Transcript Vapiano - Quinyx

Customer Case
Vapiano
Fresh casual dining
Vapiano står för ett framtidsorienterat serveringskoncept ”Fresh casual
dining”. Enkel självservice där kunden får se sin maträtt tillagas framför sina ögon, kombinerat med ett
smidigt betalkortssystem, skapar
en speciell fascination för Vapiano.
En marknadsinventering påbörjades
med syfte att hitta ett modernt webbaserat system. Valet föll på Quinyx
som erbjöd ett användarvänligt och
funktionsrikt system. Grundaren Erik
Fjellborg hade dessutom erfarenhet
från schemaplanering från McDonalds
och var väl förtrogen med restaurangPå restaurangerna erbjuds inte WLAN branschens utmaningar vilket adderade
eller TV-apparater utan hela miljön ett mervärde i urvalsprocessen.
är tänkt och inredd för att underlätta
möten och kommunikation människor Schema vidareutvecklas
emellan.
När Mattias Hellström, personalchef
på Vapiano anställdes, påbörjade han
ett samarbetsprojekt tillsammans med
Vapiano insåg tidigt att det krävdes ett Quinyx. Syftet var att vidareutveckla
”riktigt” system och inte Excelfiler för schemaplaneringen och maximera nytatt enkelt och effektivt kunna planera tan av den investering de gjort.
arbetsskift för 60-90 anställda i en resDe jobbade tätt tillsammans i projektaurang.
tet och systemet utvecklades mycket
under projektets gång, vilket gagnade
både Vapiano och Quinyx.
Tidiga med schemaplanering
”Quinyx schemaplanering har inneburit
stora tidsbesparingar vid vår månadsplanering och systemet hanterar enkelt
och effektivt sjukanmälningar, ledigheter
och byten av arbetspass personal emellan”,
säger Mattias Hellström
”Quinyx WFM är ett utmärkt system för oss inom restaurangbranschen
och har det inneburit stora tids- och kostnadsbesparingar och även
gjort oss till en mer professionell restaurangaktör och en attraktivare
arbetsplats”
Mattias Hellström
Personalchef, Vapiano
Fakta
Vapiano uppnår alla höga förväntningar som kunder ställer på en
restaurang - dessutom till låga
priser.
• Totalt ca 120 restauranger i världen
• Franchisetagare med rättigheter i
Sverige och Norge
• 2007 - etablering i Sverige
• Sju aktiva restauranger (sex i
Sverige, en i Norge)
• Omsättning: ca 166 MSEK
• Anställda: ca 450
Utmaning /problem:
• Schemaplanering – Excel omständligt och tidskrävande vid planering av arbetsskift för 60-90
anställda
• Tidsregistering – Kassasystem och
Excelfiler användes, tidskrävande
och inget stöd för att hantera
kollektivavtalen. Dålig kvalitet på
indata till löneadmini-strationen.
• Prognos – Svårt och långsamt
att få fram tillförlitliga prognoser
Lösning:
• Quinyx Schema– Webb- och
appbaserad schemahantering.
• Quinyx Tid – Webbbaserad tidsregistrering
• Quinyx Prognos – Webbbaserad
prognostisering
Resultat:
Schemaplanering
• Stor tidsbesparing
• Modern mobilapp för personal
Tidedovisning
• Enkel registrering
• Högre kvalitet på information
• Avtal - “Early warning”
Prognos
• Snabb och tillförlitlig prognos
”Fresh casual dining - till låga priser”
Tidsredovisning och prognos implementeras
Då schemaplaneringsprojektet var i mål började de titta
på modulerna Tid för tidsregistrering och Prognos med
automatisk koppling mot Vapianos kassasystem. Tidigare
användes Vapianos kassasystem även för tidsregistrering. Via
Excelfiler, lösa lappar och struliga processer skapades till slut
löneutbetalningar till de anställda, vilka ibland var felaktiga.
De nya modulerna har underlättat både för restaurangpersonalen och för löneadministrationen på huvudkontoret.
Det innebär färre korrigeringar och korrekta löner. Vapiano upplevs nu mer professionella som arbetsgivare av de
anställda.
Systemet ger även ”early warnings” och signalerar exempelvis om personalen har för lite vila mellan sina arbetspass.
Det underlättar även i övrigt att ingångna kollektivavtal
efterlevs.
Via systemet kan de även få fram information om t.ex.:
• Personalkostnader per dag
• Sjukfrånvaro
• Försäljning jämfört med budget
Lyhörda, proaktiva och affärsmässiga
I alla kontakter med Quinyx personal upplever Vapiano en stor lyhördhet, hjälpsamhet, proaktivitet samt en
vilja att snabbt lösa uppkomna problem och utmaningar.
” Quinyx är en professionell och ärlig IT-leverantör och deras personal gör alltid sitt bästa för att vi som kund ska utvecklas och
vara nöjda”, säger Mattias.
Då Mattias tillfrågas om hur de upplever Quinyx supportfunktion och vilket betyg han ger dom på en skala 1-10, säger han:
” Deras support är snabba, kunniga och ger alltid ett vänligt
bemötande och jag ger dom tveklöst en 10:a”, säger Mattias.
Framtid
Vapiano har börjat utvärdera modulen Uppgift som har stöd för
HACCP, då de inser fördelarna med att ha alla funktioner samlade i ett system. Då även kraven på matsäkerhet ökar i samhället kan denna modul underlätta deras arbete.
Sammanfattning
Vapiano har aldrig varit rädda för att snabbt införa nya moduler och funktioner som effektiviserar verksamheten. Med
Mobilapp - uppskattas av den unga personalen Quinyx WFM har de idag ett modernt och lättanvänt system
som även har medfört stora tids- och kostnadsbesparingar.
Quinyx mobilapp har underlättat mycket för den relativt unga personal som arbetar på Vapiano och som tar för Restaurangpersonalen har fått en mobilapp som gjort det
givet att det ska finnas en app för schemaplanering m.m. enklare och effektivare att byta arbetsskift med kollegor samt
ange den tid man kan jobba. Som en bonus har Vapiano även
• Enkelt att planera och byta arbetspass
fått ett modernt och effektivt system för att kommunicera
med sin personal.
• Stämmer min faktiska arbetstid mot registrerad?
• Hur mycket tjänar man på ett extra arbetspass?
Telefon: +46 8 611 50 20 • E-mail: [email protected] • www.quinyx.com