Transcript Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium

Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av Fullmäktige 2014-10-22
Huvudområden
Presidiet har följande fem huvudsakliga områden med arbetsuppgifter:
1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut
2. Sköta utbildningsbevakning
a. på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten, samt
b. på universitetsnivå genom GUS
3.
a. Driva studiesociala frågor, och
b. arrangera studiesociala aktiviteter
4. Vara Konstkårens ansikte inåt och utåt
5. Sköta det dagliga arbetet med administration och kommunikation för Konstkåren
Dessa områden rymmer en rad olika arbetsuppgifter vilka beskrivs nedan. Presidiet är en del av
styrelsen som är det organ som tar beslut i många frågor och ärenden samt fungerar som ett
diskussionsforum för presidiet. Se Arbetsordning för Konstkårens Styrelse för information om
styrelsens åligganden och åtaganden.
1. Utföra Fullmäktiges och Styrelsens beslut
Vanligtvis är det styrelsen som formellt utför Fullmäktiges beslut, men styrelsen och även fullmäktige
kan delegera direkt till presidiet att både bereda och verkställa besluten. Ofta handlar det om att
driva frågor i olika forum och t.ex. sammanställa skrivelser, vilka styrelsen beslutar om riktning för.
Många viktiga handlingar och dokument inför fullmäktige såsom verksamhetsberättelse, bokslut,
verksamhetsplan, budget, styrdokument och åsiktsdokument som styrelsen tar beslut om har i
praktiken presidiet i uppgift att sammanställa.
Det är även presidiets uppgift att sammanställa och dokumentera handlingar som dagordning,
bilagor och protokoll inför styrelsemöten och fullmäktigemöten.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 2 av 7
2a. Sköta utbildningsbevakning på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten
Presidiet ska företräda och representera studenterna på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten. På
institutionsnivå är det sektionernas kåraktiva som sköter den direkta studentrepresentationen, men
även där ska presidiet finnas som stöd vid behov samt kommunicera utbildningsrelaterade frågor
med sektionerna åt båda hållen.
Följande studentrepresentantuppdrag vid Konstnärliga fakulteten är direkt knutna till presidiet om
inte styrelsen beslutar något annat:
•
•
•
•
•
•
Fakultetsstyrelsen (2 poster, arvoderade)
Prefektrådet (1 post, arvoderad)
Lärarförslagsnämnden (1 post, arvoderad)
Kvalitetsrådet, (1-2 av 3 poster, icke-arvoderade) inklusive…
Kvalitetsrådets Styrgrupp (1 post, icke-arvoderad)
Från 2014/15 även:
Campus Näckrosen Styrgrupp (1 post, arvoderad)
Campus Näckrosen Rådgivande Kommitté (1 post, arvoderad)
Ytterligare organ och arbetsgrupper vid fakulteten och universitetet som uppkommer under
verksamhetsåret och som beräknas pågå under en kortare tid än 6 månader har presidiet rätt att
bemanna. Styrelsen kan dock besluta, i samråd med presidiet, att välja personer inom eller utom
styrelsen till samtliga uppdrag.
Studentärenden
Enskilda studentärenden går i första hand genom sektionen och de sektionsaktiva. Vid behov kan
också presidiet kopplas in som stöd. Räcker inte presidiets tid eller kunskap till kan presidiet koppla in
GUS studentombud om studenten vill.
2b. Sköta utbildningsbevakning på universitetsnivå genom GUS
Presidiet ska företräda och representera Konstkårens studenter i Göteborgs Universitetets
Studentkårers samarbetsorgan, GUS. Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i GUS och enligt GUS
stadgar har Konstkåren för närvarande 1 mandat i GUS styrelse besatt av 1 ledamot samt 1
suppleant. Dessa tillfaller presidiet.
GUS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidiet i mån av tid,
annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ.
Vid regelbundna möten som GUS administrerar för medlemskårerna såsom Rektorsfrukost och
Rektors Chefs- och Prefektmöte ska presidiet företräda Konstkåren i mån av tid, eller utse andra
styrelseledamöter.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 3 av 7
Presidiet har också i uppgift att nominera kåraktiva inom Konstkåren till studentrepresentantuppdrag
som administreras av GUS.
Slutligen har presidiet även i uppgift att kommunicera relevant information och frågor genom GUS,
GU och Konstkårens sektioner åt båda håll.
3a. Driva studiesociala frågor
Det är presidiets uppgift att driva frågor om studenternas studiesociala situation i lämpliga forum.
Många frågor om detta hör hemma på institutionsnivå men presidiet har ändå i uppgift att stödja
sektionerna i deras arbete och ta frågor till fakultetsnivå på Konstnärliga fakulteten vid behov.
Göteborgs Förenade Studentkårer
Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i Göteborgs Förenade Studentkårer, GFS, och ska där
företräda och representera Konstkårens studenter. För närvarande har Konstkåren ett mandat i GFS
styrelse besatt av 1 ledamot och 1 suppleant. Dessa tillfaller presidiet.
GFS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Studiesocial grupp, Valberedning och
Ägarutskottet tillfaller också presidiet i mån av tid, annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens
representanter i dessa organ.
GFS är också medlemskårernas samordnare för Studentforum, ett forum för studentkårer och
politiker Göteborgs stad. För närvarande har Konstkåren en plats i Studentforum som tillfaller
presidiet.
3b. Arrangera studiesociala aktiviteter
Det är presidiets uppgift att stödja sektionernas arbete med studiesociala aktiviteter.
Fakultetsråd för studiesociala aktiviteter
Konstkåren erhåller varje år särskilda medel från Konstnärliga fakulteten för studiesociala aktiviteter.
Dessa medel förvaltas av Konstkårens styrelse. Sektioner och studentgrupper kan söka om pengar för
att anordna studiesociala aktiviteter. Dessa pengar får inte gå till alkohol. Det är presidiets uppgift att
administrera dessa ansökningar. Detta görs lämpligast via en ansökningsblankett som ska finnas
tillgänglig för studenterna. Det är sedan Konstkårens styrelse som tar beslut om inkomna
ansökningar, samt bredare perspektiv och eventuella strategiska satsningar av medlen. T.ex. kan
styrelsen delegera ansvaret för en viss del av medlen avsedda för en institution till respektive
sektionsstyrelse. Det är också presidiets uppgift att betala ut pengar till beviljade ansökningar och
begära in kvitton på använda medel.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 4 av 7
Institutionsövergripande aktiviteter
Det är också presidiets uppgift att arrangera institutionsövergripande aktiviteter. T.ex. har
Konstkåren anordnat Konstpub för samtliga studenter samt MasterMingel (presentationer av
spännande ämnesövergripande konstprojekt av studenter, alumner och verksamma konstnärer) för
masterstudenterna på Konstnärliga fakulteten.
Styrelsen eller presidiet kan också tillsätta en särskild arbetsgrupp för att arranger dessa aktiviteter.
Det rekommenderas också att avsätta en del av de studiesociala medlen från fakulteten till dessa
aktiviteter.
4. Vara Konstkårens ansikte inåt och utåt
Inåt
Det är presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte för samtliga studenter. Det innebär att vara
synlig på institutionerna, framför all vid större samlingar vid terminsstart och terminsavslutning.
Presidiet bör också medverka vid sektionernas sektionsmöten och sektionsstyrelsemöten emellanåt i
mån av tid.
Utåt
Presidiet har en viktig uppgift att företräda Konstkåren som organisation och vårda Konstkårens rykte
och image i de råd och forum de sitter i.
Det är också presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte i media vid behov och lämpliga tillfällen.
Vid GU finns tidningen Spionen som har särskilt ansvar att granska universitetet, och utgör således en
utmärkt kanal att framföra Konstkårens åsikter och ståndpunkter i vissa sammanhang.
Det är slutligen också presidiets uppgift att representera Konstkåren vid särskilda publika
evenemang, t.ex. GU:s professorsinstallation och doktorspromovering.
5. Sköta det dagliga arbetet med administration och kommunikation för
Konstkåren
Att sköta arbetet med administration och kommunikation löpande är på ett sätt det viktigaste
arbetet för presidiet. Det rekommenderas att presidialerna avsätter någon tid varje arbetsdag för att
svara på mejl, boka in kommande möten för varandra och andra parter. Nedanstående områden
faller samtliga under presidiets ansvar.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 5 av 7
Membit medlemssystem
Sedan 2010 använder sig Konstkåren av ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Membit.
Alla kårer vid GU använder samma system och har ett ramavtal tillsammans med GU och membit.
Medlemsregistret är direkt kopplat till GU:s servicecenter så att kårloggan skrivs till på medlemmars
GU-kort som bevis för medlemskap och inbetald medlemsavgift för respektive kår. Studenter kan
också själva generara en inbetalningsavi som vid betalning registrerar deras medlemskap. Den
inbetalda medlemsavgiften till membit sätts sedan in på ett av Konstkårens bankonton.
I det gemensamma ramavtalet står GU för den allra största delen av kostnaderna. Membit fakturerar
Konstkåren löpande under året och Konstkåren kan sedan fakturera GU för sina kostnader.
Det är presidiets uppgift att ha kontakt med membit och meddela aktuella medlemsavgifter och
typer av medlemskap som Fullmäktige beslutar om, samt administrera utskick av inbetalningsavier
till studenter vid Konstnärliga fakulteten.
För närvarande har Konstkåren ett avtal med Göta studentkår som sköter viss del av denna
administration, och då består presidiets uppgift att ha kontakt med Götas kansli som sköter detta.
Medlemsregister
Det är presidiets uppgift att hämta hem aktuellt medlemsregister i membit för att vara uppdaterade
på medlemsantalet, anslutningsgraden och vilka som har betalat och inte. Presidiet kan också lämna
vidare aktuella listor till sektionerna vid behov.
Presidiet rekommenderas att också hantera kontant betalning, framför allt i samband med
terminsstart, som komplement till inbetalningsavierna. Presidiet behöver då också föra in de
kontanta betalningarna i membit-systemet samt förvara och hantera pengarna som har betalats in.
Ekonomi
Den eller de av presidialerna som står som firmatecknare ansvarar för Konstkårens ekonomi. Det
innebär att se till att fakturor betalas, utbetalningar sker och skatt betalas in till skatteverket.
Eventuellt kan en person arvoderas för ett uppdrag att hantera ekonomin, så att inte presidialerna
t.ex. behöver betala ut lön till sig själva. Då måste presidiet och den ekonomiska hanteringspersonen
ha en god kontakt och ett gott samarbete så att ekonomiska transaktioner sköts och bokförs korrekt
och i tid.
Banktjänster
Konstkåren använder banktjänster för att kunna administrera in- och utbetalningar. Det är presidiets
uppgift att ha kontakt med banken och se till att de får tillgång till Konstkårens bankkonton,
eventuella bankkort, samt anmäla eventuella förändringar av firmatecknare för Konstkåren.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 6 av 7
Bokföring
Presidiet har också ansvar för, och den eventuella ekonomiska hanteringspersonen har som uppgift
att sköta, den löpande bokföringen för Konstkåren, att sammanställa ett bokslut inklusive balans- och
resultaträkning avslutat verksamhetsår, samt att deklarera till skatteverket efter avslutat kalenderår.
Avtal
Konstkårens styrelse beslutar om ingående, ändringar och uppsägning av avtal i Konstkårens namn,
och det är presidiets uppgift att förhandla om och administrera dessa avtal.
Lokaler
Konskåren har sedan 2010 kontorslokaler i Studenternas hus på Götabergsgatan. Det är presidiets
ansvar att hantera nycklar och kortaccess till lokalerna. Det finns en vaktmästare på Studenternas
hus som administrerar detta. Presidiet ansvarar också för att hålla ordning på kontoret, i Konstkårens
pappersarkiv och i de gemensamma utrymmen som finns som delas med Göta, GUS och Spionen.
Kommunikation
Presidiet har ett övergripande ansvar över att information flödas igenom Konstkåren på bästa sätt.
För att nå ut med information till Konstkårens medlemmar och studenter finns följande
informationskanaler till hands
•
•
•
•
•
•
•
Konstkårens hemsida
Konstkårens facebook-sida
Konstkårens sida i Spionen
Mejlutskick till studenter
Affischer på institutionerna
Trycksaker t.ex. informationsfoldrar
Nyhetsbrev/Blogg till studenterna
Presidiet förväntas vidare ha regelbunden kontakt med sektionerna och med studenter på
institutionerna för att vara insatt i studenternas situation.
Slutligen ska presidiet också vara tillgänglig via mejl, telefon, brev och i person för Konstkårens
medlemmar och studenter, universitetetet och kårgemensamma organ samt för externa parter.
Arbetsbeskrivning för Konstkårens Presidium
Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Sida 7 av 7
Webbsida och E-post
Presidiet ansvarar för Konstkårens webbsida, www.konstkaren.se – att den är uppdaterad med
aktuell information och uppgifter. Även relevanta och aktuella blanketter och dokument bör finnas
tillgängliga för studenterna, bl.a. Konstkårens samtliga styrdokument.
Vidare är det presidiets uppgift att hantera Konstkårens mejladresser som tillhandahålls från GU
(*@konstkaren.gu.se) genom Google-tjänster, och därigenom också det digitala förvaringsarkiv
(Google Drive) som presidiet använda för att enkelt och smidigt arbeta med och ha tillgång till
aktuella dokument tillsammans.
Samarbeten
Presidiet kan också arbeta med att hantera olika typer av samarbeten med externa parter, t.ex.
studenterbjudanden till fakultetens eller Konstkårens studenter.