Transcript Dokumenthantering Stat och kommun

ways
let’s collaborate smarter
10 sätt att lyckas med
Dokumenthantering
eller
”Filserverns förbannelse”
2014-11-20
Tomas Wulfing
Carl Mårn
Fredrik
Stenström
Inledning, Agenda
08:00 Registrering och frukost
08:30 Välkomna
08:45 Området dokumenthantering och 10 smarta tips
09:05 Demo
09:35 Fallgropar och erfarenheter
09:45 Frågestund
10:00 Avslut
Vilka är vi som talar
 Fredrik Stenström, moderator
 Tomas Wulfing, verksamhetskonsult från Ways
 Carl Mårn, lösningsspecialist från Ways
Ambitionen idag
 Dra nytta av att ni träffar personer med likande behov
 Högt i tak – fråga det ni vill (dock ej under demon)
 Tiden är för er
 Vi välkomnar diskussioner
 Speciell stund för frågor på slutet
4
Introduktion
dokument- och
ärendehantering
Vanliga problem med dokument
Metadata och smart
navigering samt filtrering
Åtgärdar
Åtgärdar
Endast en
väg till ett
dokument
Dokument
lagras i
mappar i
filstruktur
Kraftfull
sökfunktion
Leder till
Leder till
Ökad
arbetstid
Hittar inte
dokumentet
Central
papperskorg
Ökad kostnad
Leder till
Kvalitetsbrist
Leder till
Någon tar
felaktigt bort
innehåll ur ett
dokument
Dokument
saknar visst
innehåll som
inte kan
återfås
Svårt att
söka - bara
namn och
fritext
Leder till
Leder till
Hittar inte
Åtgärdar senaste version
Åtgärdar
Versionshantering
Leder till
Tydliga direktiv för
namnsättning
Tydliga direktiv för
var dokument skall
lagras
Åtgärdar
Dubbletter
Åtgärdar
Leder till
Någon tar
felaktigt bort ett
dokument
Dokument
försvinner
när någon
slutar
Leder till
Personberoende
Åtgärdar
Olika personer sparar
dokument på olika ställen
med olika namn
Dokumentet
kan inte
återskapas
Spårbarhet
saknas
Leder till
Två personer
arbetar i olika
förekomster
Åtgärdar
Centralt lagrade
dokument
Exempel på nuläge
Publicera
Skapa dokument
Redigera dokument
Färdigställa dokument
Arkivera
Välj
mal
l
C:
G:
Intranät
Project
place
Dropbox
Skydrive
E-post
Redigera
info
Spara
Öppna
Redigera
info
Spara
Granska
Godkänn
a
Exempel på önskat läge
Publicera
Skapa dokument
Redigera dokument
Färdigställa dokument
Arkivera
Välj
mal
l
Mallar
DHS
Intranät
Arkiv
Redigera
info
Spara
Öppna
Redigera
info
Spara
Granska
Godkänn
a
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
 Hanteringsystem för
 Filer
 Information om filer – metadata
Uppgift: Hantera dokuments livscykel
Dokumenthanteringssystem
Dokumenthantering
Grunderna
 Lagra dokument
 Märka upp dokument
 Läsa dokument
 Uppdatera dokument
 Ta bort dokument
Enkel och effektiv navigering, sök
och filtrering är ledord för att snabbt
hitta det eller de dokument du
söker.
Namn
Process
Verksamhetsområde
Ämne
Filstruktur
Felstruktur
Fel fel fel!
mitt perspektiv är rätt!
Metadata-uppmärkning
 Alla dokument behöver inte samma uppmärkning




Avtal
Generella metadata
Typspecifika metadata
Dokumenttyper
Systemgenerera allt som går!
Ritningar
10 i topp – metadata
0 - Filnamn
1 - Dokumenttyp
2 - Process
3 - Sakområde
4 - Ägare
Bilder, Presentationer Rapporter
5 - Författare
filmer
6 - Innehållsbeskrivning
7 - Status
8 - Avtalsområde
9 - Nyckelord
Metadata-uppmärkning och åtkomst
 Navigering ger filtrering – smarta (virtuella) mappar
 Visa respektive målgrupp vad de vill se - från sitt perspektiv
”Genom ett fåtal klick kommer jag
till min plats och hittar mina dokument”
Process
Versamhetsområde
DM
Dokumenttyp
Status
Ägare
Avtal
Sakområde
Dokumentdatum
Rapporter
Bilder,
filmer
Presentationer
Ritningar
Hitta via sök eller filtrering
 Sök
 hitta dokument som du inte vet så mycket
om
 ”hagelbössan”
 för de som inte är så insatta eller inte vet i
detalj vad de letar efter
 Filtrera
 snabbt hitta dokument som du vet mycket
om
 ”mitt i prick”
 smart för dynamisk navigering som ger
exakt de dokument du vill ha
 för de som vet vad de letar efter
Flerdimensionell struktur
Flerdimensionell struktur
Flerdimensionell struktur
Flerdimensionell struktur
Vinster med dokumenthantering
Minskad
kostnad
Minskad
kalendertid
Minskad
juridisk
risk
Minskad
arbetstid
Hittar
organisationens
dokument
Hittar mina
dokumentet
Minskad
affärsrisk
Bättre kvalitet
Hittar
andras
dokument
Mindre personberoende
Vågar lita
på
innehållet
Spårbarhet
Kraftfull
sökfunktion
Metadata
och smart
navigering
/ filtrering
Uttalat
arbetssätt:
så här
arbetar vi!
Tydliga
direktiv för
namnsättning
/
uppmärkning
Tydliga
direktiv för
var
dokument
skall lagras
Alla dokument
kan hanteras
adekvat under
sin livstid
Centralt
lagrade
dokument
Versionshantering
Central
papperskorg
Inbyggda
arkivregler
Ways DM
- Demonstration
Demo
1. Hitta via struktur
1.
2.
3.
4.
5.
6.
mina dokument
olika verksamhetsområdens dokument
olika dokumenttyper
andra uppmärkningar
mina ärenden
olika ärendetyper
2. Hitta via sök – kraftfull funktion med andra, tredje… chans att
hitta
3. Skapa/redigera dokument
1.
2.
3.
Ladda upp ett eller flera dokument
Skapa ett dokument
Redigera ett dokument
4. Koppla till ärende om det är tillämpligt
Vad bör man tänka på
och hur undviker man
fallgropar
Erfarenheter från kunder
 Projektet behöver deltagare med
 verksamhetsöverblick
 verksamhetsinsikt
 Pröva struktur och metadata med skarpa dokument!
 Underhållslistor förenklar finjustering vid införande och i drift
 metadatavärden behöver förändras över tid
 Utmaningar
 nytt arbetssätt! Från utforskare till metadata
 nytt tänk! Från ”mina dokument” till ”verksamhetens dokument”
Att lyckas med dokumenthantering i er
organisation
 Tillsätt en intern projektledare
 Prioritera rätt resurser till modeller/kravställning
 Sätt metadata, struktur, navigering etc utefter vad som kommit fram
i modellerna
 Vilken metadata kan sättas på alla dokument?
 Detektera om det är disparata dokumentmängder
 Håll nere kraven på rättigheter
 Dela upp i olika rum vid behov
 Förändringsledning
 Planera utbildningar
Frågor och diskussion