Transcript Viderekommende Regnskap
Mamut Academy
//
Viderekommende Regnskap
Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no
E-post : [email protected]
Kurssenter : Mamut AS – Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf. 23 20 34 44, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no/academy E-post: [email protected] Support : Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: [email protected]
Salg: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no
E-post: [email protected]
KVR 20111017 © 2011 Mamut AS – et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS – et selskap i Visma gruppen. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.
Mamut Academy Innhold ii
//
Innhold
Mamut Academy Viderekommende Regnskap // Innhold iii // Innledning 6 Kursets mål ............................................................................................... 6 Komme i gang ........................................................................................... 6 i i // Kontoplan 7 Endring av oppstillingsplan ........................................................................ 7 // Bilagsregistrering 8 Brukerinnstillinger for bilagsregistrering ....................................................... 8 Import av varer fra utlandet ........................................................................ 9 Import av tjenester fra utlandet ................................................................... 9 Valuta ....................................................................................................... 9 Valutaregisteret ............................................................................ 10 Valutatransaksjon ......................................................................... 10 Oppgave 1 .............................................................................................. 13 Bilagsmaler ............................................................................................. 13 Opprettelse/redigering av bilagsmal .............................................. 14 Oppgave 2 .............................................................................................. 17 Kostnadsbærere ..................................................................................... 18 Oppgave 3 .............................................................................................. 19 // Reskontro 20 Kundereskontro....................................................................................... 20 Kundeliste ................................................................................... 20 Behandling av poster i kundelisten ............................................... 21 Inn-/Utbetaling ............................................................................. 21 Redigere poster ........................................................................... 22 Match/Link .................................................................................. 22 Reskontroliste .............................................................................. 23 Aldersfordeling ............................................................................. 23 Saldoliste ..................................................................................... 24 Betalingspåminnelse .................................................................... 24 Innstillinger ................................................................................... 24 Renteberegning ....................................................................................... 25 Innstillinger for rentefakturering ..................................................... 25 Utskrift av rentefakturaer .............................................................. 25 OCR/Bank .............................................................................................. 27 Automatisk KID-tildeling ............................................................... 27 Modulus ...................................................................................... 27
Mamut Academy Innhold iii
Korrekt font for KID-nummer ........................................................ 28 OCR/bank ................................................................................... 28 Hvordan lese inn OCR/bank-filer .................................................. 29 Innstillinger for OCR/bank............................................................. 29 Remittering - betaling til bank ................................................................... 30 Innstillinger for Remittering ........................................................... 30 Remittering - betaling til bank ....................................................... 31 Slik genererer du en remitteringsfil ................................................ 32 Remittering - Innlesning av returfil ................................................. 33 // Budsjettering 34 Opprettelse av nytt budsjett ..................................................................... 34 Tomt budsjett .............................................................................. 35 Hent tall fra reelle regnskapstall .................................................... 35 Hent data fra eksisterende budsjett .............................................. 35 Fordelingsnøkkel ..................................................................................... 35 Redigere budsjettdata ............................................................................. 36 Salgsbudsjett ............................................................................... 37 Innkjøpsbudsjett .......................................................................... 37 Lønnsbudsjett .............................................................................. 37 Driftskostnadsbudsjett ................................................................. 38 Investeringsbudsjett ..................................................................... 38 Likviditetsbudsjett ........................................................................ 38 Oppgave 4 .............................................................................................. 40 Fremtidig kontantstrøm ............................................................................ 41 Slik merker du kontoene i kontoplanen ......................................... 41 Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm ........................... 42 Oppgave 5 .............................................................................................. 44 Rapportering ........................................................................................... 45 Rapportoppsett for Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok ................ 45 Kolonneoppsett for Nøkkeltall, Resultat og Balanse i hovedbok ................ 47 Oppgave 6 .............................................................................................. 48 Viktige regnskapsrapporter ...................................................................... 49 Hva menes med filter/utvalg i rapporter? ...................................... 49 Posteringsjournalene .................................................................... 49 Saldobalanse hovedbok ............................................................... 49 Resultatregnskap ......................................................................... 49 Balanserapport detaljert ............................................................... 49 Hovedboksutskrift, spesifisert, Stående ........................................ 49 Reskontroutskrifter ....................................................................... 49 // Periodeavslutning 50 // Årsavslutning 51 Regnskapsperioder ................................................................................. 51 Periode 13 ................................................................................... 51 Disponering av årsoverskudd/underskudd .................................... 52 Bilagsnumrene ............................................................................. 52 Veiviser for årsavslutning .............................................................. 52 Feilsøking ved Årsavslutning ......................................................... 54 Gjennomfør årsavslutning ........................................................................ 56 // Nyttige linker 57
Mamut Academy Innhold iv
// Mamut Online Backup 58 // Fasit 61 Oppgave 1 .............................................................................................. 61 Oppgave 2 .............................................................................................. 62 Oppgave 3 .............................................................................................. 63 Oppgave 4 .............................................................................................. 63 Oppgave 5 .............................................................................................. 64 Oppgave 6 .............................................................................................. 66
Mamut Academy Innhold v
//
Innledning
Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatabase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: http://www.mamut.com/support/search/ Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter til slutt velger du Finn svaret på ditt spørsmål.
Mamut Academy 6
//
Kontoplan
I kontoplanen finner du alle tilgjengelige kontoer som kan benyttes ved føring av bilag. Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto, og du finner også kontoens plassering i oppstillingsplanen. Endring av oppstillingsplan Dersom du ikke er fornøyd med oppsettet av kontoer i resultat- eller balanserapporten er dette mulig å endre. Det kan f.eks. være at du ønsker å splitte opp hvor mye du har i kontanter, og hvor mye du har i banken. Da kan du gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan, velge fanekortet Oppstillingsplan og klikke på Endre oppstillingsplan. Et godt tips før man skal redigere og tilpasse kontoplanen er å skrive ut rapportene Kontoplan liste og Kontoplan med oppstillingsplan. Dette gjøres fra rapportmodulen som du kommer til ved å velge Vis/Regnskap/Rapporter. I eksemplet over er det tilføyd flere elementer ved å høyreklikke på elementet og velge Nytt element. Husk også å velge hvilke kontoer som skal være med i det nye elementet ved å gå inn på ønsket konto, og markere det elementet der kontoen skal ligge. Klikk så Lagre. Tips! Bruk rapporten Kontoplan med oppstillingsplan som grunnlag for endring av tekster og sumlinjer i resultatregnskap og balanse. Skal rapporten forkortes (fjerne sumlinjer) må de konti som er henvist til aktuell linje flyttes til annen linje før sumlinjen kan slettes. Vær oppmerksom på at endringer vil påvirke utseendet til alle resultatregnskaps- og balanserapporter.
Mamut Academy 7
//
Bilagsregistrering
I denne modulen registrerer du alle dine bilag. Et bilag kan bestå av to eller flere Posteringslinjer som til sammen går i balanse, det vil si at summen av føringer til debet er like stor som summen av føringer til kredit. Brukerinnstillinger for bilagsregistrering Gjennom Brukerinnstillingene tilpasser du funksjonene og utseende på vinduet for bilagsregistrering. Disse innstillingene kan være forskjellig for hver enkelt bruker. Brukerinnstillingene finner du ved å bruke knappen Brukerinnstillinger effektivisere bilagsregistreringen. i verktøylinjen i bilagsregistreringen. I vinduet finner du også en oversikt over hurtigtaster i bilagsregistreringen. Det kan lønne seg å huske en del hurtigtaster for å
Mamut Academy 8
Import av varer fra utlandet Dersom firmaet du fører regnskapet for importerer varer fra utlandet, vil du oppleve å motta en egen faktura fra Tollvesenet/speditør kun på mva og frakt. Denne innførselsmerverdiavgiften skal føres på egne mva-kontoer for å komme med på avgiftsoppgaven. De tre kontoene det er snakk om er følgende: 2727 - Inngående avgift, høy sats 2728 - Inngående avgift, middels sats 2729 - Inngående avgift, lav sats Dersom kontoene ikke finnes i din kontoplan må du manuelt opprette dem. Det gjøres ved å gå til Vis/Regnskap/Kontoplan, og klikke Ny. Ved import av varer fra utlandet anbefales det at du fører mot en egen kostnadskonto, som står med avgiftskode ingen avgift/avgiftsfri. Når du mottar faktura for innførselsmerverdiavgift føres denne manuelt mot konto for inngående avgift. Det er viktig at du fører grunnlaget mot egne kostnadskontoer, slik at du ved senere anledning kan få ut riktig grunnlag ved å sette utvalg på aktuell kostnadskonto ved utskrift av regnskapsrapporter. Import av tjenester fra utlandet Dersom firmaet du fører regnskapet for importerer tjenester fra utlandet, har du i Mamut egne avgiftskoder for dette. Kodene du skal benytte har nummer 20 og 21, henholdsvis import innenfor EU, og utenfor EU. Valuta Modulene Bilagsregistrering, Hovedbok og Reskontro bygger på at alle transaksjoner blir bokført i ønsket valuta (GBP, EURO, USD osv), for deretter å bli omregnet til NOK. Alle transaksjoner (bilagslinjer) lagrer beløpet i NOK, fremmed valuta og kurs. Dette muliggjør automatisk gevinst-/tapsberegning ved registrering av inn- og utbetalinger over reskontro, samt en oversikt over hva hver kunde/leverandør skylder/har tilgode i NOK og fremmed valuta (reskontrorapporter). I tillegg har man mulighet til å skrive ut resultat- og balanserapporter i den valutasorten man ønsker. Dette gjøres ved å sette utvalg ved utskrift i ønsket valuta.
Mamut Academy 9
Valutaregisteret I valutakursregisteret under Vis/Regnskap/Valuta vedlikeholdes kursene manuelt i kolonnen for kurs. Har du behov for andre valutakurser enn de som vises i bildet, klikker du på knappen Utvalg på/av . Da vil samtlige valutakurser vises. Kun valutaer merket med Vis vil vises når utvalgsknappen står på. Valutatransaksjon For at du skal kunne føre et bilag med utenlandsk valuta, må du først opprette den utenlandske leverandøren i kontaktregisteret. Dette gjøres ved å velge Vis/Kontakt/Kontaktoppfølging. Under fanekortet Innstillinger og knappen Leverandør finner du valutainnstillingene for leverandøren. I feltet Valuta i innkjøp legger du inn ønsket valuta. Husk å velg korrekt mva behandling i listen for Mva. Når EUR er valgt som standard valuta vil programmet automatisk foreslå denne valutaen i bilagsregistreringen.
Mamut Academy 10
Ved føring av bilag i utenlandsk valuta er det ønskelig med ekstra kolonner i bilagsregistreringsbildet, slik at kolonnene for valutakode, valutakurs osv. er synlige. Dette kan gjøres ved å velge Valuta øverst i verktøylinjen som vist nedenfor. Beløpet som registreres i debet/kredit er beløpet i den utenlandske valutaen, og programmet vil automatisk regne om dette til norske kroner etter kursen oppgitt i kolonnen V.Kurs. Her har vi registrert inn en inngående faktura i Euro pålydende 100.000 EUR. EUR kommer automatisk frem når leverandøren velges. Kursen som blir foreslått er den som ligger i valutaregisteret, og denne kan selvfølgelig overstyres i kolonnen V.kurs. Etter inntasting av beløp får vi automatisk en omregning av inntastet beløp til norske kroner, og valutabeløp flyttes til kolonnen V.Sum.
Mamut Academy 11
Når man har bokført transaksjoner i fremmed valuta som ligger i reskontroen, vil man automatisk få bokført gevinst- og tapsberegningen ved registrering av betaling hvis kursen har endret seg fra transaksjonstidspunktet. Vi kan da se beløpet både i norske kroner og i euro. Når man skal registrere innbetalingen av denne fordringen vil det komme opp et hjelpevindu som gjør det mulig å bestemme hvilke beløp, kurs, og valuta som er blitt innbetalt: Her kan opprinnelig fakturabeløp endres, dessuten registrer vi inn eventuelt gebyr og beløpet banken belastet oss. Dersom du får en egen regning fra banken på gebyr, som et vedlegg til kontoutskriften, anbefales det å sette null på gebyr nå, for så å registrere dette for seg selv sammen med alt annet gebyr fra banken senere.
Mamut Academy 12
Her ser vi at konto 8080 Agio gevinst er blitt kreditert med 29 880 kroner. Dette tilsvarer forskjellen mellom kursen på bokføringstidspunket for den inngående fakturaen og den kursen banken benyttet ved belastning. Oppgave 1 På side 58 finner du en faktura som du har mottatt fra din tyske leverandør Hund Büromöbel GmbH, Werk Biberach. Valutaen på fakturaen er EUR, og på fakturadato er 1 EUR verdt 8,5 NOK. Bokfør denne fakturaen fra bilagsregistreringen, og overfør den så til hovedboken. Du skal senere betale regningen, og sitter med avregningen fra banken. Der ser du at det har gått ut 423 000 kr av din konto. Dette er uten gebyr, da gebyrene bokføres på slutten av måneden separat. Bokfør betalingen, og se at programmet automatisk beregner agioen. Bilagsmaler I bedrifter av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag med små variasjoner. En bilagsmal lar deg taste inn den variable informasjonen og oppretter ett eller flere bilag etter den angitte malen. Et typisk eksempel på bruk av bilagsmal, er periodisering for eksempel av husleie. Funksjonen aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, og viser en egen nedtrekksliste med tilgjengelige bilagsmaler i modulen for Bilagsregistrering. Opprett et nytt bilag på vanlig måte, hvor du angir bilagsart, dato og periode for bilaget.
Mamut Academy 13
Velg ønsket Bilagsmal og tast ENTER. Velg eller skriv inn verdiene som er påkrevd for bilagsmalen. Skal du føre flere bilag med samme mal, der alle skal ha samme verdi (for eksempel flere Inngående faktura fra én leverandør) kan du sette en hake ved Standard. Verdien vil da foreslås neste gang bilagsmalen benyttes. Klikk OK. Ett eller flere bilag opprettes nå med disse verdiene, i samsvar med bilagsmalen du har benyttet.
Opprettelse/redigering av bilagsmal
Bilagsmaler opprettes og redigeres gjennom en veiviser som leder deg gjennom alle nødvendige innstillinger. Gå på Vis/Regnskap/Bilagsmaler for å komme inn i vinduet for bilagsmaler. Veiviseren består av tre steg: 1.
Oppsett av navn, sortering og innstillinger for malen. 2.
3.
Definisjon av inntastingsverdier som skal kreves ved bruk. Hvilke linjer som skal opprettes i det endelige bilaget. Før du går i gang med veiviseren kan det være lurt å tegne opp hvordan de endelige bilagene skal se ut, og planlegge hvilke inntastingsverdier som er nødvendige.
Mamut Academy 14
TIPS: Den enkleste måte å lage nye bilagsmaler på er å duplisere en eksisterende mal, og så foreta alle nødvendige endringer gjennom veiviseren. Programmet er oppsatt med flere bilagsmaler og kan benyttes som utgangspunkt for dine egne. Et Sorteringsnummer tildeles alle nye bilagsmaler. Dette styrer rekkefølgen de vil få i nedtrekkslisten ved bilagsregistrering. Ved å endre numrene kan du flytte de mest brukte bilagsmalene opp i listen slik at de blir lettere tilgjengelig. Bilaget som genereres fra bilagsmalen kan settes til en Standard bilagsart, eller følge bilagsarten som er satt i modulen. Bilagsmalene kan også sorteres på Gruppe. Denne sorteringen gjelder kun i listen over bilagsmaler, og gjør det enklere å finne frem til ønsket mal. Dersom malen skal brukes til periodisering setter du en hake i denne boksen. Dersom bilagsmalen ikke skal vises i bilagsregistrering kan du fjerne haken foran dette valget. Dette er et alternativ til å slette hele bilagsmalen, dersom du likevel skulle ønske å ta den i bruk igjen senere. Klikk Neste for å gå videre i veiviseren. Neste steg avhenger om du har valgt at malen skal brukes til periodisering eller ikke. Hvis ikke går du videre til definisjon av inntastingsverdier. Dersom malen skal benyttes til periodisering, velger du her antallet gjentakelser, altså hvor mange måneder bilaget skal periodiseres over. Dersom du ønsker at første periodiseringsbilag skal opprettes i samme måned som du mottar fakturaen (alstå at første kostnad skal skje i samme måned som mottatt faktura), velger du Aktiv periode. Dersom du ønsker at første periodiseringsbilag skal opprettes måneden etter du mottar fakturaen, velger du Aktiv periode +1.
Mamut Academy 15
I siste steg i veiviseren oppretter du bilagslinjene som skal tilhøre malen. For hver bilagslinje kan du plassere inntastingsverdiene du definerte i forrige vindu i bilaget. Du kan også sette inn faste verdier for hver bilagslinje om du ikke ønsker å benytte inntastingsvinduet. Vær også oppmerksom på at du finner bilagslinjene for periodiseringsbilagene ved å endre til Peridisering i nedtrekkslisten øverst til høyre. Dersom du klikker på endre kan du bygge opp mer detaljeringsgrad vedrørende malen.
Mamut Academy 16
Klikk på formler og du kan sette opp f.eks at du kan dele inntastingsbeløpet på 3 samtidig som du trekker ut mva slik at du ikke periodiserer netto-beløpet. Tips! Dersom du f.eks. skal lage en periodisering på husleie fordelt over 3 måneder vil du ha mva-beløpet på den inngående fakturaen, slik at det er nettobeløpet som blir periodisert. Da må formelen bygges opp slik som vist i bildet ovenfor. Dvs. at beløpet du taster i inntastingsbildet på malen, delt på 3, fratrukket mva-beløpet gir en periodisering av nettobeløpet. Oppgave 2 På side 59 finner du en faktura du har mottatt på forsikring. Fakturaen har fakturadato i januar, og gjelder for hele året. Opprett en bilagsmal med utgangspunkt i bilagsmalen for periodisert husleie, og gjør nødvendige tilpasninger på denne. Bokfør så fakturaen ved å benytte bilagsmalen du akkurat opprettet.
Mamut Academy 17
Kostnadsbærere Som standard i Mamut har du Prosjekt og Avdeling som kostnadsbærere, men du har også mulighet til å opprette egendefinerte kostnadsbærere. Dette er funksjonalitet som kun er tilgjengelig i Mamut Enterprise E5. De egendefinerte kostnadsbærerne opprettes ved å velge menyen Vis/Innstillinger/Regnskap. Under fanekortet Modulinnstillinger finner du knappen Kostnadsbærere. Her kan du klikke på knappen Rediger, som du finner helt til høyre i bildet, for å gi kostnadsbærergruppen det navnet du ønsker. Du har kun mulighet til å opprette én bærergruppe, med mindre du har utvidet lisens, men du kan opprette så mange verdier innenfor denne gruppen du ønsker. Når du senere skal føre bilag med denne kostnadsbæreren, må du sette på visning av den nødvendige kolonnen. Det gjøres ved å velge knappen Brukerinnstillinger i bilagsregistrering, og fanekortet Kolonner.
Mamut Academy 18
Oppgave 3 Opprett en ny kostnadsbærer som du skal bruke til å fordele kostnadene på de forskjellige bilene i firmaet. Navnet på kostnadsbæreren skal være ”Biler”, og de forskjellige bilene som skal legges inn er: DK 12345 DK 54321 DH 56789 DH 98765
Mamut Academy 19
//
Reskontro
Reskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter på Kundene/Leverandørene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Reskontroen er delt inn i to moduler: Kundereskontro og Leverandørreskontro. Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på Reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en kontakt som Kunde/Leverandør tildeles et Kundenummer/Leverandørnummer, som er det samme som Reskontronummer. Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til faktura og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Kundereskontro Kundereskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene dine, og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Du finner frem til Kundereskontroen ved å gå på Vis/Regnskap/Kundereskontro. Kundeliste
Mamut Academy 20
Som standard er visningen i Kundereskontro satt på Kundeliste. Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for en gitt kunde ved å velge kunden ved hjelp av Merk: Kunder med en reskontro som går i 0 vil ikke bli med på denne listen, fordi det da ikke er saldo på disse Kundene. knappen.
Behandling av poster i kundelisten
Skriv 0 i feltet Kunde og klikk Oppdater for å vise alle Kunder. Ønsker du å vise bare en Kunde: - Åpne Kundelisten - Velg om du ønsker å: . - Velg ønsket Kunde og klikk OK. - Marker kunden du vil se postene på. - Velg posten du vil behandle i detaljlisten, nederst i vinduet. Detaljlisten må aktiveres ved å velge Vis detaljer øverst i vinduet. • Registrere en Inn-/utbetaling • Redigere posten • Gå til faktura • Gå til bilag • Knytte sammen/åpne poster (Match/Link poster) Inn-/Utbetaling Betalinger kan registreres i Bilagsregistrering (se avsnitt Registrering av betaling) eller i Reskontroen. I tillegg har du muligheten til å registrere betalingen direkte fra kontaktkortet og fanekort Reskontro. Fremgangsmåten fra kontaktregisteret er den samme som beskrevet nedenfor. Finn frem til riktig faktura som beskrevet under Behandling av poster i kundelisten. Klikk på knappen Inn-/utbetaling . Vinduet for Inn-/utbetaling vil komme opp. Gjør de nødvendige justeringer i vinduet, som valg av Betalingsdato, Konto etc. Det er mulig å registrere betalingen for flere poster samtidig ved å huke av for de forskjellige postene. Du kan også overstyre summen Innbetalt dersom kunden har betalt mer/mindre. Fakturaen og innbetalingen vil da være linket mot hverandre og blir lukket når restbeløpet innbetales.
Mamut Academy 21
Redigere poster Ved å markere valgt post og klikke på Rediger kommer du inn i dette vinduet. Her har du muligheten til å redigere en del informasjon i bilaget. Under fanekortet Påminnelse/ Rentefaktura ser du statusen av påminnelsen og kan evt. gjøre forandringer. Dersom posten er linket/matchet (se neste avsnitt) mot andre poster vil du også ha en oversikt over disse postene under fanekortet Relaterte poster. Match/Link Med denne funksjonen kan du lukke flere åpne poster mot hverandre. Kriteriet er at de er registrert på samme kunde eller leverandør, og at saldo på de valgte postene går i null. Den vanligste grunnen til at slike poster ikke lukkes i utgangspunktet, er at betalingen er registrert med et annet Fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen (for eksempel 90 og ikke 9). Om flere poster med samme fortegn skal matches mot en betaling (eller omvent, flere betalinger skal matches mot en fordring), kan disse Linkes. Summen av de to postene behøver da ikke gå i null. - Marker en av de aktuelle postene. - Klikk Match/link poster . I vinduet som åpnes vises den valgte posten øverst, sammen med Dato for registrering av matching/linking (betalingsdato). - Velg eventuelt en annen dato for registrering. Vinduet viser også alle Potensielle poster for den samme kunden/leverandøren. - Huk av posten(e) du ønsker å matche/linke og klikk OK Det er selvfølgelig mulig å velge flere enn to poster som skal lukkes mot hverandre. Hvis en post har tre motposter vil også match funksjonen kunne lukke disse. Det eneste kravet er at summen nederst må bli null.
Mamut Academy 22
Postene vil nå få samme Match ID. Du kan velge i Brukerinnstillinger at kolonnen for Match ID skal vises som standard i kundelisten. Hvis har lukket feil bilag mot hverandre kan du åpne dem igjen. Merk en av postene som er lukket og klikk på Match/Link knappen. Fjern avhukingen på de postene som ikke skal matches/linkes. Reskontroliste Reskontroliste er en posteringsliste som, i motsetning til kundelisten, gir en oversikt over alle posteringer som er gjort på kundene dine også om posten nå er lukket. I Reskontrolisten kan du også finne ut hvilke statuser de ulike postene har i regnskapet ditt. Hvilke kolonner som skal vises og hvor mange utvalgskriterier og statuser du skal ha tilgjengelig i reskontrolisten definerer du i Brukerinnstillinger. I reskontrolisten har du flere søkemuligheter enn andre steder i reskontroen. Her kan du blant annet velge om du kun ønsker å se åpne poster, lukkede poster, eller du kan velge å se alle poster. I de tre søkefeltene til høyre har du flere søkekriterier ved å klikke på pilene over feltene. Velg søkekriteriet i listen, og skriv det du ønsker å søke etter i feltet under. Det er også mulig å kombinere flere av søkefeltene, det vil si at dersom du skriver noe i flere av feltene, vil du kun få opp poster som oppfyller alle søkekriteriene. Husk å bruk knappen Oppdater etter å ha lagt inn søkeord. Aldersfordeling A Aldersfordeling gir deg en god oversikt over hvilke kunder du har utestående fordringer på og om disse postene har forfalt til betaling eller ikke. Listen viser en linje per kunde. Postene er delt inn i ulike grupper etter hvor mange dager forfallsdatoen er overskredet med. Standard inndeling er: Ikke forfalt, 30 dager, 60 dager, 90 dager og Over 90 dager. Du kan selv bestemme grupperingen på de tre midterste feltene ved å gjøre en tilpasning i Brukerinnstillinger.
Mamut Academy 23
Saldoliste Saldoliste gir en oversikt over inngående saldo, bevegelse og utgående saldo på alle periodene i regnskapet ditt for et gitt regnskapsår. Du kan velge om du vil at listen skal vise saldoen på alle kundene dine samlet, eller om du vil se listen for en gitt kunde. Med utgangspunkt i total saldo for hver kunde kan du gå videre ned i tallene og se på posteringslinjene som danner grunnlaget for saldoen. Betalingpåminnelse B Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere betalingspåminnelser (purringer) og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. I veiviseren kan du merke av for å Opprette nye betalingspåminnelser/inkassovarsler eller å Skrive ut kopier av tidligere betalingspåminnelser/inkassovarsler. Innstillinger Ved å klikke på Innstillinger kommer du direkte inn i innstillingsvinduet for Innstillinger, reskontro. Her velger du hva slags funksjonalitet du ønsker å bruke, og setter innstillinger for de forskjellige valgene. Knappen er en snarveiknapp som kan brukes i stedet for å gå på Vis/Innstillinger/Regnskap/Reskontro.
Mamut Academy 24
Renteberegning Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av et år.
Innstillinger for rentefakturering
Under Vis/Innstillinger/Regnskap/Reskontro/Innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Rentesats: Her bestemmer du rentesatsen som skal benyttes for kunder som betaler etter forfall. Rentesatsen fastsettes hvert halvår av Finansdepartementet. Kun rentefaktura dersom rentebeløpet pr. faktura overstiger: Velg evt. beløpsgrense for når det skal rentefaktureres. Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dagers betalingsfrist dine kunder skal få på rentefakturaen. Utskriftsformular, nasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av norske kunder. Utskriftsformular, internasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av utenlandske kunder. Fast tekst nasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til norske kunder. Fast tekst internasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til utenlandske kunder.
Utskrift av rentefakturaer
Ved valg av Rentefakturering i Kundereskontro åpnes en veiviser der du kan velge mellom å opprette nye rentefakturaer eller å skrive ut kopier av tidligere rentefakturaer. Opprett nye rentefakturaer - Merk av for Opprett nye rentefakturaer og klikk Neste. - Gjør ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til rentefakturering. - Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Kunde: Velg ønsket kunde. Betalt etter: Fordringer som er betalt etter valgt dato kommer med i utvalget. (Dersom antall rentefrie dager er oversteget.) - Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg.
Mamut Academy 25
Rentesatsen hentes automatisk fra innstillingene for rentefakturering. Du kan overstyre denne rentesatsen. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Renteforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli rentefakturert denne gangen. Etter utskrift av Renteforslag kan du skrive ut selve rentefakturaene. Velg ønsket utskriftsmedium. Klikk Neste og deretter Fullfør for å godkjenne rentefakturaene. Det vil bli opprettet et bilag pr. rentefaktura. Bilagene legger seg på status åpne poster i reskontro.
Mamut Academy 26
OCR/Bank Automatisk KID-tildeling For at du skal kunne benytte deg av automatisk KID-nummer må du opprette en OCR-avtale med din bankforbindelse. Du vil da få med både brukerveiledning og annen relevant informasjon. Det er likevel en del generelle innstillinger i Mamut Business Software som må gjøres. Automatisk generering av KID-nummer aktiveres slik 1.
Velg Vis - Innstillinger - Firma. 2.
Åpne fanekortet Innstillinger per modul. 3.
Klikk knappen Ordre/Faktura. 4.
Velg fanekortet Annet. 5.
Merk av for Automatisk KID-tildelding. Hver faktura som skrives ut blir nå tildelt et KID-nummer.
Modulus
I Mamut benyttes modulus 10 som standard men det er mulig å benytte modulus 11 dersom dette er ønskelig.
Mamut Academy 27
Korrekt font for KID-nummer For at KID-nummeret skal kunne leses av banken, må det benyttes spesielle fonter ved utskrift av giro. Du kan enten bruke fonten Courier 12 som er en standard font i Windows eller du kan kjøpe og installere OCR-b font. Mamut Business Software støtter følgende KID-formater Mamut Detaljert (4 nuller + 10 sifret kundenr + 10 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 25 tegn) (standardverdi) Mamut Enkel (8 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 9 tegn) DnB Finans AS (tallet fire + 5 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) Nordea Finans (en null + 6 sifret kundenr hos klienten + 4 sifret klientnr + 7 sifret fakturanr + tallet 1 + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) SG Finans (tallet ni + 4 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 2 nuller+ kontrollsiffer = totalt 16 tegn) Factonor (3 siffer klientnr + 6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr + kontrollsiffer=total 16 tegn) Sparebank 1 Finans ("0109" (fire faste siffer) + 3 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + kontrollsiffer=16 tegn) Finance Credit ("1" + 3 siffer klientnr + 7 siffer fakturanr + kontrollsiffer= 12 tegn) Aktiv Kapital ("9" + 4 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = 19 tegn) Norsk Regnskapsreform (3 siffer klientnr+6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr+ 4 nuller+ kontrollsiffer = totalt 20 tegn)
OCR/bank
Ved hjelp av OCR/bank kan du lese inn filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Du må ha en avtale med banken og sette opp innstillinger for OCR/bank i programmet før du kan lese inn filer fra banken. Ved innlesning av fil bokføres det automatisk bilag som inneholder disse betalingene. I innstillinger for OCR/bank kan du velge om bilagene skal bokføres i bilagsregistrering eller hovedboken. Hvis du velger å bokføre bilagene i hovedboken vil reskontro automatisk bli oppdatert og postene som går i ”null” vil bli lukket mot hverandre.
Mamut Academy 28
Hvordan lese inn OCR/bank-filer 1.
Velg filen som skal leses inn i Kundereskontro/OCR/-Bank og klikk Neste. Rapporten OCR-Filinnhold skrives ut til forhåndsvisning. Rapporten gir en oversikt over hvilke betalinger som har gyldig KID og som kan bokføres i regnskapet. 2.
Skriv ut eller lukk rapporten. 3.
Klikk Fullfør for å bokføre betalingene med godkjent KID eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. Innstillinger for OCR/bank Dersom du benytter deg av KID og mottar OCR-filer fra banken når kundene dine har betalt sine fakturaer, må du sette følgende innstillinger i programmet for å kunne ta i bruk funksjonaliteten: Katalog: Her bestemmer du katalogen du ønsker å importere OCR-filer fra. Filnavn: Her skriver du inn filnavnet på filen du skal importere. Bokføring: Ved import av OCR-filer kan du velge om bilagene skal importeres til Hovedbok eller Bilagsregistrering. Ved valg av Bilagsregistrering må du manuelt overføre bilagene til hovedbok for å lukke åpne poster. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen du ønsker å bruke ved bokføring av poster i OCR-fil. Bilagsart: Vanligvis benyttes bilagsarten Bank ved import av OCR-/Bankfiler, men du kan endre bilagsart om ønskelig. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere OCR/Bank-fil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport.
Mamut Academy 29
Remittering - betaling til bank Innstillinger for Remittering I programmet kan du enten benytte deg av automatisk remittering eller manuell remittering for å forenkle utbetalinger av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Du kan sette følgende innstillinger: Standard remitteringstype: Her bestemmer du hvilken remitteringstype du ønsker å benytte. Du kan opprette nye remitteringstyper ved å klikke Ny. Tillat å registrere utbetaling av en post som har status "Sendt til remittering": Ved å merke av her kan du manuelt registrere utbetaling i bilagsregistrering av en post som er sendt til remittering. Remitter bare godkjente fakturaer: Merkes det av her vil du kun kunne remittere fakturaer som er godkjente. Slik oppretter du en ny remitteringstype Gå inn på Leverandøreskontroen i menyen Regnskap og klikk på Innstillinger. Du får da opp en dialogboks som ser slik ut: Velg at du skal benytte Remitttering og klikk på Innstillinger å starte veiviseren. Veiviser for remitteringsinnstillinger I forbindelse med opprettelse av en ny remitteringstype eller ved redigering av en eksisterende åpnes veiviseren for remitteringsinnstillinger. Innstillinger Eget navn på formatet: Her kan du legge inn et eget navn for remitteringsformatet du bruker dersom det er ønskelig. Bankkontonr.: Ønsket bankkonto velges i nedtrekkslisten eller ny kan opprettes ved å klikke Ny. Internettadresse til nettbank: Her kan du evt. legge inn internettadressen til nettbanken din.
Mamut Academy 30
Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere remitteringsfil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Innstillinger fra banken Bruker-ID/kundenummer: Her registreres bruker-ID/kundenummer som du mottar fra banken. Organisasjonsnummer for remittering: Her registreres Organisasjonsnummeret som skal brukes ved remittering. Passord: Tast inn passord dersom du har mottatt dette fra banken. Alternativt taster du et valgfritt passord. Divisjon: Fylles ut dersom du har fått beskjed om det fra banken. Kontroller bankkontonummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Ved å merke av her vil bankkontonummer kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. Kontroller KID-nummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Merkes det av her vil KID nummeret kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. Innstillinger for filer som skal sendes til banken Katalog: Velg ønsket katalog for remitteringsfiler dersom du ikke ønsker å benytte den som er foreslått. Filnavn: Her bestemmer du filnavn for remitteringsfilen. Sekvensnummer: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Transaksjonssekvens: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Innstillinger for filer som mottas fra banken Bokføring: Her bestemmer du om bokføring av bilag skal bokføres i Bilagsregistrering, Hovedbok eller om de Aldri skal bokføres. Ved valg av Bilagsregistrering må bilagene overføres manuelt til hovedbok. Ved valg av Aldri må du registrere bilagene manuelt og deretter overføre til hovedbok for å lukke postene. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen som skal benyttes ved remittering. Regel for remittering: Her bestemmer du hvordan bilagene skal se ut ved innlesing av returfil fra bank. Bilagsart: Som standard benyttes Bank, men kan overstyres ved å velge annen bilagsart i nedtrekkslisten. Remittering - betaling til bank I leverandørreskontroen er det to former for remittering; automatisk remittering og manuell remittering. I manuell remittering har du mulighet til å skrive ut betalingsforslag og utbetalingsblanketter. I automatisk remittering vil du kunne koble deg til flere alternative betalingstjenester for å kunne utføre pengetransaksjoner. Remittering gjøres for å forenkle utbetalingen av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette.
Mamut Academy 31
Slik genererer du en remitteringsfil 1.
Gå inn i Leverandørreskontroen og klikk på Betaling til bank. 2.
Velg remitteringsformat. (Hvis du velger formatet Utbetalingsblanketter vil det ikke bli laget en remitteringsfil. Skriv ut utbetalingsblankettene og send de til banken. Du vil ikke motta noen returfil og må bokføre betalingene manuelt- dette er manuell remittering) 3.
Velg et av følgende utvalg: 1.
2.
3.
Alle: Alle fakturaer Alle nasjonale: Alle fakturaer som skal remitteres til innlandet Alle utenlandske: Alle fakturaer som skal remitteres til utlandet 4.
Sett ønsket dato i feltet for dette. 5.
Klikk Neste for å se hvilke poster som blir foreslått basert på ditt utvalg. 6.
Eventuelle feil/mangler ved postene vil bli vist i kolonnen Feil til høyre i bildet. Postene vil da være rødmarkert. Du kan redigere postene ved å klikke på redigeringsknappen helt til høyre. 7.
Dersom du ønsker å knytte en kreditnota mot en post, må det være merket av for Vis ikke-avstemte kreditnotaer. Tilgjengelige kreditnotaer vil da vises i vinduet Kreditnotaer nederst. Marker ønsket post ved å klikke på den i det øvre bildet. Kreditnotaer for samme leverandør vil da automatisk markeres i det nedre vinduet. Klikk så på match/link poster ved siden av kreditnotaen du ønsker å knytte mot posten. Saldo for den markerte posten reduseres da med beløpet på kreditnotaen, og kreditnotaen vil forsvinne fra det nedre vinduet. Dersom kreditnotaen krediterer hele fakturaen du har markert, vil også selve fakturaen forsvinne fra det øvre vinduet.
Mamut Academy 32
8.
Fjern eventuelt avmerkingen for poster som ikke skal være med i utbetalingen under Fakturaer til utbetaling. 9.
Klikk Neste dersom du er fornøyd med postene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Betalingsforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. 10.
Etter utskrift av Betalingsforslag kan du velge katalog for hvor remitteringsfilen skal legge seg og filnavn for remitteringsfilen. Eventuell internettadresse til nettbank hentes fra remitteringsinnstillingene eller kan skrives inn manuelt. 11.
Klikk Neste. Dersom du har tastet inn en Internettadresse til nettbanken og er koblet til Internett vil du kunne overføre filen til banken med en gang. Alternativt kan du i ettertid lese inn filen i bankprogrammet. 12.
Klikk Fullfør for å oppdatere reskontroen. Alle poster i utvalget vil bli markert som sendt til remittering slik at du ikke risikerer å sende disse på nytt. Remittering - Innlesning av returfil Etter du har sendt en remitteringsfil til banken vil du motta en 1. gangs returfil. Filen er en bekreftelse fra banken på at de har mottatt remitteringsfilen og dersom alt er i orden vil postene legges i bankens forfallsregister. Når banken har betalt postene du har sendt til remittering vil du motta en 2. gangs returfil. Filen inneholder en oversikt over hvilke poster som banken har betalt ved forfall. Ved innlesing av 2. gangs returfil vil betalingene automatisk bli bokført i programmet. Hvordan lese inn returfil 1.
Velg fillokasjon (Sti til der returfilen ligger) og klikk Neste. 2.
Rapporten Remitteringsretur status kommer automatisk til forhåndsvisning. 3.
Skriv ut eller lukk rapporten. 4.
Klikk Fullfør for å bokføre betalingene eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. Betalingene bokføres nå automatisk i hovedboken dersom du har valgt dette i innstillingene. Dersom du har valgt bokføring til Bilagsregistrering i innstillingene må du nå gå og overføre bilagene til hovedboken.
Mamut Academy 33
//
Budsjettering
Budsjettmodulen, som du finner ved å velge Vis/Regnskap/Budsjett, inneholder salgs-, innkjøps-, driftkostnads-, lønns-, investerings- og likviditetsbudsjett. Den vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Opprettelse av nytt budsjett Selve opprettelsen av budsjettene foregår ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Slik opprettes et nytt budsjett Velg Vis/Regnskap/Budsjett. Klikk Ny i budsjettlisten. I bildet for Innstillinger setter du hva du ønsker å budsjettere de forskjellige underbudsjettene på. I nedtrekkslisten for hver av busjettene kan du velge mellom forskjellige alternativer, der du fint kan velge forskjellig på de forskjellige budsjettene. Disse innstillingene kan endres senere etter at budsjettet er opprettet dersom du får behov for det.
Mamut Academy 34
Ved å klikke på ved siden av hver av underbudsjettene, har du mulighet til å legge inn gjennomsnittlig betalingstid på kundene/leverandørene dine, noe som vil påvirke likviditetsbusjettet. Dette vil vi komme tilbake til i kapittelet om Likviditetsbudsjett. Ved å velge fanekortet Hovedbokskonto i samme bilde, og videre klikke på knappen Utvalg kan du velge hvilke hovedbokskonti som skal ligge i det aktuelle budjsettet. Klikk Ok for å gå ut av bildene. Klikk OK. Budsjettet lagres og du blir ført videre til veiviseren for Import av budsjettdata. Veiviseren for Import av budsjettdata gir deg tre valg. 1.
Tomt budsjett 2.
Hent data fra reelle regnskapstall 3.
Hent data fra eksisterende budsjett
Tomt budsjett
Velger du dette punktet vil det opprettes et helt blankt budsjett som ikke inneholder noe data.
Hent tall fra reelle regnskapstall
Velger du dette punktet vil det opprettes et budsjett der regnskapstallene fra et tidligere regnskapsår ligger automatisk. Du velger selv hvilket regnskapsår budsjettet skal baseres på. Tallene kan så justeres med en prosentsats dersom det er ønskelig. Hent data fra eksisterende budsjett Velger du dette punktet vil det opprettes et budsjett basert på et tidligere opprettet budsjett. Også her vil du få mulighet til å justere tallene med en prosentsats. Fordelingsnøkkel For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette tallet 1 i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Du legger da inn årstotalen i kolonnen for Årets, og denne vil fordele seg likt over hver periode automatisk. Dersom fordelingsnøkkel 0 legges inn, kan du selv legge inn ønsket beløp i hver periode, og kolonnen årets vil automatisk summeres.
Mamut Academy 35
Fordelingsnøkler opprettes ved å klikke på knappen som du finner ved å gå inn på de enkelte underbudsjettene, for eksempel salgsbudsjettet. Oppretter ny fordelingsnøkkel. Redigerer en eksisterende fordelingsnøkkel. Sletter en eksisterende fordelingsnøkkel. Merk! Sletter eller endrer du en fordelingsnøkkel vil dette ikke få innvirkning på allerede opprettede budsjettall. Det betyr at dersom du endrer en fordelingsnøkkel må du oppdatere dette i budsjettallene også. Dette gjør du enkleste ved å legge inn fordelingsnøkkelen på nytt. Det anbefales derfor å være forsiktig med å endre budsjettnøkler. Du kan i stedet opprette nye. Redigere budsjettdata Budsjettet er som nevnt oppdelt i underbudsjetter, der salgsbudsjettet er tilpasset kontoplanen for salgskontoer. Innkjøpsbudsjettet, lønnsbudsjettet, driftskostnadsbudsjettet, investeringsbudsjettet og likviditetsbudsettet er på samme måte tilpasset kontoene i standard kontoplan. Du kan justere hvilke kontoer som skal inkluderes i de ulike underbudsjettene som forklart over.
Mamut Academy 36
Salgsbudsjett I salgsbudsjettet vil du kunne budsjettere på kontoer i 3000-serien dersom du har valgt å budsjettere på hovedbokskontoer. Du kommer inn i salgsbudsjettet ved å dobbeltklikke på det. Du blir da presentert med kontoene fra kontoplanen. Velg den første kontoen du ønsker å budsjettere på slik at denne blir lagt inn i budsjettet. Velg ønsket fordelingsnøkkel (se kapittel om fordelingsnøkkel lenger opp), og beløp. Klikk så på Ny for å legge inn neste konto. Det er ikke nødvendig å legge inn beløpene med minus foran, det styrer programmet automatisk på resultatrapportene. Tips! Ved å klikke på knappen Importer vil alle kontoene importeres inn i bildet, slik at du slipper å klikke på knappen Ny for hver gang. Dersom du ikke ønsker å budsjettere på hovedbokskontoer, kan du velge å budsjettere på kontaktkategori, kunde, produkt, produktgruppe, selger eller totalsummer istedenfor. Dette kan endres ved å klikke på Innstillinger nederst på venstre side. Innkjøpsbudsjett I innkjøpsbudsjettet vil du kunne budsjettere på kontoer i 4000-serien. Også dette budsjettet kommer du inn i ved å dobbeltklikke på det. Her finnes de samme funksjonene som finnes i salgsbudsjettet. Dersom du ikke ønsker å budsjettere på hovedbokskontoer, kan du i innkjøpsbudsjettet budsjettere på innkjøpsansvarlig, kontaktkategori, leverandør, produkt, produktgruppe eller totalsummer istedenfor. Lønnsbudsjett I lønnsbudsjettet er det kontoer i 5000-serien du kan budsjettere på, da det er disse om har med lønn-og personalkostnader å gjøre.
Mamut Academy 37
Dersom du ikke ønsker å budsjettere på hovedbokskontoer, kan du i lønnsbudsjettet velge å budsjettere på ansatt eller totalsummer istedenfor. Også her kan du endre det ved å klikke på Innstillinger til venstre i menyen. Driftskostnadsbudsjett I driftskostnadsbudsjettet er det kontoer i 6100- og 7000-serien du kan budsjettere på. De samme mulighetene finnes i dette budsjettet som i de andre. I tillegg til å budsjettere på hovedbokskontoer, kan du velge å budsjettere på totalsummer istedenfor. Investeringsbudsjett I investeringsbudsjettet er det kontoer fra 6000 til 6099 du kan budsjettere på, da det er dette som har med avskrivninger å gjøre. Dersom du ikke ønsker å budsjettere investeringsbudsjettet ditt på kontonivå, kan du velge totalsummer istedenfor. Likviditetsbudsjett Likviditetsbudsjettet henter automatisk tall fra andre steder i budjsettet, samt innstillinger du har satt for likviditetsbudsjett på de øvrige underbudsjettene. I budsjettinnstillingene finner du en liten knapp med 3 prikker til høyre i bildet. Du får da opp skjermbildet på neste side. For salgsbudjsettet er det for eksempel viktig å definere en gjennomsnittlig betalingstid. Dine kunder betaler kanskje ikke alltid på forfall, og her kan du sette et gjennomsnittlig antall dager for faktisk betalingstid. Som standard benyttes standard betalingsbetingelse. Dagene regnes ut fra fakturadatoen. Dersom en andel av dine salg er kontant, setter du inn en prosentandel i feltet Kontantandel i %. Likviditetsbudsjettet vil ta hensyn til dette, da kontantsalg gir umiddelbar likviditetseffekt. Salgsbusjettet har også innstillinger for Inngående saldo, som i dette tilfellet vil gjelde kundereskontro. Her henter den inngående saldo fra konto 1510. Også på innkjøpsbudsjettet, driftskostnadsbudsjettet og investeringsbudsjettet får du opp et tilsvarende bilde, der du legger inn verdier. Da er det din betalingstid mot dine leverandører det er snakk om.
Mamut Academy 38
På lønnsbudsjettet ser bildet litt annerledes ut. Her setter du innstillinger for når feriepengeutbetaling skal være, om det skal være vanlig lønn i tillegg til feriepenger osv. Inngående saldo hentes fra hovedboken, fra bilaget som automatisk er ført over fra året før. Resultat og Likviditet Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken, noe vi vil komme tilbake til senere. For å redigere en budsjettrapport kan du klikke på Rapportinnstillinger eller Kolonneinnstillinger. I kolonneoppsettene er det ferdigdefinerte kolonneoppsett som ikke kan redigeres. Du kan imidlertid opprette dine egne. Se mer om rapportoppsett og kolonneoppsett i kapittelet Hovedboksrapporter lenger ned. Utvalgsinnstillinger. Her kan du sette utvalg på prosjekt og/eller avdeling. Utvalg av/på. Når du har satt utvalgsinnstillinger kan du skru av og på utvalget ved hjelp av denne knappen. Resultat og grafisk visning Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt – og deretter på budsjett ut året.
Mamut Academy 39
Oppgave 4 Interiør AS har utvidet sitt sortement, og skal starte med salg av hagemøbler fra 2011. Du skal nå opprette et nytt budsjett der du skal budsjettere for salg av hagemøbler med en fordelingsnøkkel som fordeler budsjettet kun over sommermånedene. Først må du opprette en egen konto i kontoplanen som skal benyttes til salg av hagemøbler. Gå derfor inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan og opprett konto 3011 Salgsinntekter Hagemøbler. Opprett så et nytt tomt budsjett på år 2011. Dersom ikke året eksisterer fra før, må det opprettes under Vis/Innstillinger/Regnskap først. Opprett så budsjettet med navnet Budsjett 2011. Samtlige underbudsjetter skal budsjetteres på hovedbokskonti. Gå så inn i salgsbudsjettet og opprett en ny fordelingsnøkkel. Fordelingsnøkkelen skal hete Sommersesong og skal ha følgende fordeling: Periodene 1 – 3 = 0 Periode 4 = 1 Periode 5 = 5 Periode Periode 6 = 7 7 = 4 Periode 8 = 4 Periodene 9 – 12 = 0 Legg så inn konto 3011 der du budsjetterer med kr 100 000 fordelt over året ved hjelp av den nye fordelingsnøkkelen.
Mamut Academy 40
Fremtidig kontantstrøm Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Funksjonaliteten er spesielt beregnet for bedrifter med likviditetssensitivitet, dvs. typisk nystartede virksomheter eller kapitalintensive virksomheter/bransjer. Visningen av fremtidig kontantstrøm gir deg dagens pengebeholdning basert på hvilke pengesummer som går ut og inn i form av registrerte innbetalinger og utbetalinger i programmet. Kontantstrømmen beregnes ved å summere saldoer på kontoer for bank, post og kasse i kontoplanen, samtidig som forventede kundeinnbetalinger, andre innbetalinger, leverandørutbetalinger og andre utbetalinger regnes med. Summene presenteres på ukenivå for det antall uker du har valgt. Du har mulighet til å overstyre manuelt underveis og legge inn justeringer ved behov. For at kontoene kasse, bankinnskudd og postgiro skal vises i listen over kontoer ved beregning av kontantbeholdning, må kontoene være merket av for Bank/post/kasse i kontoplanen. Du kan også merke andre kontoer om ønskelig, det kan f.eks. være kassekredit. Slik merker du kontoene i kontoplanen Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Kontoplan. Klikk Liste. Finn kontoen du ønsker skal inngå ved beregning av kontantstrøm og klikk OK. Velg fanekortet Avansert. Merk av for Bank/post/kasse. Lagre og lukk kontoplanen.
Mamut Academy 41
Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm Klikk Veiviser. Velg Tidsperioden du ønsker å se kontantstrømmen for i nedtrekkslisten for dette. Her kan du velge mellom 4, 8 eller 12 uker. Legg inn et beløp i feltet Justering dersom du har justeringer du ønsker å ta med i kontantbeholdningen. Klikk Neste. I vinduet Innbetalinger fra kunder hentes postene fra kundereskontroen, og de vil være merket av for at de skal være med i beregningen. Poster som i reskontroen er merket av som omstridt krav, vil også komme opp, men vil ikke være merket av automtatisk. Forfalte poster vil vises med betalingsdato i dag. Her kan du legge til nye hendelser, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer for hver uke ved behov. Klikk Neste.
Mamut Academy 42
I vinduet Innbetalinger fra andre kan du legge inn andre typer innbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. I vinduet Utbetalinger til leverandører kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. I vinduet Utbetalinger til andre kan du legge inn andre typer utbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Det kan f.eks. være lønn, mva-innbetaling etc. Vær oppmerksom på at postene ikke vil bli spesifisert ved utskrift. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. Klikk Fullfør for å lagre endringene i beregningen av kontantstrømmen. Fremtidig kontantstrøm vil beregnes automatisk basert på dagens dato, reskontroposter og kontantbeholdning. Du trenger ikke å gå gjennom veiviseren dersom du ikke skal foreta justeringer. Som et alternativ til veiviseren kan du klikke på søkeknappene til høyre for Kontanter ved ukens inngang, Kundebetalinger, Andre innbetalinger, Leverandørutbetalinger og Andre utbetalinger i oversiktsvinduet for kontantstrøm. I hovedvinduet kan du velge om du vil vise kontantstrømmen i tall (Rapport oversikt) eller om du ønsker å vise en Grafisk oversikt. Velger du Grafisk oversikt kan du i tillegg velge om du vil se oversikten pr. uke eller pr. dag, Søyler eller 2d linjer samt merke av om du ønsker å sammenligne med fjorårets tall. Du kan også skrive ut en oversikt over kontantstrømmen din og ved å klikke på piltasten til høyre for Skriv ut, vil du i tillegg kunne få en forhåndsvisning av rapporten eller eksportere dataene til Microsoft Excel.
Mamut Academy 43
Oppgave 5 Lag en ny fremtidig kontantstrøm for de neste 12 måneder med følgende momenter: 1) 2) 3) Det er innbetalinger for NOK 50.000,- som er kommet inn på bankkontoen, men som enda ikke er bokført. Juster for dette For å styrke likviditeten får vi i uke 2 utvidet trekkfasilitetene på kassakrediten med NOK 300.000,- Register denne Den 20. Hver måned forfaller renter og avdrag for NOK 75.000,- Register dette som en månedlig gjentakende hendelse
Mamut Academy 44
Rapportering Rapportene Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedboken kan redigeres, eller du kan opprette nye rapporter (rapportoppsett). Gjennom definering av egne Kolonneoppsett kan du bestemme hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Rapportinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle rapporter. Rapportoppsett for Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok Klikk Ny eller merk en eksisterende rapport og klikk Rediger . Du kan nå sette opp rapporten, linje for linje. Skriv inn en Beskrivelse av rapporten i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som rapportoppsett i hovedbok.
Mamut Academy 45
Klikk Ny for å legge til en linje nederst på rapporten. I vinduet Linje kan du spesifiserer hva som skal vises på linjen: Merk ikke Vis dersom linjen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Linjetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne linjetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Beskrivelse: Legger inn en linje med den beskrivelsen du ønsker. Linje: Legger inn en blank linje på rapporten. Data: Henter tall fra regnskapet. Du velger ønsket kontogruppe fra nedtrekkslisten for Kontogruppe nedenfor. Konto: Henter tall fra regnskapet. Du velger Konto fra og Konto til fra nedtrekkslistene nedenfor. Formel: Kan bare baseres på eksisterende linjer i rapporten, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en linje med et valgfritt tall på rapporten.
Mamut Academy 46
Angi Innrykk i antall punkter dersom du ønsker innrykk for linjen. Velg Overstyr kolonneformatet for denne linjen for å definere egen formatering for linjen. Klikk OK. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle linjer. Du kan også overføre rapportene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om en rapport i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme rapportene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye rapporter. Dette kan være rapporter du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. Kolonneoppsett for Nøkkeltall, Resultat og Balanse i hovedbok Kolonneoppsettene i Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok kan redigeres, eller du kan opprette nye kolonneoppsett. Disse kolonneoppsettene bestemmer tidsintervaller som linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Et kolonneoppsett kan inneholde en eller flere kolonner. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Kolonneinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle kolonneoppsett.
Mamut Academy 47
Klikk Ny eller merk et eksisterende kolonneoppsett og klikk Rediger. Du kan nå sette opp kolonneoppsettet, kolonne for kolonne. Skriv inn en Beskrivelse av kolonneoppsettet i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som kolonneoppsett i hovedboken. Klikk Ny for å legge til en kolonne til venstre i kolonneoppsettet. For å legge til en kolonne til høyre for markert kolonne kan du klikke Legg til felt. Denne blir liggende over markert kolonne i listen, men til høyre i selve rapporten. I vinduet Kolonne kan du spesifiserer hva som skal vises i kolonnen: Dersom kolonnen kun skal inngå i andre formeler, ikke visespå selve rapporten, merker du ikke av for Vis. Velg hvilken Kolonnetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne kolonnetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Data: Henter tall fra regnskapet. Du kan velge mellom Årets hovedbok, Fjorårets hovedbok, Årets budsjett og Fjorårets budsjett. Sett også ønsket periodeutvalg. Formel: Kan kun baseres på eksisterende kolonner i kolonneoppsettet, ikke på tall som ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en kolonne med et valgfritt tall. I tillegg til valg av kolonnetype kan du velge tall- og skriftformat. Klikk OK. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle kolonner. Du kan også overføre kolonneoppsettene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et kolonneoppsett i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme kolonneoppsettene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye kolonneoppsett. Dette kan være kolonneoppsett du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. Oppgave 6 Opprett et nytt kolonneoppsett under resultat i hovedbok, som henter frem årets regnskapstall og årets budsjettall og beregner et avvik mellom dem.
Mamut Academy 48
Viktige regnskapsrapporter Hva menes med filter/utvalg i rapporter? Det er dette vinduet som alltid kommer frem når du skal skrive ut en rapport. Her er det mulig å begrense utvalget av hva som skal komme med på rapporten, f. eks kun resultat for januar (fra periode 1 til og med periode 1). Posteringsjournalene Viktige rapporter som er en kvittering på hva som har blitt bokført i hovedboken. Viktig å ta vare på! Saldobalanse hovedbok Summerer status på alle konti for det utvalget som gjøres. Viktig rapport hvis man skal eksportere data til andre systemer f. eks til årsavslutningssystemer eller ved konsernkonsolidering. Resultatregnskap Viser resultatet i henhold til oppstillingsplanen med spesifisering på hver enkelt konto. Det finnes flere varianter som sammenligner med budsjett og fjorårstall. Balanserapport detaljert Viser balansen i henhold til oppstillingsplanen med spesifisering for hver enkelt konto. Hovedboksutskrift, spesifisert, Stående Denne rapporten er perfekt for avstemning av f. eks bankkonto. Rapporten inneholder inngående saldo, periodens bevegelser og utgående saldo for hver enkelt periode. Reskontroutskrifter I rapportmodulen velges reskontro kunder og reskontro leverandører som rapporter. Her velges status etter hvilke poster man ønsker; åpne, lukkede eller alle poster. Ønsker du en liste over ubetalte regninger er det enkleste å gå inn i reskontrovinduet og skrive ut en liste fra forhåndsvisning, denne listen er i A4 format og skriver en linje pr. postering uten linjeskift mellom postene. Vær oppmerksom på sorteringsmulighetene du har ved å markere aktuell kolonne du ønsker sortering etter.
Mamut Academy 49
//
Periodeavslutning
Regnskapet er satt opp med 13 perioder, én for hver måned og én for årsavslutningsdisposisjoner. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og inntekter som tilhører denne er registrert. Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode mister du muligheten til å opprette, endre og slette bilag i denne perioden. En lukket periode kan ikke gjenåpnes. Tips! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 (dersom du har 6 mva-terminer) fordi disse også avslutter en mva-termin. Når du velger å avslutte en av disse periodene vil mva-oppgaven skrives ut automatisk. En veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven. Avgiftsoppgaven kan når som helst skrives ut fra rapportmodulen. For å avslutte en periode/termin går du på Vis/Regnskap/Avslutte periode - Velg hvilket År og hvilken Periode du ønsker avslutte ved hjelp av nedtrekkslistene. - Klikk Neste. - Du vil nå bli bedt om å fullføre og godkjenne periodeavslutningen.
Mamut Academy 50
//
Årsavslutning
Overgang fra ett regnskapsår til et annet medfører bruk av særskilte prosedyrer, som for en stor del er iverksatt for å sikre korrekt tidsavgrensning i regnskapet. Som regel er det nødvendig å kunne fortsette bokføringen i det gamel regnskapsåret en stund etter at kalenderen har gått over i et nytt år. Årsaken til dette er at det alltid vil være et visst etterslep i de administrative rutinene, slik at f.eks. fakturaer for varer som er levert i slutten av desember gjerne blir fakturert et stykke ut i januar o.l. Dessuten vil det sjelden være aktuelt å bokføre årsoppgjørsposteringene før et stykke ut på nyåret. Samtidig må ikke dette være til hinder for at den daglige bokføringen kan gå som normalt. Dette løses i Bilagsregistreringen ved at man i overgangen fra det ene året til det andre kan bokføre på begge regnskapsår samtidig. Dette gjør at brukeren tillates et greit spillerom med hensyn til årsoppgjøret, samtidig som den løpende bokføringen ikke blir skadelidende. Regnskapsåret avsluttes derfor først når alle posteringene er på plass, og utgående balanse for det gamle året overføres som inngående balanse i det nye. Etter at årsavslutningen endelig er foretatt, er det ikke lenger mulig å bokføre eller endre på bokførte data i dette året. Dette regnskapsåret er nå lukket. Skulle det senere oppstå forhold som man i ettertid gjerne skulle hatt med, er den eneste løsningen å ta dette med som en korreksjonspostering i året etter. Slike sikkerhetstiltak er påkrevet dersom løsbladforskriftenes krav om ikke slettbare lagringsmedier skal etterkommes. Regnskapsperioder Regnskapet i Mamut Business Software har 13 regnskapsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, mens periode 13 skal brukes til å postere årsoppgjørsposteringene og andre korrigeringer. De viktigste posteringene som gjøres i periode 13 er tidsavgrensningsposteringer (avskrivninger, varelagervurderinger, avsetninger osv.) og disponering av årsoverskudd/underskudd. De fleste bruker da et tradisjonelt årsoppgjørsprogram gjerne i samarbeid med sin revisor. Periodene 1-12 avsluttes regelmessig gjennom året ved å benytte menyen Vis/Regnskap/Avslutte periode. Periode 13 deriomot er en periode som du ikke får avsluttet, men som står åpen helt til du kjører en årsavslutning.
Periode 13
Dersom du fører bilag med mva i periode 13 er det viktig at du er oppmerksom på at mva må gjøres opp manuelt fra bilagsregistreringen. Normalt skjer dette ved terminavslutningen, men siden periode 13 ikke tilhører noen termin er dette en manuell postering som må gjøres fra bilagsregistreringen. Når du skal gjøre opp merverdiavgiften er det viktig at du benytter deg av bilagsarten Mva-oppgjør. Denne bilagsarten er som standard ikke synlig i
Mamut Academy 51
bilagsregistreringen, noe som gjør at du først må aktivere den. Det gjøres ved å velge knappen Bilagsartinnstillinger som du finner ved å klikke på den svarte pilen ved siden av knappen for Kontoplan. Se bildet nedenfor: Marker så bilagsarten Mva-oppgjør, og klikk på knappen Rediger. Fjern så haken for ”Ikke vis i bilagsregistrering”, og klikk Ok. Bilagsarten vil da komme opp i listen over bilagsarter, og du kan benytte denne på oppgjørsbilaget. Disponering av årsoverskudd/underskudd Når du gjennomfører årsavslutning i Mamut Business Software vil alle saldoene på balansekonti (konti mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkonti (konti mellom 3000 og 8999) gjøres opp, og at overskuddet eller underskuddet avsettes som egenkapital. Det er to rapporter som viser om dette er gjort: Resultatregnskap Balanserapport Forutsetningen for å gjennomføre årsavslutning er at sum eiendeler er lik sum gjeld/egenkapital. Posteringen av overskudd/underskudd gjøres i bilagsregistreringen som et diversebilag i perode 13 med posteringsdato 31.12.XX Bilagsnumrene I Mamut Business Software er det mest vanlige at hver bilagsart har en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner på 1 hvert år. Dette gjør systemet automatisk når brukeren tar regnskapet i bruk i et nytt år. Det betyr at brukeren selv ikke trenger å gjøre noe når man tar de ulike modulene i bruk. Hvis du ønsker å fortsette på nummerseriene fra det gamle året må du selv legge inn de siste brukte numrene under Første nummer i det nye året. Da vil nummerseriene fortsette i det nye året der de sluttet i det gamle. Når det gjelder fakturanummerserien, og også andre nummerserier i programmet, vil disse fortsette å løpe uavhengig av årstall. Veiviser for årsavslutning Når alle kostnadene og inntektene til et regnskapsår er registrert og årsoppgjørsdisponeringene er blitt bokført er det klart for årsavslutning. Årsavslutningen gjør at året blir sperret for posteringer.
Mamut Academy 52
Velg menyen Vis/Regnskap/Årsavslutning. Du vil da få følgende veiviser frem. Dette er en hjelpemeny som guider deg gjennom årsavslutningen. Før du gjennomfører denne rutinen må du sørge for å ha avsluttet all aktivitet og gjennomført alle påkrevde rutiner for det foregående regnskapsåret. Du må da sørge for å ha: Avsluttet alle regnskapsperioder Overført alle posteringer fra Bilagsregistrering til Hovedbok. Skrevet ut Fakturajournal Skrevet ut Posteringsjournal (automatiske overføringer) Disponert resultatmessig over- eller underskudd Dersom dette ikke er gjennomført får du melding om dette gjennom veiviseren for Årsavslutning.
Mamut Academy 53
Feilsøking ved Årsavslutning Nedenfor er det beskrevet hva de forskjellige punktene fra skjermbildet over innebærer, og hva du eventuelt kan gjøre for å rette opp dette. Dette gjelder dersom du får melding om at programmet ikke kan gjennomføre årsavslutning fordi: Periodene er ikke avsluttet Samtlige perioder i året må være avsluttet før du kan kjøre årsavslutning. Du avslutter perioder ved å velge Vis/Regnskap/Avslutte periode. Alle perioder må avsluttes, også de periodene du eventuelt ikke har noen føringer på. Mva-terminene avsluttes samtidig som du avslutter periode 2, 4, 6, 8, 10 og 12 (dersom du har seks mva-terminer). Bilagsregistrering inneholder data Hvis Bilagsregistrering inneholder posteringer som ikke er overført til Hovedbok vil årsavslutningen ikke kunne gjennomføres. Disse posteringene (bilagene) må enten slettes eller overføres til Hovedbok før årsavslutningen kan fortsette. Husk at selv om ikke bilagsregistreringen inneholder data på din bruker kan det være andre brukere i firmaet som sitter med bilag i sin bilagsregistrering. Dette kan kontrolleres ved å benytte knappen Vis alle bilag for alle brukere som du finner ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger, og fanekortet Funksjoner. Posteringsjournal må skrives ut Posteringsjournalen skrives ut fra Rapportmodulen ved å velge Journaler på venstre side. Rapporten som skal skrives ut heter Posteringsjournal (Automatiske overføringer). Merk! Rapporten må sendes direkte til Skriver (ikke til forhåndsvisning), for så å Godkjennes. Fakturajournal må skrives ut Fakturajournalen skrives ut fra Rapportmodulen ved å velge Journaler på venstre side. Merk! Også denne journalen (i likhet med posteringsjournalen) må sendes direkte til skriveren, for så å godkjennes.
Mamut Academy 54
Over/underskudd må disponeres Når du gjennomfører årsavslutning vil alle saldoene på balansekonti (konti mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkonti (konti mellom 3000 og 8999) tømmes mot en balansekonto. MVA konti inneholder saldo Den eneste MVA-kontoen som skal inneholde saldo når du gjennomfører årsavslutning er konto 2750 Oppgjørskonto MVA. Alle andre MVA-konti må gjøres opp. På denne måten vil den inngående saldoen som blir opprettet kun ta med seg det du eventuelt skylder/har tilgode av merverdiavgift. Saldo på andre MVA-konti kan skyldes følgende: · Mva-terminene er ikke avsluttet · Det er blitt postert bilag som inneholder mva-føringer i periode 13. Se avsnittet Periode 13 på side 51 ang. det siste punktet.
Mamut Academy 55
Sikkerhetskopiering Dersom alt er korrekt i regnskapet i forhold til feilsøkingen som er beskrevet ovenfor, vil veiviseren gå videre til neste punkt som er Sikkerhetskopiering. Det anbefales å ta denne sikkerhetskopien, og i tillegg ta godt vare på den. Gjennomfør årsavslutning Dette er siste meny i veiviseren som har guidet deg gjennom årsavslutningen. Ved å trykke på Fullfør vil inngående saldo bli generert og bokført som bilag Inngående Saldo nummer 1 (IS1). Den siste dialogboksen som kommer frem er bare en verifikasjon på at regnskapsåret nå er avsluttet.
Mamut Academy 56
//
Nyttige linker
Det finnes flere nettsteder som kan være til hjelp med regnskapsarbeidet. Nedenfor finner du noen av de viktigste linkene: Mamut artikkelsøk: http://www.mamut.com/support/search/ Skatteetaten: http://www.skatteetaten.no
Arbeids- og Velferdsforvaltningen (Trygdeetaten) : http://www.nav.no Oppslagsverk: http://www.infotjenester.no eller http://www.auticon.no/ Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening: http://www.narf.no
Regnskapsrelatert info for næringslivet: http://www.revisjon.no Den norske revisorforeningen: http://www.revisornett.no
Bedriftsinformasjon: www.bedin.no
Mamut Academy 57
//
Mamut Online Backup
Mamut tilbyr kostnadsfri tjeneste ved navn Mamut Online Backup til alle Mamut One kunder. En av mulighetene her er Online Backup. Online Tjenesten er en Internett-basert, sanntid backup og lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til server hvor dataene oppbevares kryptert. Dataene krypteres med dine private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Du laster ned Mamut Online Backup og velger hvilke mapper du ønsker å sikre. Det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows 2000 eller Windows XP. Dersom du har en PC som er eldre enn 18 måneder må du laste ned Microsoft .NET Framework. Mamut Online Backup krever også Internet Explorer. Det kreves minimum ADSL, fastlinje eller kabelmodem for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup. For ytterligere informasjon se http://www.mamut.com/no/onlinebackup/
Mamut Academy 58
Vedlegg oppgave 1
Mamut Academy 59
Vedlegg oppgave 2
Mamut Academy 60
Fasit Oppgave 1
Gå først inn i menyen Vis/Regnskap/Valuta og legg inn 8,50 som kurs på EUR. Lukk så valutaregisteret. Gå så inn i bilagsregistrering og velg brukeroppsettet Valuta for å få frem visning av de nødvendige kolonnene. Bokfør så bilaget på vanlig måte, ved å først taste 2410 og hente leverandøren, for så å taste 4110 i motkonto. Legg så inn 50 000,- (beløpet i valuta) i kredit, og trykk Enter. Bilaget vil da se slik ut: Overfør så bilaget til hovedboken. Opprett så et nytt bilag med bilagsarten bank til betalingsbilaget. Skriv inn konto 2410 og hent opp leverandøren. Du får da opp vinduet Valuta hvor du kan legge inn hvor mye du faktisk har betalt for regningen. Fyll ut slik som vist på neste side, og klikk Ok.
Mamut Academy 61
Programmet vil automatisk beregne Agio gevinst på 2000,- pga endring i valuta fra fakturadatoen. Klikk + for å få en ny linje, og legg inn banken, for eksempel konto 1930.
Oppgave 2
Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Bilagsmaler. Marker bilagsmalen nr 8: Periodisert husleie, 3 måneder og klikk på knappen Dupliser. Gi malen navnet Periodisert forsikring 12 måneder, og sørg for at den er haket av for Skal vises i bilagsregistrering. Klikk Neste. Marker linjen Periodisering og velg 12 på antall gjentakelser. Klikk Neste. Her kan du legge inn de standardverdiene du ønsker slik at du slipper å skrive inn dette hver gang du benytter deg av bilagsmalen. Klikk så Neste. Velg Periodisering i nedtrekkslisten øverst til høyre. Dobbeltklikk på linjen Kostnadskonto. Klikk på den lille knappen med 3 prikker nederst til høyre og endre formelen til at den skal dele på 12 istedenfor 3. Klikk Ok og gjør så det samme med linjen Balansekonto. Klikk så Fullfør, og svar Ja på at du ønsker å lagre. Gå så inn i bilagsregistrering. Klikk + for å lage et nytt bilag. Legg inn korrekt dato, og velg korrekt bilagsmal i nedtrekkslisten for dette. Dersom ikke nedtrekkslisten for bilagsmal vises, klikker du på Brukerinnstillinger, velger fanekortet Funksjoner og haker av for Bilagsmal. Husk å klikk Enter etter å ha valgt ønsket bilagsmal. Fyll ut feltene i bildet som kommer opp, og klikk Ok.
Mamut Academy 62
Oppgave 3
Velg menyen Vis/Innstillinger/Regnskap. Velg fanekortet Modulinnstillinger og klikk på knappen Kostnadsbærere. For å opprette gruppen Biler klikker du på knappen Rediger ved siden av. Klikk så på knappen Ny for å legge inn de forskjellige bilene.
Oppgave 4
Velg menyen Vis/Regnskap/Budsjett. Velg år 2010 øverst i høyre hjørne, og klikk på knappen Ny for å opprette det nye budsjettet. Gi budsjettet navnet Budsjett 2010, og velg Hovedbokskontoer på samtlige budsjetter nedover. Klikk så Ok, og Fullfør.
Mamut Academy 63
Dobbeltklikk så på Salgsbudsjettet og opprett fordelingsnøkkelen ved å klikke på knappen . Klikk så på Ny for å opprette den nye nøkkelen, med følgende innstillinger:
Oppgave 5
Velg menyen Vis/Regnskap/Hovedbok. Klikk på Fremtidig kontantstrøm. Klikk på knappen Veiviser øverst til venstre. Velg 12 uker fremover i nedtrekkslisten for Tidsperiode. Legg inn 50.000,- i feltet for Justering. Kikk Neste og klikk Neste en gang til – til du kommer til vinduet for Innbetalinger fra andre. Klikk Ny, skriv inn Økning kassekreditt i feltet for Navn og 300 000,- i feltet for Beløp. Velg en Dato en uke frem i tid.
Mamut Academy 64
Klikk Neste og Neste engang til – til du kommer til vinduet for Utbetalinger til andre. Klikk Ny for å opprette en Fremtidig gjentakende hendelse, og legg inn informasjonen som det fremgår av skjermbildet under. Klikk Neste og deretter Fullfør.
Mamut Academy 65
Oppgave 6
Velg menyen Vis/Regnskap/Hovedbok. Klikk på knappen Resultat på venstre side. Klikk på den lille knappen med 3 prikker: Kolonneinnstillinger. Klikk Ny. Skriv inn navnet på kolonneoppsettet, for eksempel Sammenligning mot budsjett i feltet for Beskrivelse og klikk Ny for å legge til en ny Kolonne. Legg inn Regnskap i feltet for Beskrivelse og velg følgende Datautvalg: Årets hovedbok - Periodeutvalg 1 til 12 klikk Ok. Klikk Ny og legg inn en ny kolonne og legg inn Budsjett i feltet for beskrivelse og velg følgende Datautvalg: Årets budsjett - Periodeutvalg 1 til 12 klikk Ok. Klikk Ny og legg inn en ny kolonne for Avvik i feltet for beskrivelse. Velg Formel i nedtrekkslisten for Type. I feltet for Formel velger du Kolonne 1 – Kolonne 2 klikk Ok.
Mamut Academy 66