Kommunestyrets møte 20.05.2010 - Innkalling

Download Report

Transcript Kommunestyrets møte 20.05.2010 - Innkalling

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon Telefaks

74 39 33 00 74 39 00 70 E-postadresse: [email protected]

Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt:

MØTEINNKALLING

Kommunestyre

Kantine, Rørvik Samfunnshus 20.05.2010

12:00 – 16:00 Rørvik, 11.05.2010

Karin Søraunet ordfører Roy H. Ottesen Rådmann

Fylkesmannens møter med kommunene:

Fylkesmann Inge Ryan møter kommunestyrets representanter med et innlegg og med muligheter for kommentarer/innlegg fra representantene.

Beregnet varighet ca. 1 time.

Saksliste Utvalgs saksnr

PS 19/10 RS 7/10 RS 8/10 RS 9/10 RS 10/10 RS 11/10

Innhold

Referatsaker

Aksjon bedre eldreomsorg 2009 Spiseriet v/ Rørvik Torg - org. nr. 984929471 - Fornyelse av tidsbegrenset serverings- og skjenkebevilling for perioden fra 01.07.2010 - 30.06.2012.

Økning av stillingsressurs ved Vikna legekontor, jfr vedtak i k-sak 79/09 (budsjett 2010). Presisering.

Delegasjon smittevern IA-avtalen - nedsetting av partsammensatt arbeidsgruppe for utarbeiding av lokal IA-avtale PS 20/10 PS 21/10 PS 22/10 PS 23/10 PS 24/10 PS 25/10 PS 26/10 PS 27/10

Til behandling:

Ytre Namdal regionråd - Kystgruppen - Foreløpig forslag til arbeidsplan 2010 - Høring.

Legater i Vikna kommune - Opphevelse og omdisponering av midler.

Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2011 - Fastsetting av valgdag.

Teleperformance AS. Etableringsstøtte - gjenstående utbetaling.

Forvaltningsrevisjon egenbetaling helsetjenester Retningslinjer for dyrehold i Vikna kommune.

Fastsettelse av ny lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk m.v. i Vikna kommune.

Nytt økonomireglement for Vikna kommune

PS 19/10 Referatsaker

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/588-52 U63 Dato: Saksbehandler/Tlf: 27.04.2010

Roger Andersen / 74 39 33 13

Utvalgssaksnr

45/10 8/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

Spiseriet v/Rørvik Torg - org. nr. 984929471 - Fornyelse av tidsbegrenset serverings- og skjenkebevilling for perioden fra 01.07.2010 - 30.06.2012.

Vedlagte dokumenter: Ingen Dokumenter ikke vedlagt: - Tidligere vedtak om fornyelse av serverings- og skjenkebevillingen.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet vedtar: Midlertidig serveringsbevilling 1. I henhold til lov-1997-06-13-55 om serveringsvirksomhet §3, §4, §5, §15, lov 2007-12-21-133 og delegasjonsreglementet pkt. 6.2.4. vedtar formannskapet å gi selskapet Rørvik Torg AS - org. nr. 984929471 - midlertidig serveringsbevilling i tilknytning til drift av Spiseriet AS.

2. Serveringsbevillingen er gyldig fram til 30.06.2012.

3. Serveringsbevilling skal utøves i selskapets serveringslokaler i Strandgata 26, 7900 Rørvik.

4. Som styrer for serveringsbevillingen godkjennes: Geir Kongensøy, 7900 Rørvik.

5. Serveringsstedet kan ha følgende åpningstider:

Alle dager i uken fram til kl. 24.00.

6. Serveringsbevillingen gis ellers under forutsetning av at bestemmelsene i serveringsloven, samt bestemmelser i andre relevante lover, blir ivaretatt.

Midlertidig skjenkebevilling: Lovgrunnlag

Lov 1989-06-02 nr. 27 om omsetning av alkoholholdig drikk m.v., med endringer ved Lov 2004-12-17-86 fra 2005-07-01, §§ 1-4b, 1-7a, 1-7b, 1-7c, 4-2, 4-3 -4-4, 4-7.

Forskrift om omsetning av alkoholholdig m.v. nr. 538 av 08.06.2005.

Den til enhver tid gjeldende lokal forskrift om salgs, åpnings- og skjenketider for alkoholholdig drikk i Vikna kommune.

Alminnelig skjenkebevilling 1. Formannskapet vedtar å gi Rørvik Torg AS alminnelig tidsbegrenset bevilling for skjenking av alkohol i gruppe 1, 2 (øl og vin) fram til 30.06.2012. Skjenkeretten skal benyttes i serveringslokaler tilhørende Spiseriet i Strandgata 26, inkl. etablert uteområde/restaurant.

2. Skjenketid: Skjenketid for alkohol i gruppe 1 og 2 inne og ute fastsettes til fra kl. 08.00 til kl. 24.00 på alle ukens dager.

3. Styrer for bevillingen: Geir Kongensøy, 7900 Rørvik godkjennes om styrer for skjenkebevillingen.

Saksprotokoll i Formannskap - 10.05.2010

Behandling:

Ingen andre forslag.

Vedtak:

Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Sakens dokumenter.

SAKSOPPLYSNINGER

Tidligere innvilget midlertidig serverings- og skjenkebevilling som ble innvilget av formannskapet i september 2009 er gyldig fram til 01.07.2010.

Spiseriet har i tillegg til serveringsbevilling, bevilling for skjenking av alkohol i gruppe1 og 2 (øl og vin).

Ifølge Rørvik Torg v/ Geir Kongensøy, er det per dato fortsatt usikkerhet i forhold spørsmålet om nye faste drivere til Spiseriet, noen som medfører at Rørvik Torg AS fortsatt vil være ansvarlig driver av spisestedet på ubestemt tid. Eventuelle nye eiere/drivere må søke om serverings- og skjenkebevilling.

Spiseriet må i utgangspunktet ha gyldig kommunal serverings- og skjenkebevilling for videre drift etter 01.07.2010. I samsvar med delegasjonsfullmakten kan formannskapet avgjøre søknader om midlertidig serverings- og skjenkebevilling.

RÅDMANNENS VURDERING

Rådmannen tilrår at formannskapet gir Rørvik Torg As gis ny tidsbegrenset serveringsbevilling og skjenkebevilling for alkohol i gruppe 1 og 2 fram til 30.06.2012. Innen denne datoen skal som kjent alle skjenkebevillinger i Vikna kommune fornyes av kommunestyret.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Som forslag til vedtak

Rørvik, 27.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 3

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2010/181-2 411 Dato: Saksbehandler/Tlf: 08.03.2010

Åshild Opsjøn / 74 39 33 09

Utvalgssaksnr

23/10 5/10 9/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre Kommunestyre

Møtedato

16.03.2010

25.03.2010

20.05.2010

Økning av stillingsressurs ved Vikna legekontor, jfr vedtak i k-sak 79/09 (budsjett 2010). Presisering.

Vedlagte dokumenter: 1 Referat fra drøftingsmøte 05.03.10 - Stillingsressurs ved Vikna legekontor.

Dokumenter ikke vedlagt: • K-sak 79/09.

• Brev fra kommuneoverlege Avelsgaard datert 11.11.09. Inntatt i vedlegget datert 26.11.2009 – Budsjett 2010.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Med visning til vedtak i k-sak 79/09 ( budsjett 2010) vedrørende overføring av midler fra ansvar 44003 ( Forvaltning kommunale bygg) til ansvar 30003 (Legekontor) til styrking av bemanningen ved legekontoret på inntil 100% stilling, vedtar formannskapet å presisere at den totale stillingsøkningen ved legekontoret fra 01.06.10 blir 50 % stilling. Dette begrunnet i kommunens økonomiske situasjon og premissene som ble lagt til grunn i rådmannens forslag til kommunebudsjett 2010.

2. Stillingsressursen fordeles med 25 % stilling til styrking av merkantil ressurs ved kontoret, mens 25% brukes til styrking av bemanningen ved laboratoriet.

3. Stillingene, jfr pkt 2, lyses ut internt ved kontoret iht AML § 14-3.

Saksprotokoll i Formannskap - 16.03.2010

Behandling: Forslag fra Reinert Eidshaug:

(Tilleggsforslag – Nytt pkt. 4) Kommunestyret kommer tilbake til ei vurdering av om stillingen skal utvides til 100 % i forbindelse med budsjettbehandlingen høsten 2010. Herunder må det også ses på mulighet for økte inntjeningsmuligheter.

Votering:

Det ble votert samlet over rådmannens forslag til vedtak og tilleggsforslag fra Reinert Eidshaug.

Enstemmig vedtatt.

Vedtak: 1.

Med visning til vedtak i k-sak 79/09 ( budsjett 2010) vedrørende overføring av midler fra ansvar 44003 ( Forvaltning kommunale bygg) til ansvar 30003 (Legekontor) til styrking av bemanningen ved legekontoret på inntil 100% stilling, vedtar formannskapet å presisere at den totale stillingsøkningen ved legekontoret fra 01.06.10 blir 50 % stilling. Dette begrunnet i kommunens økonomiske situasjon og premissene som ble lagt til grunn i rådmannens forslag til kommunebudsjett 2010.

2. Stillingsressursen fordeles med 25 % stilling til styrking av merkantil ressurs ved kontoret, mens 25% brukes til styrking av bemanningen ved laboratoriet. 3. Stillingene, jfr pkt 2, lyses ut internt ved kontoret iht AML § 14-3.

4. Kommunestyret kommer tilbake til ei vurdering av om stillingen skal utvides til 100 % i forbindelse med budsjettbehandlingen høsten 2010. Herunder må det også ses på mulighet for økte inntjeningsmuligheter.

SAKSGRUNNLAG

Vedtak i k-sak 79/09. Brev fra kommuneoverlege Avelsgaard datert 11.11.09. Referat fra drøftingsmøte med HTV, holdt 05.03.2010.

SAKSOPPLYSNINGER

Vikna kommunestyre gjorde i møte 10.12.09 ( sak 79/09), følgende vedtak:

Ansvar 44003 Forvaltning kommunale bygg – ny vaktmesterstilling tas ut av budsjett (300 000).

Ansvar 30003 Legekontor økes med inntil 1 årsverk f.o.m 01.05.2010. (300 000).

Kommuneoverlege Avelsgaard ga i brev til rådmannen datert 11.11.09 uttrykk for et behov for å styrke bemanningen på legekontoret med 100 % stilling (50 % merkantilt og 50 % på laboratoriet). Brevet fra kommuneoverlegen fulgte som vedlegg til kommunestyrets behandling av budsjett 2010. Det var i rådmannens forslag til budsjett lagt inn en styrking av ansvar 44003 på kr 500 000, (vaktmesterstilling) - samtidig var det forutsatt en inntekt på denne stillingen tilsvarende kr 250.000. Netto avsatt - kr 250 000,-. For 2010 gir dette rom for en økning på 100 % stilling (sekretærstilling inkl sos.utgifter) fra ca 01.06.10. En videreføring i 2011 (helårsvirkning) vil medføre en utgift på kr 450 000,-. I samme sak om budsjett for 2010 vedtok kommunestyret å iverksette en gjennomgang av alle etater og avdelinger i kommunen med henblikk på å redusere driftskostnader på minst kr 5 mill på årsbasis med full virkning fra 01.01.2011. På bakgrunn av kommunens totale økonomiske situasjon vil rådmannen foreslå å styrke legekontoret med totalt 50 % stilling, dette med virkning fra 01.05.10. Berørte tillitsvalgte var innkalt til drøftingsmøte om saken den 05.03.10. Rådmannen ønsket å høre tillitsvalgtes mening om stillingsressursen, samt få innspill på hvilken kompetanse som skulle tilføres kontoret. Notat fra drøftingsmøtet er vedlagt saken.

RÅDMANNENS VURDERING

De enkelte etater er i gang med å se på kostnadsreduksjoner i avdelingene. Det er klart at skal utgiftene ned slik kommunestyret har vedtatt, må bemanningsreduksjoner vurderes. Rådmannen mener derfor at det med utgangspunkt i kommunens reelle økonomiske situasjon vil være vanskelig å forsvare en bemanningsøkning på 100 % ved legekontoret. Det vises samtidig til at en bemanning ved kontoret som tilsvarer 1 hjelpepersonell per lege (som blir resultatet ved Vikna legekontor dersom 50 % stilling tilføres) er den samme som man har ved Nærøy legekontor.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Som forslag til vedtak i saken.

Rørvik, 09.03.2010

Roy H. Ottesen rådmann 3

Deltakere

VIKNA KOMMUNE

Rådmannen

Deres ref: Vår ref: 2010/181-3 Saksbehandler: Åshild Opsjøn , 74 39 33 09 Arkivkode: 411 Dato: 09.03.2010

Referat fra drøftingsmøte 05.03.10 - Stillingsressurs ved Vikna legekontor

Til stede: Delta v/ HTV Torbjørn Helmersen, helse-og sosialsjef Bjørnar Tollefsen, personalsjef Åshild Opsjøn. NSF v/ HTV innkalt, men møtte ikke. Sak: Det vises til brev og innkalling til møte; økning av bemanning ved Vikna legekontor. Spørsmålet er hvordan fagorganisasjonene ser på hvor stor den totale økning av ressursene skal være, og hvordan de ser på hvilken kompetanse som skal kreves i stillingen. Brev fra kommuneoverlege Avelsgaard av 11.11.09 var vedlagt innkallingen. ÅO redegjorde for kommunestyrets budsjettvedtak ( k-sak 79/09). Kommunestyret vedtok å overføre avsatte budsjettmidler fra teknisk etat ( vaktmesterstilling) til helse-og sosialetaten (inntil en hel stilling ved Vikna legekontor). Jfr brev fra kommuneoverlegen av 11.11.09 – dette brevet fulgte i vedleggshefte til budsjettet. Her er det ønske om å tilføre 100% stilling (50% merkantilt/ 50% laboratoriet) til legekontoret. Rådmannen vil foreslå for formannskapet at den totale stillingsressurs som tilføres blir 50% stilling, dette pga vedtak i samme kommunestyresak om nødvendigheten av å innskrenke driften med 5 mill kr. Delta v/ HTV hadde ikke noe å anføre til dette og viste til den innsparingen som er bebudet (5 mill). Det er ikke nødvendig å tilsette folk, for så i neste omgang å måtte gå til oppsigelser.

Hvilken kompetanse skal man tilsette i ? ÅO: Helse - og sosialsjef har diskutert saken med de to langtids legevikarene og med øvrige ansatte på legekontoret. Signalene er at man oppbemanner merkantilt personale med 25 % stilling og laboratoriet med 25 %, i fall formannskapet vedtar rådmannens forslag. Deltas HTV sa seg enig i dette, og forutsatte at ansatte i delstillinger ved kontoret ville få økt sine stillinger.

Postadresse: Postboks 133, Sentrum Besøksadresse: Engasvegen 27 7901 RØRVIK 7900 RØRVIK Hjemmeside: www.vikna.kommune.no

Telefon: 74 39 33 00 Telefaks:74 39 00 70 Bank: 4482.08.10462

Org.nr.:944 976 728 E-postadresse: [email protected]

Vikna kommune

ÅO: Viste til AML § 14-3; Fortrinnsrett for deltidstilsatte, og sa at stillingene vil lyses ut internt ved avdelingen slik at deltidstilsatte kan søke for å fylle oppstillingen sin. Gjelder ansatt i ft 50% merkantil stilling og ansatt i ft 50% stilling som helsesekretær. Med hilsen Åshild Opsjøn Personalsjef - 2 -

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/640-9 044 Dato: Saksbehandler/Tlf: 16.03.2010

Bjørnar Tollefsen / 74393443

Utvalgssaksnr

27/10 6/10 10/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre Kommunestyre

Delegasjon smittevern

Vedlagte dokumenter: Ingen Dokumenter ikke vedlagt: Vikna kommunes delegasjonsreglement Lov om smittevern av 5. august 1994 nr 55

Møtedato

16.03.2010

25.03.2010

20.05.2010

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK:

1. I medhold av lov om smittevern av 5. august 1994 nr 55 delegeres Lege Svein Åberg kommunestyrets myndighet innenfor rammen av loven.

2. Delegasjonen gjelder i perioden 16.03.10 – 30.03.10.

3. Avgjørelsen om delegasjon fattes av Vikna formannskap i medhold av kommunelovens § 13.

4. Saken legges frem til kommunestyret som referatsak.

Saksprotokoll i Formannskap - 16.03.2010

Behandling:

Ingen andre forslag.

Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Delegasjonsreglementet for Vikna kommune og Lov om smittevern.

SAKSOPPLYSNINGER

I Vikna kommunes delegasjonsreglement er kommunelege I delegert fullmakt i medhold av lov om smittevern. I perioden frem til april 2010 har Vikna kommune vikarer tilsatt og ny kommuneoverlege har ikke tiltrådt sin stilling.

På Rørvik er det nå en aktuell sak på grunn av mulig smitte fra dyr. Det vil derfor være nødvendig å reagere raskt på dette og smittevernlegen må uttale seg i denne saken og beslutte eventuelle tiltak. Smittevernlovens § 7-2 bokstav f slår fast følgende:

f) utføre alle andre oppgaver som følger av loven eller bestemmelser i medhold av loven, og medvirke til effektive tiltak for å forebygge smittsomme sykdommer og motvirke at de blir overført.

På grunn av ovenstående vil det derfor være nødvendig og få en fungerende smittevernlege oppnevnt raskt slik at denne kan fatte de nødvendige bestemmelser.

RÅDMANNENS VURDERING

Rådmannen er av den oppfatning at den aktuelle saken må løses raskt. Dette betyr at det å vente på at ny kommuneoverlege tiltrår og vente på neste møte i kommunestyret vil forsinke en avgjørelse i saken unødig. Det vurderes at Vikna formannskap bruker kommunelovens § 13 til å fatte et raskt vedtak i denne saken. Selve delegasjon anses som en ikke prinsipiell sak da delegasjon til leger i slike saker er vanlig prosedyre og er nedfelt i kommunens delegasjonsreglement. Lege Svein Åberg har tidligere innehatt rollen som smittevernlege og har sagt seg villig til å fungere frem til ny lege har tiltrådt.

KONKLUSJON/TILRÅDING

I samsvar med forslag til vedtak.

Rørvik, 16.03.10

Roy H. Ottesen rådmann 3

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2010/241-4 461 Dato: Saksbehandler/Tlf: 14.04.2010

Åshild Opsjøn / 74 39 33 09

Utvalgssaksnr

3/10 11/10

Utvalg

Administrasjonsutvalg Kommunestyre

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

IA-avtalen - nedsetting av partsammensatt arbeidsgruppe for utarbeiding av lokal IA-avtale.

Vedlagte dokumenter: Ingen.

Dokumenter ikke vedlagt: K. sak nr. 67/09.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalget vedtar å nedsette en partssammensatt arbeidsgruppe for å utarbeide lokal IA - avtale for Vikna kommune, basert på avtale mellom sentrale parter datert 24.02.2010.

2. I dette arbeidet skal man også ha fokus på hvordan restarbeidsevnen og nærværsfaktoren kan ha benyttes i Vikna kommune, jfr. vedtak i k. sak nr. 67/09, pkt. 6.

3. Den partssammensatte arbeidsgruppen skal bestå av: For Fagforbundet: HTV Frøydis Wangsfjord, for NSF: HTV Line Stangring. HVO Inger Laugen deltar i tillegg fra arbeidstakersiden. Fra arbeidsgiver deltar: Ass. rådmann Trine Kvalø, avdelingsleder Einar Lothe, inspektør Liv H Nordahl. Sekretær for gruppen: Personalsjef Åshild Opsjøn.

4. Saken legges fram til kommunestyrets orientering.

Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg - 10.05.2010

Behandling:

Administrasjonsutvalget drøftet saken og vedtok å bruke funksjoner mht tillitsvalgte i vedtakets pkt. 3.

Ingen andre forslag.

Votering:

Rådmannens forslag til vedtak med de endringer som framgår av behandlingen, enstemmig vedtatt.

Vedtak: 5. Administrasjonsutvalget vedtar å nedsette en partssammensatt arbeidsgruppe for å utarbeide lokal IA - avtale for Vikna kommune, basert på avtale mellom sentrale parter datert 24.02.2010.

6. I dette arbeidet skal man også ha fokus på hvordan restarbeidsevnen og nærværsfaktoren kan ha benyttes i Vikna kommune, jfr. vedtak i k. sak nr. 67/09, pkt. 6.

7. Den partssammensatte arbeidsgruppen skal bestå av: Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet og hovedtillitsvalgt for NSF. HVO Inger Laugen deltar i tillegg fra arbeidstakersiden. Fra arbeidsgiver deltar: Ass. rådmann Trine Kvalø, avdelingsleder Einar Lothe, inspektør Liv H Nordahl. Sekretær for gruppen: Personalsjef Åshild Opsjøn.

8. Saken legges fram til kommunestyrets orientering.

SAKSGRUNNLAG

Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv 1.mars 2010 – 31.desember 2013. KS B rundskriv 6/2010.

SAKSOPPLYSNINGER

Regjeringen ved Arbeidsministeren, arbeidsgiverorganisasjonene KS, NHO, HSH, Spekter og FAD og arbeidstakerorganisasjonene LO, Unio, YS og Akademikerne gikk 24.februar 2010 inn en ny intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Partene undertegnet i tillegg en protokoll om det samme. Avtalen gjelder fra 01.03.10 til 31.12.13.

Hovedinnhold i ny sentral avtale:

Delmålene fra tidligere IA-avtale videreføres: Reduksjon i sykefravær med 20 % fra nivået i 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6%. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. Lengre yrkesaktivitet etter fylte 50 år. IA innsatsen skal forsterkes og målrettes når det gjelder sektorer/næringer og de utfordringene disse har mht sykefravær. Nåværende ordning med IA-bedrifter skal videreføres og det er lagt større vekt på at partene (både arbeidsgiver- og arbeidstakerrepresentanter) lokalt skal forplikte seg i forhold til virksomhetens mål. Det skal lages resultatmål og aktivitetsmål (tiltak) for virksomheten. Sentralt nivå har forpliktet seg til å følge opp avtalen bedre enn tidligere. Det er også kommet inn en bestemmelse om at en bedrift kan miste IA-statusen dersom man ikke følger opp avtalen. Avtalen innebærer ikke at arbeidsgiver skal ta en del av det økonomiske ansvaret for langtidsfraværet, noe som regjeringens ekspertgruppe hadde foreslått for partene. Dette spørsmålet skal tas opp igjen dersom partene er enige om det.

Sentrale elementer i protokollen:

Oppfølgingen av den sykemeldte skal skje hyppigere: Senest 4 uker (nå 6 uker) skal oppfølgingsplanen utarbeides i samarbeid med den sykemeldte, første dialogmøte skal gjennomføres for alle sykemeldte (også graderte) innen 8 uker (nå 12 uker). Sykemelder skal delta i dialogmøtet med mindre arbeidstaker ikke ønsker det. Bedriftsintern attføring og arbeidsrettede tiltak iverksettes tidligere i sykefraværsløpet og skal være obligatorisk på dialogmøte 2. Ordningen med aktiv sykemelding skal avvikles. De nye rutinene skal iversettes fra 01.07. 2011. Når det gjelder tilretteleggingsplikten er denne understreket, og at arbeidstaker skal bidra aktivt i dette arbeidet. Arbeidsmuligheter i andre IA-virksomheter kan brukes dersom arbeidsgiver og arbeidstaker ikke finner grunnlag for tilrettelegging i egen virksomhet. Organisasjonene sentralt skal utarbeide verktøy til hjelp for virksomhetene. Dette skal være ferdig 01.01.2011. De som sykemelder skal også læres opp og sykemeldingspraksis følges opp.

Arbeidsgruppe i Vikna kommune:

Arbeidslivssenteret v/ Are Strandskog og NBHT v/ Kari Engen var invitert til møte med ledere, hovedtillitsvalgte og hovedvernombud den 13.april 2010. Her presenterte Arbeidslivssenteret innholdet i avtalen og BHT presenterte hva de stiller opp med mht tiltak og aktiviteter. Dette møtet oppnevnte en lokal partssammensatt gruppe som sammen skal utarbeide mål og tiltak (inkl rutinebeskrivelser) for forebygging og oppfølging av sykemeldte. Gruppen består av ass.rådmann Trine Kvalø, avdelingsleder Einar Lothe, inspektør Liv Holand Nordahl, Fagforbundet v/ HTV Frøydis Wangsfjord, NSF v/ HTV Line Stangring og HVO Inger Laugen. Are Strandskog fra Arbeidslivssenteret og Frøydis Hansvik fra NBHT er rådgivere som skal bistå gruppen. Personalsjef Åshild Opsjøn er sekretær for arbeidet.

RÅDMANNENS VURDERING

I k-sak 67/09 – møte 10.12.2009, vedtok kommunestyret å legge prinsippene om Langtidsfrisk til grunn for arbeidet med økt nærvær i Vikna kommune. Ett av målene for prosjektet er at ideene i 3

Langtidsfrisk skal legges til grunn for utformingen av en lokal IA- avtale. Det er derfor positivt at en av lederrepresentantene i gruppen er Liv Nordahl, prosessveileder i Langtidsfrisk. Kommunestyret etterspør i samme sak - pkt 6 i vedtaket - en redegjørelse fra rådmannen mht hvordan restarbeidsevne og økt nærvær kan nyttiggjøres i hele organisasjonen. Dette ser rådmannen som en opplagt sak for gruppen å inkludere i arbeidet med IA-avtalen. Når det gjelder punktet i kommunestyrets vedtak om at rollen til nærmeste leder ved oppfølging av sykemeldte må konkretiseres, så mener rådmannen at denne rollen per dato er helt klar. Det er nærmeste leder som i dag har denne oppgaven. Men inkludert i lokal avtale må en ta sikte på å utarbeide rutiner som er til hjelp for ledere i dette arbeidet, og også stille krav til rapporteringer på sykefravær, IA-oppfølging etc på linje med økonomisk rapportering for eksempel. Som nevnt i saksforelegget, er det presisert i sentral IA - avtale at både arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene er pålagt et stort ansvar for IA-avtalen. Det er derfor positivt at både hovedtillitsvalgte og hovedvernombud gjerne vil delta i arbeidet. Gode rådgivere har kommunen i Arbeidslivssenteret i Namdal Bedriftshelsetjeneste.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Som forslag til vedtak.

Rørvik, 15.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 4

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/1449-14 074 Dato: Saksbehandler/Tlf: 12.04.2010

Roy Harald Ottesen / 74 39 33 03

Utvalgssaksnr

36/10 20/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Møtedato

27.04.2010

20.05.2010

Ytre Namdal regionråd - Kystgruppen - Foreløpig forslag til arbeidsplan 2010 - Høring.

Vedlagte dokumenter: 1 Kystgruppen - Foreløpig arbeidsplan for 2010.

Dokumenter ikke vedlagt: Ingen.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Forslag til Arbeidsplan 2010 for Ytre Namdal Regionråd – Kystgruppen - legges fram til diskusjon og eventuelle innspill.

Saksprotokoll i Formannskap - 27.04.2010

Behandling:

Formannskapet drøftet saken og la fram følgende omforente forslag til vedtak fremmet av ordfører Karin Søraunet:

Kommunestyret i Vikna vedtar ”Forslag til Arbeidsplan 2010 for Ytre Namdal Regionråd” med følgende endringer/ merknader: Arbeid i forhold til kystutviklingsmidler må prioriteres.

Samhandlingsreformen prioriteres høyere.

Rus- og psykiatriplan – oppfølging.

Kraftkrise og strømpriser – oppfølging overfor sentrale myndigheter.

Kompetanseheving – satsing mot flere desentraliserte utdanningstilbud på høyere nivå. Votering: Enstemmig vedtatt.

Vedtak: Formannskapet rår til slikt vedtak i kommunestyret: Kommunestyret i Vikna vedtar ”Forslag til Arbeidsplan 2010 for Ytre Namdal Regionråd” med følgende endringer/ merknader:

Arbeid i forhold til kystutviklingsmidler må prioriteres. Samhandlingsreformen prioriteres høyere.

Rus- og psykiatriplan – oppfølging.

Kraftkrise og strømpriser – oppfølging overfor sentrale myndigheter.

Kompetanseheving – satsing mot flere desentraliserte utdanningstilbud på høyere nivå.

SAKSGRUNNLAG

Sakens dokumenter.

SAKSOPPLYSNINGER

Ytre Namdal Regionråd – Kystgruppen behandlet i møte den 03.02.2010, sak 3/10 – foreløpig forslag til arbeidsplan for 2010 - hvor følgende ble vedtatt:

1. Sekretariatet får fullmakt til å sette inn aktivitetene som godkjennes i møtet inn i møteplanen.

2. Forslaget sendes ut på høring i kommunene og godkjennes i møtet i mars.

Vedlagt følger det foreløpige forslaget til ”Arbeidsplan 2010 for Ytre Namdal Regionråd – Kystgruppen”.

RÅDMANNENS VURDERING

Saken legges fram for formannskapet til drøfting og vedtak.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Jfr. forslag til vedtak.

Rørvik, 12.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 3

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/269-4 241 Dato: Saksbehandler/Tlf: 03.05.2010

Trine Kvalø / 74 39 33 04

Utvalgssaksnr

53/10 21/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

Legater i Vikna kommune - Opphevelse og omdisponering av midler.

Vedlagte dokumenter: • Ingen Dokumenter ikke vedlagt: • Lov 2001-06-15 nr 59: Lov om stiftelser (stiftelsesloven).

• F-sak 07/08 behandlet i møte 22.01.08.

• K-sak 42/09 behandlet i møte 17.09.09.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Ytre Vikna idrettslag innvilges et tilskudd på kr 100.000,- til dekning av utgifter i forbindelse med legging av underlag på kunstgressbane/ ballbinge og arbeider rundt dette.

2. Det innvilgede beløpet kr 100.000,- finansieres med midler fra kommunens legater når disse midlene er frigitt. I påvente av nødvendige vedtak i Stiftelsestilsynet finansieres beløpet fra disposisjonsfond (25600103), med tilbakeføring fra legatmidlene ved frigivelse.

Saksprotokoll i Formannskap - 10.05.2010

Behandling:

Ingen andre forslag.

Vedtak:

Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Sakens dokumenter.

SAKSOPPLYSNINGER

Vikna kommune har pr. i dag ansvar for administrasjon inkludert forretningsførsel for 3 legater, med en total kapital på kr 206.375,- pr. 31.12.2009. Legatene har liten årlig avkastning, og de har ikke vært aktive på mange år.

Kommuneregnskapet for 2009 viste følgende økonomiske status for Vikna kommunes legater:

Legat

Minnegavefondet av 1914 Andreas Kr. Møllerup Dahls legat Petter og Karen Hasfjords legat

Kapital pr. 31.12.9

45.116,84 11.886,67 149.371,49

Renteinntekter i 2009

45,00 12,00 4.068,00

Grunnkapital (v/opprettelse)

2.800,00 7.233,56

Totalt 206.375,00 4.125,00

Legater i Vikna kommune - formål og administrasjon:

Minnegavefondet av 1914

Innsamlede midler fra norsk - amerikanere gitt 17. mai 1914 i Garstad kirke (ca. kr 2.800,-).

Betingelse: Det skal lages en minnetavle over bidragsyterne.

Formål: - eldre trengende - ulykker i kommunen

Andreas Kr. Møllerup Dahls legat

Møllerup Dahl var handelsmann på Austafjord.

Ingen nærmere informasjon er funnet i kommunens arkiv.

Petter og Karen Hasfjords legat

Legatet skal i følge Petter og Karen Hasfjords testamente av 27. april 1899 anvendes til

”understøttelse for værdige og trængende unge mænd og kvinder på Midt-Vikten og Ytre-Vikten med tilliggende øer, der vil søge en videre utdannelse end den folkeskolen byder – særlig sådanne, som vil ofre seg for folkeoplysningens store sag”.

I følge testamentet skal ”legatet bestyres af stedes sogneprest, herredets ordfører – eller, hvis

denne måtte være presten, lensmanden - og kirkesanger Tollefsen på Garstad eller, om han skulde fraflytte bygden eller afgå ved døden, da hans efterfølger i stillingen”.

Kommunestyret behandlet i sak 42/09 i møte 17.09.09 en eventuell sammenføyning/ omdanning av kommunens tre legater, og fattet følgende vedtak:

Kommunestyret foreslår følgende legat opphevet i hht. stiftelseslovens § 52.

•

Minnegavefondet av 1914

•

Andreas Kr. Møllerup Dahls legat

•

Petter og Karen Hasfjords legat 2.

Rådmannen bes forestå de praktiske sidene ved opphevelse av legatene i forhold til Stiftelsesstyret.

Den frigitte kapitalen øremerkes ungdomsformål etter kommunestyrets bestemmelse.

I forbindelse med behandlingen av kommunens årsbudsjett for 2010 i møte 10.12.2009 – PS 79/09 vedtok kommunestyret følgende oversendelsesforslag med visning til disponering av legatenes midler:

Kunstgress på Austafjord Kommunestyret vedtar at søknad fra Ytre Vikna idrettslag blir innvilget med kr 100.000,- til inndekking av utgifter i forbindelse med legging av underlag og arbeider rundt dette. Dette inndekkes med midler fra PS 42/09 sammenslåing av legater.

RÅDMANNENS VURDERING

Arbeidet med tanke på en oppheving/omdanning av kommunens legater har pågått over lang tid. Formannskapet behandlet tidligere saken i møte 22.01.08 (PS 07/08) og fattet vedtak om sammenslåing av legatene. I hht. vedtaket har rådmannen hatt spørsmålet om sammenslåing/ omdanning kunngjort offentlig jfr. stiftelseslovens §49, uten at det har kommet innsigelser til dette.

Ved behandling i kommunestyret 17.09.09 (PS 42/09) vedtok kommunestyret å oppheve legatene og øremerke den frigitte kapitalen til ungdomsformål etter kommunestyrets bestemmelse. Et formål som er i tråd med målgruppen for det største legatet, Petter og Karen Hasfjords legat. Videre fikk rådmannen i oppdrag å forestå de praktiske sidene ved opphevelsen av legatene i forhold til Stiftelsestilsynet.

Alle stiftelser skal registreres i Enhetsregisteret i Brønnøysund og i Stiftelsestilsynet. Frem til 1. januar 2005 var det Fylkesmannen som registrerte stiftelsene. Søknader om omdanning/ vedtektsendring hvor stiftelsen har truffet sitt vedtak etter 1. januar 2005, skal behandles av Stiftelsesregisteret. Rådmannen har vært i kontakt med Brønnøysundregistrene og Stiftelsestilsynet for å klargjøre hva som må til for gjennomføring av kommunestyrets vedtak. Undersøkelsene har vist at kommunens legater ikke har blitt registrert verken i Enhetsregistret eller i Stiftelsesregistret etter endringen i 2005. Dette vil ikke ha betydning for de formelle sidene ved opphevelse av legatene. Stiftelsestilsynet opplyser at en opphevelse av legatene, med utgangspunkt i legatenes størrelse, kun vil være en formalitet. For å få godkjent en opphevelse må det sendes en søknad for hvert av legatene til Stiftelsestilsynet. Søknaden sendes på eget skjema. Søknaden skal blant annet inneholde opplysninger om vedtak om opphevelse, uttalelse fra oppretter (jfr. tidligere gjennomført kunngjøring), begrunnelse for opphevelsen og vedtatt bruk av gjenværende midler i stiftelsen. Slik rådmannen ser det er alle opplysningene som kreves for søknad om opphevelse dekket i kommunestyrets vedtak i PS 42/09 og sakens dokumenter. Rådmannen vil derfor sende inn nødvendige søknadsskjema vedlagt kommunestyrets vedtak snarest. Når det gjelder kommunestyrets vedtatte oversendelsesforslag om bruk av de gjenværende midlene til kunstgressbane på Austafjord faller dette tiltaket innenfor formålet for bruk av gjenværende midler i kommunestyrets vedtak i PS 42/09 pkt. 3. Rådmannen kan derfor ikke se at det er noen formelle hindringer for at kommunestyret kan gjøre slikt vedtak.

Selv om Stiftelsestilsynet opplyser at en oppheving av legatene etter søknad kun vil være en formalitet, vet en av erfaring at en slik saksbehandling kan ta noe tid. Slik rådmannen har forstått det er ønsket fra Ytre Vikna idrettslag og tiltaksnemnda i området at midlene skal frigjøres raskt 4

slik at banen kan klargjøres og tas i bruk så snart som mulig. Hvis dette skal la seg gjøre må vedtatt beløp forskutteres og tilbakeføres fra legatmidlene når nødvendige vedtak er gjort.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Jfr. forslag til vedtak.

Rørvik, 03.05.10

Roy H. Ottesen rådmann 5

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/1372-3 014 Dato: Saksbehandler/Tlf: 28.04.2010

Trine Kvalø / 74 39 33 04

Utvalgssaksnr

44/10 22/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2011 - Fastsetting av valgdag.

Vedlagte dokumenter: 1 Det kgl. kommunal- og regionaldep. - Kommunestyrevalet og fylkestingsvalet 2011 fastsetjing av valdag Dokumenter ikke vedlagt: • Ingen

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: Vikna kommunestyre vedtar at kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2011 avholdes over 1 dag – mandag 12. september.

Saksprotokoll i Formannskap - 10.05.2010

Behandling:

Ingen andre forslag.

Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Sakens dokumenter.

SAKSOPPLYSNINGER

I statsråd 16. april 2010 ble valgdagen for kommunestyre og fylkestingsvalget 2011 fastsatt til mandag 12. september 2011.

Hvert enkelt kommunestyre kan bestemme at det i vedkommende kommune skal holdes valg også søndag 11. september 2011.

RÅDMANNENS VURDERING

I samsvar med kommunens valgpraksis, tilrår rådmannen at kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2011 i Vikna kommune avholdes over 1 dag – mandag 12. september 2011.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Jfr. forslag til vedtak.

Rørvik, 28.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 3

DET KONGELIGE

KOMMUNAL . OG REGIONALDEPARTEMENT

Stortingets kontor Departementa Fylkesmennene Fylkeskommunane Kommunane Dei politiske partia

Vår ref 10/770-2 SDA Dato

Kommunestyrevalet og fylkestingsvalet 2011 - fastsetjing av valdag

I statsråd i dag er valdagen for kommunestyrevalet og fylkestingsvalet i 2011 fastsett til

måndag 12. september 2011.

Kvart einskilt kommunestyre kan fastsetje at det i vedkomande kommune skal haldast val også sundag 11. september 2011.

Kommunane skal ikkje underrette departementet om vedtak om ein eller to dagars val.

Med helsing ec_v656, a s Pe er F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør C44 ei/71 arianne fagdirektør

Postadresse: Postboks 8112 Dep 0032 OSLO Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon * 22 24 90 90 / Org. nr.: 972 417 858 Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler: Steinar Dalbakk 22 24 72 53

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/1320-6 U01 Dato: Saksbehandler/Tlf: 09.02.2010

Roy Harald Ottesen / 74 39 33 03

Utvalgssaksnr

29/10 23/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Teleperformance AS. Etableringsstøtte - gjenstående utbetaling.

Møtedato

06.04.2010

20.05.2010

Vedlagte dokumenter: 1 Teleperformance Norge AS - ad. etableringstilskudd.

Dokumenter ikke vedlagt: F. sak nr. 142/08 (K. sak nr. 18/08 – melding).

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: 1. Kommunestyret viser til formannskapets vedtak i sak nr. 142/08 hvor Teleperformance Norge AS ble innvilget etableringsstøtte med kr 300.000 under gitte forutsetninger. Kr 150.000 av beløpet ble utbetalt i februar 2009. Saken ble lagt fram til kommunestyrets orientering i møte 11.12.2008 – sak nr. 18/08.

2. På grunnlag av brev datert 14.01.2010 fra Teleperformance Norge AS sin lokale avdeling, anser kommunestyret at forutsetningen i f. sak nr. 142/08 for å få utbetalt gjenstående del av etableringsstøtten, er oppfylt. Resterende kr 150.000 utbetales.

3. Beløpet finansieres av fondsmidler kto 25600000. Kommunebudsjettet 2010 reguleres slik: - Konto 14700.11033.325.967 økes med kr 150.000

- Konto 19450.11033.325.967 økes med kr 150.000

Saksprotokoll i Formannskap - 06.04.2010

Behandling: Habilitet:

Før behandlingen av saken ba representanten Bjørn Ola Holm formannskapet om å vurdere hans habilitet, jfr. FVL § 6.2, da han er gift med daglig leder for Teleperformance Norge as – avd. Rørvik. Formannskapet drøftet saken og konkluderte med at Holm var inhabil i denne saken. Han deltok derfor ikke i behandlingen.

Ingen andre forslag.

Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

F. sak nr. 142/08 – møte 18.11.2008.

Brev datert 14.01.2010 fra Teleperformance Norge AS, avd. Rørvik.

SAKSOPPLYSNINGER

I forbindelse med bedriften sin etablering i Vikna innvilget formannskapet Teleperformance Norge AS etableringsstøtte med kr 300.000 under følgende forutsetninger: 3

Kr 150.000 utbetales 31.01.2009 (ble utbetalt 26.02.2009) Kr 150.000 utbetales 31.01.2010 under forutsetning av at bedriften fortsatt er etablert på Rørvik på utbetalingstidspunktet med minimum 60-70 årsverk.

Ved budsjettbehandlingen i 10.12.2009 (budsjett 2010) vedtok kommunestyret følgende oversendelsesforslag til rådmannen: Kommunestyret fastholder avtalen med Teleperformance Norge, men ber rådmannen framlegge

egen sak til kommunestyret vedrørende oppfylling av avtalenes intensjon, i henhold til avtaleperiodens dato. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide forslag til prinsipper i forhold til framtidig praksis ved eventuell etableringsstøtte.

Det vises også til rådmannens kommentar på side 9 i kommunebudsjettet 2010. I brev datert 14.01.2010 gir Teleperformance Norge AS sin lokale avdeling i Rørvik en redegjørelse om status bl. a. i forhold til ansatte. Ordfører og rådmann har som det framgår av brevet også fått en muntlig orientering om situasjonen i møte med bedriften. Det er ikke avsatt bevilgning i årets budsjett til å finansiere gjenstående del av støtten – kr 150.000.

RÅDMANNENS VURDERING

Som det framgår av henvendelsen fra Teleperformance Norge AS sin lokale avdeling Rørvik vil antallet ansatte ved avdelingen i januar/februar 2010 være i størrelsesorden 60. Rådmannen anser dermed forutsetningen som ligger til grunn i formannskapets vedtak i sak nr. 142/0, å være oppfylt.

Rådmannen viser også til de entydig positive signalene fra kommunestyret om samlet støtte på kr 300.000.

Når det gjelder finansieringen av bevilgningen på kr 150.000 foreslår rådmannen bruk av fond – kto 25600000 – disposisjonsfond.

Når det gjelder del 2 i kommunestyrets oversendelsesforslag om å utarbeide forslag til prinsipper i forhold til framtidig praksis ved eventuell etableringsstøtte, vil rådmannen legge fram egen sak om dette i løpet av 2. kvartal 2010.

KONKLUSJON/TILRÅDING

I samsvar med forslag til vedtak.

Rørvik, 19.02.2010

Roy H. Ottesen rådmann 4

f • Teleperformance Norge AS Avd. Rørvik Kjøpmannsgaten 7.

7900 Rorvik Vikna kommune Att.: Rådmannen 7900 Rørvik Rorvik 14. januar 2010

Ad. Etableringstilskudd

Viser til møte i dag med radmann Ottesen og ordfører Soraunet, samt Bjarne Livik fra Kjøpmannsgaten 7. AS. I møtet ble det foretatt en gjennomgang av Teleperforrnance AS sin etablering og utvikling i antall ansatte for oppfylling av vilkår for utbetaling av tilskudd fra Vikna kommune til Teleperformance Norge AS.

Refererer til gjeldende saksdokumenter nr. 2008/1320-2, samt pkt. 4. og 10. i rådmannens strategier, forutsetninger, tiltak og kommentarer for driftsbudsjett 2010 for Vikna kommune.

Forutsetningene for utbetaling av resterende 50% tilskudd, kr 150.000,- , var at Teleperformance Norge fortsatt var etablert i kommunen på utbetalingstidspunktet med minimum 6o ansatte.

Avdelingen i Rorvik har vokst jevnt siden begynnelsen 2. September 2008, da vi startet med opplæringsgrupper på totalt 30 personer, og den er i fortsatt vekst.

2 Vi registrerer i dag ca. 54 ansatte, samt at Proffice skal levere 6 personer til opplæring hos oss f.k.

mandag. Personalet består i hovedsak av yngre arbeidstakere mellom 20 og 25 år. Men det er også yngre og eldre personer.

Callsenter generelt har en noe høyere turnover i bemanningen enn andre bransjer. Det opplever vi også på Rørvik. Vi har siden starten hatt opplæring på over loo personer fordelt på 7 opplæringspuljer.

Vi har mange ansatte med kun grunnskole og delvis videregående skoler og gjennomforer på dette grunnlaget selv opplæring av ufaglært arbeidskraft i alderen zo - 25 år i Rørvik. Dette er ressurskrevende og utgjør en relativt stor kostnadspost.

En stor andel av de som har deltatt på våre opplæringer har kommet fra NAV. Mange har vært langtidsledige og mange har hatt en lengre sykehistorikk. Teleperformance har vært med på å redusere denne storrelsen i Vikna.

Vi vil i tiden framover endre vår måte å rekruttere på . Fra å rekruttere fra NAV, har vi nå inngått avtale med Proffice som vil bistå med arbeidskraft. Vi tror dette vil være med å stabilisere bemanningssituasjonen.

I fjor betalte vi ut brutto lønn på ca. 12,5 millioner fra avdelingen. Dette gir ringvirkninger i Rørvik.

Ikke bare økonomisk, men også sosialt.

Vi takker kommunen for den velvilligheten som er blitt vist og håper å motta resterende andel av tilskuddet.

Med vennlig hilsen Kurt Skauge Fungerende ACM Teleperformance Norge, Avd. Rørvik

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2009/977-3 231 Dato: Saksbehandler/Tlf: 14.04.2010

Bjørnar Tollefsen / 74393443

Utvalgssaksnr

37/10 24/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Forvaltningsrevisjon egenbetaling helsetjenester.

Møtedato

27.04.2010

20.05.2010

Vedlagte dokumenter: 1 Epost fra avd.leder hjemmetjenesten avd 1.

2 3 BDO Noraudit - Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie- og omsorgstjenster og vederlag for opphold i institusjon i Vikna kommune - Rapport 07.12.09

Kontrollutvalget - Utskrift av møtebok 15.02.2010 - Sak 03/2010 Dokumenter ikke vedlagt: Ingen.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Med visning til Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 3/2010 legges saken fram til behandling i formannskapet og kommunestyret.

Saksprotokoll i Formannskap - 27.04.2010

Behandling:

Helse- og sosialsjef Bjørnar Tollefsen var til stede under behandlingen og orienterte om saken.

Forslag fra ordfører Karin Søraunet:

(Kontrollutvalgets forslag til vedtak.) Vikna kommunestyre tar rapporten fra forvaltningsrevisjon om vederlag for opphold i institusjon og egenbetaling for pleie- og omsorgstjenester til etterretning.

1. Rapporten viser avvik som gir grunnlag for videre oppfølging fra rådmannen.

2. Det bes om at det innen 01.10.2010 legges fram en redegjørelse for kommunestyret om tiltak som er iverksatt for å styrke forvaltningsmessig kompetanse og kapasitet i helse- og sosialtjenesten.

3. Redegjørelsen skal også inneholde vurderinger av og eventuelle forslag om organisatoriske tiltak for å styrke forvaltningsmessige funksjoner knyttet til saksområdet.

Votering:

Det ble votert over forslag fra ordfører Karin Søraunet.

Enstemmig vedtatt.

Vedtak: Vikna kommunestyre tar rapporten fra forvaltningsrevisjon om vederlag for opphold i institusjon og egenbetaling for pleie- og omsorgstjenester til etterretning.

1. Rapporten viser avvik som gir grunnlag for videre oppfølging fra rådmannen.

2. Det bes om at det innen 01.10.2010 legges fram en redegjørelse for kommunestyret om tiltak som er iverksatt for å styrke forvaltningsmessig kompetanse og kapasitet i helse- og sosialtjenesten.

3. Redegjørelsen skal også inneholde vurderinger av og eventuelle forslag om organisatoriske tiltak for å styrke forvaltningsmessige funksjoner knyttet til saksområdet.

SAKSGRUNNLAG

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie- og omsorgstjenester og vederlag for opphold i institusjon Vikna kommune – Rapport 07.12.2009.

SAKSOPPLYSNINGER

BDO Noraudit har lagt frem ”Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie- og omsorgstjenester og vederlag for opphold i institusjon Vikna kommune – Rapport 07.12.2009”. Som grunnlag for utarbeidelsen har revisjonen sett på praksis for saksbehandling på Rørvik sykestue og hjemmetjenesten avd. 1.

I den fremlagte rapporten avdekkes saksbehandlingsfeil som gjøres og det vises til at vedtak i for liten grad følges opp. Videre ser rapporten på 2 særskilte områder – matombringing og trygghetsalarmer.

RÅDMANNENS VURDERING

En slik gjennomgang vil alltid være nyttig for alle parter, spesielt for de som har ansvaret for denne saksbehandlingen som følger et strengt regelverk. For å sikre at disse oppgaver gjøres på en forskriftsmessig måte må saksbehandler sikres gode rutiner, kompetanse og ikke minst tid til å gjennomføre oppgavene.

Rådmannen la i sitt arbeid med budsjett for 2010 inn en økning av stillingsressurs som sekretær ved Rørvik sykestue (30 %). Denne økningen ble senere vedtatt av Vikna kommunestyre slik at det i dag er en 100 % stilling. Denne økningen vil i all hovedsak bli brukt til vederlagsberegning og oppfølging av inngåtte vedtak. I tillegg vil rådmannen legge til rette for kompetanseheving for tilsatte som arbeider med dette. Rådmannen har bedt tjenesten utarbeide et generelt skriv for klageadgang slik at brukere og pårørende gis korrekte opplysninger i forhold til dette.

I anbefalingene fra revisjonen tas det til orde for iverksettelse av tiltak for å sikre at det gjennomføres og dokumenteres individuelle vurderinger for matombringing og trygghetsalarmer. Alle tjenester som blir gitt innenfor helsesektoren er basert på individuelle vurderinger, dette gjelder også matombringing og trygghetsalarmer. Imidlertid ser en at det kan være rom for forbedringer når det gjelder å dokumentere de vurderinger som legges til grunn for avgjørelse i en sak. Det er ikke slik at alle som søker disse tjenestene får det automatisk innvilget. Dog vil det være slik at de aller fleste som søker får et positivt vedtak. Dette må ses i lys av at når en først søker om slike tjenester så ligger det gjerne et behov til grunn, ellers ville en neppe søkt. I tillegg er dette enn tjenestetilbud nederst i en omsorgstrapp (jo høyere i trappen jo større omfang på ytt tjeneste), og det skal dermed være en lav terskel for å få disse tjenestene.

Når den nødvendige opplæringen av medarbeiderne er unnagjort føler rådmannen at administrasjonen langt på vei har gjort de grep som anbefales i rapporten. Revisjonen har gjennom sin rapport satt søkelys på dette området. Så vil det være opp til administrasjonen å gjøre de nødvendige forbedringer og følge disse i fremtidig saksbehandling.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Saken legges fram til behandling i formannskap og kommunestyre.

Rørvik, 16.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 4

IBDO Noraudit Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie- og omsorgstjenster og vederlag for opphold i institusjon Vikna kommune Rapport 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

Forord

Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Vikna kommune etter kommuneloven av 25.

september 1992 med endringer av 12. desember 2003. Formålet mcd forvaltningsrevisjon cr mcd virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven § 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: " Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)." Prosjektet er gjennomført av BDO Noraudit på oppdrag fra Vikna kommune v/Kontrollutvalgct.

Undersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 05/09.

Vi vil takke for velvillig bistand fra Administrasjonen og Helsc- og Sosialkontoret under gjennomføring av oppdraget.

Statsautorisert revisor BDQ Noraudit 2 07.12.2009

Innhold

Forvaltningsrevisjon omsorgstjenester, av egenbetaling for pleie og samt vederlag for opphold i institusjon.

FORORD

INNHOLD 0. SAMMENDRAG

HOVEDBUDSKAP SAMMENDRAG

1. INNLEDNING

1.1 FORMÅL 1.2

BAKGRUNN 1.3

FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 1.4

METODE OG GJENNOMFØRING 1.5

REVISJONSKRITERIER 1.6

RAPPORTENS OPPBYGNING

2. OVERSIKT OVER BRUKERE OG KORT OM VKS RUTINER

2.1

FØLGENDE BRUKERE ER GJENNOMGÅTT I REVISJONEN 2.2

OVERSIKT OVER SENTRAL DOKUMENTASJON FOR BRUKERNE 2.3

KORT OM VKs RUTINER IFM. VEDERLAG/EGENBETALING

3. EGENBETALINGER

3.1

PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.2

BRUKERGRUPPE 1 - OPPHOLD I INSTITUSJON 3.3

BRUKERGRUPPE 2 HJEMMETJENESTER 3.4

BRUKERGRUPPE 3 MATOMBRINGING 3.5

BRUKERGRUPPE 4 TRYGGHETSALARMER

4. KOMMENTARER ETTER HØRING

4.1

HØRINGSUTTALELSE FRA HELSE OG SOSIALKONTORET 4.2

HØRINGSUTTALELSE FRA ADMINISTRASJONEN

5. HOVEDKONKLUSJONER OG ANBEFALINGER

5.1.

REVISORS HOVEDKONKLUSJONER 5.2.

ANBEFALINGER

DOKUMENTLISTE

IBDO Noraudit

6 6 7 8 9 10

3 4

4 4

16 18 21 23 25

11 12 14

27 28

29 30

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

0. Sammendrag

p

Det er undersøkt praksis for innkreving av vederlag og egenandel brukerbetaling for 17 brukere av helse og omsorgstjenester hos Vikna Kommune registrert som brukere på kontrolltidspunktet.

Revisjonsprosjektet

Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om Vikna Kommunes behandling av egenbetaling for opphold i institusjon samt egenbetaling i tilknytning til hjemmetjenester gjennomført av Vikna Kommune (heretter VK) har vært i samsvar med regelverket for forvaltningsloven, loy om sosiale tjenester og forskrift til lov om sosiale tjenester, lov om helsetjenesten i kommunene, forskrift om helsetjenesten i kommunene samt rundskriv om egenandelsbetaling for sosiale tjenester.

Innkreving av egenandeler/brukerbetaling

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

o Informasjonen som scndes ut til institusjonsbeboerne om vederlagsberegning cr foreldet og fcil på flere punkter • Manglende etterkontroll av vederlagsberegninger o Kontroll mot skattcoppgjør

Revisors

anbefalinger

Basert på funn og vurderinger i revisjonen, anbefales at VK iverksetter tiltak for å sikre etterlevelse av regelyerket for vederlag for opphold i institusjon samt egenbetaling i tilknytning til hjemmetjenester. Dette gjelder særlig i forhold til dokumentasjon av at etterkontroll av vederlagsberegning blir gjennomført.

Det anbefales videre at det også fokuseres på følgende områder: • Det bør iverksettes tiltak for å sikre at det gjennomføres og dokumenteres individuelle vurderinger i forhold til egenandelsbetaling for matombringing og trygghetsalarmer, slik at korrekt regelverk benyttes.

• Det bør påses at retten til å klage på vcdtak om egenbetaling for opphold i institusjon fremgår av underretning til bebocr/pårørende. Standardskriv som sendes ut sammen med vedtak om opphold bør ajourføres slik at det blir i samsvar mcd dagens regler for vederlagsberegning.

• Det bør påses at beregningsgrunnlag og satser er oppdaterte i henhold til endringer i lovverk og vcdtak i VK.

• Det bør arbeides med økt regelverkskompetanse og -forståelse i organisasjonen 5 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

1. Innledning 1.1 Formål

IBDO Noraudit

Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om VK's behandling av: • • vederlag for opphold i institusjon har vært i henhold til sosialtjenesteloven mcd tilhørende forskrifter, egenandel for hjemmetjenester har vært i henhold til sosialtjenesteloven og lov om helsetjeneste i kommunene med tilhørende forskrifter Videre skal det kontrolleres at saksbehandlingen og lovlige vcdtak er fattet og tilfredsstillende dokumentert. Prosjektet vil gjennom å undersøke praksis og påpeke svakheter også kunne bidra til kvalitetsheving i VK's håndtcring av beregning og belastning og etterkontroll av egenandeler på brukerne av VK's tjenester. Herunder hvorvidt informasjonen til tjenestemottaker om regelverk og klageadgang er ivarctatt, samt om saksbehandlere gis tilstrekkelig opplæring.

1.2 Bakgrunn

VK har en rekke brukere som hvert år har behov for kommunens tjenester i tilknytning til opphold i institusjon eller behov for å kjøpc hjemmetjenester til praktisk bistand og opplæring, samt behov for matombringing og trygghetsalarmer. Behovet for de ulike tjenestene varierer fra år til år, men vil omfanget vil jevnt over ligger innenfor faste intervaller for de ulike behovstypene.

De ulike behovene kan deles opp i følgende brukergrupper: Opphold i institusjon (korttids og langtids) Hjemmetjenester Matombringing Trygghetsalarmer Endelig budsjett for VK for 2008 og 2009 viscr følgende budsjetterte inntekter knyttet til de nevnte forhold: 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført av BDO Noraudit. Kontrollutvalget har ikke gitt konkret føring med utvelging av antall brukere som skulle kontrolleres, verken totalt sett eller innenfor de ulike tjenestekategorier, men uttalt utvalg som skulle underlegges revisjon.

Brukergrupper

Opphold i institusjon Hjemmetjenester Matombringing Trygghetsalarmer

Antall kontroller Utvalgsstart Endelig utvalg 6 4 3

6 4 3

5 I oppdraget er valg av brukere for kontroll stilt fritt fra oppdragsgiver, jfr. også punktet "metode og gjennomføring" for nærmere omtale av utvalget.

1.3 Formål og problemstillinger

I oppstartsbrevet fra BDO Noraudit til Kontrollutvalget fremkommer at et hovedformål med dette prosjektet er at det skal kunne gi nytte i form av bedrede rutiner for sikring av korrekt belastning av egenandeler på brukerne av kommunens hjemmetjenester og opphold i institusjon.

Oppstartsbrevet lister til sammen 3 problemstillinger som skal undersøkes. I det følgende har vi gjort en oppstilling av de foreliggende problemstillingene:

Innkreving av egenandeler og vederlag:

Problemstilling 1: Er fastsettelse/utmåling av vederlag for opphold i institusjon og egenandeler for hjemmetjenester i henhold til sosialtjenesteloven Problemstilling 2: Problemstilling 3: (LOS) og lov om helsetjenester i kommunene (LOH)?

Er de formelle krav til saksbehandlingen godt dokumentert etterprøvbare?

og Er informasjon til tjenestemottakere (og cvt. pårørende) om regelverk og klageadgang ivaretatt?

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

1.4 Metode og gjennomføring

IBDO Noraudit

I gjennomføringen av dette oppdraget er følgende teknikker brukt for å samle inn data:

Dokumentanalyse

Til analysen cr det brukt informasjon fra lovverk med forskrifter, lovforarbeider, juridisk teori, Vikna Kommunes dokumentasjon rundt opphold i institusjon og hjemmetjenester, Vikna Kommunes interne rutiner for vurdcring av grunnlag for bruk av beregnings systemer for egenandeler - PROFIL. Det er fortløpende gitt referanser i rapporten i tillegg til egen referanseliste bakerst.

Intervju

Det cr gjennomført intervjuer. Utvalg av intervjuobjekt er bascrt på informasjonsverdi og formelt ansvar i forhold til oppdraget sitt formål og problemstillinger. Det er i tillegg ført fortløpende samtaler mcd ansatte ved Vikna Kommunc1.

Skriftlige spørsmål

Det er ikke innhentet data i form av skriftlige spørsmål til VK. Data fra VK er oversendt skriftlig.

Datadelen

cr basert på intervju og dokumentanalyse. På denne måten er problemstillingene og underspørsmål forsøkt belyst fra flere kilder. Identiske spørsmål som er rettet til flere kilder/respondenter har vært like både i forhold til innhold, omfang og nivå.

Om utvalg av brukere

Valg av brukere har vært foretatt etter følgende føringer og kriterier, oppdelt på de tidligere nevnte fire brukergruppene: • Samtlige utvalgte for kontroll er forctatt tilfeldig etter utkjørte lister fra sykestua og hjemmetjenesten.

• 6 brukere trekkes ut fra opphold i institusjon.

o o 1 bruker knyttet til korttidsopphold i institusjon 5 brukere knyttet til langtidsopphold i institusjon ' Respondenter og samtaleinformanter: I Ielse- og sosialsjef Bjornar Tollefsen, Pleie og omsorgskontoret Lothe, og Rorvik Sykestue v/Tove Severeide, ass. Radmann Trine Kvalo, og Rådmann Rov I Iarald Ottesen.

v/Einar 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

• 4 brukere knytet til hjemmetjeneste • 3 brukere av matombringing • 4 brukere av trygghetsalarmer

IBDO Noraudit

Ut fra innledende intervjuer og gjennomgang av brukcroversikt i administrasjonssystemet Profil hos VK og påfølgende vurderinger ble det foretatt utvalg av brukerc for kontroll. Utvalget er foretatt med utgangspunkt i liste for brukere av hjemmetjenester, der vi har forctatt utvelging av 4 brukere med utgangspunkt i hver 15. bruker på liste fra tilfeldig valgt startperson. Av disse 4 utvalgte var 2 på lista over mottakere av mat, og en på liste over trygghetsalarmer. Deretter valgte vi ut 3 brukere av trygghetsalarmer fra denne listen, hvorav 1 mottok hjemmetjenester og 2 var mottakere av mat. Dette gir cr utvalg på 7 brukere totalt. Disse 7 brukerne gir 5 kontroller i forhold til hjemmetjeneste, 4 kontroller av matmottakere og 4 med trygghetsalarm.

Brukere er anonymisert. Bruker i brukergruppe 1 er benevnt som bruker A 1 til A6, mens brukere i brukergruppe 2 er bencvnt som B1 og B2. Tilsvarende er gjort for alle 4 brukergruppene.

Kostnaden til den enkelte bruker cr kun relatert til aktuelle maksimalsatscr i lov og forskrifter.

Tallverdier hentet fra regnskapet til VK blir imidlertid oppgitt i rapporten da dette er offentlige opplysninger.

1.5 Revisjonskriterier

I tråd mcd Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. og RSK 001 er det etablert revisjonskriterier. Revisjonskriterier cr de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. Dette prosjektets revisjonskriteria vil bli presentert fortløpende i tilknytning til de ulike problemstillinger.

Revisjonskriterier er i hovedsak hentet fra: • Loy av 25.9. 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (LOK).

• Loy av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (LOS).

• Forskrift av 04.12.1992 om sosiale tjenester (FOS) med endringer av 10.12.1993, 06.01.1995 og 12.12.1997

• Loy av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (LOH).

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

• Forskrift av 26.04.1995 nr. 392 om vcdcrlag for opphold i institusjon (F0V), med endringer av 18.12.1998 nr. 1335, 05.01.2001 nr. 34, 21.06.2006 nr. 685, 22.12.2008 nr.

1584 • Rundskiv 1-6/2006 fra Helse og Omsorgsdepartementet av 13.12.2006.

• Ulovfestedc krav til forsvarlig saksbchandling - god forvaltningsskikk.

1.6 Rapportens oppbygning

I det videre gis det i kapittel 2 en oversikt over dc 17 brukerne som cr trukket ut for kontroll.

Kapittel 3 omhandler problemstillingene relatert til beregning av krav om vederlag fra kommunen.

Kapittelet innehar de aktuelle revisjonskriteria, kort oppsurnmering av fakta og våre vurderinger.

Rapporten kommentarer følger Kommunereyisjonens fasdagte høringspraksis, der høringsuttalelser og til disse synliggjøres i rapporten, disse fremgår av kapittel 4. Kapittel 5 gir hovedkonklusjoner og anbefalinger.

10 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

2. Oversikt over brukere og kort om VKs rutiner 2.1 Følgende brukere er gjennomgått i revisjonen

11 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

2.2 Oversikt over sentral dokumentasjon for brukerne

BDO Noraudit har Mnhentet en betydelig mengde dokumentasjon fra VK i forbindelse med bcslutningene om vedtak om vederlag og egenandeler for de enkelte brukerne. Dokumentasjonen er systematisert i tabellen under (A til D betegner bruker innenfor det enkelte brukcrområdc): ikke dokumentert 1- = Har oppgitt feil klageinstans for vederlagsberegningen.

2= Det er kun beregnet vederlag av trygdeytelser. Feil grunnbelop er innlagt i beregningssystemet. Dette har vært til fordel for bruker ettersom det medforer at det er innkrevd mindre i vederlag enn det kommunen har anledning til.

= Vi har bare foretatt kontroll av tidspunkt for vederlagsberegning for vedtak fattet i 2009. For ovrige vedtak er det bekreftet av avdelingsleder at vedtak forst er innkrevd fra en maned etter innflytringsdato.

3' = Ikke pafort referansenummer 4' = Dette er behandlet som en avtale, ikke et vedtak 5' = Tjenesten er behandlet som en avtale, ikke et vedtak. Det er ikke dokumentert at det er foretatt en individuell vurdering av tjenesten 12 07.12.2009

Vedtak nr.

3* 36/2009 41/2009 21/2009 213/2009 270/2009 37/2009 269/2009 271/2009 272/2009 268/2009 273/2009 160/2009 237/2009 167/2008 250/2008 67/2006 159/2009 Vedtaks dato 15.07.2009

Er det sendt underretning om vedtak om betaling7 Er det gitt opplysning om klageadgang Er betaling iht. vedtak Kommune styret?

i Har saks behandling vært tildfreds stillende?

Ja Ja Ja 1' IA IA Ja 2' 06.04.2009

11.03.2008

17.07.2008

25.04.2006

10.05.2009

Ja Ja Ja Ja 1* IA IA IA IA 2* 2* 2' 2' Ja 05.02.2009

05.02.2009

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja 02.02.2009

02.09.2009

Ja la Ja Ja Ja la Ja Ja Ja Ja 5' 4 4 14.10.2009

05.03.2009

Ja Ja Ja Ja 5' 5" 14.10.2009

14.01.2009

14.10.2009

Ja Ja Ja Ja 4* 4* 4 4* 4* Ja Ja Ja Ja 5* 5' 5" 5' 12.01.2009

Ja 4 Ja 5' Praktiseres inntekts skjerming?

IA Er det gjort etteroppgjor forhold til endring pga.

skatte oppgjor?

Er vederlag forst krevd fra en måned etter innflyttings dato?

IA Ia IA Nei Ja IA IA IA IA Nei Nei Nei Nei Ja* Ja* Ja* Ja IA Ja Ja Ja la Ja IA IA IA IA IA Ja Ja Ja Ja IA IA IA Ja Ja Ja IA IA IA

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

2.3 Kort om VKs rutiner ifm. vederlag/egenbetaling

Opphold i institusjon

Vedtak om plass og opphold på Rørvik sykestue fattes av avdelingsleder ved institusjonen. Dette gjøres på grunnlag av henvendelse fra bruker, pårørende, lege eller kommunens ansatte som fanger opp behov for heldøgns tilsyn og hjelp. Vedtaket gjøres ut fra en samlet vurdering av brukerens helsetilstand.

Det cr også avdelingsleder som gjør vcdtak om hva som skal betales i vederlag.

Ved korttidsopphold betales en fast sats pr døgn. Vederlag for dette faktureres over kommunens fakturcringssystem på ordinær måte. Avdelingsleder på institusjon legger inn grunnlaget og kommunens økonomikontor sender ut faktura.

Beregning av vederlag i forbindelse mcd langddsopphold gjennomføres ved manuell innlegging av grunndata i administrasjonssystemet PROFIL. Innleggingen gjøres av avdelingsleder ved Rørvik sykestue. Det foretas korrigert vederlagsberegning for beboerne et par ganger i året, når inntektene/ trygdene endrer seg. Siste vederlagsberegning ble ikke foretatt av avdelingsleder, men av NAV. Vi har ved vår kontroll av vederlagsberegning tatt utgangspunkt i siste beregning forctatt av avdelingsleder, med beregning av trekk fra 01.05.2009. Grunndata er bascrt på informasjon innhentet fra NAV i tilknytning til utbetalt trygd. Det innhentes ikke oversikt over beboers øvrige inntekter (for eksempel renteinntekter) og det blir ikke beregnet vcdcrlag på eventuelle inntekter ut over de trygdeytelser som NAV utbetaler.

Skattcoppgjør innehentes ikke og det foretas ikke noen etteroppgjør av vederlag hvis det skulle vise scg at beregnet vederlag ikke cr i samsvar mcd faktisk netto inntekt.

Vederlag for langtidsopphold blir trukket i beboernes trygd og kommunen mottar lister over trukket vederlag fra NAV hver måned.

Hjemmetjenester

Vedtak om hjemmetjenester fattes av leder ved hjemmesykepleien på grunnlag av behovsforespørsler fra den enkelte bruker, fra pårørende, lege eller signaler oppfattet av ansatte i kommunen. Forespørsler kan være både skriftlig og muntlig. Det etterstrebes en lav terskel for handling/vedtak, og smidigheti forhold til å gjennomføre hurtige vedtak.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

Til og med året 2007 benyttet VK en "Trappetrinn"-modell mcd marginalsatser for beregning av satser for hjernmehjelp. Dette gav uheldige utslag for de som havnet akkurat utenfor en trappcsats, og ble ansett som usolidarisk. Fra 2008 ble dette endret til en brukerrelatert individuell sats, der brukerne betaler 0,8 %o av inntekten for hver time som benyttes til hjemmehjelp, i henhold til vcdtak i Vikna Kommunestyre.

Matombringing og trygghetsalarmer anses av Vikna Kommune i det vesentlige som tjenester som faller utenfor behovet for tjenester etter LOS §4-3, og vil derfor være tjenester som i utgangspunktet tildeles etter Forvaltningslovens bestemmelser. Kommunen fastsetter da cgcnandelen selv, men mcd selykostutgiftcr som ct øvre tak. VK anser disse tjenestene som en avtale mellom VK og bruker, og det fattes derfor ikke formelle vedtak knyttet til disse forhold.

I den grad matombringing og trygghetsalarm anses som en tjeneste etter LOS §4-2 bokstav a, omfattes tjenestene etter reglene i FOS kap. 8.

Det foretas kursing og oppdatering av ansatte i tilknytning til ivaretakelsen av de naturlige funksjoner i helsetjenesten. Dette gjelder både formelle kurs og gjennom intern opplæring.

15 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

3. Egenbetalinger 3.1 Problemstillinger og revisjonskriterier

IBDO Noraudit

Dette delkapittelet omhandler følgende problemstillinger: Problemstilling 1: Er fastsettelse/utmåling av vederlag for opphold i institusjon og Problemstilling 2: vederlag for hjemmetjenester i henhold til sosialtjenesteloven (LOS) og lov om helsetjenester i kommunene (LOH)?

Er de formelle krav til saksbehandlingen godt dokumentert og Problemstilling 3: etterprøvbare?

Er informasjon til tjenestemottakere (og evt. pårørende) om regelverk og klageadgang ivarctatt?

Revisjonskriterier

Generelt

Lov om helsetjenesten i kommuncne (LOH) §2-3 og §6-9, og Lov om sosiale tjenester (LOS) §11-2 hjemler kommunenes adgang til å kunne kreve vederlag for brukernes opphold i institusjoner samt kommunenes adgang til å kunne kreve egenandel for hjemmehjelp, matombringing og trygghetsalarmer.

Omfanget og beregningen av brukerbetalingen for opphold i institusjon er regulert i Forskrift om vederlag for opphold i institusjon (F0V) av 26. April 1995 nr. 392. Beregning av egenandelene er regulert i Forskrift om lov av sosialc tjenester av 4. Desember 1992 med endringer (FOS).

Innkreving av brukerbetaling og egenandeler skal skje på objektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, og prosessen og viktige beslutninger skal dokumenteres.

I forhold til problemstillingenc cr følgende rettsregler brukt som revisjonskriterier: §2-3 §6-9 Adgang til å ta vederlag for helsetjeneste Gjennomføring og utfylling

Lov om Sosiale tjenester:

§4-2 Hvilke tjenester som omfattes 16 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

§4-3 Hjelp til dem som ikke kan dra omsorg for seg selv §11-2 Kommunens rett tli å kreve vederlag hos den som mottar ytelsene

Forskrift til lov om sosiale tjenester:

Kapittel — Vederlag for sosiale tjenester og for opphold i institusjon Utenfor Institusjon: §8-1 Tjenester det kan kreves vederlag for §8-2 Begrensninger i adgangen til å kreve vederlag §8-3 Kommunens adgang til å fastsette betalingssatser §8-4 Samlet inntektsgradert utgiftstak §8-5 Klage Innenfor institusjon: §8-6 Vederlag for opphold i institusjon

Forskrift om vederlag for opphold i institusjon: §1

§2 Virkeområde §3 §4 §5 §6 §7 §8 Om vedtaket Vederlagets størrelse ved langtidsopphold Vedrelagets størrelse ved korttidsopphold Fradrag i beregningsgrunnlaget Tidsrom for betaling av vederlag Hvilke tjenester omfattes av vederlaget Klage

Rundskriv om egenbetaling 1-6/2006

IBDO Noraudit

Rettsreglene vil bli nærmere omtalt ved sin anvendelse i vurderingskapitlene.

17 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

3.2 Brukergruppe 1 — Opphold i institusjon

Fakta

VK har en rekke brukere som i større cller mindre grad har behov for opphold, omsorg og pleie.

For en del av disse kan behovene være av kortsiktig karakter, men for langt de fleste cr det snakk om langtidsopphold. Fordelingsmessig er det ca. 9 brukere som har korttidsopphold og ca. 32 som har langtidsopphold på Rørvik Sykestue, totalt 41 brukere.

Tilbud om korttidsopphold gjelder bl.a. i forbindelse med rekonvalesering og opptrening som ikke anscs mulig å gjennomføre i hjemmet. Lagtidsoppholdet cr en mer permanent tjeneste for eldre som på grunn av alder, sykelighet eller annen tilstand ikke lenger anses å være i stand til å klarc scg i eget hjem.

Utdyping av revisjonskriterier

Innkreving/trekk for vederlag for opphold i institusjon skal være foretatt i 2009.

Av FOV §2 fremgår at kommunen skal treffe vedtak om vederlag etter bestemmelsene i forskriften. Underretning om vedtak og betaling skal skje skriftlig til beboeren, eventuelt til verge eller nærmeste pårørende.

Vederlagets størrelse ved langtidsopphold fremgår av FOV §3, og skal ikke overstigc de reelle oppholdsutgiftene (kapitalutgifter holdes utenfor). Oppholdsutgifter fastsettes av kommunen for den enkelte institusjon. Av inntekter inntil 1G kan det kreves betalt 75% årlig (redusert med et grunnbeløp på kr 6.200,- pr. år). Av inntekter utover 1G betales inntil 85%. Enhver skal ha til sin disposisjon minst 25% av 1G + fordel av fribeløpet på kr 6.200,-. Dersom skatteoppgjørct for foregående år viser at det ikke er beregnet riktig vederlag, skal det skje et ettcroppgjør.

Ved korttidsopphold beregnes vederlaget etter FOV §4. Kommunen kan ta betaling mcd inntil kr 121,- pr. døgn, og kr 61,- for det enkelte dag- eller nattopphold.

FOV §5 hjemler aktuelle fradrag i beregningsgrunnlaget, bl.a. i forbindelse med hjemmeboende ektefelle, rnindreårige barn eller ansvar for forsørging av barn over 18 år.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

Av FOV §6 fremgår at betaling for langtidsopphold ikke kan kreves før etter en måned regnet fra innflyttingsdato. Ved flytting fra annen institusjon skal opphold i denne telle med i forhold til tidsbegrepet.

Vedtak om vederlag kan iht FOV §8 påklages til fylkesmannen, iht. Forvaltningslovens §§28-34.

Klage kan også fremsettes av verge eller nærmeste pårørende.

Vurdering

Alle vedtak om opphold og innkreving av vederlag for opphold i institusjon cr enkeltvedtak som fattes med delegert instruks av helsc- og sosialkontoret ved helse- og sosialsjefen.

På forespørsel til avdelingsleder ved Rørvik sykestue om oversending av vedtak til bmker, opplyses det at samtlige vedtak blir sendt, enten til brukeren eller til verge cller pårørende. Sammen mcd vedtak om langtidsopphold sendes forenklet vederlagsberegning og opplysning om klageadgang og en orientering om vederlagsberegningen.

Vi har valgt å ikke kontrollerc opp mot bruker om vcdtak virkelig blir mottatt.

Etter vår vurdering cr den informasjon som sendes til bruker cller verge/pårørende ikke i samsvar mcd de regler som gjelder på området nå.

I den informasjonen som sendes ut: Gis det ikke opplysning om at vederlagsberegningen kan påklages til fylkesmannen.

Gis det opplysning om at kommunen hvert år vil foreta en kontrollberegning når skatteoppgjøres forcligger dvs, et etteroppgjør, noe som i praksis ikke blir gjort.

Gis det opplysning om at kommunen vil sende faktura på vederlag som bygger på inntekt utenom folketrygden. Dette gjøres ikke.

Gis det også opplysning om fradrag som gjøres i beregningen, så som gjeldsrenter og at renter deles i to ved uskiftet bo. I praksis tas det ikke hensyn til slike fradrag.

Gis det en del opplysninger om uskiftet bo som vi ikke kan se cr i samsvar med dagens regler.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

For korttidsopphold gjøres det vedtak om vederlag på kr 121,- pr døgn. Ved innkreving av betaling cr det sendt faktura på kr 118,- pr døgn. Dette skyldes at det cr feil betalingssats som ligger inne i fakturasystemet.

Ved beregning av vederlag for langtidsopphold beregnes dette bare ut fra trygdeytelser som beboer mottar fratrukket eventuelt forskuddstrekk. Det beregnes ikke vederlag av eventuelle andre inntekter enn pensjon/ trygdeytelser, og det gjøres ikke fradrag for eventuelle gjeldsrenter.

Skatteoppgjør innehentes ikke, og det kontrolleres ikke om det har vært avvik mellom forskuddstrekk og faktisk utlignet skatt. Det foretas ikke noc etteroppgjør i vederlagsberegningen med grunnlag i skatteoppgjør.

Det er ved beregning av vederlag tatt utgangspunkt i grunnbeløp på kr 62 892,- (tilsvarer grunnbeløp pr 01.05.06). Grunnbeløpet pr 01.05.09 cr på kr 72 881,-, men beløpet beregningssystemet PROFIL har ikke vært endret siden 2006.

Oppkreving av vcdcrlag ser ut til å være gjort fra riktig tidspunkt.

Totalt vederlag for opphold ved Rørvik sykestue overstiger ikke kommunens selvkost.

20 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

3.3 Brukergruppe

2 - Hjemmetjenester

Fakta

VK har som en del av sitt tilbud til innbyggerne i kommunen tilbud om hjemmetjenester der dette etterspørres eller vurderes nødvendig. Henvendelser om hjemmetjenester kommer delvis dirckte fra brukerne, delvis fra pårørende, og delvis fanges dette opp av etatens egne ansatte. Aktuelle hjemmetjenester er først og fremst bistand til renhold i hjemmet.

VK har pr. 07.10.2009 registrert 97 brukere av hjemmetjenester. Hjemmetjenester faktureres av VK direkte til den enkelte bruker på bakgnmn av timeskjema fra hjemmehjelpen, som mottaker av tjenesten skal ha signert på.

Beslutning om godkjenning av hjemmetjenester og omfang fattes ved vedtak av avdelingsleder.

Vedtaket bygger på beregninger foretatt av kontorpersonell på avdelingen.

Utdyping av revisjonskriterier

Fakturering og vedtak om bruk av hjemmetjenestene skal være forctatt i 2008 eller 2009.

Vederlag for hjemmehjelp kan iht FOS §8-2 kreves når dette ikke cr som ct ledd i hjemmesykepleien, ved hjelp til personlig stell m.m., avlastningstiltak for særlig tyngende omsorgsarbeid, støttekontakt eller omsorgslønn. Jfr. LOS §§4-2 og 4-3. Tilsvarende fremgår av Rundskriv 1-6/2006 av 13.12.2006 fra Helse- og Omsorgsdepartementet. I dette rundskrivet fremgår at dersom hjemmehjelp skjer som en tjeneste etter LOS §4-2 bokstav a, omfattes tjenestene av reglene i FOS kap. 8, og det skal da tas hensyn til inntektsskjerming etter FOS §8-4.

Dersom tildcling skjer utover behovet for tjenester i LOS § 4-3, skjer tildelingen mcd hjemmel i Forvaltningsloven, og kommunen kan da fastsette egenandelen selv, med selvkost som øvre tak.

Av FOS §8-3 fremgår at kommunen selv kan fastsette regler for betaling av vederlag og betalingssatser. Vederlaget kan ikke overstige kommunens selvkost, det kan ikke settes så høyt at bruker ikke vil være i stand til å dekke personlig behov og ansvar som forsørger, og det kan ikke dekkes av brukers formue.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

FOS §8-4 avgrenser det maksimale årlige vederlag for bruker, beregnet på bakgrunn av husstandens samlede skattbarc nettoinntekt før særfradrag. Siste tilgjengelige skattcligning legges til grunn for maksimalt vederlag. Dersom husstandens samlcdc skattbarc nettoinntekt før særfradrag cr under 2G, skal samlet vederlag ikke overstige kr. 155,- pr. måned.

Vcdtak om betalingen kan iht FOS §8-5 påklages til fylkcsrnannen.

Vurdering

Kommunestyret fattet i sak 109-07 av 13.12.2007 vedtak om at vederlag skal kreves mcd en timesats som utgjør 0,8%0 av husstandens samlede inntekt, med virkning fra 01.01.2008.

Tilsvarende vedtak ble fattet av Kommunestyret i sak 88-08 av 11.12.2008 mcd virkning fra 01.03.2009.

For samtlige kontrollerte brukere finnes vedtak på hjemmetjenester. For en av de kontrollerte brukerne cr saksnummer avglemt ført på vedtakspapirene.

På forespørsel til hjemmesykepleien om oversending av vedtak, sier de at samtlige vcdtak blir sendt, enten til brukeren eller til verge eller nærstående. Samtlige vedtak er utformet slik at de kan sendes direkte i brev, og vi har valgt å ikke kontrollere opp mot bruker om vcdtak virkelig blir mottatt.

Av det kontrollerte utvalg kan vi ikke se at det er krevd vederlag for andre tjenester enn hjemmetjenester. Samtlige vcdtak gjelder vederlag for rengjøring.

Det cr ikke avdekket vedtak om vcdcrlag som går ut over det laveste av kr. 155,- pr. måned eller en timesats på 0,8%0 av husstandens samlede skattbare nettoinntekt før særfradrag fra siste skateligning pr. 01.01.2008. Avkrevd vederlag er etter vårt syn i samsvar med lovens bestemmelser.

Etter vårt syn har saksbehandlingen knyttet til enkeltvedtak om hjernmehjelp vært tilfredsstillende.

Det er ikke tilfredsstillende dokumentasjon av at det faktisk blir foretatt etterkontroll av beregningsgrunnlaget Ved vesentlige endringer i netto skattbar inntekt fra tilstanden pr. 01.01. i beregningsåret skal det foretas en ny beregning av grunnlaget for fakturering av tjenesten.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

3.4 Brukergruppe

3 - Matombringing

IBDO Noraudit

Fakta

VK har pr. 07.10.2009 registrert 72 brukere tilknyttet matombringing. Av disse er det pr. d.d. ca.

25 som aktivt benytter seg av tjenesten. En del av brukerne på lista ønsker ikke mat hele tiden, og en del av brukerne er på institusjon deler av tida og får derved mat som en del av oppholdet i institusjonen. Matombringing faktureres av VK til den enkelte bruker.

VK har vurdert det slik at matombringing i hjemmet ikke er en del av det lovpålagte tjeneste tilbudet og har betraktet dette som en avtalc mellom VK og den enkelte bruker. Det er derfor fra VK's side ikke fattet formelle vcdtak i tilknytning til tjenesten. Grunnlaggende vurderinger blir gjort ut fra ernæringsmessig grunnlag.

Utdyping av revisjonskriterier

Fakturering av og vedtak om matombringing skal være forctatt i 2008 eller 2009.

Vederlag for matombringing kan iht FOS §8-2 kreves når dette ikke er som et ledd i hjemmesykepleien, ved hjelp til personlig stell m.m., avlastningstiltak for særlig tyngende omsorgsarbeid, støttekontakt eller omsorgslønn. Jfr. LOS §§4-2 og 4-3. Tilsvarende fremgår av Rundskriv 1-6/2006 av 13.12.2006 fra Helse- og Omsorgsdepartementet. I dette rundskrivet fremgår at dersom matombringing skjer som en tjeneste etter LOS §4-2 bokstav a, omfattes tjenestene av reglene i FOS kap. 8, og det skal da tas hensyn til inntektsskjerming etter FOS §8-4.

Dersom tildeling skjer utover behovet for tjenester i LOS § 4-3, skjer tildelingen med hjemmel i Forvaltningsloven, og kommunen kan da fastsette egenandelen selv, med selvkost som øvre tak.

FOS §8-4 avgrenser det maksimale årlige vederlag for bruker, beregnet på bakgrunn av husstandens samlede skattbare nettoinntekt før særfradrag. Siste tilgjengelige skatteligning legges til 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

grunn for maksimalt vcdcrlag. Dersom husstandens samlcdc skattbarc nettoinntekt før særfradrag cr under 2G, skal samlet vederlag ikke overstige kr. 155,- pr. måned.

Vedtak om betalingen kan iht FOS §8-5 påklages til fylkesmannen.

Vurdering

Kommunestyret fattet i sak 109-07 av 13.12.2007 vcdtak om at vederlag skal kreves mcd kr. 55, pr. porsjon middag, respektive kr. 2.200,- pr. måned for bebocre i Vikna Bo- og Servicesenter, mcd virkning fra 01.01.2008. Tilsvarende vedtak ble fattet av Kommunestyret i sak 88-08 av 11.12.2008 med kr. 60,- pr. porsjon middag, respektive kr. 2.300,- pr. måned for beboere i Vikna Bo- og Servicesenter, mcd virkning fra 01.03.2009.

Dersom det er slik at matombringliig ikke er en del av det lovpålagte tjeneste-tilbudet, vil VK kunne inngå avtaler mcd den enkelte bruker.

Hvis derimot VK's tilbud til brukeme tildeles som en grunnleggende forutsetning for at brukeme skal kunne bo hjemme — for å dekke et grunnleggende hjelpebehov, så skal reglenc i FOS Kap 8 og LOS §4-2 bokstad a følges.

Etter vårt syn er det ikke i tilstrekkelig grad foretatt en dokumentert grunnleggende vurdering av behovet til den enkelte bruker. Samtlige som ønsker matombringing kan få en slik avtalc. Det foretas så langt vi har brakt på det rene ingen dokumentert vurdering av den enkeltes individuelle tilstand eller behov, hvorvidt dette er innenfor LOS § 4-2 bokstav a eller ikke. Vi har ikke avdekket tildeling av matombringing i VK som cr vurdert etter reglene i LOS §4-2 bokstav a, og som derved omfattes av reglene i FOS kap. 8. Dersom det er brukere i VK som mottar matombringing som skulle vært behandlet etter reglene i LOS §4-2 bokstav a, vil det i VK være brudd på disse bestemmelsene. Dette kan få innvirkning på innkrevingen av egenandeler og gå utover utgiftstaket på kr. 155,- pr. måned.

Det er uklart om det tas tlistrekkelig hensyn til Rundskriv 1-6/2006 og om det foretas en tilfredsstilende vurdering av hvorvidt tjenesten ytes for å oppfylle ct hjelpebehov eller ikke.

Vederlag for matombringing overstiger ikke kommunens selvkost.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

3.5 Brukergruppe

4 - Trygghetsalarmer

IBDO Noraudit

Fakta

VK har ct tilbud til sine innbyggere om bruk av trygghetsalarmer. Brukerne cr både bcbocrc i omsorgsboligcr og hjemmeboende. Beboerne i leiligheter i Viknatunet (25 brukere) har tilbud om trygghetsalarm inkludert i husleien. Utover dette cr det 38 brukere av trygghetsalarm spredt utover kommunen.

Tildeling av trygghetsalarm skjer på grunnlag av henvendelser fra aktuelle brukere, pårørende og fra ansatte i kommunen selv.

VK har vurdert det slik at trygghetsalarmer ikke cr en del av det pålagte tjeneste-tilbudet og har betraktet dette som en avtale mellom VK og den enkelte bruker. Det er derfor fra VK's side ikke fattet formelle vedtak i tilknytning til tjenesten.

Utdyping av revisjonskriterier

Fakturering av trygghetsalarmer skal være foretatt i 2008 eller 2009.

Vederlag for trygghetsalarmer kan iht FOS §8-2 kreves når dette ikke cr som ct ledd i hjemmesykepleien, ved hjelp til personlig stell m.m., avlastningstiltak for særlig tyngende omsorgsarbeid, støttekontakt eller omsorgslønn. Jfr. LOS §§4-2 og 4-3. Tilsvarende fremgår av Rundskriv 1-6/2006 av 13.12.2006 fra Helse- og Omsorgsdepartementet. I dette rundskrivet fremgår at dersom tildcling av trygghetsalarmer skjer som en tjeneste etter LOS §4-2 bokstav a, omfattes tjenestene av reglene i FOS kap. 8, og det skal da tas hensyn til inntektsskjerming etter FOS §8-4. Dersom tildcling skjer utover behovet for tjenester i LOS § 4-3, skjer tildclingen med hjenunel i Forvaltningsloven, og kommunen kan da fastsette egenandelen selv, mcd selvkost som øvre tak.

Av FOS §8-3 fremgår at kommunen selv kan fastsette regler for betaling av vedcrlag og betalingssatser. Vederlaget kan ikke overstige kommunens selvkost, det kan ikke settes så høyt at bruker ikke vil være i stand til å dekke personlig behov og ansvar som forsørger, og det kan ikke dekkes av brukers formue.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

FOS §8-4 avgrenser det maksimale årlige vederlag for bruker, beregnet på bakgnmn av husstandens samlcdc skattbare nettoinntekt før særfradrag. Siste tilgjengelige skattcligning leggcs til grunn for maksimalt vcdcrlag. Dersom husstandens samlede skattbarc nettoinntekt før særfradrag er under 2G, skal samlet vederlag ikke overstige kr. 155,- pr. måned.

Vedtak om betalingen kan iht FOS §8-5 påklages til fylkesmannen.

Vurdering

Kommunestyret fattet i sak 109-07 av 13.12.2007 vedtak om at vederlag skal kreves med kr. 100, pr. måned, med virkning fra 01.01.2008. Tilsvarende vcdtak ble fattet av Kommunctyret i sak 88 08 av 11.12.2008 mcd virkning fra 01.03.2009.

Dersom det er slik at trygghetsalarm ikke er en del av det lovpålagte tjeneste-tilbudet, vil VK kunne inngå avtaler mcd den enkelte bruker.

Hvis derimot VK's tilbud til brukerne tildeles som en grunnleggende forutsetning for at brukerne skal kunne bo hjemme — for å dekke et grunnleggende hjelpebehov, så skal reglene i FOS Kap 8 og LOS §4-2 bokstad a følges.

Etter vårt syn er det ikke forctatt en grunnleggende vurdering av det individuelle behovet til den enkelte bruker. Samtlige som ønsker trygghetsalarm kan få en slik avtalc. Det foretas så langt vi har brakt på det rene ingen dokumentert vurdering av den enkeltes individuelle tilstand eller behov, hvorvidt dette er innenfor LOS § 4-2 bokstav a eller ikke.. Vi har ikke avdekket tildeling av trygghctsalarmer i VK som er vurdert etter reglene i LOS §4-2 bokstav a, og som derved omfattes av reglene i FOS kap. 8. Dersom det cr brukere i VK som mottar trygghetsalarm som skulle vært behandlet etter reglene i LOS §4-2 bokstav a, vil det i VK være brudd på disse besternmelsene.

Dette kan få innvirkning på innkrevingen av egenandeler og gå utover utgiftstaket på kr. 155,- pr.

måned.

Det cr uklart om det tas tilstrekkelig hensyn til Rundskriv 1-6/2006 og hvorvidt det foretas en tilfredsstilende vurdcring av hvorvidt tjenesten ytes for å oppfylle ct hjelpebehov eller ikke.

Vederlag for trygghetsalarm overstiger ikke kommunens selvkost.

07.12.2009

•

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

4. Kommentarer etter høring

IBDO Noraudit

Foreløpig rapport er sendt på høring til Helse- og sosialkontoret og til administrasjonen i VK.

Høringsuttalesene fremgår i det etterfølgende. Kommentarer til høringene vil nedenfor bli behandlet hver for seg.

4.1 Høringsuttalelse fra Helse og Sosialkontoret

Fro: Bjørnar Tollefsen Sendt: 27. november 2009 14:14 Til: Roy Harald Ottesen Emne: RE: Forvaltningsrevisjon av egenbetaling... Rapport per 30.10.2009.

Kommentarer fra helse- og sosialadministrasjonen om forvaltningsrevisjon av egenbetaling: Når det gjelder vurderingene som ligger til grunn for avtale om middagsombringing og trygghetsalarm, har vi følgende kommentar: 1. 2. Middagsombringing: grunnleggende vurderinger blir gjort ut fra ernæringsmessig grunnlag, men vurderingen blir i detalj ikke skriftliggjort Trygghetsalarm: her gjelder det samme, grunnleggende vurderinger blir gjort, men vurderingene blir i detalj ikke skriftliggjort.

Det som er viktig å presisere, er at en del av den individuelle vurderingen er å forebygge ernæringsmessige problemer og utrygghet for de brukerne som får disse tjenestene. Hjemmetjenesten vil i det følgende søke å bedre dokumentasjonen slik at de individuelle vurderinger blir mer synlig.

• Det vil bli utferdiget et standardskriv som skisserer klageadgang som skal vedlegges der beregning av vederlag/egenbetaling er foretatt.

• Helse- og sosialetaten vil foreta en gjennomgang og forbedring av rutinene slik at en i fremtiden sikrer at de rette satsene for vederlagsberegning følges.

I forbindelse med arbeidet med budsjettet for 2010 er det fra helse- og sosialadministrasjonen foreslått å øke stillingsressursen for sekretæren som har ansvaret for vederlagsberegningen slik at en sikrer at denne har tilstrekkelig med tid til et kvalitetsmessig godt arbeid. I tillegg vil dette følges opp med opplæring slik at en øker kompetansen til de medarbeidere som arbeider med vederlagsberegning og beregning av egenbetaling.

Høringsuttalelsen cr innarbeidet under de aktuelle punkter i rapporten.

Hovedtilbakemeldingen går på at man tar rapporten til etterretning og at man vil søke å bedre de eksisterende rutiner.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

4.2 Høringsuttalelse fra Administrasjonen

BDO Noraudit Romuld AS Viser til oversendt rapport datert 30.10.2009 vedrørende overnevnte. Rådmannen slutter seg til uttalelsen til helse- og sosialsjefen i mail datert 27.11. For rådmannen er det også viktig å understreke at man har enkle/oversiktlige systemer som ivaretar brukeren på en god måte.

Det må forutsettes at det for hver enkelt sak (person) er skriftlig dokumentasjon i form av avtale og at det er klagemulighet. I en tid med begrensede ressurser er det viktig at administrative ressurser begrenses til fordel for direkte pleie, samtidig som det vi gjør kan dokumenteres. Kommunen må bestrebe seg på til enhver tid å følge lover og forskrifter.

Rørvik, 30.11.2009

Hilsen Roy H. Ottesen Rådmann Vikna kommune Postboks 133 7900 Rørvik

Høringsuttalelsen er innarbeidet under de aktuelle punkter i rapporten.

Hovedtilbakemeldingen går på at rådmannen tar de påpekte forhold til etterretning og at man vil gjøre det nødvendige for å bringe rutincne på plass.

28 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

5. Hovedkonklusjoner og anbefalinger 5.1. Revisors hovedkonklusjoner

Det cr undersøkt praksis for innkreving av vederlag og egenandel brukerbetaling for 21 brukere av helse og omsorgstjenester hos Vikna Kommune registrert som brukere på kontrolltidspunktet.

Det er undersøkt praksis for totalt 21 krav om vederlag eller cgcnandeler for brukerbetaling, herav 6 opphold i institusjon, 4 vedr. hjemmehjelp, 3 vedr. matombringing og 5 vedr. trygghetsalarmer i perioden 2008 og 2009.

Revisjonen har avdekket brudd på sentrale prinsipper og på øvrige bestemmelser i regelverket for innkreving av vederlag og egenandel brukerbetaling for 13 av de 21 utvalgte brukerne. Bruddene inkluderer: • Kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet o Vurdering av hvilket regelverk som benyttes i tilknytning til matombringing og trygghetsalarm er ikke tilstrekkelig dokumentert • Saksnummer avglemt ført på ett vedtakspapir • Manglende og feil informasjon til brukerne o o Manglende opplysning om at vederlagsberegning kan påklages til Fylkesmannen Informasjonen som sendes ut til institusjonsbeboerne om vederlagsbercgning er foreldet og fcil på flere punkter • Manglende etterkontroll av vederlagsberegninger o Kontroll mot skatteoppgjør

Revisjonsprosjektet

Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om praksis for innkreving av vederlag og egenbetaling gjennomført av Vikna Kommune har vært i samsvar med regelverket for innkreving av vcdcrlag og egenandel for brukerbetaling.

07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

5.2. Anbefalinger

IBDO Noraudit

Bascrt på funn og vurderinger i revisjonen, anbefales at VK iverksetter tiltak for å sikre etterlevelse av regelverket for innkreving av vederlag og egenandel for brukerbetaling.

Det anbefalcs videre at det også fokuseres på følgende områder: • Det bør iverksettes tiltak for å sikre at det gjennomføres og dokurnenteres individuelle varderinger i forhold til egenandelsbetaling for matombringing og trygghetsalarmer, slik at korrekt regelverk benyttes.

• Det bør påses at retten til å klage på vcdtak om egenbetaling for opphold i institusjon fremgår av underretning til beboer/pårørende. Standardskriv som sendes ut sammen med vcdtak om opphold bør ajourføres slik at det blir i samsvar med dagens regler for vederlagsberegning.

• Det bør påses at beregningsgrunnlag og satser er oppdaterte i henhold til endringer i lovverk og vcdtak i VK.

• Det bør arbeides med økt regelverkskompetanse og -forståelse i organisasjonen 30 07.12.2009

Forvaltningsrevisjon av egenbetaling for pleie og omsorgstjenester, samt vederlag for opphold i institusjon.

IBDO Noraudit

Dokumentliste Lovverk

• Forskrift 15.06.2004 nr. 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuncr mv • Lov av 25.9. 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuncr • Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.

• Forskrift av 04.12.1992 om sosiale tjenester mcd endringer av 10.12.1993, 06.01.1995 og 12.12.1997

• Lov av 19.11.1998 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene • Forskrift av 26.04.1995 om helsetjenesten i kommunene • Ot.prp. 70 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon).

• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)

vri e kilder o referanser

• Woxholth, G. 2006:

Forvaltningsloven med kommentarer.

Oslo: Gyldendal Akademisk • RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, 23.04.2005. Norges kommunerevisorsforbund.

• Andersen, Laastad, Songstad og ølnes (2006): (NKRF)

Veileder i Forvaltningsrevisjon,

Trondhcim 31 07.12.2009

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2010/317-1 J52 Dato: Saksbehandler/Tlf: 03.05.2010

Trine Kvalø / 74 39 33 04

Utvalgssaksnr

52/10 25/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Retningslinjer for dyrehold i Vikna kommune.

Vedlagte dokumenter: 1 Forslag til "Retningslinjer for dyrehold i tettbygde strøk i Vikna kommune".

Dokumenter ikke vedlagt: • Ingen

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK:

Vikna kommunestyre vedtar forslaget til retningslinjer for dyrehold i Vikna kommune.

Saksprotokoll i Formannskap - 10.05.2010

Behandling:

Ingen andre forslag.

Vedtak:

Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Sakens dokumenter.

SAKSOPPLYSNINGER

Kattebestanden i Rørvik sentrum, da særlig ved Rørvik barnehage, utgjør pt. et betydelig hygienisk og estetisk problem. Etter befaring i området foretatt av smittevernlege, er det truffet vedtak om å få omplassert evt. avlivet katter. Over tid har det også kommet henvendelser fra ulike boligområder i Rørvik relatert til dyrehold, og da i hovedsak knyttet opp mot eierløse katter i disse områdene.

Det foreligger ingen sentrale lover eller forskrifter som gir retningslinjer for denne typen dyrehold, men kommunene kan imidlertid vedta retningslinjer om kattehold. Føringer for dette er gitt i Stortingsmelding 12 ( 2002-2003) ”Om dyrehold og velferd”.

RÅDMANNENS VURDERING

Lovgrunnlaget for å vurdere tilnærming i saken er å finne bl.a i Kommunehelsetjenesteloven kap 4A, samt i forskrift om miljørettet helsevern.

Dyrehold kan gi grunnlag for mistrivsel og konflikter i nabolag, og i slike situasjoner framkommer det fra klager at dyrehold kan medføre ulemper for en del innbyggere.

Av de alvorligste ulempene er at dyrehold kan forårsake helseplager, relatert til allergiske reaksjoner til disponerte personer, barn og voksne. Dyrene kan også være bærere av smittestoffer, eks. kan sykdommen toksoplasmose gi misdannelser hos foster viss gravide kvinner blir smittet.

Andre argumenter som ofte blir framført er de hygieniske opplevelsene, hvor bl.a hagemøbler og tilbehør ikke kan stå ute. Det er et hygienisk problem i sandkasser og lekeområder for barna. Dører og vinduer må holdes lukket pga. redsel for sterk lukt i hus og garasjer. Støy og bråk fra dyr som virker sjenerende inn på omgivelsene er et annet forhold som kan oppleves negativt, og som i verste fall kan ha innvirkning på folks helsemessige situasjon, mens det tilslutt også kan pekes på at angst og redsel for ulike sorter dyr kan være et reelt problem knyttet til dyreholdet For enkelte kommuner ligger det et politisk vedtak til grunn for regulering av dyrehold, hvor det er fattet vedtak som omfatter hold av kjæledyr generelt. Bergen, Tromsø og Namsos er eksempel på dette. Det er i utarbeidelsen av denne saken lagt til grunn retningslinjer fra disse kommunene.

Retningslinjene er fra rådmannens side ikke ment å skulle brukes til å utøve kontroll eller tilsyn på området, men kan brukes ved henvendelser fra kommunenes innbyggere, behandling av klager m.v. Retningslinjene vil også gjøre det enklere for folk som for eksempel ønsker å etablere seg med mange hunder/katter o.l. i et tettbebygd boligstrøk å finne ut hvilke normer, anbefalinger og krav som finnes på området. Retningslinjene skal bidra til å opprettholde trivsel og gode naboforhold, samt forebygge uhygieniske forhold som kan gi helsemessig ulempe.

KONKLUSJON/TILRÅDING

På bakgrunn av konkrete enkeltsaker og henvendelser vedrørende dyrehold framlegges forslag til retningslinjer for dyrehold i tettbebygd strøk i kommunen. Rådmannen ønsker gjennom dette å sikre innbyggerne en rettferdig og lik behandling av saker vedrørende dyrehold, og medvirke til trivsel og gode naboforhold. 2

Forskrift om miljørettet helsevern vil lettere bli ivaretatt ved at helsemessige ulemper i forbindelse med dyrehold forebygges.

Rørvik, 03.05.2010

Roy H. Ottesen rådmann 3

Retningslinjer for dyrehold i tettbygde strøk i Vikna kommune.

(Med hjemmel i Kommunehelsetjenesteloven og i Forskrift om miljørettet helsevern) 1. Med dyrehold i denne sammenheng menes hold av hunder, katter, duer, kaniner, fjærkre, hester, sauer, geiter og lignende som blir ivaretatt i bopel eller umiddelbar nærhet (duekleiv, kaninbur, fjærkrebur og lignende i hagen) 2. Hunder og katter skal være korrekt ID-merket. Metoden skal være dyrevernsmessig akseptabel, dvs. merkingen skal ikke medføre vesentlig smerte og ikke påføre dyret varige mén. Merket bør være så synlig som mulig, slik at identifikasjonen lett kan avleses. Halsbånd eller elektronisk merking anbefales som korrekt merking.

3. Kommunen kan iverksette tiltak for å redusere bestanden av eierløse dyr når disse medfører helsemessige eller hygieniske problemer.

4. Det er viktig at antallet dyr ikke overskrider det som er forsvarlig, og som eier kan mestre på en rimelig måte. Drift av dyrepensjonat, hold av sau, geit og hest er regulert i egen forskrift.

5. Alle dyreeiere er ansvarlig for at dyreholdet ikke medfører sjenerende lukt, støy eller forurensing for omgivelsene.

6. Alt avfall som matrester, ekskrementer, strø, kattesand og lignende skal forvaltes slik at hygieniske ulemper ikke oppstår. Dyrenes oppholdssted bur/hus el. må til enhver tid holdes rene. Skadedyr så som rotter, mus, med mer skal ikke forekomme. 7. Dyrehold i forbindelse med gårdsdrift er unntatt fra disse retningslinjer.

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2008/1366-20 146 Dato: Saksbehandler/Tlf: 12.02.2010

Roger Andersen / 74 39 33 13

Utvalgssaksnr

30/10 26/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Møtedato

06.04.2010

20.05.2010

Fastsettelse av ny lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk m.v. i Vikna kommune.

5 6 7 8 Vedlagte dokumenter: 1 Forslag til ny forskrift om åpningstider for serverings- og salgssteder og om salgs- og 2 3 skjenketider i Vikna kommune.

Forskrift om åpningstider for serveringssteder og salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk i Vikna kommune - Vedtatt av kommunestyret 13.04.05

Vikna Næringsforening - Uttalelse vedr. forslag til ny forskrift om åpningstider for skjenke og 4 serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk i Vikna kommune.

COOP Rørvik BA - Høringsuttalelse vedr ny forskrift om åpningstider for serveringssteder og salgs- og skjenketider for alkoholholdige drikke i Nærøy og Vikna kommune Pubdrift Rørvik as - Innspill til felles rusmiddelplan Vikna og Nærøy IOGT Rørvik/Namsos - Uttalelse til forslag om ny lokal forskrift om åpningstider m.m.

Sammenstilling av gjeldende og forslag til nye forskrifter.

Nærøy kommunestyre - Fastsettelse av ny lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk m.v. i Nærøy kommune.

Dokumenter ikke vedlagt: 1. Serveringsloven av 13.juni 1977 med endringer.

2. Alkoholloven av 2. juni 1989 nr. 27.

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: 1. Med hjemmel § 15 i Serveringsloven av 13.06.1997 med endring av i lov av 01.01.2008 og lov om omsetning av alkoholholdig drikk (alkoholloven) av 2. 06.

1989 nr. 27 §§3-7 og 4-4 vedtar Vikna kommunestyre ny lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk m.v. i Vikna kommune.

2. Forskriften kunngjøres i Norsk Lovtidend.

3. Forskriften trer i kraft fra 01.09.2010.

4. Gjeldende forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig m.v. i Vikna kommune opphører fra samme tidspunkt.

Saksprotokoll i Formannskap - 06.04.2010

Behandling:

Helse- og sosialsjef Bjørnar Tollefsen var til stede under behandlingen av denne saken.

Dokument delt ut i møtet: Sammenligning – Åpningstider, salgs- og skjenketider gjeldende og i forslag til ny forskrift.

Forslag fra Pål S. Eiden:

1. Ny forskrifts ordlyd blir lik rådmannens forslag med følgende endringer: (medfører justeringer i § 1 og § 2) Sjenketid fredag/lørdag/messedager (1+2) kl. 08.00-02.00

3 kl. 13.00-02.00

Åpningstider fredag/lørdag/messedager (1+2) 3 kl. 08.00-02.30

kl. 13.00-02.30

2. Resterende av vedtak blir likt rådmannens forslag.

Votering:

Det ble votert alternativt mellom rådmannens forslag til vedtak og forslag fra Pål S. Eiden.

Rådmannens forslag til vedtak vedtatt med 4 mot 3 stemmer.

Vedtak: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: 5. Med hjemmel § 15 i Serveringsloven av 13.06.1997 med endring av i lov av 01.01.2008 og lov om omsetning av alkoholholdig drikk (alkoholloven) av 2. 06.

6. Forskriften kunngjøres i Norsk Lovtidend.

7. Forskriften trer i kraft fra 01.09.2010.

8. Gjeldende forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig m.v. i Vikna kommune opphører fra samme tidspunkt.

SAKSGRUNNLAG

1. Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Vikna og Nærøy kommuner.

2. Lov om serveringsvirksomhet (Serveringsloven) av 13. juni 1997 med endringer i lov av 01.01.2008.

3. Lov om omsetning av alkoholholdig drikk (Alkoholloven) av 2. juni 1989 nr. 27.

4. Innhentede uttalelser.

SAKSOPPLYSNINGER

Kommunestyrene i Nærøy og Vikna kommuner har vedtatt ny felles rusmiddelpolitisk handlingsplan for perioden 2010 – 2014, jfr. sak PS nr. 66/09.

Retningslinjer og lokal forskrift

Retningslinjer for reaksjon ved overtredelse av alkohollovens bestemmelser for salg og skjenking, er vedtatt av kommunestyret, jfr. PS nr. 66/09.

Kommunestyrene vedtok videre at forslag til ny lokal forskrift for åpningstider for serverings- og skjenkesteder og salgs- og skjenketider skulle legges ut til høring.

Utarbeiding av ny lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk.

Opprinnelig forslag til ny lokal forskrift, som var sendt ut sammen med planforslaget under høringsrunden, viste seg å være noe upresis og mangelfull på vesentlige punkter. Forskriften var også utarbeidet og benevnt som en felles forskrift for begge kommunene, noen som juridisk sett blir feil da kommunene opptrer som selvstendige enheter en slik sammenheng. Kommunestyrenes myndighet er geografisk avgrenset til vedkommende kommune. Intensjonen og forutsetningen i planen er imidlertid at den lokale forskriften for begge kommunene så langt som mulig bør/skal være likelydende. Rådmannen har omarbeidet forskriften slik at den nå er i samsvar med serveringslovens, alkohollovens og forvaltningslovens bestemmelser. Rådmannen har rådført seg med juridisk avdeling hos fylkesmannen under arbeidet med forslaget til forskrift.

Høring

Forlaget til ny Forskrift om åpningstider for skjenke- og serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk er annonsert i lokalpressen og lagt ut til høring ved kommunens servicetorg i samfunnshuset og i bibliotekene på Rørvik og Austafjord.

Forsalget er også sendt aktuelle næringslivsbedrifter og interesseorganisasjoner i Vikna.

Uttalelser som er mottatt følger vedlagt.

Behandling og ikrafttreden

1. Etter høringsfristens utløp skal forskriften behandles av formannskapet og kommunestyret.

2. Forskriften kunngjøres i Norsk Lysingsblad.

3. Dersom den endelige vedtatte forskriften innebærer en innskrenkning i forhold til gjeldende forskrift hva angår åpnings, salgs- og skjenketidene, bestemmer forvaltningsloven at forskriften først kan tre i kraft etter 3 måneder etter at kommunestyret har vedtatt forskriften. Bakgrunnen for denne bestemmelsen er at salgs og skjenkestedene skal få tid til å tilpasse seg den nye forskriftens rammevilkår/bestemmelser. 4

Hvis det ikke blir gjort vesentlige endringer i forhold til gjeldende forskrift, kan den nye forskriften i kraft 1 (en) mnd. etter utlysingsdato i Norsk Lysingsblad.

Det er ikke nødvendig med Fylkesmannens stadfesting av forskriften.

RÅDMANNENS VURDERING

Næringsforeningen og serverings- og skjenkestedene i Vikna er sterkt imot den innskrenkingen av åpningstiden og salgs- og skjenketidene som er foreslått i Rusmiddelplanen. IOGT uttaler seg for en åpningstid, salgs- og skjenketid som foreslått i planen.

Premisser for salgs- og skjenketider m.v. i vedtatt plan.

Følgende forslag til innskjerpelser foreslås: Faste bevillinger: • Skjenking av alkohol både ute og inne kan foregå mellom kl 13:00 til kl 01:00 alle dager. Utover dette gis ingen unntak.

• Salg av øl kan foregå mellom kl 10:00 og 18:00 alle dager med unntak av de begrensninger som følger av lov.

• Faste skjenkebevillinger (over 4 år) vil ikke bli gitt til bedrifter/organisasjoner som ikke er registrert som restaurant/serveringssted i Brønnøysundregisteret.

• Bevilling ved enkeltanledninger: Ved Kolvereid-dager og Rørvik-dager og tilsvarende arrangementer, innvilges skjenking innenfor avgrenset festområde. Ordningen gjelder i en prøveperiode inntil 2 år.

Det innvilges ikke skjenkebevilling under idrettsarrangement.

Søknader om skjenkebevilling må leveres senest 1 måned før arrangementsdato.

Rådmannens oppfatning er at forskriften må utformes på en slik måte at den ivaretar salgs- og skjenkestedenes interesser, som i første rekke er regningssvarende drift og ønske om høy servicegrad. Salgs- og skjenketider er samtidig en viktig faktor i kommunes reiselivssatsning.

Samtidig er det også rådmannens oppfatning av forskriften skal speile de alkoholpolitiske premissene som er lagt i Rusmiddelplanen for kommende periode, som blant annet handler om solidaritet med enkeltmennesker og ikke minst iversette tiltak for å redusere alkoholforbruket. Rådmannens forslag til forskrift er derfor forsøk på å komme fram til et slags kompromiss for å imøtekomme de forskjellige behovene og interessene, men samtidig ta hensyn til de klare føringer som ble lagt ved kommunestyrets behandling av planen i desember 2009.

Forskriftens oppbygging og innhold – Rådmannens forslag.

Påfølgende orienteringen er lagt opp slik at forslaget til forslag til ny forskrift sammenlignes med gjeldende forskrift for de aktuelle paragrafene, samtidig som serveringsloven og alkohollovens bestemmelser er sitert inn.

(Forslag ny forskrift)

§ 1 Åpningstider, (ute og inne) jfr. Serveringsloven § 15 Serverings- og skjenkesteder kan på ukedagene søndag til torsdag ha åpent fra kl. 08.00 til kl. 01.30. Serverings- og skjenkesteder kan ha åpent fra kl. 08.00 til kl.02.00 på fredager og lørdager,

mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og Rørvik-dagene.

Når særlige grunner foreligger kan formannskapet etter søknad gi tillatelse til å åpne tidligere og/eller lukke senere ved enkeltanledning.

Dersom det ikke vedtas noen lokal forskrift i forhold til § 15 i serveringsloven, kan serverings og skjenkestedene ha åpent på døgnbasis. Åpningstidsbestemmelsen i serveringsloven ble tatt ut i forbindelse med revisjon av loven i 2008.

(Gjeldende. forskrift)

Gjeldende forskrift fastsetter slike rammer for åpningstiden: • • • • Søndag til torsdag : Fredag og lørdag: "Merkedager”, jfr. forskriften: Åpningstid utservering:

fra kl. 06.00 til kl. 01.30

fra kl. 06.00 til kl. 02.30

fra kl. 08.00 til kl. 24.00

Jfr. også dispensasjonsmuligheter gitt i pkt. d og e.

(Forslag ny forskrift)

§ 2 Skjenking av alkoholholdige drikker (ute og inne), jfr. Alkoholloven §4-4 Skjenking av alkoholholdig drikk i gruppe 1 og 2 kan på ukedagene søndag – torsdag skje fra

kl. 08.00 til kl. 01.00. Alkohol i gruppe 3 kan skje fra kl. 13.00 til kl. 01.00.

Alkoholholdig drikk i gruppe 1 og 2 kan skjenkes fra kl. 08.00 til kl. 01.30 på fredager og

lørdager, mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en

bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og Rørvik-dagene.

Alkoholholdig drikk i gruppe 3 kan skjenkes fra kl.13 til kl. 01.30 på fredager og lørdager,

mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og Rørvik-dagene.

Når særlige grunner foreligger kan formannskapet etter søknad gi tillatelse til utvidelse av skjenketiden for en enkelt anledning. Når skjenketiden utvides ved enkelt anledning, utvides også åpningstiden tilsvarende.

For øvrig skal skjenketiden for alkoholholdig drikker følge skjenkestedets åpningstid, dog slik at skjenkingen skal opphøre seneste1/2 time før stedet skal stenge. Det kan ikke i noe tilfelle skjenkes alkoholholdige drikker senere enn kl. 01.30.

På overnattingssteder kan det skjenkes alkoholholdig drikk i gruppe 1, 2 og 3 til overnattingsgjester uten hensyn til begrensningene i denne paragrafen.

(Gjeldende forskrift)

Gjeldende forskrift bestemmer at alkoholholdig drikk kan skjenkes slik: • Søndag til torsdag: Alkohol i gruppe 1 og 2 (ø1 og vin) kan skjenkes fra kl. 06.00 til kl. 01.00. Alkohol i gruppe 3 (brennevin) kan skjenkes fra kl. 13.00 til kl. 24.00. • •

Fredag og lørdag, samt merkedager i henhold til gjeldende forskrift:

Alkohol i gruppe 1 og 2 (ø1 og vin) kan skjenkes fra kl. 06.00 til kl. 02.00. Alkohol i gruppe 3 (brennevin) kan skjenkes fra kl. 13.00 til kl. 01.00.

Skjenking ute alle dager: Alkohol gruppe 1 og 2 fra kl. 08.00 til kl. 24.00

Alkohol gruppe 3 fra kl. 13.00 til kl. 24.00

Jfr. dispensasjonsmuligheten i nest siste avsnitt i gjeldende forskrift.

Alkohollovens bestemmelse - § 4-4 — vedrørende tidsinnskrenkninger for skjenking:

”Skjenking av alkoholholdig drikk med 22 volumprosent alkohol eller mer kan skje fra kl. 13.00 til24.00. Skjenking av annen alkoholholdig drikk kan skje fra kl. 08.00 til 01.00. Kommunestyret kan generelt for kommunen eller for det enkelte skjenkested innskrenke eller utvide tiden for skjenking i forhold til det som følger av første ledd. Fastsatt skjenketid kan utvides for en enkelt anledning. Skjenking av alkoholholdig drikk med 22 volumprosent alkohol eller mer er forbudt mellom kl. 03.00 og 13.00. Skjenking av annen alkoholholdig drikk er forbudt mellom kl. 03.00 og 06.00. Tiden for skjenking av alkoholholdig drikk med 22 volumprosent alkohol eller mer kan ikke fastsettes utover den tid det kan skjenkes annen alkoholholdig drikk. Konsum av utskjenket alkoholholdig drikk må opphøre senest 30 minutter etter skjenketidens utløp.

På overnattingssteder kan det skjenkes alkoholholdig drikk med lavere alkoholinnhold enn 22 volumprosent til overnattingsgjester uten hensyn til begrensningene i denne paragraf.”

(Forslag ny forskrifter er lik gjeldende forskrift)

§ 3 Salgstid for alkoholholdig drikk gruppe 1, jfr. Alkohollovens § 3-7 Salgstiden for alkoholholdig drikk i gruppe 1 er: • • Mandag til fredag Dager før søndager og helligdager, Unntatt dag før Kr. Himmelfart

fra kl. 08.00 til kl. 20.00

fra kl. 08.00 til kl. 18.00

• På Jul-, påske, pinseaften og nyttårsaften fra kl. 08.00 til kl. 15.00. Salg og utlevering av øl skal ikke skje på søndager og helligdager, 1. og 17. mai, og på stemmedagen for stortingsvalg, fylkes- og kommunevalg og folkeavstemning vedtatt ved lov.

Alkohollovens bestemmelse §3-7 vedrørende tidsinnskrenkninger for salg og utlevering

a v alkohol i gruppe 1:

”Salg og utlevering av alkoholholdig drikk med høyst 4.7 volumprosent alkohol kan skje fra kl. 08.00 til kl. 18.00. På dager før søn- og helligdager skal salget opphøre kl. 15.00. Dette gjelder ikke dagen før Kristi Himmelfartsdag. Kommunestyret kan generelt for kommunen eller for det enkelte salgssted innskrenke eller utvide tiden for salg i forhold til det som følger av første ledd. Salg og utlevering av drikk som nevnt i første ledd er likevel forbudt etter kl. 20.00 på hverdager, og etter kl. 18.00 på dager før søn- og helligdager unntatt dagen før Kristi Himmelfartsdag. Det kan bestemmes at salg ikke skal finne sted til bestemte tider på dagen eller på bestemte ukedager. Salg og utlevering av drikk som nevnt i første ledd skal ikke skje på søn- og helligdager, 1. og 17. mai, og på stemmedagene for stortingsvalg, fylkestingsvalg, kommunestyrevalg og folkeavstemning vedtatt ved lov.”

(Forslag ny forskrift – likelydende med gjeldende forskrift)

§ 4 Alminnelig skjenkebevilling ved enkeltanledning.

Alminnelig skjenkebevilling ved enkelt anledning til offentlige (åpne) arrangement gis av rådmannen, jfr. Kommunens delegasjonsreglement.

(Forslag ny forskrift - likelydende med gjeldende forskrift)

§ 5 Ambulerende skjenkebevilling Ambulerende skjenkebevilling til lukket selskap gis av rådmannen, jfr. vedlagte retningslinjer og fullmakt.

§ 6 Inndragning av bevilling/straff Bevilgningshavers brudd på gjeldende bestemmelser kan medføre inndragning av bevilgningen for en kortere eller lengre periode eller for resten av bevilgningsperioden, jfr.

retningslinjer ved overtredelse av alkohollovens bestemmelser for salg og skjenking vedtatt av Vikna kommunestyre i møte 10.12.2009.

§ 7 Forskriftens ikrafttreden Denne forskrift trer i kraft fra 01.09.2010.

Tidligere vedtatt kommunal forskrift om åpningstider for serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk i Vikna kommune opphører fra samme tidspunkt.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Jfr. forslag til vedtak.

Nærøy kommunestyre har i møte 30.40.2010 vedtatt ny lokal forskrift som innebærer lik åpningstid alle dager i uken - fra kl. 08.00 til kl.02.30 og lik skjenketid alle dager i uken for alkohol i gruppe 1og 2 fra kl. 08.00 til kl. 02.00 og alkohol i gruppe 3 fra kl. 13.00 til kl. 02.00

Rørvik, 25.03.2010

Roy H. Ottesen rådmann 8

(Høringsutkast)

Forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og salgs- og skjenketider for alkoholholdig drikk i Vikna kommune

Vedtatt av kommunestyret i møte (dato) — (PS-sak) Kunngjort i Norsk Lysingsblad (dato) Trådt i kraft fra (dato)

Vikna kommune — lokal forskrift om åpningstider for serverings- og skjenkesteder og om salgs- og skjenketider for alkoholholdig m.v. i Vikna kommune

Vedtatt av Vikna kommunestyre (dato) (sak nr) med hjemmel § 15 i Serveringsloven av 13.juni 1997 med endring av i lov av 01.01.2008 og lov om omsetning av alkoholholdigdrikk (alkoholloven) av 2. Juni 1989 nr. 27 §§3-7 og 4-4.

§ 1 Åpningstider, (ute og inne) jfr. Serveringsloven § 15 Serverings- og skjenkesteder kan på ukedagene søndag til torsdag ha åpent fra kl. 08.00

til kl. 01.30.

Serverings- og skjenkesteder kan ha åpent fra kl. 08.00 til kl.02.00 på fredager og

lørdager, mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og Rørvik dagene.

Når særlige grunner foreligger kan formannskapet etter søknad gi tillatelse til å åpne tidligere og/eller lukke senere ved enkeltanledning.

§ 2 Skjenking av alkoholholdige drikker (ute og inne), jfr. Alkoholloven §4-4 Følgende definisjoner legges til grunn, jfr. Forskrift av 8. Juni 2005 nr. 538 §1-1: • Alkoholholdig drikk gruppe 1: Drikk som inneholder over 2,5 og høyst 4,7 • volumprosent alkohol.

• Alkoholholdig drikk gruppe 2: Drikk som inneholder over 4,7 og mindre enn 22 • volumprosent alkohol.

• Alkoholholdig drikk gruppe 3: Drikk som inneholder mellom 22 og 60 volumprosent • alkohol.

Skjenking av alkoholholdig drikk i gruppe 1 og 2 kan på ukedagene søndag – torsdag

skje fra kl. 08.00 til kl. 01.00. Alkohol i gruppe 3 kan skje fra kl. 13.00 til kl. 01.00.

Alkoholholdig drikk i gruppe 1 og 2 kan skjenkes fra kl. 08.00 til kl. 01.30 på fredager

og lørdager, mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og

Rørvik-dagene.

Alkoholholdig drikk i gruppe 3 kan skjenkes fra kl.13 til kl. 01.30 på fredager og

lørdager, mellom jul og nyttår (26.12 – 31.12), 16. mai (når denne dagen ikke faller på en bevegelig helligdag), Skreifestivalen, Kystbymessa, Hurtigrutas dag og Rørvik dagene.

På overnattingssteder kan det skjenkes alkoholholdig drikk i gruppe 1, 2 og 3 til overnattingsgjester uten hensyn til begrensningene i denne paragrafen.

Kommunestyret kan vedta innskrenkinger i skjenke- og åpningstiden for det enkelte serverings/skjenkested.

§ 3 Salgstid for alkoholholdig drikk gruppe 1, jfr. Alkohollovens § 3-7 Salgstiden for alkoholholdig drikk i gruppe 1 er: • Mandag til fredag

fra kl. 08.00 til kl. 20.00

• Dager før søndager og helligdager, Unntatt dag før Kr. Himmelfart

fra kl. 08.00 til kl. 18.00

• På Jul-, påske, pinseaften og nyttårsaften fra kl. 08.00 til kl. 15.00. Salg og utlevering av øl skal ikke skje på søn- og helligdager, 1. og 17. mai, og på stemmedagen for stortingsvalg, fylkes- og kommunevalg og folkeavstemning vedtatt ved lov.

§ 4 Alminnelig skjenkebevilling ved enkeltanledning. Alminnelig skjenkebevilling ved enkelt anledning til offentlige (åpne) arrangement gis av rådmannen, jfr. Kommunens delegasjonsreglement.

§ 5 Ambulerende skjenkebevilling Ambulerende skjenkebevilling til lukket selskap gis av rådmannen., jfr. retningslinjer og fullmakt.

retningslinjer ved overtredelse av alkohollovens bestemmelser for salg og skjenking vedtatt av Vikna kommunestyre.

§ 7 Forskriftens ikrafttreden Denne forskrift trer i kraft fra (dato).

Tidligere vedtatt kommunal forskrift om åpningstider for serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk i Vikna kommune opphører fra samme tidspunkt.

Rådmannen Vikna kommune, 7900 Rørvik, 25.03.2010

Vikna kommune

Kommunestyret v/rådmann Roy Ottesen

7900 Rørvik

Rørvik, 19. februar 2010

Uttalelse vedr. forslag til ny forskrift om åpningstider for skjenke- og serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk i Vikna kommune.

Vi viser til tidligere oversendt felles uttalelse, datert den 09.12.2009, fra styret i Vikna Næringsforening, Nærøy Næringsforening og Kolvereid Handelsstands Forening i forbindelse med behandlingen av rusmiddelpolitisk handlingsplan for Vikna og Nærøy kommuner. Foreliggende forslag til ny forskrift er en oppfølging av tiltak i vedtatt rusmiddelpolitisk handlings-plan for de to kommunene. Styret i Vikna Næringsforening har følgende uttalelse vedr. forslag til ny forskrift om åpningstider for skjenke- og serveringssteder og salgs- og skjenketid for alkoholholdig drikk i Vikna kommune:

§1 - 2 Åpningstider og skjenking av alkoholholdige drikker.

§1. Åpningstider Vikna Næringsforening vil påpeke at eksisterende åpningstider for skjenke- og serveringsstedene er innarbeidet over en lengre periode og en anser det for svært uheldig å foreta endringer på åpningstidene for skjenke- og serveringsstedene i kommunen. Vi har store problemer med å finne en fornuftig begrunnelse for en innskrenking av åpningstidene og kan vanskelig se at en slik regulering kan ha noen som helst positiv effekt i et rusmiddelpolitisk perspektiv - hvis det da er dette som er en begrunnelse for å innskrenke selve åpningstidene. (salgstidene er jo en sak for seg..) Derimot vil en innskrenking av tillatt åpningstid kunne medføre at tilreisende gjester kan få et noe amputert tilbud. Dette spesielt i de tilfellene hvor et skjenke- og/eller serveringssted også fungerer som et sted hvor det serveres frokost til gjester. Vi kan vanskelig se at det er noen fornuftig begrunnelse i å innskrenke åpningstidene på en slik måte at en ikke kan få servert eksempelvis frokost i skjenke- og serverings stedenes lokaler før tidligst kl. 08.00. Det må anses som et dårlig servicetilbud dersom en må anbefale gjester å smøre matpakke om kvelden dersom en skal reise relativt tidlig neste morgen… Vikna Næringsforening ber om at en opprettholder eksisterende åpningstider for skjenke- og serveringsstedene, dvs. fra kl. 06.00 og forøvrig i hht. gjeldende forskrift. §2. Skjenking av alkoholholdige drikker Styret i Vikna Næringsforening vil få påpeke at skjenking av alkohol har et strengt reglement i forhold til at dette er varer som det kun er lov til å servere til et voksent publikum og at skjenking skal skje i lovbestemte og kontrollerte former. Som et grunnleggende synspunkt vil vi framholde at vi mener det må være fordel aktig, ikke minst i et rusmiddelpolitisk perspektiv, at en størst mulig del av alkoholholdig skjenking og servering foregår gjennom lovlige utsalgssteder. Ved at en opprettholder en akseptabel fleksibilitet mht. skjenketider har en i alle fall en viss mulighet til å motvirke andre og kanskje mer uheldige utslag av alkoholkonsum som ellers foregår i privat regi. Kanskje kan en opprettholdelse av dagens skjenketider også ses på som et preventivt tiltak i forhold til at en til en viss grad begrenser behovet for mer og mindre utagerende private nachspiel…

2 Det kan i denne sammenhengen anmerkes at når det gjelder problemer med tilkalling av politiet i forbindelse med festbråk så gjelder dette i hovedsak tilkalling til private hjem og i liten grad i forbindelse med bråk og uro på de offentlige utestedene. Vi har heller ikke i forbindelse med forslaget om innskjerping av skjenketidene så langt sett noen god begrunnelse for å innskjerpe skjenketidspunktene i forhold til dagens ordning. Forslaget til ny forskrift foreslår at skjenking av alkohol i gruppe 1, 2 og 3 kan skje fra kl. 13.00 (nåværende kl. 06.00 i gr. 1 og 2). Som en kommentar til foreslåtte innskjerping kan en vel anmerke at det ikke har vært registrert noen stor grad av ”formiddagsfyll” i distriktet (!) som et resultat av at folk har hatt muligheten til å ta seg et glass øl eller vin på serveringsstedene før kl. 13.00 på dagtid. Vi synes imidlertid at det spesielt for tilreisende publikum sommerstid vil innebære et vesentlig dårligere servicetilbud dersom servering av en lovlig vare først er tillatt etter kl. 13.00. Vi har en grunnleggende oppfatning av at et voksent publikum i størst mulig grad bør ha anledning til selv å bestemme når en finner det hensiktsmessig å kjøpe en lovlig vare som er serveres på lovlig måte og i kontrollerte former. Styret i Vikna Næringsforening ber om at en opprettholder eksisterende tillatte skjenketider for skjenke- og serveringsstedene, dvs. fra kl. 06.00-01.00/02.00 (gruppe 1 og 2) samt fra kl. 13.00-24.00/01.00 (gruppe 3) og forøvrig i hht. gjeldende forskrift.

§ 3 Salgstid for alkoholholdig drikk – gruppe 1 (øl)

Som nevnt ovenfor mener vi at et voksent publikum i størst mulig grad bør ha anled ning til selv å bestemme når de finner det hensiktsmessig å kjøpe en lovlig vare som er solgt på lovlig måte og kontrollert vis. Som et grunnprinsipp mener vi at lovlige varer bør kunne være tillatt å selge innenfor lovlig (brto.) åpningstid i forretningene. Eksisterende tillatte salgstider for øl er imidlertid godt innarbeidet. Forretnings drivende og publikum har etablert sine salgs- og innkjøpsrutiner i forhold til en ordning som har vært i funksjon en del år. Eksisterende, tillatte salgstider har så langt også hatt en akseptabel fleksibilitet i forhold til publikums handlemønster. Styret i Vikna Næringsforening er spesielt opptatt av at dagligvareforretningene til enhver tid skal kunne yte publikum en best mulig service. Implisitt i dette ligger det også at vi mener publikum bør ha krav på å få kjøpt lovlige varer innenfor lovlig åpningstid i forretningene innenfor de rammene som norsk lov forøvrig legger opp til. Etterhvert som åpningstidene i dagligvareforretningene i regionen har blitt utvidet de senere årene har også publikums handlemønster blitt endret. Dette gir folk muligheter til å foreta nødvendig handel av dagligvarer etter ordinær arbeidstid. Vi finner det svært betenkelig å innskjerpe muligetene til å få kjøpt en vare som øl kun innenfor et tidsrom fram til kl. 18.00. Vi mener dette reduserer folks anledning til selv å velge tidspunkt for når de finner praktiske muligheter for å foreta sine innkjøp. Vi mener også det er viktig å opprettholde og videreføre en best mulig service overfor et tilreisende publikum, spesielt sommerstid hvor det er mange besøkende i regionen. Mange besøkende ankommer regionen på ettermiddags-, og kveldstid og har behov for å gjøre en del innkjøp når en ankommer distriktet. Dette gjelder publikum som kommer til distriktet både med bil og båt. En innskjerping av salgstidene for øl i dagligvareforretningene er ikke i samsvar med den service profilen vi ønsker å tilstrebe ovenfor et tilreisende publikum.

Vi vil med bakgrunn i ovenstående momenter få rette en sterk henstilling til Vikna kommunestyre om at en beholder de salgstidene for alkoholholdig drikk gruppe 2 som en har innarbeidet pr. i dag, dvs. fra kl. 08 - 20.00 / 08 – 18.00 og med de begrensningene som ellers følger av gjeldende forskrift og norsk lov forøvrig. Styret i Vikna Næringsforening er på generelt grunnlag skeptiske til om en innskjerping av skjenke- og salgstidene vil ha noen målbar positiv effekt i forhold til folks drikkemønster og henstiller derfor om at en opprettholder eksisterende bestemmelser uten ytterligere innskjerping. ____________________________________ Ovenstående uttalelse ble behandlet som sak 18.2010 den 19.02.2010 i styret for Vikna Næringsforening og ble gjort følgende vedtak: "uttalelsen enstemmig vedtatt".

Med vennlig hilsen ___________________ Per Arne Sørli

sign.

Dagfinn Eriksen

daglig leder Vikna Næringsforening Tlf. 74 39 42 40 (hjemmekontor) Mob. 918 12 074 E-post: [email protected]

sign.

___________________ Kjell Skjevelnes

styremedlem

sign.

___________________

sign.

___________________ Linn Ofstad

styremedlem styreleder Vikna Næringsforening

sign.

Bjørn Helge Valø

styremedlem

Eivind Remman

styremedlem 3

COOP RØRVIK BA

STRANDGT. 13 7900 RØRVIK

Tlf. 74 39 24 50.

Faks 74 39 24 51 Rørvik, 29.01.10.

Vikna kommune v/rådmannen.

Postboks 133-Sentrum, 7901 Rørvik.

HØRINGSUTTALELSE VEDR. NY FORSKRIFT OM ÅPNINGSTIDER FOR SERVERINGSSTEDER OG SALGS- OG SKJENKETIDER FOR ALKOHOLHOLDIG DRIKKE I NÆRØY OG VIKNA KOMMUNE.

§ 3 SALGSTID FOR ALKOHOLDHOLDIG DRIKKE.

Vi viser til brev fra Vikna kommune datert 14.12.09.

I de siste årene har det vært en betydelig endring i innkjøpsvaner av dagligvarer her i denne region og som landet for øvrig. Innkjøpene fordeler seg over flere timer i døgnet og da med økning på sent ettermiddag og kveld. Åpningstidene i dagligvarebutikkene er tilpasset dette handlemønstret. Den aller største omsetningen av alkoholholdig drikke inntil 4,75 volumprosent skjer samtidig med innkjøp av andre dagligvarer. For de kunder som gjør sine dagligvareinnkjøp mellom kl. 18.00 og 20.00, vil bli avskåret fra å få gjøre innkjøp av denne varegruppen.

Det er mange kunder som kjører langt for å gjøre innkjøp av dagligvarer en gang i uken etter arbeidstid. Det vil bli svært beklagelig hvis denne kundegruppen ikke kan få kjøpe alkoholholdig drikke hvis de ikke når frem til regionsenteret før kl 18.00.

Rørvik har etter hvert blitt attraktiv for turister. Ikke minst båtturister som kommer inn til havn sent ettermiddag og kveld og kjører videre neste morgen. Det vil være svært beklagelig at vi utelukker disse kunder fra å få kjøpe alkoholholdig drikke mens de er i Rørvik. Turister generelt vil stille seg uforstående til ekstra begrensninger av salgstid av denne varegruppe.

Vi ber om at nåværende maksimaltid for salg og utlevering av øl videreføres.

Med hilsen Coop Rørvik BA / Kj ell Skjevelnes bisponent

Pubdrift Rorvik as v/ Truls Oren Pb.4

7901 Rorvik V ikna Kommune

V/ Bjørnar Tollefsen

Rorvik 01.03.10

Innspill til felles rusmiddelplan Vikna og Nærøy

Vil forst fa si vi foler oss litt lurt da vi fikk vite om det nye horingsutkastet. Dette med bakgrunn i at vi er relativt ny oppstartet og foler kanskje at kommunen burde fortalt oss tidligere at dette ar under utarbeidelse. Iladde vi fått vite dette for. ville vi vurdert pa nytt om vi turte satse et million belop pa å starte opp et slikt tilbud.

For det er akkurat et tilbud vi kan kalle dette. både for fastboende og ikke minst tilreisende som kommer til Vikna kommune. Vi folte at det var behov for dette og fikk inntrykk av at Vikna kommune med formannskapet var enige i dette. ved at vi fikk enstemmig vedtak på soknad om serveringsbevilling.

i mener at dagens tilbud hva gjelder klokkeslett for skjenking er på et minimums nivå. Det hadde vært onskelig med ytterlig 1 time forlenget skjenketid på fredag og lordag. Dette med bakgrunn i at det er allmenn kjent at det er mye etterpå fester med mye bråk. vold og omgang med ulovlige rusmidler. . Dette kan vi lese i avisen nesten hver mandag.

Dette tror vi hadde blitt bedre hvis vi hadde fått en time lenure skjenketid og ikke blitt avkortet med en time. Da svært mange av gjestene ikke kommer ut for etter midnatt er det mange som ikke er klar for sengen kl 0230. Må være bedre at skjenkingen foregår på en offentlig plass under kontrollerte former med vakter. hvor vi unngår både overskjenking og misbruk av ulovlige rusmidler.

i kan også meddele at det har vært meget lite bråk og vold ved vårt etablissement. Noe som det lokale lensrnanns kontor kan bekrefte. Vi har også hatt flere skjenkekontroller hvor ingen uregelmessigheter er blitt avdekt.

Ma ouså nevnes at dersom skjenketidene blir redusert med en time vil det bli vanskelig og drive okonomisk forsvarlig da over 50% av omsetningen foregår etter kl 0100. Vi synes også at enkelte i kommunen bor holde seg for gode til å gå ut i media og hevde at vi kun tenker profitt. Dette er forkastelig. da vi som startet opp dette gjorde det for å gi Vikna kommunes innbyggere samt tilreisende et etterlengtet tilbud. Vi har selv egne jobber utenom og hever ingen lonn ved bedriften.

Vårt onske er kun å yte et etterlengtet tilbud. Dette blir nå vanskelig dersom kommunen setter i kraft den nye forskriften som nå er ute på horing.

Derfor håper vi at kommunen tar med disse innspill i det videre arbeidet.

Mvh ([0(5

(.14-&k

Truls Oren Rederiet Pub & Bar

Sammenligning - Åpningstider, salgs- og skjenketider gjeldende og forslag ny forskrift -

Vedlegg til PS 30/10 i formannskapet.

Gjeldende forskrift

Forslag ny forskrift

Kl.

Åpningstider

Søndag – torsdag Fredag/lørdag/”messedager” m.m.

06.00-01.30

06.00-02.30

Åpningstider

Søndag – torsdag Fredag/lørdag/”messedager” m.m.

08.00-01.30

08.00-02.00

Skjenketider

Søndag-torsdag (alkohol gr.1 og2) Søndag-torsdag (alkohol gr. 3) 06.00-01.00

13.00-24.00

Skjenketider

Søndag-torsdag (alkohol gr.1 og2) Søndag-torsdag (alkohol gr. 3) 08.00-01.00

13.00-01.00

Fredager/lørdager/”messedager” m.m. (alkohol i gruppe 1 og 2) Fredager/lørdager/”messedager” m.m.(alkohol i gruppe 3) 06.00-02.00

13.00-01.00

Fredager/lørdager/”messedager” m.m (alkohol i gruppe 1 og 2) Fredager/lørdager/”messedager” m.m (alkohol i gruppe 3) 08.00-01.30

13.00-01.30

Skjenketider ute

Alle dager i uken ( alkohol i gruppe 1og 2) Alle dager i uken (alkohol i gruppe 3) 08.00-24.00

13.00-24.00

Skjenketider ute

Søndag –torsdag ( alkohol i gruppe 1og 2) Søndag - torsdag (alkohol i gruppe 3) Fredager/lørdager/”messedager” m.m (alkohol i gruppe 1 og 2) Fredager/lørdager/”messedager” m.m (alkohol i gruppe 3) 08.00-01.00

13.00-01.00

08.00-01.30

13.00-01.30

Salgstider for alkohol i gruppe 1 og 2 (øl og rusbrus)

Mandag - fredag Dager før søndager og helligdager - unntatt dag før Kr. Himmelfart På Jul-, påske, pinseaften og nyttårsaften 08.00-20.00

08.00-18.00

08.00-15.00

Salgstider for alkohol i gruppe 1 og 2 (øl og rusbrus)

Mandag - fredag Dager før søndager og helligdager - unntatt dag før Kr. Himmelfart På Jul-, påske, pinseaften og nyttårsaften 08.00-20.00

08.00-18.00

08.00-15.00

m.m = (mellom jul og nyttår) dagene 26.12 – 31.12.

VIKNA KOMMUNE

Postadresse

Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK

Telefon

74 39 33 00

Telefaks

74 39 00 70 E-post: [email protected]

Saksnr.: Arkiv:

SAKSFRAMLEGG

2009/739-1 200 Dato: Saksbehandler/Tlf: 25.09.2009

Roy H. Ottesen/Elsa Elde / 74 39 33 13

Utvalgssaksnr

50/10 27/10

Utvalg

Formannskap Kommunestyre

Nytt økonomireglement for Vikna kommune.

Vedlagte dokumenter: 1 Forslag til økonomireglement for Vikna kommune - mai 2010.

2 Oversikt over ansatte med bestillings-/attestasjonsfullmakt og anvisningsmyndighet i Vikna kommune per 01.06.2010.

3 Eksempel på delegering av fullmakt fra rådmannen (skjema datert mai 2010) Dokumenter ikke vedlagt: Ingen.

Møtedato

10.05.2010

20.05.2010

RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: Vikna kommunestyre vedtar framlagte forslag til nytt økonomireglement for Vikna kommune (datert mai 2010).

Saksprotokoll i Formannskap - 10.05.2010

Behandling:

Økonomisjef Elsa Elde var til stede for å svare på spørsmål under behandlingen av denne saken.

Ingen andre forslag.

Vedtak:

Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

SAKSGRUNNLAG

Forslag til nytt økonomireglement for Vikna kommune – datert mai 2010.

SAKSOPPLYSNINGER

Gjeldende økonomireglement for Vikna kommune er fra 1994 – vedtatt av kommunestyret i møte 17.02.1994 – sak nr. 10/94. Bakgrunnen for at det nå er utarbeidet forslag til nytt reglement er at gjeldende reglement ikke er oppdatert i forhold til budsjett- og regnskapsforskriftene, samt at det heller ikke er tilpasset dagens administrative og politiske struktur i Vikna kommune. I tillegg har det siden 1994 skjedd flere endringer i aktuelle lover og forskrifter.

I arbeidet med det nye reglementet er det tatt utgangspunkt i det gjeldende reglementet fra 1994 og NKK sitt normalreglement (NKK= forbund for kommunal økonomiforvaltning og skatteinnfordring) som grunnlag og tilpasset reglementet til Vikna kommunes organisasjon og behov. Reglement fra andre kommuner har også vært benyttet i arbeidet.

Vikna kommunes revisor – Noraudit Romuld AS – har hatt forslaget til gjennomgang. Revisjons merknader i mail av 09.10.2009 er hensyntatt og innarbeidet i det endelige forslaget til økonomireglement som nå legges fram til behandling i kommunestyret.

Vikna kommune sitt delegasjonsreglementet ble siste gang vedtatt av kommunestyret i møte 29.10.2004 – sak nr. 064/04. Dette vil i løpet av 2010 også bli lagt fram for revidering og oppdatering. Tilsvarende også når det gjelder finansreglementet. Dette ble vedtatt i 2003.

Investeringsprosjekter – herunder rapportering

Kommunestyret har ved flere anledninger etterspurt en enkel form for rapportering når det gjelder investeringsprosjekter. I forhold til dette vises til forslaget til økonomireglement fra side 34. Rapportering er spesielt omtalt i pkt. 8.15 på side 38.

Videre har kommunestyret i møte 15.06.2005 – sak nr. 23/05, vedtatt retningslinjer for hvordan investeringsprosjekter skal håndteres rent budsjettmessig. Disse er inntatt i reglementet.

Rådmannen vil med utgangspunkt i tidligere erfaringer i kommunen se nærmere på hvordan organiseringen av større investeringer skal gjennomføres i praksis, dvs sammensetning av prosjektorganisasjon, bestilling og gjennomføring. Dette blir framlagt som egen sak.

Delegasjon av budsjett- og personalansvar

Forslaget til nytt økonomireglement legger opp til å delegere budsjettansvaret til alle mellomledere inkl. rektorene. Tilsvarende i forhold til personalansvar. Rapportering vil skje til respektive etatsjef, mens etatsjefene rapporter til rådmannen.

Vedlagt følger en oversikt over de som har: Bestillings- og attestasjonsfullmakt per 1.06.2010. Anvisningsmyndighet per 1.06.2010. Eksempel på delegasjon av fullmakt (fullmaktskriv gitt av rådmannen/nærmeste leder).

RÅDMANNENS VURDERING

Etter rådmannens syn gir det framlagte økonomireglementet et godt grunnlag for å holde orden og kontroll på kommunens økonomi, både når det gjelder drift og investeringer. Reglementet beskriver også rutiner og ansvarsfordeling internt i organisasjonen og mellom administrativt og politisk nivå. Framlagte forslag til reglement er en kombinasjon av reglement og 3

rutinebeskrivelser og derfor meget detaljert. Økonomireglementet må også sees i sammenheng med delegasjonsreglementet og finansreglementet. Det nye økonomireglementet vil – når det er vedtatt - bli gjennomgått med alle som har budsjettansvar.

Som tidligere nevnt vil både delegasjonsreglementet og finansreglementet bli lagt fram for revidering og oppdatering i løpet av året.

KONKLUSJON/TILRÅDING

Framlagte forslag til nytt økonomireglement foreslås vedtatt.

Rørvik, 29.04.2010

Roy H. Ottesen rådmann 4

Økonomireglement

(Forslag mai 2010)

Vedtatt av kommunestyret i møte 00.00.2010 – sak PS xx/10

Økonomireglement for Vikna kommune

1

I n n h o l d

side

Generelt om økonomireglementet.

………………………………………. 05 1.1

1.2

Bakgrunn……………………………………………………………………….. 05 Formål..…………………………………………………………………………. 05

2 Styringsmål, utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering og oppfølging av budsjett og økonomiplan

………………………………. 06 2.1

2.2

Kommunens plan- og økonomisystem………………………………………… 06 Årsbudsjett og økonomiplan…………………………………………………… 09 2.2.1 Styringsmål……………………………………………………………………… 09 2.2.2 Utarbeidelse…………………………………………………………………….. 09 2.2.3 Økonomisk statusbeskrivelse………………………………………………….. 09 2.2.4 Konsekvensjustert budsjett……………………………………………………. 10 2.2.5 Økonomiplanen og årsbudsjettet – tidsplan…………………………………… 10 2.2.6

Oppstilling og fordeling………………………………………………………… 11 2.2.7 Sektorområder………………………………………………………………….. 11 2.2.8 Behandling………………………………………………………………………. 12 2.3

Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker………………………………………… 12 2.3.1

Kommunestyrets kompetanse………………………………………………….. 13 2.3.2

2.3.3

2.3.4

2.3.5

Begrensninger i fullmaktsbestemmelsene……………………………………… 13 Fullmakter til formannskapet..………………………………………………… 13 Fullmakter til rådmannen..…………………………………………………….. 14 Oppfølging av budsjett…………………………………………………………. 14 3

Økonomimodellen, økonomisystemet og kontoplan……………….

15 3.1

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5

Økonomimodellen og økonomisystemet……………………………………….. 15 Økonomisystemet……………………………………………………………….. 15 Økonomimodellen………………………………………………………………. 15 Forholdet til nasjonal rapportering (KOSTRA)……………………………… 17 Intern rapportering……………………………………………………………… 17 Endringer i kontoplanen………………………………………………………… 17

4 Sentrale systemer for kjøp og salg av varer og

tjenester……………………………………………………………….

18 4.1 Innkjøpsavtaler…………………………………………………………………… 18 4.2

Kontroll ved vareopptak – attestasjon – anvisning…………………………….. 18

Økonomireglement for Vikna kommune

4.2.1 Bestillingsfullmakter……………………………………………………………… 18 4.2.2

Varemottak.. ………………………………………………………………………18 4.2.3

Fakturakontroll…………………………………………………………………… 18 4.2.4

4.2.5

Attestasjon………………………………………………………………………… 19 Anvisning…………………………………………………………………………. 19 4.3 Inventarkartotek…………………………………………………………………. 21 4.4 Utgående fakturaer……………………………………………………………….. 21 4.4.1

Maskinell fakturering…………………………………………………………….. 21 4.4.2

Purring/innkreving……………………………………………………………….. 22 4.4.3 Betalingsbetingelser………………………………………………………………. 22 4.5

4.6

4.7

Tilknytningsavgifter, refusjoner med mer………………………………………. 22 Salg av kommunale eiendeler…………………………………………………….. 23 Kommunale krav – ansvar……………………………………………………….. 23 5

Regnskapsprinsipp og årsavslutning…………………………….….

24 5.1

5.2

5.2.1

5.2.2

5.2.3

5.2.4

5.2.5

5.2.6

5.2.7

5.3

5.3.1

5.3.2

5.3.3

5.3.4

Årsregnskapet/årsberetning og årsmelding…………………………………….. 24 Grunnleggende regnskapsprinsipp……………………………………………… 24 Anordningsprinsippet……………………………………………………………. 24 Finansielt orientert regnskap……………………………………………………. 24 Bruttoføring………………………………………………………………………. 24 All tilgang og bruk av midler……………………………………………………. 25 God kommunal regnskapsskikk………………………………………………… 25 Merverdiavgift …………………………………………………………………….25

Merverdiavgiftskompensasjon all kommunal virksomhet.……….…………… 25 Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister…………………………….. 26 Regnskapsavslutningen……………………………………………………………26 Strykningsbestemmelser.………………………………………………………….26

Regnskapsavleggelse………………………………………………………………27 Aktiviteter ved avslutning av årsregnskapet…………………………………….27

6 Rapportering………………………………………………………….

28 6.1

6.2

6.3

6.4

Periodisk rapportering…………………………………………………………… 28 Årsberetnng……………………………………………………………………….. 28 Årsmelding………………………………………………………………………… 28 Nasjonal rapportering……………………………………………………………. 28

7 Diverse bestemmelser regnskapet…………………………………..

29 7.1

7.2

7.2.1

7.2.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

Retningslinjer for avskriving av fordringer…………………………………….. 29 Retningslinjer for tapsavsetning, avskrivning av konstaterte tap og sletting… 30 Retningslinjer for tapsavsetninger.……………………………………………… 30 Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap……………………………… 30 Delegering til rådmannen (bortskrivinger, pantefravikelse mm)……………… 31 Retningslinjer for avskrivning av eiendeler………………………………………32 Regler for innbetalinger……………………………………………………………32 Regler for utbetalinger……………………………………………………………..32

Regler for kontantkasse………………………………………………………….. 33 Internkontroll……………………………………………………………………… 33

Økonomireglement for Vikna kommune

8 Reglement for investeringsprosjekter……………………………….

34 8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

8.6

8.7

Plan- og byggekomite……………………………………………………………… 35 Forprosjekt………………………………………………………………………… 36 8.7.1 Godkjenning av forprosjekt……………………………………………………… 36 8.8

8.9

8.10

8.11

8.12

8.13

8.14

Tomt/eiendomserverv……………………………………………………………… 37 Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett………………………………………………… 37 Forslag til bevilgning - kommunestyret………………………………………….. 37 Administrasjon…………………………………………………………………….. 37 Oppstart…………..………………………………………………………………… 37 Kontrahering, valg av anbyder…………………………………………………… 38 Byggestart………………………………………………………………………….. 38 8.15

8.16

8.17

8.18

Formål……………………………………………………………………………… 34 Definisjoner………………………………………………………………………… 34 Forholdet til kommunens plansystem……………………………………………. 34 Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet…………………. 35 Initiativ……………………………………………………………………………… 35 Oppfølging/rapportering i byggetiden/prosjektregnskap…….………………… 38 Tilleggsbevilgning…………………………………………………………………. 38 Overtakelse/overlevering………………………………………………………….. 38 Sluttregnskap………………………………………………………………………. 38 9

Annet

………………………………………………………………………………. 39 9.1

9.2

Skatteattest………………………………………………………………………… 39 Ikt…………………………………………………………………………………… 39 Vedlegg til økonomireglementet

• Oversikt over ansatte med bestillings-/attestasjonsfullmakt og anvisningsmyndighet i Vikna kommune (ajour per 01.06.2010).

1.

Økonomireglement for Vikna kommune

GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET

1.1 Bakgrunn

Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet: § § § § §

Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter – jfr. kommuneloven § 46 nr. 8.

Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsmelding – jfr. kommuneloven § 48 nr. 6.

Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner – jfr. kommuneloven § 49 nr. 2.

Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier – jfr. kommuneloven § 51 nr. 3.

Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jfr. kommunelovens § 52 nr. 2.

De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement.

Økonomireglementet vedtas av kommunestyret og kan i hovedsak bare endres av dette organet. Rådmannen gis myndighet til å foreta ajourføringer og mindre endringer i reglementet når det ikke gjelder prinsipielle eller omstridte spørsmål, eller når det gjelder tilpasning til politiske vedtak.

1.2 Formål

Formålet med økonomireglementet er: • • • • • •

Å beskrive kommunens økonomi- og regnskapssystem.

Å beskrive hovedreglene (styringsmål) for den økonomiske styringen av Vikna kommunes virksomhet, herunder klargjøre det ansvar politikere og administrasjon har for sin økonomiske virksomhet. Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen.

Å bidra til en bedre økonomistyring.

Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.

Å dokumentere noen viktige økonomirutiner, herunder bruk av budsjettet, endringer i budsjettet, oppfølging av budsjettet, delegering av myndighet og regnskapsføring.

Økonomireglementet er bygget opp med budsjett- og regnskapsteori sammen med fremgangsmåter (rutiner) for hvordan vi løser de viktigste spørsmålene i vår egen økonomiforvaltning. (Økonomireglementet er bygget opp etter NKKs normalreglement (NKK = Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund) som grunnlag, og tilpasset Vikna kommunes behov). 5

2.

Økonomireglement for Vikna kommune

STYRINGSMÅL, UTARBEIDELSE, FORDELING, BEHANDLING, DISPONERING OG OPPFØLGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN

2.1 Kommunens plan- og økonomisystem

Kommunens virksomhet skal drives i henhold til vedtatte mål. Det skal etableres rutiner for kvalitetssikring av de kommunale tjenester. Økonomisk planlegging og resultatvurdering skal skje fortløpende gjennom året, slik at det blir en sammenheng mellom kommuneplan, økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning.

Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: 1.

Kommuneplanens langsiktige del.

Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen).

Årsbudsjettet.

Tertsialsrapporter.

Årsregnskap/årsberetning, årsmelding og nasjonal rapportering.

Kommuneplanens langsiktige del

Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. (Jfr. Plan- og bygningsloven § 20-1 og Kommuneloven § 5) . Vikna kommune mangler foreløpig en kommuneplan etter Pbl § 20 som skal angi overordnet målsetting, hovedstrategier, hovedmål og delmål for kommunens virksomhet. Planen er imidlertid under arbeid. Arealdelen til kommuneplanen er imidlertid vedtatt og rullert flere ganger.

Kommuneplanens kortsiktige del

Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har et 4 årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til handlingsprogram og disse dokumentene blir dermed identiske. Dokumentet betegnes heretter som økonomiplan. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. (Jfr Plan- og bygningsloven § 20-1 og Kommuneloven § 5).

Tidsplan for behandlingen av økonomiplanen

Vikna kommunes økonomiplan skal bestå av en tekstdel, samt en tabelldel som viser balanse i tilgang og bruk av midler for det enkelte år. Rådmannens forslag til økonomiplan gjøres ferdig innen 31. august. Etter at formannskapet har avgitt sin innstilling, skal økonomiplanen legges ut til alminnelig ettersyn i 14 dager. Kommunestyret vedtar som hovedregel økonomiplanen i september måned.

I juni måned forutsettes at kommunestyret foretar en forberedende behandling av økonomiplanen. I dette ligger at kommunestyret kommer med innspill og forslag til endringer, prioriteringer, signaler med videre som rådmannen tar med seg i det videre arbeidet med planen. Til møtet i juni legger rådmannen fram et notat som beskriver nåsituasjonen og hvilke økonomiske rammer som er til stede i den kommende planperioden ut fra kjente forutsetninger på dette tidspunktet.

Økonomireglement for Vikna kommune

Rapportering

I løpet av året er det budsjettrapportering (tertial) til kommunestyret 3 ganger, per 30. april, 30. august og 31.12. (årsberetning). Her foretas det en grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. Budsjettregulering (hovedregulering) foretas av som hovedregel 2 ganger i løpet av året, per 1. juni og per 1.oktober. I bestemmelsene om fullmakter i budsjettsaker fremgår fullmakter til å regulere budsjettet i løpet av året. I forbindelse med rapporteringen foretas det budsjettreguleringer etter behov både i de folkevalgte organer og administrativt.

Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer per 15. februar hvert år, jfr. kommuneloven § 49 og forskrift om rapportering. For videre prosedyre se kapittel 6.

Kommunestyret er pålagt å behandle årsregnskapet innen 1. juli det påfølgende år, jfr kommuneloven § 48 og regnskapsforskriften § 10. For videre prosedyre se kapittel 5.

Rådmannen skal utarbeide årsmelding i hht kommuneloven § 48. For videre prosedyre se kapittel 6.

I tillegg til rapporteringen til kommunestyret har rådmannen rutiner for administrativ intern rapportering/oppfølging.

Økonomireglement for Vikna kommune

Det kommunale styringssystemet kan fremstilles slik:

Kommuneplanlegging, langsiktig del • mål for utviklingen • retningslinjer for gjennomføring • arealdel Handlingsprogram • mål/premisser • sektorplaner • økonomiplan Årsbudsjett Internregnskap Drift, investering og balanse Etter den inndelingen kommunen har gjort i bevilgningsbudsjettet Ekstern regnskap Økonomi oversikter • drift • investering • balanse Regnskapsrapporter Årsmelding Nasjonal rapportering (KOSTRA) • ekstern rapportering • funksjonsinndeling • nøkkeltall Samlet ekstern informasjon 8

Økonomireglement for Vikna kommune

2.2. Årsbudsjett og økonomiplan

Formål

Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere planlagte fastsatte målsetninger, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå.

Anvendelsesområde

I henhold til kommuneloven § 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jfr. kommuneloven § 44, nr 5. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring.

Ansvar

Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økonomiplan og årsbudsjettsakene.

2.2.1 Styringsmål

• • • • Kommunestyret legger følgende økonomiske styringsmål/handlingsregler til grunn: • styrke likviditeten • fokus på tiltak som gir økt økonomisk handlingsrom • redusere lånegjelda, nye låneopptak skal som hovedregel være lavere enn avdrag på eksisterende lån (handlingsregel) unngå bruk av kassakreditt unngå Robek dekke løpende økonomiske forpliktelser til rett tid rådmannen gir i årsberetningen en tilbakemelding på om styringsmålene er nådd

2.2.2 Utarbeidelse

Kommuneplanens langsiktige del benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg benyttes følgende: • • • • • • • årsregnskap/årsberetning årsmelding økonomisk statusbeskrivelse konsekvensjustert budsjett sektorplaner evaluering av drift og vedtatte mål nasjonal rapportering

2.2.3 Økonomisk statusbeskrivelse

(inngår i økonomiplanen) Statusbeskrivelsen utarbeides for å kunne få en bakgrunn for å vurdere den økonomiske handlingsfrihet med sikte på å få fram hvilke tilpasningsbehov eller økonomiske frihetsgrader som foreligger. Statusbeskrivelsen er basert på siste avlagte årsregnskap samt endringer etter 9

Økonomireglement for Vikna kommune

den tid. I noen grad vil det for å se utviklingen over tid bli foretatt sammenligninger med tidligere år.

2.2.4 Konsekvensjustert budsjett

(inngår i økonomiplanen) For å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i økonomiplanperioden utarbeides en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele planperioden, og uten at det settes i gang nye investeringer.

2.2.5 Økonomiplanen og årsbudsjettet - tidsplan

Økonomisk statusbeskrivelse og konsekvensjustert budsjett danner grunnlaget og gir forutsetningene for budsjettarbeidet. Rådmannen sender i juni ut budsjettrundskriv internt i organisasjonen som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplanen og årsbudsjettet.

Oppsummert blir tidsplanen for arbeidet med økonomiplanen og årsbudsjettet slik:

Budsjettrundskriv fra rådmannen sendes ut til etater og avdelinger (Omfatter både økonomiplan og kommende årsbudsjett) Forberedende behandling av økonomiplanen i kommunestyret Primo juni Juni Frist for sektorene til å fremme sine forslag til rådmannen i forhold til økonomiplanen/årsbudsjettet 10. juni/1.september Rådmannens forslag til økonomiplan skal være ferdig Økonomiplanen behandles i nemnder, råd og utvalg Økonomiplanen behandles i formannskapet Økonomiplanen behandles i kommunestyret Rådmannens forslag til årsbudsjett skal være ferdig ca Årsbudsjettet behandles i nemnder, råd og utvalg Årsbudsjettet behandles i formannskapet Årsbudsjettet behandles i kommunestyret 31. august September September September 5. november November November Desember • • Økonomiplanen (jfr. kommunelovens § 44) skal • gjelde for fire år.

• angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden.

danne grunnlaget for årsbudsjettene.

følge opp og videreføre satsingsområder.

Sektorene utarbeider sine forslag til økonomiplan på detaljnivå innenfor sine respektive rammeområder. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen.

• • Årsbudsjettet (jfr. kommunel. §§ 45,46 og 47, samt GKRS = god kom. regskapsskikk) skal • utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år.

bygge på prioriteringer i økonomiplanen.

være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer. kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene er bindende for rammeområdene.

Sektorene utarbeider sine forslag til årsbudsjett på detaljnivå innenfor sine respektive rammeområder etter gjeldende budsjettforskrifter. Det skal knyttes kommentarer til 10

Økonomireglement for Vikna kommune

bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen.

2.2.6 Oppstilling og fordeling

Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bl. bygge på regnskapet for det foregående året som korrigeres for: - Forventede endringer i perioden (ny virksomhet/redusert virksomhet o.l.) - Målsettinger for sektorenes virksomhet - Endringer i stillinger (nye/omgjøringer/reduksjoner) Kommunestyret vedtar investeringsbudsjettet på detaljnivå (artsnivå). Driftsbudsjettet vedtas på rammeområder og iht obligatorisk oppstilling, jfr. budsjettforskriften vedlegg 1a og 2. I henhold til kommuneloven § 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Økonomiplanen inneholder 4 hoveddeler:

Økonomisk statusbeskrivelse

Verbal framstilling av hvordan kommunen ser på den økonomiske stillingen pr dags dato. Hovedhensikten med statusbeskrivelsen er å få en bakgrunn for å vurdere den økonomiske handlingsfrihet med sikte på å få fram hvilke tilpasningsbehov eller økonomiske frihetsgrader som foreligger.

Konsekvensjustert budsjettoversikt

For å få en oversikt over den økonomiske handlingsfriheten for økonomiplanperioden utarbeides en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års gjeldende budsjett skal en se på konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktivitet framskrevet i planperioden.

Økonomisk handlefrihet

Basert på konsekvensjustert budsjettoversikt foretas en gjennomgang/vurdering av de økonomiske utgiftsrammene til de ulike kommunale virksomhetene. Siktemålet er å få fram den faktiske økonomiske handlefriheten.

4. Endelig budsjettoversikt

Oversikt driftsdel og investeringsdel for årene i planperioden.

Oversikt over investeringsprosjekter med finansiering Oversikt over renteutgifter, låneavdrag og avsetninger til gjeldsavdragsfond.

Oversikt over arbeidskapital, langsiktig gjeld og fond.

Oversikt over utviklingen i garantiansvar.

Oversikt over tilskudd til/fra kommunale særbedrifter og interkommunale sammensl./selskap.

2.2.7 Sektorområder

Vikna kommunes budsjettsystem omfatter følgende sektorområder: 1. Rådmannen (omfatter: bl.a rådmannskontor, økonomiavd., politisk virksomhet, fellesutgifter, servicetorg, landbruk, næring, kultur, kirkelig fellesråd). 2. Oppvekst (omfatter: skole, barnehager, sfo. bibliotek, kulturskole). 3. Helse og sosial (omfatter: helse, pleie og omsorg, barnevern, sosialkontor, nav, rus/psyk). 4. Teknisk (inkl. selvkostområder på var-området). 8. Finans (herunder; skatt, overføringer fra staten, finansieringsinntekter og finansieringsutgifter). 11

Økonomireglement for Vikna kommune

Innenfor hvert sektorområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen.

I tilfeller hvor kommunestyret vedtar en innsparing for et rammeområde, skal dette spesifiseres. Rådmannen kan gjøre mindre endringer mellom ansvarsområder på hvert enkelt rammeområde.

2.2.8 Behandling

Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens §§ 44 og 45, og budsjettforskriften §§ 3, 4 og 15.

2.3 Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker

Kommunestyret kan vedta budsjettet som brutto utgifter og brutto inntekter eller gi en nettoramme. Avhengig av detaljgraden på nettorammen i bevilgningsbudsjettet skal kommunestyret i tillegg gi mål og premisser for tildelingen. Kommunestyret må selv avgjøre hvilket detaljnivå de vil vedta bevilgningsbudsjettet på gjennom bestemmelser i økonomireglementet. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Er bevilgningene gitt netto per ansvarsområde skal kommunestyret selv foreta budsjettjusteringer når nettorammen for det gitte ansvarsområde er overskredet. Er bevilgningen gitt brutto inntekt og brutto utgift må kommunestyret få seg forelagt budsjettjustering dersom enten brutto inntekten har avvik eller at brutto utgiften har avvik. Vikna kommunestyre vedtok i møte 18.10.2001 - sak nr. 57/01 at årsbudsjettet for Vikna kommune legges fram på netto driftsutgift per ansvar. Bruttotallene framgår også i budsjettdokumentet. Praksis er videre at rådmannens fordeling av budsjettet på detaljnivå følger vedlagt årsbudsjettet i eget dokument til kommunestyrets orientering.

Kommunestyret i Vikna vedtar nettorammer for hvert ansvarsområde (jfr. pkt 2.2.2.1). Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Har et ansvar overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, per dato dekkes inn i løpet av året legger rådmannen fram sak om regulering/eventuelt mulighet for tilleggsbevilgning til kommunestyret, som endring av nettorammen for ansvarsområdet.

Ansvar

Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at budsjettreglementet følges. Etatsjefene har tilsvarende ansvar overfor rådmannen til at reglementet blir fulgt i sine respektive etatene.

Beskrivelse av gjennomføring

Budsjettreglementet kommer til anvendelse når det er nødvendig å endre kommunestyrets vedtatte årsbudsjett eller utvalgene sine fordelinger av rammeområdene gitt av kommunestyret. Rådmannen legger fram for formannskapet og kommunestyret sak om budsjettendringer på alle sektorområder.

Stående anvisning

Vikna kommune har stående anvisning på fastlønn, renter og avdrag, samt løpende kommunale krav. Det årlige budsjettvedtaket angir den økonomiske rammen på disse.

Økonomireglement for Vikna kommune

2.3.1 Kommunestyrets kompetanse

Drift:

Kommunestyret vedtar årsbudsjettet iht kommuneloven § 45 og budsjettforskriften § 4. Kommunestyret skal selv vedta et budsjett satt opp iht budsjettskjemaene 1a, 1b, 2a og 2b. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning per rammeområde (rådmannen, oppvekst, helse og sosial, teknisk, finans).

Kommunestyret skal innenfor den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr. kommuneloven § 45, nr. 4. Kommunestyret skal selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder; - sum frie disponible inntekter - finansutgifter netto - avsetninger netto - til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr. budsjettskjema 1a.

Kommunestyret selv skal foreta budsjettjusteringer mellom rammeområdene.

Investering:

Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettet og fordele rammen på de enkelte prosjekt. Kommunestyret selv vedtar budsjettet på detaljnivå (artsnivå).

Kommunestyret selv skal foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt i budsjettet, dvs. dersom inntekts- eller utgiftsposter på et prosjekt må økes.

2.3.2 Begrensninger i fullmaktsbestemmelsene

Fullmakten etter dette reglement omfatter ikke: § § tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover vedtatt budsjett.

tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak.

2.3.3 Fullmakter til formannskapet

Med de begrensninger som følger av ovenstående, samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: a) Formannskapet gis fullmakt til å disponere merinntekter på inntil kr 100.000 på det enkelte ansvarsområdet, ekskl. selvkostområder. Merinntekter utover dette disponeres av kommunestyret. Unntaket er refusjoner hvor fullmakten begrenser seg til den faktiske refusjon.

b) For øremerkede statstilskudd er fullmakten begrenset til statstilskuddet dersom det ikke finnes kommunal bevilgning på området allerede. Foreligger det kommunal bevilgning på området vurderer formannskapet om statstilskuddet skal komme i tillegg til den kommunale bevilgning, eller erstatte denne. Bestemmelsen gjelder for alle ansvarsområder.

c) Tilleggsbevilge/budsjettregulere i kommunenes driftsbudsjett ved disponering av post 14901-11001-100 Reserverte bevilgninger.

Økonomireglement for Vikna kommune

2.3.4 Fullmakter til rådmannen

a) b) c)

Driftsbudsjettet:

Disponere/overføre fra art 14900-80005-880 Lønnsreserve til arter innenfor serien 010 – 099 ved tariffoppgjør/lokale lønnsoppgjør.

Rådmannen gis fullmakt til å se utgiftsposter for lønn (hovedpost 0) og inntektsposter for refundert sykelønn/fødselspenger (artene 17100 og 17110) under ett og skal budsjettjustere for dette.

Rådmannen gis fullmakt til overføring mellom arter (budsjettregulere) i kurante saker innenfor det enkelte ansvarsområdet (dvs. på den enkelte ramme, ikke mellom rammene).

d) Rådmannen gis fullmakt til, i driftsbudsjettet, å overføre beløp mellom arter, samt til å øke utgifter tilsvarende økte inntekter. Tilsvarende mellom ansvar. Slike endringer er begrenset oppad til kr 50.000,- i hvert enkelt tilfelle.

Investeringsbudsjettet:

Rådmannen gis fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følge av forskyvning av prosjektenes framdrift, ved at budsjettbeløp reduseres i regnskapsåret og overføres til påfølgende budsjettår. Prosjektenes totalbudsjett kan ikke endres.

2.3.5 Oppfølging av budsjett

Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12, jfr. budsjettforskriften § 15.

Økonomireglement for Vikna kommune

3. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN

3.1 ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET 3.1.1 Økonomisystemet

Økonomistyring er bl.a. å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem.

Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: • • • Hovedregnskap/budsjett Lønns og personalsystem Faktureringssystem I tillegg er det en rekke fagsystemer som benyttes av kommunens ulike avdelinger/sektorer. I den løpende økonomistyringen er spesialsystemene et viktig supplement til økonomisystemet.

Hovedregnskaps/budsjettsystemet er sentralt i oppbyggingen av en økonomimodell, fordi her samles og presenteres data fra alle modulene i økonomisystemet og fra de ulike fagsystemer.

3.1.2 Økonomimodellen

Grunntanken i økonomimodellen er "rendyrking" av logisk uavhengige styringsbegreper. I økonomimodellen kalles disse styringsbegrepene dimensjoner og kan settes sammen etter behov. Dimensjonene skal gi relevante data for økonomistyring, hvilket innebærer at hva vi ønsker å få ut skal styre hva vi legger inni økonomisystemet. Økonomimodellen (kontostrengen) styrer "input" i økonomisystemet. I Vikna kommunes økonomisystem benyttes i hovedsak 4 dimensjoner.

Mest brukte dimensjoner i kontostrengen er: • • • • Art (ressursbruk- inntekts- og utgiftstyper) Ansvar (i.h.t. kommunenes interne organisering) Funksjon (Kostra) Art (Kostra) I tillegg kommer prosjekt. Økonomimodellen skal ivareta både interne styringsbehov (jfr. kap. 3.1.4) og ekstern rapportering (jfr. kap. 3.1.3).

Økonomireglement for Vikna kommune

Hovedinndelingen av regnskap og budsjett

En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler:

ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT

Driftsregnskap/budsjett Investeringsregnskap/budsjett Balanseregnskap Drifts- og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. I økonomimodellen gjennomføres skillet mellom drifts- og investeringsdelen i artsdimensjonen, som er obligatorisk som første dimensjon. Skillet består i at første siffer (= kontoklasse) i art angir investering eller drift (0=investeringsdelen og 1=driftsdelen).

Dimensjonene i Vikna kommunes økonomimodell

Kontostrengen består av følgende komponenter:

Art

5 siffer

Ansvar

5 siffer

Funksjon

3 siffer

Prosjekt

3 siffer

Momskode

3 siffer

ART

Art beskriver type ressursinnsats som benyttes, utgifts-/inntektstyper (hva slags – lønn, utstyr, salgsinntekter m.v.) Arten er på 5 siffer og er bygd opp i samsvar med KOSTRA-veileder; de 3 miderste sifrene ivaretar den eksterne KOSTRA-rapporteringen.

ANSVAR

Ansvarsdimensjonen (5 siffer) er to-delt. De 3 første sifferne angir hvem som har budsjettansvar. De 2 siste sifferne angir hvilket formål det gjelder. Siffer 1 viser hvem som har det overordnede ansvaret.

1 = Rådmannen, 2 = Oppvekstsjefen, 3 = Helse- og sosialsjefen, 4=Teknisk sjef, 8 = Finans.

FUNKSJON

Funksjon (3 siffer) er standard i KOSTRA-veileder. Denne dimensjonen angir m.a.o. inndelingen i funksjoner som KOSTRA beskriver for å rapportere kommunenes aktivitet ut fra hvilke behov som ivaretas.

PROSJEKT

Obligatorisk i forhold til investeringer – budsjett/investeringsregnskap. Skal også brukes i drift i forhold til spesielle rapporteringshensyn f. eks. øremerkede tilskudd.

Eksempel på bruk av kontostreng

Kontostrengen består av 13 obligatoriske siffer.

11050.21001.202 Art 11050 = Frie skolesaker. Første siffer 1 betyr driftsbudsjett, de 4 neste angir type utgift.

Ansvar 21001 = Ordinær grunnskole Rørvik Funksjon = 202 Grunnskole 16

Økonomireglement for Vikna kommune

3.1.3 Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA)

I henhold til kommunelovens § 49 plikter kommunen å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. Videre har KRD vedtatt Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra 01.01.2001. Rapporteringssystemet benevnes KOSTRA (Kommunal-Statlig-Rapportering). Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats- årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter per funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring.

Riktig rapport er viktig i forhold til rammeoverføringene fra staten.

Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Kommunens økonomimodell må ta hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA.

3.1.4 Intern rapportering

Praksis i Vikna kommune er løpende rapportering i rådmannens ledergruppe ca annenhver måned, eller oftere hvis behov. Jfr. ellers punktet rapportering side 7.

3.1.5 Endringer i kontoplanen

Når behov for endringer i kontoplanen oppstår skal endringene samordnes med, godkjennes og utføres av økonomisjefen. Endringer kan gjelde endring/sletting av eksisterende konti eller opprettelse av nye i både driftsbudsjett/regnskap, investeringsbudsjett/regnskap og balanse.

Økonomireglement for Vikna kommune

4. SENTRALE SYSTEMER FOR KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER.

Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldende lover og regler, samt inngåtte samarbeidsavtaler. Det vises spesielt til Lov om offentlige anskaffelser. Alt kommunalt salg og fakturering av dette skal skje i henhold til gjeldende lover og regler på området, samt interne rutiner som er utarbeidet.

4.1 Innkjøpsavtaler

Vikna kommune inngikk i 2001 avtale (f. sak nr. 138/01) med Nord-Trøndelag fylkeskommune om tilgang til Nord-Trøndelag sine rammeavtaler, samt innkjøpsfaglig bistand. Det vil si at Vikna kommune kan/skal benytte seg av de samme innkjøpsavtaler som fylkeskommunen har forhandlet seg fram til. Det er inngått innkjøpsavtaler for de fleste grupper av varer og tjenester som kommunen har behov for.

4.2 Kontroll ved varemottak – attestasjon - anvisning

Regelverket omhandler varemottak, attestasjon og anvisning ved kjøp av varer og tjenester.

4.2.1

Bestillingsfullmakter

Myndighet til å bestille varer for Vikna kommunes regning har rådmannen og alle etatsjefene. Bestillingsmyndighet kan delegeres. Slike delegasjonsvedtak skal være skriftlig og angi nøyaktig hvem som er gitt bestillingsmyndighet og hvilke vare- og tjenestegrupper myndigheten omfatter. Ved hver etat skal det finnes en ajourført oversikt over bestillingsfullmaktene. Kopi av alle bestillingsfullmakter sendes økonomisjefen og revisor.

Den som bestiller, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for bestillingen.

4.2.2 Varemottak

Ved varemottak skal følgende kontrolleres: • at kravspesifikasjon er fulgt. • kvantitet (at leveringen stemmer med bestillingen).

• faktura (levert til rett tid og rett sted, pris stemmer med avtale, rabatt er korrekt, betalingsdato, faktura dato, betalingsbetingelser).

Når dette er funnet i orden signeres for levert/utført på posteringsblanketten eller ved elektronisk registrering.

Dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis beskjed om dette, fortrinnsvis skriftlig.

4.2.3 Fakturakontroll

Faktura kontrolleres mot følgeseddel eller rekvisisjonsblankett, når slik foreligger. Det skal foretas priskontroll og utregningskontroll - og kontrolleres at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtale.

I tilfeller hvor særskilt avtale om kjøp ikke foreligger, skal det foretas priskontroll og utregningskontroll - og vurderes om pris, rabatt, betalingstid m.v. synes rimelige og innenfor de vanlige betingelser kommunen stiller ved kjøp av varer.

Økonomireglement for Vikna kommune

Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura.

4.2.4 Attestasjon

Den som har anvisningsmyndighet (jfr. pkt. 4.2.5.) avgjør hvem som har rett til å foreta bestillinger/innkjøp innen sitt virkeområde dersom annet ikke er bestemt. Den som attesterer har ansvar for at pris er riktig, at eventuell rabatt og forfallsdato er i henhold til avtale, og at utregningskontroll er i tråd med pkt. 4.2.3 er foretatt. Attestasjon innebærer også en bekreftelse av at fakturaen/varen ikke er betalt/behandlet tidligere. Den

som attesterer, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling.

Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som bestiller/attesterer, vil kunne medføre økonomisk ansvar.

Den som attesterer, kan ikke attestere egne regninger.

Samme person kan signere for varemottak og attestere. Den som har bestillingsfullmakt skal foreta attestasjon av fakturaer/regninger før de anvises.

Alle som innehar anvisningsmyndighet, innehar samtidig attestasjonsmyndighet, men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. Etatsjefer kan gi attestasjonsmyndighet til en eller flere av sine medarbeidere.

Attestasjonsmyndighet skal gis skriftlig og kopi sendes rådmannen, økonomisjefen og revisor.

4.2.5 Anvisning Generelt om anvisning

Før utbetaling skjer skal det foreligge anvisning, dvs. utbetalingsordre fra den som har myndighet til å gi slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt mottaker (firma eller person), og angi den budsjettpost beløpet skal utredes av samt korrekt momskode, momskompensasjonskode. Ved elektronisk fakturabehandling registreres utbetalingen, attesteres og anvises på etaten/avdelingen og utbetales av økonomiavdelingen. Faste lønninger, andre uforanderlige årsutgifter og renter og avdrag på kommunens gjeld kan utbetales etter såkalte «stående anvisninger», dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis.

Rådmannens anvisningsmyndighet – drift og investering.

Rådmannen er av kommunestyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning, jfr. Vikna kommunes delegasjonsreglementet pkt.18.2.1. Rådmannen har i henhold til budsjettforskriftene anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning.

Rådmannen kan foreta intern delegering av sin anvisningsmyndighet, jfr. delegasjons reglementet pkt. 18.2.1.

Den som er delegert anvisningsmyndighet direkte fra rådmannen, kan videredelegere denne ett ledd.

Når det gjelder investeringsbudsjettet er det bare rådmannen som har anvisningsmyndighet.

Økonomireglement for Vikna kommune

Anvisningsmyndigheten skal gis skriftlig med kopi til rådmannen, økonomisjefen og revisor.

Hvem som har anvisningsmyndighet framgår av eget vedlegg til økonomireglementet.

Anvisning ved fravær:

Ass. rådmann for rådmannen, eller den rådmannen gir slik myndighet (dersom rådmannen har fravær).

Øvrige etater: etatsjefen, rådmannen eller den rådmannen gir slik myndighet (dersom rådmannen har fravær).

Utøvelse og bruk av anvisningsmyndighet

Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling.

Anvisningsmyndighet kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten.

Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Ordfører anviser regninger til rådmannen. Rådmannen anviser regninger til ordføreren.

Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger, eller for familiemedlemmer.

Anvisningsmyndighet kan ikke overdras eller delegeres til økonomisjefen/regnskapsleder.

Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren.

Alle utbetalinger som vedrører Vikna kommunes budsjett foretas av økonomiavdelingen. All utøvelse av anvisningsmyndigheten skjer under tilsyn av rådmannen og etter følgende retningslinjer: Det skal alltid være kjent hvem som er stedfortreder i ferie og fravær med rett til anvisning i hht delegert fullmakt.

a) b) c) d) e) Anvisninger skal gjelde utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt person (firma) og skal angi fullstendig den budsjettpost beløpet skal utbetales fra Ingen har anvisningsmyndighet for egne regninger eller andre utbetalinger til seg selv (tilsvarende for familiemedlemmer). I slike tilfeller skal anvisningen foretas av nærmeste overordnede eller rådmannen.

Den anvisningsberettige skal ved anvisning påse at: - at det foreligger gyldig vedtak om bevilgning, - det ikke blir anvist noe beløp uten at det foreligger budsjettmessig dekning, - disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden, jfr. forskrifter og veiledning for regnskapsføring i Kostra.

attestasjon og kontroll av regningen/fakturaen er foretatt av de personer som er tillagt denne oppgaven, - at anvisningen skjer uten unødig opphold (senest innen 5 dager fra den er mottatt).

Dersom ikke alle betingelser for anvisning foreligger skal anvisning nektes. Dersom utgiftene allerede er pådratt må spørsmålet om anvisning tas opp med rådmannen.

Den anvisningsberettigede skal til enhver tid sørge for å ha den nødvendige oversikt over disponeringen av budsjettet, bl.a. på grunnlag av eksisterende regnskaps- og budsjettmateriell.

Økonomireglement for Vikna kommune

4.3 Inventarkartotek

Behovet for inventarkartotek/oversikt

Det er ikke lenger noe pålegg i forskriftene om at kommunen skal føre inventarkartotek.

4.4 Utgående fakturaer

Generelt om fakturering av kommunale krav

Fakturering skal skje maskinelt via økonomisystemet. (Legekontoret har eget system).

For avgiftspliktig virksomhet framgår krav til salgsdokument av bokføringsforskriften §§ 5-1-1 – 5-1-5.

Fakturering skal skje fortløpende/jevnlig. Dette vil gi et mest mulig a jour regnskap og vil også bidra til å bedre likviditeten.

• • • •

4.4.1 Maskinell fakturering

• • • • All fakturering (unntatt legekontoret) skal skje via økonomisystemet. All fakturering skjer på bakgrunn av fakturagrunnlag utfylt på de forskjellige avdelinger.

Fakturagrunnlaget avkvitteres etter at det er registrert i faktureringssystemet.

Fakturagrunnlag, endringsmeldinger og rapporter (bl.a. fakturajournal) for utsendte krav er regnskapsbilag med påfølgende arkivplikt.

• Feil på regning som skyldes feil på fakturagrunnlag rettes med bakgrunn i skriftlig melding fra gjeldende avdeling.

Korrigering av punchefeil samt sletting av renter og gebyr gjøres av økonomiavdelingen. Alle slettede krav dokumenteres og arkiveres.

Reskontro- og restanseliste fra årsskiftet oppbevares i perm (arkiveres).

Alle inntekter blir bokført i det fakturaene produseres/sendes ut til kunden. Sektorene sine inntektsposter er derfor oppdatert til enhver tid.

• Vurdering av fordringsmassen skjer løpende. Krav som anses tapt av ulike årsaker tapsføres, jfr kommunens reglement for tap på krav, pkt. 8.1.

4.4.2 Purring /innfordring

Det er et mål for kommunen å innfordre sine krav så raskt og effektivt som mulig. Rutinene må være slik at misligheter skal kunne oppdages eller forhindres. Samtidig må forskjellsbehandling av kunder unngås. Effektive rutiner bidrar til å øke både inntjeningen og likviditeten til kommunen.

Ansvars- og arbeidsdeling i innfordringsarbeidet

Det legges opp til følgende administrative ansvarsdeling: Fakturerende enhet har ansvaret for: • korrekt fakturagrunnlag • fakturautsendelse Økonomiavdelingen har ansvaret for: • en effektiv innfordring av alle misligholdte krav • å endre betalingsbetingelser når innfordring er iverksatt • • • å foreta tapsavsetninger og avskrivninger av konstaterte tap.

inngå avtaler om delvis sletting av gjeld etter avtale med fakturerende enhet rapportering til fakturerende enhet 21

Økonomireglement for Vikna kommune

4.4.3

Betalingsbetingelser

Forfallsdato skal påføres alle regninger og refusjonskrav som sendes ut fra kommunale etater. Betalingsfristen skal aldri overstige 30 dager. Regning/krav skal påføres opplysninger om at det påløper purregebyr ved purring og forsinkelsesrenter ved for sein betaling.

4.5 Tilknytningsavgifter, refusjoner m.m.

A) Tilknytningsavgifter.

Påkobling til vannverk og kloakkanlegg skjer først når tilleggsavgifter og tilknytningsavgifter er betalt. Unntaksvis kan det inngås skriftlig betalingsavtale mellom oppsitter(e) og rådmannen. Ansvarlig: rådmannen v/teknisk sjef.

B) Refusjon vei, vann og kloakk.

Refusjon for vei, vann og kloakk skal betales samtidig med betaling for tomt. Skjøtet skal ikke utleveres før både tomt og refusjonsbeløp er betalt.

Ansvarlig: rådmannen v/teknisk sjef.

C) D) Andre refusjoner.

Investeringer hvor refusjoner fra oppsitter(e)/grunneier(e) inngår i finansieringsplanen, skal ikke igangsettes før det foreligger skriftlig avtale mellom oppsitter(e)/grunneier(e) og Vikna kommune v/teknisk etat om refusjonsbeløp.

Generelle bestemmelser.

I tilfeller hvor det er nødvendig å berøre andre grunneier(e) enn kommunen i forbindelse med utbyggingsarbeider, skal skriftlig avtale inngås med grunneier(e) før utbyggingen igangsettes.

Ansvarlig: rådmannen /teknisk sjef.

Økonomireglement for Vikna kommune

4.6 Salg av kommunale eiendeler

Rådmannen har myndighet til å godkjenne salg av materiell, utstyr og lignende til en verdi på inntil kr 100.000,-. Hvis anskaffelsen er ført i investeringsregnskapet, skal også salget føres her. Salgsinntektene kan da ikke brukes til driftsformål.

Hvis det føres inventarkartotek, skal utrangering/salg av gjenstander registreres i kartoteket med angivelse av utrangeringsårsak/kjøper, utrangeringsdato/salgsdato og eventuell salgssum.

Salg av kommunale eiendommer eller salg av gjenstander til en verdi av over kr 100.000, skal alltid behandles i kommunestyret. Det må samtidig gjøres vedtak om disponering av salgssummen. Salgsinntekter i investeringsregnskapet kan bare brukes til kapitalformål (investeringer, avsetning til fond, ekstraordinær nedbetaling av lån).

Kommunale tomter

Retningslinjer for tomtetildeling (bolig og næring) ble vedtatt av kommunestyret i møte 22.05.2003 – sak nr. 019/03.

4.7 Kommunale krav - ansvar

1) Kommunale avgifter

Teknisk kontor har ansvar for ajourhold og utkjøring av kommunale avgifter. Faktura for kommunale avgifter sendes ut fire ganger hvert år, med forfall henholdsvis 21. februar, 21. mai, 21. august og 21. november. Faktura skal sendes ut minimum 3 uker før forfall.

2) Foreldrebetaling barnehage/SFO

Oppvekstkontoret har ansvar for ajourhold av foreldrebetaling barnehager/SFO. Endringer sendes løpende på fastsatte skjema til kommunekassen. Faktura for foreldrebetaling sendes ut i begynnelsen av hver måned, med forfall den 15.

3) Egenbetaling hjemmehjelp og husleie pleie- og omsorg

Pleie- og omsorgskontoret har ansvar for ajourhold av egenbetaling for hjemmehjelp og husleie. Endringer sendes en gang hver måned på fastsatte skjema til kommunekassen. Faktura for egenbetaling sendes ut i midten av hver måned, med forfall den siste.

4) Husleie

Vikna kommunale Boligutleie KF har ansvar for innkreving av husleien i kommunale boliger.

5) Refusjonskrav

Ansvarlig for prosjekter er også ansvarlig i forhold til økonomi, herunder refusjonskrav.

Økonomireglement for Vikna kommune

5. REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING

5.1 Årsregnskap/årsberetning og årsmelding

Kommunene er pålagt å utarbeide årsregnskap og årsberetning for sin virksomhet iht kommuneloven § 48. I tillegg til kommunen sitt regnskap gjelder bestemmelsen også for kommunale særbedrifter opprettet i medhold av kommuneloven § 11 og interkommunale sammenslutninger iht kommuneloven § 27.

Årsregnskapet består av flere dokumenter som benevnes slik: 1. Regnskapet som består av driftsregnskap (regnskapssjema 1A og 1B) og investeringsregnskap (regnskapsskjema 2A og 2B) og balanseregnskapet. 2. Økonomiske oversikter, jfr. regnskapsforskriften (skal vise typer av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger og utgifter, utbetalinger og avsetninger for hhv driftsregnskapet og investeringsregnskapet).

3. Noter til regnskapet.

4. Nasjonal rapportering (KOSTRA).

5. Årsberetning.

6. Årsmelding. (rådmannens tilbakemelding til kommunestyret).

5.2 Grunnleggende regnskapsprinsipp

5.2.1 Anordningsprinsippet Definisjon ifølge regnskapsforskriften § 7:

"Alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes."

Anordningsprinsippet innebærer at alle kjente utgifter og inntekter skal henføres og bokføres på riktig år, uavhengig av om inn eller utbetaling er foretatt. Sentralt i periodiseringen av utgifter er om varer/tjenester er mottatt av kommunen og for inntekter om varer/tjenester er levert fra kommunen til kundene. For vurdering av om varen/tjenesten er levert/mottatt er det av betydning om det har funnet sted en overgang av risiko og kontroll til mottager (kommunen eller kunden).

5.2.2 Finansielt orientert regnskap

Inntekter og utgifter i kommunal sammenheng er finansielt orientert, dvs det er anskaffelsen av varer, tjenester og produksjonsmidler, samt finansieringen av dette, som er det sentrale.

5.2.3 Bruttoføring

Regnskapet skal føres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftspostene. I praksis vil dette innebære at alle utgifter/utbetalinger må vises med sine fulle beløp. Tilsvarende for inntekter/innbetalinger.

Eksempel: Refusjon av sykepenger inntektsføres i kommunene som en egen inntektsart og kan ikke redusere lønnsutgiftene. 24

Økonomireglement for Vikna kommune

5.2.4 All tilgang og bruk av midler

All tilgang av og bruk av midler skal vises i drifts- og investeringsbudsjettet/regnskapet. Registrering kun i balansen er som hovedregel ikke tillatt.

5.2.5 God kommunal regnskapsskikk - GKRS

Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. God kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av foreningen for god kommunal regnskapskikk (GKRS), som vil utvikle standarder/normer innenfor regnskapsområdet. Kommunal regnskapsstandarder gitt av foreningen har rettslig virkning for kommunens regnskapsføring

5.2.6 Merverdiavgift

Merverdiavgiftsloven hovedregel er nå at det skal beregnes merverdiavgift på omsetning av alle varer og tjenester med mindre loven gir fritak/varen tjenesten ikke omfattes av loven.

5.2.7 Merverdiavgiftskompensasjon for all kommunal virksomhet

Gjelder for alle avdelinger/etater/bedrifter som ikke driver avgiftspliktig virksomhet. Kompensasjonen som gjelder drift inntektsføres der hvor utgiften påløper. Kompensasjon for investeringer inntektsføres samlet for hele kommunen. Det vises til Lov om merverdiavgift av 12.12.2003 og forskrift om kompensasjon av merverdiavgift av 12.12.2003. 25

Økonomireglement for Vikna kommune

5.3 Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister

5.3.1

Regnskapsavslutningen

Forberedelsene til regnskapsavslutningen starter med at økonomisjefen sender ut et skriv til sektorene i begynnelsen av november. Her fastsettes bestemte datoer med utgangspunkt i de ulike fristene som er omtalt nedenfor. For å ivareta anordningsprinsippet (jfr pkt 5.2.1) skal planlagte innkjøp så langt som mulig foretas innen 1. desember.

Ordinær lønn og timelønn skal leveres til vanlig frist for desemberlønn. Lister for møtegodtgjørelse for politikere skal sendes rådmannen innen 15. juni og 15. november slik at de kan bli med på hhv julilønn og desemberlønn. Refusjonskrav kommunen har overfor andre sendes fra sektorene innen 31. desember. Sektorene må ha kontrollert sine regnskap innen 15. januar.

For at det skal være mulig å avslutte regnskapet innen fristen 15. februar må bokføring av ordinære bilag for regnskapsåret være avsluttet innen 25. januar.

Revisjonsberetning fra forrige års regnskap gjennomgås for å sikre at alle merknader er tatt hensyn til. Løpende revisjonsmerknader kontrolleres og sjekkes mot årets regnskap.

Det må foretas en kontroll på at alle budsjettreguleringer vedtatt i året er ført.

5.3.2

Strykningsbestemmelser Driftsregnskapet

Strykninger ved regnskapsmessig underskudd i driftsregnskapet er også regulert i regnskapsforskriften § 9. Et regnskapsmessig underskudd skal reduseres gjennom følgende: 1. Stryke overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap i henhold til vedtak i kommunestyret.

2. Stryke avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter.

3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter.

Punkt tre skal iht forskriften ”vernes” lengst. Punkt en og to står uprioritert i forskriften og rådmannen gis fullmakt til å prioritere rekkefølgen. Ved delvise strykninger gis rådmannen fullmakt til å prioritere hvilke avsetninger i driftsregnskapet som helt eller delvis skal strykes og hvilke utgifter i investeringsregnskapet som skal prioriteres finansiert ved overføringer fra drift.

Investeringsregnskapet

Strykninger ved manglende finansiering i investeringsregnskapet er regulert i regnskapsforskriften § 9. En netto merutgift skal først reduseres ved å 1. Redusere budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter ved salg av anleggsmidler 2. Overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne kapitalfond til prosjekter med manglende finansiell dekning 26

Økonomireglement for Vikna kommune

Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre hvilke budsjetterte avsetninger som skal prioriteres og hvilke ubundne kapitalfond som skal benyttes.

Er investeringsregnskapet fremdeles i ubalanse skal merutgiften føres opp som udekket finansiering og dekkes inn året etter.

En netto merinntekt skal føres opp til inntekt på investeringsbudsjettet i det året regnskapet legges fram.

5.3.3

Regnskapsavleggelse

Økonomisjefen (regnskapsleder) leverer ferdig avlagt og avstemt årsregnskap til revisjonen innen 15. februar i året etter regnskapsåret, jfr. Regnskapsforskriften § 10. Fra samme tidspunkt er regnskapet offentlig.

Regnskapet underskrives av rådmannen og økonomisjefen.

Årsberetningen skal være ferdig til 31.03. og oversendt fylkesmannen, jfr. KRS (kommunal regnskapsstandard nr. 6) Rådmannen har ansvaret for å utarbeide årsmeldingen. Årsregnskapet, årsberetningen og

årsmeldingen skal vedtas av kommunestyret før 1. juli.

Formannskapet skal innstille til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal også behandle regnskapet. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse (ikke innstilling) om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organ avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret.

• •

5.3.4

• • • •

Aktiviteter ved avslutning av årsregnskap - hovedpunkter

Alle avsetninger foretas av regnskapsleder (økonomisjefen).

Investeringsregnskapet balanseres.

Kontroll av at strykningsbestemmelsene overholdes.

Følgende avstemminger foretas: (listen er ikke fullstendig).

- Alle balanseposter avstemmes.

- Bankkonti og lånesaldi mot balansen.

- Avsatt arbeidsgiveravgift mot skatteregnskapet.

- Beregnet pensjon i lønnssystemet mot kontoutskrift fra pensjonsleverandører.

- Langsiktige lån avstemmes.

- Bevilgningsregnskapet avstemmes mot endringer i balansen for fond, utlån, innlån, likviditetsreserven, netto driftsresultat og arbeidskapital.

- Interimskonto for OCR-innbetalinger avstemmes mot kommunal fakturering.

- Artskonti for interne transaksjoner sammenholdes.

Kapitalkonto og noter utarbeides av økonomisjefen (regnskapsleder).

Kontakte finansinstitusjoner og kommunale selskap for å få bekreftet kommunens garantiansvar.

• Gjennomgang av budsjettkontrollrapport for eventuelle unaturlige avvik mellom regnskap og budsjett.

6

Økonomireglement for Vikna kommune

RAPPORTERING

6.1 Periodisk rapportering

I løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: 1. Rapporter per 30. april, 31. august og 31.12. (Årsregnskapet). Nødvendige reguleringer av årsbudsjettet skjer som hovedregel i juni og oktober/november.

Ellers etter behov.

2. Rådmannen sørger for å ha administrative rutiner for fortløpende intern rapportering. 3. Årsregnskapet behandles innen 1. juli.

4. Årsberetningen ferdigstilles innen 31. mars.

I regnskapsrapportene skal det framgå om virksomheten holdes innenfor de vedtatte budsjettrammer. Ved økte behov skal det først sees på muligheten for å finne dekning på eget budsjett, sekundært søkes det om tilleggsbevilgning. Budsjettdekning må være på plass før utbetaling.

6.2 Årsberetning

Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kommunelovens § 48 nr.5. Årsberetningen skal behandles sammen med årsregnskapet og innen 1. juli året etter. Årsberetningen utarbeides av ansvarlig for hvert rammeområde. Hovedvekten legges på å sammenligne oppnådde resultater med målene i årsbudsjettet/økonomiplanen. I tillegg legges det vekt på å vurdere utviklingen i kommunen over tid. Årsberetningen skal i tillegg inneholde: § Opplysninger om forhold som ikke fremgår av regnskapet.

§ Informasjon om kommunens tjenesteyting.

§ Forhold som er viktig for å bedømme kommunens stilling og resultatet av virksomheten.

HMS (helse, miljø, sikkerhet).

§ § § § § Likestilling.

Miljø.

Andre forhold av vesentlig betydning.

Nøkkeltall fra Kostra, herunder sammenligning med andre kommuner.

6.3 Årsmelding

Inneholder årsberetningen og en grundig tilleggsinformasjon om kommunens tjenesteproduksjon, herunder resultater i forhold til mål.

6.4 Nasjonal rapportering

Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfatter elektronisk rapportering til SSB av 1. Regnskap.

2. Data fra fagsystemene. 3. Tjenesterapportering.

Rapporteringsfristene fastsettes av SSB og er f.t 15. januar og 15. februar. 28

Økonomireglement for Vikna kommune

7 DIVERSE BESTEMMELSER REGNSKAPET

7.1 Retningslinjer for avskriving av fordringer

Reglement for avsetning til og avskrivning av konstaterte tap på krav, sletting av krav samt endring av låne- og betalingsbetingelser.

Formål

Forskriftene innehar ingen bestemmelser om fordringer. Fordringene bør imidlertid være gjenstand for vurdering som en naturlig del av den løpende økonomiforvaltningen. De gamle forskriftene hadde følgende bestemmelser om fordringene:

" For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal være mest mulig reell, skal denne gjennomgås årlig. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringen er erholdelig. Det må utarbeides retningslinjer for når fordringen skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Det må derfor i budsjettet føres opp en anslagsbevilgning for kortsiktige fordringer som gjennom året forventes avskrevet."

Anvendelsesområde

Dette reglement omfatter retningslinjer for når det skal foretas avsetninger til tap på krav, når krav skal avskrives fordi de antas å være uerholdelige/konstaterte tap og når krav skal avskrives fordi de kan eller må slettes. I tillegg omfatter reglementet retningslinjer for endring av betalings- og lånebetingelser. Reglementet omfatter ikke skattekrav.

Innledning

De kommunale krav kan deles i to hovedgrupper: 1. De offentligrettslige krav hvor grunnlaget for å ta betaling er hjemlet i lov. Eksempler på offentligrettslige krav er vann- og kloakkagifter og renovasjonsgebyr.

2. De privatrettslige krav som bygger på et avtalerettslig grunnlag. Eksempler på privat rettslig krav er husleier, oppholdsavgift i barnehager, egenbetaling for hjemmesykepleie og utlån .

Ansvar

Rådmannen har overfor formannskap og kommunestyre ansvar for at prosedyren følges.

Økonomisjefen skal på vegne av rådmannen koordinere og kvalitetssikre alt innfordringsarbeid i kommunen og rapportere om status og skal i tillegg til å være kommunens kompetanse- og kontrollinstans i innfordringen og forestå egeninkassoen. 29

Økonomireglement for Vikna kommune

7.2 Retningslinjer for tapsavsetning, avskrivning av konstaterte tap og sletting

7.2.1 Retningslinjer for tapsavsetninger

Tapsavsetning skal foretas når et krav er grovt misligholdt og skal gjenspeile den del av kravet som er tapsutsatt. Størrelsen på tapsavsetningen vil således avhenge av antatt verdi av kravets sikkerhet, etter nærmere retningslinjer. Når det gjelder utlån, skal også antatt verdi av debitor sin tilbakebetalingsevne tas med i vurderingen.

I tillegg skal det budsjetteres med en skjønnsmessig tapsavsetning til dekning av fremtidige tap på krav på den del av fordringsmassen som ennå ikke er identifisert som tapsutsatt. Avsetningens størrelse baseres på erfaringstall for de ulike type krav, antatt verdi av sikkerhet og evt. tilbakebetalingsevne.

7.2.2 Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap

• • • • • • • Forutsatt at inkasso er forsøkt, skal krav konstateres som tapt og avskrives når: • konkurs-/dødsbobehandling er avsluttet akkord er stadfestet foreldelse er inntrådt utleggsforretning ikke har ført fram ved tapt rettsavgjørelse/dom er rettskraftig gjeld ettergis (utenomrettslig gjeldsordning eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven) adresse er ukjent/utvandret (utskrift fra folkeregisteret evt. returpost) eventuelle sikkerheter er realisert og debitor ikke har økonomisk evne til å betjene restkravet For krav som ikke behandles som inkassosak, men hvor det etter gitte kriterier er overveiende sannsynlig at inkasso vil gi negativt resultat, kan beløp inntil kr. 10.000,- per krav avskrives av rådmannen som konstatert tap.

Avskrivning av konstaterte tap innebærer ikke nødvendigvis at videre innfordring av kravet avsluttes. Avskrivning innebærer at man i regnskapet anser kravet som tapt, ved at tapet utgiftsføres i resultatregnskapet og at balanseposten kortsiktige fordringer reduseres tilsvarende. Som hovedregel skal tapet føres på det formål inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstaterte tap føres som inntekt i resultatregnskapet på det formål tapet tidligere er ført.

Den videre innfordring av kravet avhenger av tvangsgrunnlaget og hvorvidt det er kostnadseffektivt å fortsette innfordringen.

Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen fremdeles har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid.

Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, skal og må slettes. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Debitor gjøres kjent med dette.

I driftsbudsjettet skal det hvert år avsettes et beløp til dekning av tap på kortsiktige fordringer. Denne bevilgningen belastes når det er konstatert at krevet er tapt eller det ikke er mulig å drive inn kravet.

Økonomireglement for Vikna kommune

7.3 Delegering til rådmannen

(bortskrivinger, pantefravikelse med mer) Når debitor har kortvarige eller mer omfattende økonomiske problemer, kan det inngås avtale om endring av låne- og betalingsbetingelser. Forutsetningen er at avtalen ikke skal være bedre for debitor enn det som vurderes som nødvendig for å inndrive kravet. Hvis avtale om endring av låne- eller betalingsbetingelser ikke overholdes eller kontakt med debitor ikke oppnås, skal inkassoprosedyre iverksettes dersom ikke særskilte grunner taler imot. Det forutsettes skriftlig søknad og svar. Søkeren skal som hovedregel, levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av ligning.

Rådmannen gis myndighet til å:

1. Avskrive konstaterte tap på krav når: • inkasso er forsøkt uten resultat • akkord er stadfestet • • • • • • kravet er foreldet utleggsforretning ikke har ført fram debitor har fått en gjeldsordning utenfor eller innenfor gjeldsordningsloven debitor er konkurs, død eller utvandret debitors adresse er ukjent i mer enn 2 år inkasso ikke er forsøkt, men det etter gitte kriterier er overveiende sannsynlig at inkasso vil gi negativt resultat, begrenset til kr 10.000,- per krav.

2. Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år for krav uten tvangsgrunnlag, og tilsvarende tvangsgrunnlagets varighet for krav med tvangsgrunnlag.

3. For krav som behandles som inkassosak, inngå akkordløsning eller avtale om delvis sletting av krav, maksimalt 50 % av beløpet begrenset oppad til k 50.000,-.

Rådmannens myndighet på dette området utøves av økonomisjefen.

Boliglån og næringslån: Pantesikkerhet og pantefravikelse

Kommunen skal sikkerhet for lånet med pant i den belånte eiendommen med prioritet etter tidligere opptatte pantelån (hovedlån). Rådmannen gis myndighet til å vike prioritet for nye opptatte pantelån når heftelsen ikke overstiger kr 250.000, jfr. delegasjonsreglementet § 18.5.1 nr. a).

Overføring av lån til ny debitor

I forbindelse med eierskifte på en eiendom hvor det påhviler pant for etableringslån gis rådmannen myndighet til å godkjenne ny lånedebitor.

Rådmannen gis fullmakt til å:

1. Avskrive konstaterte tap på krav når: • kravet er foreldet • • • debitor har fått en gjeldsordning utenfor eller innenfor gjeldsordningsloven debitor er konkurs, død eller utvandret debitors adresse er ukjent i mer enn 2 år 31

Økonomireglement for Vikna kommune

Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år.

Endre låneform (eksempelvis fra serielån til annuitetslån).

Gi betalingsutsettelse for en termin i inntil 1 år .

Innvilge avdragsfrihet i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebære forlengelse av 6.

tilbakebetalingstiden, gjelder punkt 1 over.

Slette inntil 50 % av forfalt restanse og restgjeld begrenset oppad til kr 50.000,- per lån.

Rådmannens myndighet på dette området utøves av økonomisjefen. Avskrivning av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting utover det som er nevnt over, avgjøres av formannskapet.

Sosiallån: Rådmannen gis fullmakt til å:

1. Avskrive konstanterte tap på krav, begrenset til kr 10.000,- per lån.

2. Omgjøre lån til bidrag med inntil kr 10.000,-.

3. Avtale nye tilbakebetalingsordninger.

Rådmannens myndighet på dette området utøves av sosialleder.

Saker under pkt 1-2 hvor beløpet overstiger kr 10.000,- avgjøres av formannskapet.

7.4 Retningslinjer for avskrivning av eiendeler

De aktiverte verdiene av varige driftsmidler skal være gjenstand for ordinære avskrivninger i balansen. I tillegg foretas kalkulatoriske avskrivninger (uten resultateffekt) i driftsregnskapet.

Hensikten med avskrivninger er å redusere verdien av driftsmidlene som følge av slitasje, elde o.l., for dermed å få et mest mulig korrekt forhold mellom eiendeler og bokført egenkapital.

Avskrivningene gjøres med like beløp årlig, fordelt over eiendommens forventede økonomiske levetid.

Regnskapsforskriftene og standard fra KRS legges til grunn for avskriving.

7.5 Regler for innbetalinger

Alle innbetalinger til kommunen skal skje til bankkonto eller kontantkasse (ved økonomiavdelingen). Innbetalingene skjer i hovedsak på betalingsdokument (faktura/bankgiro) utstedt av kommunen. Det skal foreligge instruks godkjent av rådmannen for alle kontantkasser. Alle som mottar kontant betaling har ansvar for at betalingen behandles etter gjeldende instruks.

Utbetalingsanvisninger som kommer i posten skal uten opphold leveres økonomiavdelingen.

7.6 Regler for utbetalinger

Utbetalinger foretas av økonomisjefen.

Før utbetaling skjer skal det foreligge en anvisning, dvs. en utbetalingsordre fra den som har anvisningsmyndighet, jfr. kap. 4.2.5 i økonomireglementet.

Økonomireglement for Vikna kommune

Utbetaling av lønn skjer (normalt) den 12. i hver måned. Frist for levering av lønnsbilag er 20. i måneden før utbetaling, dersom ikke særskilt frist er meldt på forhånd. Ved avslutning av regnskapsåret gjelder egen frist, jfr. kap. 5.3 i dette reglementet.

Utbetaling av forskudd på lønn kan bare skje unntaksvis.

Hovedregelen er at reiseregninger utbetales sammen med ordinær lønn. Ved utbetaling av reiseforskudd skal anviste reiseregninger i ettertid levers lønningskontoret. Dersom dette ikke skjer blir det foretatt trekk i lønn.

Utlegg som ikke går over lønningssystemet, refunderes over bank i økonomisystemet på grunnlag av anvist bilag.

Utbetalinger til ansatte i Vikna brannvesen skal skje fortløpende og minimum hvert halvår.

7.7 Regler for kontantkasse

Så langt det er mulig bør ordning med kontantkasser unngås. Rådmannen kan imidlertid i særlige tilfeller innvilge rett til kontantkasse først og fremst med tanke på innbetalinger. Følgende skal ivaretas særskilt: § § § § § Det utpekes ansvarlig person for hver kontantkasse.

Det skal foreligge kvitterte bilag for hver bevegelse i kassen. Kvitterte bilag oversendes for attestering og anvisning før eventuelt utbetalt beløp blir refundert kontantkassen.

Kassen skal til enhver tid være ajourført og kontanter og bilag skal til sammen utgjøre tildelt beløp i kontantkasse.

Kassen skal til enhver tid være tilgjengelig for kontroll fra økonomisjefen og revisjonen. Det er ikke tillatt med lån fra kassen.

7.8 Internkontroll

Internkontroll skal sikre at kommunen når de mål som er satt, både overordnet nivå og for de ulike tjenestene. En effektiv kontroll sikres gjennom en kontinuerlig oppfølging/dialog med både stater og stab.

Aktiviteter som er vesentlig i forbindelse med økonomisk internkontroll er bl. a: • • • • • • • Realistisk budsjettering og forsvarlig regnskapsførsel, herunder rutiner for Ikt- basert kontorstøttefunksjoner.

Kontroll av inn- og utbetalinger.

Avstemming/oppfølging av kunde- og leverandørreskontro.

Løpende avstemminger av regnskapet.

Oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale.

Planlegging av innkjøp av varer og tjenester (herunder attestasjons- og anvisningsrutiner).

Planlegging og koordinering av personellressurser.

Rådmannen har ansvar for at rutiner dokumenteres og er gjenstand for fortløpende oppfølging.

Økonomireglement for Vikna kommune

8 REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKTER

8.1 Formål

Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter i kommunen.

Reglementet skal legges til grunn for bygge - og anleggsprosjekter uansett organisering av det politiske og administrative apparat opprettet for å håndtere prosjektet. Instruksens beskrivelse av saksutredningen i forbindelse med byggesaker skal benyttes så langt der er praktisk også for alle andre typer investeringer. Det henvises i denne forbindelse spesielt til bestemmelsene om hva som skal foreligge av økonomiske data før bygging/investering iverksettes.

8.2 Definisjoner – regnskapsstandard nr. 4 GKRS

Investeringer gjelder anskaffelse av varige driftsmidler som etter dagens forskrifter koster over 100.000 kroner og hvor investeringsobjektet har en forventet levetid på minst 3 år. Vanligvis vil investeringene ligge innenfor kategoriene: • • • Bygg.

Inventar og utstyr inkl. EDB -investeringer, maskiner og kjøretøyer.

Anlegg - herunder også park- og idrettsanlegg.

Alle investeringer budsjetteres og regnskapsføres i investeringsbudsjettet/regnskapet.

Avgrensing mot driftsregnskapet: Ved større skader, havari o.l. av/på en investering innenfor normal levetid, vil reparasjon/ erstatning opp til dagens standard vanligvis regnes som vedlikehold og skal finansieres over driftsbudsjettet. Gjenanskaffelse av investeringer som på vanlig vis er utslitt, blir å regne som investering dersom de for øvrig tilfredsstiller ovennevnte kriterier.

Når det gjelder skille mellom hva som skal betraktes som vedlikehold og hva som skal føres i investeringsregnskapet henvises til kommunal regnskapsstandard nr. 4 – foreløpig standart, om avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet.

8.3 Forholdet til kommunens plansystem

Investeringer fremmes gjennom rådmannen i forbindelse med den årlige rulleringen av økonomiplan/ årsbudsjett.

• • • • Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følge utviklingen i økonomiplan/årsbudsjett.

Bevilgning til forprosjekt skal være inntatt i årsbudsjett før planlegging igangsettes.

Endelig investeringsramme inntas i årsbudsjettet når forprosjektet er avsluttet og klart for anbudsinnhenting.

Bare i rene unntakstilfelle skal investeringsprosjekter kunne fremmes utenom denne rutinen. I så fall gjelder egen rutine for saksgang - se nedenfor.

Økonomireglement for Vikna kommune

8.4 Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet

Dersom det viser seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosess, skal behovsutredningen fremmes gjennom rådmannen til formannskapet som avgjør om saken skal fremmes kommunestyret. Ved positiv avgjørelse i kommunestyret kan arbeidet med forprosjekt igangsettes.

Kommunestyret kan vedta igangsetting av investeringer der omfang og kostnad innebærer stor grad av usikkerhet. For slike investeringer skal formannskapet løpende få seg forelagt oppdaterte kostnadsoverslag. Bevilgningssak skal forelegges kommunestyret snarest mulig og senest innen årets utgang.

8.5 Initiativ

Den enkelte sektor/rådmannen har ansvaret for å ta initiativ og redegjøre for behov, lokalisering og prioritering, og utarbeider i den forbindelse en samlet behovsutredning. Behovsutredningen skal, i den utstrekning de er relevant; inneholde: • • • • • • Behovsanalyse/statistisk materiale.

Funksjonsbeskrivelser og romprogram med antatt netto arealbehov.

Forslag til lokalisering.

Kostnadsramme og finansiering.

Årlige driftsutgifter.

Eventuelle andre rammebetingelser.

I samarbeid med kommunens fagkompetanse vurderer sektoren/avdelingen om det enkelte arealbehov bør søkes realisert ved ombygging, tilbygg eller nybygg, eventuelt som del av et større byggeprosjekt.

Fagkompetansen gir uttalelse om fremdrift, kostnader basert på antatt brutto arealramme, samt periodisert bevilgningsbehov. Slike kostnadsoverslag kan den enkelte sektor/avdeling legge til grunn ved utarbeidelse av økonomiplan/årsbudsjett.

8.6 Plan- og byggekomite

Spørsmålet om en særskilt plan- og byggekomite vurderes i hvert enkelt tilfelle. Plan- og byggekomiteen skal som hovedregel bestå av bl.a. følgende medlemmer slik: • • • • En leder som velges av formannskapet. I tillegg deltar etatssjefen for den etaten saken sorterer under. Teknisk sjef Dessuten velges 1-2 brukerrepresentanter, inkl. råd for likestilling av funksjonshemmede.

Komiteens oppgave er å forestå planlegging og oppføring av kommunale byggearbeider.

Komiteen får sine oppdrag og nærmere mandat av formannskapet/kommunestyret. Komiteen er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede.

Det føres protokoll fra møtene.

Til møtene innkalles ordføreren, rådmannen, økonomisjefen, vedkommende avdelingsfagsjef og/eller institusjonsleder. Disse møter i komiteen, enten personlig eller ved stedfortreder, når de finner det formålstjenlig. Alle saksforelegg og protokollutskrifter sendes til ordføreren, rådmannen, vedkommende avdelingsfagsjef og/eller institusjonsleder.

Økonomireglement for Vikna kommune

8.7 Forprosjekt

Investeringsprosjekter til en pris på 5 mill. kr inkl. mva skal som hovedregel utredes som et ”forprosjekt”. Forprosjektet skal inneholde teknisk beskrivelse, tomtevalg og arealbruk, situasjonsplan, tegninger som viser bygninger og anlegg, fremdriftsplan, driftskalkyle og investeringsoverslag samt forslag til vedtak om tilskudd/låneopptak der dette er i tråd med vedlagte finansieringsplan. Investeringsoverslaget skal være spesifisert slik at byggeregnskapet kan føres i henhold til dette. Sammen med en finansieringsplan og forslag til låneopptak utarbeidet av rådmannen, legges forprosjektet fram til behandling i formannskap og kommunestyre. Når bevilgning til forprosjekt foreligger utarbeides forslag til spesifisert byggeprogram (byggeprosjekt) og kostnadsoverslag. På bakgrunn av spesifisert byggeprogram og kostnadsoverslag skal det (eventuelt): • • • Engasjeres arkitekt og konsulenter Alternativt tas stilling til andre prosjekteringsmåter (arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse.m.v.) Opprettes prosjektgruppe med prosjektleder/sekretær. Gruppen skal bestå av representanter fra den berørte sektor/avdeling og brukere, jfr. plan- og byggekomite på side 42.

Det endelige materialet til forprosjektet skal omfatte: • • • • • • Saksfremstilling Forprosjekttegninger, vanligvis i målestokk 1:100 Beskrivelse av bygningsmessige standard og tekniske installasjoner.

Kostnadsoverslag på grunnlag av erfaringstall, fremlagt i henhold til gjeldende kontoplan. Kostnadsoverslag skal omfatte eventuelle tomtekostnader/gebyrer, inventar, utenomhusanlegg, antatt prisstigning i planleggings-/byggeperioden, samt beløp til kunstnerisk utsmykking, samt eventuell mva.

Budsjett for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV -budsjett) etter ferdigstillelse.

Fremdriftsplan for den videre prosjektering og bygging.

Forprosjektet fremmes i samsvar med retningslinjer for fullført saksbehandling.

Investeringsprosjektene skal være gjenstand for løpende vurdering, herunder om det har oppstått uforutsatte forhold, om framdriftsplanen bør justeres, om kostnadsoverslaget må revideres, og om den finansielle dekningen er tilstrekkelig.

8.7.1 Godkjenning av forprosjekt

Forprosjekt fremmes for politisk godkjenning.

Når forprosjekt er vedtatt og hele prosjektet ligger innenfor kostnadsrammen vedtatt av kommunestyret kan detaljprosjekteringen igangsettes.

Dersom kommunestyrets vedtatte bevilgningsramme er for lav, må saken igjen forelegges kommunestyret fortrinnsvis gjennom oppdatering ved neste rullering av økonomiplan/årsbudsjett. Før saken da fremmes for kommunestyret skal prosjektet søkes realisert innenfor opprinnelig kostnadsramme ved tilpasninger.

Økonomireglement for Vikna kommune

8.8 Tomt/eiendomserverv

Rådmannen utreder tomtealternativer og utarbeider konsekvensanalyser ved den bruken kommunen planlegger.

8.9 Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett

Når kommunestyret har vedtatt økonomiplan/årsbudsjett kan arbeidet med prosjektet settes i gang for de investeringer som har fått bevilgning i årsbudsjettet.

(Investeringer som bare er oppført i økonomiplanen har ikke bevilgning. Bevilgningen har kun investeringer som inngår i vedtatt årsbudsjett. For investeringer som går over flere budsjettår er det bare gitt bevilgning i forbindelse med de enkelte årsbudsjetter. Dersom fremdrift skulle gå raskere enn planlagt må det søkes tilleggsbevilgning i det angjeldende år).

8.10 Forslag til bevilgning

Alle investeringer skal vedtas av kommunestyret. Bevilgningsforslaget skal inneholde: 1. Totalbevilgning for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag. Netto bevilgning aksepteres ikke- dvs. at eventuelle tilskudd og gaver skal også innarbeides. Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjennelse.

2. Kontostreng, art, ansvar, funksjon og prosjekt. 3. Fullstendig finansiering.

4. Ved lånefinansiering utenom økonomiplan/årsbudsjett (enkeltsaker) må avdragstid oppgis. Rådmannen delegeres fullmakt til å godkjenne lånebetingelsene.

5. I bevilgningssaken skal det skilles mellom bygninger/tomtekostnader/fast utstyr etc. og inventar/maskiner/transportmidler etc. Summen av disser postene (inkl. mva) utgjør investeringens totalbevilgning.

6. Ved alle bevilgningssaker må årlige driftsmessige konsekvenser (inkl. renter og avdrag) framgå og innarbeides i årsbudsjett/økonomiplan. For bevilgningssaker utenom økonomiplan/årsbudsjett må også finansiering, herunder økte renter og avdrag oppgis.

8.11 Administrasjon

Den sektor i kommunen som er byggherre/eier av investeringen (driftsansvar ) har ansvaret for at den økonomiske styring og finansiering er i orden. I den grad det er nødvendig innhentes faglig bistand.

Eier av investeringen er ansvarlig for fremdrift, rapportering og sammen med økonomisjefen utarbeidelse av sluttregnskap.

8.12 Oppstart

Prosjektet kan igangsettes når forprosjekt og kostnadsramme er godkjent.

Det må påses at: • Byggetillatelse innhentes, herunder alle nødvendige godkjennelser fra offentlige myndigheter.

• Nødvendige anbud/tilbud på de planlagte arbeider innhentes, og på dette grunnlag justere kostnadsoverslag og fremdriftsplan.

Økonomireglement for Vikna kommune

Vikna kommunestyre vedtok i K. sak nr. 23/05 – møte 15.06.2005 følgende:

hvert prosjekt skal inneholde alle utgifter, inkl. mva og finansieringen av disse.

alle overføringer fra drift til investering skal budsjetteres.

bruk av egne maskiner og ansatte skal budsjetteres.

ellers i samsvar med lover og forskrifter.

8.13 Kotrahering, valg av anbyder/kriterier

Det skal benyttes anbudskonkurranse i hht Lov av 16.07.1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (med forskrifter) før investeringsoppgaver besluttes iverksatt.

Antakelse av anbud (valg av entreprenør) avgjøres av rådmannen. Kriteriene avgjøres av formannskapet når investeringen overstiger 1 mill. kr.

8.14 Byggestart

De enkelte deler av arbeidet skal igangsettes når kontrakter med entreprenører og leverandører er inngått.

Melding fra prosjektansvarlig om tidspunkt for igangsetting sendes de berørte avdelinger/sektorer, økonomisjef og rådmann. Når prosjektets fremdrift er endelig klarlagt oversendes også fremdriftsplan.

8.15 Oppfølging/rapportering i byggetiden/Prosjektregnskap

Det skal påses at byggearbeidene utføres innenfor bevilgningsrammen, samt at byggeregnskapet til enhver tid gir full oversikt. Formannskapet skal halvårlig få statusrapport om de investeringsoppgaver som er i gang. Rapporten skal angi startdato, reell fysisk framdrift, forventet sluttdato og forventet økonomisk sluttresultat i forhold til budsjett.

Vedkommende etatsjef, og eventuell byggekomite, som har ansvar for investeringsprosjektet skal til en hver tid ha full oversikt over prosjektregnskapet og løpende kontrollere at investeringene ligger innenfor kostnadsoverslaget. Dersom kostnadsrammen må utvides, skal utvidelse av rammen og tilleggsbevilgningssak forelegges kommunestyret før totalbevilgningen overskrides.

8.16 Tilleggsbevilgning

Eventuell utvidelse av kostnadsrammen skal forelegges kommunestyret før totalbevilgningen overskrides. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider byggherren/eier av investeringen sak om dette, med finansieringsforslag, til politisk behandling. Rådmannen kan stoppe investeringen om nødvendig inntil politisk behandling er sluttført.

8.17 Overtakelse/Overlevering

Investeringsprosjektet skal overleveres i samsvar med inngåtte kontrakter. Det skal utarbeiders byggdokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekter med innarbeiding i årlige budsjetter.

8.18 Sluttregnskap

Sluttregnskapet behandles som hovedregel av kommunestyret. Større prosjekter legges fram som egen sak. I årsregnskapet til Vikna kommune vil det være en note som gir en oversikt over budsjett kontra regnskap for alle investeringsprosjekt.

Økonomireglement for Vikna kommune

For byggeprosjekter fremmes sluttregnskapet for politisk behandling senest 1/2 år etter at ferdigstillelse har funnet sted.

Sluttregnskapet skal inneholde forslag til vedtak mht. å dekke inn overskridelse eller å disponere eventuell overfinansiering.

9 Annet

9.1 Skatteattest

Alle som leverer anbud/tilbud på salg av tjenester eller påtar seg byggeoppdrag for Vikna kommune skal legge fram skatteattest som ikke er eldre enn ett år.

9.2 Ikt

Alt kjøp av Ikt-utstyr foretas av kommunens Ikt-leder.

Økonomireglement for Vikna kommune

Ikrafttreden og gyldighet

Dette reglementet er vedtatt av Vikna kommunestyre i møte 26.05.2010 – sak nr. PS 00/10, og trer i kraft fra dato for kommunestyrets vedtak.

Endringer i reglementet kan kun vedtas av kommunestyret med unntak av kurrante endringer som kan foretas av rådmannen når dette er nødvendig som følge av lovendringer.

Økonomireglementet må sees i sammenheng med Vikna kommunens delegasjonsreglement og finansreglement.

Dette økonomireglementet erstatter tidligere økonomireglement vedtatt av kommunestyret i møte 17.02.1994 – sak nr.10/94.

Vikna kommune

Rådmannen

Ansvarsgruppe 1 - Rådmannen:

Delegering av bestilling, attestasjon og anvisningsmyndighet

For

Ansvar funksjon art 11001-11063 Rådmannen alle 10110-39999 Drift

For tidsrom: fra til 01.06.2010

inntil videre

Bestilling/ Attestasjonsfullmakt er delegert: Åshild Opsjøn 11018 Bestilling/ Attestasjonsfullmakt er delegert: 11001, 11016 Aud Lindseth 11019, 11017

Signaturprøve

Bestilling/ Attestasjonsfullmakt er delegert: Roger Andersen 11003, 11009 11022

Signaturprøve

Fullmakt til anvisning er delegert: Trine Kvalø

Signaturprøve

Bestilling/ Attestasjonsfullmakt er delegert: 11015

Signaturprøve

Bjørn Jensen

Signaturprøve

1. Delegasjonen følger av delegasjonsregelement for Vikna kommune av 29.10.2004 pkt.18.2.1

2. Det vises til økonomiregelementets pkt. 4.2.4 og 4.2.5 vedrørende attestasjon og anvisning og det ansvar og myndighet som følger av denne delegasjon.

3. Den som bestiller og attesterer må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, jfr. pkt. 4.2.1 og 4.2.4 i økonomireglementet.

4. Jfr. pkt. 4.2.5 i økonomireglementet vedrørende anvisning.

Rørvik, mai 2010 Roy H. Ottesen rådmann Kopi sendes:

Fakturamottak Revisjonen Økonomi Arkiv