Transcript Listägarhandledning för listtjänst vid Uppsala universitet - E

Listägarhandledning för listtjänst
vid
Uppsala universitet
Listägarskap
Privilegierad ägare
Vanlig ägare
Logga in i listhanteraren
Skapa en e-postlista
Administrera lista
Redigera prenumeranter
Redigera listkonfiguration
Listdefinition
Ämnet för listan
Synlighet för listan
Ägare och moderator
Ämnen för listan
Lägga till en listägare/administratör
Konfiguration för sändning/mottagning
Vem kan skicka meddelanden
Leveranstid
Samlingsbrevfrekvens
Tillgängliga prenumerationsinställningar
Svarsadress
Privilegier
Vem kan prenumerera på listan
Arkiv
Webbarkiv
Anpassning
Speciallistor
Listor med underlistor
Katalog- / allalistor vid Uppsala universitet
Migrering från Listserv
Listägarskap
En listägare är normalt den som sköter en e-postlista - bestämmer hur den ska
fungera, vilka som får skicka till den och liknande saker. I vissa fall sköter också
listägaren hanteringen av prenumeranter (exempelvis lägga till/ta bort medlemmar på
listor för grupper).
I den listhanterare som används vid Uppsala universitet (Sympa) finns det två typer
av listägare:
Privilegierad ägare
En privilegierad listägare har lite fler rättigheter än vanliga listägare. Rent praktiskt
kan en privilegierad ägare lägga till/ta bort andra ägare. Det kan även finnas viss
annan konfiguration som man bara kommer åt som privilegierad ägare.
Vanlig ägare
En vanlig ägare kan konfigurera listan, hantera prenumeranter och utföra andra
administrativa sysslor.
Sympa har även en del konfiguration som varken vanliga eller privilegierade listägare
kommer åt, exempel på sådan är inkludering av prenumeranter från andra källor (en
annan lista, en katalog eller databas). Sådan konfiguration sköts av listmästarna.
Logga in i listhanteraren
I övre högra hörnet finns möjlighet att logga in i Sympa
Har du ett AKKA-konto vid Uppsala universitet kan du logga in med den
gemensamma webbinloggningen genom att klicka på knappen “Gemensam
webbinloggning”.
Har du inte AKKA-konto kan du välja “Första inloggningen” för att få skapa ett
listkonto.
Du får då möjlighet att ange din e-postadress och får då ett brev som ger dig
möjlighet att sätta ett lösenord.
Har du redan registrerat dig på detta sätt anger du bara din e-postadress och
lösenord i dessa rutor och klickar därefter på knappen “Inloggning”.
Skapa en e-postlista
Innan du skapar en lista måste denna godkännas av prefekt/motsvarande.
Detta kontrolleras inte i normalfallet men listor som inte är godkända kan försvinna
utan förvarning.
För att börja skapa en lista använder du knappen “Skapa lista”
Du får då upp ett formulär där du kan namnge listan och välja mellan olika mallar
Det är viktigt att veta att de inställningar man väljer bara är förval och det går att
anpassa listans konfiguration senare.
Vad gäller listans namn är tillåtna tecken främst bokstäver, siffor och bindestreck och
man skiljer inte på stora och små bokstäver. Lämpliga namn inleds med domänen
följt av något/några beskrivande ord med bindestreck emellan. Om det gäller
avdelningar är det ofta lämpligt att lägga in dem efter domänen, exempel:
it-dvk-programrad
ekonomikum-doktorander
medfak-professorer
uadm-its-akka-utvecklare
uu-katalogadm
Längre ner på sidan skriver du en kortare sammanfattning och en längre beskrivning
av listan samt väljer ämneskategori för listan.
När du är klar skickar du in begäran om att få listan skapad. Den läggs då i kö för
godkännande hos listmästarna. Under tiden kan du justera listan, men den fungerar
inte förrän den godkänts av listmästarna.
Administrera lista
När du är ägare till en lista visas det i menyn till vänster med en knapp för
administrationsåtgärder.
Går du till listan får du upp en utökad listmeny
med knappen “Administration” kommer du åt det administrativa gränssnittet och dess
huvudmeny.
Redigera prenumeranter
I det administrativa gränssnittet väljer du “Hantera prenumeranter” och får då upp
prenumerantsidan.
För att lägga till en prenumerant, skriv adressen i rutan efter “Lägg till en användare:”
och välj “Lägg till”. Vill du inte att prenumeranten ska få brev om saken, markera
rutan “tyst” innan du väljer “Lägg till”.
Längre ner på sidan finns befintliga prenumeranter. För att ta bort en eller flera
prenumeranter, markera dessa och välj “Ta bort valda e-postadresser”. Vill du inte att
prenumeranten ska få brev om saken, markera rutan “tyst” innan du väljer “Ta bort
valda e-postadresser”.
Redigera listkonfiguration
Med knappen “Administration” och fliken “Redgiera listkonfiguration” kan du
bestämma hur listan ska fungera. Listkonfigurationen har ett par underavdelningar.
Nedan följer en genomgång av några av de mer intressanta inställningarna.
Listdefinition
En del grundläggande konfiguration finns här, särskilt en kortfattad beskrivning.
Ämnet för listan
Kortfattad beskrivning av listan.
Synlighet för listan
Bestämmer om och för vilka listan visas
Ägare och moderator
Bestämmer vilka som har listägar- och moderator-rättigheter. En moderator
kan typiskt posta/godkänna brev till listan.
Ämnen för listan
De kategorier som passar in på listan.
Lägga till en listägare/administratör
För att lägga till en listägare för en lista ser du till att välja listan. Du kan
sedan i menyn i vänsterkanten välja “Administration”, därefter “Redigera
listkonfiguration”, “Listdefinition”. Därefter kan du fylla i den nya
administratören i den tomma rutan för e-postadress under “Ägare”. När man
sedan väljer “Uppdatera” läggs den nya administratören till och underrättas.
Konfiguration för sändning/mottagning
Låter dig hantera inställningar som rör sändning och mottagning.
Vem kan skicka meddelanden
Låter dig välja hur listhanteraren bestämmer om brev får gå ut till listan eller
inte.
Ett förhållandevis vanligt önskemål är att bara några ska få skicka till listan.
Detta går normalt att ordna genom att de som ska få skicka sätts som
moderator, men i allmänhet avråder vi från det eftersom okynnespostande
inte brukar vara ett stort problem.
Upplever man problem med skräppost vill man förmodligen inte ha en helt
publik lista, men valet privateorpublickey (“Privat, bekräftelse krävs för ickeprenumeranter”) skyddar effektivt mot skräppost utan att hindra de som vill
posta som inte är med på listan.
Leveranstid
Ger möjlighet att låta brev gå vidare vid en viss tid på dagen (och ligga på kö i
Sympa fram till dess). Du vill förmodligen lämna denna tom.
Samlingsbrevfrekvens
Bestämmer när samlingsbrev skickas till listdeltagare som har något
prenumereringsalternativ av “digest”-typ.
Tillgängliga prenumerationsinställningar
Här kan du välja vilka olika brevtyper användare kan välja på. Har du ingen
riktigt god anledning att ta bort en given typ rekommenderar vi att alla får vara
kvar.
Svarsadress
Svarsadressen bestämmer var svar på brev till listan ska skickas om inte den
som svarar aktivt ändrar. Att låta svar gå till avsändaren är att rekommendera
om det inte finns starka skäl för annat.
Privilegier
Privilegier hanterar rättigheter för olika funktioner som att se listkonfiguration,
prenumerera på listan och så vidare.
Vem kan prenumerera på listan
Vill man ha en “sluten” lista kan det vara lämpligt att använda “kräver
autentisering sedan ägarens godkännande (auth_owner)” eller “det är inte
möjligt att prenumerera (closed)”
Arkiv
Webbarkiv
Här bestämmer du vilka som kommer åt listans eventuella arkiv. Notera att
även om du stänger arkivet så fortsätter Sympa att arkivera brev om listan har
arkivering påslaget (även om ingen kan se dem). Vill du stänga av så brev
inte arkiveras, kontakta listmästarna.
Anpassning
Under fliken “Anpassning” kan du redigera webbsidor och brevmallar. Dessa
kan se lite kryptiska ut och innehålla saker som “[% FILTER qencode %] [%|
loc(list.name)%]”, men behöver man inte skapa generella mallar kan man strunta i
det mesta sådant. Kontakata listmästarna om du är osäker.
Speciallistor
Listor med underlistor
Behöver du ha en lista där breven även går till deltagare på andra listor går det
inte att ställa in i det normala gränssnittet. Kontakta listmästarna för att få hjälp att
konfigurera listan.
Katalog- / allalistor vid Uppsala universitet
Då Sympa har möjlighet att hantera listprenumeranter från en så kallad LDAPkatalog går det att sätta upp listor som automatiskt synkas mot katalogen (AKKA)
utifrån den information från AKKA som publiceras via LDAP.
Kontakta listmästarna för att få hjälp att konfigurera listan. Det underlättar om det
kommer så mycket information vid första kontakten att listan kan slutföras. Förutom
namnet behöver man också veta vad som ska ingå. Gäller det en lista för alla vid en
viss organisatorisk enhet underlättar det med enhetens id, gärna genom en länk till
rätt sida i katalogen, exempelvis http://katalog.uu.se/orgInfo/?orgId=X208.
Migrering från Listserv
Det finns ett enkelt verktyg för migrering av listor som är åtkomligt från menyn i
vänsterkanten på https://lists.uu.se/.
För att använda verktyget måste du veta vad din lista heter i Listserv samt ditt
användarnamn (e-post) och lösenord.
Alla som har ett giltigt listserv-lösenord kan inleda en migrering av en existerande
lista, men för att gå vidare så att migreringen får effekt krävs att man har vissa
rättigheter på listan i Listserv.