Transcript Minnesanteckningar referensgruppsmöte för

Minnesanteckningar referensgruppsmöte för länsstyrelsernas och
Tillväxtverkets uppdrag på regional och kommunal nivå
Deltagare
Linda Broström, Landsbygdsdepartementet
Lisbeth Bondesson, Skogsstyrelsen
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet
Anna Clarin, Jordbruksverket
Patrik Ernby, Kemikalieinspektionen
Stefan Ernlund, Tillväxtverket
Emma Flod, Tillväxtverket
Anders Gunnarsson, SKL
Åsa Hill, LRF
Karin Holmqvist, Tillväxtverket
Lena Josefsson, Tillväxtverket
Carin Karlsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län
Sandra Karlsson, Tillväxtverket
Stefan Lundin, Visita
Thomas Mårtensson, Skogsstyrelsen
Anna Sandborgh, Visita
Rikard Silverfur, Fastighetsägarna
Malin Strand, Länsstyrelsen i Kronobergs län
Katarina Sundberg, Finansdepartementet
Monica Ljungmark Åfeldt, Bolagsverket
Mötet inleddes med att Karin Holmqvist, Tillväxtverket och Carin Karlsson, Förenkla på riktigt!
hälsade välkomna och kort berättade om den gemensamma referensgrupp organisationerna har
för sina uppdrag att förenkla för företag på kommunal och regional nivå. Referensgruppen
träffas två gånger per år och en viktig del för Tillväxtverket och Länsstyrelsen i Kronobergs län
är att informera vad som pågår inom respektive uppdrag och få synpunkter och reflektioner från
referensgruppen.
Tillväxtverkets presentation (bifogas dessa anteckningar)
Tillväxtverket genomför insatser för att förenkla för företag på kommunal nivå. På mötet
berättade man om vad man har på gång just nu. Mer information om uppdraget och de olika
pågående insatserna finns på webbplatsen: www.enklareregler.se/kommuner
Följande synpunkter/reflektioner framfördes rörande Tillväxtverkets presentation av pågående
insatser.
Arbetsgrupp inom förenklingsforum – kompetensstöd till kommuner
Stefan Lundin, Visita: Undrar varför inte Livmedelsverket inte är med i arbetsgruppen? De har
ju ett aktivt arbete med detta.
Lena Josefsson, Tillväxtverket: Frågan har varit uppe vid två tillfällen hos Livsmedelsverket
men de har inte möjlighet delta i den här arbetsgruppen. Livsmedelsverket är dock med i
förenklingsforums styrgrupp och har möjlighet följa arbetsgruppens arbete och komma med
inspel där.
Linda Broström, Landsbygdsdepartementet: Vad blir resultatet från arbetet?
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet: På workshop:en kommer det väl diskuteras hur
stöden fungerar och göras någon analys kring detta?
1 (5)
Lena Josefsson, Tillväxtverket: Tänker oss i nuläget någon form av kommunikativ produkt som
kan vara till stöd för myndigheterheter när de ska arbeta med kompetensstöd till kommunerna,
Syftet med workshop:en är bland annat att fånga upp kommunernas erfarenheter av hur det
befintliga stödet fungerar och vilka behov kommunerna har. Myndigheterna kommer att delta
så att det blir en direkt dialog. Det blir alltså ett möte både med de som tar fram stöden och de
som använder dem.
Stefan Lundin, Visita: Vore ju också intressant diskutera de olika myndigheternas inställning, t
ex att Statens folkhälsoinstitut har en åsikt att man inte pratar direkt med kommunerna utan att
de går via länsstyrelserna.
Lena Josefsson, Tillväxtverket: Ur den aspekten är det viktigt att ha med länsstyrelsen i arbetet
så att de också kan delge erfarenheter av det kompetensstöd de får av centrala myndigheter för
att sin tur kunna ge kompetensstöd till kommuner.
Stefan Lundin, Visita: Tycker länsstyrelserna att det är lätt ha en dialog med Statens
folkhälsoinstitut? Här kan det finnas ingående problem och det är viktigt att lösa den
problematiken.
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet: Det kan vara värt lyfta aspekten kring
kompetensstöd och balansen mot det kommunala självstyret i workshop:en med kommuner.
Kan centrala myndigheter känna sig begränsade att ge kompetensstöd till kommuner för de är
rädda inkräkta på det kommunala självstyret?
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Vilket kompetensstöd som centrala
myndigheter ger till kommuner har varit en fråga som har diskuterats i många år. Det som är
nytt nu är förenklingsperspektivet och att det handlar om att i slutänden förbättra kontakterna
mellan kommun och företag.
Insatsen samordnad information
Monica Ljungmark Åfeldt, Bolagsverket: Har medarbetare från verksamt.se följt eller
medverkat i arbetet? Kan se att det är väldigt angeläget att det sker en dialog här utifrån det
utvecklingsarbete som pågår.
Lena Josefsson, Tillväxtverket: Medarbetare från enheten Företagsinformation, som är den
enhet på Tillväxtverket som arbetar med verksamt.se, har deltagit i arbetsgruppen. Det har även
gjorts avstämningar med andra nivåer/funktioner på enheten under arbetet. Det färdiga
resultatet har också kommunicerats. Det är naturligtvis angeläget med en fortsatt dialog så att
erfarenheterna kan tas tillvara i utvecklingsarbetet med verksamt.se.
Thomas Mårtensson, Skogsstyrelsen: Har ni intervjuat företagare i arbetet?
Lena Josefsson, Tillväxtverket: Det perspektivet bedömer vi att vi har fått in genom intervjuer
med NNR och Visita.
Analys av Insikt – fokus på bemötande
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Bemötande det serviceområde i
undersökningen som ökat mest sedan föregående undersökning. De kommuner som har
genomgått utbildningen Förenkla – helt enkelt får generellt höga betyg i bemötande. Bygglov är
det område som fått sämst betyg av företagen i kommunerna. Det är stora skillnader mellan
kommunerna. Kommunerna har lyckats implementera nya PBL från 2011 olika väl.
Förenkla – helt enkelt
Stefan Lundin, Visita: Om 80 kommuner deltagit hur många deltagare från kommunerna
motsvarar det?
2 (5)
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Det kan vara svårt att räkna då det
ser lite olika ut beroende på del av utbildningen, men ett snitt är cirka 7000 tjänstemän, chefer
och politiker.
Anna Clarin, Jordbruksverket: Hur når man kommuner som inte har deltagit hittills?
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Det kan vara en kostnadsfråga för
mindre kommuner. Att gå samman flera kommuner och genomföra den regionalt kan vara ett
alternativ som t ex man gjort i Värmland och några kommuner i Göteborgsregionen.
Karin Holmqvist, Tillväxtverket: Tillväxtverket marknadsför utbildningen när vi är ute och
träffar kommuner. Vi ser t ex att flera av de kommuner som deltar i vårt uppdrag
Förenklingsjakten nu genomför eller kommer att genomföra utbildningen.
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet: Hur marknadsför SKL utbildningen? Går man ut
med information att det finns möjlighet samverka flera kommuner och genomföra utbildningen
tillsammans och hur kostnaden då fördelas. Tror enda sättet för små kommuner att kunna
genomföra utbildningen är att göra den tillsammans.
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Marknadsföring går direkt till
kommunerna.
Stefan Lundin, Visita: Är det de ”redan frälsta” kommunerna som deltar?
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Upplever inte att det är så. De
kommuner som inte går utbildningen jobbar ändå med förenkling men på andra sätt. Den här
utbildningen är ett verktyg att förenkla för företag bland andra.
Förenkla på riktigt! presentation (bifogas dessa anteckningar)
Förenkla på riktigt berättade inledningsvis om bakgrunden till projektet och vilka insatser som
har gjorts under de två år projektet pågått. I inledningsfasen av arbetet tillfrågades företag om
deras synpunkter på vad länsstyrelsen behövde förenkla. En utmaning för projektet är att
länsstyrelserna är 21 separata myndigheter som delvis verkar inom olika områden. De
ursprungliga fyra fokusområdena har i dialog med Näringsdepartementet istället kommit att
handla om hur de formella, strukturella och kulturella faktorerna kan påverka
förenklingsarbetet. Förenkla måste arbeta med kort- och långsiktiga insatser inom alla områden
samtidigt och de är avhängiga varandra.
En viktig faktor i förenklingsarbetet är att få förankring hos länsledningarna och här kan
Förenkla se att det har skett en positiv svängning under det senaste året och upplevelsen är att
vi har alla länsstyrelser med oss. Resurser ute i verksamheten är Förenklas kontaktpersoner
samt tidigare kontaktpersoner för projektet P4 (länsstyrelsegemensam e-förvaltning) samt
Nätverk för hållbar tillväxt. Arbetet med att förenkla för företag i deras kontakter med
länsstyrelserna går framåt men inte alltid i den takten Förenkla skulle önska. Stora insatser
behöver göras t.ex. vad gäller strukturella faktorer som webben. Länsstyrelsernas externa webb
är ett exempel på att man ofta intar ett inifrån-utperspektiv istället för tvärtom. Huvudfokus
måste vridas och länsstyrelserna måste veta hur kunder vill ha kontakt och kommunicera. Detta
är ett uppdrag som Förenkla kommer att titta vidare på i form av en kanalstrategi. Om projektet
lyckas får man igenom förändringar för webben som är gemensam för alla länsstyrelser vilket
kan det ge stora effekter.
Det är nu drygt ett år kvar av projektperioden och prioriterade områden har pekas ut.
Kundperspektiv är den röda tråden och Förenklas verktyg i detta arbete är kanalstrategi,
webbsida, telefonistorganisation och brukarundersökning. Engagemang på ledningsnivå är en
förutsättning för att förenklaarbetet ska kunna intensifieras och fortgå även efter att projektet är
avslutat.
Följande synpunkter/reflektioner framfördes rörande Förenkla på riktigt! presentation.
3 (5)
Andres Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Vilka finns representerade i
webbgruppen? Hur kan man få genomslag på kundfokus?
Förenkla på riktigt: I webbgruppen ingår Lst IT (länsstyrelsernas gemensamma IT-enhet) och
kommunikatörsnätverket.
Åsa Hill, Lantbrukarnas riksförbund: Finns det undersökningar kring handläggningstider?
Förenkla på riktigt: Handläggningstider följs upp genom nyckeltal som är gemensamma för alla
länsstyrelser men Förenkla ser ett behov av att mäta handläggningstider även i andra former
och i mer avgränsade pilotstudier för att hitta konkreta metoder som kan användas för att
effektivisera handläggningen.
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet: Det är intressant att jämföra handläggningstider
med PBL (där det finns garantier) – man kan dra lärdomar av detta.
Förenkla på riktigt: Garantier kan sätta press på verksamheteten. Frågan är hur det påverkar
effektiviteten i handläggningen. Det är viktigt att väga dessa båda aspekter mot varandra.
Anna Clarin, Jordbruksverket: Viktigt att titta på problemet med ansökningar som inte är
kompletta – information och ansökningsblanketter behöver utvecklas. Kanske behövs det ett
klarspråksår på länsstyrelserna?
Förenkla på riktigt: Det här är absolut ett område som vi ska arbeta vidare med. Både
handläggare och centrala funktioner inom länsstyrelsen behöver involveras.
Thomas Mårtensson, Skogsstyrelsen: Skogsstyrelsens arbete med Skogens paragrafer kan vara
värt att titta på.
Förenkla på riktigt: Vi tar inspiration från olika håll och lyfter gärna fram goda exempel både
från enskilda länsstyrelser och från andra statliga myndigheter.
Rikard Silverfur, Fastighetsägarna: Det är viktigt att länsstyrelserna är tydliga gentemot
kommunerna när de gör tillsyn. Handläggningstider kan vara svårt att införa, av flera olika skäl,
men det måste vara tydligt när man startar ett ärende hur det går till.
Förenkla på riktigt: Att arbeta proaktivt är något vi ser ett stort behov av. Det finns goda
exempel ute på länsstyrelserna hur man arbetar gentemot kunder för att informera och utbilda.
Detta kan spara tid och energi både för kunder och för länsstyrelens medarbetare.
Åsa Hill, LRF: Det är viktigt att se till företagarnas helhetssituation. En företagare kan ha en
mängd pågående ärenden.
Förenkla på riktigt: Denna aspekt måste vi alltid ha med oss och det bästa sättet är att ha
kontinuerlig kontakt med företagare för att få förståelse för utmaningarna i deras vardag.
Presentation av projektidé om ett gemensamt projekt med Tillväxtverket och
länsstyrelserna (bifogas dessa anteckningar)
Tillväxtverket och Förenkla på riktigt! avslutade mötet med att presentera en idé kring ett
gemensamt projekt man vill genomföra under 2014 (se bifogad presentation).
Följande synpunkter/reflektioner framfördes på idén:
Rikard Silverfur, Fastighetsägarna: Det pågår flera utredningar på med koppling till plan- och
bygglagen t ex utredningen som Susanne Bagge leder. Viktigt titta över vilka processer som kan
effektiviseras. Vilka ärenden behöver t ex inte gå vidare från kommun till länsstyrelse.
Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet: Vilken är relationen mellan det här projektet och
t ex Fiskesjös utredning på området? Handlar det här mer om att träffas och diskutera frågan
mer praktiskt?
4 (5)
Karin Holmqvist, Tillväxtverket och Carin Karlsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län: Vi
kommer ha en workshop per län där kommuner och länsstyrelser möts. Tror det är viktigt
träffas i praktiken och diskutera och komma med förslag hur man gemensamt kan arbeta för att
underlätta för företagen. Kunskaper och erfarenheter ska kunna spridas till andra län och
kommuner.
Linda Broström, Landsbygdsdepartementet: Erfarenheter från arbetsgruppen kombinatörer på
landsbygden visar att det finns ett värde att gå ner på djupet i en frågeställning.
Rikard Silverfur, Fastighetsägarna: Kommer ni belysa kvalitetsaspekten? Ett av de mest
effektiva sätten att förkorta den totala handläggningstiden är att fatta rätt beslut direkt. Därför
är det viktigt att det blir en enhetlig tillämpning över hela landet och att antalet överklaganden
på så sätt minskas.
Karin Holmqvist, Tillväxtverket och Carin Karlsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län: Tar med
den aspekten i vidare diskussioner.
Anders Gunnarsson, Sveriges Kommuner och Landsting: Hur kan vi skapa en samarbetskultur
mellan kommuner och länsstyrelser? Det kan vi ha nytta av oavsett hur regelverken ser ut. Det
verkar finnas dåliga relationer som kan påverka kunden. Det är viktigt att bygglovsprocessen
sätts i ett större sammanhang. Man måste lyfta blicken och se alla krav som berör företagaren.
Många tjänstemän har bara koll på sitt eget område och det kan vara svårt veta vilka fler
ärenden företagaren har med kommunen. Det är viktigt ta med i diskussioner med kommuner
och länsstyrelser hur andra processer också kan påverka själva bygglovsprocessen.
Åsa Hill, Lantbrukarnas Riksförbund: Om kommunerna och länsstyrelserna hittar ett nytt
arbetssätt eller modell att arbeta efter är det viktigt att det struktureras. Det är lätt annars att
idéer försvinner när entusiaster försvinner.
Thomas Mårtensson, Skogsstyrelsen: Det gäller att bygga in verktyg som organisationerna tar
hand om. Det är också viktigt att det skapas arbetssätt och strukturer som är transparenta och
rättsäkra.
Nästa möte:
Nästa referensgruppsmöte planeras till den 29 april klockan 09:00-13:00 inklusive lunch. Vi
återkommer med närmare information men boka gärna in mötet redan nu.
5 (5)