Transcript HMS håndbok for Loppa kommune

Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Loppa
Kommune
HELSE,
MILJØ
OG
SIKKERHET
HMS-hovedbok for Loppa kommune
Loppa kommune
1
HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2
ORGANISASJONSBESKRIVELSE AV LOPPA KOMMUNE
ORGANISASJONSKART
ANSVAR/MYNDIGHET
OVERSIKT OVER VERNEOMBUD MED VERNEOMRÅDE OG AMU
LOVER OG FORSKRIFTER
3.1
4
HMS-POLITIKK I LOPPA KOMMUNE
OVERORDNET HMS-MÅL I LOPPA KOMMUNE
INNHOLD I HMS-HÅNDBOKEN FOR LOPPA KOMMUNE
BESKRIVELSE AV VÅRT HMS-SYSTEM
FUNKSJON TIL HMS-HÅNDBØKER
OVERSIKT OVER HMS-BØKER I KOMMUNEN
KRAV TIL DET SYSTEMATISKE HMS-ARBEIDET VED ENHETENE
ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET
2.1
2.2
2.3
2.4
3
HMS hovedbok
LOVER OG FORSKRIFTER SOM GJELDER FOR LOPPA KOMMUNE
TILSYN
4.1
INTERNT TILSYN
4.1.1
Tilsynsansvarlig
4.1.2
Tilsynsoppgaver
4.2
EKSTERN TILSYNSMYNDIGHET.
5
PERSONALPOLITIKK
5.1
LOPPA KOMMUNE SOM IA-BEDRIFT
5.2
OPPFØLGING AV SYKEMELDTE
5.2.1
Handlingsplan IA-arbeid
5.3
RUTINER VED RUSMIDDELBRUK/AKAN
5.4
RUTINE FOR ANSKAFFELSE AV TERMINALBRILLER
6
HMS-DOKUMENTASJON
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
7
MELDING OM ULYKKE OG NESTENULYKKE
AVVIKSBEHANDLING
RETNINGSLINJE FOR FOREBYGGING OG HÅNDTERING AV KONFLIKTER
HÅNDTERING AV VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE
VARSLING
KARTLEGGING
7.1
VERNERUNDER OG UTARBEIDING AV HANDLINGSPLAN
7.2
RISIKOVURDERINGER/RISIKOANALYSER
7.3
BRANNVERN
7.4
OPPLÆRING I HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
7.4.1
Oversikt over ansatte som har deltatt på kurs
7.5
OVERORDNET HANDLINGSPLAN FOR HMS
7.5.1
Handlingsplan
7.5.2
Møteplan for AMU
7.6
ÅRLIG SYSTEMREVISJON AV HMS HÅNDBØKER
8
OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
3
3
3
3
3
4
4
4
6
6
6
7
8
9
9
10
10
10
10
10
11
11
11
13
14
15
16
16
17
18
20
21
22
22
23
24
25
25
26
26
27
28
29
2
Loppa kommune
1
1.1
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
HMS-Politikk i Loppa kommune
I Loppa kommune skal helse, miljø og sikkerhet være en naturlig del av den daglige drift. I alle våre tanker, beslutninger og
handlinger skal HMS ligge til grunn. Det skal ikke være slik at HMS er noe man kun arbeider med ved tilsynsbesøk og
vernerunder.
HMS-politikk skal være en ledestjerne man strekker seg mot. I Loppa kommune skal ledelsen, i samarbeid med de ansatte,
arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet med sikte på å
fremme et godt og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte
beskytte mot helseskader og personulykker
forhindre skader på Loppa kommunes bygninger og utstyr
Satsing på helse, miljø og sikkerhet er ikke bare nødvendig for å forebygge helseplager og ulykker. Arbeidsmiljøet har også
avgjørende betydning for kvaliteten på det arbeidet som hver enkelt utfører. Skal vi få den ønskede effekt av arbeidet med
helse, miljø og sikkerhet, må dette arbeidet rettes mot og tilpasses de utfordringer som finnes lokalt ved enhetene.
1.2
Overordnet HMS-mål i Loppa kommune
Loppa kommune skal som arbeidsgiver legge til rette for trygghet og trivsel.
Ansatte skal ha en forutsigbar framtid om eget arbeids- og tilsettingsforhold.
Gjennomsnittlig nærvær skal ikke være lavere enn 93%
Sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS
Å bygge opp Loppa kommunes omdømme
1.3
Innhold i HMS-håndboken for Loppa kommune
HMS-håndboken inneholder oversikt over ansvarsforhold, prosedyrer og retningslinjer for systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid i kommunen, samt oversikt over helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
HMS-håndboken beskriver kommunen sin internkontrollsystem for helse, miljø og sikkerhet og vil være et hjelpemiddel for å
arbeide systematisk og planlagt med helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Dokumentasjonen her er utviklet i tråd med interne
ambisjoner og forskrift for internkontroll.
1.4
Beskrivelse av vårt HMS-system
HMS-arbeidet skal dokumenteres i henhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter
(Internkontrollforskriften). Virksomheten skal:
Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for
arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn å vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og
tiltak for å redusere risikoforholdene.
Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av
helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer som
forutsatt.
I Loppa kommune ivaretas disse krav på følgende måte:
Mål for helse-, miljø-, og sikkerhet i virksomheten
Overordnet er dette ivaretatt av målene satt i kap. 1. Enhetene må selv lage seg lokale mål innen HMS for hva de ønsker å
oppnå i sitt HMS-arbeid. (Handlingsplan)
Ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling
Kap 2 viser den overordnede ansvarsfordelingen innen HMS. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet innen HMS på
enhetsnivå må enheten selv dokumentere.
Kartlegging og risikovurdering:
De enkelte enhetene skal kartlegge arbeidsmiljøet, og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide planer og tiltak for å
redusere risikoforholdene. Dette kravet blir ivaretatt ved gjennomføring av HMS vernerunder og risikovurderinger.(kap 7)
Handlingsplanene som blir utarbeidet vil være dokumentasjon, samt eventuelle referater og utfylte sjekklister.
3
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Rutiner og retningslinjer
Enhetene skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt eller i medhold av HMSlovgivningen. Gjennomføring av risikovurderinger, vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser og kontinuerlig avviksmelding vil
være viktige i dette arbeidet. Generelle rutiner og prosedyrer blir utarbeidet i felleskap med enhetene. Rutiner som vil være
spesielle for enheten må enheten selv utarbeide.
Internt tilsyn
Kommunen må sentralt foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll systemet for å sikre at dette fungerer
som forutsatt. Den enkelte leder er ansvarlig for å forbedre, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av internkontrollen av
HMS.
Det er viktig at det settes av tid og ressurser på alle nivå til å jobbe systematisk med HMS- arbeidet. Dette er ett lederansvar.
All dokumentasjon skal samles i HMS håndboka. Systemansvarlig skal ha kopier og dokumentasjon for alle HMS-hendelser.
Følgende er spesielt viktig:
Skademelding, ulykker
Sjekkliste vernerunde, Handlingsplaner
Avviksrapport, oppfølging
Opplæringsaktiviteter
Rapport til Arbeidstilsynet
All annen korrespondanse som omhandler HMS.
Siste versjon av hovedboken skal finnes på alle verneområder i kommunen. I tillegg skal den elektroniske versjonen ligge på
www.loppa.kommune.no. Hovedboken skal være komplett. Det er ikke tillatt å ta ut enkelte avsnitt eller deler av håndboken.
Ny versjon av HMS-Hovedbok for Loppa kommune utkommer i forbindelse med hver revisjon av internkontroll systemet i
kommunen. Leder er ansvarlig for at ny versjon settes inn i internkontroll håndboka på sitt verneområde. Alle sider i håndboken
skal ha standard layout og vedlegg skal være særskilt merket.
1.5
Funksjon til HMS-håndbøker
HMS-håndboken skal ivareta to hovedfunksjoner:
1. Håndboken skal være et hjelpemiddel for egenkontroll og fungere i praksis
2. Håndboken skal være dokumentasjon for virksomheten og tilsynsmyndighetene.
1.6
Oversikt over HMS-bøker i kommunen
HMS-Hovedbok Loppa kommune
HMS-Hovedbok Driftavdelingen
HMS-Hovedbok Helse- og omsorgsetaten
HMS-Hovedbok Oppvekst- og kulturetaten
1.7
Krav til det systematiske HMS-arbeidet ved enhetene
Alle enheter skal ha en oversikt over hvordan ansvar og oppgaver innen HMS-området er fordelt ved enhetene. Alle enheter
skal hvert år kartlegge arbeidsmiljøet ved å:
utarbeide handlingsplan vedrørende HMS.
følge opp handlingsplan vedrørende HMS.
gjennomføre en eller flere HMS-runder (vernerunder), og fylle ut skjema for vernerunde i etterkant.
foreta en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet ved internt tilsyn og utarbeide statusrapport.
Den enkelte enhet må med utgangspunkt i kartlegging av eget arbeidsmiljø og kommunens overordnede mål for arbeidsmiljø,
utarbeide egne mål for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det må tilstrebes at målene er konkrete, tidfestet, målbare og at de
danner grunnlag for handling. Tiltak vedrørende HMS skal synliggjøres i de ordinære aktiviteter.
Enhetene skal ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres.
Enhetene skal sikre at nyansatte og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå
skader og sykdom.
Prinsipper for kommunens HMS-arbeid:
4
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Medvirkning
Medvirkning fra ansatte er en forutsetning for å lykkes i arbeidet med å utvikle arbeidsmiljøet. Metoder må velges slik at
ansatte får muligheter til å påvirke det lokale HMS-arbeidet. Dette kan gjøres ved å fordele oppgaver og ved å involvere ansatte
i kartleggings- og beslutningsprosessen.
Informasjon
Informasjon og opplevelse av å være informert har betydning for hvordan en opplever arbeidsmiljøet. Derfor er det viktig å gi
alle ansatte god informasjon om HMS-arbeidet.
I arbeidet med arbeidsmiljø ønsker vi stor grad av åpenhet. Ansatte bør bli informert om resultater etter HMS-runder og
handlingsplaner
5
Loppa kommune
2
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET
2.1
Organisasjonsbeskrivelse av Loppa kommune
Ordfører:
Jan Erik Jensen
Rådmann:
Bjørnar Tollefsen
Assisterende rådmann:
Monika Olsen
Hovedverneombud:
Audhild Pettersen
Revisor:
Roald Antonsen
Bedriftshelsetjeneste:
Finnmark bedriftshelse
2.2
Organisasjonskart
Kommunestyret
Rådmann
Ass. rådmann
Administrasjonsseksjon
Driftsavdelingen
Uteseksjon
Renholdsseksjonen
Brann og feiervesen
Levekårsseksjon
Helse- og sosial
- Sosialkontor
- Legestasjon
- Fysioterapi
- Helsesøster
Pleie- og omsorg
- Avd. sykehjem
- Demensavd.
- PU-tjenesten
- Hjemmebasert
omsorg
- Psykiatri
Oppvekst- og kultur
- Skole
- Kulturskole
- Barnehage
- SFO
- Bibliotek
- Kultur
- Ungdom
6
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
2.3
Ansvar/myndighet
Fordeling av ansvar og oppgaver i Loppa kommunes HMS-arbeid:
Rådmann
Har det overordnede ansvar for HMS-arbeid i kommunen og fastsetter mål for hele virksomheten
Sørge for at det etableres og vedlikeholdes et system for HMS-arbeidet
Sørger for at mål, strategier og tiltak kommer med i det ordinære plansystemet
Motiverer og delegerer ansvar og myndighet til sine underordnede ledere
Sørger for tilstrekkelig opplæring i HMS- arbeidet til ledere og ansatte
Etatssjefer
Har det overordnede ansvar for HMS-arbeid i sin etat, fastsette mål for etaten
Delegerer ansvar til ledere i avdelingene
Iverksetter tiltak, tilrettelegger, motiverer og involverer sine medarbeidere i HMS-arbeidet
Sørger for tilstrekkelig opplæring i HMS- arbeidet til ledere og ansatte i etaten
Mellomledere
I holdning og handling vise at HMS prioriteres og er viktig.
Utarbeide mål for HMS-arbeidet, handlingsplaner og tiltak for egen avdeling, Iverksette tiltak, dokumentere rutiner og
tiltak slik at fastsatte mål oppnås
Foreta vernerunder sammen med verneombud, gjennomføre risikovurdering for sitt område
Sørge for at de ansatte har nødvendig opplæring i HMS systemet og kjennskap til helsefarer ved arbeidet.
Arbeidstakere
Delta aktivt i planleggingen, i den daglige drift og i kartlegging med å finne gode løsninger for arbeidsmiljøet,
medvirke ved de tiltak som igangsettes
Bidra til fellesskap, trivsel og omsorg på arbeidsplassen
Ta ansvar for at HMS-problemer tas opp med overordnede og/ eller verneombud
Varsle overordnet når feil eller mangler i arbeidsmiljøet oppstår (avviksmelding)
Retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten et lovfestet og gir vern mot gjengjeldelse. Se egen rutine i HMShåndboken.
Hovedverneombud
Fast medlem i AMU
Koordinere og stimulere verneombudenes virksomhet. Spørsmål som gjelder flere verneområder, skal forelegges
hovedverneombudet.
Har ansvar og oppgaver i henhold til Arbeidsmiljøloven og ”Forskrift om systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid”
Ha opplæring og tid til å engasjere seg i HMS-arbeid
Bistå arbeidsgiver og arbeidstaker i deres arbeid for å skape sikre og trygge arbeidsplasser
Verneombudet
ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet
ha opplæring og tid til å engasjere seg i HMS-arbeid
følger opp det daglige HMS-arbeid i avdelingen og rapporterer forhold av betydning for HMS
deltar i vernerunder sammen med ansvarlig leder
Fagforeningene:
er en aktiv medspiller i utarbeidelsen av mål og handlingsplaner for HMS-arbeidet i kommunen, og følger siden opp
og støtter disse.
Personalrådgiver
På vegne av rådmannen er denne kommunens systemansvarlig for HMS
Sekretariat og saksbehandler til AMU
Kontaktperson overfor bedriftshelsetjenesten
Oppdaterer oversikten over valgte verneombud
sørge for at dokumentasjon systematiseres, sikres og arkiveres i henhold til gjeldende retningslinjer
informere ledelse og AMU om arbeidet med HMS
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
revidering av HMS-system
sørge for selv å være oppdatert i forhold til HMS
Arbeidsmiljøutvalget
Loppa kommune har ett arbeidsmiljøutvalg bestående av 6 medlemmer:
Arbeidsgiversiden: Rådmannen og to etatsjefer
Arbeidstakersiden: 1 hovedverneombud, 2 representanter fra Fagforbundet.
I tillegg skal en representant for bedriftshelsetjenesten vår møte
Ansvar og oppgaver i henhold til Arbeidsmiljøloven § 7-2
Overordnet ansvar for etablering og vedlikehold av HMS-systemet, AKAN-ansvar
Delta i planleggingen av det overordnede verne- og miljøarbeidet
Alle rapporter om yrkessykdommer og arbeidsulykker
Alle yrkeshygieniske rapporter og målinger
Annet av vesentlig betydning for arbeidsmiljøet
2.4
Oversikt over verneombud med verneområde og AMU
Verneområder med verneombud 2012/2014
Verneområde
Verneombud
Arbeidsgiver
Hovedverneombud (HVO)
Audhild Pettersen
Tor Johan Slotsvik
Stedfortreder HVO
Marit Olsen
Olav Henning Trondal
Rådhus/bibliotek
Berit Wilhelmsen
Bjørnar Tollefsen
Uteseksjon
Magnor Kårsgård
Arne Dag Isaksen
Høgtun skole
Marit Olsen
Olav Henning Trondal
Nuvsvåg skole
Edel Engnes
Randi Sandness
Bergsfjord oppvekstsenter
Hans Roald Johnsen
Sandland skole
Bård Pettersen
Øksfjord barnehage
Torill Martinsen
Marie Lundquist
Øksfjord helsesenter/hjemmebasert omsorg
Gry Seljevoll
Kirsti Olavson Pedersen
Helsestasjon/NAV
Karine Patterson
Johanna Isaksen
PU-tjenesten
Audhild Pettersen
Tor Johan Slotsvik
Arbeidsmiljøutvalget(AMU) for perioden 2012/2013
Arbeidsgiver (leder for perioden 11/12)
Arbeidstaker
Rådmann Bjørnar Tollefsen
Økonomisjef Monika Olsen
Oppvekst- og kultursjef Liv Karlsen
Hovedverneombud Audhild Pettersen
Fagforbundet Laila Johansen
Fagforbundet Magnor Kårsgård
Representant for verne- og
helsepersonalet FIBAS
Personalrådgiver fungerer som saksbehandler
og sekretær
I perioden 2011/2013 er det arbeidsgiver som har ledervervet. Verne- og helsepersonalet har ikke stemmerett i utvalget.
Loppa kommune har utvidet AMU til også å inkludere alle hovedtillitsvalgte (HTV) og alle verneombudene (VO), og
tillitsvalgte for mindre organisasjoner uten HTV. Disse vil kun ha talerett, ikke stemmerett under møter.
8
Loppa kommune
3
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
LOVER OG FORSKRIFTER
Myndighetenes krav reguleres av: «Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter».
(internkontrollforskriften).
Forskriften er en systemforskrift, dvs. at tilsynsmyndighetene foretar systemrevisjoner og verifikasjoner (stikkprøver).
Myndighetene krever at virksomhetene etablerer et system som sikrer at sentrale krav innen helse, miljø og sikkerhet
overholdes og dokumenteres skriftlig.
Systemet skal vise organisasjonskart, ansvarsforhold, risikovurderinger og målsetting for HMS-arbeidet.
Rådmannen, etatssjefer og hovedverneombud skal ha en perm med samtlige lover, forskrifter og prosedyrer som gjelder for
hele kommunen. Lover, forskrifter og prosedyrer oppbevares tilgjengelig for alle ansatte på alle etatene. Leder på
verneområdene har ansvar for at lover, forskrifter og prosedyrer er oppdatert.
3.1
Lover og forskrifter som gjelder for Loppa kommune
Etatene må selv skaffe seg en oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for den aktivitet de utøver. Etaten må passe
på å holde seg oppdatert ved endring i eksisterende regelverk og innføring av nytt regelverk, slik at enheten til en hver tid
forholder seg til gjeldene regelverk.
De generelle lover og forskrifter av betydning er følgende:
Arbeidsmiljøloven
Kommuneloven
Forvaltningsloven
Offentlighetsloven
Plan- og bygningsloven
Likestillingsloven
Personopplysningsloven
Arkivlova
Brann- og eksplosjonsvernloven
El-tilsynsloven
Produktkontrolloven
Sivilforsvarsloven
Tobakksskadeloven
Kommunehelsetjenesteloven
Forurensningsloven
Forskrifter til disse lovene av betydning for HMS - arbeidet finnes på nettstedene:
www.lovdata.no
http://www.arbeidstilsynet.no/
Utover ovennevnte lover og forskrifter gjelder de tjenestespesifikke lover og forskrifter som det enkelte tjenestested henviser
til.
9
Loppa kommune
4
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
TILSYN
4.1
Internt tilsyn
4.1.1
Tilsynsansvarlig
Rådmannen er ansvarlig for å følge opp kommunens HMS-system, og se til at det fungerer hensiktsmessig. For å sikre en tett
oppfølgning og videreutvikling av HMS-system er daglig oppfølging og praktisk tilpasning tillagt kommunens
arbeidsgiverrepresentant på verneområdet.
4.1.2
Tilsynsoppgaver
Følgende oppgaver forbundet med internt tilsyn er tillagt lederne i kommunen, tilsynsansvarlig og systemansvarlig:
Håndtere avviksmeldinger
Foreta årlige vernerunder
Foreta årlige systemrevisjoner og verifikasjoner.
4.2
Ekstern tilsynsmyndighet.
I henhold til HMS-lovgivningen skal tilsynsmyndighetene samordne sine tilsyn og inspeksjoner.
Forskrift om HMS fastslår hvem som skal forestå tilsyn for å se til at lov og forskrifter overholdes. De som kan forestå tilsyn i
forhold til forskriften er:
Tilsynsmyndighetene:
Arbeidstilsynet (arbeidsmiljøloven)
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap/kommunale brannvernmyndigheter (brann og eksplosjonsvernloven)
Statens forurensningstilsyn (forurensningsloven og produktkontrolloven)
Fylkesmennene
(forurensningsloven og enkelte forskrifter med hjemmel i produktkontrolloven)
Næringslivets sikkerhetsorganisasjon (sivilforsvarsloven)
Sjøfartsdirektoratet (forskrift om fritidsfartøy hjemlet i produktkontrolloven)
Direktoratet for naturforvaltning (genteknologiloven; utsetting av genmodifiserte organismer
Sosial- og helsedirektoratet (genteknologiloven, innesluttet bruk av genmodifiserte organiser
Statens strålevern (strålevernloven)
Tilsynsmyndighetene utfører systemrevisjoner for å inspisere virksomhetenes helse, miljø og sikkerhetstilstand med
vektlegging av det forebyggende HMS-arbeidet.
Tilsynsmyndighetene foretar også verifikasjoner (stikkprøver) for å undersøke om virksomhetens aktivitet, produksjon og
tjenesteyting er i henhold til myndighetenes krav.
Etatens øverste leder og hovedverneombudet skal være tilstede under revisjonen/verifikasjonen.
Tilsynsmyndighetene kan også:
gi veiledning i forståelsen av HMS-forskriftens krav (regulert av forvaltningsloven)
innvilge dispensasjon
utstede pålegg og bøter
foreta stansing av arbeidet
stenge en virksomhet
Etatens øverste leder skal underrette rådmann om tilsyn og inspeksjoner.
Kopi av tilsynsmyndighetens rapport og eventuelle pålegg/varsel om pålegg skal også sendes rådmann.(systemansvarlig)
10
Loppa kommune
5
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
PERSONALPOLITIKK
5.1
Loppa kommune som IA-bedrift
Partene i arbeidslivet ble i 2010 enige om en ny IA-avtale. Denne har Loppa kommune som arbeidsgiver signert. Avtalen løper
til utgangen av 2013.
IA-avtalens overordnede mål er å forebygge og redusere sykefravær, styrkejobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre
utstøting og frafall fra arbeidslivet.
Et inkluderende arbeidsliv innebærer at leder og medarbeidere går sammen om å utvikle arbeidsmiljøet slik at vi får
helsefremmende arbeidsplasser. Dette vil gjøre arbeidslivet attraktivt for arbeidstakere i alle livets faser og tilgjengelig for alle
som vil og kan arbeide. God oppfølging av sykmeldte og personer med redusert funksjonsevne vil redusere sykefraværet og
hindre utstøting av arbeidslivet grunnet helseproblemer.
Ved å signere denne avtalen har Loppa kommune forpliktet seg til å:
Holde to møter i året hvor kun IA står på dagsorden
Aktiv medvirkning i IA-arbeidet
Fastsette og følge opp konkrete aktivitets- og resultatmål i IA-arbeidet
Åpne for at personer som NAV har avklart og som har behov for utprøvning, får prøvd sin arbeids- og
funksjonsevne i det ordinære arbeidslivet.
5.2
Oppfølging av sykemeldte
Formål
Sikre at arbeidstakers rettigheter i forbindelse med sykefravær blir fulgt opp ved at kontakten med den sykemeldte
opprettholdes i sykemeldingsperioden.
Omfang
Prosedyren gjelder oppfølging av alt sykefravær. Oppfølgingen bør tilpasses i forhold til dette.
Målgruppe
Alle ansatte som er sykemeldte eller har behov for oppfølging.
Ansvar
Nærmeste leder med personalansvar.
Faktorer som skal vektlegges
Alle skal vite at leder tar kontakt når noen blir syk over lengre tid, når leder tar kontakt og hva som er formålet med kontakten
Den som er sykemeldt skal gis informasjon om og inkluderes i det som skjer på arbeidsplassen i hele sykemeldingsperioden.
Når en ansatt leverer inn sykemelding skal leder begynne loggføring.
Personalrådgiver, verneombud, NAV arbeidslivssenter og bedriftshelsetjeneste opptrer i rollen som ledernes støttespillere,
rådgivere og konsulenter og ikke som problemløsere. Det føres statistikk over fravær, skader og ulykker med en systematisk
oppfølging
Arbeidsgivers ansvar for forebygging
Arbeidsgiver skal legge til rette slik at arbeidstakere kan fungere i arbeidslivet, både når det gjelder fysisk og psykisk
arbeidsmiljø.
Alle virksomheter skal ha et system for helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Systemet skal gi en beskrivelse av rutiner og tiltak
som kan forebygge utstøting og hindre arbeidsrelatert sykdom. Arbeidstakere med ulike helseforutsetninger skal med
tilrettelegging kunne være i arbeid.
Arbeidsgivers plikter når arbeidstaker blir sykmeldt
Arbeidsgiver kan ikke overlate ansvaret for sykefraværsoppfølging til andre aktører. Arbeidsgiver skal sørge for kontinuerlig
oppfølging av sykemeldte ved hjelp av ulike tiltak. Det skal ved lengre tids sykemelding utarbeides oppfølgingsplaner, og det
kan være nødvendig å legge til rette arbeidsforholdene.
Etter et sykefravær er det viktig å forhindre at arbeidstaker blir syk eller skadet igjen.
11
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Oppfølgingsplan
Planen skal sikre at dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer raskt i gang, og at tiltak og muligheter for å komme i
arbeid igjen vurderes grundig. Hvor omfattende planen og tiltakene skal være, vil være avhengig av hvor omfattende
funksjonssvikten er og varigheten av den.
Oppfølgingsplan skal utarbeides så snart som mulig og innen fire uker, og kopi sendes til sykemelder og personalrådgiver.
Krav til oppfølgingsplan:
Vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsevne
Aktuelle tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt med virkemidler fra NAV
Plan for videre oppfølging.
Dialogmøter
Videre plan for oppfølging
Dialogmøte 1
Dialogmøte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker skal avvikles innen 7 ukers sykemelding, med mindre det er åpenbart
unødvendig. Det er personalrådgiver som innkaller arbeidstaker og arbeidsgiver. Sykemelder skal også delta med mindre
arbeidstaker ikke ønsker det. Bedriftshelsetjenesten skal også innkalles.
Dialogmøte skal omhandle oppfølgingsplan, og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Referat sendes NAV,
sykemelder og personalrådgiver.
Dialogmøte 2
arrangeres av NAV etter senest seks måneder
NAV skal innkalle til dette møtet. Her skal det foretas vurderinger av hvilke muligheter som foreligger på arbeidsplassen og
hvilke alternativer som kan være aktuelle for den sykmeldte ut fra en helsemessig vurdering.
Tilrettelegging/tiltak
Funksjonsvurderingen skal ta utgangspunkt i hva arbeidstaker kan eller ikke kan utføre av arbeidsoppgaver. Det kan innhentes
opplysninger fra lege hvis arbeidstaker samtykker, men diagnose skal ikke diskuteres.
Arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt
eller delvis, eventuelt andre arbeidsoppgaver.
Aktuelle tiltak for arbeidsgiver kan være:
Fysisk eller ergonomisk tilrettelegging
Endring av arbeidstid, tidskrav, tempo mv
Omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner
Anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr
Endring/nye arbeidsoppgaver
Opplæring/omskolering
Arbeidstakers plikter
Arbeidstaker har plikt til å samarbeide og medvirke til å finne løsninger som reduserer sykefravær og informere om egen
funksjonsevne. Arbeidstaker har ingen plikt til å gi arbeidsgiver medisinske eller andre private opplysninger.
Arbeidstilsynets rolle
Arbeidstilsynet vil ved tilsyn kunne sjekke at virksomheter har et system for å forbygge og følge opp sykefravær. I de tilfeller
der arbeidsgiver ikke kan vise til rutiner eller ikke vil utarbeide oppfølgingsplan, kan arbeidstilsynet gi pålegg om at dette skal
gjøres. Arbeidstilsynet kan også gi pålegg ved manglende tilrettelegging.
Arbeidstilsynet har ikke anledning til å pålegge arbeidstaker å medvirke. Spørsmål om manglende medvirkning bør rettes til
NAV.
Fremgangsmåte
Vedlegg 1
Rutiner for oppfølging av sykemeldte
12
Loppa kommune
5.2.1
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Handlingsplan IA-arbeid
HANDLINGSPLAN FOR IA-ARBEIDET I LOPPA KOMMUNE 2012-2014
FOKUSOMRÅDER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV
Delmål 1. ”Redusere sykefraværet” Nærvær på minimum 93%
Aktivitet
Hvordan
Jobbe for økt nærvær
- Aktivt HMS-arbeid
- Kartlegge arbeidsmiljøet
- Bruke hjelpemidler i det daglige arbeidet
- Gi god opplæring
Hvem
Leder, ansatte, tillitsvalgte og
verneombud, AMU, personalfunksjon
Forbedre det psykososiale
arbeidsmiljøet
- Personalmøter
- Sosiale sammenkomster
- Gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging/riskovurdering
- Vurdere andre tiltak
- Medarbeidersamtaler
- Vernerunder
- Personalmøter
- Vurdere tiltak for å forbedre dette
- gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging/risikovurdering
Leder i samarbeid med ansatte,
tillitsvalgte og verneombud
Bedre oppfølging av sykmeldte
- Informere om IA til ledere, ansatte, verneombud og tillitsvalgte
gjennom kurs, møter, skriv og lignende
- Følge vedtatt prosedyre for oppfølging av sykemeldte
- Søke om økonomiske virkemidler
Personalfunksjon, leder, ansatte,
tillitsvalgte og verneombud, AMU
Øke trivsel og trygghet
- Oppmerksomme ledere
- Bruke vedtatt rutiner og prosedyrer
- Gi positiv tilbakemelding når noen gjør det bra, og ved kritikk skal
denne være konstruktiv
- Snakke til hverandre, ikke om hverandre
- Kurs eller opplæring
Leder, ansatt, tillitsvalgte og
verneombud
- Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3.
- Finne på tiltak som kan være med på å øke nærværet på den enkelte
arbeidsplass.
Leder i samarbeid med de ansatte,
tillitsvalgte og verneombud
Forbedre det fysiske arbeidsmiljøet
Faglig påfyll
Aktivitetsplan på hver enkelt
arbeidsplass for 12/13
Leder, ansatte, tillitsvalgte og
verneombud, AMU, personalfunksjon
Leder/ personal
Delmål 2. ”Beholde/tilsette ansatte med redusert funksjonsevne”
Aktivitet
Hvordan
Legge til rette for personer som har
- Den enkelte ansatte skal i samarbeid med nærmeste leder legge til
redusert funksjonsevne
rette for at personen kan fungere i stillingen.
Ansvarlig
Leder i samarbeid med den ansatte, evt.
tillitsvalgte og verneombud
Legge til rette for personer som får
redusert funksjonsevne
- Den enkelte ansatte skal i samarbeid med nærmeste leder og andre
finne tiltak som gjør det mulig for den ansatte å beholde sin
stilling.
Leder i samarbeid med den ansatte, evet
tillitsvalgte og verneombud
Være åpen for å tilsette flere med
redusert funksjonsevne
- Kommunen skal ved ansettelse tilrettelegge for den tilsatte slik at
han/hun kan utføre stillingens krav til utførelse.
Ansettelsesutvalget og leder på arbeidsplass
Aktivitetsplan på hver enkelt
arbeidsplass for 12/13
- Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3.
- Finne på tiltak som kan være med på å beholde/tilsette ansatte med
redusert funksjonsevne på den enkelte arbeidsplass.
Leder i samarbeid med de ansatte,
plasstillitsvalgte og verneombud
Delmål 3. ”Øke den gjennomsnittlige avgangsalderen”
Aktivitet
Hvordan
Seniorpolitikk i Loppa kommune
- Gå aktivt inn å bruke virkemidlene i vedtatt politikk
Ansvarlig
Leder og den ansatte
Legge til rette for personer som får
redusert funksjonsevne
Legge til rette for personer som har
redusert funksjonsevne
- Iverksette tiltak for ansatte som har behov for dette.
Leder og den ansatte
-Den enkelte ansatte skal i dialog med sin leder finne løsninger som
fungerer
Leder
Seniorsamtale
Så tidlig som mulig kartlegge hva senioren tenker om avgangsalder,
og legge til rette for at denne ønsker å stå i stilling lengst mulig.
- Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3.
- Finne på tiltak som kan være med på å øke den gjennomsnittlige
avgangsalderen på den enkelte arbeidsplass.
Leder
Aktivitetsplan på hver enkelt
arbeidsplass for 12/13
Leder i samarbeid med de ansatte,
plasstillitsvalgte og verneombud
13
Loppa kommune
5.3
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Rutiner ved rusmiddelbruk/AKAN
Formål:
Målet med AKAN-arbeidet i Loppa kommune er å opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø, hjelpe medarbeidere med rusproblemer
og skape trygghet og tillit i alle forhold som omfattes av AKAN-arbeidet.
Det er en målsetting å gjøre rusmiddelmisbrukeren i stand til å mestre sitt problem.
Alle ansatte skal vite om AKAN-virksomheten, slik at enhver som ønsker og trenger hjelp skal få det, på et tidligst mulig
tidspunkt.
Omfang:
Oppfølging av ansatte med rusproblem fra mistanke om rusmiddelmisbruk til sakens avslutning.
Kravet er “ 0 promille” i arbeidstiden. Det er heller ikke tillatt å bruke rusmidler på en slik måte at det går utover arbeidsevnen
feks. ved at en møter i bakrus eller ikke møter opp i det hele tatt. Forseelse vil medføre advarsel og påfølgende forseelser kan få
konsekvenser for arbeidsforholdet.
Rusmiddel og arbeid hører ikke sammen; å ikke møte på jobb pga rus, å bruke rusmidler i arbeidstiden og å opptre
påvirket på arbeidsplassen, tolereres ikke.
Målgruppe:
Ansatte som bruker rusmidler i arbeidstiden, ansatte som er rusmiddelpåvirket i arbeidstiden, ansatte som har fravær p.g.a. rus,
og ansatte som møter opp på jobb i bakrus på en slik måte at vedkommende ikke kan ivareta sitt arbeid forsvarlig.
Definisjoner:
AKAN – Forkortelse for arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani. AKAN er opprettet i erkjennelse av at
rusmiddelmisbruk er problemer som griper inn i arbeidslivet.
Arbeidstid – Arbeidstiden er den tiden man utfører lønnet arbeid, uavhengig om det er dag, kveld, natt eller helgearbeid. Kurs,
møter, seminar og konferanser regnes også som arbeidstid. I de tilfeller hvor det serveres alkohol i overenskomst med arrangør
(kurs, seminar etc.) er det akseptabelt med et moderat forbruk som ikke får konsekvens for yteevne eller atferd. Jf. Etiske
retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Loppa kommune.
Rusmidler - Alkohol, vanedannende medikamenter og illegale narkotiske stoffer.
Høyt rusmiddelkonsum - Med dette forstås et forbruk av alkohol eller av vanedannende medikamenter som er slik at det
påvirker eller på sikt vil påvirke helse, sosialfunksjon eller arbeidsevne/funksjon.
Med forseelse med tanke på rusmiddelbruk forstår vi - bruk av rusmidler i arbeidstiden, rusmiddelpåvirkning i arbeidstiden,
fravær pga. rusmiddelbruk og frammøte i bakrus (redusert arbeidsevne, lukt av rusmidler eller annet)
Ansvar:
Leder med personalansvar og kolleger
Kontaktpersoner
AKAN kontakt (2012/2013):
Personalrådgiver
Aina Keser
Karianne Heggeskog
tlf 78 45 30 50
tlf 78 45 30 05
Fremgangsmåte se:
Se vedlegg 2
Retningslinjer for AKAN-arbeid i Loppa kommune
Se vedlegg 3
AKAN-avtale (individuell behandlingsavtale)
Arkivering
Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i den enkeltes personalmappe
14
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
5.4
Rutine for anskaffelse av terminalbriller
Formål:
Retningslinjene angir hvilke rutiner som gjelder synsundersøkelser for arbeidstakere som arbeider ved dataskjerm og hvilke
krav som stilles for å få refundert utgifter til databriller.
Målgruppe:
Alle arbeidstakere som jevnlig og under en betydelig del av sitt arbeid utfører arbeid ved en dataskjerm.
Det vises til Forskrift om arbeid ved dataskjerm.
Definisjoner:
Vanlige briller (vanlige synskorrigerende hjelpemidler)
Briller til bruk på avstand og briller tilpasset vanlig leseavstand. Vanlige progressive briller til avstands- og lesebruk regnes
som vanlig synskorrigerende hjelpemiddel.
Databriller (spesielle synskorrigerende hjelpemidler)
En databrille skilles fra private briller med ulike styrke i glassene. Styrken i databrillen er tilpasset de eksakte arbeidsavstander,
og er nødvendig der hvor privat brille ikke ivaretar komfortabelt syn i arbeidet.
Behov for databrille
Behov for databrille foreligger når arbeidstaker har behov for brille ved dataskjermarbeid, og når brille til avstandsbruk eller
vanlige lesebriller ikke er tilstrekkelig for å dekke dette behovet.
Rutine:
1. Arbeidstaker informerer administrativ leder før en bestiller time til optiker.
2. Optiker undersøker synet og vurderer om det er behov for spesiell arbeidsplassbrille.
3. Arbeidstaker bestiller selv arbeidsplassbrille når optiker har påvist behov, og leverer skjema til vurdering av behov for
terminalbriller (vedlegg 2).
4. Optiker fyller ut skjema til vurdering av behov for terminalbriller (vedlegg 2), og sender skjemaet sammen med faktura til
arbeidsgiver.
5. Arbeidsgiver kontrollerer og legger sammen hva og hvor mye kommunen dekker av utgiftene i henhold til gjeldende
regelverk.
6. Arbeidstaker bekrefter, ved underskrift, lønnstrekk for eventuell egenandel.
Brille som dekkes av kommunen er kommunens eiendom og skal benyttes på arbeidsplassen. Kommunen forutsetter at
innfatningen skal vare i minst 7 år, og glass skal ha samme varighet forutsatt at endringer i synet ikke nødvendiggjør skifte av
glass.
Kommunen dekker utgiften til selve synsundersøkelsen, uansett om det viser seg å være behov for databrille eller ikke. Når
behov for egen databrille foreligger, dvs når brille til bruk på avstand eller lesebrille ikke vil være tilstrekkelig til å dekke
behov for brille ved dataskjerm, dekker kommunen utgifter til tilpasning av brillen.
Kommunen dekker inntil kr. 700,- pr. glass, og inntil kr 700,- for innfatning når det er førstegang en skal ha terminalbrille.
Dersom en har terminalbrille fra før, dekkes ikke ny innfatning før etter 7år. Øvrige utgifter, f.eks mer kostbar innfatning
dekkes av den enkelte.
Vedlegg 4
Vedlegg 5
Skjema til bruk ved vurdering av behov for terminalbrille ”
Avtale om trekk i lønn”
Arkivering
Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i personalmappe
15
Loppa kommune
6
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
HMS-DOKUMENTASJON
6.1
Melding om ulykke og nestenulykke
Formål
Prosedyren har som formål å sørge for at ulykker eller nestenulykker blir rapportert.
I henhold til AML § 5-1 skal alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid registreres
Omfang
Prosedyren gjelder for alle ulykker og nestenulykker som skjer med ansatte i kommunen.
Målgruppe
Alle ansatte i Loppa kommune som er utsatt for ulykke eller nestenulykke.
Ansvar
Nærmeste leder har ansvaret for å fylle ut alle de nødvendige skjemaene på vegne av kommunen.
Definisjoner
Ulykke
En plutselig og uventet ytre påkjenning eller belastning som ligger utenfor rammen av en ordinær arbeidsprestasjon.
Nestenulykke
En uønsket hendelse som under noen endrede vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier
Yrkesskade
Med yrkesskade menes personskade, sykdom eller dødsfall som er en følge av arbeidsulykke. En sykdom kan også godkjennes
som yrkessykdom, hvis den er en følge av skadelig påvirkning fra arbeidsmiljøet og er en av de sykdommer som er nevnt i
forskrift om yrkessykdommer.
Det er et vilkår at arbeidsulykken har skjedd eller den skadelige påvirkning har funnet sted mens du er yrkesskadedekket.
Hvordan melde fra om yrkesskade?
Arbeidsgiver har plikt til å sende skademelding til NAV lokalt.
Fremgangsmåte
Det rapporteres på to nivåer:
Internt
Ulykker og nestenulykker føres i skjema for skademelding, vedlegg 6, og kopi sendes til Personalrådgiver som legger den frem
for AMU.
Eksternt
NAV Skjema http://www.nav.no/Arbeid/Jobb+og+helse/Yrkesskade fylles ut og sendes inn. Det sendes eget
skademeldingsskjema til KLP. Kopi legges i personalmappe.
Ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig skade, skal etatssjef straks varsle Arbeidstilsynet og politiet. Dersom
institusjonens leder er umiddelbart tilgjengelig skal nærmeste leder kontakte ovennevnte instanser. Varselet skal være skriftlig,
og verneombud skal ha kopi av varselet.
Rådmann skal også varsles ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig personskade.
Ulykker og nestenulykker skal behandles i AMU, jfr. arbeidsmiljøloven § 7-2 nr.4.
Vedlegg 6
Skjema til bruk ved arbeidsulykker, nestenulykker
Arkivering
Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i den enkeltes personalmappe
16
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
6.2
Avviksbehandling
Formål
Sikre at alle ansatte vet hva avvik er, hva de skal gjøre dersom avvik oppstår, og at det kan gjennomføres korrigerende tiltak
slik at forholdet eller hendelsen ikke gjentar seg.
Denne prosedyren skal sikre at avviksbehandling følger samme prinsipper i hele kommunen slik at:
konsekvensene av avvik begrenses
hvert avvik behandles systematisk slik at vi kan lære av feil og forbedre oss
Omfang
Denne prosedyren gjelder for alle situasjoner der avvik oppstår.
Definisjoner:
Avvik: Når en situasjon eller et forhold i arbeidet ikke stemmer overens med krav til HMS eller andre forutsetninger, det vil si
når noe går galt eller kan gå galt.
Eksempel på avvik:
arbeidsulykke, tilløp til arbeidsulykke, eller neste ulykker
mangler eller feil i prosedyrer eller instrukser
mangelfull opplæring eller kunnskap
uheldige psykososiale forhold i bedriften som trakassering, baksnakking, støtende adferd, rusproblematikk etc.
Avviksbehandling: Hva du gjør når avvik oppstår
Korrigerende tiltak: Hva du gjør for å forhindre gjentakelse av avviket.
Ansvar
Leder av virksomhetene har ansvaret for at denne skriftlige prosedyren gjøres kjent for alle ansatte.
Alle ansatte i kommunen skal følge denne prosedyren.
Handling
Ett avvik skal rettes opp ved tiltak så snart som praktisk mulig. Hvis den som oppdager avviket ikke selv kan
ordne opp, skal leder varsles.
Avviket må beskrives ved å fylle ut avviksskjema for dokumentasjon; hva avviket består i, og forslag til
korrigerende tiltak
Avviket må kanaliseres til leder. Leder er pliktig til å følge opp, og skal sende kopi av registrering til verneombud
Når det er bestemt hva som skal gjøres med avviket må korrigerende tiltak iverksettes. Strakstiltak for å lukke
avviket, eller tiltak som må inn i handlingsplan og lukkes på lengre sikt. Leder er ansvarlig for denne
gjennomføringen i samarbeid med verneombud.
Tiltakene som gjennomføres skal også rapporteres på samme skjema som selve avviket.
Alle avvik skal protokollføres av leder, protokoll skal være tilgjengelig for alle ansatte på arbeidsplassen.
Avviksprotokoll skal gjennomgås på personalmøter.
Hendelser eller tilstander som omhandler navngitte personer skal ikke registreres i protokoll, men behandles
konfidensielt.
Bistand til vurdering av tiltak kan, og i enkelte tilfeller bør, hentes fra bedriftshelsetjenesten.
Dersom avviket representerer helsefare, skal tiltak settes i verk umiddelbart.
Vedlegg 7
Skjema for avviksbehandling.
Avviksprotokoll
Arkivering
Ferdigbehandlet avviksrapportering skal arkiveres i lokalt HMS-system. Dersom man har brukt eksterne krefter til å utbedre
avviket (for eksempel el.instalatør), skal man ha kopi av faktura eller rapporter som vedlegg.
Unntak
Avviksrapporter med taushetsbelagte personopplysninger skal oppbevares i den enkeltes personalmappe
17
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
6.3
Retningslinje for forebygging og håndtering av konflikter
Formål:
Rettlede leder og arbeidstaker i arbeidet med mellommennesklige konflikter på arbeidsplassen. Retningslinjen er ment som ett
verktøy for den som er i mulig konflikt og den som skal løse en konflikt.
Omfang
Fra en konflikt oppstår, til arbeidstaker melder fra til nærmeste leder om dette, til konflikten er løst.
Konflikten skal alltid forsøkes løst på lavest mulig nivå. Rutinen inneholder en oversikt over ansvar og oppgaver for de ansatte
i Loppa kommune.
Retningslinjen er generell og behovet for skjønnsmessig vurdering må gjøres i den aktuelle situasjonen.
Retningslinjen skal komme til anvendelse når det er konflikter der enkeltpersoner eller noen få ansatte er involvert. Noen av
prinsippene kan imidlertid benyttes også der flere er involvert, men her er det viktig at man ser hen til hele arbeidsmiljøet før
man avgjør fremgangsmåte.
Målgruppe
Omfatter alle ansatte som er direkte berørt av en mellommenneskelig konflikt i sin arbeidssituasjon.
Gjelder ikke for interessekonflikter mellom partene i arbeidslivet.
Ansvar
Leder med personalansvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som de ansatte ikke klarer løse
selv eller som man ser medfører eller kan medføre skade om den ikke løses.
Arbeidstaker plikter å melde fra til arbeidsgiver dersom denne får kjennskap til eller er vitne til at det forekommer konflikter
som man ser de partene ikke klarer løse selv eller som man ser medfører /kan medføre skade om den ikke løses.
Arbeidsmiljøloven § 4-3 stiller krav om at arbeidstakere ” ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden.
De skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.”
Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at bestemmelsen blir overholdt.
Beskrivelse
Uenighet eller motsetninger er naturlige i en sammensatt organisasjon. En organisasjon uten motsetninger og uten diskusjoner
vil ikke utvikle seg. Konflikter kan være positivt for utviklingen, og det er derfor nødvendig å akseptere at noen kan ha en
konflikt uten at den nødvendigvis er av en slik karakter at arbeidsgiver eller andre skal gripe inn. Hvis de ansatte selv ikke føler
at de klarer å løse konflikten er det viktig at arbeidsgiver involveres. Det samme gjelder der arbeidsgiver eller andre ser eller
mistenker at konflikten vil kunne være til ulempe på en eller annen måte, enten for de som er direkte involvert eller vil kunne
skade arbeidsmiljøet.
Loppa kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et sunt arbeidsmiljø. Det er derfor viktig for oss at våre ansatte og
ledere håndterer konflikter så tidlig som mulig slik at vi kan bidra til å skape noe positivt ut av uenigheten.
Definisjoner:
Konflikt: Uoverensstemmelse mellom to eller flere parter, som fremkaller spenninger hos den enkelte.
Mobbing: Det er mobbing når en person gjentatte ganger og over tid utsettes for negative handlinger, eller føler seg negativt
behandlet av en eller flere andre uten å greie å forsvare seg. Mobbing er noe annet enn en konflikt mellom to likeverdige parter.
Ved mobbing er ikke partene like sterke.
Trakassering: Uønsket adferd som finner sted med den hensikt å krenke en annens verdighet. Brukes ofte sammen med
mobbing, men er ikke synonymt med mobbing.
Utilbørlig atferd: Grov verbal utskjelling, krav om seksuelle tjenester
Forebygging av konflikter:
For å forebygge at konflikter oppstår er det viktig å organisere og lede virksomheten på en måte som gir ansatte følelsen av
trygghet i form av forutsigbarhet, sosial tilhørighet, medbestemmelse, mestringsmuligheter, meningsfylt arbeid og trygge
ansettelsesforhold.
Forebygging av konflikter skal inngå i Loppa kommunes systematiske HMS-arbeide, og det må arbeides kontinuerlig for å
oppnå et godt psykososialt arbeidsmiljø.
18
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Dette innebærer at:
Vi respekterer hverandre ved å ha en kommunikasjonsform som er åpen og som ikke sårer den enkelte
Vi viser hensyn og omsorg for hverandre
Vi aksepterer at vi er likeverdige samtidig som det er rom for ulikhet og uenighet
Vi skaper rom for selvstendige og kritiske vurderinger og rom for å utrykke følelser
Vi viser respekt og lojalitet for andres kompetanse, beslutning og medvirkning
Ledere har god kompetanse i konflikthåndtering
Ansatte er kjent med rutinene for konflikthåndtering
Vi har gode informasjonsrutiner
Det er gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelsen og tillitsvalgte/verneombud.
Saksgang i konfliktsaker i Loppa kommune
De viktigste holdepunktene:
Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder
Psykososiale arbeidsmiljøproblemer skal håndteres raskt
Saken skal håndteres på lavest mulig nivå
Unngå slarv, ikke gå med det til andre kollegaer som ikke har noe med saken å gjøre
Behandle partene med respekt og verdighet
Saken må ikke trekkes i langdrag
Ved løst konflikt, ikke dvel ved gamle konflikter.
Vedlegg 8
Retningslinjer for ansatte ved håndtering av konflikter i Loppa kommune
Arkivering
Avhengig av konfliktens karakter blir partene enige om hvor sakens dokumenter skal oppbevares. Dokumentene kan
oppbevares i egen mappe(elektronisk) eller i de involvertes personalmapper (elektronisk)
19
Loppa kommune
6.4
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Håndtering av vold og trusler mot ansatte
Formål:
Ivaretakelse av arbeidstakere som opplever vold og trusler på arbeidsplassen.
Rutinen tar for seg hvordan man skal handle når en situasjon hvor ansatt blir truet eller utsatt for vold på arbeidsplassen har
oppstått.
Omfang:
Vold, trusler og trakassering oppleves forskjellig av ulike individ, således må hver enkelts opplevelse av hendelsen danne
utgangspunkt for omfanget av oppfølgingen.
Definisjoner:
Vold: Enhver handling som har til hensikt å skade andre. Så vel fysisk som psykisk. Vold er også skadeverk på inventar og
bygning.
Aktiv fysisk vold: All fysisk eller psykisk skade på person, og skadeverk på inventar og bygning.
Trusler: Et verbalt angrep eller handling som tar sikte på å skremme eller skade en person.
Trakassering: Plaging og sjikane som fører til ubehag for den som blir utsatt for det. Trakassering kjennetegnes ofte av
gjentatte og systematiske handlinger.
Forebygging:
Kartlegging av arbeidsplassen for å finne ut dagens status, vurdere risiko på hver arbeidsplass
Informasjon og opplæring til alle ansatte om håndtering av vold og trusler, og risikomomentene på deres arbeidsplass
Alle ansatte skal kjenne til denne rutinen.
Åpen dialog på arbeidsplassen –hvor går grensen, hvor mye skal en ansatt i Loppa kommune tåle?
Ansvar:
Alle ansatte i Loppa kommune har ansvar for å påse at denne rutinen blir fulgt dersom en selv eller en kollega utsettes for vold
eller trusler.
Arbeidsmiljøloven § 4-3 stiller krav om at arbeidstakere ” ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden.
De skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.”
Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at bestemmelsen blir overholdt.
Fremgangsmåte:
Dersom en ansatt blir utsatt for vold og/eller trusler skal han eller hun;
Holde seg så rolig som mulig når de har en truende person foran seg.
Ikke argumentere med sterke utsagn.
Fortelle personen hva han/hun vil gjøre.
Prøve å komme seg raskt ut av en truende situasjon som kan føre til fysisk skade.
Være oppmerksom på løse gjenstander som kan bli brukt for å skade.
Når en ansatt har blitt utsatt for vold skal leder og verneombud/tillitsvalgt varsles, og oppfølging av den ansatte følges i
henhold til denne prosedyren;
Oppfølging av ansatt som har vært utsatt for vold
Straks:
Samtale mellom ansatt, nærmeste leder og eventuelt verneombud.
Samme dag:
Bli fulgt til lege og hjem. Det er viktig at den ansatte ikke er alene hjemme.
Dag 2
Den ansatte skal møte til samtale med leder for debrief.
Videre
Den ansatte skal få tilbud om oppfølging så lenge det er behov.
Leder holder nær kontakt med den ansatte
Vedkommende bør gjenoppta arbeidet så snart som mulig, viktig med støtte og tilrettelegging.
20
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Oppfølging av ansatt som har vært utsatt for trusler
Trusler kan oppfattes forskjelling av ulike individ, og oppfølgingen må ta utgangspunkt i den enkeltes opplevelse av hendelsen.
Samtale mellom ansatt, leder og verneombud om hendelsen.
Ansatt skal tilbys oppfølging dersom det er behov for det
Rutiner for melding av hendelser av vold og trakassering.
All vold eller trusler om vold/ trakassering skal meldes til leder og verneombud.
Leder er ansvarlig for den videre oppfølgingen av ansatte.
Rutiner for intern registrering
Alle hendelser skal registreres internt på skjema. Det er den ansatte selv som har ansvaret for dette. Det skal også
registeres avviksmelding om hendelsen.
Rutiner for ekstern registrering
Alle hendelser der det er utøvd- eller forsøkt utøvd vold, og det har oppstått skade skal det oppsøkes lege.
Det skal så raskt som mulig skrives skademelding.
Prosedyren er utarbeidet for å ivareta de ansattes helse og velbefinnende så langt det lar seg gjøre når en slik
hendelse har inntruffet.
Vedlegg 9: Skjema for registrering av vold/trusler
Arkivering:
Registreringen arkiveres i personalmappe og i internt HMS-system.
6.5
Varsling
Loppa kommune har utarbeidet en egen retningslinje for varsling, vedtatt i AMU 30.11.11.
Denne skal finnes tilgjengelig for alle ansatte. Den finnes og på hjemmesiden til Loppa kommune: www.loppa.kommune.no
Vedlegg 10: Skjema for intern varsling
21
Loppa kommune
7
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
KARTLEGGING
7.1
Vernerunder og utarbeiding av handlingsplan
Formål
Formålet med vernerunde er å sikre at arbeidsmiljøet minst en gang i året blir kontrollert for å avdekke avvik og risiko for
helseplager, ulykker, brann etc.
Omfang
Det skal gjennomføres en vernerunde ved alle kommunens verneområder minimum en gang i året, og ellers når spesielle
forhold tilsier det.
Ansvar
Leder på verneområde har ansvar for å gjennomføre minst en vernerunde hvert år.
Runden må tas i god tid før budsjettprosessen starter slik at eventuelle tiltak kan innarbeides i budsjett.
Leder har ansvar for at verneombud er med på runden, og for å kalle inn eventuelle andre som bør være med på vernerunde.
Framgangsmåte
Alle ansatte skal informeres om vernerunden i rimelig tid på forhånd, slik at de har mulighet til å sette seg inn i hva som skal
foregå, og kunne foreslå forbedringer til leder eller verneombud.
Leder innkaller verneombud og eventuelt andre deltakere til forberedende møte.
Gå gjennom dokumentasjon fra forrige vernerunde og evaluere handlingsplan fra året før.
Status på arbeidsplassen.
Gjennomgang av skjema for bruk i vernerunder, selve vernerunden gjennomføres med vekt på punktene i
sjekklisten.(vedlegg 11)
Når vernerunden er gjennomført går man gjennom forholdene som ble avdekket i vernerunden, og vurder hva som kan løses
umiddelbart og hva det må lages handlingsplan for. Det er viktig å skille mellom akutte forhold/strakstiltak (forhold som krever
ytterligere utredning men som likevel er gjennomførbart innenfor eksisterende rammer), og tiltak som ikke er gjennomførbart
utenfor rammen. Disse må for eksempel overføres til neste årsbudsjett evt. søke om ekstramidler etc.
Leder og verneombud utarbeider en HMS-handlingsplan (vedlegg 12), og kopi sendes til systemansvarlig som legger denne til
behandling i AMU.
Vedlegg 11
Vedlegg 12
Skjema for vernerunder.
Handlingsplan fra vernerunder
Arkivering:
Ferdige dokument skal oppbevares i lokalt HMS-system
22
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
7.2
Risikovurderinger/risikoanalyser
Formål
Avdekke/redusere de risikoforhold som eksisterer ved å systematisk kartlegge uønskede hendelser og tilstander, og ut fra dette
iverksette forebyggende tiltak i forhold til disse, og utarbeide rutiner i tilfelle ulykker som medfører skader oppstår.
Omfang
Ved avdelinger hvor det utføres arbeider som kan være helseskadelig og medføre helseskade, eller som innebærer fare for
ulykker eller skader, skal det foretas en risikovurdering, og utarbeides prosedyrer for hvordan de aktuelle arbeidsoppgavene
skal utføres sikkert.
Målgruppe
Alle ansatte som arbeider med noe som kan være helseskadelig, eller som risikerer fare for ulykker eller skader.
Ansvarlig
Leder på området er i hht arbeidsmiljøloven ansvarlig for å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko,
samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
Fremgangsmåte
Risikovurdering og analyse foretas i planleggings- og kartleggingsfasen i en HMS-prosess
Ved risikovurdering skal de ansatte trekkes aktivt inn i arbeidet, som består av 3 faser:
1. Kartlegging og identifisering av uønskede hendelser eller tilstander
2. Vurdering/analyse av risiko
3. Prioritering av risikoer for tiltak og videre oppfølging
Prioriterte tiltak føres inn i HMS-handlingsplan.
De ansatte signerer på at de har lest risikovurderingen og satt seg inn i det.
Klassifisering og rangering mht. sannsynlighet
1. Svært ofte
minst en gang i måneden
2. Ofte
ca. 10 hendelser pr. år
3. Sannsynlig
ca. 1 hendelse pr. år
4. Lite sannsynlig
ca. 1 hendelse pr. 10 år
5. Usannsynlig
ca. 1 hendelse pr 100 år eller sjeldnere
Klassifisering og rangering av konsekvensene
Betegnelse
Katastrofal
Meget kritisk
Kritisk
Farlig
Ufarlig
Skade på personer
Død eller alvorlige
personskader
Kan resultere i død
Større personskader
Små personskader
Ikke personskader
Skade på miljø
Svært alvorlig
miljøskade
Alvorlig miljøskade
Betydelig miljøskade
Mindre miljøskade
Ubetydelig miljøskade
Materielle skader
Fullstendig materiell
ødeleggelse
Alvorlige materielle skader
Betydelige materielle skader
Mindre materielle skader
Ubetydelige materielle skader
Risikoen rangeres ved å vurdere sannsynlighet og konsekvens. Ved å sammenfatte sannsynligheten for en hendelse og
konsekvensen av den, vil det komme tydelig fram hva som må prioriteres å gjøre noe med. Planlegg tiltakene mot de forhold
som innebærer størst risiko for skade og tap, og som kan skje med høyest sannsynlighetsgrad.
Vedlegg 13
Skjema for risikovurdering
Arkivering
Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i lokalt HMS-system
23
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
7.3
Brannvern
Formål
Sørge for at Loppa kommunes brannberedskap er organisert i samsvar med de krav som er satt i Forskrift om
brannforebyggende tiltak og branntilsyn.
Omfang
Loppa kommunes bygninger, anlegg, lagre, områder hvor brann kan oppstå og true liv, helse, miljø, eiendom eller produksjon.
Målgruppe
Alle ansatte i Loppa kommune.
Ansvar
Ledere har det overordnede ansvaret for å påse at de ansatte som bruker av bygningene ivaretar pliktene etter
brannvernlovgivningen.
Alle institusjoner i Loppa kommune skal ha en brannvernleder. Vedkommende skal ha de nødvendige fullmakter til å kunne
fatte beslutninger sammen med brannvernmyndighetene under branntilsyn.
Alle ansatte har et selvstendig ansvar i forbindelse med brannsikkerheten og ved eventuelle brannsituasjoner.
Fremgangsmåte/branninstruks
Hver institusjon skal lage branninstruks med prosedyre for tiltak
straks brann er oppdaget
evakueringsplan
Hver arbeidsplass
skal ha en egen brannvernleder
bør ha minst en årlig rømningsøvelse
alle nyansatte skal gis opplæring i brannvern
skal ha etablerte rutiner i forhold til virksomhetens art og risiko
skal ha manuelt slokkeutstyr
skal daglig påse at rømningsveiene er ryddige og tilgjengelige
Det skal utarbeides
instruks for brannvernleder
plan for brannøvelser
tegninger som viser branntekniske installasjoner og rømningsveier
oversikt over tekniske brannverntiltak
oversikt over ansvarsfordeling ved brannsikkerhetsarbeidet/branner
oversikt over brannøvelser
oversikt over vedlikeholdsavtaler av branntekniske anlegg
Ved brann må du handle raskt, riktig og rolig i denne rekkefølge:
 Varsle
 Redde
 Slokke
 Lukke
Arkivering
Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i lokalt HMS-system.
24
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
7.4
Opplæring i Helse, Miljø og Sikkerhet
Formål
Ledere og ansatte skal være i stand til å utøve sin funksjon innenfor helse-, miljø- sikkerhetsarbeidet på en tilfredsstillende
måte. Alle ansatte skal også ha kunnskap om hvordan de skal opptre i kritiske situasjoner og være kjent med ulykkes- og
helsefarer i forbindelse med arbeidet.
Formålet med en opplæringsplan for HMS, er å følge opp at arbeidstakere gis den nødvendige opplæring tilpasset den enkeltes
funksjon/oppgaver.
Omfang
De ansatte skal ha kunnskap og ferdigheter som gjør at de er i stand til å utføre arbeidet på en sikker og helse- og miljømessig
forsvarlig måte.
Målgruppe
Alle ledere, verneombud og ansatte
Ansvar
Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse, miljø og sikkerhetsarbeid. (AML § 3-5) Med arbeidsgiver menes øverste leder
av virksomheten (rådmann eller adm. leder). Øverste leder kan ikke delegere ansvaret for slik opplæring.
Arbeidsgiver må sørge for at arbeidsgivers representanter (ledere med personalansvar) har nødvendig HMS-kompetanse til å
føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte.
Verneombud skal ha den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på en forsvarlig måte
Alle ansatte i Loppa kommune skal gjøre seg kjent med HMS-Hovedbok for Loppa kommune, samt etatens egen HMS-bok.
Alle ansatte har eget ansvar for å holde seg oppdatert når det blir foretatt endringer i denne.
Leder med personalansvar har ansvar for at de ansatte har tilstrekkelig opplæring, og skal aktivt sørge for å kartlegge områder
der de ansatte trenger opplæring i HMS, samt at opplæringstiltakene legges inn i opplæringsplan.
Fremgangsmåte
Nyansatte skal, som en del av de ordinære introduksjonsrutiner, informeres om HMS-arbeidet på arbeidsplassen. Arbeidstakere
med risikofylte arbeidsoppgaver skal gis opplæring i forhold til dette.
7.4.1
Oversikt over ansatte som har deltatt på opplæring i HMS
Følgende ledere med personalansvar og verneombud har deltatt på HMS kurs
Navn
Arne Dag Isaksen
Randi Sandness
Torill Martinsen
Monika Olsen
Berit Wilhelmsen
Bjørnar Tollefsen
Karianne Heggeskog
Marie Lundquist
Olav Henning Trondal
Liv B. Karlsen
Signe Olsen
Gry Seljevoll
Magnor Kårsgård
Kirsti O. Pedersen
Tor Johan Slotsvik
Funksjon
Driftssjef
Rektor Nuvsvåg skole
Verneombud Øksfjord barnehage
Økonomisjef
Verneombud Rådhuset
Rådmann
Personalrådgiver
Styrer Øksfjord barnehage
Rektor Høgtun skole
Oppvekst og kultursjef
Styrer Høgtun SFO
Verneombud Alders og sykehjem
Verneombud Uteseksjon
Avdelingsleder Pleie og omsorg
Avdelingsleder PU
Gjennomført opplæring
Våren 2009
Våren 2009
Våren 2009
Våren 2009
Våren 2009
Høsten 2011
Høsten 2011
Høsten 2011
Våren 2011
Våren 2011
Våren 2011
Våren 2012
Våren 2012
Gjennomføres vår 2012
Gjennomføres vår 2012
25
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
7.5
Overordnet handlingsplan for HMS
7.5.1
Handlingsplan
Kommunen arbeider overordnet med punkt 1.2 ”overordnet HMS-mål i Loppa kommune”.
Overordnet handlingsplan tar utgangspunkt i dette samt handlingsplan for et mer inkluderende arbeidsliv, jf punkt 5.2.1.
”Handlingsplan IA-arbeid”. Økt fokus på områdene i denne planen vil ha positiv effekt på helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i
kommunen.
Den enkelte etat er ansvarlig for å lage lokal handlingsplan for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet på sin etat ut i fra de
overordnede målene.
HANDLINGSPLAN HMS-ARBEID LOPPA KOMMUNE 2012
HVA
HVORFOR
Loppa kommune skal legge til
I Loppa kommune skal helse,
rette for at avdelingene skal
miljø og sikkerhet være en
kunne oppfylle sine HMSnaturlig del av den daglige
planer, og bistå ved behov
drift
Opplæring i HMS for
verneombud og ledere med
personalansvar
Vernerunder
Lovpålagt at verneombud og
ledere med personalansvar skal ha
kunnskap om HMS-lovgivningen.
Gjennomgang i aktivt HMS
arbeid
HMS skal ikke være noe man bare
jobber ved i forbindelse med
tilsyn, men en del av det daglige
arbeidet.
Arbeidsplassene MÅ ha etablerte
arenaer for samhandling.
Forhindre feilbelastninger i
arbeidet
Medvirkning, kommunikasjon
og informasjon
Opplæring ergonomi
Opplæring i
risikovurdering/kartlegging
Gjennomføre risikokartlegging
Dialogmøter
Systemrevisjon HMS
AMU- møter
Personalhåndbok
Stoffkartotek
Utarbeide handlingsplan HMS
2013
Manglende kunnskap kan være
årsak til at det ikke blir prioritert
Alle avdelinger må ha plan med
tiltak for å redusere risikoforhold
Lovpålagt å gjennomføre
dialogmøter innen 7 uker etter
sykemelding
HMS skal være levende, og vi må
derfor hele tiden søke og se hva vi
kan forbedre.
Lovpålagt
Skille ut personalbiten fra
tidligere HMS-håndbok. Dette må
settes i eget system
Alle arbeidsplasser skal ha gode
rutiner for håndtering og
oppdatering av stoffkartotek
Lovpålagt med fastsatte mål for
helse, miljø og sikkerhetsarbeidet.
HVEM
Loppa kommune ved
systemansvarlig
NÅR
Kontinuerlig
Personalrådgiver
organiserer. Opplæring
gjøres av FIBAS.
Ledere
2012
Innen sept.
2012
Fibas for ledere,
verneombud og htv.
Ledere
Kontinuerlig
Fibas for ansatte som er
utsatt for mulig
feilbelastning i arbeidet
Fibas for ledere,
verneombud og HTV
Alle ledere med
personalansvar
Personalrådgiver/ledere
med personalansvar. Fibas
deltar.
Ledere med personalansvar
2012
Personalrådgiver som
sekretær til utvalget
Personalrådgiver
4 ganger pr år.
Ledere
Kontinuerlig
Ledere sammen med
arbeidstakere
Innen
utgangen av
2012
Vår 2012
Innen
10.05.2012
Fortløpende
innen 7 uker
sykefravær
Innen nov
2012
2012
26
Loppa kommune
7.5.2
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Møteplan for AMU
Amu-møte
1. Kvartal
2. Kvartal
3. Kvartal
4. Kvartal
Kontinuerlig
Saker som skal behandles
Konstituering av AMU annen hvert år, samt valg av leder annet hvert år
Påmelding av deltakere til arbeidsmiljøkurs
Bedriftshelsetjenestens årsrapport sendes videre til Arbeidstilsynet
Planlegge/gjennomføre systemrevisjon, vernerunde, kartlegge fysisk- og
psykososialt arbeidsmiljø
Sykefravær 4. kvartal og totalt sykefravær forrige år
Overtidsrapport 4. kvartal og total overtidsbruk forrige år
Sykefravær og overtid 1. kvartal
Oppfølging av HMS-handlingsplan, spesielt i forhold til vernerunder
Behandling av rapporter fra vernerunder og revisjon av HMS-systemet
Sykefravær og overtid 2. kvartal
Oppfølging av HMS-handlingsplan, spesielt forhold til vernerunder
Status medarbeidersamtaler
Valg av vernetjeneste hvert annet år (ulike tall)
Sykefravær og overtid 3. kvartal
Budsjettuttalelse
Evaluering av HMS-handlingsplan og planlegging av neste års handlingsplan
Møteplan for AMU neste år
Skaderapporter, avviksrapporter og andre rapporter som blir sendt til AMU
27
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
7.6
Årlig systemrevisjon av HMS håndbøker
Formål
Internt tilsyn skal gjennomføres for å sikre at HMS-systemet/håndboka er etablert og oppdatert. Det skal også sikres at det
finnes nødvendige prosedyrer som tilfredsstiller kravene i gjeldende lover og forskrifter, samt at prosedyrene etterleves i
praksis.
Omfang
Revisjon av HMS - håndbøkene skal foretas minimum en gang i året for å påse:
at det eksisterende HMS-systemet fungerer.
om det har vært endringer i institusjonene slik at det fører til endring for hvilke lover og forskrifter som
gjelder og/eller
om det er kommet nye lover og forskrifter som berører institusjonene eller om noen lover og forskrifter
er endret eller opphevet
Målgruppe
Ledere med personalansvar, systemansvarlig, verneombud.
Ansvarlig
Etatslederne og ledere på verneområder
Fremgangsmåte
Rådmannen og systemansvarlig tar initiativ til systemrevisjon overfor etatsjefene. Etatsjef planlegger og forbereder revisjonen i
samarbeid med verneombud. Etatssjefene/leder skal i samarbeid med verneombud både revidere HMS-håndbok for Loppa
kommune samt HMS-håndbok for sin egen etat ved bruk av vedlegg 14.
Revisjonsområder kan deles i to deler
Inndeling ut fra organisasjonskartets ansvarsfordeling. Her revideres alle HMS-forhold.
Inndeling ut fra saksfelt innenfor HMS. Dvs. at man reviderer på brann, ytre miljø, el. tilsyn, arbeidsmiljø etc. i tur og orden.
Revisjon kan foregå ved
Intervju/samtale enkeltvis eller gruppevis, gjennomgang av registreringer, statistikk m.m. gjennomgang av dokumentasjon og
HMS-håndbok.
Revisjonsrapport skal behandles i AMU som skal behandle plan for HMS-aktivitetene, og skal ha løpende informasjon og
innblikk i hvordan arbeidet utvikler seg.
Systemansvarlig skal ha tilsendt vedlegg 14, samt innspill til HMS-håndbok for Loppa kommune.
I tillegg skal siste oppdaterte kopi av HMS-håndbok for hver enkelt etat sendes AMU for videre behandling og godkjenning.
Vedlegg 14 Skjema for HMS-revisjon
28
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
8
OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedlegg nummer
1. Rutiner oppfølging sykemeldte
2. Retningslinjer AKAN
3. Individuell AKAN-avtale
4. Skjema til bruk ved vurdering av behov for terminalbriller
5. Avtale om trekk i lønn
6. Skjema til bruk ved arbeidsulykker, nestenulykker
7. Skjema for avviksbehandling
8. Retningslinjer ved konflikt
9. Skjema for registrering av vold/trusler
10. Skjema for intern varsling
11. Skjema for vernerunder.
12. Handlingsplan fra vernerunder
13. Skjema for risikovurdering
14. Skjema for HMS-revisjon
29
Loppa kommune
HMS hovedbok
Vedtatt av AMU: 20.04.2012
Alle ansatte i kommunes skal kjenne til kommunens rutiner og retningslinjer nedfelt i HMS-håndboken.
Jeg har lest og satt meg inn i Loppa kommunes HMS-håndbok:
Navn:
Dato:
30