Transcript Protokoll styremøte 29.08.13

PROTOKOLL FRA STYREMØTE I VESTFOLDMUSEENE IKS 29. AUGUST 2013
Sted:
Haugar Vestfold Kunstmuseum, Tønsberg
Tid:
09:30 -12:00.
Tilstede fra styret:
Hans August Hanssen, Øyvind Thuresson, Hanne S. Østerud, Åse Fjellestad,
Per Øyvind Riise, Gunnar Friberg og Sidsel Helliesen.
Forfall:
Ingen.
Dessuten deltok:
John Fredrik Wallace under hele møtet (referent). Hanne Bügel deltok under
sak 42/13 og Sidsel Hansen under sak 43/13.
Dagsorden og innkalling ble godkjent.
39/13 Protokoll fra styremøtet 10.06.13
Vedtak
Protokollen fra styremøtet 10.06.13 godkjennes.
40/13 Oppfølging av strategirullering
Forslag til milepæler og ekstern samarbeidspartner ble drøftet. Styret understreket at dette må være
en prosess som vi selv styrer og har eierskap til, men at ekstern samarbeidspartner likevel kan
trekkes inn i arbeidet som foreslått.
Det ble pekt på at vi må ta oss tid til alle nødvendige drøftinger, og at vi legger vekt på at avtalen skal
kunne implementeres på en god måte. Strategiarbeidet hører naturlig sammen med arbeidet med 4års budsjett.
Vedtak
Styret støtter forslag til ny strategiprosess, med formell oppstart i januar 2014. Det foreslås
formell eierbehandling på ekstra representantskapsmøte i september 2014. Metro Branding
trekkes inn som ekstern ressurs i arbeidet.
41/13 Valgkomité – forslag om nye regler
Styret skal legge frem innstilling om nye regler for valgkomité til representantskapsmøtet 20.12.13.
Direktør hadde sett på andre interkommunale samarbeidsselskaps sammensetning av valgkomiteer,
og bl.a. på denne bakgrunn foreslått nye valgkomitéregler for Vestfoldmuseene. Forslaget fikk styrets
støtte og vil fremsettes som styrets innstilling til representantskapet i desember.
1
Forslag til vedtak, som innstilling til representantskapet:
Med henvisning til representantskapet 20.12.12 der det bes om forslag til endring i måten
valgkomiteen arbeider på, foreslår styret ny § 12 i Selskapsavtalen og endring i punkt 3 i
Eieravtalen.
NY: Selskapsavtalen § 12 Valgkomité
Representantskapet velger en valgkomité som skal bestå av:
o
o
1 representant foreslått av Vestfold fylkeskommune. Denne velges for 4 år.
2 representanter foreslått av representantskapet. Disse velges for hhv 3 år og 1
år.
Representantskapet velger valgkomitéens leder på fritt grunnlag.
ENDRET: Eieravtale, punkt 3, Nettverk, autonomi og lokal forankring
Siste avsnitt i punkt 3 slettes, dvs vi sletter:
«Eiere som representerer minst 34 % av stemmene i representantskapet har, etter
dialog med valgkomiteene, rett til å utpeke et styremedlem, kfr. pkt. 4.»
42/13 4-års budsjett
Hanne Bügel presenterte et foreløpig 4-års budsjett. Budsjettet fremskriver hovedbudsjettpostene
etter samme indekser som fylkeskommunen bruker, og er eksklusiv prosjektinntekter. Tallene viser
bl.a. at dersom Tønsbergs store budsjettkutt i år videreføres vil Vestfoldmuseene få negativt
driftsresultat i perioden (c.p.), og Tønsberg kommune må følges opp spesielt i budsjettarbeidet for
neste år.
Drøfting av langtidsbudsjettet passer godt sammen med igangsettingen av strategiprosessen – hva
skal vi prioritere, til hva kan vi få økte tilskudd, sponsing og egeninntekter mv?
Administrasjonen vil bearbeide tallene og drøfte mulige tiltak før styret får saken tilbake i senere
styremøte. Eierne vil få en presentasjon på representantskapet i desember, men eierne bør også
orienteres i høstens dialogmøter.
Vedtak
Styret tar presentasjonen av 4-års budsjettet til orientering.
2
43/13 Gumserød gård
Gumserød gård utenfor Stavern ble en del av Vestfoldmuseenes driftsansvar gjennom Samarbeidsavtalen med Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum. Dette er en gård med formell driveplikt og som bl.a.
brukes til DKS-opplegg for småskolen i Larvik.
Avdeling nyere tids kulturhistorie har driftsansvaret for gården, og avdelingen har lagt ned mye
ressurser i å utrede gårdens status og fremtidige driftsmuligheter. På styremøtet redegjorde Sidsel
Hansen for utredningene som trekker frem én hovedproblemstilling: Slik vi nå er organisert og
finansiert har vi ikke ressurser til bærekraftig vedlikehold og drift og Gumserød gård.
Styret drøftet inngående utredningenes konklusjoner og gårdens museale verdi.
Styret ser at gården er en flott formidlingsarena, og innser at en aldri påny kan skaffe en slik gård til
musealt formål. Vedlikeholds- og driftsbehovet er imidlertid langt over det en har av budsjettmidler,
samtidig som stiftelsen også eier andre bygninger der vedlikeholdsbehovet er mye høyere enn
tilgjengelige ressurser.
Styret mener det er nødvendig å prioritere. Det vedtok å utrede muligheten for at Gumserød gård
kan tilbakeføres stiftelsens ansvar med siktemål å selge gården for å frigjøre midler til annet musealt
vedlikehold. Direktør vil sende et brev til stiftelsen om saken og evt delta på et styremøte i stiftelsen.
Vedtak
1. Vestfoldmuseenes styre ser at Gumserød gård har et stort potensial bl.a. som
formidlingsarena. Etter flere år med driftsansvar og grundige utredninger konstaterer
likevel styret at premissene for å utvikle og drive anlegget videre ikke er innenfor
Vestfoldmuseene ressurser eller Samarbeidsavtalens rammer. (Det henvises til
saksfremlegg og rapporter).
2. Styret konstaterer videre at det er et stort udekket vedlikeholdsbehov også på andre av
stiftelsens bygninger mm som Vestfoldmuseene har overtatt driftsansvaret for, bl.a. alle
bygningene på Vestfoldtunet.
3. På denne bakgrunn bes det om at en går videre med utredningenes alternativ 2, dvs at
Gumserød gård kan tilbakeføres stiftelsens ansvar, og at stiftelsen anmodes om å selge
gården for å frigjøre midler til annet nødvendig musealt vedlikehold.
44/13 Restanseliste
Det kom ingen spesielle merknader.
Vedtak
Restanselisten tas til orientering.
3
45/13 Orienteringer





Kåre Hoel, varamedlem til styret er død. Styreleder mener det ikke er nødvendig med nyvalg før
ved ordinært styrevalg i april 2014.
Det ble orientert om møter med alle eierne som skal gjennomføres i høst. Styremedlemmer vil
delta på de fleste av møtene/møtene ble fordelt.
Status i saken om Gildehallen ble drøftet. Styret er opptatt av at en langsiktig løsning må på plass
raskt, og at den sikrer Vestfoldmuseene inntektsmuligheter, ikke bare påfører oss kostnader.
Styret ble oppdatert om status i arbeidet med å etablere en IKA-ordning. Flere kommuner er
fortsatt interessert i et IKA-tilbud. Direktør skal ha møte med advokat for å forsikre seg om at
alle juridiske forhold blir vurdert i det videre arbeidet.
Noen personalmessige saker ble tatt opp.
46/13 Eventuelt
Ingen saker under eventuelt.
Hans August Hanssen
Åse Fjellestad
Hanne S. Østerud
Gunnar Friberg
Per Øyvind Riise
Sidsel Helliesen
4
Øyvind Thuresson