 2 st till ordinarie att väljas in vid årsmötet. Kjell är mest intresserad av AB styrelsen så frågan är om han ska ställa upp för omval in i föreningsstyrelsen. Nova och han kommunicerar kring detta innan summiten.
14. Diskussionspunkt. Klargörande om var beslut tas? Mikael, Nova Kjell: beslut som har ekonomiska konsekvenser ska tas i styrelsen, strategi om sociokrati är bra och transformationen gör att det inte är värt att i nuläget lägga för mycket energi på denna diskussion. Trust the process.
Ewa: håller med Kjell, sociokrati, tillit, consent. bra att tydliggöra inför varje fråga om det tas i rätt cirkel.
Per: Eftersom AB styrelsen och förenings styrelsen är så integrerade är detta ingen stor fråga.
Ove: Viktigt att ta beslut på rätt ställe. Föreningen hade från början ett enda syfte: att rädda Ängsbacka genom att köpa det. Föreningen väljer bara AB styrelsen. Och alla frågor som rör Ängsbacka tas i AB styrelsen. Spretigheten med alla olika viljor är ett problem. Därför är ekonomin dålig, ingen stabilitet. Annica: svårt att förstå att det finns 2 styrelser. behov av att veta vad vi ska bestämma om i föreningsstyrelsen. känns som artificiell uppdelning. Ängsbacka är ju en organism. ägarna ska styra. något känns konstigt med uppdelning ­ inte unity. viktigt att beslut tas för allas bästa. sociokrati känns bra, gå bort från topstyrning till equality.
Nova: Vi går mot en integrering av sociokrati som Kjell och Ewa säger: Trust the process. Viktigt att VMA( Vision Mission Aim) blir tydliga, då blir det också tydligare och lättare att se var varje beslut hör hemma. Styrelsen har tidigare påbörjat ett arbete med VMA och detta bör göras klart. Föreningsstyrelsens syfte är att göra Ängsbacka till något större än bara en kursgård. Föreningen fångar upp visioner , idéer och önskemål om projekt utanför och kring kursgården.
AB’t driver kurser och festivaler och är ett företag som ska vara ekonomiskt balanserat.
Sascha: thin line between AB and association board. there are many things that need to be discussed in both circles. maybe strict lines are necessary but since it is not there yet it is understandable that we are not always sure where to put the questions. 15. Diskussionspunkt. Fonder; Ove Att skaffa in medel till projek. En slags spargris för olika projekt. Att man kan sponsra olika tydliga projekt. Fundraising för specifika projekt. Små och stora projekt. Lotter, donationsmöjligheter, mm. Kjell; skapa en synlig och enkel struktur för hur man kan bidra med pengar till konkreta projekt. t ex via paypal. Nova: Bra, vem gör det? Börja med forest road. Sascha: renovera bastun. bra om vi har riktigt små projekt så man ser att de blir klara och genomförda. Ove: Visa upp det på festival. 3­ 5 projekt. Bastu, Forest Road: dela upp i bygglov, vägen etc. Per: Om möjligheten att ringa upp medlemmar som betalat via sitt företag, och berätta lite om projekten, samt ringa runt till medlemmar som inte betalat årsavgiften.
Beslut 1: Ewa, Sascha, Ove och Per går vidare med sponsring av olika små projekt.
Beslut 2: Per startar pilotprojekt med att kontakta medlemmar angående medlemsavgift. Per får tillgång till Lovebase och medlemsregistret. 16. Diskussionspunkt: Leanders förslag
Brev från Leander
Bordlägges till nästa möte.
17.Övriga frågor Skuld ­ Ove tar upp detta. Om föreningen har möjlighet att efterskänka en skuld på ca 2000 kr till 2 privatpersoner. p g a tidsbrist hinner vi inte gå igenom denna punkt ordentligt.
Vi kommer överens om att Ove får hitta en annan lösning på detta, och att föreningen inte kan ge pengar till detta.
Mikael Winroth ­ som avslutar sitt uppdrag efter många år i Ängsbackas styrelse. Som Tack till honom ordnar Nova något till nästa gång han är här. Program cirkel Nomind 2015 ­ bordlägges till nästa styrelsemöte
18. Utvärderingsrunda Fin sharing i början, plats för alla åsikter, i stort sett bra men inte skönt med tidspress,
ja, lite tidspress vid vissa punkter, kanske man kunde ha en timer, bra att försöka hålla tiden så man kan sluta i tid och hinna med alla punkterna, värdet i att vi tänker olika och får olika situationer belysta från olika håll. Ordförande kan ta befälet och bestämma lite mera så vi håller oss till mötesagendan, och styra upp när vi drar ut på tiden. I stort sett är vi nöjda med mötet och det vi åstadkommer.
Kommentar: I början av styrelsemötet betonades att alla i styrelsen ska läsa igenom protokollet under justeringsperioden eftersom vi alla är med och justerar. Det går att lägga in kommentarer genom att klicka på kommentarsrutan och stå med muspekaren vid raden som man vill kommentera.