Transcript Trykk her - MyVisma

Visma Webfaktura
Brukerdokumentasjon
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 1
Innholdsfortegnelse
Løsningen ............................................................................................................................................ 3
Integrasjonen ...................................................................................................................................... 3
Systemskisse, Visma Services .............................................................................................................. 4
Support ................................................................................................................................................ 4
Oppstart i Webfaktura ........................................................................................................................ 5
Dashboard ........................................................................................................................................... 6
Oppsett brukere og firmainnstillinger ................................................................................................. 6
Kunderegister og opprettelse av kunder............................................................................................. 9
Produkter........................................................................................................................................... 14
Ansvarsenheter ................................................................................................................................. 15
Lag ny faktura .................................................................................................................................... 16
Fakturajournal til Visma Business ..................................................................................................... 20
Fakturaarkiv ....................................................................................................................................... 21
Elektronisk faktura ............................................................................................................................ 22
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 2
Løsningen
Visma Webfaktura er et web-basert faktureringssystem for Visma Services sine kunder. Systemet gir
adgang til å lage egne fakturaer direkte på Web uten å ha noen programmer installert.
Løsningen er integrert inn imot Visma Services sin Visma Business løsning. Det tilbys i denne løsning
ikke integrasjoner til andre systemer. Det er en forutsetning at kunden er regnskapskunde hos Visma
Services. (merk at Visma Collectors AS selger en egen Webfaktura som kan håndtere andre kunder /
integrasjon til andre ERP systemer).
Når Visma sin kunde benytter Webfaktura, kan han opprette egne produkter og nye kunder direkte
på web (produkter kan kun opprettes på web). Nye produkter linkes mot produktgrupper.
Produktgrupper kan kun opprettes av regnskapsfører i Visma Business. Produktgrupper bestemmer
kontering i hovedbok samt MVA.
Kunden kan velge om fakturaen skal printes av kunden selv / sendes på PDF i e-post til mottaker,
eller om Webfaktura skal sende fakturaen for dem. Løsningen prises på 2 måter: Kunden sender selv
/ på e-post eller Webfaktura pakker og sender fakturaen for deg.
Løsningen håndterer også levering av elektroniske fakturaer til stat og kommune via Visma
AutoInvoice. Se avsnittet om elektronisk faktura side 22.
NB! Det anbefales at kunden legger opp kundeansvarlig som “saksbehandler”.
Integrasjonen
Følgende data integreres:
Fra Visma Business til Webfaktura:
Produktgrupper med MVA sats (Artikkel med avgifts- og bokføringsgrupper)
Ansvarsenheter (R1 – R12, alt etter hva som er valgt ved oppstart)
Begge veier:
Kunde grunndata. Fra Visma Business sendes med saldo på kunden. Men obs – bare
oppdatert saldo. I begge systemer kan man opprette nye kunder. Derimot vil
endringer i kundeopplysninger på eksisterende kunder, kun synkes fra Webfaktura til
Visma Business.
Fra Webfaktura til Visma Business:
Fakturajournal til Visma Business – legges inn som bilagsbunt / rader klar for
oppdatering. Regnskapskonsulent oppdaterer disse buntene.
Integrasjonen er fil basert. Data overføres tre ganger i døgnet. Integrasjonen er satt opp med
loggfunksjon og feillogger håndteres av VSN-IT support.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 3
Systemskisse, Visma Services
Salgsfaktura
Salgsfaktura
Salgsfaktura
Visma
Business
Visma
Business
Visma
Business
Invoicia
Connector
FTP
WEB
Invoicia
WebInvoicia
Visma
Business
Support
Fra Visma Webfaktura under “Hjelp” sendes supporthenvendelser direkte ved å bruke epostadressen [email protected] Ved å klikke på denne supportlinken, starter Outlook opp en ny
melding med ferdige felter som skal fylles.
Det vil ikke være mulighet for telefonsupport.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 4
Oppstart i Webfaktura
Pålogging på web skjer via adressen: http://myvisma.no og følgende startbilde møter brukeren:
Fyll inn E-post / brukernavn og passord. Klikk på “Logg Inn” velg kundefakturaer.
Dersom brukeren er knyttet opp mot flere bedrifter, vil man kunne velge aktuelt firma i en
nedtrekkmeny under selve innloggingsprosedyren.
Etter pålogging vil du da komme til hovedsiden i Webfaktura og du ser øverst i hjørnet firmanavn,
bruker du er pålogget med og ikoner for Søk, og Innstillinger. Under ikonet før innstillinger finnes
hjelp (under hjelp finnes brukermanualen) og logg ut.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 5
Dashboard
Dette er en side som pr i dag viser nyheter som legges til i løsningen av Collectors AS.
I tillegg vises noen “highligts” som topp 5 mest fakturerte kunder og produkter, samt en
omsetningsoversikt siste året.
Hvis du klikker på Detaljer vises statistikk mot foregående år.
Oppsett brukere og firmainnstillinger
Under “Min bruker” er kundens bruker opprettet etter info som regnskapsfører registrer via
“Oppstart Webfaktura”-knappen i Visma Business. Har kunden flere firmaer på løsningen, vil dette
vises her.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 6
Klikker du på selve navnet, kan du bytte til ny klient dersom det er aktuelt.
Gå så over i bildet for “Mitt firma” for å kontrollere firmaopplysninger, samt legge inn eventuelle
nødvendige tillegg i firmaopplysningene.
NB! Kunde legger her opp kundekontakten hos Visma Services med rollen “Administrator” under
“Vis/rediger brukere” og klikk på “Legg til bruker”.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 7
Legg informasjon i alle felter, velg rolle som “Administrator” og “Lagre”.
Videre under “Mitt firma”
Firmaopplysninger:
I Org.nummer feltet skal tekst MVA og foretaksregisteret legges inn.
Fakturainnstillinger:
Her setter man hvorvidt firmaet er mva-pliktig eller ei, standard antall forfallsdager og hva som er
den primære forsendelsesmåten for fakturaene. Denne kan også overstyres pr kunde eller faktura.
Dersom man ønsker å benytte valuta/annet språk på fakturaene, må dette bestilles ekstra for
firmaet. Men det er ingen ekstra kostnader ved dette. Når dette er bestilt via support, vil
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 8
“Valutakurser” blir tilgjengelig som menyvalg øverst til høyre i skjermbildet. Det er ingen automatisk
oppdatering av valutakurser, men gjøres manuelt av bruker.
KID:
Informasjon om bruk av KID ligger her. Benyttes KID skal disse parameterer settes.
Melding på faktura:
Her kan man legge inn en fast standardtekst som vil vises på fakturaene. Alt i henhold til hvilke kryss
man setter.
Logo:
Under “Mitt firma” kan man også legge inn logo på fakturamalen. Klikk på “Endre logo” og last opp
ønsket firmalogo. Eventuelt slette logo og hente ny.
Kunderegister og opprettelse av kunder
Dersom firmaet allerede har sitt kunderegister i Visma Business, blir dette kunderegisteret
synket/overført til Webfaktura i oppstarten. Nye kunder kan videre opprettes både i Visma Business
og i Webfaktura, og vil bli overført til det andre systemet. Derimot vil endringer i kundeopplysninger
på eksisterende kunder, kun synkes fra Webfaktura til Visma Business.
MERK: nye kunder som opprettes i Webfaktura, opprettes i kundeserien 50000 – 59999.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 9
Mens kunder som opprettes i Visma Business opprettes i serien som ligger i bedriftsparametere og
Kontonummer-serie.
Ny kunde opprettes ved å legge inn navn, deretter kan man gjøre oppslag/søk på denne kunden i
Bizweb ved å trykke F2-tasten:
All relevant info som finnes om denne kunden hentes inn i Webfaktura:
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 10
Kreditgrense:
Kreditsperre per kunde. Grense lagres per kunde. Varsel vises ved ny faktura.
Kan faktureres:
Deaktivering av kunde. Kan merkes/avmerkes enkelt kunde for ‘’Kan faktureres’’. Sperres for
fakturering ved ny faktura.
Alternativt kan man trykke på “import”-knappen og lese inn kundeliste i henhold til standard
filformat. Beskrivelse og eksempelfil finner du også under dette menyvalget.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 11
Søk på kunder kan gjøres enten på navn (som vist under) eller på kundenummer og systemet gjør
oppslag på navn som inneholder søkeutvalget. (Eller med enter for å få listet opp alle kunder)
Ved å klikke på kundenavnet vil man komme inn på litt kontaktinformasjon og statistikk over denne
kunden. Kontaktinformasjon på kunden viser adresse, telefon, e-post, utestående og fakturert. Alle
fakturaer som er fakturert på denne kunden vises her. Ved å klikke på et av de fire ikonene i listen, vil
du enkelt herifra kunne:



Kreditere en faktura
Send på nytt
Duplisere en faktura


Se forsendelsemåte
Vise fakturaen i pdf-format
Klikker man så på Kundedetaljer øverst til høyre kommer man inn på alle opplysninger som er lagret
på kunden.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 12
Her har man tre nye valg:
Slett:
Sletter kunden hvis det ikke er transaksjoner på kunden. (Alternativet er å sperre kunden for
fakturering.)
Oppdater fra Bizweb:
Samme funksjon som Ny kunde som du finner under “Kunderegisteret”. Fremgangsmåten ved å
opprette nye kunder/oppdatere eksisterende kunder er videre slik. Du skriver inn noe av
kundenavnet i Søk-feltet, trykker F2 og systemet søker i Bizweb etter kunden. Fra Bizweb listes da
alle registrerte firmaer som inneholder søkebegrepet.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 13
Videre huker du av for riktig kunde og klikker “velg”. Da vises registrerte data i Bizweb for denne
kunden:
Velg “oppdater” og all relevant info om kunden som er registrert i Bizweb, hentes over i Webfaktura
og du kan evt legge inn mer info selv. Til slutt klikker man “Lagre” og du har opprettet en ny kunde.
Nytt notat:
Her kan du knytte opp en “huskelapp” til deg selv som skal vises ved fakturering av nettopp denne
kunden. Notat vises som en gul post-it lapp når du lager ny faktura på den aktuelle kunden.
Produkter
Søk på produkter/artikler kan gjøres enten på navn eller på produkt ID (som vist under).
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 14
Opprettelse av nye produkter gjøres ved å klikke “Nytt produkt”.
Legg inn produkt ID og navn. Knytningen til Produktgruppe styrer hvordan salget av dette produktet
vil bli bokført. De ulike produktgruppene er det regnskapskonsulent som må opprette i Visma
Business, dersom de ikke finnes fra før. I utgangspunktet ligger standard avgifts- og
bokføringsgrupper importert til Webfaktura. Nye produktgrupper opprettes i Visma Business.
Også her vil det være mulig å importere/eksportere et allerede opprettet produktregister.
Det er mulig å slette et produkt etter at det er opprettet, dersom det ikke er fakturert på produktet.
Det er mulig å sette status “inaktiv” på produktet, dersom produktet er benyttet. Da vil ikke
produktet vises i den vanlige listen eller kunne benyttes i faktureringen. Disse produktene vises da
bare under valget “Vis inaktive”.
Ansvarsenheter
Ansvarsenhet synkes ved oppstart av Webfaktura fra Visma Business. Det vil se at de aktive
ansvarsenhetene (som for eksempel avdelinger eller prosjekter) legges inn.
MERK: nye ansvarsenheter kan kun opprettes i Visma Business og synkes den veien!
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 15
Lag ny faktura
Søk opp kunden og fyll ut resten av nødvendig informasjon. Overstyr eventuelt distribusjonsmåte for
denne fakturaen.
Søk opp eventuelt den ansvarsenheten du skal merke fakturaen med:
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 16
Obs! - selve navnet på ansvarsenheten vises ikke.
Hvis det skal være en repeterende faktura, velg med hvilket intervall fakturaen skal sendes ut til
kunden.
Genereringen av fakturaen skjer tre dager før angitt dato, og legges i Faktura klar til sending.
Dvs. hvis man setter opp en faktura som skal repeteres hver måned den 15., så blir den generert den
12. Alle brukere på firmaet får en mail om at fakturaer er generert.
Fakturaen, som brukes som «mal» for repeterende faktura, blir sendt ut når man trykker «Send», i
tillegg legges den i listen over repeterende faktura, og sendes ut neste gang genereringen treffer på
dato (for repetisjon).
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 17
Før å gjøre endringer på den repeterende fakturaen, må den repeterende fakturaen stoppes/slettes,
og deretter må det lages en ny faktura.
Velg annen valuta hvis behov for det.
Klikk “Neste”
Søke frem produktene gjøres ved søk i “Beskrivelse”. Legg inn antall og pris (eller evt. overstyr pris
dersom du har registrert dette fast på produktet). Angi rabatt dersom det er aktuelt.
Ved valg av fritekstprodukt så kan du legge inn en tekst ang. produktet som du fakturerer.
Fritekstproduktet har ID 0.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 18
__________________________________________________________________________________
Bruttofakturering:
Med det menes at du kan legge inn prisen inklusive mva. Dette gjør du ved å legge inn “utprisen” for
produktet direkte i feltet Sum. Systemet beregner seg tilbake til korrekt mva på produktlinjen.
__________________________________________________________________________________
Etter registrering av alle produktlinjer klikk “Neste” og du kommer til den skjermvisuelle fakturaen,
hvor du har valgene “Lagre som kladd” og “Godkjenn”, ‘’Godkjenn og send’’, ‘’Send med vedlegg’’.
Klikk på Forhåndsvis faktura(PDF) hvis du ønsker å se en forhåndsvisning av fakturaen.
Velger du send med vedlegg så kommer du til en dialogboks hvor du kan laste opp vedlegget.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 19
Velger du “Lagre som kladd” vil fakturaen legge seg inn i biblioteket for Fakturakladder (som du
finner i menyen Fakturarutiner). Her vil du kunne arbeide videre med denne fakturaen ved en
senere anledning, dersom du ikke ønsker å gjøre den ferdig nå.
Ved godkjenning legger fakturaene seg i denne listen og er klar til bokføring og utsendelse:
Vil du sende alle fakturaer som eventuelt ligger her på en gang, huker du av i boksen ved Løpenr og
klikker deretter “Send faktura”.
Da vil systemet sende fakturaene etter den sendemåte som er angitt på firmaet, eventuelt overstyrt
på kunde- eller fakturanivå. Dersom det er satt til “Skriv ut og send selv”, vil du motta fakturaene på
pdf i den aktive brukers e-postboks og vil kunne skrive ut fakturaen på bakgrunn av disse.
Ønsker du derimot å skrive fakturaene direkte ut fra Webfaktura, kan dette gjøres ved å klikke på
Vis/skriv ut alle.
Eller velg godkjenn og send så sendes fakturaen direkte.
Fakturajournal til Visma Business
I samme øyeblikk som du velger “Send faktura”, genereres en fakturajournal som overføres til Visma
Business og legges som en bunt klar til oppdatering. Dette skjer ved tre oppsatte kjøringer i døgnet
mellom systemene.
Fakturanummerserien som blir benyttet er 130000 – 139999.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 20
I ettertid vil man også kunne gå inn på kundekortet og ta ut faktura på nytt, eller finne den i
Fakturaarkivet. Husk også de andre tre alternativene du har Kontaktinformasjonen. (se tidligere
beskrivelse)
Fakturaarkiv
Under menyvalget Fakturaarkiv ses alle fakturaer som er generert i systemet. Her kan man også
skrive ut fakturaen på nytt via pdf-ikonet. I tillegg får man en oversikt på hvilken måte den enkelte
faktura er distribuert. Dette symboliseres via ikonet rett til høyre for “ansvarsenhet”.
Åpne poster kunder:
Klikker man på “Vis kun åpne” vises et “speilbilde” av regnskapets åpne poster. Det vil si at dersom
innbetalinger er bokført og oppdatert i regnskapet, vil dette også registreres i denne oversikten. En
forutsetning for at denne listen til enhver tid er oppdatert, er at man benytter kid på faktura og har
opprettet en innbetalingsavtale med banken/Visma.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 21
Elektronisk faktura
For at man i Webfaktura skal kunne benytte seg av elektronisk faktura, må dette bestilles via
support.
Hva er elektronisk faktura eller eFaktura?
En eFaktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder fakturadataene i et strukturert
format. eFakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers
programvare for håndtering av inngående fakturaer. Egentlig er det bare en elektronisk utgave av
dette med papir, konvolutt, frimerke og postkontor, bare enklere. Hvis man skal sende en eFaktura
må man ha en avtale med et «postkontor» som kan videresende eFakturaen. I den elektronisk
faktura-verden kalles dette for et aksesspunkt. Webfaktura bruker Vismas løsning for eFaktura:
Visma AutoInvoice.
Hvem kan jeg sende til?
Du kan sende til alle som er registrert i “adresseboken” til AutoInvoice. Og det er:
• Alle som registrerer seg for mottak av eFaktura hos AutoInvoice
• Alle som er registrert i ELMA, det norske eFaktura-mottakerregisteret (se liste her
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma) og er knyttet mot et offentlig
godkjent aksesspunkt (se her http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter ). Dette
oppdateres daglig i AutoInvoice. Det offentlige anbefaler at alle offentlige organisasjoner som krever
eFaktura registrerer seg i Elma og knyttes mot et offentlig godkjent aksesspunkt.
Hvordan sender jeg en eFaktura fra Webfaktura?
Etter at du har godkjent og sendt inn avtalen, kan du starte og bruke eFaktura. Du lager en ny faktura
på vanlig måte. Når du skal velge fakturatype kan du velge “Elektronisk faktura”. Når du trykker
“Neste” vil den sjekke om selskapet finnes i registeret til AutoInvoice. Hvis den ikke gjør det må du
dessverre velge en annen fakturatype. Hvis den finnes, kommer du videre for å registrere produkter
på vanlig måte. Når fakturaen er ferdig og godkjent og du trykker “Send faktura”, vil eFakturaen
sendes til AutoInvoice som tar seg av den videre formidlingen.
Pris pr faktura er kr 11,-.
Visma Webfaktura – Brukerdokumentasjon
Side 22