Transcript INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD

DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Møte 10/2014
INNKALLING TIL MØTE
PORSGRUNN KIRKELIGE
FELLESRÅD
Tirsdag 16. desember kl 18.00 i Winthersgt 8
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Innkalling til møte
Du innkalles med dette til møte i
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Utvalg
16.12.2014
Møtedato
kl. 18:00
Møtetid
I Winthersgt 8
Møtested
Meld fra om eventuelt forfall.
Innkalte:
Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Bjarne Bryn, Ivar
Gundersen (meldt forfall), Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Marita Bruun innkalles som vara
for Ivar Gundersen.
Kopi av innkallingen sendes:
Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn
menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar
Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor.
Sakliste
Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 25. november 2014.
Meldingssaker
018
Prostens 10 minutter
019
Kirkesjefens 10 minutter
Vedtakssaker
Sak 032/14 Mandat for planleggingsfasen, Østre Porsgrunn kirke
Sak 033/14 Gjennomføring av Plan- og designkonkurranse
Sak 034/14 Budsjettjustering des 2015
Sak 035/14 Møteplan 1. halvår 2015
Sak 036/14 Konstituering 2015
Vel møtt!
Porsgrunn 11.12.2014
Ole Johnny Dahle
Leder
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
Faks: 35563401
Porsgrunn 25.11.2014
Møtebok Porsgrunn kirkelige fellesråd
Møtedato: 25.11.2014
Møtetid:
kl. 18:00
Møtested: Kirkesjefens kontor
Tilstede:
Ole Johnny Dahle, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Ole Henrik Lia og
Morten Fleischer.
Meldt forfall:
Leif Bryn, Hans Jørgen Rohde og Bjarne Bryn.
Fra administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Terje Madsen deltok under
meldingssak 017.
Sakliste
Innkallingen og referat fra sist møte, 21. oktober 2014, ble godkjent.
Meldingssaker
015
Prostens 10 minutter
 Orientering om det videre arbeid med sognegrensene. Administrasjonen i bispedømmet
har fått alle innspill og kommer med en høring der svarene skal behandles i
bispedømmerådsmøtet 19. februar. Det betyr at menighetene må forberede behandling
av høringen i menighetsråd og menighetsmøte i januar 2015.
016
Kirkesjefens 10 minutter
 Orientering om utfordring på noen gravfelt på Eidanger kirkegård.
 Orientering om oppgradering av Tørmo kapell. Prosjektet er i rute både i forhold til
fremdrift og økonomi.
 Brannsikring Langangen kirke. Det jobbes nå med kartlegging av kostnader knyttet til
fremføring av nødvendig vanntrykk til kirken. Arbeidet blir ikke igangsatt før i 2015
017
Orientering fra byggekomiteen Terje Madsen (medlem av byggekomiteen)
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd


Utkast til mandat for planleggingsfasen ble gjennomgått. Dette blir lagt fram for endelig
behandling i fellesrådets neste møte, 16. desember.
Fellesrådet ble utfordret til å tenke grundig gjennom hvem som skal sitte i jury for ny
Østre Porsgrunn kirke og hvilken beslutningsmyndighet juryen skal ha. Forslag fra
byggekomiteen blir lagt til behandling i neste fellesrådsmøte.
Vedtakssaker
Sak 030/14 økonomirapport pr november 2014
Vedtak:
Økonomirapport pr november 2014 tas til etterretning.
Sak 031/14 Finansiering av revisjon menighetsrådenes regnskap
Det ble reist forslag om at fellesrådet for 2014 dekker hele revisjonskostnaden, og at administrasjonen
forsøker å innarbeide disse kostnadene i budsjettet for 2015.
Vedtak:
Fellesrådet dekker menighetsrådenes revisjonskostnader (kr 10.000 pr sokn) for 2014.
Budsjettmidler, kr 40.000, hentes fra konto 2890 Andre utgifter.
For Porsgrunn kirkelige fellesråd
Johannes Sørhaug
kirkesjef
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Arkivsak 12/00006
Dato:
Arkivsak-navn:
Saksbehandler:
Dokumentnavn:
Dokumentnummer:
Løpenummer:
Arkivkode:
11.12.2014
Ny Østre Porsgrunn Kirke
js
Mandat for planleggingsfasen, Østre Porsgrunn kirke
12/00006-034
000338/14
411.2
Utvalgssaksnr.:
032/14
Saksfremstilling
Mandat for planleggingsfasen er en del av Prosjektmodellen som fellesrådet har valgt som verktøy
for å realisere Østre Porsgrunn kirke. Fellesrådet fikk orientering om foreløpig status i mandatet i
forrige møte. Byggekomiteen hadde endelig gjennomgang av mandatet i sitt møte tirsdag 091214,
og dokumentet følger vedlagt innkallingen som saksgrunnlag.
Formålet med mandatet er å ha klare overordnede rammer for arbeidet fram til ferdigstillelse av ny
Østre Porsgrunn kirke.
Prosjektmandatet har vært oppe til behandling på de tre foregående møtene i byggekomiteen og
ble med noen få revisjoner lagt til grunn som en innstilling til Fellesrådet i møtet 09.12.14.
Det største usikkerhetsmomentet i Prosjektmandatet av 10.12.14 er forsikringsoppgjøret som på
nåværende tidspunkt ikke er endelig avklart.
Forslag til vedtak
1. Mandat per dato 16.12.2014 legges til grunn for prosjektarbeidet
2. Ved endring i overordnede prosjektrammer, som framdrift, økonomi eller kvalitet, skal
mandatet tilbake til behandling i Fellesrådet.
Vedtak
Vedtak:
Vedlegg
Prosjektmandat, datert 16.12.14
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Arkivsak 12/00006
Dato:
Arkivsak-navn:
Saksbehandler:
Dokumentnavn:
Dokumentnummer:
Løpenummer:
Arkivkode:
11.12.2014
Ny Østre Porsgrunn Kirke
js
Gjennomføring av Plan- og designkonkurranse
12/00006-035
000340/14
411.2
Utvalgssaksnr.:
033/14
Saksfremstilling
Protokoll Sak 4/01 fra byggekomiteens møte 091214 er vedlagt innkallingen som saksgrunnlag.
Forslag til vedtak
1. Anskaffelsen av arkitekt gjøres ved en begrenset plan- og designkonkurranse.
2. Utvelgelse av deltakere i konkurransen besluttes av byggekomitéen
3. Fellesrådet oppnevner en jury til å kåre en vinner i konkurransen bestående av: leder
for Fellesrådet, leder for Porsgrunn menighetsråd, geistlig representant og kirkesjefen,
pluss to representanter fra NAL.
4. Konkurransen gjennomføres med retningslinjer beskrevet i vedlagt notat til denne
saken.
5. Det inviteres inntil 7 deltakere og konkurransen gjennomføres innenfor et budsjett på
NOK 1,2 mill. kr. eks. mva.
6. Konkurransen utlyses januar 2015, med målsetning om å inngå kontrakt med arkitekt i
løpet av juni 2015.
7. Fellesrådet holdes løpende orientert gjennom konkurransen og vinnerkonseptet
presenteres for Fellesrådet før kontraktinngåelse med arkitekt.
Vedtak
Vedtak:
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Arkivsak 05/00071
Dato:
Arkivsak-navn:
Saksbehandler:
Dokumentnavn:
Dokumentnummer:
Løpenummer:
Arkivkode:
11.12.2014
Årsbudsjett
js
Budsjettjustering des 2015
05/00071-066
000337/14
112
Utvalgssaksnr.:
034/14
Saksfremstilling
Med bakgrunn i reduksjon i overføring fra Porsgrunn kommune foreslås det at konto <0100 Lønn
faste stillinger> reduseres med kr 300.000. På bakgrunn av at stillinger har blitt holdt vakante er
det mulig å gjøre justering av lønnsbudsjettet.
Forslag til vedtak
Fellesrådet vedtar at lønnspostene (konto 0100) justeres fra kr 10.661.800 til kr 10.361.800 for å
ivareta redusert tilskudd fra Porsgrunn kommune.
Vedtak
Vedtak:
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Arkivsak 05/00055
Dato:
Arkivsak-navn:
Saksbehandler:
Dokumentnavn:
Dokumentnummer:
Løpenummer:
Arkivkode:
10.12.2014
Porsgrunn kirkelige fellesråd
js
Møteplan 1. halvår 2015
05/00055-101
000335/14
012.20
Utvalgssaksnr.:
035/14
Saksfremstilling
Følgende møteplan foreslås for kommende halvår:
Torsdag 8. januar
Tirsdag 27. januar
Tirsdag 24. februar
Mandag 23. mars
Tirsdag 21. april
Tirsdag 26. mai
Tirsdag 16. juni
Tidspunkt for møtene er kl 18.00.
Forslag til vedtak
Møteplan for fellesrådet 1. halvår 2015 vedtas slik den er foreslått i innkallingen.
Vedtak
Vedtak:
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>
DEN NORSKE KIRKE
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Porsgrunn kirkelige fellesråd
Arkivsak 05/00055
Dato:
Arkivsak-navn:
Saksbehandler:
Dokumentnavn:
Dokumentnummer:
Løpenummer:
Arkivkode:
10.12.2014
Porsgrunn kirkelige fellesråd
js
Konstituering 2015
05/00055-102
000336/14
012.20
Utvalgssaksnr.:
036/14
Saksfremstilling
Det skal velges leder og nestleder av kirkelig fellesråd . Disse velges for et år ad gangen.
Videre er det for hele fellesrådsperioden valgt ett medlem, Morten Fleischer, som sammen med
leder, nestleder og kirkesjef utgjør arbeidsutvalget (FAU), jfr Kirkelovens §§12 og 13. Ivar
Gundersen er valgt som representant, sammen med leder og nestleder, i administrasjonsutvalget
(KAU), jfr Hovedavtalen.


Leder
Nestleder
For inneværende år er fellesrådet konstituert slik:
Leder: Ole Johnny Dahle
Nestleder: Tor Ellefsen
Medlem av fellesrådets arbeidsutvalg: leder, nestleder, Morten Fleischer og kirkesjefen
Administrasjonsutvalget: leder, nestleder, Ivar Gundersen, samt to tillitsvalgte.
Forhandlingsutvalget: leder, nestleder og Ivar Gundersen.
Forslag til vedtak
Saken fremlegges for drøfting og beslutning uten forslag til vedtak.
Vedtak
Vedtak:
Adresse:
Tlf/faks
E-post/Internett:
Bankkonto / Org.nr.:
Winthersgate 8
3921 PORSGRUNN
Tlf: 35563400
<<EpostSender>>
Faks: 35563401
www.porsgrunn.kirken.no
7147.05.55305
<<SenderOrgNr>>