Transcript Bruke Visma.net Expense

1
Bruke Visma.net Expense
NB! Det finnes elektronisk hjelp inne i løsningen.
Visma.net Expense er erfaringsmessig enkel å ta i bruk og benytte.
Logge på Visma.net
Som ny bruker av Visma.net får du en velkomst e-post. Du må respondere på den innen en viss
tid for å aktivere din Visma.net konto.
Ditt brukernavn er din registrerte e-post adresse.
url til Visma.net https://signin.visma.net
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
2
Føre en reiseregning, kjørebok eller utleggsrefusjon
Du fører en reiseregning, kjørebok eller utleggsrefusjon ved å trykke på de respektive knapper.
Klikker du «Reise», kan du selvfølgelig også tilkjennegi kjøring og utlegg.
I åpningsbildet som vist, ser du dine tidligere reiseregninger (i angitt periode).
Du har elektronisk hjelp i løsningen via spørsmålstegnet helt til høyre i bildet eller via «Hurtigguide»
(se neste skjermbildet):
Første siden av en reiseregning.
Du angir navnet på reiseregningen som beskrivelse (navnet fremkommer på lønnsslippen fra Visma
Lønn), samt avdeling, prosjekt o.l ut fra hva din virksomhet ønsker.
Standard er reise etter statens satser / særavtale. Sett hake for ”Reise på regning” om du vil. Klikk på
reisens avreisedato i kalenderen, og en oversikt for å angi klokkeslett vil fremkomme. Gjør
tilsvarende vedr. hjemkomst. Har du vært i flere diettsoner (flere land, ulike «dyre» byer) så gjør du
tilsvarende for hvert sted.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
3
Reiseregning etter statens satser / særavtale?
Om du ikke reiser etter regning, vil dette skjermbildet fremkomme.
Formålet er å angi eventuelt måltider dekket på reisen, typisk frokost på hotell, lunsj og/eller middag.
Om frokost er dekket (tilnærmet) hver dag, kan du angi dette i den øverste linjen.
Angi «Måltid dekket» for hvert måltid som du har fått dekket på reisen.
Har du ikke bodd på hotell, angir du det under ”Overnattingstype”. Bor du privat, kan du således angi
«privat innlosjering» (om i Norge: påse at «Nattillegg» er/blir satt ved behov).
Hurtigguiden er tilgjengelig hele tiden.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
4
Brukt privat bil på tjenestereisen?
Angi i så fall det i fanen ”Kjørebok”.
NB! Visma.net Expense kan integreres med ulike aktører som tracker kjøringen via GPS. Enten ved
hjelp av mobiltelefonen din (App), eller via en boks du legger i bilen (først og fremst for dem som
kjører ofte).
Ved slik integrasjon vil transaksjonene dukke opp som vist under, og du slipper å registrere dem.
Flere aktører tracker også bompenger ut i fra kjørerute!
Ellers registreres kjøringen manuelt. Du kan angi passasjerer som har sittet på, samt hvor langt.
Avhengig av oppsettet av Expense, fremkommer mulighet for å hake av for ulike tillegg relatert til
kjøringen , eks tilhenger og kjøring i Tromsø – som vist i skjermbildet.
Har du at flere kjøringer på denne reisen, trykker du ”lagre” mellom hver.
Skal du endre en registrert transaksjon, klikker du ”endre” i oversikten nederst i bildet.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
5
Utlegg
I fanen for ”Utlegg” angir du alle aktuelle utlegg.
”Type utlegg” viser du ulike typene som din bedrift har opprettet. Spørsmål om det må rettes ditt
lønningskontor/systemeier.
Typiske utleggstyper er
 Avis / tidsskrift
 Bredbånd
 Bompenger
 Drosje
 Fly
 Parkering
 Tog
NB! Her du kredittkort integrert, vil transaksjonene fra kortet fremkomme under knappen
”Kredittkort” . Dette gjør det enda raskere å registrere dem, og det gir deg en god oversikt og
kontroll på at du får registrert alt du skal.
Du klikker ”lagre” mellom hver transaksjon, eventuelt kan du også knytte et vedlegg (elektronisk
kvittering) til transaksjonen. Dette ihht bedriftens policy og ønsker.
Skal du endre en registrert transaksjon, klikker du ”endre” i oversikten nederst i bildet (eventuelt
”Slett”).
NB! Om utlegg i utenlandsk valuta, kan du angi valuta og kurs for aktuell dato hentes inn.
NB! Om «Utlegg utenlands», bør du angi dette ved klikke i feltet. Dette kun med tanke på moms
(merverdiavgift-behandlingen).
Tilleggsopplysninger kan bli forespurt/avkrevd ihht utleggstype, f.eks vil representasjon spørre om
navn på deltakerne.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
6
Knytte inn vedlegg (elektroniske kvitteringer)
Du kan enkelt knytte inn vedlegg. Dette gjør du pr. transaksjon, knappen «Vedlegg» i skjermbildet.
Du kan hente inn en fil (fra din maskin/server), et vedlegg du har sendt inn via App’n Visma Attach
eller fra din integrerte Dropbox konto.
Det finnes egne dokumenter som beskriver bruken av Visma Attach og Dropbox.
Det er veldig enkelt å integrere begge (og de er gratis!).
Med Visma Attach tar du bilde av kvitteringen med din mobiltelefon, så sender du dem inn til din
Visma.net Expense konto med et tastetrykk! Veldig praktisk og effektivt.
Alle som skal godkjenne reiseregning din, kan se vedleggene du har knyttet inn.
Kostnadsfordeling
Med knappen «Kostnadsfordeling» / «Fordel på kostnadsbærere» kan du fordele hele reisen eller
enkelte transaksjoner på flere kostnadsbærere. Du kan angi en %-vis fordeling mellom flere steder,
på enkelttransaksjoner kan du også fordele kostnaden i kroner.
Reisen blir sendt til godkjenning til det kostnadsstedet som har høyest andel.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
7
NB! Har du bodd på hotell vil navn på hotellet og hotellets adresse avkreves ihht.
legitimasjonskrav. Det er flere måter/skjermbilder og angi dette.
Angir du et navn du har brukt før, vil du få en oversikt over dem så du slipper å angi alt på nytt
Om du angir hotellnavn og adresse som vist over, vil disse opplysninger hentes inn i bildet
”Overnatting”, og da er det ikke behov for å angi opplysninger i dette bildet.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
8
Sammendrag
Nå er du ved veis ende, og du får et fint sammendrag over hva du har registrert. Du kan selvfølgelig
gå tilbake å endre reisen. ”Send til godkjenning” om du er fornøyd
NB! Utskrift av reiseregningen gjør du etter at reisen er ferdig ført.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
9
Startside / oversikt registrerte reiseregninger (kjørebok eller utlegg)
I oversiktsbildet, har du ikon for eventuelt å skrive ut reiseregningen (pdf-fil).
Her ser du også hvem som kan godkjenne reisen din, og hvor langt den har kommet i
godkjennelsesprosessen.
Endre reise?
Klikk på navnet på reisen og du kommer inn på reiseregningen igjen (forutsatt at den ikke er ferdig
behandlet).
Gå eventuelt på ”Sammendrag” siden, og klikk på knapp for ”avbryt godkjenning”.
Under ”Sammendrag” har du også en knapp for å slette hele reiseregningen”
Slette en reise?
Hvis reisen er sendt til godkjenning, må du først avbryte godkjenningsprosessen, se ”endre reise”
over. Klikk på navnet på reisen og du kommer inn på reiseregningen.
Gå på ”Sammendrag” siden og klikk ”Slett reiseregning”. Bekreft.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense
10
Bruke kredittkorttransaksjoner
Om du har kredittkorttransaksjoner tilgjengelig (integrert), så vil du få opp en tilsvarende oversikt
ved å klikke på ”Kredittkort”. Hak av for hvilke transaksjoner som gjelder aktuell reise, og klikk
”Benytt på reiseregning” (nederst).
Deretter angir du hva slags utleggstype hver enkelt transaksjon er.
Du kan splitte en transaksjon (typisk hotellovernatting på rom/losji og frokost), og du kan også
redusere beløpet (f.eks privat andel minibar).
Transaksjoner i oversikten som er private, kan du markere og trykke ”Slett valgte”.
Brukerdokumentasjon Visma.net Expense