Transcript ASF - Referat styremøte 01:2014

Askøy Seilforening
www.askoy-seilforening.no
Referat
Styremøte 01 / 2014
Dato:
Mandag 13.januar kl.18.30 i servicebygget.
Tilstades: Thorvald Haarberg, Agnete Skog, Sverre Valeur, Ole-Jørgen Michelsen, Knut Erik Hjort, Per Ivar Thorsen,
Jan Rune Hopland, Erling Tobias Wiik, Torbjørn Halvorsen, Giske Berland og daglig leder Håkan Gerdbo.
Referent:
Giske Berland/Thorvald Haarberg.
Sak nr.
Beskrivelse
01/14
Referatsaker;
Referat frå styremøte 09/2013 er ikkje ferdigstilt, og vert lagt fram til godkjenning på neste møte.
Referat frå styremøte 10/2013 vart godkjend med fylgjande endring: Økonomi-/nøkkeltal vert lagt fram
annankvar mnd for styret, som eige notat..
02/14
Økonomi:
Håkan og Per Ivar orienterte om økonomi/likviditet/status purringar osv pr.idag.
Det har og vore møte med Nordea der bl.a. utvida rammer for ferdigstilling av bygg er vorte diskutert.
Økonomi - havn: Det er pr i dag ingen på venteliste for båtplass.
Styret meiner at det må leggast ut på vår heimeside + fb at me har ledig båtplass snarast. Giske ordnar dette.
03/14
Vedtak
Ansvar
Giske
Godkjend
Informasjon
Per Ivar/Håkan
Vedtak
Giske
Førebuing til årsmøte 20.februar:
Vedtak
- Planlegging av årsmelding, tidsfristar: Frist for levering av rapportar frå dei ulike komiteane var ved nyttår.
Dette manglar frå alle komitear utenom aktivitet. Rapportane må leverast umiddelbart for å få årsmeldinga ferdig i tide.
alle i styret
- Rekneskap: Arbeidet er i gang. Dagleg leiar, leiar og nestleiar merkantil ferdigstiller rekneskapen til styremøte 27.1.
Håkan/Per Ivar/Thorvald
- Budsjett: Vart lagt fram eit førebels budsjett. Diskusjonar om ulike budsjetteringsmåtar, og om å splitta opp
budsjettet med fleire avdelingar og prosjekt. Styret må koma med forslag til endringar snarast til leiar og nestleiar
merkantilt, ut frå sine avdelingar og i forholdt til inntektsgrunnlag m.m. for heile foreningen.
Budsjett vert lagt fram til godkjenning til styremøte 10.februar 2014 (siste før årsmelding skal ut på web)
Per Ivar/Thorvald
- innkalling: denne vert sendt til våre medlemer pr.epost og lagt ut på web/fb i løpet av denne veka. Frist for å
Giske
melda inn saker er sett til 5.februar.
- saker til årsmøtet: Styret er einige om å legga fram sak om eingongsavgift på båtplassar for oppgradering til ny
Håkan/Thorvald
transformator. Leiar og dagleg leiar lagar lagar teksten til denne saka for behandling på årsmøte.
- innkomne saker: pr.idag 3 saker frå H.Askvik. Thorvald bearbeider desse og eventuelt andre som kjem innan
Thorvald
innan fristen og kjem med forslag til styrets innstilling til styremøte 10.02.2014.
Styremøte 01 / 2014 - 13.januar 2014
Askøy Seilforening
www.askoy-seilforening.no
Referat
04/14
HSK’S årsmøte onsdag 29.januar:
Planlegging av møtet, ASF er vertskap. Thorvald, Agnete og Ole-Jørgen representerer ASF.
- Forslag til sak til årsmøte frå ASF: “Alle som har verv i HSK skal vera medlem i ein forening tilslutta HSK”.
Etter litt diskusjon kom styret fram til at me ikkje legg fram dette forslaget.
05/14
Komitemedlemer og tilhøyrande styreansvarleg: Ingen suppleringar vart lagt fram.
06/14
Stoff til våre sider i SEILmagasinet:
Giske orienterte om planen for utgåve 01/2014 - som inneber at me brukar mesteparten av sida denne gongen
til “marknadsføring” av dei nye muligheitene som Seilsportsenteret no har. Håkan hjelper til å spissa dette.
Knut Erik står for leiaren denne gongen.
07/14
vedtak
Giske
VM Yngling 2015: Jan Rune orienterte om arbeidet til no.
Komite for gjennomføring av VM:
o
Alice Syslak - leiar
o
Jan Rune Hopland - sponsoransvarleg
o
Sverre Valeur - regattasjef
-
Underkomitear er ikkje på plass enno...
- Styrets leiar, i samarbeid med Jan Rune og dagleg leiar, - får fullmakt til å utarbeida mandat for
komiteen som skal leggast fram på neste styremøte.
08/14
Planar for gjennomføring av regattaer i 2014:
- Terminliste frå HSK, manglar endeleg bekreftelse på enkelte datoar?
- Har regattasjefar på plass for dei fleste regattane våre.
- Har ikkje på plass endeleg løp/opplegg for dei 2 største regattane enno, vurderer endringar.
- Sender ut ei stor undersøking ad. Askøy Rundt i løpet av veka (Sverre/O-J), og håpar flest mogleg svarar
på denne då det vil danna grunnlag for kva val me skal ta for regattaen. Må ha ut info på web om denne.
- Seilmakeren Doublehanded: planlegg ny destinasjon og endra løp, men framleis nordover.
09/14
Utleige naust (utsett sak):
Dagleg leiar overtek f.o.m. 1.januar 2014 all administrasjon av utleige av naustene, slik at dette vert samordna
med øvrig utleige av lokale i foreninga. Dette inkluderer booking, fordeling av utleige, fakturering og fordeling av
inntekter.
Styremøte 01 / 2014 - 13.januar 2014
Vedtak
Informasjon
Ole-Jørgen
Vedtak
Håkan
Askøy Seilforening
www.askoy-seilforening.no
Referat
10/14
Reglar, rutinar, avgifter osv for nytt nykkel- og adgangssystem:
Dagleg leiar, i samarbeid med leiar og nestleiar merkantil, utarbeider reglar og rutinar for nykkel- og adgangssystem. I tillegg til dagleg leiar ynskjer styret at Kristian Øpstad, saman med Sverre opparbeider nødvendig
kunnskap for tildeling og vedlikehald av nykkelsystemet.
Forslag tll rutinar og reglar vert lagt fram for styret på møtet 27.januar 2014.
11/14
Rutinar og prisar for betaling nytt trådlaust nettverk:
Dagleg leiar, i samarbeid med leiar og nestleiar merkantil, utarbeider reglar og rutinar for trådlaust system.
I tillegg til dagleg leiar ynskjer styret at Kristian Øpstad, saman med Sverre og/eller ................... opparbeider
nødvendig kunnskap for drift og vedlikehald av nettverkssystemet.
Forslag tll rutinar og reglar vert lagt fram for styret på møtet 27.januar 2014.
12/14
Endring av web-oppsett og e-postadresser:
Giske får i gang ein prosess som inneber ei oppdatering av foreningens web, og nytt opplegg rundt e-postadr.
for foreningen. Dagleg leiar, andre styremedlemer og komitemedlemer som er relevante vert trekt inn i arbeidet.
13/14
Rutiner og kvalitetssikring:
Me ser at mykje av det som skjer, ikkje minst i forhold til økonomi og havn, men og innanfor ei rekkje andre område
- treng betre og meir faste rutinar. Dette vil og vera med å letta og avklara den daglige drifta for Håkan.
Styret er einige i at dagleg leiar i samarbeid med leiar og nestleiar merkantil, får fullmakt til å vidareføra
Vedtak
tidlegare igangsett arbeid med rutinehåndbok for foreninga.
14/14
Saker frå Sverre, nestleiar Sport:
a) Bruk av kalendere på web.
Her er det no lagt inn fleire “avdelingar” på vår kalender på web.
Styrets vedtak: Me innfører bruk av webkalender for føring av dei ulike aktivitetane i foreninga. Ved utleige
skal det ikkje koma fram leigetakars navn - kun at det er ekstern utleige.
merknad ved godkjenning av referatet: Navn, adresser, tlf osv ved kran o.l. på kalender må “anonymiserast”.
b) Forslag frå Sverre om salg av “startbåten” (Viksund 1050).
Diskusjon. Thorvald la fram notat med ein del fakta rundt denne båten. Ut frå desse opplysningane vil det vera
vanskeleg å selja båten slik den står. Fleirtalet i styret ynskjer å selja båten for å få inn pengar til foreninga, då
me ikkje ser at me vil ha økonomi til å ferdigstilla denne båten (slik det var tenkt) på mange år.
Vedtak: Mot leiar si stemme vart det vedteke å avhenda båten. Thorvald Haarberg v/Auctor Bergen as får
anledning til å koma med bod på båten, og har forkjøpsrett fram til neste styremøte 27.01.2014.
Styremøte 01 / 2014 - 13.januar 2014
Vedtak
Vedtak
Vedtak
Giske m/fleir
Håkan/Thorvald/PerIvar
Askøy Seilforening
www.askoy-seilforening.no
Referat
Merknader til saka ved godkjenning av referatet:
- Dette styrevedtaket vart gjort på bakgrunn av ASF sin økonomiske situasjon, og framtidige driftskostnader for forening/seilsportsenter.
- Nestleiarane forhandla dagen etter møtet fram ein intensjonsavtale om sal av “båten”. Denne intensjonsavtalen kan hevast innan
utgangen av februar om me ynskjer det, utan å oppgje grunn.
- Styreleiar ber styret vera oppmerkam på at det er ingen sikkerheit for oppgjer slik denne intensjonsavtalen står, og at ASF påtek seg kostander
ved frakt utan sikkerheit osv.
- Denne saka kjem no som årsmøtesak då det er kome forslag frå medlem.
c) Overføring av nøst: Det er ynskje om at denne saka er avklara før årsmøtet. Per Ivar la fram ei orientering
på vegne av han, Giske og Torbjørn. Nye diskusjonar rundt saka.
Vedtak: Per Ivar, Giske og Torbjørn får fullmakt til å avklara overgang av nøst 5,iht til framlagt orientering,
15/14
Sponsorplanlegging - Håkan: Denne saka er utsett til neste møte
16/14
Eventuelt: Dagleg leiar la fram forslag til Henry Lloyd kleskolleksjon, med ASF-logotrykk, for salg til medlemene.
Styret ga si tilslutning til forslaget som Håkan set i gang straks.
Styremøte 01 / 2014 - 13.januar 2014
Vedtak
Håkan