Innhold

Losjitypen pensjonat og motell.

på side 12

Pensjonat (uten kokemuligheter) (NO)

2. Du kan også velge overnattingsdekning for reiseperioden i henhold til gjeldende regler. Se:

på side 12

Hvis du overnatter på tog, i bil eller på fly e.l., skal du bruke losjitypen Pensjonat.

Hybel/brakke (med kokemuligheter) (NO) Privat overnatting (NO)

Losjitypen hybel og brakke.

Hvis du overnatter i et privat hjem, får du samme diettsats som for hybel/brakke. Nattillegg vil automatisk legges til når du velger privat overnatting.

Velge overnattingsdekning

på side 12.

Registrere en reiseregning

Du kan registrere innenlands- eller utenlandsreiser.

Hvis du har vært på en forretningsreise og vil be om diettgodtgjørelse for reiseperioden, må du registrere informasjon om reisen.

Slik registrerer du en reiseregning for å få diettgodtgjørelse: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på knappen 3. Registrer følgende informasjon:

Felt Beskrivelse Formål/arrangement Diett

på siden

på side 6.

Beskrivelse

Beskrivelsen er din referanse for regningen. Hvis du legger til kjøring og utlegg i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen. Hvis du endrer beskrivelsen i noen av registreringsskjermbildene, gjelder endringen for hele regningen.

Formålet med reisen.

Eventuelt arrangement du deltok på (NO).

I dette valget angir du om du skal ha diettgodtgjørelse for denne reisen eller ikke. Velg Diett hvis du ønsker å ha diettberegninger for din reise. For trekkfri diettutbetaling må reisen

Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning | 11

Felt Reisedatoer Land/by Beskrivelse

tilfredsstille kravene for tjenestereise i henhold til statens særavtale.

Du kan registrere reisedatoer ved å klikke i kalenderen og velge klokkeslett. Velg først dato for avreise og velg klokkelsett, deretter dato for hjemkomst og klokkeslett. Hvis du legger inn flere destinasjoner trenger du bare å legge inn Til dato og klokkeslett da tiden fra forrige desinasjon benyttes som Fra dato og klokkelsett.

I denne kolonnen kan du velge din destinasjon fra rullgardingsmenyen. Som utgangspunkt er ditt hjemland valgt. Hvis du vil registrere en utlandsreise kan du velge en annen destinasjon. For Finland er det også mulig å registrere reisetid mellom landene ved å velge “Reisetid” i rullgardinmenyen.

Klikk på knappen

Klikk på knappen for å legge til og lagre destinasjonen.

for å gå til neste side når du registrerer reisen.

Velge måltidsfradrag

Når du har lagt inn informasjon på den første siden i regningsregistreringen og klikket på knappen Neste, føres du til siden Diettgodtgjørelse.

1. For hver dag kan du velge fradrag og/eller kompensasjon som påvirker hvor mye godtgjørelse du får utbetalt.

Du kan velge ulike typer måltider, overnattingsdekning, losjitype (NO) og/eller måltidspenger (FI). Dette er alternativene for Måltider og måltidsfradrag:

Alternativ Beskrivelse Måltid ikke dekket (NO, SE) Måltid dekket (NO, SE) Inkludert i overnatting (NO, SE) Ett måltid betalt (FI)

Du har betalt for måltidet, så ingenting trekkes fra diettgodtgjørelsen.

Arbeidsgiveren har betalt for måltidene.

Diettgodtgjørelsen reduseres med en fast sats eller en prosentsats som er fastsatt av staten.

Måltidet er inkludert i overnattingsprisen. Det er vanligvis frokost som er inkludert, og da gjøres det trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til statens faste satser eller prosentsatser.

Arbeidsgiveren har betalt ett måltid. For a full reisedag gjøres det ingen trekk i diettgodtgjørelsen.

For en halv reisedag gjøres det trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til den faste satsen eller prosentsatsen som er fastsatt av staten.

To måltider betalt (FI)

Arbeidsgiveren har betalt to måltider. Det gjøres trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til den faste satsen eller prosentsatsen som er fastsatt av staten.

Ingen måltider betalt (FI)

Arbeidsgiveren har ikke betalt noen måltider, så det gjøres ingen trekk i diettgodtgjørelsen.

2. Firmaer i Norge må også velge losjitype for overnatting på transportmidler. Se:

Velge losjitype

på side 10.

3. I Finland kan de ansatte få betalt måltidspenger hvis det ikke betales noen diettgodtgjørelse, og hvis de ikke kan spise der de vanligvis spiser. Hvis du får refundert kvitteringer, har du ikke rett til å få måltidspenger.

Velge losjitype

Det neste du må gjøre i registreringsprosessen er å velge losjitype

12 | Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning 1. I Norge avgjør losjitypen hvilken overnattingsdekning du får. Du må velge overnattingsstedet for å få den riktige diettgodtgjørelsen. Dette er alternativene for losjitype:

Alternativ Beskrivelse Hotell (NO)

Losjitypen hotell.

Losjitypen pensjonat og motell.

på side 12

Pensjonat (uten kokemuligheter) (NO)

2. Du kan også velge overnattingsdekning for reiseperioden i henhold til gjeldende regler. Se:

på side 12

Hvis du overnatter på tog, i bil eller på fly e.l., skal du bruke losjitypen Pensjonat.

Hybel/brakke (med kokemuligheter) (NO) Privat overnatting (NO)

Losjitypen hybel og brakke.

Hvis du overnatter i et privat hjem, får du samme diettsats som for hybel/brakke. Nattillegg vil automatisk legges til når du velger privat overnatting.

Velge overnattingsdekning

på side 12.

Velge overnattingsdekning

Det neste du må gjøre når du registrerer reisen, er å velge overnattingsdekning.

1. Du kan velge å få overnattingsbeløpet refundert på grunnlag av kvitteringer, eller du kan få et fast beløp uten at du må levere inn kvitteringer. Du får overnattingsdekning for hver natt. Dette er alternativene for Overnattingsdekning:

Alternativ Beskrivelse Ingen overnattingsdekning (FI, NO, SE) Overnattingsdekning (FI, NO, SE)

Dette er standardinnstillingen. Hvis du får dekket overnattingen ved refusjon av kvitteringer, har du ikke rett til å få overnattingsdekning.

Du kan velge overnattingsdekning hvis du oppfyller kravet for en overnatting og ikke får overnattingen refundert. Overnattingsdekningen kommer i tillegg til diettgodtgjørelsen du får.

2. Klikk på Neste for å gå til siden Sammendrag. Her finner du flere alternativer du kan bruke for regningen du

oppretter: Se:

Alternativer på siden Sammendrag

på side 13.

Registrer overnattingsinformasjon

Når du reiser på diett må du fylle inn navn og adresse for overnattingsstedet (gjelder hotell og pensjonat). Denne siden er bare tilgjengelig når du registrerer diettreiser. Hvis du ikke har registrert overnattingsinformasjon vil du få en advarsel på sammendragssiden, og du vil ikke kunne sende reiseregningen til godkjenning. Om du har privat overnatting er det ikke nødvendig å oppgi sted. Overnattingsinformasjon kan fylles inn når du registrerer kostnader for overnatting. Hvis du velger kostnadstypen “Overnatting” må du fylle inn følgende informasjon: • • • • Navn på hotel eller pensjonat Adresse for hotel eller pensjonat

Fra-dato Til-dato

Etter å ha lagret utlegg og fortsatt til overnattingssiden vil du se at overnattingsinformasjon allerede er utfylt for aktuelle datoer. Klikk ikonet for mer informasjon. Overnattingsinformasjon som er registrert som et utlegg er ikke redigerbart på overnattingssiden. Gå til utleggssiden for endringer.

For å registrere overnattingsinformasjon, fortsett til overnattingssiden .

Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning | 13 For deler av reisen der du har valgt hotel eller pensjon som overnattingstype må du registrere informasjon om overnattingsstedet. Du kan klikke på “Legg til overnattingsinformasjon” for å gjøre dette. Fyll ut skjemaet for overnattingsinformasjon.

Klikk på Overnattinformasjonen du har skrevet inn er lagret.

Hvis du vil endre overnattingsinforsjon, klikk på Redigere. Et vindu for å fylle ut overnattingsinformasjon vises.

Hvis du vil slette overnattingsinformasjon, klikk på Slett. Overnattingsinformasjonen du hadde fylt inn før er nå slettet.

Alternativer på siden Sammendrag

Registreringsprosessen tar deg nå til siden Sammendrag.

På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene i reiseregningen.

a) Klikk på Lagre hvis du vil lagre reiseregningen slik at du kan endre den senere.

Regningen lagres med statusen Åpen. Du omdirigeres til Min oversikt.

b) Klikk på Send til godkjenning hvis opplysningene er riktige.

Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning.

c) Hvis du vil endre noe, klikker du på knappen Forrige for å gå til de forrige sidene.

Registrere en kjørebok

I Visma.net Expense kan du registrere kjørebøker.

Hvis du har brukt bilen til yrkeskjøring og vil be om godtgjørelse for antall kjørte km, må du registrere en

Kjørebok

på

side 9.

Slik registrerer du en kjørebok: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på knappen 3. Registrer følgende informasjon:

Felt Beskrivelse Dato Type Distanse Rute Formål/arrangement

på siden

på side 6.

Beskrivelse

Beskrivelsen er din referanse for regningen. Hvis du legger til diettgodtgjørelse eller utlegg i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen.

Dato for kjøreturen.

Kjøretøytypen som ble brukt.

Distansen som er kjørt.

Utgangs- og endepunkt for kjøreturen, og kjøreruten.

Formålet med turen.

Eventuelt arrangement du deltok på (NO)

Formålet med omkjøring (NO) Kilometerstand ved start (FI, SE)

Formålet med eventuelle omkjøringer.

Status for kilometerstand ved start.

Kilometerstand ved slutt (FI, SE)

Status for kilometerstand ved slutten av turen.

4. Hvis det var spesielle forhold ved kjøreturen, for eksempel passasjerer i bilden eller kjøring på skogsvei, kan du be om godtgjørelse for dette ved å registrere informasjon under Ekstra godtgjørelse:

Felt Beskrivelse Ekstra godtgjørelse

På registreringssiden ser du hvilke ekstra typer som finnes for kjøretøytypen du har valgt (som er hovedtypen).

14 | Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning

Felt Typer ekstra godtgjørelse Beskrivelse

Avmerkingsbokser for de ekstra godtgjørelsene som er relevante for turen din. Merk av for typene du vil velge.

Navn på passasjer

Hvis du hadde passasjerer med på turen, må du skrive inn navnet på hver av passasjerene. Du må skrive ett navn på hver linje.

Antall kjørte kilometer for turen legges til automatisk når du velger ekstra godtgjørelse. Du kan justere antall kjørte kilometer for ekstratypene, men verdien må ikke være større enn verdien i feltet Distanse.

Klikk på knappen .

Kjøreturen legges til i tabellen, og beregningene utføres. Du får se totalbeløpet og det trekkpliktige og trekkfrie beløpet.

Klikk på knappen for å gå til siden Utlegg.

7. På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene du har registrert i regningen.

a) Klikk på hvis du vil lagre regningen slik at du kan endre den senere.

Regningen lagres, og du omdirigeres til

Hvis du ønsker å få refundert et utlegg du hadde på en reise, kan du registrere et

på side 6. Regningen du har registrert, har nå statusen

Åpen

b) Klikk på hvis du ikke vil endre noe i regningen.

Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning.

c) Hvis du vil endre noe, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene.

Registrere et utlegg

I Visma.net Expense kan du registrere utlegg.

Utlegg

på side 9.

Slik registrerer du et utlegg: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på knappen 3. Registrer følgende informasjon:

Felt Beskrivelse

på siden

på side 6.

Dato Type Utlegg utenlands Beløp Beskrivelse

Beskrivelsen er din referanse for regningen. Hvis du legger til diettgodtgjørelse eller kjøring i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen.

Dato for utlegget.

Utgiftstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr. Standardvalget for valg av utlegg vil være ”Velg utleggstype”.

Av regnskapsmessig årsaker så må alle utlegg gjort i utlandet markeres ved registrering. Velger du utenlandsk valuta vil dette valget gjøres automatisk for deg, men du kan alltids overstyre dette valget.

Beløpet for utlegget

Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning | 15

Felt Valuta Frokost Hotellets navn/adresse (NO) Beskrivelse

Utlegg kan be registrert i enten lokal eller utenlandsk valuta. Ved endring av valuta så vil du få en oversikt over alle land i alfabetisk rekkefølge med tilhørende valutakode i parantes. Hvis utlegget er registrert i utenlandsk valuta vil Visma.net

Expense automatisk konvertere beløpet til lokal valuta. Vekslingskursen er våre registrerte midtkurs for den aktuelle datoen.

Frokost vil, grunnet andre momssatser, kunne registreres i eget felt. Beløpet i dette feltet regnes som inkludert i totalbeløpet for overnatting.

Du må registrere hotellets navn og adresse hvis du har overnattingsutlegg.

Rute (NO)

Tilgjengelig for transportutlegg, f.eks. til taxi, tog og buss. Valgfritt felt, men det bør fylles ut hvis ruten ikke er dokumentert i de vedlagte kvitteringene.

Formålet med utlegget.

Formål Kredittkorttransaksjoner

Hvis firmaet har kredittkortintegrasjon med Visma, kan du velge kredittkorttransaksjonen og legge den inn i regningen.

Klikk på knappen for å gå til

Sammendrag

på side 27.

5. På denne siden kan du kontrollere opplysningene du har registrert i regningen.

a) Klikk på hvis du vil lagre regningen slik at du kan endre den senere.

Regningen lagres, og du omdirigeres til

2. Velg en reiseregning fra

på side 6. Regningen du har registrert, har nå statusen

Åpen

b) Klikk på hvis du ikke vil endre noe i regningen.

Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning.

c) Hvis du vil endre noe, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene.

Registrere en ny utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner

Registrere en ny (eller redigere en eksisterende) utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner.

Å registrere utleggsrefusjoner fra kredittkorttransaksjoner gjør det mulig å gjenbruke data som beløp, beskrivelse og dato.

1. I utleggsbilder, klikk på Kredittkorttransaksjoner. Tallet som står på knappen forteller deg hvor mange transaksjoner som er tilgjengelige 2. En skjema åpner seg. Merk den eller de transaksjonene du vil bruke i denne reiseregningen og klikk Benytt på reiseregning.

3. Du må for hver valgte transaksjon fylle inn utleggstype og andre obligatoriske felter. Hvis du reduserer beløpet som er hentet fra kredittkortselskapet kan du velge å splitte transaksjonen på to eller flere utleggstyper. Dette er nyttig dersom én transaksjon inneholder deler som skal føres på forskjellige utleggstyper.

Enhver kredittkorttransaksjon inneholder informasjon om utsalgssted (MCC-kode) som kobles mot korresponderende utleggstype i Visma.net Expense.

4. Trykk Neste når du er ferdig med å fylle inn informasjon om den første transaksjonen. Når du har gjort deg ferdig med alle transaksjonene trykker du Ferdig. De behandlede transaksjonene er nå lagt til i tabellen på utleggssiden

Merk:

Merk: Når en kredittkorttransaksjon er benyttet vil den ikke lengre være tilgjengelig i listen over kredittkorttransaksjoner. En transaksjon kan kun benyttes til ett utlegg.

16 | Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning

Endre en registrert kredittkorttransaksjon

Ende en utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjon Hvis den registrerte utleggsrefusjonen (basert på kredittkorttransaksjon) er feil må det være mulig å rette informasjonen.

1. Klikk på Endre til høyre på linjen for det aktuelle utlegget (basert på kredittkorttransaksjon) i tabellen for utleggsrefusjoner på utleggssiden 2. De registrerte opplysningene vises i skjemaet. Gjør nødvendige endringer.

3. Klikk på Ferdig Utleggsrefusjonstabellen er oppdatert.

Fjerne en kredittkorttransaksjon

Slette en utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner.

I utleggsrefusjonstabellen, klikk på Slett til høyre på linjen hvis du ønsker å slette et utlegg. Tabellen blir oppdatert, og det slettete utlegget er fjernet.

Etter å ha slettet et utlegg basert på en kredittkorttransaksjon vil transaksjonen igjen bli tilgjengelig i listen over transaksjoner.

Endre en reiseregning

Du kan gjøre endringer på reiseregninger du har registrert i Visma.net Expense.

Du kan endre reiseregninger som har statusen Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt.

Slik endrer du en reiseregning: 1. Logg på Visma.net Expense.

på side 6.

3. Oppdater ønsket informasjon og gå til

Sammendrag

på side 27 4. På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene som er registrert i reiseregningen.

a) Klikk på hvis du vil lagre reiseregningen.

Reiseregningen lagres. Du omdirigeres til

Registrere en reiseregning

på side 6.

b) Klikk på knappen hvis du ikke vil endre noe i reiseregningen.

reiseregningen sendes til godkjenning, og statusen for reiseregningen endres til Til godkjenning.

c) Hvis du vil endre flere ting, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene.

Endring av reisesegment

Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres.

Reisetid og sted kan endres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden.

I tabellen til høyre for kalenderen, velg i det reisesegmentet du ønsker å endre.

Du vil nå kunne endre både tida, dato og sted for reisen.

Etter at du har gjort ønskede endringer, velg for å lagre endringer.

Endringene blir oppdatert i tabellen. Hvis endringene påvirker diettberegningene så vil kalkuleringen også oppdateres.

Du kan fortsette å gjøre endringer eller velge for å gå videre til neste side.

Endring av måltider og losji

Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres.

Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning | 17 Måltider og informasjon om losji kan endres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden.

Fra reisesiden, velg for å gå til Diett.

4. På Diett kan du endre hvilke måltider som ble dekket av arbeidsgiver, inngikk i losjien eller som du betalte selv. I tillegg kan du sette overnattingstypen og dertilhørende nattillegg.

Etter at du har gjort ønskede endringer, velg Endringene vil nå oppdateres for reisen.

for å lagre.

Endring av kjørebok

Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres.

Endring av kjørebok gjøres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Kjørebok.

Velg i oversiktstabellen over tidligere kjøringer.

Du vil nå kunne endre alle felter i kjøreboken.

Etter at du har gjort ønskede endringer, velg Endringene vil nå oppdateres for kjøringen.

for å lagre.

Endring av utlegg

Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres.

Endring av utlegg gjøres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Utlegg.

Velg fra Utleggstabellen.

Du vil nå kunne endre alle felter for utlegget.

Etter at du har gjort ønskede endringer, velg Endringene vil nå oppdateres for utlegget.

for å lagre.

Slette en reiseregning

Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes.

Slik sletter du en reiseregning: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Sammendrag.

3. Velg Slett reiseregning.

Du vil nå bli bedt om bekreftelse for sletting av reiseregning. Ved bekreftelse så vil reiseregningen slettes.

Slette et reisesegment

Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes.

Slik sletter du et reisesegment: 1. Logg på Visma.net Expense.

18 | Visma Software International AS | Hvordan registrere en reiseregning 2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Reise.

I tabellen til høyre for kalenderen, velg i det reisesegmentet du ønsker å slette.

Reisesegmentet vil nå bli slettet og diettberegninger vil oppdateres deretter.

Slette en kjøringer

Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes.

Slik sletter du en kjøregodtgjørelse: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Kjørebok

Velg i oversiktstabellen over tidligere kjøringer for å fjerne ønsket kjøring.

Kjøringen vil nå bli slettet og kjøregodtgjørelser vil oppdateres deretter

Slette et utlegg

Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes.

Slik sletter du et utlegg: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Utlegg.

Velg fra utleggstabellen for å fjerne utlegg du ønsker å slette.

Utlegget vil nå bli slettet og reiseregningen vil oppdateres deretter.

Visma Software International AS | Vedlegg | 19

Vedlegg Vedlegg av kvitteringer

I Visma.net Expense har du muligheten til å legge ved filer når du registrerer utgifter, enten fra datamaskinen din, din Dropbox konto eller kvitteringer lastet opp fra Visma Attach mobil applikasjon.

Du kan legge ved filer fra datamaskinen din til reiseregningene. Filene du legger ved er kan sees på reiesergningen av den som er Godkjenner for dine reiseregninger.

Hvis du har en Dropbox konto, kan du få tilgang til filene som er lagret her og laste dem opp når du registerer utgifter.

Hvis du bruker Visma Attach applikasjonen for scanning av kvitteringer kan disse også vedlegges som bilag til dine utgifter.

Størrelsen på hver fil kan være maksimalt 5 MB, og formatet må være PNG, JPEG eller PDF.

Legg ved kvittering fra lokal maskin

Du kan legge til en fil lagret lokalt på din maskin.

For å legge ved en fil fra din maskin til et utlegg, gjør følgende: 1. Logg inn påVisma.net Expense.

2. Når du registrerer et nytt utlegg, eller oppdaterer et allerede registrert utlegg, klikk på Vedlegg 3. I Fil vinduet, kan du klikke og dra filer fra din maskin til opplastingsvinduet eller trykke på Browse/Vis kanppen.

Du kan velge da velge filer du vil legge ved.

4. Etter å ha valgt filen vil du få den opp i Expense. Klikk på Legg ved.

Filen du har valgt er nå lagt ved utlegget. Du kan ikke legge til flere filer til dette utlegget.

5. Lagre utlegget med vedlegg.

Utlegget med vedlegg er lagret. Vedlegget blir også lagt til selve reiseregningen.

Legg ved kvittering med Visma Attach

Når du registrerer utlegg i Visma.net Expense kan du laste opp kvitteringer fra din mobiltelefon ved hjelp av den mobile applikasjonen Visma Attach. Du må laste ned og installere Visma Attach på telefonen din. Som innlogging benytter du samme brukernavn (e-post) og passord som for Visma.net Expense. I Visma Attach mobile applikasjon kan du ta bilder av kvitteringene dine og sende dem direkte til Visma.net Expense for å legge dem ved dine utleggsrefusjoner.

For å legge ved en kvittering ved hjelp avVisma Attach til dine utlegg, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Registrer ett nytt utlegg eller oppdater en eksisterende. På siden for registrering av utlegg, klikk på Vedlegg knappen.

3. Fra Last opp fil vinduet, velg Visma Attach.

De tilgjengelige kvitteringene har en forhåndsvisning og du kan velge 1 kvittering pr utlegg.

4. Klikk på kvitteringen du vil legge ved.

Kvitteringen blir lagt ved utelgget og navnet på filen vises ved siden av Visma Attach logoen på utleggssiden.

Etter at du har fylt inn alle obligatoriske felt, klikk på knappen.

Utlegget er lagret med den valgte kvitteringen og kvitteringen vil også vises på reiseregningen.

Merk: Når en kvittering er brukt er den ikke lenger tilgjengelig i Visma Attach for nye utlegg. Hvis en kvittering blir fjernet fra utelgget eller transaksjonen slettes, blir den igjen tilgjengelig og kan benyttes for nye utlegg.

20 | Visma Software International AS | Vedlegg

Legg ved kvittering fra Dropbox

Visma.net Expense tilbyr integrasjon med Dropbox. Når du registrere utgiftene dine har du mulighet til å legge ved filer fra Dropbox kontoen din.

For å legge ved filer fra Dropbox kontoen, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Opprett en ny utleggsrefusjon eller editer en eksisterende. På utleggssiden klikk på Vedlegg knappen.

3. Fra Last opp fil vinduet, velg Dropbox.

4. Ved første gangs bruk vil du få beskjed om å konfigurere Dropbox kontoen din slik at filene blir tilgjengelige i Visma.net Expense. Klikk på linken til Dropbox kontoen for å logge inn eller opprett en ny konto. Du må tillate Visma.net Expense å koble til Dropbox kontoen din.

Du kan nå se filer fra Dropbox kontoen din i Visma.net Expense.

5. Gå tilbake til Visma.net Expense, og utleggssiden, klikk på Vedlegg knappen igjen og velg Dropbox i last opp fil vindnuet.

Filene fra Dropbox kontoen din under Visma.net Expense mappen er nå tilgjengelige for å legge ved utleggene.

6. Velg en av filene fra Vedlegg knappen.

Den valge filen blir lagt ved på utlegget og Dropbox logoen blir vist ved siden av linken med filnavnet.

7. Klikk på linken med filnavnet.

En forhåndsvisning av den vedlagte filen er tilgjengelig.

Etter at du har fylt inn obligatoriske felt for utleggene, klikk på .

Utlegget er lagret og den valgte filen fra Dropbox kontoen er vedlagt. Den vedlagte filen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten. Den samme filen kan legges ved nye utlegg.

Slette et vedlegg

Du har mulighet til å slette et vedlegg som er benyttet på et utlegg.

For å slette et vedlegg, gjør følgende: 1. Logg inn på Visma.net Expense 2. Rediger utlegget som har et vedlegg du vil slette. Klikk på filnavnet.

3. Filen vises. Klikk Slett Vedlegget er nå fjernet og endringen er lagret. Du kan gå videre uten vedlegg, eller legge ved en annen fil.

Visma Software International AS | Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system | 21

Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system Import av kjøring fra mobil kjørebok

Du kan importere kjøretransaksjoner fra ekstern applikasjon til Visma.net Expense Visma.net Expense supporterer integrasjon med Bilbuddy som er et system for sporing av kjøring via GPS. For å importere kjøretransaksjoner fra et eksternt system må du først velge transaksjonene i det eksterne systemet. Før du starter må du godkjenne at det eksterne systemet kan koble seg mot Visma.net Expense. Når du har godkjent sammenkoblingen av det eksterne systemet og Visma.net Expense, vil transaksjonene fra mobil kjørebok bli tilgjengeligjort i Visma.net Expense og kan benyttes når du registrere reiseregning med kjøring.

Legg til kjøretransaksjoner fra mobil kjørebok

Du kan benytte kjøretransaksjoner fra et eksternt system når du registerer en reiseregning med kjøring. Antall tilgjengelige kjøretransaksjoner vises i GPS system knappen på kjørebok siden.

For å benytte en importert kjøretransaksjon på en reiseregning, gjør følgende:

Klikk på knappen på startsiden.

2. På kjørebok siden klikk på GPS system knappen. Et pop-up vindu med alle overførte kjøretransaksjoner vil bli vist.

Hver enkelt kjøretransaksjon inneholder følgende informasjon:

Alternativ Beskrivelse Dato Reiserute Kjørelengde

Dato for kjøringen Reiserute for kjøringen Antall km for kjøringen

Utlegg

Antall utlegg assosiert med kjøringen (for eksemel: bompenger, parkering, ferge) 3. For å velge en transaksjon, kryss av i avkrysingsboksen på linjen ved transaksjonen. For å velge alle transaksjoner, kryss av i avkrysningsboksen i overskriften i pop-up vinduet.

4. Når kjøretransaksjonen er valgt, klikk på Legg til knappen.

Transaksjonen blir lagt tilsom en transaksjon i kjøreboken. Antall gjenstående tilgjengelige kjøretransaksjoner vises på GPS system knappen. Du kan også registrere kjøretransaksjoner manuelt i tillegg til de importerte kjøretransaksjonene.

For å se utlegg som er knyttet til den importert kjøretransaksjon, klikk på knappen og eventuelle utlegg vil vises i skjermbildet for utleggsrefusjon. Du kan legge til utlegg manueltt i tillegg til de som er importert med kjøretransaksjonene.

Slett en kjøretransaksjon fra mobil kjørebok

En kjøretransaksjon som er importert til Visma.net Expense kan slettes fra oversikten.

For å slette en importert kjøretransaksjon, gjør følgende: 1. Klikk på GPS system knappen.

2. I pop-up vinduet med tilgjengelige kjøretransaksjoner, kryss av i avkrysningsboksen for de transkasjonene du vil slette.

3. Klikk på Delete knappen.

Kjøretransaksjonen er slettet og antall tilgjengelige kjøretransaksjoner er redusert.

4. Du kan slette flere enn én transaksjon på en gang ved å krysse av i avkrysningsboksen for de transkasjonene du vil slette, eller slette alle transaksjoner ved å benytte avkrysnignsboksen ved siden av Dato feltet.

22 | Visma Software International AS | Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system

Slett et utlegg fra en mobil kjøretransaksjon

Du kan slette et utlegg som er importert via kjøretransaksjoner fra et eksternt system.

For å slette et utlegg fra en kjøretransaksjon, gjør følgende: Velg reiseregningen hvor du har benyttet kjøretransaksjonen og gå til siden for registering av utlegg. Velg transaksjonen du vil slette og klikk på Utlegget knyttet til kjøringen blir slettet.

ikonet.

Visma Software International AS | Autorisering av eksterne tjenester | 23

Autorisering av eksterne tjenester Autorisering av eksterne tjenester

Som en vanlig bruker kan du nå se og administrere eksterne integrasjoner du har tilgang til.

I Visma.net Expense vil du ha muligheten til å koble din konto mot eksterne tjenester, for eksempel mobile kjørebøker.

Når du ønsker å aksessere Visma.net Expense fra en ekstern tjeneste så vil du bli videresendt til en ny side for godkjenning. Samme prosedyre vil også gjelde ved en tilkobling mellom den eksterne tjenesten og Visma.net Expense.

1. Logg inn med ditt Visma.net Expense brukernavn og passord.

2. Velg Tillat for å gi den eksterne tjenesten aksess til din konto i Visma.net Expense.

Administrer ekstern tjenestetilgang

Som en vanlig bruker kan du se eksterne tjenester du har tilgang til.

Følg de neste stegene for å se de eksterne tjeneste du har tilgang til.

Velg Eksterne tjenester i menyen.

Oversiktsliste over eksterne tjenester du har tilgang til: Merk: Eksempler på eksterne tjenester som kan kobles opp med Visma.net Expense er: mobil kjørebok, mobil kvitteringsscanner og kredittkort.

Feltnavn Tjenestenavn Beskrivelse Handlinger Beskrivelse

Navnet på tjenesten du har tilgang til.

Beskrivelse av ditt tilgangsnivå for denne tjenesten.

Mulige handlinger for den eksterne tjenesten.

Fjern tilgang for eksterne tjenester

Som bruker så kan du fjerne tilkoblingen til eksterne tjenester.

De følgende stegene vil fjerne tilkoblingen til eksterne tjenester for din bruker.

1. VelgEksterne tjenester i menyen.

Listen over eksterne tjenester koblet til din brukerkonto vil bli vist.

Velg knappen for å fjerne tilkoblingen for en gitt tjeneste.

Tilkoblingen til tjenesten er nå fjernet. Den gjeldende brukerkonto vil ikke lenger ha tilgang til den eksterne tjenesten.

24 | Visma Software International AS | Kostnadsbærerfordeling

Kostnadsbærerfordeling Kostnadsbærerfordeling på reiseregninger

I Visma.net Expense kan du benytte avvikende kostnadsbærere for enkelt transaksjoner eller fordele beløpet på forskjellige kostnadsbærere basert på prosent når du registerere reiseregninger.

Du kan velge andre kostnadsbærere enn de forhåndsvalgte for for hele reiseregningen og også gjøre en fordeling basert på prosent mellom forskjellige kostnadsbærer typer.

Når du registrerer reiser og diett, kan du tildele kostnadsbærere eller gjøre en fordeling basert på prosent mellom forskjellige kostnadsbærer typer.

For hver kjøring og utleggsrefusjon kan du tildele en avvikende kostnadsbærer for transaksjonen eller føre en fordeling basert på prosent. Også når du benytter kreditkorttransaksjoner kan du benytte muligheten for fordeling.

Kostnadsbærer fordeling vil bli vist på reiseregningsrapporten. Informasjonen blir også tilgjengelig for regnskaps- og lønnsrapportene og ved overføring til lønnssystemer via web servicen.

Kostnadsbærerfordeling for hele reiseregningen

Når du registrerer reiseregninger kan du fordele beløpet på forskjellige kostnadsbærere. Fordelingen vil gjelde for alt som er registrert på reiseregningen.

For hver enkelt reiseregning kan du tildele kostnadsbærer som skal gjelde for hele reiseregningen. Du kan også oppgi en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne. For å gjøre en kostnadsbærerfordeling gjør du følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Opprett en ny reiseregning. Under feltet "Beskrivelse" kan du velge forskjellige kostnadsbærere. Klikk på "%" knappen.

Prosenten som vises i feltet er satt til 100%. Hvis du beholder 100% vil hele beløpet bli belastet valgt kostnadsbærer. Du kan endre denne verdien og fordele totalbeløpet på forskjellige kostnadsbærere innen samme kostnadsbærer nivå ved hjelp av prosentsatser.

For å fordele hele beløpet på reiseregningen kan du endre 100% til en lavere verdi og klikke på knappen.

En ny rad blir lagt til og prosentsatsen for denne raden viser den gjenstående verdien for å nå opp til 100%. Den prosentvise fordelingen må alltid bli 100%. Du kan velge forskjellige kostnadsbærere for den nye raden.

Etter at du har registrert nødvendig informasjon, klikk på .

Kostnadsbærerne du har valgt vises under "Beskrivels" av reiseregningen. I de tilfellene hvor du har gjort en prosentvis fordeling på kostnadsbærerne, vil den korresponderende prosentsatsen vises på hver rad. Denne informasjonen vises i alle registreringskjermbildene og kan også endres før du sender den til godkjenning.

Kostnadsbærerfordelingen kan sees i reisregistreringsrapporten.

Kostnadsbærerfordeling for diett reiser

Når du registrerer reiseregninger med diett kan du belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen eller gjøre en kostnadsbærerfordeling basert på prosentsats.

For å belaste en kostnadsbærer eller gjøre prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Registrer en ny reise eller endre en eksisterende reiseregning. På diett siden, klikk på Fordel på kostnadsbærer knappen.

Kostnadsbærer tabellen vil vises på diett siden. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma. Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode. Diettbløpet vil bli belastet de valge kostnadsbærerne.

3. For å splitte beløpet med forskjellig prosentsats på ulike kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%. Klikk så på knappen.

Visma Software International AS | Kostnadsbærerfordeling | 25 En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet.

I de tilfellene du kun vil belaste deler av diettbeløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på Kostnadsbærerfordelingen er lagret og informasjonen opppdatert på diettsiden. I de tilfellende hvor bare deler av .

beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere.

De korresponderende beløpene som er belastet kostnadsbærerne vil vises på reiseregningsrapporten og vil også være tilgjengelig i andre rapporter og for overføring til lønn via web service.

Kostnadsbærerfordeling for kjøring

Når du registrerer kjøring kan du for hver enkelt tur belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen.

For å fordele beløpet på kostnadsbærere for kjøring, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Registrer en ny kjøring eller oppdater en eksisterende reiseregning. Klikk på Fordel på kostnadsbærere knappen.

Kostnadsbærer tabellen vil vises. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma.

Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode eller gjøre en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne.

3. For å fordele beløpet fra kjøringen på forskjellige kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%.

Klikk så på knappen.

En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet.

I de tilfellene du kun vil belaste deler av beløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på .

Kjøringen er lagret med kostnadsbærerfordelingen. I de tilfellende hvor bare deler av beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere. Du kan se fordelingen ved å endre på den registrerte kjøringen.

De korresponderende beløpene som er belastet kostnadsbærerne vil vises på reiseregningsrapporten og vil også være tilgjengelig i andre rapporter og for overføring til lønn via web service.

Kostnadsbærerfordeling for utlegg

Når du registrerer utlegg kan du belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen, både for manuelt registrerte beløp og for kreditkorttransaksjoner.

For å fordele beløpet på kostnadsbærere for utlegg, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Registrer et nytt ulegg eller oppdater en eksisterende reiseregning. Klikk på Fordel på kostnadsbærer knappen.

Kostnadsbærer tabellen vil vises. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma.

Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode eller gjøre en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne.

3. For å fordele beløpet fra utlegget på forskjellige kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%.

Klikk så på knappen.

En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet.

4. I de tilfellene du kun vil belaste deler av beløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på Legg til knappen.

Ulegget er lagret med kostnadsbærerfordelingen. I de tilfellende hvor bare deler av beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere. Du kan se fordelingen ved å endre på det registrerte utlegget.

26 | Visma Software International AS | Kostnadsbærerfordeling De korresponderende beløpene som er belastet kostnadsbærerne vil vises på reiseregningsrapporten og vil også være tilgjengelig i andre rapporter og for overføring til lønn via web service.

Oppdatering av kostnadsbærerfordeling

Du kan oppdatere kostnadsbærerfordelingen for hele reiseregningen eller for hver enkelt diettreise, kjøring eller utlegg.

For å oppdatere kostnadsbærerfordelingen for en reiseregning, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg reiseregningen hvor du ønsker å oppdatere kostnadsbærer allokeringen.

3. For å oppdater kostnadsbærerfordelingen for hele reisen, klikk på Endre linken ved siden av reiseregningsbeskrivelsen.

De valgte kostnadsbærerne og prosentsatsene er editerbare og kan bli endret. Etter at du har klikket på Neste knappen, er endringene dine lagret. Den oppdaterte informasjonen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten.

4. For å oppdatere kostnadsbærerfordelingen for diett, gå til diettsiden og oppdater kostnadsbærerfordelingstabellen.

Klikk på .

Kostnadsbærerfordelingen er oppdatert og dine endringer er lagret. Den oppdaterte informasjonen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten.

5. For å oppdatere kostnadsbærerfordelingen for kjøring, endre kjøringen og oppdater kostnadsbærerfordelingstabellen.

Klikk på .

Kostnadsbærerfordelingen er oppdatert og dine endringer er lagret. Den oppdaterte informasjonen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten.

6. For å oppdatere kostnadsbærerfordelingen for utlegg, enten fra en utleggsregistrering eller fra en kreditkorttransaksjon, endre utlegget. Oppdater kostnadsbærerfordelingstabellen. Klikk på .

Kostnadsbærerfordelingen er oppdatert og dine endringer er lagret. Den oppdaterte informasjonen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten.

Fjerne kostnadsbærerfordeling

Du kan fjerne kostnadsbærerfordelingen som er satt for hele reisen, for diett, kjøring eller utlegg.

For å fjerne kostnadsbærerfordeling eller en prosentvis fordeling, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Velg reiseregningen som du vil fjerne kostnadsbærerfordelingen eller den prosentvise fordelingen for.

3. For å fjerne kostnadsbærerfordeling eller en prosentvis fordeling for hele reisen, klikk på Endre linken ved siden av reiseregningsbeskrivelsen. Du kan fjerne den prosentvise fordelingen ved på klikke på for hver linje som skal fjernes. De valgte kostnadsbærerne kan også endres eller fjernes ved å benytte "ikke valgt" i rullgardingsmenyen.

Reiseregningen er oppdatert og kostnadsbærerfordelingen eller den prosentvise fordelingen er fjernet.

Reiseregningsrapporten er også oppdatert med ny informasjon for kostnadsbærerne.

For å fjerne kostnadsbærerfordeling eller en prosentvis fordeling for diett, gå til diettsiden. Klikk på knappen for hver linje du vil fjerne. Klikk på .

Kostnadsbærertabellen vises ikke lenger på diettsiden og beløpet er fjernet fra disse kostnadsbærerne.

Reiseregningsrapporten er også oppdatert med ny informasjon for kostnadsbærerne.

5. For å fjerne kostnadsbærerfordeling eller en prosentvis fordeling for kjøring, endre kjøringen hvor du vil fjerne kostnadsbærerne. Klikk på knappen for hver linje du vil fjerne. Klikk på .

Den oppdaterte kjøringen er lagret og beløpet er ikke lenger allokert til disse kostnadsbærerne.

Reiseregningsrapporten er også oppdatert med ny informasjon for kostnadsbærerne.

6. For å fjerne kostnadsbærerfordeling eller en prosentvis fordeling for utlegg, endre utlegget hvor du vil fjerne kostnadsbærerne. Klikk på knappen for hver linje du vil fjerne. Klikk på .

Det oppdaterte utlegget er lagret og beløpet er ikke lenger allokert til disse kostnadsbærerne. Reiseregningsrapporten er også oppdatert med ny informasjon for kostnadsbærerne.

Visma Software International AS | Sammendrag | 27

Sammendrag Sammendrag

På siden Sammendrag kan du se en oversikt over all informasjonen som er registrert i reiseregningen.

Siden Sammendrag gir en kort oversikt over dataene du har registrert i reiseregningen.

• • • • Følgende informasjon vises på siden: Diettgodtgjørelse viser hvilke diettyper du har fått i reiseperioden. Diettgodtgjørelsene du har rett til å få, er delt inn i diettyper. Du kan se hvor mange diettgodtgjørelser av de ulike typene du har fått. Beløpet du har fått for hver diettype, vises også, i tillegg til totalbeløpet for alle diettypene. Beløpet vises i lokal valuta.

Kjørebok viser datoen for hver kjøretur, kjøretøytypen som er valgt for kjøreturen, antall kilometer for hver type, og beløpet du har fått for den registrerte turen. I tillegg vises totalbeløpet for alle kjøreturene. Beløpet vises i lokal valuta.

Utlegg viser datoen for når utleggene ble registrert, navnet på utgiftstypen og beløpet for utlegget. I tillegg vises totalbeløpet for alle utleggene. Beløpet vises i lokal valuta.

Kommentarfeltet, der du kan legge inn en kommentar for regningen du har registrert. Godkjenneren ser denne kommentaren når du har sendt regningen til godkjenning.

Etter at du har lagt til en kommentar, kan du lagre regningen ved å klikke på knappen og du omdirigeres til Min oversikt.

. Regningen lagres, Hvis du vil gå gjennom eller endre regningen, kan du klikke på knappen forrige sidene du vil se.

Hvis du vil sende regningen til godkjenning, kan du klikke på knappen regningen til den aktuelle godkjenneren.

. Da omdirigeres du til de . Da sendes

Statuslinje

Statuslinjen øverst på siden viser informasjon om reiseregningen.

• I denne delen av skjermbildet kan du se følgende informasjon: Ikoner for informasjonstypen som er registrert i regningen, enten reise, kjøring eller utlegg eller en kombinasjon av • • • • alle disse Beskrivelse av regningen.

Fra- og Til-dato for regningstypen du har registrert: 1. Reiseregning: Start- og sluttdato for reisen.

2. Kjørebok datoen for når du registrerte kjøreturen. Hvis du har lagt til flere kjøreturer i regningen, vises den første og siste datoen du brukte da du registrerte kjøreturene.

3. Utlegg datoen for når du registrerte utlegget. Hvis du har lagt til flere utlegg i regningen, vises den første og siste datoen du brukte da du registrerte utleggene.

Kostnadsbærertypene og kostnadsbærerne du har valgt i regningen.

Statusikon viser statusen for regningen.

Informasjon i sidepanelet

Når du registrerer regninger i Visma.net Expense, vises det kortfattet informasjon om regningen i sidepanelet til høyre i skjermbildet.

Sidepanelet viser følgende informasjon, avhengig av regningstypen og hvilken informasjon du registrerer:

28 | Visma Software International AS | Sammendrag • • • Diettgodtgjørelse informasjon om diettgodtgjørelsen du kan få, diettypene, antallet av hver type og beløpet for hver diettype. Det vises informasjon for hver diettype, og du kan se måltidsfradrag og ekstra diettgodtgjørelser som er spesifikke for landene. Totalbeløpet for reisen vises også under informasjonen om diettgodtgjørelsen.

Kjørebok informasjon om kjøreturene du har registrert, kjøretøytypene du har valgt, antall kilometer per kjøretøytype og beløp per kjøretøytype. Informasjonen vises for kjøretøytyper og ekstra kjøretøytyper. Totalbeløpet for alle kjøreturene i regningen vises også under kjørebokinformasjonen.

Utlegg informasjon om utleggene du har registrert, utgiftstypene du har valgt, og beløpet som er registrert. Beløpet akkumuleres for hver utgiftstype. Informasjon oppgis for hver utgiftstype. Totalbeløpet for alle utleggene i regningen vises også under utleggsinformasjonen.

Informasjonen i sidepanelet oppdateres hver gang du endrer noe i regningen.

Sidepanelet oppdateres for eksempel hvis du endrer reiseperioden eller redigerer en kjøretur.

Visma Software International AS | Rapporter | 29

Rapporter Rapporter for organisasjonsadministrator

Lønnskjøring

Som firmaadministrator så kan du generere lønnsfiler for overføring til lønnssystemer.

Alle godkjente reiseregninger kan inkluderes i en lønnsfil som nyttes som grunnlag for utbetaling i et lønnssystem. Du kan filtrere relevante reisereginger som skal inkluderes i lønnsfilen på dato, kostnadsbærere og ansatte.

Merk: Du kan enten bruke lønnsfilen eller regnskapsfilen for håndtering av reiseregninger som skal bli betalt.

Alternativt så kan du bruke betalingsfilen for utbetalinger.

Tabell 4: Tilgjengelige felter for å definere utvalget av reiseregninger som skal inkluderes i lønnsfilen Datafelter

Fra Til Ansatte Kostnadsbærer Reiseregning beskrivelse Ansattnavn

Beskrivelse

Alle reiseregninger som ble registrert fra og med denne datoen vil komme med i utvalget. I utgangspunktet så vil alle reiseregninger fra de siste 3 månedene vises.

Alle reiseregninger som ble registrert til og med denne datoen vil komme med i utvalget.

Du kan velge å liste ansatte som bør inkluderes i lønnsfilen.

Du kan velge å filtrere reiseregningene på spesifike kostandsbærere i din organisasjon.

ReiseregningsoversiktDu kan velge enten alle eller individuelle reiseregninger i oversiktvinduet.

Reiseregning ID Unik reiseregningsidentifikator.

Beskrivelse av reiseregningen.

Navn på ansatt som registrerte reiseregningen.

Godkjenningsdato Beløp Overføringsdato Format Dato reiseregningen ble godkjent.

Beløpet registrert på reiseregningen i lokal valuta.

Dato for overføring til lønnssystem Du kan velge formatet på lønnsfilen, enten som Rapport eller CSV hvor begge inkluderer all informasjon et lønnssystem trenger.

Status Last ned lønnsfil Ved å endre statusen til Overført til lønn så vil ikke reiseregningene være mulig å inkludere i en lønnsfil. Videre håndtering skjer da i Lønnsfiler .

Ved å velge nedlasting så vil du kunne lagre alle reiseregningene lokalt. Videre håndtering skjer da i et lønnssystem.

Generer lønnsfil

Som firmaadministrator så kan du sette opp lønnsfiler for alle godkjente reiseregninger i ditt selskap for videre behandling i et lønnssystem.

De neste stegene beskriver hva du må gjøre for å sette opp en lønnsfil: 1. Velg Rapporter i menyen.

2. Fra menyen på venstre side, velgGenerer lønnsfil , som er underordnet Lønn i menyen .

3. Alle godkjente reiseregninger fra siste 3 måneder er vist og forhåndsvalgt. Overføringsdato er satt er til dagens dato, men kan endres hvis nødvendig. Du kan velge enten Rapport-formatet (pdf) eller generisk CSV-format hvor begge inneholder informasjon som er relevant for et lønnssystem. Du kan filtrere reiseregningene på følgende paramtere: dato, godkjenningsdato, kostnadsbærere eller ansatte. Du kan også velge vekk de reiseregningene som ikke skal

30 | Visma Software International AS | Rapporter være en del av lønnsfilen. Du kan velge å endre statusen til Overført til lønn eller la statusen være uendret. Ved å velge sistnevnte så vil du bare kunne se filen.

a) Velg relevante reiseregninger for lønnsfilen, velg så formatet Rapport, og velg Last ned lønnsfil.

Oversikt lønnsfil vinduet vil vise deg en oversikt over ditt utvalg, antall reiseregninger inkludert i lønnsfilen, lønnsdatoen du valgte, samt totalbeløpet på reiseregningene som er inkludert. Hvis reiseregningene settes til statusen Overført til lønn så kan du håndtere dem ytterligere under Lønnsfiler b) Velg relevante reiseregninger for lønnsfilen, velg så formatet CSV , og velg Last ned lønnsfil .

c) Velg Ok i oversiktsvinduet.

Lønnsfilen vil nå bli lastet ned som en CSV-fil og kan lagres lokalt.

For mer om håndtering av lønnsfiler, se Overført til lønn

Payroll files

Se lønnsfiler

Som firmaadministrator kan du se lønnsfilene som du har satt opp for din organisasjon, samt håndtere statusene for reiseregningene som er inkludert i filene.

De neste stegene beskriver hva du må gjøre for å se lønnsfilene: 1. Velg Rapporter i menyen.

2. Fra menyen på venstre side, velgLønnsfiler , som er underordnet Lønn i menyen .

Lønnsfiler som er opprettet fra de siste 3 måneder er vist. Følgende informasjon er knyttet til hver lønnsfil: • • • Overføringsdato dato valgt for lønnsfilen når du genererte denne.

Oppsettsdato dato for når lønnsfilen ble generert.

Totalbeløp for reiseregningene som er inkludert i lønnsfilen.

3. Du kan velge å filtrere regnskapsføringsfilene som er vist ved å velge datoer Fra og Til , som er knyttet til regnskapsføringsdato.

4. Velg Detaljer under regnskapsfilen for å se reiseregningene som er inkludert i regnskapsfilen.

Du vil nå se følgende informasjon som er knyttet til reiseregningene i regnskapsfilen:: • • • • • • • • Reiseregning ID unik identifikator for reiseregningen.

Beskrivelsebeskrivelse av reiseregningen.

Utbetalingsdato dato for når reiseregningen ble markert som betalt.

Ansattnavn navnet til ansatt som har registrert reiseregningen.

Beløp totalbeløpet for reiseregningen.

Status for reiseregningen, kan enten være Overført regnskap, Avbrutt or Bokført.

Marker alle som bokført markerer alle reiseregningene i regnskapsfilen som Bokført.

Avbryt alle kansellerer alle reiseregninger i regnskapsfilen.

5. For å få satt reiseregningene til status Overført til lønn så må følgende gjøres: Velg Marker alle som betalt eller velg hver enkelt reiseregning individuelt Markert som betalt .

Velg Ok for å bekrefte statusendringen. Valgte reiseregninger vil nå være markert som Betalt. Reiseregningen vil nå være markert som Betalt på den ansattes startside i Visma.net Expense.

6. Under statusen for Overført til lønn, kan du velge Avbryt alle eller velg hver enkelt reiseregning individuelt Avbryt .

Bekreft statusendring ved å velge Ok. Valgte reiseregninger vil nå være satt til Avbrutt og vil nå være tilgjengelige igjen som valg under Generer lønnsfil, og kan dermed bli inkludert i en ny lønnsfil. Reiseregningene vil ikke være mulig å statusendre i etterkant av kanselleringen

Regnskapsfil

Etter at bankremitteringen er fullført, kan firmaadministratoren opprette regnskapsfilen som brukes til å importere data til et økonomisystem.

• • Følgende vilkår må være oppfylt for at du skal kunne opprette en regnskapsfil for reiseregningene som er betalt: Bankremitteringsprosessen må være fullført, og alle reiseregningene må ha statusen Betalt eller Overført til betaling Du kan angi ulike tidsintervaller for når reiseregningene skal overføres til bokføring. Du kan for eksempel definere et tidsintervall for følgende situasjon: Hvis betaling utføres flere ganger i løpet av måneden, men bokføringsoverføringen bare utføres én gang i måneden.

Visma Software International AS | Rapporter | 31 Bokføringsoverføringen utføres vanligvis på firmanivå, men den kan også utføres per kostnadsbærer og/eller person.

Definer søkekriterier ved å fylle ut følgende felt:

Tabell 5: Definere parameterne for bokføringsoverføringen Navn på felt Beskrivelse av felt

Fra Startdato for listen over reiseregninger som skal overføres til bokføring. Disse regningene har statusen Betalt eller Overført til betaling Til Sluttdato for listen over reiseregninger som skal overføres til bokføring. Hvis det ikke angis sluttdato, overføres alle regningene uten sluttdato til bokføring Person Grid for selecting claims Claim ID Claim description Employee name Payment date Personen som bokføringsoverføringen utføres for In the claim grid, you will see all paid claims from last 3 months as default. By changing the From/Until dates you can change this default view of claims. All claims are selected by default for the bookkeeping file. You can also un-select claims, if some claims you don't need to be included in the bookkeeping file.

Unique ID for the claim.

Description of claim.

Name of the employee who registered the claim.

Date when the claim was marked as paid.

Amount Amount registered on the claim and the local currency.

Bookkeeping Request date for bookkeeping, default value is the current date. This date can also be changed if needed.

date Format Status You can select the necessary format for your bookkeeping file, either as a Report, a general CSV file with the needed information for bookkeeping, and a csv file specific for Visma Nova.

You can tick off this check-box to mark the claims included in the bookkeeping file as Transferred for bookkeeping. The claims marked as transferred for bookkeeping will no longer be available for including in a bookkeeping file. You cna further handle these claims in the Bookkeeping files menu.

Download bookkeeping file By clicking this button you will receive a transaction file with the selected claims. You can download the file and save it locally. You can then handle it further for bookkeeping.

Visma.net Expenseoppretter en regnskapsfil med reiseregningene i tidsintervallet du har angitt. Du kan lagre denne filen hvis du vil sende den til andre systemer senere. Etter at utleggsrefusjoner er tatt med i en bokføringsfil får de statusen “Overført til bokføring”. Du må manuelt endre status til “Bokført”. Når en utleggsrefusjon får endret status til “Bokført” kan ikke lengre statusen endres.

Generer regnskapsfil

Firmaadministratoren kan definere søkekriterier basert på tidsintervall og/eller kostnadsbærer eller person. Da brukes alle regningene med statusen Betalt eller Overført til betaling i det definerte tidsintervallet i regnskapsoverføringen.

De neste stegene beskriver hva du må gjøre for å sette opp en regnskapsfil: 1. Velg Rapporter i menyen.

2. Fra menyen på venstre side, velg Generer regnskapsfil under Regnskap.

3. Alle betalte reiseregninger fra siste 3 måneder er vist og forhåndsvalgt. Bokføringsdatoen er til dagens dato, men kan endres hvis nødvendig. Du kan velge enten Rapport-formatet (pdf), generisk CSV-format eller Visma Nova tilpasset CSV-format, hvor begge inneholder informasjon som er relevant for bokføringen. Du kan filtrere reiseregningene på følgende paramtere: dato for reise, utbetalingsdato, kostnadsbærere eller ansatte. Du kan også velge vekk de reiseregningene som ikke skal være en del av regnskapsfilen. Du kan velge å endre statusen til Overført regnskap.

a) Velg formatet Rapport, velg så Last ned regnskapsfil .

32 | Visma Software International AS | Rapporter Regnskapsfilen vil nå bli lastet ned som en rapport i PDF format og kan lagres lokalt. PDF formatet inneholder all nødvendig bokføringsinformasjon for reiseregningene som er generert. Hvis reiseregningene settes til statusen Overført regnskap så kan du håndtere dem ytterligere under Regnskapsfiler.

b) Velg formatet CSV, velg så Last ned regnskapsfil.

Oversikt regnskapsfil vinduet vil vise deg en oversikt over ditt utvalg, antall reiseregninger inkludert i regnskapsfilen, bokføringsdatoen du valgte, samt totalbeløpet på reiseregningene som er inkludert. Du kan også laste ned PDF rapporten ved å velge ikonet. Hvis reiseregningene settes til statusen Overført regnskap så kan du håndtere dem ytterligere under Regnskapsfiler.

c) Velg Ok i oversiktsvinduet.

Regnskapsfilen vil nå bli lastet ned som en CSV-fil og kan lagres lokalt.

d) Velg formatet Visma Nova, velg så Last ned regnskapsfil button.

Oversikt regnskapsfil vinduet vil vise deg en oversikt over ditt utvalg, antall reiseregninger inkludert i regnskapsfilen, bokføringsdatoen du valgte, samt totalbeløpet på reiseregningene som er inkludert. Hvis reiseregningene settes til statusen Overført regnskap så kan du håndtere dem ytterligere under Regnskapsfiler e) Velg Ok i oversiktsvinduet.

Regnskapsfilen vil nå bli lastet ned som en Visma Nova fil og kan lagres lokalt eller lastes inn i Visma Nova.

For mer om håndtering av regnskapsfiler, se Overført regnskap

Bookkeeping files

Se bokføringsfiler

Som administrator kan du se bokføringsfilene som du har satt opp for din organisasjon, samt håndtere statusene for reiseregningene som er inkludert i filene.

De neste stegene beskriver hva du må gjøre for å se bokføringsfilene for din organisasjon: 1. Velg Rapporter i menyen.

2. Fra menyen på venstre side, velg Regnskapsfiler , som er underordnet Regnskap .

Alle regnskapsfiler som er generert de siste 3 månedene blir vist. For hver regnskapsfil så er følgende informasjon vist: • • • • Bokføringsdato valgt dato for selve bokføringen.

Opprettelsesdato datoen regnskapsfilen ble genererert.

Totalbeløp totalbeløpet for regnskapsfilen.

Innstillingsmuligheter: Man har mulighet til å velge mellom å se reiseregningene som er inkludert i hver regnskapsfil eller å laste ned regnskapsfilen som en pdf rapport.

3. Du kan velge å filtrere regnskapsføringsfilene som er vist ved å velge datoer Fra og Til , som er knyttet til regnskapsføringsdato.

4. Velg Detaljer under regnskapsfilen for å se reiseregningene som er inkludert i regnskapsfilen.

Du vil nå se følgende informasjon som er knyttet til reiseregningene i regnskapsfilen: • • • • • • • • Reiseregning ID unik identifikator for reiseregningen.

Beskrivelsebeskrivelse av reiseregningen.

Utbetalingsdato dato for når reiseregningen ble markert som betalt.

Ansattnavn navnet til ansatt som har registrert reiseregningen.

Beløp totalbeløpet for reiseregningen.

Status for reiseregningen, kan enten være Overført regnskap, Avbrutt or Bokført.

Marker alle som bokført markerer alle reiseregningene i regnskapsfilen som Bokført.

Avbryt alle kansellerer alle reiseregninger i regnskapsfilen.

5. For å få satt reiseregningene til status Overført regnskap så må følgende gjøres: Velg Marker alle som bokført eller velg hver enkelt reiseregning individuelt Markert som bokført .

Velg Ok for å bekrefte statusendringen. Valgte reiseregninger vil nå være markert som Bokført. Reiseregningen vil ikke lenger kunne settes til ny status.

6. Under statusen for Overført regnskap, kan du velge Avbryt alle eller velg hver enkelt reiseregning individuelt Avbryt .

Bekreft statusendring ved å velge Ok. Valgte reiseregninger vil nå være satt til Avbrutt og vil nå være tilgjengelige igjen som valg under Generer regnskapsfil, og kan dermed bli inkludert i en ny regnskapsfil. Reiseregningene vil ikke være mulig å statusendre i etterkant av kanselleringen.

For en valgt regnskapsfil, velg ikonet under regnskapsfilinformasjonen.

Visma Software International AS | Rapporter | 33 Du vil nå laste ned regnskapsfilen i pdf format, som du kan velge å åpne i nettleseren eller lagre lokalt.

Oversiktsrapport

Som bruker med "Company Administrator" rolle så vil du ha mulighet til å skrive ut en oversikt over alle reiseregningene i organisasjonen.

Rapporten kan bli filtrert og gruppert på flere måter, avhengig av formålet med rapporten. Rapporten kan i tillegg bli eksportert til Excel, PDF eller Word. Følgende steg beskriver hvordan du kan opprette og arbeide med oversiktsrapporten.

1. Velg Rapporter fra menyen 2. Velg Oversiktsrapport fra menyen på venstre side 3. I vinduet Reiseregningsperiode settes kriteriene for hvilke rapporter som skal inkluderes i oversiktsrapporten 4. Velg Inkluder reiseregninger basert på, som inneholder 3 alternativer: • Transaksjonsdato - de individuelle transaksjonene (som er en del av reiseregningen) vil avgjøre hvorvidt reiseregningen vil bli inkludert i valgt periode.

Merk:

Hvis en reiseregningen strekker seg over en periode som er utenfor valgt periode, så vil bare transaksjonene som er innenfor valgt periode bli inkludert i rapporten. Hvis dette er tilfelle så vil dette bli representert med en stjerne (*) bak reiseregningen.

• • Godkjenningsdato - datoen reiseregningen ble godkjent.

Utbetalingsdato - dato for når utbetalingen for reiseregningen er satt.

5. Velg Kostnadstype for å bestemme hvilke reiseregningstransaksjoner som skal inkluderes i rapporten Merk: Hver transaksjon har sin egen kostnadstype/utleggstype. Dette valget muligjør ekskludering/ inkludering av ulike typer utlegg.

6. Velg Organisasjonsenheterfor å inkludere reiseregninger basert på organisasjonstilhørighet.

Merk: Dette valget er bare tilgjenglig for organisasjoner som er integrert med Enterprise HRM.

7. Velg Kostnadsbærer for å inkludere transaksjoner basert på kostnadstilhørighet. Kostnadsbærere er listet opp fra 1 til 5, hvor 1 indikerer kostnadsbærer på øverste nivå. Maksimalt 5 nivåer kan velges.

Merk: Hvis en transaksjon er splittet på flere kostnadsbærere så vil transaksjonen likevel bli lagt til i rapporten, gitt at minimum en av kostnadsbærerene er valgt.

8. Ved å velge Gruppering av rapporten så vil følgende alternativer være tilgjengelig: • • Reiseregningsstatus - reiseregningene vil da bli gruppert på status. F.eks. "Overført til lønn".

Kostnadsbærere - reiseregningene vil da bli gruppert på tilhørende kostnadsbærer.

• Merk: Hvis en transaksjoner innen en reiseregning tilhører flere kostnadsbærere så vil reiseregningen fremkomme i flere kostnadsbærer grupper. Kostnaden for den gitte kostnadsbæreren vil da være listet sammen med prosentandelen denne kostnadsbæreren har på hele reiseregningen. Hvis det bare er en kostnadsbærer for hele reiseregningen så vil denne være 100%.

Organisasjonsenheter - reiseregningene er gruppert på organisasjonstilhørighet.

Merk: Dette valget er bare tilgjenglig for organisasjoner som er integrert med Enterprise HRM 9. Etter å ha satt parametere og utvalgskriterier, velg Kjør rapport. Velg Tilbakestill verdiene for å fjerne alle verdiene som er valgt.

10. Ved å velge Kjør rapport så vil rapporten presenteres direkte i skjermbildet. Følgende muligheter vil nå være tilgjengelig: • • • • Naviger mellom rapportsidene med å velge pilene i øvre venstre hjørne For å søke etter spesifikk tekst eller tallmateriale, fyll inn i tekst feltet og velg Søk Eksporter rapporten til enten Excel, PDF eller Word format ved å velge disk ikonet Åpne rapporten i fullskjerm ved å velge Fullskjerm nederst på siden Merk: For å kunne åpne rapporten i fullskjerm så må nettleseren tillate at dialogvindu åpnes i Visma.net

Expense.

34 | Visma Software International AS | Rapporter • Juster parameterne som er presentert i rapporten ved å velge Endre parametere nederst på siden.

Rapporter for brukere

Personlig reiseregningsrapport

Du kan opprette en personlig reiseregningsrapport for å skrive ut opplysningene i reiseregningen.

Rapporten er dynamisk og inneholder informasjon basert på typen reiseregning og registrert informasjon.

Følgende informasjon vises i rapporten:

Topptekst

Toppteksten i rapporten inneholder: • • Topptekst for organisasjonen og informasjon om den ansatte. Denne toppteksten inneholder følgende informasjon: Organisasjon: Firmanavn Ansatt: Den ansattes nummer og navn

Topptekst for reiseregningen

Tabell 6: Felt

Type reiseregning ID for reiseregning Beskrivelse Formål/arrangement Destinasjon Dato og tid Kostnadsbærertype og kostnadsbærer Totalt

Beskrivelse

Typen reiseregning, som angis av et ikon ID-en for reiseregningen Beskrivelsen av reiseregningen Formålet med regningen Destinasjonen hvis det er en reiseregning Datoen regningen ble registrert (f.eks.: Fra- og Til-dato for en reiseregning) Kostnadsbærertypene og kostnadsbærerne som er brukt i regningen Totalbeløpet for regningen • Detaljer om regningen basert på opplysningene du har registrert: For reiseregninger vises følgende informasjon:

Tabell 7: Detaljer om reiseregning Felt

Fra-dato Type Sats

Beskrivelse

Startdato for reisen Diettype for reiseperioden Satsen for diettypen for reiseperioden Antall Antall diettgodtgjørelser eller overnattingsdekninger Antall Antall måltidsfradrag diettgodtgjørelser Beløp for måltidsfradrag Totalbeløpet for måltidsfradrag Beløp Trekkfritt beløp, trekkpliktig beløp og beløp som skal betales for hver periode • Etter at du har sett alle opplysningene om reiseperioden, vises følgende: Totalt trekkpliktig beløp, totalt trekkfritt beløp og totalt beløp som skal betales, for hele reiseperioden som er registrert i regningen.

Rapporten viser følgende informasjon i tillegg for kjørebøker eller reiseregninger som også inneholder kjørebøker:

Visma Software International AS | Rapporter | 35

Tabell 8: Detaljer om kjørebok Felt

Dato Type Distanse Sats Formål

Beskrivelse

Dato for kjøreturen Kjøretøytypen som ble brukt Distansen som er kjørt Kjøretøytypen som ble brukt.

Formålet med turen.

Eventuelt arrangement du deltok på (NO) Utgangs- og endepunkt for kjøreturen, og kjøreruten Formålet med eventuelle omkjøringer Rute Omkjøring (NO) Navn på passasjer Beløp Navnet på passasjeren. Hvis du hadde flere passasjerer, må du skille navnene med komma.

Beløp for hver tur • • Hvis du har registrert overnattingsinformasjon, for norske firma, vil dato for oppholdet samt hotellets navn og addresse vises på reiseregningen.

Etter at du har sett alle opplysningene om kjøreturene, vises følgende: Totalt trekkpliktig beløp, totalt trekkfritt beløp og totalt beløp som skal betales, for alle kjøreturene som er registrert i regningen.

Rapporten viser følgende informasjon i tillegg for utlegg eller regninger som også inneholder utlegg:

Tabell 9: Detaljer om utlegg Felt

Dato Type Formål Firmanavn Navn på deltakere Deltakernes yrke Beløp Valutakurs Rute Beløp som skal betales

Beskrivelse

Dato for utlegget.

Utgiftstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr.

Formålet med utlegget.

Navnet på firmaet for utgiftstypen Representasjon Navnet på deltakerne for utgiftstypen Representasjon Deltakernes yrke for utgiftstypen Representasjon Beløpet for utlegget Utlegget kan angis i lokal valuta eller utenlandsk valuta og veksles ved bruk av knappen for valutaveksling. Utlegget betales alltid i lokal valuta Rute, for utgiftstyper som: buss Beløp som skal betales for utlegget, i lokal valuta • • • Etter at du har sett alle opplysningene om utleggene, vises følgende: Totalt trekkpliktig beløp, totalt trekkfritt beløp og totalt beløp som skal betales, for alle utleggene som er registrert i regningen.

Kommentaren du la inn på siden Sammendrag da du registrerte regningen, vises etter informasjonen ovenfor.

Posteringer vises også: Navn på lønnsart, Kodenummer og Beløp for lønnsarten. I tillegg vises: Kontonavn, Kodenummer og Beløp for kontoen.

I underteksten i rapporten vises følgende:

36 | Visma Software International AS | Rapporter

Tabell 10: Informasjon i underteksten Felt

Dato Signaturfelt for ansatt Signaturfelt for godkjenner

Beskrivelse

Dato for når regningen ble opprettet Dato og den ansattes navn Dato og godkjennerens navn

Opprette rapporten

Obligatorisk: Du kan opprette den personlige rapporten med informasjon om reiseregningene dine.

Slik oppretter du den personlige regningsrapporten: 1. Gå til Min oversikt 2. Velg regningen du vil opprette rapporten for 3. Klikk på ikonet ved siden av beskrivelsen av regningen og ved siden av statusikonet 4. Du kan velge å vise rapporten i PDF-format eller lagre den på datamaskinen din Merk: Du må ha installert en versjon av Acrobat Reader for å vise regningsrapporten.

Visma Software International AS | Roller og tilgang | 37

Roller og tilgang Roller og tilgang

Det brukes roller for å gi tilgang til Visma.net Expense.

Hver bruker som opprettes i Visma On Demand, får tildelt en rolle. Rollene gir tilgang til programmet. I Visma.net

Expense får brukerne bestemte roller per firma.

Roller i Visma.net Expense Alternativer for tilgang

Visma.net Expense Vanlig bruker • • • • Tilgang til egne reiseregninger: registrere, redigere eller slette reiseregninger.

Registrere en kjørebok

Registrere et utlegg

Oppdatere en regning

• Tilgang til personlig regningsrapport:

Opprette rapporten

på side 36 Visma.net Expense Firmaadministrator • • • • • • Tilgang til firmainnstillinger: Informasjon om ansatte:

konfigurasjon av ansatte Alternativer for

Innstillinger for firmakjøretøytype og firmasatser:

Innstillinger for konfigurasjon av kjørebok

Innstillinger for diettgodtgjørelse og satser for

destinasjoner i utlandet:

Alternativer for konfigurasjon av diettgodtgjørelse

Firmaets utgiftstyper:

Innstillinger for konfigurasjon av utlegg

Informasjon om kostnadsbærere:

Innstillinger for konfigurasjon av kostnadsbærere

Innstillinger for bokføring:

Innstillinger for konfigurasjon av lønnsarter

Innstillinger for konfigurasjon av hovedbokskontoer

Visma.net Expense Nasjonal administrator Visma.net Expense Bare tilgang til webservicen Tilgang til nasjonale typer og offisielle satser og oversettelser.

Brukeren med denne rollen skal ikke ha andre roller for Visma.net Expenseinnen samme firma.

Når en bruker tildeles denne rollen skal den ikke lengre ha tilgang til Visma.net Expense. Brukeren vil kun ha tilgang til å benytte webservicen.

Merk: En bruker som har rollen Firmaadministrator iVisma.net Expense, kan også samtidig ha rollen Vanlig bruker i Visma.net Expense. Denne brukeren har alle tilgangsrettighetene som er tilknyttet disse to rollene.

Integrasjonsbruker - for overføring via web service

For å kommunisere på en sikker måte mellom Visma.net Expense og eksterne systemer via en web servie, f.eks

med et lønnssystem, benyttes en spesiell bruker kalt integrasjonsbruker. Som firmaadministrator kan du generere en integrasjonsbuker for ditt firma. Du kan kun ha en integrasjonsbruker pr firma. Brukernavnet genereres automatisk, mens passordet kan settes og endres under firmainnstillingene.

38 | Visma Software International AS | Roller og tilgang Denne brukeren har ikke tilgang til andre tjenester eller skjermbilder i Visma.net, den skal kun benyttes til web service overføringer.

Opprette integrasjonsbruker

Firmaadministrator kan generere en integrasjonsbruker for sitt firma.

For å genererre en integrasjonsbruker gjør følgende: 1. Gå til menyen Innstillinger.

2. Fra venstremenyen velg Integrasjonsbruker.

3. Registrer et valgfritt passord for integrasjonsbrukeren og bekreft så passordet i bekreft passord-feltet.

4. Klikk på Generer integrasjonsbruker.

Integrasjonsbrukeren er generert for dette firmaet. Brukernavnet er en e-post addresse og denne vises i skjermbildet.

Brukernavnet og passordet må legges inn i det eksterne systemet for å fullføre oppsette slik at kommunikasjonen mellom systemene kan opprettes.

Bytte passord for integrasjonsbruker

Som firmaadministrator kan du når som helst bytte passordet som er satt for integrasjonsbrukeren for firmaet ditt.

For å bytte passord for integrasjonsbrukeren for ditt firma gjør følgende: 1. Velg Innstillinger fra menyen.

2. Fra venstremenyen velg Integrasjonsbruker.

Informasjonen om integrasjonsbrukeren for ditt firma blir vist.

3. Registrer et nytt passord for integrasjonsbrukeren.

4. Bekreft det nye passordet for integrasjonbrukeren i feltet Bekreft nytt passord.

Klikk på knappen.

Det nye passordet er lagret for ingtegrasjonsbrukeren for ditt firma. Det nye passordet må legges inn i det eksterne systemet før overføring mellom systemene kan gjøres.

Slett integrasjonsbruker

Som firmaadministrator kan du slette en integrasonsbruker som er registrert for ditt firma.

For å slette en integrasjonsbruker for ditt firma gjør følgende: 1. Gå til menyen Innstillinger.

2. Fra venstremenyen velg Integrasjonsbruker.

Informasjonen om integrasjonsbrukeren for ditt firma blir vist.

3. Klikk på Slett-knappen.

Integrasjonsbrukeren for ditt firma er nå slettet. Du kan generere en integrasjonsbruker på nytt ved behov.

Visma Software International AS | Mine detaljer | 39

Mine detaljer Mine detaljer

En bruker er en person som bruker Visma.net Expense. Visma On Demand administrerer detaljer om alle brukerne som må autentiseres og godkjennes, f.eks. ansatte osv.

Brukere registreres med påloggingsinformasjon (brukernavn og passord). Dette er informasjon som kan brukes til å autentisere brukerne (bekrefte deres identitet).

Brukere har roller i Visma On Demand. Se tilgjengelige

roller i Expense Manager

Slik viser du dine detaljer: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på ikonet

Felt

. Her kan du redigere informasjonen for brukeren.

Beskrivelse E-postadresse

E-postadressen du bruker når du logger deg på Visma.net Expense. Dette er også brukernavnet ditt.

Hvis du endrer e-postadressen, endres brukernavnet tilsvarende.

Brukerpassord Fornavn Etternavn Mobilnummer Land Språk Tidssone

Passordet du må angi når du logger deg på Visma.net Expense.

Fornavnet.

Etternavnet.

Mobilnummeret.

Landet.

Det angitte språket brukes i Visma On Demand programmer.

Tidssonen.

Oppdatere Mine detaljer

Du kan oppdatere informasjonen på profilen din.

Slik oppdaterer du detaljene: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på for å vise profilen din.

3. Du kan

endre e-postadressen din

4. Du kan

endre passordet ditt

5. Hvis du vil endre fornavnet, oppdaterer du det i feltet Fornavn.

6. Hvis du vil endre etternavnet, oppdaterer du det i feltet Etternavn.

7. Hvis du vil oppdatere telefonnummeret, oppdaterer du det i feltetMobilnummer.

8. Hvis du vil oppdatere landet, klikker du på Land-velgeren og velger et land fra rullegardinlisten.

9. Hvis du vil oppdatere språket, klikker du på Språk-velgeren og velger et språk fra rullegardinlisten.

10. Hvis du vil oppdatere tidssonen, klikker du på Tidssone-velgeren og velger en tidssone fra rullegardinlisten.

11.

Klikk på knappen .

40 | Visma Software International AS | Mine detaljer Endringene lagres med oppdateringene du har gjort.

Merk: Neste gang du logger deg på Visma.net Expense, vises all informasjon på det valgte språket.

Endre e-postadresse

Du kan også endre e-postadressen du får tilsendt varsler på, og som du bruker når du logger deg på Visma.net Expense.

Slik endrer du e-postadressen: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på for å vise detaljene dine.

3. Klikk på koblingen Endre e-postadresse.

4. Skriv inn passordet i feltet Gjeldende passord.

5. Skriv inn den nye e-postadressen i feltet Ny e-postadresse.

6. Gjenta den nye e-postadressen i feltet Gjenta e-postadresse.

Klikk på knappen .

E-postadressen er endret. Heretter mottar du varsler på den nye e-postadressen.

Merk: Hvis du endrer e-postadressen, endres også brukernavnet for Visma.net Expense. Neste gang du logger deg på, må du bruke den nye e-postadressen.

Endre passord

Du kan endre passordet ditt ved å redigere detaljene.

Slik endrer du passordet: 1. Logg på Visma.net Expense.

Klikk på for å vise detaljene dine.

3. Klikk på koblingen Endre passord.

Det åpnes et nytt skjermbilde der du må angi informasjon.

4. Skriv inn det gamle passordet i feltet Gjeldende passord.

5. Skriv inn det nye passordet i feltet Nytt passord.

6. Gjenta det nye passordet i feltet Gjenta passord.

7. Klikk på Oppdater passord.

Passordet er nå endret, og du kan logge deg på Visma.net Expense med det nye passordet.

Visma Software International AS | Regelverk | 41

Regelverk Diettgodtgjørelse

Hvis du ikke skal refundere kvitteringer, får du diettgodtgjørelse for reisetiden. Det gjelder både for innenlands- og utenlandsreiser.

I Visma.net Expense beregnes diettgodtgjørelsen i henhold til reglene som gjelder i de ulike landene, avhengig av om du har vært på en innenlands- eller utenlandsreise.

Diettgodtgjørelse – Norge

Landene har ulike reiseregler som Visma.net Expense bruker til å beregne diettgodtgjørelse.

Du kan få diettgodtgjørelse som dekker måltidsutlegg, i stedet for at du bruker kvitteringer for å refundere utgiftene.

Den skattefrie satsen fastsettes av staten, men firmaet kan velge å betale deg mer eller mindre enn denne satsen.

En hel reisedag har en varighet på 24 timer fra reisen starter.

I Visma.net Expense kan du registrere innenlands- eller utenlandsreiser.

Innenlandsreiser

Innenlandsreiser er delt inn i to kategorier: • • For en dagsreise innenlands har du rett til å få en bestemt sats for diettgodtgjørelse basert på reisens varighet.

Tidsperiodene defineres på følgende måte: 1. En innenlandsreise som varer i mindre enn 5 timer (ingen diettgodtgjørelse) 2. En innenlandsreise som varer fra 5 til 9 timer (minst 5 timer, men mindre enn 9 timer).

3. En innenlandsreise som varer fra 9 til 12 timer (minst 9 timer, men mindre enn 12 timer).

4. En innenlandsreise som varer i 12 timer eller mer.

For innenlandsreiser med overnatting har du rett til å få en bestemt sats for diettgodtgjørelse basert på reisetid og losjitype: 1. Hvis innenlandsreisen varer i mindre enn 12 timer, får du ingen diettgodtgjørelse 2. Hvis innenlandsreisen varer i 12 timer eller mer, bestemmes diettgodtgjørelsen ut fra losjitypen du har valgt.

3. Hvis reisedagen fortsetter minst 6 timer inn i den neste 24-timersperioden, får du ekstra diettgodtgjørelse. Denne ekstra diettgodtgjørelsen beregnes ut fra samme beløp som du fikk for den forrige 24-timersperioden. Den fastsettes altså ut fra losjitypen du har valgt.

Utenlandsreiser

• Utenlandsreiser er delt inn i to kategorier: Dagsreiser i utlandet, som gir deg rett til å få en bestemt sats for diettgodtgjørelse basert på reisetid og destinasjon: • 1. Hvis utenlandsreisen varer i mindre enn 6 timer, får du ingen diettgodtgjørelse 2. Hvis utenlandsreisen varer fra 6 til 12 timer (minst 6 timer, men mindre enn 12 timer), får du 2/3 av satsen for landet.

3. Hvis utenlandsreisen varer i 12 timer eller mer, får du full sats for landet du reiser til.

Utenlandsreiser med overnatting, der satsen for diettgodtgjørelse fastsettes etter bestemte regler: 1. Hvis reisetiden omfatter én overnatting, gjelder de samme reglene som for dagsreiser i utlandet.

2. Hvis reisen varer i flere dager, får du full sats som diettgodtgjørelse for hver 24-timersperiode. Hvis den siste 24 timersperioden går minst 6 timer inn i neste periode, får du ekstra diettgodtgjørelse. Denne ekstra diettgodtgjørelsen beregnes ut fra samme beløp som du fikk i den forrige 24-timersperioden.

Reiser med avreise fra Norge

• Satsen for diettgodtgjørelsen beregnes i henhold til følgende regler: Hvis du skal på en utenlandsreise og ikke har noen forretningsmøter eller overnatting i Norge, får du satsen for landet du reiser til, for hele 24-timersperioden.

42 | Visma Software International AS | Regelverk • Hvis du har et forretningsmøte eller en overnatting i Norge når du skal til en destinasjon i utlandet, sammenlignes tiden du har tilbrakt i Norge og tiden du har tilbrakt i utlandet. Du får satsen for det landet der du har tilbrakt mest tid i 24-timersperioden, fra reisens start.

Hjemreiser

• • Satsen for diettgodtgjørelse beregnes i henhold til følgende regler: Når du kommer tilbake til hjemlandet etter en utenlandsreise og ikke har noe forretningsmøte eller overnatting i Norge, får du satsen for den siste destinasjonen i utlandet for perioden fra ankomst i Norge til du er hjemme.

Hvis du har et forretningsmøte eller en overnatting i Norge, sammenlignes tiden du har tilbrakt i utlandet og tiden du har tilbrakt i Norge. Du får satsen for det landet der du har tilbrakt mest tid i 24-timersperioden.

•

Flere destinasjoner i utlandet

Hvis du i løpet av den samme 24-timersperioden reiser til to eller flere land i utlandet, sammenlignes tiden du har tilbrakt i de enkelte landene. Du får satsen for det landet der du har tilbrakt mest tid.

Opphold i reisetiden

Følgende skjer hvis du har opphold i reisetiden: Hvis oppholdet er mellom to destinasjoner i utlandet, regnes det som tid du har tilbrakt i landet du skal til.

Opphold i starten og slutten av en utenlandsreise, regnes som tid tilbrakt i Norge. Da gjelder reglene ovenfor (se: Reiser med avreise fra Norge og Pågående reiser).

Diettgodtgjørelse – Finland

Landene har ulike reiseregler som Visma.net Expense bruker til å beregne diettgodtgjørelse.

Hvis det ikke brukes refusjon av reiseutlegg, kan du få en diettgodtgjørelse i henhold til gjeldende regler.

En hel reisedag har en varighet på 24 timer fra reisen starter.

Enkelte vilkår må være oppfylt for at du skal kunne få diettgodtgjørelse, og vilkårene er ulike for innenlands- og utenlandsreiser.

• • Hvis det dreier seg om en innenlandsreise, har du rett til å få godtgjørelse i henhold til følgende regler: Dagsreise: Hvis du har reist i mer enn 6 timer, kan du få diettgodtgjørelse for en halv dag. Hvis reisen har vart i mer enn 10 timer, kan du få diettgodtgjørelse for én hel dag.

Reise som går over flere dager: Du får godtgjørelse for en hel dag for hver hele dag du har tilbrakt på reisefot. Hvis reisen varer i minst 2 timer inn i den neste 24-timersperioden etter den siste 24-timersperioden, har du rett til å få én ekstra diettgodtgjørelse for en halv dag. Hvis denne perioden varer i mer enn 6 timer, har du rett til å få ekstra diettgodtgjørelse for en hel dag.

Hvis du reiser utenlands, beregnes diettgodtgjørelsen ut fra satsene for landet der reisen avsluttes.

Hvis du reiser utenlands og reisen avsluttes på et skip eller fly, beregnes diettgodtgjørelsen ut fra satsene for det landet skipet eller flyet sist hadde avgang fra.

Hvis du reiser fra Finland og reisedagen avsluttes på et skip eller fly, beregnes diettgodtgjørelsen ut fra satsene for det landet du først ankommer.

Siste reisedag: Hvis du reiser utenlands og den siste dagen avsluttes i utlandet eller på et skip eller en båt, har du rett til følgende: • • Halvparten av satsen for det siste landet du var i, hvis reisen etter den 24-timersperioden varer i mer enn 2 timer inn i den neste perioden.

Hele satsen for det siste landet du var i, hvis du reiser i mer enn 10 timer etter den siste 24-timersperioden.

Hvis den siste dagen av utenlandsreisen avsluttes i Finland, har du rett til følgende: • • Halvparten av satsen for det siste landet du var i, hvis du reiser i mer enn 2 timer etter den siste 24-timersperioden.

Hele satsen for det siste landet du var i, hvis du reiser i mer enn 10 timer etter den siste 24-timersperioden.

Ved utenlandsreiser kan det hende reisetiden fortsetter etter ankomst til Finland. Da får du diettgodtgjørelse i henhold til de gjeldende reglene i den neste 24-timersperioden som begynner etter ankomsttid til Finland: • • Hvis du reiser i minst 2 timer, får du ekstra diettgodtgjørelse for en halv dag innenlandsreise.

Hvis du reiser i mer enn 10 timer etter den forrige 24-timersperioden, får du ekstra diettgodtgjørelse for en hel dag innenlandsreise.

Opphold i reisetiden

Visma Software International AS | Regelverk | 43 Følgende skjer hvis du har opphold i reisetiden: Hvis oppholdet er mellom to destinasjoner, regnes det som tid du har tilbrakt i landet du skal til.

Diettgodtgjørelse – Sverige

Landene har ulike reiseregler som Visma.net Expense bruker til å beregne diettgodtgjørelse.

Hvis det ikke brukes refusjon av reiseutlegg, kan du få diettgodtgjørelse i henhold til gjeldende regler.

For at du skal ha rett til skattefri diettgodtgjørelse, må reiseperioden bestå av minst én hel natt (fra 00:00 til 06:00). Du får ekstra diettgodtgjørelse for hver reisedag (dagen starter kl. 06:00).

• • • • For utenlandsreiser får du satsen for landet du reiser til. Det gjelder bestemte regler for første og siste reisedag: For siste reisedag får du diettgodtgjørelse for en halv dag hvis reisen avsluttes kl. 19 eller tidligere. Hvis siste reisedag avsluttes etter kl. 19, får du diettgodtgjørelse for en hel dag.

For første reisedag får du diettgodtgjørelse for en halv dag hvis reisen starter kl. 12 eller senere. Hvis reisen starter før kl. 12, får du diettgodtgjørelse for en hel dag.

Hvis ankomsttiden er mellom kl. 00:00 og 05:59, får du ikke ekstra diettgodtgjørelse.

For første og siste dag i en utenlandsreise, sammenlignes tiden du har tilbrakt i utlandet og tiden du har tilbrakt i Sverige. Hvis du har tilbrakt mest tid i Sverige, får du satsen som gjelder for Sverige, for første eller siste reisedag.

Hvis du har tilbrakt mest tid i utlandet, får du satsen for det aktuelle landet.

Hvis du reiser i flere land samme dag, får du satsen for landet du tilbringer mest tid i. Tiden du bruker på å reise til neste destinasjon, tas ikke med i vurderingen av hvilken sats du har rett til å få.

Hvis du reiser i flere land, og i Sverige mellom to destinasjoner i utlandet, får du satsen for det landet du har tilbrakt mest tid i. Hvis du tilbringer mesteparten av reisetiden i Sverige, får du satsen som gjelder for Sverige.

Måltidsfradrag

Landene har ulike regler for måltidsfradrag. Alternativene for måltider er tilgjengelige for hver periode du får diettgodtgjørelse for.

Hvis du får ett eller flere måltider dekket, reduseres totalbeløpet for diettgodtgjørelsen.

Beløpet kan reduseres med en fast sats eller en prosentsats i henhold til gjeldende regler. Reduksjonen avhenger også av hvor mange måltider du får dekket.

Måltidsfradrag – Norge

Alternativene for måltider er tilgjengelige for hver periode du får diettgodtgjørelse for.

For hver reisedag skal det ikke gjøres fradrag for mer enn tre måltider (hver 24-timersperiode). Hvis du ikke får diettgodtgjørelse for en reisedag, gjøres det ingen fradrag for den dagen.

Måltidsfradrag for innenlands- og utenlandsreiser: Tabell 11: Måltidsfradrag som brukes Måltidsfradrag

Frokost Lunsj Middag Alle måltider

Fradrag

Hvis du får frokost eller frokost er inkludert i overnattingsprisen, reduseres diettgodtgjørelsen med en fast sats eller en prosentsats, avhengig av om det dreier seg om en dagsreise eller reise med overnatting.

Hvis du får lunsj, reduseres diettgodtgjørelsen med en fast sats eller en prosentsats, avhengig av om det dreier seg om en dagsreise eller reise med overnatting.

Hvis du får middag, reduseres diettgodtgjørelsen med en fast sats eller en prosentsats, avhengig av om det dreier seg om en dagsreise eller reise med overnatting.

Hvis du får alle måltidene dekket, faller hele diettgodtgjørelsen bort. Da kan du i stedet få

administrativ forpleining

for hver 24 timersperiode med reising.

44 | Visma Software International AS | Regelverk

Måltidsfradrag – Finland

Alternativene for måltider er tilgjengelige for hver periode du får diettgodtgjørelse for.

• • Hvis du får måltider dekket i løpet av reisen, reduseres diettgodtgjørelsen. Fradraget avhenger av om du var på en innenlands- eller utenlandsreise: Måltidsfradrag, innenlandsreise: Hvis du i løpet av en hel reisedag får to måltider som dekkes på andre måter enn av diettgodtgjørelsen, reduseres diettgodtgjørelsen med 50 %. Hvis du får ett måltid i løpet av en hel reisedag, reduseres ikke diettgodtgjørelsen. Hvis du i løpet av en halv reisedag får ett måltid som dekkes på andre måter enn av diettgodtgjørelsen, reduseres diettgodtgjørelsen med 50 %.

Måltidsfradrag, utenlandsreise: Hvis du i løpet av en hel reisedag får ett måltid dekket, reduseres ikke diettgodtgjørelsen. Hvis du i løpet av en halv reisedag får ett måltid dekket, reduseres ikke diettgodtgjørelsen.

Hvis du i løpet av en hel eller halv reisedag får to måltider som dekkes på andre måter enn av diettgodtgjørelsen, reduseres imidlertid diettgodtgjørelsen med 50 %.

Måltidsfradrag – Sverige

Alternativene for måltider er tilgjengelige for hver periode du får diettgodtgjørelse for.

Hvis du får ett eller flere måltider dekket i løpet av reisen, reduseres diettgodtgjørelsen.

Måltidene du får dekket, skal rapporteres som skattepliktige. Det skattepliktige beløpet som skal rapporteres for hvert måltid som dekkes, er et fast beløp.

Det finnes noen unntak der måltider du får dekket, ikke skal rapporteres som skattepliktige: • • • frokost som er inkludert i hotellprisen måltider som dekkes ved ekstern eller intern representasjon måltider som er inkludert i transportbilletten Diettgodtgjørelsen kan reduseres for både innenlands- og utenlandsreiser. Fradragsbeløpet og det skattepliktige beløpet fastsettes av myndighetene og avhenger av hvilke måltider som dekkes: • • • • •

Måltidsfradrag, innenlandsreise

Alle måltider Lunsj og middag Lunsj eller middag Frokost Representasjon

• • • • •

Måltidsfradrag, utenlandsreise

Alle måltider Middag Lunsj Frokost Representasjon

Overnattingsdekning

Overnattingsdekning er en ekstra diettgodtgjørelse du kan få for overnatting. Visma.net Expense bruker reglene for overnattingsdekning som gjelder i de ulike landene.

Du kan velge overnattingsdekning hvis du har krav på dette. Overnattingen dekkes da med en diettgodtgjørelse i stedet for refusjon av kvittering. Landene har ulike regler for når overnattingsdekning kan velges.

Overnattingsdekning – Norge

Du kan bare fåovernattingsdekning for innenlandsreiser i Norge.

Visse krav må være oppfylt for at du skal kunne få overnattingsdekning. Du må være borte i minst 5 timer om natten i tidsrommet fra kl. 22 og kl. 6.

Du kan velge overnattingsdekning for reiser som varer i mindre enn 12 timer, også hvis du ikke mottar diettgodtgjørelse. Du trenger ikke å motta diettgodtgjørelse for å kunne få overnattingsdekning.

Visma Software International AS | Regelverk | 45 Du kan bare få overnattingsdekning én gang i løpet av en 24-timersperiode. Timene legges sammen, og du kan bare få én dekning i løpet av en 24-timersperiode.

Eksempel: Hvis reisen starter 1. juni kl. 1.30 om natten og avsluttes 2. juni kl. 1.30 om natten, får du bare én overnattingsdekning.

Hvis reisen foregår både innenlands og utenlands, kan du bare velge overnattingsdekning for den tiden du er i Norge. I tillegg må kravet om at du må være i Norge i minst 5 timer om natten, være oppfylt.

Overnattingsdekning – Finland

Du kan få overnattingsdekning for både innenlands- og utenlandsreiser.

For en reisedag har du bare rett til overnattingsdekning hvis minst 4 timer mellom kl. 21 og 7 er inkludert i reisetiden.

Overnattingsdekning forutsetter at ikke arbeidsgiveren har ordnet med gratis overnatting, og at det ikke er betalt godtgjørelse for overnatting.

Du kan bare få Overnattingsdekning én gang i løpet av en 24-timersperiode. Timene legges sammen, og du kan bare få én dekning i løpet av en 24-timersperiode.

Eksempel: Hvis reisen starter 1. juni kl. 2 om natten og avsluttes 2. juni kl. 2 om natten, får du bare én overnattingsdekning.

Overnattingsdekning – Sverige

Du kan få overnattingsdekning for både innenlands- og utenlandsreiser.

For at du skal ha rett til overnattingsdekning, må du være borte hele natten i tidsrommet fra midnatt til kl. 6 neste morgen.

• • Satsen for overnattingsdekning er følgende: For innenlandsreiser: Halvparten av satsen for diettgodtgjørelse.

For utenlandsreiser: Halvparten av satsen for destinasjonen i utlandet. Du får den overnattingsdekningen som er fastsatt for landet du overnatter i.

Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser

Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser er bare tilgjengelig for norske firmaer.

Kompensasjonstillegget for utenlandsreiser kan gis for hver 24-timersperiode på offisielle reiser eller kursreiser. Denne kompensasjonen kommer i tillegg til diettgodtgjørelsen du får for hver dag av utenlandsreisen.

• • Kompensasjonstillegget for utenlandsreiser gis for tiden du tilbringer utenlands hvis følgende krav er oppfylt: Reisen må vare i minst 12 timer.

Du får ekstra kompensasjon hvis reisen går minst 12 timer inn i neste dag på den samme utenlandsreisen.

Kompensasjonstillegget for utenlandsreiser er trekkpliktig.

Når vi beregner hvor mye kompensasjon du har rett til, er det ikke relevant hvor mange timer du har tilbrakt i hvert land på utenlandsreisen. Det som er viktig, er at kravene ovenfor er oppfylt.

Hvis du i løpet av en 24-timersperiode registrerer et opphold innenlands mellom to land i utlandet, vurderes det dit hen at du har hatt en forretningsreise i hjemlandet. Da får du ikke noe kompensasjonstillegg for utenlandsreise i 24 timersperioden.

Måltidspenger

Måltidspenger er en ekstra diettgodtgjørelse som er spesifikk for Finland.

Måltidspenger kan betales for hver reisedag hvis det ikke gis noen diettgodtgjørelse. Du kan ikke spise der du bruker å spise til vanlig. Hvis du får refundert kvitteringer, har du ikke rett til å få måltidspenger.

• • Du kan velge mellom to typer måltidspenger: Penger for ett måltid hvis du i pausen ikke kan spise ett måltid der du bruker å spise Penger for to måltider hvis du i pausen ikke kan spise to måltider der du bruker å spise

46 | Visma Software International AS | Regelverk Disse typene måltidspenger har egne satser som er fastsatt av myndighetene. Satsene oppdateres fortløpende i henhold til de gjeldende reglene.

Reisens varighet er ikke relevant for om du kan velge måltidspenger eller ikke i reisetiden. Du kan for eksempel registrere en reise på 1 time og velge enten penger for ett måltid eller penger for to måltider.

Du kan få måltidspenger i kombinasjon med overnattingsdekning.

Alternativene for måltidspenger er tilgjengelige for både innenlands- og utenlandsreiser.

På en reise som går over flere dager, kan du få måltidspenger og diettgodtgjørelse, men for ulike dager. Du kan ikke få både måltidspenger og diettgodtgjørelse for samme reisedag.

Administrativ forpleining (bruspenger)

Administrativ forpleining er en ekstra diettgodtgjørelse som er spesifikk for Norge. Den utbetales i henhold til gjeldende regler.

Hvis alle måltidene er dekket, får du ingen diettgodtgjørelse. Da har du rett til å få administrativ forpleining for hver 24 timersperiode.

Administrativ forpleining kan gis for innenlands- eller utenlandsreiser.

Den administrative forpleiningen er et fast beløp som skal dekke små utgifter til ting som avis eller mineralvann.

Kilometergrense

Kilometergrensen gjelder for kjøreturer med bil på innenlandsreiser. Det brukes ulike satser til å beregne hvilken kompensasjon du har rett til å få, basert på om grensesatsen er overskredet eller ikke.

Det er myndighetene som fastsetter grenseverdien. I 2012 er verdien 10 000 km. Visma.net Expense oppdaterer alle endringer myndighetene gjør.

Kilometergrensen beregnes per bruker, per firma for hvert kalenderår med start 1. januar. Etter at grensen på 10 000 kilometer er overskredet, brukes den reduserte satsen.

Firmaadministratoren kan angi en annen firmasats for kilometergrensen.

slik endrer du kilometersatsen

Hvis den ansatte har kilometer som ikke er registrert i Visma.net Expense, kan firmaadministratoren konfigurere antall

kjørte km hittil i år for den ansatte:

slik konfigurerer du antall kjørte km hittil i år for ansatte

. Dette kan være aktuelt

hvis firmaet tar i bruk Visma.net Expense midt i året, eller hvis den ansatte bytter firma.

Hvis du registrerer en ny kjørebok, tas det hensyn til alle kilometerne fra de registrerte regningene som har statusen Godkjent, når det avgjøres om grensesatsen skal brukes.

Hvis du konfigurerer antall kjørte km hittil i år, oppdateres regningene du har registrert slik at det tas hensyn til de disse kilometerne. Hvilken sats som brukes til å beregne kompensasjonen, avhenger av om grensen er nådd eller ikke.

Kilometer du har registrert for kjøring i utlandet, brukes ikke når det avgjøres om kilometergrensen skal brukes.

Hvor mange kilometer du kjører til et arbeidssted i Tromsø, tas også hensyn til når det avgjøres om kilometergrensen skal brukes eller ikke. Du får ekstra diettgodtgjørelse for kilometerne du kjører til et arbeidssted i Tromsø.

Hvis grensen på 10 000 kilometer nås, blir du informert om dette i regningsrapporten.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 47

Firmainnstillinger Oppsett

Oppsettsveiviser

Ved førstegangsoppsett av Visma.net Expense så vil “Company Administrator” bli presentert for en oppsettsveiviser, hvilket vil forenkle oppsettet av organisasjonen.

I forbindelse med oppsett av nye organisasjoner i Visma.net Expense, så kan "Company Administrator" velge hvordan diett og konteringen skal være for de ansatte.

Under Innstillinger for reiseregninger så kan du velge hvilke muligheter ansatte skal ha når de registrer reiseregning.

Du kan endre hvorvidt den ansatte skal kunne endre konteringen selv, og hvorvidt dette kostnadsbæreren vil være synlig i det hele tatt. Tilsvarende for diettberegninger, hvor du kan sette både synlighet og redigerbarhet. Du kan også sette forhåndsvalgt verdi for både kontering og diettberegning.

Velg standardinnstillinger for oppsett

I veiviseren for oppsett av en ny organisasjon så kan du velge standardinnstillinger. Ved å velge dette, så vil du ikke trenge å gå i gjennom veiviseren.

For å velge standardinnstillinger, vennligst gjør følgende steg: 1. Når du logger inn for første gang som "Company Administrator" så vil standardinnstillingene være listet opp under Hjem. Du kan endre disse innstillingene i neste steg i veiviseren.

2. Velg Velg standardinnstillinger .

3. Velg Ok for å bekrefte at du ønsker standardinnstillinger for din organisasjon.

Nå er veiviseren ferdig utfylt og du vil nå se startsiden for "Company Administrator".

Standardinnstillinger for Innstillinger for reiseregninger er følgende: diettberegninger gjøres på alle reiseregninger, men kan endres av brukeren selv. Kostnadsbærere er satt til å være både synlige og redigerbare.

Innstillingene kan alltids endres senere, under Innstillinger , velg så Oppsett og Innstillinger for reiseregninger.

Velg Innstillinger for reiseregninger

Med rollen "Company Administrator" så vil du for en ny organisasjon i Visma.net Expense kunne sette standardinnstillinger eller følge oppsettsveiviseren for å sette forskjellige valg for dine ansatte.

Hvis du ønsker andre innstillinger enn det som er standardinnstillinger, så kan du endre dette ved å følge oppsettsveiviseren som er beskrevet i følgende steg: 1. Når du logger inn for første gang som "Company Administrator" så vil standardinnstillingene være listet opp under Hjem. Du kan endre disse innstillingene i neste steg i veiviseren.

2. Velg Neste Du vil nå se Innstillinger for reiseregninger . Her kan du velge om det skal være diettberegninger på de ansattes reiseregninger. Diettberegningen kan også settes til å være redigerbar av hver enkelt bruker. I tillegg så kan du sette kostnadsbærere til å være synlig eller ikke for brukerene, samt hvorvidt de kan gjøre endringer på kostnadsbærene.

3. Standardinnstillinger for Innstillinger for reiseregninger er følgende: diettberegninger gjøres på alle reiseregninger, men kan endres av brukeren selv. Kostnadsbærere er satt til å være både synlige og redigerbare. Så snart du har gjort de endringene som måtte være ønskelig, velg Avslutt.

Nå er veiviseren ferdig utfylt og du vil nå se startsiden for "Company Administrator". Innstillingene kan alltids endres senere, under Innstillinger , velg så Oppsett og Innstillinger for reiseregninger .

Innstillinger for reiseregninger

Med rollen som "Company Administrator" så kan du velge ulike innstillinger for hvordan diettberegninger og kostnadsbærere skal fungere ved registrering av reiseregninger.

For eksisterende organisasjoner så vil standardinnstillinger være i bruk. Standardinnstillinger for Innstillinger for reiseregninger er følgende: diettberegninger gjøres på alle reiseregninger, men kan endres av brukeren selv. For å endre innstillinger for reiseregninger så velger du Innstillinger , velg så Oppsett, og Innstillinger for reiseregninger .

48 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger Ulike valg i Innstillinger for reiseregninger vil påvirke registreringsprosessen for alle ansatte i en organisasjon. De ulike resultatene er beskrevet i underkapitler.

Innstillinger for kostnadsbærere

Med rollen som "Company Administrator" så kan du velge ulike innstillinger for hvordan kostnadsbærere skal fungere ved registrering av reiseregninger.

Du kan velge å sette kostnadsbærere til å være synlige eller ikke for den ansatte under registrering av reiseregningen.

Hvis de settes til å være synlige, så kan du også velge hvorvidt den ansatte skal kunne endre eller splitte kostnadsbærere.

Avhengig av valgt innstilling så vil effekten være synlig for alle ansatte ved registrering av reiseregning. Effekten vil være synlig i skjermbildet på høyre side i det det du gjør endringen.

Ved å velge Vis kostnadsbærer ved registrering av reiseregning. så vil ansatte se kostnadsbærere ved registrering av reiseregning.

Gitt at kostnadsbærere er synlig for den ansatte, så kan du sette feltet til å bare være lesbart, altså ikke redigerbart.

Dette gjøres ved å fjerne markeringen for at Tillat ansatte å endre kostnadsbærere ved registrering av reiseregning.ansatte har tillatelse til å gjøre endringer. Da vil også muligheten for å splitte kostnadsbærere forsvinne.

Ved å velge Tillat splitting av kostnadsbærere så vil ansatte kunne splitte en reiseregninger eller transaksjon på flere kostnadsbærere.

Innstillinger for diettberegninger

Med rollen som "Company Administrator" så kan du velge ulike innstillinger for hvorvidt diettberegninger skal utføres og om ansatte skal kunne slå av og på denne funksjonaliteten.

Diettberegninger kan være aktiveres eller deaktiveres for alle ansattes reiseregninger. Du kan også velge hvorvidt de ansatte skal kunne gjøre slå av og på diettberegninger på ulike reiseregninger. Avhengig av valgt innstilling så vil effekten være synlig for alle ansatte ved registrering av reiseregning. Effekten vil være synlig i skjermbildet på høyre side i det det du gjør endringen.

Ved å velge Tillat diettberegning ved registrering av reiseregninger så vil diettberegninger bli beregnet på reiseregninger registrert av ansatte. Dette vil føre til at feltet Reise på regning vil være umarkert.

Hvis Tillat diettberegning ved registrering av reiseregninger ikke er valgt, så vil det ikke gjøres diettberegninger på reiseregninger. Ved registrering av reiseregning så vil Reise på regning være markert.

Ved å velge Tillat ansatt å velge mellom diettberegning og reise på regning så vil ansatte kunne velge om de ønsker diettberegning eller ikke på sine reiseregninger. Ved registrering av reiseregning så vil Reise på regning være redigerbar.

Hvis Tillat ansatt å velge mellom diettberegning og reise på regning ikke er valgt, så vil ikke ansatte ha mulighet til å bytte mellom diettberegninger og reise på regning. Ved registrering av reiseregning så vil Reise på regning være uredigerbar.

Endre innstillinger for reiseregninger

Med rollen "Company Administrator" så vil du for en ny organisasjon i Visma.net Expense bli guidet ved hjelp av oppsettsveiviseren for å sette forskjellige valg for dine ansatte.

For å gjøre endringer, så er det følgende steg som må gjennomføres: 1. Velg Innstillinger.

2. Fra menyen på venstre side, velg Innstillinger for reiseregninger, under Oppsett.

Du vil nå se gjeldende innstillinger for din organisasjon. Alle innstillingene kan endres, og for hvert valg vil du få et skjermbilde med forklaring på hva som vil skje hvis du gjør endringer.

3. Velg de innstillinger som ønskelige for diettberegninger og kostnadsbærere. Velg så Lagre.

Nå vil registreringen av reiseregningen for alle dine ansatte være tilpasset de innstillinger du valgte.

Ansatte

Konfigurere ansatte

Som firmaadministrator har du tilgang til informasjon om firmaets ansatte.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 49 En Visma.net Expense-bruker må også ha ansattstatusen Aktiv for å få tilgang til Visma.net Expense. Du kan importere informasjon om ansatte fra et lønnssystem eller registrere informasjon manuelt.

Du kan registrere informasjon om den ansatte som er obligatorisk eller relevant for registrering av reiseregning og utleggsrefusjon. Når du oppretter tilknytning til en kostnadsbærer i konfigurasjonen for den ansatte, brukes denne tilknytningen som standard kostnadsbærer ved registrering av reiseregninger. Den brukes også til å angi hvem som kan godkjenne regningen. Hvis du skal utbetale penger til den ansatte via bankremittering, må du registrere bankkontoen i Visma.net Expense. Hvis firmaet har en avtale med Visma om kredittkort, kan du legge inn den ansattes kredittkortinformasjon i konfigurasjonen.

Vise ansatte

Firmaadministratoren kan vise informasjon om firmaets ansatte.

Slik viser du informasjon om ansatte: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Ansatt fra menyen til venstre.

4. Du kan filtrere firmaets ansatte etter status: • • • Alle for å vise alle ansatte Aktiv for å vise bare aktive ansatte.

Inaktiv for å vise bare inaktive ansatte.

Opprette ansatte

Firmaadministratoren kan opprette eller endre informasjon om firmaets ansatte.

Hver Visma.net Expense-bruker har også en ansatt-ID.

Slik oppretter du en ansatt: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Ansatt fra menyen til venstre.

4. Klikk på Ny ansatt i skjermbildet Konfigurasjon ansatt.

5. Klikk på kategorien Innstillinger. Fyll ut de obligatoriske feltene i denne kategorien:

Felt Beskrivelse Fornavn Etternavn E-post Ansatt-ID Fødselsnummer Fødselsdato Adresse 1 Adresse 2 Postnummer Sted Land Mobilnummer Direktenummer

Den ansattes fornavn. Dette feltet er obligatorisk.

Den ansattes etternavn. Dette feltet er obligatorisk.

Den ansattes e-postadresse. Dette feltet er obligatorisk.

Den ansattes ID. Denne ansatt-ID-en er koden fra lønnssystemet. Hvis det ikke brukes et lønnssystem, brukes dette feltet som en unik identifikator. Dette feltet er obligatorisk.

Den ansattes fødselsnummer.

Den ansattes fødselsdato.

Vanligvis den ansattes gateadresse.

Ofte postadresse eller postboksadresse.

Den ansattes postnummer.

Stedet der den ansatte bor.

Landet der den ansatte bor.

Den ansattes mobilnummer.

Den ansattes direktenummer.

50 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger

Felt Privatnummer Avmerkingsboksen Aktiv Konfigurere antall kjørte km hittil i år

• •

Beskrivelse

Den ansattes privatnummer.

Angir om den ansatte har statusen Aktiv eller Inaktiv. Statusen sier ingenting om tilgang til Visma.net Expense.

Legg til hvor mange km den ansatte har kjørt hittil i år.

regelen for kilometergrense

Slik konfigurerer du antall kjørte km hittil i år

Klikk på knappen Informasjonen lagres.

7. Klikk på kategorien Konto. I denne kategorien fyller du ut informasjon om den ansattes bankkonto og kredittkort.

Felt Beskrivelse Kontonummer

Den ansattes kontonummer.

BIC IBAN Korttype Kortnummer 8.

Klikk på knappen Informasjonen lagres.

Identifikasjonsnummeret til den ansattes bank.

Den ansattes internasjonale bankkontonummer.

Velg den ansattes korttype.

Den ansattes kortnummer.

Merk: Du trenger kontoinformasjonen hvis du skal bruke

#unique_20

i betalinger.

9. Klikk på kategorien Kostnadsbærere. I denne kategorien fyller du ut informasjon om kostnadsbærerne den ansatte er tilknyttet.

Felt Beskrivelse Kostnadsbærertype

Den overordnede kostnadsbærertypen for kostnadsbæreren.

Kostnadsbærer

Velg kostnadsbæreren den ansatte tilhører.

10.

Klikk på knappen .

Kostnadsbæreren for den nye ansatte lagres. Den brukes som standard kostnadsbærer når den ansatte registrerer en regning.

Informasjonen om den nye ansatte lagres, og han/hun har tilgang til Visma.net Expense.

Importere ansatte

I Visma.net Expensekan du importere ansatte fra systemer ved hjelp av Visma.net ExpenseWeb Service.

Firmaadministratoren kan importere data om ansatte fra et lønnssystem.

Hvis du vil importere ansatte, må du bruke Visma.net Expense Web Service for å koble til datakilden, for eksempel et lønnssystem. Deretter importerer du de ansatte fra systemet dataene vedlikeholdes på.

Du kan også importere en fil til Visma.net Expense for å få tilgang til de nødvendige dataene om de ansatte.

Hvis systemet bruker Master Data Management, er dataene tilgjengelige for Visma.net Expense.

Merk: Hvis du bruker Web Service til å importere data, eller hvis systemet bruker Master Data Management, bør dataene om de ansatte redigeres og vedlikeholdes i hovedprogrammet, f.eks. et lønnssystem.

Oppdatere informasjon om ansatte

Firmaadministratoren kan også oppdatere informasjon om firmaets ansatte.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 51 Slik oppdaterer du informasjon om ansatte: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Ansatt fra menyen til venstre.

4. Klikk på den ansatte du vil endre informasjon om.

5. Klikk på kategorien Innstillinger. Her kan du oppdatere generell informasjon om den ansatte: • • • • • • • • • • • • • • •

Fornavn Etternavn E-postadresse Ansatt-ID Fødselsnummer Fødselsdato Adresse 1 Adresse 2 Postnummer Sted Land Mobilnummer Direktenummer Privatnummer Konfigurer antall kjørte km hittil i år 6.

Klikk på knappen .

Den oppdaterte informasjonen om den ansatte lagres.

7. Klikk på kategorien Konto. Her kan du oppdatere følgende informasjon under Bankkonto og Kredittkort for den ansatte: • • • • •

Kontonummer BIC IBAN Korttype Kortnummer 8.

Klikk på knappen .

Systemet lagrer den oppdaterte kontoinformasjonen.

9. Klikk på kategorien Kostnadsbærere. Her kan du oppdatere følgende informasjon om kostnadsbæreren den ansatte tilhører: •

Kostnadsbærer 10.

Klikk på knappen .

Den oppdaterte informasjonen lagres og kan nå brukes.

Informasjonen om den ansatte er oppdatert.

Konfigurere antall kjørte km hittil i år for ansatte

Firmaadministratoren kan konfigurere antall kjørte km hittil i år for ansatte.

Antall kjørte km hittil i år brukes vanligvis hvis en ansatt begynner å jobbe for et annet firma i løpet av et år og har kjørte kilometer som er registrert i andre systemer.

Du kan konfigurere antall kjørte km hittil i år for ansatte som har kjørte kilometer til gode fra tidligere i året

konfigurere antall kjørte km hittil i år

Slik konfigurerer du antall kjørte km hittil i år: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Ansatt fra menyen til venstre.

4. Klikk på den ansatte du vil legge til antall kjørte km hittil i år for.

52 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger 5. Klikk på Konfigurer antall kjørte km hittil i år.

6. Registrer antall kjørte km hittil i år for den ansatte.

Verdien du har konfigurert for den ansatte i Antall kjørte km hittil i år, brukes heretter når den ansatte registrerer en ny kjørebok. Hvis grensen på 10 000 kilometer overskrides, brukes grensesatsen for bil i beregninger.

Merk: Du skal bare konfigurere Antall kjørte km hittil i år én gang.

Fjerne tilgangsrettigheter for ansatt

Hvis du ikke vil at en ansatt skal ha tilgang til Visma.net Expense, kan du fjerne den ansattes roller. Tilgangen bestemmes ikke av avmerkingsboksen Aktiv for den ansatte.

Slik fjerner du tilgangen Visma.net Expensefor en ansatt: 1. Logg deg på Visma.net Expensesom firmaadministrator 2. Klikk på menyen Innstillinger i den øverste raden (på menyen Demand Platform) 3. Åpne den ansatte ved å klikke på den ansattes e-postadresse 4. Finn Visma.net Expense-programmet 5. Fjern avmerkingen i alle boksene

Den ansattes tilgangsrettigheter til Visma.net Expense fjernes, og den ansatte kan ikke logge seg på.

Typer

Kjøring

Kjøretøytyper

Visma.net Expense har som standard alle de offisielle kjøretøytypene og de offisielle satsene.

De offisielle kjøretøytypene bruker den offisielle trekkfrie satsen, og Visma oppdaterer satsen for deg. Firmaene kan registrere en egen sats for typene.

Når du registrerer en firmasats, er det denne satsen som betales per kilometer når den ansatte registrerer en regning med denne kjøretøytypen.

Hvis satsen er høyere enn den offisielle satsen, beregner Visma.net Expense beløpet som skal betales. Beløpet deles inn i et skattefritt og et skattepliktig beløp ved bruk av den offisielle skattefrie satsen.

Firmaadministratoren kan opprette egne fremkomstmidler. Dette kan for eksempel være sykkel eller gange.

Slik oppretter du firmakjøretøytyper

Når firmaet oppretter kjøretøytyper, er hele beløpet trekkpliktig, siden det ikke er tilknyttet en offisiell trekkfri sats.

I noen land kan enkelte av de offisielle kjøretøytypene ha en tilknyttet ekstra type i henhold til gjeldende regler.

Eksempel på en ekstra type er passasjergodtgjørelse.

Hvis det ikke er nødvendig at de ansatte i firmaet bruker bestemte typer når de registrerer reiseregninger, kan du som

firmaadministrator deaktivere dem, slik at de ikke vises i skjermbildet Registrering av kjørebok. Se:

slik deaktiverer du kjøretøytyper

Kjøretøytypene som er brukt i tidligere registrerte kjøreturer, kan ikke slettes fra siden Konfigurasjon kjøretyper.

Hvis du i Konfigurasjon kjøretyper endrer en type som allerede er brukt i registrerte kjøreturer, påvirkes ikke kjøreturene som allerede er registrert.

Opprette en kjøretøytype

I Visma.net Expense kan firmaadministratoren opprette firmatyper på siden Konfigurasjon kjøretyper.

Hvis du trenger flere typer for firmaet enn det du finner i listen over offisielle kjøretøytyper, kan firmaadministratoren opprette nye.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 53 Slik oppretter du en ny kjøretøytype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Kjørebok fra menyen til venstre.

4. Klikk på Legg til på menyen Konfigurasjon kjøretyper for å opprette en ny kjøretøytype.

5. Registrer følgende informasjon om den nye typen:

Felt Beskrivelse Navn Firmasats

Navnet på den nye kjøretøytypen. Dette navnet vises på siden Registrering av kjørebok når de ansatte registrerer en kjørebok.

Angi en firmasats. Satsen brukes i beregninger.

Siden dette er en ny firmatype som ikke har en offisiell trekkfri sats, er den trekkpliktig.

Aktiv Fane for lønnsart

Viser om kjøretøytypen har statusen aktiv eller inaktiv. Merk av i denne boksen, slik at kjøretøytypen er aktiv og tilgjengelig på siden Registrering av kjørebok.

Velg en lønnsart for trekkfri og trekkpliktig betaling.

Lønnsarten overføres til lønnssystemet og brukes i lønnskjøringen.

Fane for hovedbokskonto

Velg en hovedbokskonto for trekkfri og trekkpliktig betaling. Kontoen overføres til lønnssystemet eller et økonomisystem. Hvis det er registrert en konto, overstyrer den kontoen som er tilknyttet lønnsarten i lønnssystemet.

Klikk på knappen .

Den nye kjøretøytypen lagres og kan nå brukes på siden Registrering av kjørebok. Denne endringen påvirker ikke regninger som allerede er registrert og godkjent. Firmasatsen du registrerte, blir også brukt i beregninger når ansatte registrerer en regning der de bruker denne nye kjøretøytypen, eller når de redigerer en tidligere registrert regning der denne typen brukes.

Oppdatere en kjøretøytype

I Visma.net Expense kan firmaadministratoren oppdatere en kjøretøytype på siden Konfigurasjon kjøretyper.

Firmaadministratoren kan oppdatere en kjøretøytype ved å legge til en ny sats eller ved å deaktivere kjøretøytypen.

Disse endringene påvirker ikke kjøreturer som allerede er registrert.

Slik oppdaterer du en kjøretøytype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Kjørebok fra menyen til venstre.

4. Klikk på kjøretøytypen du vil oppdatere.

5. Legg til endringene du vil utføre for denne typen. Du kan oppdatere følgende informasjon:

Felt Beskrivelse Avmerkingsboksen Aktiv Firmasats

En avmerkingsboks som viser statusen aktiv eller inaktiv. Hvis denne boksen er merket av, er kjøretøytypen tilgjengelig for registrering på siden Registrering av kjørebok. Hvis boksen ikke er merket av, er kjøretøytypen deaktivert og ikke lenger tilgjengelig ved registrering.

Du kan legge til en firmasats som du vil skal brukes i stedet for den offisielle satsen. Hvis det allerede

54 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger

Felt Tilknytt lønnsart Beskrivelse

er definert en firmasats for denne typen, heter feltet Firmasats. Da kan du oppdatere firmasatsen.

Du kan oppdatere lønnsarten for trekkpliktig eller trekkfri betaling. Lønnsarten overføres til lønnssystemet og brukes i lønnskjøringen.

Tilknytt hovedbokskonto

Du kan oppdatere hovedbokskontoen for trekkfri eller trekkpliktig betaling. Kontoen overføres til lønnssystemet eller et økonomisystem. Hvis det er registrert en konto, overstyrer den kontoen som er tilknyttet lønnsarten i lønnssystemet.

Klikk på knappen .

Kjøretøytypen oppdateres med den nye informasjonen du har registrert.

Deaktivere en kjøretøytype

Som firmaadministrator kan du deaktivere kjøretøytyper firmaet ikke trenger ved registrering av kjørebok.

På siden Konfigurasjon kjøretyper kan du som firmaadministrator deaktivere kjøretøytyper firmaet ikke trenger.

Du kan deaktivere både offisielle kjøretøytyper og firmakjøretøytyper.

Slik deaktiverer du en kjøretøytype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Kjørebok fra menyen til venstre.

4. På siden Konfigurasjon kjøretyper klikker du på kjøretøytypen du vil deaktivere.

5. Du må fjerne avmerkingen for navnet på kjøretøytypen for å deaktivere den.

6. Klikk på Lagre.

Kjøretøytypen er ikke lenger aktiv. Denne typen kan ikke lenger brukes ved registrering av kjørebok. Denne endringen påvirker ikke tidligere registrerte regninger som bruker denne kjøretøytypen.

Merk: Firmaadministratoren kan også gå til menyen Konfigurasjon kjøretyper og reaktivere denne kjøretøytypen når den trengs for registrering av kjørebok.

Slette en kjøretøytype

På siden Konfigurasjon kjøretyper kan du slette kjøretøytyper for firmaet. Hvis du sletter en type, blir den ikke lenger tilgjengelig på siden Konfigurasjon kjøretyper og Registrering av kjørebok.

Firmaadministratoren kan bare slette firmakjøretøytyper som han/hun har opprettet tidligere. I tillegg er det bare mulig å slette kjøretøytyper som ikke er brukt i kjørebokregistrering.

Slik sletter du en kjøretøytype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Kjørebok fra menyen til venstre.

4. På siden Konfigurasjon kjøretyper klikker du på kjøretøytypen du vil slette.

5. Klikk på Slett.

6. Klikk på Ja når du blir spurt om du vil slette denne typen.

Firmakjøretypen slettes og vises ikke lenger på sidene Konfigurasjon kjøretyper og Registrering av kjørebok. Denne endringen påvirker ikke de tidligere registrerte eller de nye regningene.

Endre kilometersats

På menyen Konfigurasjon kjøretyper kan firmaadministratoren definere en firmasats for de tilgjengelige kjøretøytypene.

Firmaadministratoren kan endre firmasatsene for offisielle kjøretøytyper og også for firmakjøretøytyper. Du kan angi en firmasats for hver periode som har en offisiell sats. Når du endrer den offisielle satsen og legger til en ny periode, kopieres firmasatsen til den nye perioden.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 55 Slik endrer du satsen for en kjøretøytype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Kjørebok fra menyen til venstre.

4. Klikk på typen du vil endre satsen for. Du kan legge til eller oppdatere firmasatsen, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats for denne kjøretøytypen.

a) Hvis den offisielle satsen brukes for denne kjøretøytypen, legger du inn firmasatsen i feltet Legg til firmasats.

b) Hvis det allerede er definert en firmasats for denne kjøretøytypen, registrerer du den nye firmasatsen i feltet Firmasats.

Klikk på knappen .

Den registrerte firmasatsen brukes nå til å beregne beløpet som skal utbetales for denne kjøretøytypen når de ansatte registrerer den i kjøreboken. Satsendringen påvirker ikke tidligere registrerte regninger og godkjente regninger der denne typen er registrert. Den nye firmasatsen brukes i beregninger for nye regninger. Når den ansatte redigerer tidligere registrerte regninger der denne typen er brukt, oppdateres dessuten beregningene.

Merk: Firmaadministratoren kan angi at det heller skal brukes en firmasats for hver periode denne kjøretøytypen har en offisiell sats for.

Utlegg

Konfigurasjon utgiftstyper

Visma.net Expense har en liste over utgiftstyper som kan brukes i utleggsregistreringen.

I Konfigurasjon utgiftstyper er det en liste over standard utgiftstyper som de fleste firmaer bruker. Disse typene gjelder for ulike reiseutleggskategorier, som overnatting, togbilletter, måltider, og andre utlegg som kontorutstyr og telefon.

Som firmaadministrator kan du opprette nye typer som firmaet trenger. Du kan også deaktivere noen av standardtypene hvis du ikke vil at de skal brukes i utleggsregistreringen.

Slik oppretter du en utgiftstype

Slik sletter du en utgiftstype Slik deaktiverer du en utgiftstype

Alle utgiftstypene må tilknyttes en lønnsart for at det skal være mulig å refundere utleggene med et lønnssystem. Hvis utbetalingen gjennomføres via bankremittering, må typen kobles til en hovedbokskonto.

Typene har et sett med lønnsarter og kontoer for utlegg innland og utland for å legge til rette for

MVA-behandling

i de

integrerte systemene.

Opprette utgiftstype

På menyen Konfigurasjon utgiftstyper kan firmaadministratoren opprette en ny utgiftstype for firmaet.

Hvis firmaet trenger flere typer enn standardtypene, kan firmaadministratoren opprette nye utgiftstyper.

Slik oppretter du en ny utgiftstype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Utlegg fra menyen til venstre.

4. Klikk på Legg til på siden Konfigurasjon utgiftstyper for å opprette en ny type.

5. Registrer følgende informasjon om den nye typen:

Felt Beskrivelse Navn

Navnet på den nye utgiftstypen. Dette navnet vises i registreringsskjermbildet når ansatte registrerer utlegg.

Aktiv

Viser om utlegget har statusen aktiv eller inaktiv.

Merk av i denne boksen, slik at utlegget er aktivt og tilgjengelig på siden for registrering av utlegg. Hvis

56 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger

Felt Fane for lønnsart Beskrivelse

det ikke er merket av for denne boksen, er utlegget ikke tilgjengelig ved registrering av utlegg.

Velg en lønnsart for innland og utland.

Lønnsarten overføres til lønnssystemet og brukes i lønnskjøringen.

Fane for hovedbokskonto

Velg en hovedbokskonto for innland og utland.

Kontoen overføres til lønnssystemet eller et økonomisystem. Hvis det er registrert en konto, overstyrer den kontoen som er tilknyttet lønnsarten i lønnssystemet.

Klikk på knappen .

Den nye utgiftstypen lagres og kan nå brukes i registreringsskjermbildet. Disse endringene påvirker ikke regninger som allerede er registrert. De ansatte kan bruke den nye utgiftstypen når de registrerer nye regninger.

Deaktivere utgiftstyper

Firmaet kan deaktivere utgiftstyper på siden Konfigurasjon utgiftstyper.

Som firmaadministrator kan du deaktivere utgiftstyper firmaet ikke lenger trenger til registrering av utlegg.

Du kan deaktivere både offisielle utgiftstyper og nye firmatyper.

Slik deaktiverer du en utgiftstype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Klikk på Utlegg fra menyen til venstre.

4. På siden Konfigurasjon utgiftstyper velger du utgiftstypen du vil deaktivere.

5. Du må fjerne avmerkingen for navnet på utgiftstypen for å deaktivere den.

6. Klikk på Lagre.

Utgiftstypen er ikke lenger aktiv. Typen kan ikke lenger brukes i registrering av utlegg. Denne endringen påvirker ikke tidligere registrerte regninger som bruker denne utgiftstypen.

Merk: Firmaadministratoren kan også gå til menyen Konfigurasjon utgiftstyper og reaktivere denne utgiftstypen når den trengs for registrering av utlegg.

Slette utgiftstyper

Firmaadministratoren kan slette firmautgiftstyper på siden Konfigurasjon utgiftstyper.

Firmaadministratoren kan slette utgiftstyper som er opprettet for firmaet, hvis firmaet ikke trenger dem lenger. Disse utgiftstypene kan bare slettes hvis de ikke har vært brukt i registrering av utlegg. Utgiftstyper som er blitt registrert i utlegg, kan deaktiveres for å unngå at de registreres flere ganger.

Slik sletter du en utgiftstype: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Utlegg fra menyen til venstre.

4. Klikk på utgiftstypen du vil slette.

5. Klikk på Slett.

6. Klikk på Ja når du blir spurt om du vil slette denne typen.

Utgiftstypen slettes og kan ikke lenger brukes i registrering. Den slettede utgiftstypen vises ikke lenger på siden Konfigurasjon utgiftstyper eller Registrering av utlegg. Denne endringen påvirker ikke utlegg som er registrert tidligere.

MVA-behandling

Visma.net Expense behandler ikke MVA og har ikke informasjon om MVA-prosenten i programmet. Når du konfigurerer typene, kan du imidlertid klargjøre dem for MVA-behandling i eksterne systemer ved å oppgi lønnsarter og kontoer for typen.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 57 Når du overfører det refunderte beløpet via et lønnssystem, har lønnsartene informasjon om kontoen i lønnssystemet.

Du må bruke en lønnsart for typen som gir riktig MVA-behandling i økonomisystemet. For eksempel lønnsarten for Utlegg utland og Utlegg innland, som har ulike kontoer i lønnssystemet, med riktig MVA-prosent i økonomisystemet.

Du kan bruke den samme lønnsarten og ulik konto for innland og utland.

Hvis systemet er integrert med et lønnssystem, trenger du ikke å legge til kontoen. Hvis kontoen legges til, brukes den i stedet for kontoen i lønnsarten i lønnssystemet. Du kan altså bruke en generell lønnsart, for eksempel reiseutlegg, og registrere ulike sett med kontoer i tillegg.

Hvis systemet er integrert med et økonomisystem, trenger du ikke å legge inn lønnsarten, men du må legge inn en konto. Firmaet må ha hovedbokskontoer med identisk MVA-prosent for at systemet skal kunne brukes på denne måten.

Utgiftstypen taxi:

Tabell 12: Utgiftstype klargjort for MVA-behandling Lønnsart

Nummer 300 – reiseutlegg utland Nummer 301 – reiseutlegg innland

Konto

Debetkonto 1410 med 0 % MVA Kredittkonto 1420 med 0 % MVA Debetkonto 1430 med 23 % MVA Kredittkonto 1440 med 23 % MVA

Diett

Konfigurere diettgodtgjørelse

Visma.net Expense bruker de offisielle diettypene og de respektive offisielle satsene. Landene har ulike satser, og satsene oppdateres i henhold til gjeldende regler.

De offisielle diettypene brukes ved registrering av reiser og i beregninger. Firmaadministratoren kan ikke deaktivere eller oppdatere alle diettypene.

Hver diettype for innland har definerte måltidsfradag i henhold til gjeldende regler.

Hver diettype, både for innland og utland, er tilknyttet lønnsarter og kontoer. Typene har et sett med lønnsarter for trekkfrie og trekkpliktige beløp, i tillegg til et sett med kontoer.

Diettypene for utlandet er knyttet til menyen Konfigurasjon av destinasjoner i utlandet.

Du kan angi en firmasats i stedet for den offisielle satsen for hver diettype. Firmaadministratoren kan endre satsen for diettyper. De offisielle satsene gjelder hvis det ikke er angitt firmasatser.

Slik angir du en firmasats for diettyper: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Diettgodtgjørelse fra menyen til venstre.

4. Klikk på diettypen du vil endre satsen for. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats.

a) Hvis den offisielle satsen brukes for denne diettypen, angir du firmasatsen i feltet Legg til firmasats.

b) Hvis det allerede er definert en firmasats, registrerer du den nye firmasatsen i feltet Firmasats.

5. Klikk på Lagre.

Den nye firmasatsen som er registrert for diettypen, brukes når det registreres en ny reise med denne typen. Denne nye firmasatsen brukes også til å beregne beløpet som skal betales for denne diettypen.

Endringene du gjør i Konfigurasjon diettsatser, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en ansatt redigerer en tidligere registrert reiseregning og bruker denne diettypen, oppdateres beregningene.

Merk: Firmaadministratoren kan angi at det heller skal brukes en firmasats for hver periode diettypen har en offisiell sats for.

Konfigurere diettgodtgjørelse for utenlandsreiser

Visma.net Expense bruker de offisielle satsene for destinasjoner i utlandet. Landene har ulike satser, og satsene oppdateres i henhold til gjeldende regler.

58 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger De offisielle destinasjonene i utlandet og de tilhørende satsene brukes i registreringen av utenlandsreiser og i beregninger. Destinasjonene for utenlandsreisene kan ikke deaktiveres.

Diettypene for utlandet er knyttet til menyen Konfigurasjon av destinasjoner i utlandet.

Hver destinasjon i utlandet har definerte måltidsfradrag i henhold til gjeldende regler.

Du kan angi en firmasats i stedet for den offisielle satsen for hver destinasjon i utlandet. Firmaadministratoren kan endre satsen for destinasjoner i utlandet. De offisielle satsene gjelder hvis det ikke er angitt firmasatser.

Slik angir du en firmasats for destinasjoner i utlandet: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Destinasjoner i utlandet fra menyen til venstre.

4. Klikk på destinasjonen i utlandet du vil endre satsen for. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats.

a) Angi firmasatsen i feltet Legg til firmasats, der den offisielle satsen brukes.

b) Hvis det allerede er definert en firmasats, registrerer du den nye firmasatsen i feltet Firmasats.

Klikk på knappen .

Firmasatsen lagres for destinasjonen i utlandet, og den brukes når du registrerer nye utenlandsreiser til denne destinasjonen.

Endringene du gjør i Konfigurasjon av destinasjoner i utlandet, påvirker ikke tidligere registrerte reiseregninger eller godkjente regninger.

Når en ansatt redigerer en tidligere registrert reiseregning der denne destinasjonen er brukt, oppdateres beregningene.

Merk: Firmaadministratoren kan angi at det heller skal brukes en firmasats for hver periode som en destinasjon i utlandet har en offisiell sats for.

Administrativ forpleining (bruspenger)

Administrativ forpleining (bruspenger) er en ekstra godtgjørelse som kan utbetales for hver periode på minst 24 timer hvis alle måltidene på reisen er dekket, enten av arbeidsgiveren eller inkludert i overnattingsprisen. Denne diettgodtgjørelsen gjelder spesifikt for Norge.

Administrativ forpleining gis for innenlands- eller utenlandsreiser, avhengig av hvilken type reiser du registrerer.

Lønnsarter og hovedbokskontoer for trekkfrie og trekkpliktige beløp er tilknyttet disse diettypene.

Den offisielle satsen for Administrativ forpleining utland og Administrativ forpleining innland brukes som standard.

Firmaadministratoren kan legge til en firmasats for typene som brukes i firmaet.

Hvis du ikke vil at disse diettypene skal brukes i firmaet, kan du som firmaadministrator deaktivere dem. Da utbetales det ikke administrativ forpleining hvis alle måltidene trekkes fra for en reisedag med diettgodtgjørelse.

Slik deaktiverer du administrativ forpleining: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Diettgodtgjørelse fra menyen til venstre.

4. Klikk på Administrativ forpleining – innland eller Administrativ forpleining – utland.

5. Fjern avmerkingen i boksen til venstre, ved siden av navnet på typen.

Klikk på knappen .

Administrativ forpleining er nå deaktivert for firmaet og kan ikke lenger brukes ved registrering av regninger. Denne ekstra diettgodtgjørelsen utbetales ikke lenger for reiser der alle måltidene er dekket. Disse endringene påvirker ikke allerede godkjente regninger der disse typene er brukt.

Hvis satsene endres for disse typene, oppdateres beregningene når ansatte redigerer de tidligere registrerte regningene der disse typene er brukt.

Merk: Firmaadministratoren kan også gå til menyen Konfigurasjon diettsatser og reaktivere diettypen når den trengs for registrering av reiseregninger.

Visma Software International AS | Firmainnstillinger | 59

Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser

Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser er en ekstra godtgjørelse du kan få for utenlandsreiser som varer i mer enn 12 timer. Du får dette tillegget for hver 24-timersperiode. Denne diettgodtgjørelsen gjelder spesifikt for Norge.

Firmaadministratoren kan registrere en firmasats for Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser.

en ny firmasats for typene.

Denne typen er også tilknyttet lønnsarter og hovedbokskontoer for trekkfrie og trekkpliktige beløp.

Som firmaadministrator kan du deaktivere typen hvis du ikke vil at den skal brukes i firmaet.

Slik deaktiverer du Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg Diettgodtgjørelse fra menyen til venstre.

4. Klikk på Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser.

5. Fjern avmerkingen i boksen til venstre, ved siden av navnet på typen.

Klikk på knappen .

Det utbetales ikke lenger kompensasjonstillegg for utenlandsreiser når de ansatte registrerer utenlandsreiser. Typen er ikke lenger aktiv, så den er ikke tilgjengelig når de ansatte registrerer regninger. Disse endringene på menyen Konfigurasjon diettsatser påvirker ikke regninger som allerede er registrert.

Hvis satsene endres for denne typen, oppdateres beregningene når ansatte redigerer og lagrer de tidligere registrerte regningene der denne typen er brukt.

Merk: Firmaadministratoren kan også gå til menyen Konfigurasjon diettsatser og reaktivere denne typen når den trengs for registrering av reiseregninger.

Måltidspenger

Måltidspenger er en diettype som er spesifikk for Finland. Firmaadministratoren kan definere en firmasats for måltidspenger.

Hvis ingen firmasats er angitt, brukes de offisielle satsene for typene måltidspenger. Firmaadministratoren kan definere

Disse typene er også tilknyttet lønnsarter og hovedbokskontoer for trekkfritt og trekkpliktig beløp.

Firmaadministratoren kan deaktivere disse typene for firmaet hvis han/hun ikke vil at de skal brukes. Da kan ikke måltidspenger velges ved registrering av regninger.

Firmaadministratoren kan deaktivere måltidspenger på menyen Konfigurasjon diettsatser.

Slik deaktiverer du måltidspenger: 1. Logg på Visma.net Expense.

2. Klikk på menyen Innstillinger.

3. Velg typen du vil deaktivere. Klikk på Penger for ett måltid eller Penger for to måltider.

4. Du må fjerne avmerkingen for navnet på typen for å deaktivere den.

Klikk på knappen .

De valgte typene måltidspenger er ikke lenger aktive og kan ikke lenger velges ved registrering av diettgodtgjørelse.

Når de ansatte registrerer reiseregninger, kan de ikke velge måltidspenger. Disse endringene påvirker ikke regninger som allerede er godkjent.

Hvis satsene endres for disse typene, oppdateres også beregningene når ansatte redigerer de tidligere registrerte regningene der disse typene er brukt.

Merk: Firmaadministratoren kan også gå til menyen Konfigurasjon diettsatser og reaktivere disse typene hvis de trengs for registrering av regninger.

Overnattingsdekning

Overnattingsdekning er en ekstra diettgodtgjørelse som de ansatte kan bruke til å dekke overnatting, i stedet for å få refusjon på grunnlag av kvitteringer.

60 | Visma Software International AS | Firmainnstillinger Overnattingsdekning kan velges på bestemte vilkår i henhold til gjeldende regler. Den offisielle satsen for overnattingsdekningstypen brukes som standard. Firmaadministratoren kan registrere en firmasats for denne typen.

Firmasatsen brukes da i firmaet.

Overnattingsdekningstypene er tilknyttet et sett med lønnsarter og kontoer som skal brukes for lønns- eller økonomisystemer. Disse typene er tilknyttet lønnsarter og hovedbokskontoer for trekkfrie og trekkpliktige beløp.

Hvis du vil endre satsen for overnattingsdekningstypen, kan du se