Transcript Läs customer case

Customer Case
Actic
Träning som ger resultat
timmar. I slutet på 2011 outsourcades
deras lönehantering och uppföljningen blev då marginellt bättre. Målet
var dock att kunna följa timmarna
mot en budget och att på platschefsActic (tidigare Nautilus) grundades i nivå kunna sätta ett bra schema
början på 80-talet av två entreprenörer, då korrelationen mellan schema
där den ena hade erfarenhet från sim- och mål var den stora utmaningen.
hallar och den andra från gymbranschen. Affärsidén var att etablera gym Tidigare planerade de scheman i Excel
i simhallar, då många anläggningar och rapporterade tid i ett annat syshade problem med sin ekonomi. Detta tem och i efterhand konstaterade de
var ett win-win koncept då ekonomin ofta att det inte blev som man hade
även stärktes för simhallarna.
prognostiserat. När lönesystemet outActic är en ledande friskvårdskedja
med 144 anläggningar och över 200 000
medlemmar i Sverige, Norge, Island,
Finland, Tyskland och Österrike.
Problem / utmaningar
sourcades startade de ett gemensamt
projekt med att utveckla ett nytt
schemaläggningsverktyg, men de
insåg redan efter tre månaders arbete
att det blev alldeles för komplext
för att kunna ro projektet i hamn.
Personalkostnaden är den överlägset
största kostnaden för företaget och det
är den som Actic vill ha full kontroll
på. Tidigare jobbade de med att hämta
info från deras lönesystem och via
verktyget QlickView räkna ut faktiska Varför Quinyx WFM?
När Fredrik Asterhag, IT-chef och ansvarig för införskaffandet av ett nytt
system kontaktades av en säljare från
Quinyx, var timingen perfekt. Actic
hade då en komplett kravlista färdig
och de konstaderade att Quinyx svarade upp mot deras krav och lite till.
Quinyx WFM upplevdes även som
mycket användarvänligt och efter en
snabb scanning av marknaden var
beslutet om att välja Quinyx WFM
enkelt.
”På en skala 0-10 ger jag Quinyx en stark 9.a, då systemet är briljant
på att spara kostnader och på köpet har vi även fått en hel del
mervärden, bl.a. nöjdare personal”
Fredrik Asterhag, IT-chef och projektledare, Actic
Fakta
Basen i Actics verksamhet är
träningsanläggingar som etableras
i simhallar.
• Grundades 1981
• 144 anläggningar, 200 000 medlemmar
• Sverige, Norge, Island, Tyskland,
Finland, Österrike
• 2010 - namnbyte från Nautilus till
Actic
• Omsättning: ca 600 MSEK
• Anställda: ca 1 100
Utmaning /problem:
• Personalkostnader – mål att få full
kontroll på den överlägset största
kostnadsposten.
• Schemaplanering – Korrelation mellan schemaläggning och
faktiskt utfall hade stora felmarginaler.
• Prognos – Komplext och tidskrävande att få fram tillförlitliga
prognoser.
Lösning:
• Quinyx Schema– Webb- och
appbaserad schemahantering.
• Quinyx Tid – Webbaserad tidsregistrering
Resultat:
• Ökad kontroll
• Stora tisdbesparingar (ca 2%)
• Låga overheadkostnader
• Optimerade scheman
• Förbättrad internkommunikation
• Ökad efterlevnad av regler och
arbetslagar.
• Enklare att synka marknadskampanjer.
• Nöjdare personal
”Träning som ger reultat”
Installationsprojektet gick rekordsnabbt
Då Actic tappat tid genom deras försök med att ta fram
ett eget system, hade de bråttom med att få igång Quinyx
WFM, trots att företetaget befann sig mitt i brinnade högsäsong. De scannade snabbt av vilka gym i Sverige och Norge
som de bedömde skulle vinna mest på det nya systemet och
de kom fram till att potentialen var störst hos ett 70-tal
anläggningar.
En mycket aggressiv utrullningsplan sjösattes och på 7
veckor utbildades drygt 70 anläggningar i användning av det
nya systemet.
“All cred till vår personal som trots högkonjunktur snabbt
tog till sig det nya systemet och de anställda upplevde även
att företaget nu verkligen satsade på personalen”, säger
Fredrik Asterhag
Då de hade bråttom med installationerna så valde de att ta
hjälp av Quinyx för utbildningen och det ångrade de inte.
Fördelar med Quinyx WFM
En av de stora vinsterna med Quinyx WFM är att Actic
faktiskt vet hur utfallet kommer att bli och de slipper
numera prognosmissar. Ex.vis om de lägger ett månadsschema på 1000 timmar så vet de att utfallet kommer att ligga
på 1000 timmar, med endast marginella avvikelser.
Platschefer avlastas, kontroll och uppföljning har avsevärt
förbättrats både ute på gymmen och på huvudkontoret. Detta
är en nödvändighet för att kunna hålla nere på overheadkostnaderna. En annan viktig fördel är att Quinyx har kopplat
ihop sitt system med många kringsystem och Actic behöver
därför inte lägga tid på dyra och komplexa integrationer.
Framtid
För att nå full uppsida kommer Actic under året integrera
Quinyx WFM med kringliggande lönesystem i både Sverige
och Norge samt med deras CRM-system. På sikt planeras även
en integration med QlikView. Quinyx prognosmodul kommer även att installeras så snart som tid ges. En stor potential
finns att med dessa integrationer och med prognosmodulen
på plats ytterligare spara kostnader och få 100 % kontroll och
styrning av sin verksamhet.
“Utbildningen var mycket professionell och drevs av en
utomordentligt strukturerad och duktig projektledare och
sammantaget blev projektet mycket lyckat”, säger Fredrik
På två månader utbildades drygt 70 platschefer och efter 3,5
månad hade 700 personer utbildats.
Tyskland ses som en stor tillväxtmarknad och det förs diskussioner med Quinyx om och i så fall när systemet ska implementeras där.
.
Telefon: +46 8 611 50 20 • E-mail: [email protected] • www.quinyx.com