Transcript Undvik mejlfällorna

gör det själv
”Dom tycker mest
om min lillasyster.”
Undvik de värsta mejlfällorna
U Som chef sker en stor del av kommunika-
tionen med de anställda via mejl. Då är det
lätt att det uppstår missuppfattningar som
i värsta fall leder till konflikter.
text sara sjöström ILLUSTRATION NICKAN JONASSON
Lina Öhman, medlare vid företaget Förhandlarna och medlarna, tipsar om hur du uttrycker
dig tydligt i mejl.
Som chef är det lätt att mejla
mycket och ofta – för att så
snabbt och enkelt som möjligt
nå ut till många. Men det finns
nackdelar med att överanvända
mejlen. För det uppstår lätt
missförstånd eftersom det som
skrivits kan tolkas på olika sätt.
En anledning till det är att vi
inte har kroppsspråk eller miner
som hjälper oss att tolka en text.
En annan avigsida med eposten är att man lätt avpersonifierar personen och skriver
saker man inte skulle säga öga
mot öga.
Lina Öhman arbetar med kon-
flikthantering och vet hur man
som chef ska förhålla sig för att
ha en bra relation som möjligt
med de anställda.
– Det är extra viktigt att tänka på att det är mottagaren som
tolkar vad som står i mejlet och
inte du. Beroende på dagsform
och relation så läser mottagaren
in olika saker, säger hon.
Kroppsspråket står för 80
procent av kommunikationen
så i första hand ska man försöka
ses öga mot öga så att personen
får en möjlighet att läsa av dig.
– Det behöver inte bli så stor
grej, som chef kan man ta upp
saker med sina anställda i korridoren. Och chefer som är nära
sina anställda är oftast de mest
framgångsrika.
Men naturligtvis finns det
tillfällen då man måste mejla. Så
hur ska man använda mejlen?
– E-post ska främst användas
till att ge beröm. Du behöver
inte påpeka att någon gjort fel,
oftast har personen förstått det
själv. Fokusera i stället på framtiden, säger Lina Öhman.
Hon anser att kritik och
feedback inte ska framföras på
mejlen. Anledningen är att kritik förstärks i skrift – tonen i ett
mejl kan lätt uppfattas som hårdare än den var tänkt. All kritik
i text uppfattas som dubbelt så
negativ som den var avsedd och
det positiva halveras.
Mejl är ett dokument som
alltid går att hålla fram och som
kan få drastiska följder om man
uttrycker sig olämpligt.
Därför är det är viktigt att
komma ihåg mejlets juridiska
betydelse generellt, menar Albert Malmberg, jurist med inriktning arbetsrätt.
Var så koncis som
’’möjligt,
beskriv i
punktform vad du
vill få utfört. Uttryck
enkla och tydliga önskemål som ska
vara svåra att missuppfatta. Lina Öhman
14
Det händer att chefer säger
upp eller varslar anställda via
mejl och sms. Men är det empatilösa tillvägagångssättet överhuvudtaget lagligt?
– Mejl är inte till för att säga
upp folk på. Det strider mot las
och medbestämmandelagen.
Man måste förhandla först men
det missar en del chefer, säger
Albert Malmberg.
Dock är en uppsägning via
mejl giltig – det är tillvägagångssättet som är felaktigt och
kan leda till skadeståndsföljder.
En uppsägning ska vara en dialog och den ska styrkas i ett dokument som ska vara utformad
på ett särskilt sätt. Den ska även
överlämnas personligen.
Ska du som chef starta en
dialog om en uppsägning är det
viktigt att tänka på hur du formulerar dig.
– Man bör vara försiktig med
att ta ställning i ett mejl vid en
tilltänkt uppsägning. Visa i stället att frågan är öppen och att ni
måste förhandla innan den verkställs, säger Albert Malmberg.
är just avsaknaden av
frågor som kan vara
upphov till konflikter.
Som chef ska man
försöka ha en vuxen
relation till de anställda,
en jämlik relation som
alla vinner på. Men det
händer att en del behandlar sina anställda
som barn. Då kan det
låta så här i ett mejl: ”Nu
har du inte lämnat in rapporten igen”! Skriv i stället
”Deadline för rapporten
om kommunens hemsjukvård,
är den 15 juni. Kan jag ha den på
mitt bord i morgon?”
I stället för att ge kritik – ge
riktlinjer inför framtiden, och
tala om vad du önskar ska hända. Om du inte får svar på ett
mejl, skriv ”jag uppskattar alltid
snabba svar och ser fram emot
att höra dina tankar” i stället för
”du svarar aldrig på e-post”. J
6
Utöver den juridiska aspekten är
saker att undvika
det lika viktigt hur man disponerar texten.
Ett långt mejl ser skrämmande ut för läsaren och kanske
gör att det inte blir läst.
– Var så koncis som möjligt,
beskriv i punktform vad du vill
få utfört. Uttryck enkla och
tydliga önskemål som ska vara
svåra att missuppfatta, säger
Lina Öhman.
Genom att även använda radmatningar blir texten luftigare
och går lättare att ta sig igenom.
Att uppmuntra till dialog är
också viktigt. Inled med något
mjukt som skapar kontakt.
Runda av mejlet med att be om
en reaktion eller uppmana personen att ta telefonkontakt om
det finns några frågetecken. Då
får ni en chans till dialog. Det
1
2
Använda versaler. Det ser ut
som att du skriker. Använd
inte heller utropstecken.
”Mina föräldrar hinner
aldrig lyssna på mig.”
”När jag blir stressad
får jag ont i magen.”
”Jag vågar inte
fråga henne”
N
Markera texten med fetstil,
understrykningar eller kursiveringar. Läsaren tolkar
snarare in något negativt
än positivt i det.
3
Använda smileys.
Du kan lätt uppfattas som oseriös om du
använder dem.
4
5
6
Uttrycka dig ironiskt, det
kan gå mottagaren förbi.
Skriva långa, krångliga meningar med bisatser.
Skriva med ett okänt typsnitt, eftersom man inte
vet vilka referenser andra har
till olika typsnitt.
Till BRIS kan
du ringa och
skriva om stort
och smått.
Telefonnummer
116 111
bris.se
Mejl & Chatt
Chefen i fokus nr 3 U maj 2013
Chefen i fokus nr 3 U maj 2013