Transcript Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
EDB SAK OG ARKIV WEB
EN DOKUMENTASJON FRA EDB
Brukerhåndbok
Web-klient Versjon 7.0
EDB Business Partner Norge AS
EDB Business Partner Norge AS Postboks 494 Skøyen 0213 OSLO Telefon: 22 52 80 80 (sentralbord) Telefaks: 22 52 83 71 (resepsjon) www.edb.com Avfotografering eller annen reproduksjon av dokumentet for videre distribusjon er ikke tillatt uten særskilt avtale med EDB Business Partner AS. © 2009 EDB Business Partner AS. Med enerett.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
3
Forord
Velkommen til EDB Sak og Arkiv Web – et komplett system for å registrere og holde orden på saker og dokumenter. EDB Sak og Arkiv Web er utviklet for å gi offentlig forvaltning og større bedrifter et moderne og slagkraftig verktøy for effektiv håndtering av dokumenter og saker. EDB Sak og Arkiv Web inneholder funksjoner for å registrere inn- og utgående korrespondanse, for dokumentlagring, for å sørge for rask, forsvarlig og korrekt saksbehandling og for administrasjon av saker som skal behandles i utvalg, råd og styrer.
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
, finner du en innføring i hva
systemet inneholder og hvordan du bruker det. Alle bør lese denne innledningen. Sjeldent brukte funksjoner i Windows-klienten er ikke tilgjengelig i versjon 7.0 av webklienten, men på sikt vil webklienten bygges ut til å omfatte samtlige saksbehandlerfunksjoner i EDB Sak og Arkiv. Møtesekretærfunksjonene på Web er i et eget program basert på Web 2.0-teknologi og er dokumentert i en egen håndbok. Før du tar EDB Sak og Arkiv i bruk, er programmet installert og tilpasset din organisasjon. Systemet blir bygget opp og administrert av én eller flere systemansvarlige, betegnet her som din EDB Sak og Arkiv administrator. De sørger for å definere organisasjonsenheter, registrere brukere (som deg) med bruker-ID og passord, legge opp dokumentmaler og registrere data i hjelperegistre. Enkelte funksjoner er tilleggmoduler. Det er derfor ikke sikkert at alle funksjoner beskrevet i denne håndboken er tilgjengelig i din organisasjon. Denne håndboken forutsetter at du behersker grunnleggende teknikker som å starte en webleser og hente en webside, bruke knapper, valglister og dialogbokser, at du kan klikke, dobbeltklikke og dra. Mange av skjermbildene i håndbøkene inneholder navn på medarbeidere, organisasjonsenheter og lignende. Enhver forbindelse mellom eksempler og virkelige personer, kommuner eller virksomheter er tilfeldig og utilsiktet. Bildene er eksempler, informasjon om versjonsnummer, databasenavn, etc. vil derfor være forskjellig fra informasjonen som gjelder i den aktuelle organisasjon. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
Innholdsfortegnelse
1
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web......................... 11
1.1
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.2
1.2.1
1.3
1.3.4
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.6
2
Gjenfinning..................................................................... 29
2.1
2.1.1
2.1.2
2.2
2.3
2.3.1
2.3.2
2.4
2.5
Avansert søk (Journalpost)....................................................................... 33
3
Arbeide med saker ........................................................ 37
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.5.1
3.6
3.6.1
3.6.2
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
5
6
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.11.1
3.12
Produksjon av tekstdokumenter ............................................................ 51
3.13
3.14
3.15
Arbeide med politiske saker......................................... 55
Lage melding om vedtak for en utvalgssak .................................................... 60
5
Arbeide med journalposter........................................... 61
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
Nytt dokument trinn 1: Ny journalpost (med dokument) i en sak .............. 63
5.4.2
5.4.3
5.4.4
Nytt dokument trinn 1: Ny registrering basert på tidligere registrering...... 63
5.4.5
5.4.6
5.5
Nytt dokument trinn 3: Angi informasjon om registreringen ...................... 66
Nytt dokument trinn 4: Lagre og produsere dokumenter .......................... 67
5.6
5.7.1
5.6.1
5.7
Skriv inn flere interne avsendere og mottakere ........................................ 73
5.7.2
5.7.3
5.7.4
5.7.5
5.7.6
5.7.7
Skrive inn eller endre én eller flere interne avsendere og mottakere........ 74
Skrive inn én eller flere eksterne mottakere ............................................. 75
Skrive inn eller endre én ekstern mottaker ............................................... 76
Slette avsendere eller mottakere fra listen over avsendere og mottakere 78
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.12.1
5.12.2
5.12.3
5.12.4
5.12.5
Kopiere et dokument som vedlegg til annen journalpost....................... 82
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
7
5.12.6
7
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
8
Endre og Vis dokument......................................................................... 84
6
Arbeide med oppgaver.................................................. 85
6.1
6.2
6.3
6.4
6.4.1
6.4.2
6.4.3
6.4.4
6.4.5
6.4.6
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.9.1
6.9.2
6.10
6.10.1
Lage tekstdokumenter .................................................. 93
Sende dokumenter som e-post .................................................................... 100
Arbeide med byggesaker............................................ 103
8.1
8.1.1
8.1.2
8.2
8.2.1
8.2.2
8.3
8.3.1
8.3.2
8.4
8.4.1
8.6
8.4.2
8.5
9
Arbeide med plansaker ............................................... 113
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
8 9.1
9.2
10
Planbeskrivelse og planbestemmelser......................................................... 114
Arbeide med delingssaker.......................................... 117
10.1
10.1.1
10.2
Integrasjon med tilleggsmoduler ......................................................... 118
10.3
10.3.1
10.3.2
10.4
Registrere en opprinnelig eiendom ..................................................... 118
Registrer ny eiendom .......................................................................... 119
11
Arkiv Plug-In ................................................................ 121
11.1
11.1.1
11.2
Tilgjengelige menyvalg og verktøyknapper .................................................. 121
11.2.1
11.2.2
Windows Utforsker .............................................................................. 122
11.2.3
11.2.4
11.2.5
11.3
11.3.1
11.3.2
11.3.3
11.3.4
11.3.5
11.4
11.5
11.5.1
11.5.2
11.5.3
11.5.4
11.5.5
11.5.6
11.5.7
11.5.8
11.6
11.6.1
11.6.2
11.6.3
11.6.4
11.7
11.7.1
11.7.2
11.7.3
12 13
13.1
Innsynsklient................................................................ 141
Håndtering av problemer ............................................ 143
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
13.2
13.2.1
13.2.2
13.2.3
13.2.4
13.2.5
Feilmeldinger når du klikker Tilbake-pilen ........................................... 144
Automatisk utlogging........................................................................... 145
14
Stikkordsliste ............................................................... 147
9 © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
11
1 Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
I dette kapitlet får du • • • • • • en kort presentasjon av EDB Sak og Arkiv Web kjennskap til viktige begreper en innføring i start og pålogging en innføring i teknikker for å arbeide effektivt med EDB Sak og Arkiv Web informasjon om sikkerhet og tilgang vite hvordan hjelpesystemet på skjermen kan brukes
1.1 Dette er EDB Sak og Arkiv Web
EDB Sak og Arkiv Web (heretter kalt bare EDB Sak og Arkiv) er et komplett system for å registrere og holde orden på organisasjonens saker og dokumenter. Alle arkivfunksjoner utføres på en server som er felles for alle saksbehandlere i organisasjonen (eller for en avdeling eller enhet i organisasjonen). Intranett Saksbehandler Arkiv Server Tilgang til serveren skjer fra arbeidsstasjoner via organisasjonens intranett. Dette betyr • • at all informasjon lagres i samme system, noe som gir god oversikt og gjør det enkelt å svare på henvendelser at tyngre operasjoner gjøres på en server uten å kreve ressurser på saksbehandlernes arbeidsstasjon • at saksbehandlere kan bruke en vilkårlig arbeidsstasjon for å arbeide med saker og journalposter • • at saksbehandlere kan sitte hvor som helst, uavhengig av serverens plassering, og likevel ha umiddelbar tilgang til de samme saksdokumentene saksgangsfunksjoner som sørger for at saksbehandlere får hjelp til korrekt og hurtig saksbehandling • • saksgangsfunksjoner som gir ledere og andre en god oversikt at sikkerheten ivaretas forsvarlig, samtidig som publikum og andre kan gis tilgang til åpen informasjon via egen publisering eller egne servere. I offentlig forvaltning støtter EDB Sak og Arkiv Forvaltningslovens krav til saksbehandling og Offentlighetslovens krav om innsyn. Serveren som håndterer lagringsfunksjonene i EDB Sak og Arkiv kan settes opp på flere måter. For forvaltningen er Noark-4 mest aktuell. EDB Sak og Arkiv er tilpasset de mest vanlige tekstbehandlere, og du behøver ikke lære deg nye kontorverktøy for å ta i bruk EDB Sak og Arkiv. Brev, notater og andre tekstdokumenter produseres i tekstbehandleren. Du kan få flettet inn i tekst © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
12
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
dokumentet informasjon lagret i EDB Sak og Arkiv. På den måten slipper du å skrive inn slik informasjon som adresse, emne og dokumentopplysninger – det håndterer EDB Sak og Arkiv automatisk. Før du tar EDB Sak og Arkiv i bruk, er det gjort ting som du må kjenne til. Programmet er installert på serveren, du er registrert som bruker i en bestemt organisasjonsenhet, og du har fått tildelt et brukernavn (gjerne initialene dine) og et passord. Brukere med ansvar for å vedlikeholde programmet (ofte kalt administrator eller superbruker) har lagt inn data i hjelperegistre, for eksempel adresseinformasjon og arkivkoder. Disse registrene vedlikeholdes dels gjennom Windows-klienten, delvis gjennom EDB Sak og Arkiv Administrator. Siden dette er informasjon tilpasset din organisasjon, må du forsikre deg om at du vet hvilke rutiner som gjelder for registrering og oppdatering av informasjon i EDB Sak og Arkiv.
1.2 Viktige begreper
Adresseregisteret
Hjelperegisteret Adresse brukes til å lagre navn og adresse for personer og organisasjoner du korresponderer med. Er adressaten alt registrert, kan du klikke lupe-knappen ved et av feltene for navn eller adresse i registreringsbildet for saker eller journalposter og velge adressat.
Arkiv
Et sted hvor journalposter som lages i organisasjonen samles, dvs. dokumenter som mottas eller produseres i organisasjonen.
Arkivnøkkel
Arkivkodene utgjør til sammen arkivnøkkelen som organisasjonen bruker for å strukturere registreringene i EDB Sak og Arkiv.
Aktiviteter
Funksjonene for saksgang består av et sett med milepæler som må nås for at saken skal være ferdig behandlet, og ulike aktiviteter må gjennomføres for at milepælene skal nås.
Avskrivning
Avskrivning er arkivterminologi. Det betyr at et inngående brev er besvart med (avskrevet av) et utgående / et mottatt notat er besvart med et nytt notat, eller at det er «tilfredsstillende» håndtert på annet vis, for eksempel at det er tatt til etterretning eller besvart på telefon.
braArkiv
braArkiv er et produkt fra Bravida Geomatikk AS som benyttes for lagring, forvaltning og visning av skannede dokumenter. braArkiv benyttes gjerne for å skanne inn gamle byggesaksarkiver og bruker normalt gårds- og bruksnummer som nøkkel.
Brukerident
For å få tilgang til systemet EDB Sak og Arkiv, må du ha blitt tildelt en brukerident og et passord. Du må oppgi brukerident og passord hver gang du logger deg på systemet. Brukeridenten vil vanligvis være dine initialer (se Initialer), og kan inneholde opp til 64 tegn.
Byggesak
Byggesak er en saksart i EDB Sak og Arkiv spesielt tilpasset behandlingen av byggesøknader. Det følger med en rekke saks- og dokumentmaler tilpasset byggesaksbehandling.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
13
ByggSøk
ByggSøk er et offentlig system for elektronisk kommunikasjon i plan- og byggesaker.
Database
Informasjon lagret på elektroniske medier. Informasjonen er strukturert og tilrettelagt for gjenfinning med bruk av søkefunksjoner.
Delegert behandling av saker
Enklere saker uten prinsipiell betydning kan delegeres fra et politisk utvalg i kommunen til avgjørelse hos administrasjonen. En liste over saker som er avgjort slik blir normalt lagt fram ved neste ordinære møte i det aktuelle utvalget.
Delingssak
Delingssak er en saksart i EDB Sak og Arkiv spesielt tilpasset behandlingen av delingssaker (oppdeling og sammenslåing av eiendommer, kartforretninger m.m.).
Dispensasjon
Hvis en byggesak krever dispensasjon fra for eksempel gjeldende reguleringsplan, registreres informasjonen om dette valget Dispensasjon under Byggesaker i
venstremenyen. Se Kapittel 8.4.
Dokument
Brev, notater, rundskriv, rapporter, protokoller mv. som inngår i en sak. Dokumenter registreres i journalposter og er lagret elektronisk eller på papir.
Dokumenthåndtering
Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.
Dokumentlager
Elektroniske tekstdokumenter lagres på et dokumentlager. Den systemansvarlige sørger for at hver saksbehandler har tilgang til ett eller flere dokumentlagre.
Dokumentmal
Typiske dokumentmaler er brev, saksframlegg, notater og rapporter.
Eksterne dokumenter
Dokumenter som sendes til eller kommer fra noen som ikke registrerer dokumentene sine i EDB Sak og Arkiv. Gjelder journalposttype I og U.
E-post
Du kan sende et dokument som er lagret i EDB Sak og Arkiv som e-post. I en journalpost er
Send e-post
et valg i nedtrekkslisten
Velg aktivitet
.
Fleradressering (Fletting)
Du kan sende likelydende brev til flere adressater. I et dokument med flere mottakere hvor det er haket av for
Flett adresser
, vil knappen flette dokumentteksten med listen over mottakere.
Flett adresser
vises i dokumentdetaljene etter arkivering av brevet. Den starter tekstbehandleren for å
Forfallsdato
Frist for behandling av et dokument.
Forfallsliste
Oversikt over inngående dokumenter som skal behandles innenfor bestemte frister.
Forsendelse
En forsendelse inneholder dokumenter som for eksempel søknads- eller svarbrev, en utredning eller et notat samt vedlegg til disse. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
14
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
Fullført saksbehandling
Ved fullført saksbehandling er det én ansvarlig saksbehandler som utreder/samler sammen delutredninger fra alle involverte instanser og lager ett saksframlegg som oversendes til politisk behandling. Dette saksframlegget benyttes av alle hovedutvalg, og følger også saken videre til formannskap/administrasjonsutvalg og kommunestyre normalt uten at administrasjonen gjør ytterligere utredninger eller endringer i saksframlegget.
GAB
Grunneiendom, adresse og bygningsregister. Dette registeret holder oversikt over alle eiendommer og bygninger i Norge. GAB er i ferd med å erstattes av Matrikkel.
Geolok
Geolok er en uavhengig forening med formål å effektivisere arbeidet med plan- og byggesaker i forvaltningen. Et av prosjektene under Geolok har vært å utvikle standarder for integrasjon av SAK, GAB og GIS. Dette betyr bl.a. at EDB Sak og Arkiv (SAK-system) kan «samarbeide» med kartsystemer fra alle de store leverandørene i Norge og er sikret at dette virker også i nye versjoner av systemene. Geolok 2 støtter samspillet mellom SAK- og GIS-systemer på web.
GIS
Geografisk informasjonssystem. Dette er kartsystemer spesielt laget for å holde oversikt over eiendommer, bygninger, veier og andre tekniske installasjoner.
Gradering
Gradering benyttes for å unnta informasjon om sak/dokument fra offentlighet, ref. beskyttelsesinstruksen og sikkerhetsinstruksen, personregisterloven og offentlighetsloven.
Hjelperegister
Et hjelperegister er for eksempel et register med navn og adresse for personer, organisasjoner, eller postnummer og poststeder som er lagt inn i systemet. Når du registrerer en journalpost, kan du hente verdier fra disse registrene. Registrene vedlikeholdes i EDB Sak og Arkiv Administrator, og kan tilpasses av den enkelte organisasjon eller kommune.
Initialer
Alle som registrerer og behandler saker i EDB Sak og Arkiv gjør dette i egenskap av at de har en rolle i saksbehandlingen som for eksempel saksbehandler, møtesekretær eller saksansvarlig. Personene knyttes til saken via deres initialer. For de fleste vil initialer og brukerident være identiske, men i de tilfeler disse avviker skal det være initialene som knytter sammen sak og saksbehandler. Initialer kan bestå av opp til 8 tegn. (Se også
Brukerident
.)
Innstilling
Forslag til vedtak fra administrasjonen eller et underordnet organ.
Journalpost
En journalpost kan ses på som en konvolutt som beskriver dokumenter som inngår i samme forsendelse. En journalpost er entydig identifisert ved et saks- og dokument nummer. Journalposter får også tildelt et kronologisk løpenummer. Saksframlegg og andre utredninger registreres også i egne journalposter.
Journalpostart
Noen journalposter kan ha fagspesifisert tilleggsinformasjon. Disse registreres som egen art, f.eks. BEH for saksprotokoller. Standard journalpost har arten DOK.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
15
Journalpostoversikt
Journalpostoversikten viser intern og ekstern korrespondanse i en sak. Fra denne oversikten er det mulig å lage nye journalposter, å endre eksisterende og å lage tekstdokumenter.
Journalposttype
Innenfor en journalpostart finnes en eller flere journalposttyper som beskriver hvilken funksjon de registrerte dokumentene har. Det kan være I for inngående brev, U for utgående brev, X for interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskrivning, N for interne dokumenter som krever oppfølging og avskriving og S for saksframlegg og andre journalførte dokumenter knyttet til utvalgsbehandling.
Kassasjon
Arkivmateriale som fjernes fra arkivet og tilintetgjøres.
Kommentarer
Kommentarer er en kortfattet vurdering av saken eller journalposten. Kommentarene kan ses på som «gule lapper». Hvis kun noen skal se disse, må man angi tilgangskode og gruppe på disse. I Noark-4 regnes disse kommentarene som saksbehandlermerknader.
Konsept
Utkast til et dokument.
Melding om vedtak
Dette er et brev til partene i saken som inneholder melding om vedtaket som er fattet. Det er også mulig å legge ved Samlet saksframstilling.
Matrikkel
Matrikkelen er det offisielle eiendomsregister for hele landet. Matrikkelen erstatter GAB-registeret som nytt, offisielt eiendomsregister for hele landet. GAB-registeret er et rent administrativt register uten noen form for kartfunksjonalitet, og er i ferd med å bli teknisk foreldet. Matrikkelen vil i tillegg også omfatte et eiendomskartverk. Kartdata til matrikkelen vil bli hentet inn fra kommunale og statlige digitale eiendomskart (DEK).
Merknader
Generelle kommentarer om en sak/journalpost. Merknader benyttes til informasjon av typen «andre kommentarer», som en kortfattet vurdering av saken, og kan bestå av inntil 255 tegn. Noark-4 regner merknader som arkivmerknad.
Milepæl
En saksgang består av et sett med milepæler som må nås før saken er ferdig behandlet. En eller flere aktiviteter må utføres før milepælen er nådd. Forskjellige saksbehandlere kan ha ansvar for forskjellige milepæler i en saksgang.
Møteprotokoll
Møteprotokollen kan delvis forberedes før et møte avholdes, og gjøres ferdig på møtet eller etter at det er avsluttet. Den inneholder blant annet hvem som var til stede, en beskrivelse av behandlingen sakene fikk på møtet og vedtakene som ble fattet.
Naboliste
Oversikt over naboeiendommer med eier. Benyttes i byggesaksbehandlingen og henter ofte via egne funksjoner fra kartsystemet som benyttes. Se også Geolok.
Oppgave
Dine oppgaver kan omfatte både de konkrete
arbeidsoppgavene
du er tillagt i saken, © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
16
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
og de saker og journalposter du har
ansvar
for, også når konkrete oppgaver er
delegert til andre. Se Kapittel 6.
Part i saken
Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.
Plansak
Plansak er en saksart i EDB Sak og Arkiv spesielt tilpasset behandlingen av plansaker.
Politisk behandling
Sakene forberedes av administrasjonen som lager saksframlegg med utredning og innstilling. Hvilke utvalg sakene skal igjennom settes opp på behandlingsfanen i arkivsaken. Når status på en behandling settes til «Klar til behandling», kan saken settes opp på sakslisten til det aktuelle utvalget. Når saken er ferdig behandlet i de aktuelle utvalg og endelig vedtak er fattet, skrives «Melding om vedtak» til partene i saken.
Ref.(ereres) i utvalg
Sak eller journalpost som anses å være av spesiell interesse for et utvalg og som derfor skal refereres i utvalget. En sak/journalpost kan refereres i flere utvalg.
Sak
En sak består av journalposter (brev, uttalelser, rapporter etc.) som handler om samme forhold, og som krever en eller annen form for svar eller behandling. Saker blir registrert i et register som heter
Sak
, og blir automatisk tildelt et unikt
(arkiv)saksnummer
. Hvis saken behandles i ett eller flere utvalg, vil den der få tildelt et eget
(møte)saksnummer
for hvert utvalgsmøte saken skal behandles i.
Saksart
Saksarter velges for å angi fagsaker som har spesifikke felt i EDB Sak og Arkiv, f.eks. BYG for byggesak.
Saksframlegg
Et saksframlegg inneholder en utredning og en innstilling i forbindelse med politisk behandling.
Saksgang og Sakstype
På serveren finnes en egen (valgfri) modul for saksgang som styrer de steg en sak gjennomløper. F.eks. kan ferdigstilling av en journalpost føre til at dokumentene knyttet til posten automatisk overføres arkivet for ekspedering. Hver sakstype har sin egen saksmal, som definerer milepæler som må nås for at saken skal være ferdig behandlet. En saksbehandler gjøres ansvarlig for å utføre nødvendige aktiviteter for at milepælene skal nås, og når dette skjer, registreres det i saksgangen. Deretter kan arbeidet med avhengige aktiviteter starte. Saksbehandler kan på en enkel måte endre saksgangen. Endringer i saksgangen må gjøres i Windows-klienten. Valg av sakstype bestemmer hvilken saksgang en sak skal behandles etter, for eksempel Ettrinns byggesak.
Saksliste
EDB Sak og Arkiv har funksjoner for å sette opp saksliste til et utvalgsmøte og lage innkalling. «Saksliste» betyr her i hvilken rekkefølge sakene behandles på et møte. Sakliste kan produseres i Windows-klient.
Sakspapirer
Sakspapirer er en sammenstilling av all informasjon politikerne trenger om sakene
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
17 som skal opp i et møte. Dokumentet inneholder bl.a. utredninger, innstillinger og informasjoner om tidligere behandlinger i andre utvalg av de samme sakene. Sakspapirer kan produseres i Windows-klient.
Saksprotokoll
En saksprotokoll er et utdrag fra møteprotokollen for en enkelt sak. Den inneholder grunnlag for dokumentene Sakspapirer, Melding om vedtak og Samlet saksframstilling. Saksprotokoll kan produseres i Windows-klient.
Saksregisteret
Registeret Sak viser en oversikt over alle organisasjonens saker som er registrert.
Samlet saksframstilling
En samlet saksframstilling gir oversikt over alle politiske behandlinger en arkivsak har vært gjennom. Den setter sammen alle saksutredninger og saksprotokoller i arkivsaken og gir således full oversikt over alle papirer i saken. Samlet saksframstilling kan produseres fra Windows-klient.
Server
Datamaskinen i din organisasjon som programmet EDB Sak og Arkiv kjører på. Server kalles også tjener eller tjenermaskin.
Skannende dokumenter
Mottatte papirdokumenter kan skannes inn og lagres som elektroniske ”bilder” knyttet til dokumentregistreringene. Dette gjør at originalene kan arkiveres elektronisk både for inn- og utgående dokumenter samtidig som de er tilgjengelig på skjermen både for saksbehandler og andre samtidig.
Søking (Gjenfinning)
EDB Sak og Arkiv tilbyr kraftige søkemekanismer for å søke etter saker, journalposter, dokumenter og verdier i hjelperegistre. I flere bilder finner du en Søk knapp. Klikker du på den, kommer du inn i et skjermbilde der du kan oppgi søkekriterier. Du kan for eksempel velge en bestemt organisasjonsenhet, eller et tidsintervall, eller du kan bruke jokertegnet * til å begrense utvalget. Når du så ut fører søket, finner EDB Sak og Arkiv bare de registreringene som tilfredsstiller søkekriteriene.
Tekstdokumenter
Du kan knytte tekstdokumenter (elektroniske dokumenter) til journalpostene. Når du skal lage et nytt tekstdokument, velger du først en dokumentmal. EDB Sak og Arkiv sørger så for å starte tekstbehandleren, hente fram den angitte malen og så overføre opplysninger som alt er registrert i EDB Sak og Arkiv inn i tekstdokumentet. Det betyr at oppsett og faste opplysninger alt er på plass, og du kan konsentrere deg om selve innholdet. Når du er ferdig, arkiverer du tekstdokumentet i EDB Sak og Arkiv. Da vil andre saksbehandlere med tilgang til tekstdokumentet kunne se det på skjermen og eventuelt arbeide videre med det.
Tilgang til saker og journalposter – tilgangsgrupper
EDB Sak og Arkiv har kraftige og sikre mekanismer for å sørge for at bare autoriserte brukere har tilgang til saker, journalposter og dokumenter. Alle registreringer knyttes til en (tilgangs)gruppe. Påførte saksbehandlere, samt saksbehandlere som er medlem av gruppen har tilgang, også til skjermede opplys ninger og tekstdokumenter, samt tilgang til oppdatering. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
18
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
Tilleggsinformasjon
Tilleggsopplysninger som kan registreres til en sak eller journalpost, f.eks. prosjektnummer eller fødselsnummer. Tilleggsinformasjon kan graderes.
Tilsyn
Angir hva slags kontroll som skal utføres, for eksempel i en byggesak.
Tjener(maskin)
Se
Server
.
Utvalgsbehandling
Utvalgsbehandling er saker som skal behandles i styrer, råd og utvalg.
Venstremeny (Navigasjonsmeny)
Ved oppstart viser EDB Sak og Arkiv automatisk
Mine oppgaver
i arbeidsområdet dersom den valgfrie modulen for saksgang er installert. Venstre del av skjermbildet viser en navigasjonsmeny hvor du kan åpne andre oppgavemapper, eller søke fram andre saker og dokumenter. Navigasjonsmenyen kalles vanligvis «venstremenyen»
Vilkår
Angir hva slags vilkår som eventuelt må oppfylles, for eksempel i en byggesak.
Webklient
Din PC, som har webkontakt med serveren via organisasjonens intranett.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
19
1.2.1 Begreper og hierarki
Illustrasjonen viser den hierarkiske strukturen og begrepene for en sak.
D 1
JP 1
D 2
Sak 1
D 3 Ver. 1
JP 2
D 4 Ver. 2 Var. 1
Produksjonsformat (f.eks. Word)
D 5 Ver. 3 Var. 2
Arkivformat (f.eks. PDF)
Sak Journalposter Dokumenter Versjoner Varianter
1.3 Arbeidsteknikker
Dersom du kjenner din nettleser godt, og er vant med å fylle ut skjemaer på web, kan du ta dette kapittelet lett. Er du uerfaren med nettlesere eller datamaskiner generelt, finner du her informasjon om grunnleggende teknikker som i hovedsak er like for alle webbaserte systemer. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
20
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
1.3.1 Generelle teknikker
Å
klikke
et felt, en knapp eller et ikon gjøres ved å bevege musa slik at markøren står over det du vil klikke, og så trykke og slippe venstre museknapp. Klikking brukes ofte for å
velge
et felt, et listeinnslag eller liknende, eller for å utføre den operasjonen som teksten på knappen angir.
Høyreklikking
gjøres på samme måte som ordinær klikking, men du bruker høyre museknapp i stedet for venstre museknapp. I webbaserte systemer vil høyreklikking som regel aktivere en «hurtigmeny» (dvs. en meny som kommer opp der markøren står) som er definert av nettleseren. Høyreklikking brukes ikke for funksjoner i EDB Sak og Arkiv Web. En
knapp
er et lite bilde med utseende som ligner en trykknapp, f.eks. De fleste knapper har en tekst, i blant et bilde, som indikerer funksjonen som utføres når du klikker knappen. . I et
redigeringsfelt
registreres tekstverdier, f.eks. klikker i det hvite feltet, og skriver inn (eller korrigerer) verdien. Et redigeringsfelt kan også ha flere linjer for lengre merknader eller kommentarer . Du En
nedtrekksliste
er et tekstfelt med en V-formet ”pil” i enden av feltet, f.eks. . Når du klikker pilen, trekkes en liste ned med tillatte alternativer for feltet. Klikker du et av alternativene, settes det inn i feltet. Innholdet i listen vedlikeholdes i EDB Sak og Arkiv Administrator, og kan tilpasses av den enkelte organisasjon. En
avkryssingsboks
er en liten firkant som kan være fylt med en hake, f.eks. . Du fjerner eller setter haken ved å klikke i firkanten. Avkryssingsbokser brukes for å velge, eller å velge bort, alternativer.
Valgknapper
, , forekommer alltid i grupper. I en gruppe er
ett
av alternativene valgt, vist ved et grønt punkt i senter av sirkelen; de andre alternativene er ikke valgt. Når du velger ett alternativ, ved å klikke på det, oppheves tidligere valg.
En
ledetekst
er en forklarende tekst ved et felt, en knapp eller lignende, f.eks.
Fornavn
,
Forsendelse
eller
Skjermet
i avsnittene ovenfor. Et
ikon
er et miniatyrbilde du klikker det. som brukes i stedet for en mer plasskrevende tekst for å identifisere f.eks. innslag i lister. I noen sammenhenger er ikonet kun informativt, som en ledetekst. Det kan også fungere som en knapp, og en operasjon blir utført om
Tabulator-
tasten (
TAB,
som alternativ til å klikke feltene med museknappen. For å flytte tilbake til et foregående felt, hold nede ) kan brukes for å flytte fra felt til felt gjennom et skjema,
Skift
-tasten mens du trykker
TAB
.
1.3.2 Utforming av knapper i EDB Sak og Arkiv
For å ikke bruke unødvendig mye plass på skjermen, bruker EDB Sak og Arkiv noen ”standardknapper” med enkle symboler, uten ledetekst. Disse går igjen i en lang rekke skjemaer: Når du har fylt inn en verdi i et redigeringsfelt, f.eks. et kortnavn, kan du klikke
oppslag-
knappen for å få hentet fram et fullstendig sett verdier som automatisk fylles inn i de relevante feltene i skjemaet, f.eks. adressatens navn, telefonnummer osv.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
21
Lupe-
den verdien som skal fylles inn i feltet. F.eks. når du skal registrere et nytt dokument som er mottatt fra en person eller institusjon som finnes i adresseregisteret, kan du søke opp avsender, og alle relevante adressefelt blir satt inn i journalposten automatisk. knappen åpner et nytt vindu som lar deg søke i et hjelperegister etter Hjelperegister vedlikeholdes i EDB Sak og Arkiv Administrator. Verdiene i hjelperegisteret kan tilpasses av den enkelte organisasjon. I noen skjemaer vises i utgangspunkt ikke alle tilgjengelige felt; sjeldent brukte felt skjules for å forenkle skjermbildet. Dette gjelder f.eks. faksnummer og organisasjonsnummer for eksterne kontakter – for de aller fleste kontakter er disse feltene tomme. Hvis du ønsker å se eller endre disse feltene, klikk
åpne-
knappen med en hvit ned-pil. Etter at du har sett eller endret de sjeldent brukte feltene, kan du skjule dem ved å klikke
lukke-
knappen med en hvit opp-pil. Ved redigeringsfelt der du skal spesifisere en dato, kan du klikke knappen for å åpne et nytt vindu som viser en kalender, en måned av gangen. Du kan skifte til foregående måned ved å klikke
[<],
kalender-
til samme måned i foregående år ved å klikke
[<<]
, til etterfølgende måned ved å klikke
[>]
, og samme måned i etterfølgende år ved å klikke
[>>].
Når du klikker en dato i kalenderen, lukkes vinduet og den valgte datoen settes inn i redigeringsfeltet. En boks er en firkant med et plusstegn i, som indikerer at du kan få utvidet en overskrift, som står som ledetekst, til en liste av elementer ved å klikke utvid-boksen. Dette brukes særlig i saks- og journalpostoversikter. En -boks er en firkant med et minustegn i, som indikerer at du kan skjule den listen boksen står ved, slik at bare overskriften vises.
Utvid
og
trekk sammen
er to tilstander for samme liste: Et klikk skifter mellom en utvidet og en sammentrukket liste. Noen knapper har ledetekst, og en utforming som indikerer hovedmåten knappen fungerer (ledetekstene varierer – her vises eksempler): Pil-symbolet indikerer at du ved å klikke knappen får åpnet et nytt vindu for å se eller endre på en gruppe felt som normalt ikke vises. Du behandler disse feltene under ett, før du lukker det nye vinduet og går tilbake til hovedvinduet. Pluss-symbolet indikerer at du ved å klikke knappen får åpnet et nytt skjema for å spesifisere
flere
verdier, f.eks. legge til et vedlegg eller skrive inn flere mottakere av et dokument. Dette skjemaet bruker arbeidsområdet, slik at du ikke kan se både hoved-bildet og dette skjemaet samtidig. Avlange knapper med rund venstrekant, rett høyrekant og ledetekst på selve knappen markerer en avslutning av en større operasjon, fullføring av et skjema. Når du klikker denne knappen kommer du som regel tilbake til det bildet du hadde før du startet operasjonen, f.eks. spesifisering av saksdetaljer.
1.3.3 Lagre arbeidsresultatene!
Når du henter fram informasjon om en sak eller et dokument, sender EDB Sak og Arkiv en
kopi
av informasjonen i databasen til din PC og noterer tidspunktet for når © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
22
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
kopien ble tatt. Du arbeider på din egen kopi, og endringene du gjør er ikke synlig for andre saksbehandlere i organisasjonen. Først når du er ferdig med å gjøre dine endringer, klikker du ; da sendes din kopi tilbake til databasen for permanent lagring, og slik at andre saksbehandlere får tilgang til den. Hvis du
ikke
klikker , og henter fram en annen sak eller logger ut, blir ikke resultatene av arbeidet ditt sendt tilbake til databasen. Dersom du under arbeidet har oppdaget noe som gjør at du vil kansellere endringen,
kan
du bevisst utelate å lagre dem. Dette hører med til sjeldenhetene; du skjermbilder der du endrer data har en
ønsker
å lagre. Det er en god arbeidsmetodikk å lagre endringer for hvert arbeidssteg du fullfører, f.eks. etter at du har spesifisert partene i en sak. Blir du etterpå forstyrret i arbeidet slik at du glemmer eller blir hindret i å lagre, er likevel alt arbeide bevart fram til siste lagring. De fleste
Lagre
-knapp. (En del steder henger mange felt sammen, og du avslutter dette steget ved å klikke en
OK
-knapp for å komme tilbake til et bilde med en
Lagre
-knapp.) Når du lagrer, blir verdiene kontrollert mot hverandre, mot hjelperegistre, hvilke rettigheter du har osv, og du kan få feilmeldinger som sier at du er nødt til å gjøre endringer før data blir akseptert. Hvis det er lenge siden du lagret, kan det hende at du må nøste deg langt tilbake i ditt eget arbeide for å rette opp det som ikke ble godtatt. Hvis du lagrer endringene oftere, får du også raskere tilbakemelding fra systemet om mangler og problemer, og det blir mindre å rette opp før du kan gå videre.
Derfor:
Lagre endringene dine så snart du er ferdig med en aktivitet!
1.3.4 Samarbeide om saker
Hvis du arbeider i et miljø der flere saksbehandlere er involvert i en sak, eller dere ofte har behov for å se på hverandres saker for å sikre lik behandling, er det en annen viktig grunn til å lagre endringene dine ofte: Det sikrer at andre saksbehandlere til enhver tid er oppdatert om arbeidet du gjør. Du henter også selv inn informasjon om saker du ikke selv arbeider på, men som har betydning for dine saker, og får da sendt til din PC en kopi av den siste
lagrede
informasjon om saken. Når dine kolleger er ferdig med sine endringer, og har lagret dem, sitter du stadig med den informasjonen du fikk sendt til din PC på et tidligere tidspunkt. Vil du sikre deg at du sitter med oppdatert informasjon i situasjoner, bør du klikke når du er avhengig av å få med deg de siste endringer dine kolleger har gjort. Den kopien du tidligere fikk fra databasen blir da strøket, og en ny, oppdatert kopi hentet inn fra databasen.
Advarsel:
Hvis
du selv
hadde gjort endringer i den saken du oppfrisker, blir også disse endringene strøket!
Når du klikker for å ta vare på dine endringer i en sak eller journalpost, kan det hende at du får meldingen EDB Sak og Arkiv registrerer tidspunktet for både når din kopi fra databasen ble utlevert, og for siste endring av saken eller journalposten i databasen. Meldingen forteller at dine endringer er basert på informasjon som kan være foreldet eller modifisert av andre saksbehandlere. EDB Sak og arkiv vil derfor ikke erstatte den nyere informasjonen i databasen med dine endringer. Dersom du likevel ønsker å lagre dine endringer, kan du gjøre dem på nytt, men du må da først hente fram den
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
23 nyeste informasjonen i databasen ved å klikke på oppdatert informasjon. , slik at du baserer deg Dette gir ytterligere en grunn til å lagre dine endringer ofte. Det forteller også at det er en god arbeidsmåte å la én saksbehandler gjøre alle registreringer i en sak. Bare i unntakstilfeller bør en la andre enn den som i øyeblikket er ansvarlig endre saker og journalposter, for å unngå problemer med samtidige endringer.
1.4 Starte opp og logge inn
Når EDB Sak og Arkiv installeres på PC-en din, legges et ikon på skrivebordet ditt. Dobbeltklikk på dette ikonet: Alternativt kan du klikke
Start
-knappen nederst til venstre på skjermen, velge
Programmer
, programgruppen
EDB Sak og Arkiv 6.2,
og til slutt
EDB Sak og Arkiv Web
(denne menyen kan være tilpasset din organisasjon): Et tredje alternativ er dersom du har valgt å legge EDB Sak og Arkiv i «favoritt»-listen din, slik at den kommer opp i nettleseren din som et direkte valg. Hvordan du gjør dette er avhengig av hvilken nettleser du bruker.
1.4.1 Logge inn
Når du starter EDB Sak og Arkiv vises innloggingsbildet: Her oppgir du bruker-ID og passord. Passordet vises som punkter på skjermen av sikkerhetsmessige grunner. Klikk deretter . Hvis du feilskriver bruker ID eller passord, får du en feilmelding og kan prøve på nytt. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
24
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
Hvis passordet er lagret i EDB Sak og Arkiv (du har tilgang til å endre det), må det tastes inn med små bokstaver. Banneret øverst i bildet inneholder følgende funksjoner: Brukerhåndbok Åpner denne håndboka i et eget vindu. Nyheter Åpner et dokument som beskriver hva som er nytt i denne versjon av EDB Sak og Arkiv. Utskrift Produserer en utskrift av dette skjermbildet. Hjelp Få hjelp knyttet til dett bildet. Under oppstart åpnes også følgende vindu som legger seg bak påloggingsvinduet. Det kan du lukke. Hvis du har et oppsett som hindrer automatisk oppstart av nye vinduer, kan det hende at du blir stående i dette bildet. Trykk da på EDB Sak og Arkiv her for å få opp påloggingsbildet. Systemet kan være satt opp så du går rett inn i EDB Sak og Arkiv (såkalt «single sign-on») når du starter programmet etter å ha logget inn på din PC.
1.4.2 Ulike saksbehandler-roller
Hvis du fordeler din arbeidstid mellom to eller flere klart definerte roller, f.eks. på to ulike avdelinger, eller du arbeider delvis som saksbehandler, dels som EDB Sak og Arkiv administrator, kan du i EDB Sak og Arkiv være definert med flere ulike roller. Roller benyttes eksempelvis hvis du er ansatt i to stillinger som er knyttet opp mot ulike organisasjonsenheter. Umiddelbart etter innlogging får du presentert en liste over de roller du kan ha, og velger en av dem: Hvis du bruker oppgavelisten, bør du være oppmerksom på at du i en gitt rolle ikke nødvendigvis har de nødvendige rettigheter til å utføre alle oppgavene i oppgavelisten.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
25
1.4.3 Automatisk utlogging
Du logger ut av EDB Sak og Arkiv ved å klikke Logg ut øverst til høyre i vinduet. Dersom du glemmer å logge ut før du forlater arbeidsplassen er det en viss risiko for at andre kan gjøre endringer i ditt navn i lagret saksinformasjon. For å forhindre dette, vil programmet automatisk logge deg ut etter en tid uten aktivitet i nettleservinduet. Tiden kan være 20 minutter, men kan velges for din organisasjon. Når du gjenopptar arbeidet må du oppgi brukernavn og passord på nytt, før du får fortsette. Du vil fortsette der du slapp, uten at noe arbeide er gått tapt, med mindre det har gått så lang tid at også «nettet» har fjernet dataene. I en del organisasjoner deler flere saksbehandlere den samme gruppen saker, og i slike tilfeller kan det være en god ide å oppfriske detaljer fra saker der andre kan ha tilføyd eller endret opplysninger som du er avhengig av og som du hadde hentet fram før du ble avbrutt.
1.5 Skjermbildet til EDB Sak og Arkiv
Ved oppstart har vinduet til EDB Sak og Arkiv en fast størrelse. En del tabeller og skjemaer er utformet til å passe best til denne størrelsen. Utseendet på startvinduet er bestemt av administrator i din organisasjon, men vanligvis er det satt opp til å åpne med en oversikt over oppgaver du er ansvarlig for. Du kan velge om oppgavene skal sorteres med de eldste eller nyeste først. De sorteres først på dato, deretter frister hvis det er flere med samme dato. Om oppgavene i utgangspunktet skal sorteres på nyeste eller eldste dato, settes av administrator i din organisasjon. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
26
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
1.5.1 Øverste bannerlinje
Det øverste banneret er alltid den samme, og inneholder generelle funksjoner: Gå tilbake til forsiden.
Tilbake
-knapp: Gå tilbake til forrige bilde vist i EDB Sak og Arkiv. Du kan utføre samme operasjon fra tastaturet ved å holde
ALT
-tasten nede og klikke venstrepil. Merk at du ikke kan gjøre om det du har registrert ved å lagre på denne måten. Det er derfor ikke alltid mulig å gå til forrige bilde.
Frem
-knapp: Gå til neste bilde vist i EDB Sak og Arkiv (bare aktuelt etter at du har gått til forrige bilde). Du kan utføre samme operasjon fra tastaturet ved å holde ALT-tasten nede og klikke høyrepil. I en del skjermbilder gir
Oppdater Tilbake
- og fra hurtigmenyen og så
Frem
-pilene meldingen ”Advarsel – Datoen for siden er utløpt”, med en tekst som ber deg klikke nettleserens Oppdater-knapp om du vil at den skal sende inn informasjon på nytt for å vise nettsiden. Hvis nettleservinduet ikke har noen slik knapp, bruk høyre musetast i vinduet, og velg
Prøv på nytt
. Forside Tar deg tilbake til forsiden, som vist ovenfor. Administrator Her kan du friske opp alle hjelperegistre ved å klikke og få en oversikt over EDB Sak og Arkivs hurtigbuffer (cache). braArkiv Åpner braArkiv søkebilde. Brukerhåndbok Åpner denne håndboka i et eget vindu. Utskrift Produserer en utskrift av det som i øyeblikket vises i arbeidsområdet. Hjelp Klikk for å få hjelp knyttet til det bildet du står i. Harald Karlsen (SEN.RDM.KH) Brukernavn og organisasjonsenhet og ditt fulle navn. Åpner et eget vindu som viser alle detaljer som er registrert om deg i EDB Sak og Arkiv. Endre passord Åpner en dialogboks hvor du kan endre passordet ditt. Skriv inn det nye passordet og gjenta det i det nederste feltet. Passordet du registrerer her må skrives med små bokstaver når det brukes. Klikk
Lagre
når du er ferdig Neste gang du logger inn på EDB Sak og Arkiv må du bruke det nye passordet.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
Logg ut Avslutt arbeidet i EDB Sak og Arkiv, og gå tilbake til innloggingsbildet. Nettleseren blir ikke avsluttet.
1.5.2 Andre bannerlinje
Det nest øverste banneret inneholder søkefunksjoner. Disse er beskrevet i Kapittel
1.5.3 Navigasjonsmenyen («venstremenyen»)
Hvis din organisasjon har installert den valgfrie modulen for saksgang, viser EDB Sak og Arkiv ved oppstart automatisk
Mine oppgaver
i arbeidsområdet, slik at du får presentert oppgavene du i øyeblikket arbeider med. Du kan åpne andre oppgave mapper, eller søke fram andre saker og dokumenter, med verktøy i oppgavelisten. Navigasjonsmenyen kalles vanligvis «venstremenyen». 27 Her kan du velge om du vil • • opprette nye saker eller journalposter. åpne lister med dine oppgaver, oppgaver til fordeling, eller utsatte oppgaver. • søke etter saker eller journalposter. Hvilke alternativer du har tilgjengelig i
Søk etter saker
og
Søk etter journalposter
er satt opp av din systemadministrator, og kan variere fra avdeling til avdeling i
organisasjonen. Søking beskrives utførlig i kapittel 2,
Når du henter fram en sak eller en journalpost, vil venstremenyen endres til å presentere de hjelpemidler du har behov for i arbeidet med denne registreringen.
, beskriver nærmere de enkelte elementene i
oppgavelisten og hvordan du bruker dem i ditt arbeid med saker.
1.5.4 Statuslinjen
Statuslinjen nederst i bildet viser hvilket arkiv du arbeider mot og hvilken versjon av EDB Sak og Arkiv du benytter: Klikker du versjons-ID-en, åpnes et vindu med produktinformasjon, hva som er nytt i denne versjon av EDB Sak og Arkiv og hvordan du kontakter kundestøtte.
1.5.5 Arbeidsområdet
I arbeidsområdet i midten av bildet får du presentert informasjon i en rekke ulike formater, som regel med felt for registrering eller endring av informasjon knyttet til en sak, knapper for spesielle operasjoner osv. Innholdet i arbeidsområdet varierer, avhengig av hvilken oppgave du utfører i øyeblikket. Hovedmengden av stoffet i denne håndboka omhandler hvordan du bruker arbeidsområdet. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
28
Slik bruker du EDB Sak og Arkiv Web
Når informasjonen presentert av EDB Sak og Arkiv er omfattende, f.eks. lange tabeller, blir den delt opp på flere sider. Hvis du lar nettleservinduet dekke hele eller det meste av skjermen, får hver side med informasjon plass på skjermen. Hvis du reduserer størrelsen på nettleservinduet, kommer det fram et rullefelt på høyre side som lar deg få flytte oppover eller nedover hele skjermbildet.
1.5.6 Feilmeldinger
Hvis EDB Sak og Arkiv ikke kan fullføre den operasjonen du ønsket, kan du få melding om dette på to måter. Meldingen kan vises i et eget vindu, og du må klikke OK-knappen for å lukke det når du har lest meldingen. Meldinger kan også gis i arbeidsområdet med rød skrift rett under sakstittelen.
.
1.6 Tilgang til saker og dokumenter
Sikkerhet og tilgang til registreringer er svært viktig i EDB Sak og Arkiv. Det er derfor bygget inn funksjoner for å sørge for at kun autoriserte brukere får tilgang til materiale som er unntatt offentlig innsyn i henhold til regler og instrukser. Enkelte saker er av forskjellige grunner unntatt offentlig innsyn. Standarden Noark har egne sett med graderingskoder. Eksempler på slike koder er «Fortrolig» og «Strengt fortrolig» i henhold til Beskyttelsesinstruksen, og forskjellige graderinger i forhold til Sikkerhetsinstruksen. Organisasjonen kan også velge andre koder. Mest brukt er koder som refererer til paragrafer i offentlighetsloven. Alle registreringer må knyttes til en tilgangsgruppe. Saksbehandlerne i organisasjonen er medlem av en eller flere tilgangsgrupper, enten som fulle medlemmer eller som begrensede medlemmer. Den saksbehandleren som registreres for en registrering har alltid full tilgang til saks- og journalpostopplysninger og tilknyttede tekstdokumenter. Andre saksbehandlere i organisasjonen har ulik tilgang til journalopplysninger og tekstdokumenter. Ledere kan gis tilgang til alle registreringer innenfor gitt enhet. Systemansvarlig bruker programmet EDB Sak og Arkiv Administrator til å definere saksbehandlere, tilgangsgrupper og medlemskap i tilgangsgrupper. Hvis du for eksempel ikke er medlem av tilgangsgruppen som er valgt for en gradert registrering, og heller ikke intern avsender eller mottaker, vil du ikke har tilgang til den informasjonen som er skjermet. Skjermet informasjon vises som stjerner. Eksempel på felt som kan skjermes er navn og adresse og innhold linje 2. Du vil heller ikke ha tilgang til å se eller endre et tekstdokument knyttet til en slik registrering.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
29
2 Gjenfinning
Dette kapitlet beskriver • • • • • bruk av jokertegn søkefelt i skjermbildet avanserte søk etter saker og journalposter forhåndsdefinerte søk fritekstsøk
2.1 Generelt om gjenfinning
EDB Sak og Arkiv har mange muligheter for å finne fram til informasjon i systemet. Du kan søke etter saker eller journalposter eller gjøre fritekstsøk i dokumenter; det finnes søk som er
forhåndsdefinert
og
avanserte
søk hvor du må skrive inn søkekriterier, som for eksempel navnet på en person eller en tidsperiode. Hvis du er usikker på hvordan et navn staves kan du erstatte deler av navnet med jokertegn. Dersom du kjenner nummeret på saken du søker kan du skrive det inn i feltene Søk i saksnummer (år/nr.) til høyre i banneret.
2.1.1 Jokertegn
Et
jokertegn
er et tegn som kan brukes i et søkekriterium når du ikke vet den fullstendige søkeverdien. Jokertegnet kan leses som ”
Null eller flere vilkårlige tegn
”. Du kan bruke stjerne som jokertegn. Hvis du søker i navneregisteret og skriver etternavnet som
*sen
får du treff på alle navn av type
Hansen
,
Olsen
,
Persen
. Angir du
Han*
som søkekriterium, får du treff både på
Hansen
,
Hanssen
,
Hanson
og
Hansson
, men også på
Hanevold
og
Handal
, om disse navnene finnes i registeret.
*an*
gir treff på alle navn som inneholder
an
, først, sist eller midt i navnet. Jokertegn kan hjelpe deg å søke opp informasjon når du ikke kjenner den eksakte verdien, men kan lett gi mange treff som ikke er relevante.
2.1.2 Søkefelt i andre bannerlinje
Valgknappene
Saker
,
Journalposter
og
Fristekstsøk
angir hvor du vil søke. Skriv inn stikkord i feltet under knappene og klikk på nederste del av bildet. Knappen Fritekstsøk vises bare hvis din organisasjon har installert modulen Intellisearch. . De aktuelle treffene vises i Velger du
Avansert søk
åpnes et eget vindu med de avanserte søkekriteriene. Hvilke redigeringsfelt som vises er definert av søket, og veksler fra det ene søket til det andre. Disse funksjonene blir beskrevet nærmere nedenfor. Dersom du kjenner nummeret på saken du søker kan du skrive det inn i feltene
Søk i saksnummer
til høyre i banneret.
2.2 Søke etter saker eller journalposter
I menyen til venstre i skjermbildet finner du
Søk etter saker
og
Søk etter journalposter
. Framgangsmåten for å søke er den samme for begge. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
30
Gjenfinning
Når du for eksempel klikker på
Søk etter saker
vises øverst
Avansert søk
, og så listen med forhåndsdefinerte søk. Hvert av disse henter et utvalg av saker i arkivet, etter ulike kriterier. Begge har underliggende valg som normalt er bestemt (av EDB Sak og Arkiv administrator) for din organisasjon, men som kan tilpasses av den enkelte bruker ved hjelp av Windows-klienten. Listen over forhåndsdefinerte søk kan være tilpasset de typiske oppgavene i organisasjonen, og kan variere fra én organisasjonsenhet til en annen. Nederst i listen finner du
Flere søk
, som viser alle søk som er forhåndsdefinert i din organisasjon. (Mer om dette i slutten av kapitlet.) Ved hjelp av Windows-klienten eller EDB Sak og Arkiv Administrator kan den enkelte bruker velge ut hvilke søk som skal vises i listen. Når du klikker på et av valgene kommer det opp en liste med de relevante sakene eller journalpostene. Noen søk ber om parametere før de utføres, for eksempel søket
Byggesaker gitt adresse
, hvor du må skrive inn eiendommens adresse.
2.3 Avansert søk
Hvis ingen av de forhåndsdefinerte søkene passer, eller de er så upresise at resultatlisten blir for lang, kan du velge
Avansert søk
øverst i listen, og spesifisere
dine egne søkekrav. Se søkebilder i Kapittel 2.3.1 og 2.3.2.
Vilkårlige felt kan være blanke, så lenge minst ett av dem har verdi. Som regel fyller du inn flere av søkefeltene, og da må
alle
disse verdiene finnes i en sak (for eksempel) om den skal være med i resultatet. Hvis du f.eks. vil søke etter saker uansett hvem som er saksbehandler, må du blanke ut feltet
Saksbehandler
. For en del av redigeringsfeltene kan du klikke lupe-knappen for å hente verdier fra relevante hjelperegistre, f.eks.
Saksbehandler
-registeret. Klikker du lupe-knappen til høyre for
Saksbehandler
-redigeringsfeltet, får du opp et nytt vindu der du kan søke. Fyller du inn
Navn A*
i
Initialer
feltet før du klikker -feltet og klikker
Søk Søk
, får du fram alle saksbehandlere hvis initialer starter med A. Alternativt kan du skrive hele eller deler av navnet i . I dette eksemplet er begge felt blanke
:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Gjenfinning
31 I trefflisten må du velge hvilket innslag som er det du ønsker ved å klikke i
Velg
kolonnen for ett av innslagene, før du klikker
OK
for å gå tilbake til videre spesifikasjon av søket. Hvis du søker på lignende måte etter en organisasjonsenhet får du opp en liste med underliggende enheter til enheten spesifisert i redigeringsfeltet. Hvis feltet var tomt, vises alle avdelingene på toppnivå. I søkevinduet kan du klikke på et av innslagene under
Enhetsforkortelse
for å vise underliggende enheter. Etter klikking på avdelingen DRI/TEKN får, vises denne avdelingens enheter DIR og SAKSARK For å gå opp til et høyere nivå kan du klikke forkortelsen etter av navnet, med jokertegn om nødvendig, i feltet
Du står her Organisatorisk enhet
. . Som alternativ til å flytte deg oppover eller nedover i hierarkiet, kan du skrive inn en del Som for søk i saksbehandler-registeret må du også her velge et av treffene før du klikker
OK
. Hvis du ikke velger en enhet, blir den gamle søkeverdien stående i feltet. Andre søkefelt har nedtrekkslister der innholdet hentes fra hjelperegistre som angir alle tillatte verdier. Innholdet i registrene er tilpasset din organisasjon, og kan derfor avvike fra eksemplene her. For feltet
Status
kan listen se ut som dette: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
32
Gjenfinning
Legg merke til at du i alle nedtrekkslistene også kan velge blank for å angi at det ikke skal tas hensyn til dette feltet i søket.
2.3.1 Avansert søk (Sak)
I arbeidsområdet vises et søkeskjema der du kan angi verdier som må finnes i de tilsvarende feltene i sakene som skal vises i trefflisten. Eksemplet nedenfor er for søk på sak. Legg merke til at feltene
Saksbehandler
og
Org.enhet
er forhåndsutfylt med dine initialer og din enhet, og at tidsintervallet er satt til én måned. I
Søkeord
kan du spesifisere ord som må finnes i enten
Sakstittel
,
Merknadd
eller
Part i saken
. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. I
Saksart
og
Sakstype
kan du velge fra en nedtrekksliste. I
Status
og
Gradering
kan du velge fra en nedtrekksliste.
Fra dato
og
Til dato
er automatisk fylt inn og dekker foregående måned. Du kan skrive inn andre datoer, eller klikke kalender-knappen og velge derfra. Under
Arkivkode
kan du velge
Type
og
Verdi
.
Obsdato fra
og
Obsdato til
er oppfølgningsdatoer som saksbehandler eller leder selv har lagt inn, for å fortsette behandlingen av saken på en bestemt dato.
Saksbehandler
registeret.
er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller klikke lupe-knappen for å søke i saksbehandler Du kan hake av for om du vil ha med
historiske navn
i søket.
Org. enhet
er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i
Saksbehandler
-feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved å
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Gjenfinning
33 klikke lupe-knappen. Hvis du ikke har slettet verdien i
Saksbehandler
er det sjelden meningsfylt å velge en annen organisasjonsenhet enn den hvor saksbehandleren hører til, og som blir fylt inn automatisk ved søk i hjelperegisteret. Du kan hake av for om du vil ha med underliggende og/eller historiske org.enheter i søket. Under
Sakspart
i
Etternavn/firma
skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere
Fornavn
. Under
Tilleggsinformasjon
kan du velge
Info.type
fra en nedtrekksliste. I
Tilleggsinfo.
skriver du inn stikkord som er relevante for det du vil finne.
Sortering
, som kan settes til rekkefølgen.
Nyeste først
(standardverdi) eller
Eldste først
, har ingen betydning for hvilke journalposter som velges ut, kun for presentasjons Klikk
Nullstill
hvis du ønsker å starte med blanke felt.
2.3.2 Avansert søk (Journalpost)
I feltet
Søkeord
kan du spesifisere ord som må finnes i enten
Innhold
,
Merknad
eller
enheten
,
avsender
eller
mottaker
. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet.
Journaltype
velger du fra nedtrekkslisten. I
Status
kan du velge ut journalposter med en spesifisert behandlingsstatus.
Gradering
velger du fra nedtrekkslisten.
Fra dato
og
Til dato
forandre søkingen fra avgrenser søket til journalposter innenfor en gitt tidsperiode. Feltene blir automatisk satt til å omfatte alle poster én måned bakover i tid fra dagens dato. Dette vil ofte være en passende standardverdi, men du kan endre begge datoene fritt. Standardverdien er å søke på datoen da journalposten ble registrert, men hvis du søker etter poster der det kan ha gått lang tid fra datering til registering, kan du
Registrert
til
Datert
ved å klikke valgknappen.
Saksnr (År/nr)
har to delfelt som begge må være fylt ut om det skal tas i betraktning. I
Dok. kategori
kan du velge ut journalposter der dokumentet er av en gitt type, f.eks. FAKTURA eller VEDTAK. Alternativene i nedtrekkslisten er alle kategorier definert for din organisasjon. EDB Sak og Arkiv leveres med et sett standard © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
34
Gjenfinning
kategorier, men din EDB Sak og Arkiv administrator kan legge til eller fjerne alternativer etter organisasjonens behov. Hvis du haker av
Med vedlegg
vil du finne også journalposter der vedlegget har angitt dokumentkategori.
Saksbehandler
registeret.
er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller klikke lupe-knappen for å søke i saksbehandler Du kan hake av for om du vil ha med
Behandlingsansvarlig
og
historiske navn
i søket.
Org. enhet
er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler-feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved å klikke lupe-knappen. Hvis du ikke har slettet verdien i Saksbehandler er det sjelden meningsfylt å velge en annen organisasjonsenhet enn den hvor saksbehandleren hører til, og som blir fylt inn automatisk ved søk i hjelperegisteret. Du kan hake av for om du vil ha med underliggende og/eller historiske org.enheter i søket. Under
Ekstern avsender/mottaker
i
Etternavn/firma
skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere
Fornavn
.
Info.type
og
Tilleggsinfo.
Tilleggsinfo.
kan brukes for å velge ut journalposter etter kriterier tilpasset av din organisasjon. ESA administrator kan definere et sett verdi-navn som kan brukes for verdier som ikke passer inn i standardfeltene, f.eks. registreringsnummer for bil, personnummer, blodtype eller vilkårlig annen verdi av betydning for saksbehandlingen. En viktig anvendelse av slik informasjon er for søking. Informasjonstypen velges fra nedtrekkslisten, verdien angis i feltet Hvis en verdi er spesifisert, må verdien finnes eksakt i journalposten (med unntak av forskjeller i store/små bokstaver, og om du har brukt jokertegn) om den skal bli med i resultatet.
Sortering
, som kan settes til rekkefølgen.
Nyeste først
(standardverdi) eller
Eldste først
, har ingen betydning for hvilke journalposter som velges ut, kun for presentasjons Klikk
Nullstill
hvis du ønsker å starte med blanke felt. Når du klikker som i journalpostlisten for en sak. Hvis trefflisten er lang, er den ordnet med 15 pr. side: får du opp en liste med treff. Informasjonen er den samme
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Gjenfinning
35 Søkeskjemaet blir stående med de verdiene du spesifiserte. Hvis listen ikke inneholder de postene du var på jakt etter, kan du endre kriteriene slik at du får flere (eller andre) treff i et nytt søk. Var listen så lang at det er vanskelig å finne den posten du ønsket, kan du innsnevre søket ved å spesifisere flere av søkefeltene, evt. innsnevre datoområdet, og søke på nytt.
2.4 Forhåndsdefinerte søk
Et typisk eksempel på et forhåndsdefinert søk kan for eksempel være
Nye saker
eller
Egne journalposter
webklienten. .
Definisjon og lagring av forhåndsdefinerte søk må gjøres i Windows-klienten. Disse søkene kan angi mer detaljerte kriterier og teste andre felt enn det som kan spesifiseres i webklienten. Alle søk kan likevel utføres fra
2.5 Flere søk
Siste valg under nedenfor er fra
Søk etter saker
og
Søk etter journalposter Søk etter journalposter
. er
Flere søk
. Her får du presentert samtlige søk som er forhåndsdefinert i din organisasjon. Eksemplet © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
36
Gjenfinning
Klikk på ønsket søk, og resultatet vises i arbeidsområdet. Banneret over listen forteller hvilket søk som ble utført: Hvis listen har mer enn 15 innslag, fordeles den over flere sider. Du blar ved å klikke
Første/Forrige
, sidetallet eller
Neste
/
Siste.
Sorteringsorden i resultatlisten er spesifisert i definisjonen av søket. F.eks. kan sakene være sortert på fallende saksnummer (dvs. nyeste øverst), etter fristdato eller etter avdeling.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
37
3 Arbeide med saker
EDB Sak og Arkiv er utviklet for å gjøre organisasjonens behandling av saker enklere, bedre og mer effektiv. En sak kan være en søknad som behandles, en handlingsplan eller andre spørsmål som organisasjonen håndterer. Til en sak kan det knyttes journalposter og dokumenter. I dette kapitlet får du • • • • lære hvordan du skaffer deg oversikt over registrerte saker en innføring i ulike arter og typer saker vite hvordan du registrerer og oppdaterer saksdetaljer en innføring i funksjonen saksgang Hvilke brukere som har tilgang til å opprette saker er definert av EDB Sak og Arkiv administrator. Når en sak er opprettet kan nye journalpostregistreringer og tekstdokumenter registreres i saken.
3.1 Oversikt over saker
Når du velger en sak viser menyen til venstre i EDB Sak og Arkiv-bildet en liste over elementer som inngår i saken. Når du velger en av dem åpnes et vindu hvor du kan se/angi relevant informasjon.
3.2 Registrere en ny sak
I mange organisasjoner må nye saker registreres av en arkivar; saksbehandlere har ikke tilgang til å registrere nye saker. Andre steder kan
noen
, men ikke alle saksbehandlerne registrere ny saker. Det er også mulig å gi alle saksbehandlere anledning til å registrere saker. EDB Sak og Arkiv administrator definerer tilgang til funksjoner i brukerprofiler, og hver bruker av systemet knyttes til én profil. Dette underkapittelet forutsetter at du har tilgang til å opprette nye saker. Du kan registrere en ny sak enten ved å velge
Ny sak
i menyen til venstre, eller ta utgangspunkt i en sak som ligner på den du skal registrere. • Hvis den nye saken ligner mye på en sak som allerede er registrert, kan du ta en kopi av saksdetaljene i den gamle saken. Når du viser sakssammendraget eller saksdetaljene, finner du til høyre i overskriften i arbeidsområdet nedtrekkslisten
Velg aktivitet
. Her velger du endres før du lagrer saken.
Lag kopi
. Du får da laget en kopi av den eksisterende saken, men uten de dokumenter som er knyttet til den gamle saken. Saksart, sakstype, ansvarlig saksbehandler, tilgangsbegrensinger og lignende detaljer vil være de samme. Også sakstittel vil være kopiert, men både denne og andre detaljer kan © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
38
Arbeide med saker
• Avviker den nye saken så mye fra andre saker at de fleste detaljene likevel må endres, klikker du
Ny sak
i venstremenyen, og får opp et skjema for å spesifisere alle detaljer: Det er nå du bestemmer hva slags sak den nye saken skal være. Nedtrekkslisten for feltet
Saksart
angir mulige valg, for eksempel standard sak (STD) eller byggesak (BYG).
Saksart og sakstype
I EDB Sak og Arkiv finner du
saksarter
og s
akstyper
. Dette er gjort for å • • • kunne skille mellom behandling av ulike typer saker kunne bruke funksjonene for saksgang registrere informasjon spesielt for hver saksart Som regel velger du saksart når du registrerer en ny sak. For hver saksart finnes det en eller flere sakstyper, som bestemmer hvilken saksgang som gjelder for den aktuelle saken. Saksgangen bestemmer hvilke aktiviteter som må utføres for å nå definerte milepæler i saksbehandlingen. Når alle milepæler er nådd, er saken ferdig behandlet. Saksart kan endres på et senere tidspunkt fra STD til en av de andre artene. Hvis du ikke vet hvilken art en sak skal ha, velger du derfor STD i utgangspunktet. Både saksart og sakstype velges fra nedtrekkslister. Saksart-alternativene avhenger av hvilke moduler i EDB Sak og Arkiv din organisasjon har anskaffet. For Sakstype leveres en del standardtyper med systemet, men EDB Sak og Arkiv administrator kan
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
39 definere nye typer som er spesielt tilpasset din organisasjon. Sakstyper for de forskjellige saksarter omtales i beskrivelsen av arbeide med dem. Standard
saksarter
i EDB Sak og Arkiv Web er: • • • •
STD
for standardsaker. Sakstype er STD – Ordinær sak.
BYG
for byggesaker. Dette er en tilleggsmodul i EDB Sak og Arkiv.
PLN
for plansaker. Dette er en tilleggsmodul i EDB Sak og Arkiv.
DEL
for delingssaker. Dette er en tilleggsmodul i EDB Sak og Arkiv. Andre saksarter må
opprettes
i Windows-klienten, men kan leses og modifiseres gjennom webklienten. Hak av for
Gebyr betalt
dersom det er aktuelt i saken.
Sakstittel
Her gir du en mest mulig beskrivende tekst for saken du registrerer. Tittel består av 2 felt/linjer– det må være registrert noe i felt/linje 1 for at du skal kunne lagre saken. Tittelen brukes i overskrifter, saksoversikter osv. Hvert felt/linje kan inneholde opp til 127 tegn. For graderte saker kan felt/linje 2 i tittel skjermes. I Noark-4 kan felt/linje 2 i tittel skjermes ved å gå klikke
Endre gradering
og hake av for
Sakstittel, linje 2
under
Felt som skal skjermes.
Du bør derfor bruke felt/linje 2 til den sensitive delen av beskrivelsen for en gradert sak.
Merknad
Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne saken. Merknad benyttes til en kortfattet vurdering av saken, og kan bestå av inntil 255 tegn, og den vises på en del rapporter. I Noark-4 anses dette feltet å være en arkivmerknad. Legg merke til at det også kan legges inn én eller flere
kommentarer
(«gule lapper») til en sak. Dette behandles nedenfor.
Tilgangsgruppe
Den tilgangsgruppe (ofte forkortet til
gruppe
) som er satt for en sak bestemmer sammen med påførte interne avsendere og mottakere hvem som har adgang til å lese sakens dokumenter. Feltet er i utgangspunktet fylt ut med primærgruppen til saksbehandleren for saken, men du kan endre gruppe fra nedtrekkslisten. Er saken gradert, er det kun medlemmer av valgt gruppe som også er klarert for valgte tilgangskode, som har fullt innsyn i saken.
Org.enhet
Organisasjonsenhet settes i utgangspunktet til saksansvarliges plassering i organisasjonen, men du kan forandre den ved å skrive inn en enhetsforkortelse (som må være gyldig) i redigeringsfeltet, eller du kan klikke lupe-knappen for å søke i hjelperegisteret, slik det er beskrevet ovenfor for
Egendefinerte søk
. Husk at du må eksplisitt velge en organisasjonsenhet før du klikker
OK
, også om listen der du står har bare ett eneste innslag.
Saksansvarlig
Du kan skrive inn initialene til saksansvarlige, eller klikke lupe-knappen for å søke i saksbehandlerregisteret, som beskrevet ovenfor for
Egendefinerte søk
enheten, men du kan velge eksplisitt å søke i hele organisasjonen. . Hvis det allerede er angitt en organisasjonsenhet vil du i utgangspunktet søke kun i denne © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
40
Arbeide med saker
Hvis du endrer saksansvarlig, vil
Org.enhet
oppdateres med verdiene for den nye saksbehandleren.
Status
Tilgang til forskjellige statuskoder styres av EDB Sak og Arkiv administrator, og alternativene avhenger av arkivtype. For Noark-4 er følgende verdier definert:
Registreringsdato
Fylles automatisk inn med dagens dato da saken ble registrert, men kan endres.
Obsdato
En oppfølgningsdato som saksbehandler eller leder selv har lagt inn, for å fortsette behandlingen av saken på en bestemt dato. Hvis du har glemt å fylle ut et obligatorisk felt, får du en feilmelding når du klikker
Lagre sak
. Da må du fylle ut det obligatoriske feltet før du klikker
Lagre sak
på nytt. Når detaljene lagres, tildeler EDB Sak og Arkiv et saksnummer.
Journalenhet
,
Arkivdel
og
Arkivkoder
blir beskrevet i Kapittel 3.7.
3.3 Informasjon om en sak
Når du finner den saken du søkte etter i en treffliste, klikker du på saken i listen, og får opp et sammendrag av denne saken i arbeidsområdet: Venstremenyen endres slik at den passer til de arbeidsoppgaver du normalt gjør tilknyttet en sak. Noen saksarter har flere innslag i venstremenyen, med oppgaver spesielle for saksarten.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
41 Informasjon du henter fra serveren, f.eks. en liste over saker, er korrekt og fullstendig på det tidspunkt den hentes. Hvis det er gått lang tid fra du hentet opp en sak til du eventuelt skal endre noe i den, bør du klikke på for å få med oppdateringer dine kolleger kan ha gjort i mellomtiden.
3.4 Registrere og endre saksdetaljer
Når du velger en sak, vises et sakssammendrag med overordnet informasjon: Sakstittel, saksbehandler, status for saken, parter i saken, og en liste over journalposter registrert i saken. I venstremenyen i saksbildet kan du velge ulike kategorier av detaljopplysninger: • • • • • • • • • • saksdetaljer, dvs. detaljer om behandlingen av saken parter i saken arkivkoder kommentarer referanser tilleggsinformasjon utvalgsbehandling ref.(ereres) i utvalg oppgaver milepæler Hvilke kategorier som er relevant for en sak avhenger av saksart og sakstype (se nedenfor). Når du velger en kategori, får du presentert de opplysningene som i øyeblikket er registrert om saken på en form egnet til visning. For å endre opplysningene klikker du den relevante knappen, f.eks. , som åpner et registreringsskjema for de nye dataene.
3.5 Saksdetaljer
Alle detaljbilder utenom Saksdetaljer har et gult toppbanner som viser sakens tittel, status og saksansvar, samt knappen som tar deg direkte til registreringsskjemaet for saksdetaljer. Dette bildet viser detaljer om saksbehandlingen Klikker du , vises den samme informasjonen i et redigeringsskjema der du kan tilføye eller endre opplysninger: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
42
Arbeide med saker
3.5.1 Gradering
Klikker du for saken: , utvides vinduet med et skjema for å angi graderingsnivået Hvis en sak er gradert og du ikke har full tilgang til registreringen, vil innholdet av en del felt være skjermet, dvs. innholdet erstattet med stjerner. Hvilke felt som er skjermet, avhenger av hvilke avhakninger du gjør her. I den offentlige journalen kommer disse opplysningene ikke med.
Merk:
Hvis du haker av for Merknad uten å registrere noe merknad før du klikker Lagre, mistes informasjonen om ønsket ditt siden valget er knyttet til selve merknaden i arkivet. Tilsvarende gjelder for Objektkode.
Velg gradering
I nedtrekkslisten kan du velge en hjemmel for graderingen. Verdiene hentes fra et hjelperegister som kan oppdateres av EDB Sak og Arkiv administrator. Typiske alternativer er:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
43 Legg merke til forskjellen mellom blank verdi, dvs. ikke spesifisert, og Ugradert, som er et spesifisert graderingsnivå. Når du velger en gradering, fylles de neste fire feltene ut med standardverdier for denne graderingen, men du kan senere modifisere dem.
Hjemmel
Henviser som regel til en eller flere paragrafer i lov eller forskrift. Hvis du endrer denne, vil det som oftest være ved å tilføye ekstra informasjon eller henvisning.
Graderingskode
Kan om nødvendig endres etter at du har valgt en gradering (se ovenfor) ved å velge i nedtrekkslisten. Alternativene har utgangspunkt i offentlighetsloven, levert med oppsett definert av Noark-4, men normal tilpasset din organisasjon. Det første ordet, forkortelsen, eller tallet identifiserer graderingskoden, og definerer hvilket klareringsnivå en bruker må ha for å få tilgang til opplysninger i saken.
Felt som skal skjermes
I Noark-4 kan du velge å skjerme felt.
Alle-
og
Ingen
felt som kan skjermes.
noen
felt, men tillate at andre blir vist. I utskrifter og lister vil skjermede felt bli vist som stjerner. Du kan velge å skjerme bare enkelte -knappene er snarveier for å sette eller fjerne avkryssing for alle
Avgraderingskode
Avgraderingskoden styrer hva som skal skje når avgraderingsdato er nådd, og velges fra alternativene i nedtrekkslisten. Standardverdi avhenger av valgt gradering, men kan endres dersom den ikke passer. Administrator kan definere nye avgraderingskoder, men i offentlig saksbehandling benyttes som regel de forhåndsdefinerte kodene:
Avgrader dato
Blir satt inn automatisk der hjemmelen definerer en automatisk avgradering, f.eks. 30 eller 60 år fra dags dato. Under særlige forhold som betinger en annen avgraderingstid, eller hvis tiden begynner å løpe fra annet enn dags dato, kan du skrive inn den korrekte avgraderingsdatoen direkte i redigeringsfeltet eller klikke kalenderknappen og velge dato i kalenderen. Når en sak er gradert, blir sakssammendraget merket med et «stempel»: Når alt er fylt ut klikker du
Lagre
. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
44
Arbeide med saker
3.6 Parter i saken
Klikker du
Parter
i venstremenyen, får du opp en oversikt over registrerte parter i saken: Klikker du om en ny part i saken: får du opp registreringsskjema der du kan fylle inn detaljer
Kortnavn
I adresseregisteret kan det være registrert et
kortnavn.
Hvis du kjenner kortnavnet kan du skrive det direkte inn i det første feltet i skjemaet og klikke . Alle registrerte detaljer om denne adressaten hentes da fra registeret og fylles automatisk inn i skjemaet. Dette vil være raskere enn å søke fram navnet i adresseregisteret. Privatpersoner vil ofte være parter i en enkelt eller noen få saker. Navn, adresse og andre detaljer kan fylles direkte inn i skjemaet. Firmaer, offentlige institusjoner og offentlige organer kan være part i et stort antall saker, og for å slippe å skrive inn alle detaljer hver gang, kan de legges inn i et adresseregister. Du kan søke i registeret ved å klikke adressat tilbake. rett over bildet. Herfra kan du hente inn mange parter under ett. Du kan også klikke på lupe-knappen ved siden av kortnavnfeltet for å søke i adresseregisteret, men får da kun med deg én
Postnummer:
Hvis du ikke kjenner postnummer til adressatens poststed, kan du klikke lupe-knappen til høyre for
Poststed
-feltet, og får da opp en dialogboks der du
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
45 kan søke i postnummer-registeret. Hvis poststedet har flere postnummer, vises alle, og du velger ett av dem. I denne dialogboksen kan du også skrive inn postnummeret for å slå opp navnet på poststedet. Du kan bruke dette f.eks. hvis du er usikker på skrivemåten eller på om riktig navn på poststedet er brukt, eller for å spare skriving av lange navn.
Rolle
En part har ofte en formell
rolle
i saken:
Høringsinstans
,
Tiltakshaver
,
Ansvarlig søker
… Du kan angi hvilken rolle hver enkelt part har fra nedtrekkslisten. EDB Sak og Arkiv leveres med en rekke forhåndsdefinerte roller. Tilleggsmoduler kan definere roller særskilt tilpasset modulens oppgaver, f.eks. legger byggesakemodulen inn roller som
Nabo
,
Ansvarlig prosjekterende
med flere. Din EDB Sak og Arkiv administrator kan legge inn nye roller som passer til din organisasjon. Nedtrekkslisten kan se slik ut:
Funksjon
I dette feltet kan du fylle inn en vilkårlig beskrivelse av hvilken funksjon denne parten har i saken, gjerne som en videre detaljering av rolle-feltet, f.eks. nabo, eiendom 13/25.
Skjermet
Avkryssingsboksen er bare relevant hvis saken er gradert, og du vil skjerme enkelte parter. Dersom du for alternativet
Parter i saken
har valgt
Noen
, vil de parter som er avhaket som
Skjermet
ikke vises i lister og oversikter; navnet er erstattet av stjerner. Klikk
Ny par
t hvis du vil registrere/endre enda en part i saken før du lagrer. Klikk
OK
når du er ferdig med å registrere. Huske at endringene ikke blir lagret før du trykker
Lagre
.
3.6.1 Sletting og endring
Hvis du har tatt med et navn som ikke skulle vært på listen, kan du klikke å fjerne det. Er det feil eller mangler i registreringen, kan du klikke åpner samme skjemaet som for registrering av nye parter, men med feltene forhåndsinnfylt med nåværende verdier. , som for
3.6.2 Adresseregisteret
I en stor organisasjon kan registeret ha hundrevis av innslag, og du kan spesifisere et utvalg med bruk av jokertegn. Her er det søkt på etternavn som starter med han* (stjernen er jokertegn): © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
46
Arbeide med saker
I nedtrekkslisten
Adressegruppe
kan du velge en av gruppene som er registrert i din organisasjon. Du kan hake av
flere
parter før du klikker OK. Etter at du har klikket og alle tilgjengelige detaljer blir presentert nedenfor listen:
OK
vises alle registrerte parter i saken. Vil du se på detaljer om en av partene kan du klikke navnet,
3.7 Arkivkoder
Klikk
Arkivkoder
i venstremenyen for å hente og redigere detaljer om hvordan saken arkiveres: Klikker du åpnes et skjema der du kan legge til eller endre arkivkoder. I dette skjemaet angir du også andre valg knyttet til arkiveringen:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
47
Journalenhet
Angir hvilke journalførende enhet som har opprettet saken. Dette feltet vises bare hvis din organisasjon benytter journalenheter.
Arkivdel
Angir plassering av saken innenfor organisasjonens arkiv.
Arkiveres på papir
Angir om sakens dokumenter skal arkiveres på papir og avleveres arkivdepot som papir. Om dokumentene kan arkiveres på papir eller ikke er avhengig av arkivdel. Selv om det er haket av for
På papir
kan hele eller deler av saken ligge som elektronisk kopi.
Type
Feltet benyttes for å angi prinsipp kun informasjon. for ordning av arkivmateriale (ordningsprinsipp). Alle saker i samme arkivdel har samme type i linje 1 (primært ordningsprinsipp). Linje 2 er enten videre inndeling innen linje 1 (K-kodesystemet fra Kommuneforlaget som brukes i mange kommuner består av en til tre koder), eller
Eksempel for emnearkiv basert på K-koder:
FE – fellesklasse FA – fagklasse TI – tilleggskode Tilleggskoden kan også brukes på journalpostene og kan da variere fra journalpost til journalpost.
Eksempel på emnearkiv basert på desimalkoder (f.eks. Statens arkivnøkkel):
A1 – arkivkode
Eksempel for objektbasert arkiv:
FNR – fødselsnummer GBR – gårds- og bruksnummer NAVN – etternavn fornavn Aktuell verdi for feltet kan hentes fra nedtrekkslisten i feltet.
Verdi
Feltet benyttes for å angi verdi (ordningsverdi) som er tillatt innenfor valgt type (ordningsprinsipp). Alle saker med samme type og verdi ligger i samlet papirarkivet sortert på saksnummer.
Eksempel for emnearkiv basert på K-koder:
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
48
Arbeide med saker
3.8
FE – 076
Eksempel for objektbasert arkiv:
GBR – 21/440 For å søke i hjelperegisteret for verdier (ordningsverdier) klikker du på ikonet bak feltet. Du kommer da inn i et bilde hvor du kan søke på feltene
Type
,
Verdi
og
Stikkord
. Det kan legges inn mange stikkord for en verdi for å lette søk etter korrekt arkivkode. Objektbaserte arkiv tillater ofte at man kan legge inn verdier som ikke er forhåndsregistrert.
Nye objekter
Normalt kan du kun velge emnekoder som er forhåndsregistrert i systemet. Objektkodene, derimot, er ofte ikke forhåndsregistrert og du kan da legge inn nye koder. Hvis oppsettet for valgt type angir at disse skal legges til i arkivkoderegisteret, er det antagelig satt krav til at beskrivelse må angis for den nye koden. Da må feltet helt til høyre (beskrivelsesfeltet) fylles ut. Evt. beskrivelse registrert her blir ignorert hvis koden finnes i registeret. Ellers blir den angitte beskrivelsen registrert på saken.
Skjermet
Dersom arkivkoden skal skjermes, haker du av her. Det er bare objektkode som kan skjermes.
Kassasjon
Angir kode for hva som skal skje når kassasjonsdato er nådd.
Bev.tid
Angir bevaringstid. Bevaringstid er antall år saken skal bevares før kassasjon eller annen aksjon i henhold til kassasjonskoden skal foretas.
Kass.dato
Angir kassasjonsdato. Når saken avsluttes vil feltet oppdateres med dato hentes fra siste journaldato pluss antall år angitt i bevaringstid. Når du har registrert de nødvendige opplysningene klikker du
OK
for å komme tilbake til bildet for
Arkivkoder
. Klikk deretter
Lagre
for å lagre endringene du har gjort.
Kommentarer
Saksbehandler kan legge inn en eller flere kommentarer til en sak. Kommentarer er som «gule lapper». Hvis disse ikke skal være åpne for alle med innsyn i saken, kan du sette på tilgangskode og gruppe på kommentarene. I Noark-4 regnes disse kommentarene som saksbehandlermerknader. Kommentarer ligner Merknader 2000 tegn.
-
feltet i
Saksdetaljer
, men blir ikke tatt med i rapporter og annen presentasjon av saksinformasjon. En sak har bare ett generelt merknads-felt, men kan ha en rekke kommentarer. En kommentar kan være på opptil Du legger til en kommentar ved å klikke
Kommentarer
i venstremenyen.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
49 Hvis det er lagt inn flere kommentarer, vises disse som en liste med saksbehandlers initialer og dato da de ble lagt inn. Klikker du et av innslagene i kommentarlisten, hentes denne kommentaren fram og vises nedenfor listen: Klikker du eller , erstattes framvising av teksten med et redigeringsfelt der du kan endre teksten eller legge til en ny tekst. Du kan legge inn flere kommentarer fortløpende ved å klikke før du skriver inn den neste kommentaren. Hvis du endrer en kommentar skrevet av en annen saksbehandler, blir du registret som forfatter av den endrede kommentaren. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
50
Arbeide med saker
Du kan velge gradering og hvilke grupper som skal ha tilgang til kommentarene fra nedtrekkslistene
Graderingskode
og
Tilgangsgruppe
.
3.9 Referanser
Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor en sak skal påføres referanser. Når du klikker vises en nedtrekksliste du kan velge fra og et fritekstfelt. Merk at det kan være satt krav til formatet på verdien som skal skrives inn i verdifeltet, f.eks. åå/nnn for referanse til annen sak. Hvis det er en eiendoms- eller planreferanse, kan du få vist denne i kartsystemet.
3.10 Tilleggsinformasjon
Tilleggsinformasjon er type/verdi-par definert av din EDB Sak og Arkiv administrator med type
Tilleggsinfo,
og tilpasset organisasjonens egne behov. De er særlig verdifulle for å søke i arkivet etter kriterier som ikke i utgangspunktet er direkte støttet av EDB Sak og Arkiv, men som er definert i organisasjonen. Det kan f.eks. være alternative identifikator/nøkkelverdier, klasseringsverdier eller henvisning til andre registreringer. Informasjonstypen angir hva slags informasjon det er snakk om, tekstfeltet inneholder verdien. Klikk
Tilleggsinformasjon
i venstremenyen for å få presentert eller for å redigere tilleggsinformasjon. Klikker du , vises allerede registrert tilleggsinformasjon med typefelt og verdi. Du kan endre verdien ved å redigere direkte i tekstfeltet, og velge type fra nedtrekkslisten. Hvis informasjonen ikke skal være tilgjengelig for alle med innsyn i saken, angir du graderingskode og tilgangs gruppe. Standardverdiene for disse to er de samme verdiene som for saken. Når du klikker vises gjeldende verdier for all registrert tilleggsinfo. Du må klikke før du forlater saken, om du vil at de nye verdiene skal bevares. Vil du fjerne informasjon, klikker du til høyre på informasjonslinjen.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
51
3.11 Utvalgsbehandling
Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor du skal lage et dokument som skal behandles eller refereres i et politisk organ, evt. behandles etter delegert fullmakt fra utvalget.
Funksjonen blir behandlet i Kapittel 4,
.
3.11.1 Produksjon av tekstdokumenter
Til et utvalgsmøte vil du ofte presentere et dokument som du kan produsere ved å klikke . Behandling av saken kan føre til et endelig vedtak, som du kan produsere ved å klikke . Selve dokumentproduksjonen blir
. Ved delegerte vedtak hopper man normalt over det første trinnet.
3.12 Ref. i utvalg
Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor en sak skal refereres i et utvalg. Når du klikker vises en nedtrekksliste over utvalg du kan velge fra.
3.13 Oppgaver
Hvis din organisasjon har installert Saksgang-modulen, kan du klikke
Oppgaver
i venstremenyen for å få en oversikt over ikke utførte oppgaver knyttet til denne saken: Via knappen oppgaven, endre frist for oppgaven eller utsette den. Knappen har samme funksjon som lenken kan du endre beskrivelsen for en oppgave, endre ansvarlig for i oppgavelisten. Du får samme visning som beskrevet under, men oppgaven vil være valgt direkte. Knappen setter oppgaven til utført (d.v.s. at den fjernes fra oppgavelisten), samt utfører den aktuelle oppgaven hvis det er knyttet automatiske funksjoner til oppgaven. Knappen har samme funksjon som lenken i oppgavelisten. Aktiviteter knyttet til saksgang for saken har i tillegg valget hvis aktiviteten ikke er aktuell for denne saken. Trykker du på knappen får du opp følgende bilde: som benyttes © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
52
Arbeide med saker
For å endre en oppgave, klikker du på aktuell oppgave i listen øverst. Dette tilsvarer å trykke knappen for en oppgave. Gjør evt. endringer og trykk på . Knappen ny oppgave. nuller ut feltene igjen slik at man kan registrere en Nye oppgaver er begrenset til oppgavetypene
For kommentar
og
Annet
. Oppgavetypen
For kommentar
gjør at man får en oppgave
Gitt kommentar
tilbake når ansvarlig for oppgaven har lagt til en kommentar i saken. Hvis du vil legge ut flere oppgaver, trykker du på eller flere. . Det siste valget kopierer innholdet i den aktuelle oppgaven over til den nye. Dette er aktuelt hvis man for eksempel ønsker å få kommentarer fra Trykk når du er ferdig med å endre / registrere oppgaven. Hvis du ikke ønsker å lagre endringene, trykker du på . Knappen sletter oppgaven. Evt. automatiske aktiviteter knyttet til oppgaven blir
ikke
utført!
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med saker
3.14 Milepæler
Milepælene i en sak lister opp de trinn en sak skal gjennom før den avsluttes. Eksemplet nedenfor viser milepælene i en plansak. 53 Når du klikker på knappen
Utført
for en milepæl, legges det ut oppgaver av typen aktivitet for alle milepæler som kan nås direkte fra den som er ferdig. Når en aktivitet kvitteres utført, settes tilhørende milepæler til
Utført
samtidig. Hvis det er knyttet dokumentmal til en milepæl kan det produseres nytt dokument (og journalpost) rett fra milepælen. Dokumentet vil da knyttes til denne. Se kapittel
Hvis det er dokument knyttet til milepælen, kan systemet settes opp slik at milepælen blir satt utført når dokumentet er ferdig. Tilleggsmodulen Statistikk benytter bl.a. milepælene når ulike statistikker skal lages.
3.15 Avslutte en sak
Når du har ferdigbehandlet en sak, skal den avsluttes. Dette gjøres vanligvis ved at saksbehandler setter status til
F
– Ferdig. Bare avsluttede saker kan avleveres til arkivdepot! Saken avsluttes ved at arkivaren setter status til
A
. Milepæler som ikke er utført får status status
A Går ut
. Når saken avsluttes, vil EDB Sak og Arkiv sjekke om det er ikke-avsluttede journalposter, og om alle dokumenter er på arkivformat hvis saken er lagret elektronisk. Hvis ikke-avsluttede journalposter finnes, må disse settes til . Når saken er avsluttet er det ikke anledning til å legge inn nye journalposter i saken. Saken må i tilfelle åpnes igjen ved å endre status til
B
– Under behandling. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
4 Arbeide med politiske saker
Saker av politisk karakter skal behandles i ett eller flere utvalg. Slike saker kalles også utvalgssaker. Som regel ønsker politikerne bare å behandle prinsipielle/større saker selv og har gitt administrasjonen fullmakt til å fatte vedtak på vegne av seg. Slike vedtak registreres som delegerte vedtak. Politikerne får oftest en oversikt over disse vedtakene på hvert møte. I dette kapitlet får du vite hvordan du • • • • kan spesifisere eller endre behandlingen kan endre rekkefølgen i en liste over behandlinger lager saksframlegg for en utvalgssak lager melding om vedtak
4.1 Utvalgsbehandling
Klikker du
Utvalgsbehandling
i venstremenyen i oversiktsbildet på sak, vises en oversikt over de utvalg denne saken har vært eller skal behandles i: 55 Under
Utvalgsbehandling
vises sakens behandlingstype, hjemmel for behandling i eventuelt lukket møte, om det er klageadgang på vedtaket som blir fattet i saken. Klikker du utvid-boksen til venstre for en behandling, vises informasjon om behandlingstype og status: Hvis en sak likevel ikke skal gjennom behandling i dette utvalget, kan du fjerne behandlingen ved å klikke . © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
56
Arbeide med politiske saker
4.2 Generelle verdier for utvalgsbehandling
Ved å klikke får du opp bildet
Behandlinger
hvor du kan legge inn nye behandlinger eller endre behandlinger.
Behandlingstype
velger du fra en nedtrekksliste:
Klageadgang
hakes av om det er klageadgang på vedtak i saken.
Lukket
hakes av hvis standardverdien for de ulike behandlingene skal være i lukket møte. Dette kan endres spesielt for hvert enkelt utvalgsmøte. Hvis behandling i lukket møte skal være standard, må du velge en lovhjemmel for lukkingen fra nedtrekkslisten
Hjemmel
:
4.3 Legge til en ny utvalgsbehandling
For en sak av en gitt art og type kan det være definert en saksgang som spesifiserer hvilke utvalg en sak skal gjennom når standard behandlingsprosedyrer følges. Hvis ikke utvalgsbehandlingen er spesifisert, eller standardprosedyrene skal fravikes, kan behandlingen spesifiseres eller endres spesielt. For en sak der utvalgsbehandling ikke er spesifisert, velger du ønsket
Utvalg
nedtrekkslisten som Administrator har definert for din organisasjon: Hvis det er ønskelig med behandling av saken på en bestemt dato, kan du fylle den inn i feltet under utvalgsnavnet, på format dd.mm.åååå. Du kan også klikke kalender knappen for å velge dato. Du kan la møtedato stå åpen. Da vil saken komme opp på
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med politiske saker
57 første mulige møte. Angir du møtedato, vil den bare oppfattes som en anbefaling. I feltet
Rekkefølge
kan du angi/endre rekkefølgen for behandling i møtet (se Kapittel
Hvis møtekalender for utvalget er lagt inn i systemet, kan du klikke lupe-knappen
Møtekalender
og velge den møtedatoen som passer best.
Status
velges fra en nedtrekksliste for å angi status for saken. Settes for en ny utvalgsbehandling til
RE – Registrert
til saksframlegget er klart og møtesekretæren kan ta over saken.
Hak av for
Lukket
hvis behandlingen skal holdes for lukkede dører. Feltet settes automatisk hvis det er haket av for lukket møte over listen.
Beh.type
angir type utvalgsbehandling, f.eks. om saken skal behandles politisk eller om den skal behandles av administrasjonen etter fullmakt fra et utvalg (delegert behandling).
Listen over alternativer defineres av administrator, og kan for eksempel inneholde følgende: •
PS
for politisk sak. Dette velges når saken er av prinsipiell betydning og skal behandles av et politisk utvalg. •
DS
for delegert sak. Dette velges når saken er av mindre prinsipiell betydning, og delegeres til avgjørelse hos rådmannen (i praksis av saksbehandler eller andre). Delegerte vedtak blir normalt referert på neste møte i utvalget som har delegert myndigheten. Angi hvilket utvalg som skal informeres om vedtaket. •
FO
for forespørsel/interpellasjon. Dette brukes for eksempel når medlemmer i et bystyre/kommunestyre retter en forespørsel til ordføreren. •
RS
for referatsak. Dette brukes for eksempel når rådmannen har referert en ny lov med konsekvenser for kommunen i kommunestyret eller hvis man vil behandle møteprotokollen fra forrige møte som egen sak.
Type sak
kan benyttes for å skille forskjellig typer saker et utvalg behandler. Listen over alternativer defineres av administrator og kan være tom. Den har ingen standardverdier.
Merk
: Dette ikke har noe å gjøre med sakstyper knyttet til saksart, men brukes bare internt i et utvalg for å skille ulike typer saker som behandles der. Det kan for eksempel være naturlig å registrere REF for referater hvis du ikke har skilt ut disse med beh.type RS og egen nummerserie.
Beh.res.
(behandlingsresultat) velges fra en nedtrekksliste som er definert av Administrator. Aktuell hjemmel skrives i tekstfeltet.
Ved.type
(vedtakstype) velges fra en nedtrekksliste som er definert av Administrator. Behandles i forbindelse med oppfølging av vedtak. I feltet til høyre angir du iverksatt-dato. Vinduet har også et tekstfelt for merknader. Når saksframlegget er gjort ferdig og er arkivert, må du sette statuskoden til møtesekretæren når denne skal sette opp sakslisten.
KL
fra det/de utvalg som skal begynne behandlingen. Først da vil saken komme fram for Hvis din organisasjon har modulen Saksgang, kan systemet settes opp slik at status KL blir satt automatisk når saksframlegget er godkjent. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
58
Arbeide med politiske saker
Verdien velges fra en nedtrekksliste som angir tillatte verdier. Denne kan endres av ESA administrator, men ofte blir standardverdiene i EDB Sak og Arkiv brukt:
4.4 Endre rekkefølgen i listen over behandlinger
Utvalgsbehandling definert av en standard saksgang er ofte bestemt av lover og regler som spesifiserer ikke bare hvilke instanser som skal involveres, men, helt eller delvis, også rekkefølgen. Behandlingene skal være ordnet etter den rekkefølgen saken skal behandles, f.eks. bygningsrådet, formannskapet og så kommunestyret. Når du føyer til en ny behandling, blir den alltid lagt sist i listen. Du kan flytte en behandling oppover og nedover i listen ved å klikke på pilene til venstre for behandlingen: Et klikk på opp-pilen bytter denne behandlingen med den ovenfor, et klikk på ned-pilen bytter den med behandlingen nedenfor. Hvis det er mange endringer i rekkefølgen kan det være like enkelt å omnummerere behandlingene ved å skrive nummeret i rekkefølgen for hver enkelt behandling, eller for de som skal flyttes. Dette er ofte aktuelt når du setter inn en ny behandling, som i utgangspunktet plasseres nederst. Du kan flytte den øverst i listen ved å skrive inn ”1” i rekkefølge-feltet. Hvis to utvalg skal behandle saken i parallell (for eksempel at begge skal avgi hver sin innstilling til formannskapet), må disse gis samme nummer. Hvis en sak skal behandles i flere runder, må du manuelt sette korrekt tall i rekkefølge-feltet på neste runde. Runde nr. 2 skal starte med rad nr. 21. Runde nr. 3 skal starte med rad nr. 41. Innenfor hver runde nummereres behandlingene automatisk.
4.5 Lage saksframlegg for en utvalgssak
Saksframlegg produseres i hovedsak på samme måte som utgående brev og notater. Velg i venstremenyen i oversiktsbildet på sak og klikk deretter til høyre i skjermbildet. Journalposten som opprettes vil ha type S – saksframlegg/møtedokument, og dokumentmal settes til S – saksframlegg. Etter
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med politiske saker
59 eventuell endring av
Innhold
(som i utgangspunktet settes lik sakstittel) og utfylling av
Merknader
, klikker du for å starte tekstbehandleren. Du kan lage flere saksframlegg, men EDB Sak og Arkiv vil benytte det du laget sist i alle behandlinger som ikke er satt på sakskartet ennå. Saker som allerede er satt på sakskartet eller er ferdigbehandlet, vil beholde sitt opprinnelige saksframlegg. Organisasjonen kan ha laget egne saksframleggmaler for bestemte saksområder. Du kan endre malen til andre maler av type saksframlegg. Saksframlegg lages normalt for saker som skal behandles politisk, men normalt ikke hvis saken skal behandles delegert. I dokumentmalen
Saksframlegg
er det satt inn markørlinjer som viser hvor du skal fylle ut saksutredning og innstilling i saken: Forslaget til vedtak skrives mellom linjene som starter med tre kolon (rød tekst). Saksutredningen skrives mellom linjene som innledes med tre punktum (blå tekst).
Merk:
Du må ikke fjerne linjene med tre kolon, tre punktum og lignende linjer. Disse tegnene skal stå først på linjen, og er koder som forteller EDB Sak og Arkiv at tekstlinjene som står mellom dem er henholdsvis innstillingen og utredningen. EDB Sak og Arkiv plukker automatisk ut denne teksten når møtesekretæren lager sakspapirer. Hvis malen kun har en linje med kolon eller punktum, tar EDB Sak og
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
60
Arbeide med politiske saker Arkiv all teksten fram til den andre koden eller til slutten av dokumentet som innstilling/utredning. Hvis du vil ha en utskrift uten disse linjene, kan du klikke knappen med et «smilefjes» for å få skrevet ut saksframlegget.
Merk:
Saksframlegget må være gjort ferdig i tekstbehandleren og arkivert i EDB Sak og Arkiv før møtesekretæren lager sakslisten. Når saksframlegget er gjort ferdig, må du endre behandlingsstatus for utvalgsbehandlingen fra
RE – registrert
til
KL - klar til behandling i utvalget
for den aktuelle behandlingen ved å velge i venstremenyen i oversiktsbildet på sak og klikk deretter skjermbildet. til høyre i Hvis din organisasjon har installert den valgfrie Saksgang-modulen, kan denne endringen være utført automatisk når du bekrefter at saksframlegget er ferdigstilt.
4.6 Lage melding om vedtak for en utvalgssak
Når saken er ferdig behandlet i de politiske utvalgene, må det lages melding om vedtak til berørte parter. Dette kan også gjøres av møtesekretæren i Windows klienten, i bildet
Etterarbeid til møte
. Vedtaket blir da flettet inn fra saksprotokollen. Hvis vedtaket skal fattes etter delegert fullmakt, lager du normalt ikke saksframlegg i saken, men skriver både utredningen og vedtaket direkte inn i dokumentet
Melding om vedtak
. Melding om vedtak produseres i hovedsak på samme måte som et utgående brev. Velg utvalgsbehandling: i venstremenyen i oversiktsbildet på sak og klikk deretter til høyre i skjermbildet. Dokumentmal blir valgt ut fra typen • • RDV – Melding om delegert vedtak RSR – Melding om politisk vedtak Valgfrie moduler kan definere andre dokumentmaler spesielle for et saksområde. Organisasjonen kan ha laget egne maler. Du kan endre malnavnet til annen mal av typen
Melding om vedtak
.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
61
5 Arbeide med journalposter
For hver forsendelse som mottas eller produseres i en sak (også for interne notater) skal det opprettes en journalpost hvor opplysninger om forsendelsen registreres. En forsendelse inneholder dokumenter som for eksempel søknads- eller svarbrev, en utredning eller et notat samt vedlegg til disse. En
sak
består av én eller flere
journalposter
med tilhørende
dokumenter
.
I dette kapitlet får du • • • vite hvordan du skaffer deg en oversikt over journalposter. en innføring i ulike arter og typer journalposter. vite hvordan du registrerer og oppdaterer opplysninger knyttet til journalposter.
5.1 Hva er en journalpost?
I EDB Sak og Arkiv registreres alle dokumenter i en journal som er en moderne elektronisk utgave av en tradisjonell postjournal – en bok der det føres inn et notat om hver postsending som sendes eller mottas. Interne notater skal også føres her. Forsendelsen er som regel et dokument, f.eks. et brev, som iblant har vedlegg. Selve dokumentet ligger
ikke
som en del av journalen – den har bare opplysninger korrekt: Avskrift av informasjon på konvolutten.
om
brevet. Du kan gjerne tenke på journalinnføringen som «konvolutten», eller mer I den moderne elektroniske utgaven svarer en journalpost til en enkelt linje, eller innføring, i den gamle postjournalen. Men fordi journalen håndteres elektronisk, er det lett å presentere et vilkårlig utvalg av innslag, f.eks. kun de som er relatert til en gitt sak. Det er også enkelt å finne journalposter etter andre kriterier, på tvers av saker, f.eks. alle utgående brev som er ferdigstilt av en saksbehandler. Det elektroniske arkivet assisterer saksbehandleren på flere måter: Når et dokument produseres i en sak vil vanligvis en journalpost bli opprettet for dokumentet i samme operasjon; det er ingen risiko for at du glemmer å journalføre dokumentet. Når du i en journalpost finner henvisning til et dokument, kan du som regel klikke på lenken for å hente det fram fra arkivet (forutsatt at du har de nødvendige rettigheter til å lese dokumentet). I en moderne journal lagres relativt mye informasjon, både om dokumentet selv, sender og mottaker, saksbehandler, nøkkelord, status, osv. En del av dette er informasjon som også finnes i dokumentene. En journalpost kan også lages før det finnes noe dokument – det kan bli produsert på et senere tidspunkt. Legg likevel merke til at en journalpost alltid hører til en sak. Via bl.a. tilleggsmodulen
Arkiv Plug-In
går det an å arkivere uten å angi sak. Saken påføres da senere, og hvis et dokument som sendes eller mottas ikke er knyttet til en eksisterende sak, må det opprettes en ny sak som dokument og journalpost hører inn under. Selv om journalposten inneholder mye informasjon er det likevel viktig å huske på at journalposten er informasjon
om
et dokument – den
er ikke
administrere dokumenthåndteringen, ikke saksinnholdet. dokumentet. All informasjon om innholdet i saken ligger i dokumentene, journalposten brukes for å © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
62
Arbeide med journalposter
5.2 Oversikt over journalposter
Når du velger en journalpost viser menyen til venstre i EDB Sak og Arkiv-bildet en liste over elementer som inngår i journalposten. Når du velger en av dem åpnes et vindu hvor du kan angi relevant informasjon. En stor del av arbeidet ditt består trolig av å følge opp journalførte dokumenter. Du svarer på brev, utarbeider saksframlegg på grunnlag av framlagt dokumentasjon eller dokumenterer vedtak som blir gjort. Du har behov for å hente fram oversikt over dokumenter ikke bare i den saken du arbeider med, men også i andre relaterte eller lignende saker.
5.3 Journalposter tilhørende en sak
Hvis du allerede arbeider med en sak, og klikker mappe-ikonet oppgavelisten (eller åpner fra saksoversikt), får du se en liste i sakssammendraget over alle journalposter som har med denne saken å gjøre. i Til denne saken er det flere typer journalposter, for eksempel én for et innkommende brev (type I), én for et utgående brev (type U). I en journalpost-liste vises viktige felt fra posten på en minimert form: Dokumentnummer, journalposttype, første innholdslinje fra journalposten, eksterne mottakere (for utgående brev), dato for registrering av journalposten, saksbehandlers initialer og organisasjonsenhet, eventuell graderingskode for journalposten, og journalpostens status. Klikker du
utvid
-boksen til venstre for en konvolutt, får du opp en liste over dokumenter som hører til denne journalposten. Lar du markøren hvile over
Detaljer
, vises type, datert, saksbehandler og gradering. Vil du se all informasjon i journalposten, klikker du
Detaljer
. Dette er beskrevet i Kapittel 5.5.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
63 Hvis du klikker tittelen under
Innhold
, vises dokumentet.
5.4 Registrere en ny journalpost
En ny journalpost beskriver ofte et nytt dokument i en allerede opprettet sak. En rekke felt i posten vil være felles med eksisterende journalposter i samme sak; andre felt gitt av den arbeidsoperasjonen du utfører. Registreringen består av tre trinn: 1.
Velge utgangspunkt og aktivitet som angir hvilke felt som skal utfylles automatisk, om dette er et svar m.m. 2.
Velge dokumentmal og type, samt hvilke journalposter dette er svar på. 3.
Fylle ut resterende felt. 4.
Lagre og produsere dokumenter.
5.4.1 Nytt dokument trinn 1: Ny journalpost (med dokument) i en sak
Når du klikker dokumentmal og type kan være fylt ut automatisk. Du kan gjøre andre valg fra nedtrekkslistene. i sakssammendraget åpnes et vindu åpnes hvor
Dokumentmal
brukes hvis det skal produseres et nytt dokument. Det leveres med en rekke dokumentmaler med EDB Sak og Arkiv, og i tillegg kan din organisasjon definere egne maler. En mal definerer et standardutseende på en dokumenttype, og vil som regel inneholde
flettekoder
for å automatisk fylle ut
verdier fra sak- og journalposter. Se Kapittel 5.4.4 for neste trinn i registreringen.
5.4.2 Nytt dokument trinn 1: Ny registrering basert på tidligere registrering
For å få fylt ut automatisk så mange felt som mulig vil du ofte bruke nedtrekkslisten
Velg aktivitet
i øverste høyre hjørne av journalpostsammendraget: De fire øverste valgene, fra
Lag foreløpig svar
til
Lag kopi
, produserer en ny journalpost på basis av den du ser på skjermen.
Lag svar
-alternativene fyller ut felt som passer for utgående brev, mens
Lag kopi
kopierer alle felt uten endringer, slik at du kan tilpasse dem til vilkårlig dokumenttype, f.eks. et internt notat. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
64
Arbeide med journalposter
Dokumentreferanser kopieres ikke – et dokument registreres bare i én journalpost. Se
Kapittel 5.4.4 for neste trinn i registreringen.
5.4.3 Nytt dokument trinn 1: Registrering i ny eller eksisterende sak
Hvis dokumentet du vil registrere ikke skal ta utgangspunkt i en eksisterende sak eller journalpost, kan du klikke fylle alt inn fra begynnelsen.
Ny journalpost
i venstremenyen for å lage en ny journalpost der du selv fyller ut alle feltene. Dette er særlig aktuelt når du registrerer det første dokumentet i en sak, og du samtidig oppretter en ny sak. Det kan også være aktuelt for dokumenter som kommer inn i saken ut over de som er vanlige for sakstypen; hvis de aller fleste feltene likevel skal endres kan det være like enkelt å Hvis du kjenner saksnummeret, kan du fylle det direkte ut i feltene i dette bildet og klikke , som bringer deg videre til utfylling av journalposten. Skal dokumentet knyttes til en eksisterende sak hvor du ikke kjenner saksnummeret, klikker du valgknappen
Søk etter sak
. Så klikker du og får opp et søkeskjema som for egendefinerte søk etter sak (som vist i forrige kapittel). Hvis søket gir ett eneste treff, går du direkte til utfylling av journalposten. Hvis det er flere treff, får du presentert en liste der du må velge ett av alternativene ved å klikke en av valgknappene helt til venstre på linjen før du klikker under listen. Hvis det er over 15 treff, vises de over flere sider. Det er ofte enklere å søke fram saken først og så velge
Nytt dokument
i saken, eventuelt lage ny sak hvis det ikke finnes noen fra før.
Merk:
Hvis du ønsker å lage en ny sak, må din EDB Sak og Arkiv administrator ha gitt deg tilgang til å opprette nye saker. Det opprettes en ny sak med et minimum av felt fylt ut; blant annet fylles det ikke ut noen arkivkode. Mange organisasjoner krever at alle saker har en arkivkode, og en forenklet saksdefinisjon uten slik kode blir ikke akseptert når du forsøker å lagre den.
Hvis dokumentet ikke hører inn under noen eksisterende sak, klikker du valgknappen
Lag sak automatisk
. Når du klikker opprettes en sak med det nødvendige minimum av felt fylt inn; sakstittel blir satt lik dokumentets tittel. Om nødvendig kan
du endre dette senere. Se Kapittel 5.4.4 for neste trinn i registreringen.
5.4.4 Nytt dokument trinn 2: Angi dokumentmal og type
Listen for
Dokumentmal
kan se slik ut:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
65 Dersom det finnes ubehandlede journalposter i saken kan du under den blir NN (nytt notat) hvis du lager svar på et mottatt notat.
Valgte
hake av for de journalposter den nye er et svar på. De journalpostene du velger vil da bli avskrevet slik at de ikke lenger står på din restanseliste. Hvis du lager et foreløpig svar vil avskrivningsmåte settes til ***. Da vil journalposten forbli på restanselisten. Lager du svar på et innkommende brev, blir avskrivningsmåten BU (brev ut), mens
Type
(journalposttype) velges etter hva slags dokument du vil journalføre. Administrator kan definere nye typer. Følgende standardtyper leveres med systemet: •
I
– inngående
: Post mottatt fra eksterne kontakter. Disse dokumentene er ofte mottatt på papir, men ved mottaket kan de være skannet inn, tilgjengelige som bilder i det elektroniske arkivet. •
U
– utgående:
Dokumenter produsert i din organisasjon, som regel tilgjengelig på elektronisk form, men ofte både utsendt og arkivert på papirform. •
N
– notat:
Notat skrevet som del av saksbehandlingen, men som normalt ikke distribueres til parter i saken. Sendes internt for intern oppfølging •
X
– internt notat:
Notat som kun skal være tilgjengelig for saksbehandlere. Kan ha interne mottakere, men er uten oppfølging. •
S
– saksframlegg/møtedokument:
Dokument knyttet til behandlingen i ulike politiske utvalg og lignende. •
PLN
– plandokument:
Knyttet til plansaksbehandling. I EDB Sak og Arkiv er det definert ulike
journalpostarter
, f.eks.
DOK
(dokument),
HNV
(henvendelse) og
BEH
(saksprotokoll). Når du oppretter en journalpost gjennom webklienten vil den være av journalpostart
DOK
. Listen over journalpost typer vist over tilhører alle denne journalpostarten. Legg merke til at journalposttypen sier hvordan dokumentet
håndteres
i saksbehandlingen – ikke om innholdet i dokumentene. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
66
Arbeide med journalposter
5.4.5 Nytt dokument trinn 3: Angi informasjon om registreringen
Klikk for å fylle resten av feltene. Hvis du oppretter en journalpost på grunnlag av en annen, vil ikke navn- og adressefeltene for ekstern avsender/mottaker vises.
Innhold
gir en kort beskrivelse av det eller de dokumenter journalposten gjelder; det kan f.eks. være ”Søknad om byggetillatelse Nyveien 25” eller ”Svar på byggesøknad”. Feltet har to linjer. I graderte dokumenter kan linje 2 skjermes.
Merknad
er et fritt tekstfelt på inntil 255 tegn som normalt benyttes for eventuelle arkiv-relaterte kommentarer.
Status
(journalstatus) er for en ny journalpost normalt satt til Sak og Arkiv:
R.
Administrator kan definere nye koder, men som regel brukes standardkodene som leveres med EDB • • • • •
R
– reservert/konsept:
Brukes for internt produserte dokumenter; startverdi for journalpoststatusen, som beholdes mens dokumentet utformes.
F
– ferdig fra saksbehandler:
Dokumentet er ferdigstilt og klart for godkjenning/ekspedering.
E
– ekspedert:
Dokumentet er ekspedert til mottakere.
J
– journalført av arkivet:
Dokumentet er journalført eller kontrollert av arkivet.
A
– avsluttet
Konsepter, dvs. utkast til dokumenter: • Et konsept registreres i journalposten med status
R
(reservert). Det er mulig å definere flere koder som «midlertidig», bl.a. setter noen kodene til konsepter).
F
og
G
som konsept for at interne ikke skal se journalposten før den er «ekspedert» (se under for tilgang
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
67 • Så lenge journalposten har en status som er klassifisert som midlertidig er den normalt kun synlig for behandlingsansvarlig (avsender), evt. medavsendere, deres ledere og arkivet. Det kan settes opp i administrator at interne mottakere og/eller medlem av tilgangsgruppen skal ha tilgang til journalpost med en gitt status (også
R
) utover de tilgangene som gjelder for «alle». • Konsepter kommer ikke med på postlisten. Du må endre status til en status som er klassifisert som ”på postlisten” for å få dem med der. Når du gjør dette oppdateres registreringsdatoen samtidig til dagens dato. Registreringsdatoen vil også oppdateres hvis status endres fra en konseptkode til en kode klassifisert som ”under arbeid”. • Merk at interne mottakere vil se journalposten så snart den ikke lenger har konsept status. I mange installasjoner betyr det at en journalpost lagt til leder for godkjenning (status
F
) vil være synlig for mottakerne og komme opp som ulest for disse. • Alle konsepter må ferdigstilles før en sak kan avsluttes.
Deres ref.
er avsenders referanse for inngående.
Adressebeskrivelse
brukes hvis det er flere eksterne adressater, og er den adressaten som vises i postlisten (f.eks. «Alle grunneiere i Lilledalen»). Denne settes inn i brevet som mottaker hvis du ikke haker av for
Flette adresser
.
Endre gradering
åpner et vindu hvor du kan endre gradering. Se Kapittel 5.6.1.
Øvrige felt
åpner denne dialogboksen med feltene Tilgangsgruppe, Svarfrist, Registreringsdato, Dokumentkategori og Dokumentlager: Elektroniske tekstdokumentene som produseres må lagres i et dokumentlager. Alle har tilgang til ett eller flere dokumentlagre (satt opp i Administrator). Ett av dem er definert som standard
Dokumentlager
lager bestemmes av administrator. for deg og brukes automatisk når du registrerer et tekstdokument hvis du ikke velger å forandre det. Standard dokument Dokumentlageret
POSTKASSE
benyttes til å overføre dokumenter mellom saksbehandlere som ikke har tilgang til samme dokumentlagre, og alle saksbehandlere må derfor ha tilgang til dokumentlageret
POSTKASSE
. I nederste del av bildet
Nytt dokument
kan du skriver inn avsendere og mottakere
for journalposten. Dette blir beskrevet i Kapittel 5.7.
5.4.6 Nytt dokument trinn 4: Lagre og produsere dokumenter
Produser dokument
lagrer journalposten og starter dokumentproduksjonen. Se
Kapittel 7 for mer informasjon.
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
68
Arbeide med journalposter
Lagre uten dokument
lagrer journalposten. Eventuelle dokumenter kan da lages senere fra
Dokumenter
i venstremenyen. Dette er bl.a. beskrevet i Kapittel 7.1,
5.5 Info om en journalpost
Når du velger en journalpost, vises et sammendrag med overordnet informasjon. I venstremenyen kan du velge ulike kategorier av detaljopplysninger: • • • • • • • journalpostdetaljer avsendere og mottakere kommentarer tilleggsinformasjon refereres i utvalg oppgaver dokumenter Hvilke kategorier som er relevant for en journalpost avhenger av dokumentmal og journalposttype. Når du velger en kategori, får du presentert de opplysningene som i øyeblikket er registrert om journalposten. For å endre opplysningene klikker du den relevante knappen, f.eks.
Ny/endre kommentar
, som åpner et registreringsskjema for de nye dataene. For å se den fullstendige journalposten eller for å behandle den, klikker du for den aktuelle posten i listen over journalposter i en sak eller søkeresultatet for søk etter en journalpost. Du får da opp følgende bilde: På tilsvarende måte som for en sak presenteres et sammendrag av journalposten på en egen side, og i venstremenyen vises en meny over de ulike gruppene informasjon som journalposten inneholder. I venstremenyen settes også inn navnet på saken som journalposten tilhører, slik at du lett kan finne de øvrige journalpostene i saken. Hvis journalposten har begrenset tilgang og du ikke har den nødvendige tilgangsrettighet til registreringen, er innholdet av en del felt erstattet med stjerner.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
69
5.6 Journalpostdetaljer
Alle detaljbilder utenom Journalpostdetaljer har et grått toppbanner som viser sakens tittel, status og saksansvar, samt knappen som tar deg direkte til registreringsskjemaet for journalpostdetaljer. Dette bildet viser detaljer om journalposten: Klikker du , vises den samme informasjonen i et redigeringsskjema der du kan tilføye eller endre opplysninger:
Type
Se beskrivelse i Kapittel 5.4.4.
Innhold
Her gir du en mest mulig beskrivende tekst for journalposten du registrerer. Tittel består av 2 felt/linjer– det må være registrert noe i felt/linje 1 for at du skal kunne lagre journalposten. Tittelen brukes i overskrifter, journalpostsoversikter osv. Hvert felt/linje kan inneholde opp til 127 tegn. For graderte journalposter kan felt/linje 2 i tittel skjermes. I Noark-4 kan felt/linje 2 i tittel skjermes ved å gå klikke
Endre gradering
og hake av for
Innhold, linje 2
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
70
Arbeide med journalposter
under
Felt som skal skjermes.
Du bør derfor bruke felt/linje 2 til den sensitive delen av beskrivelsen for en gradert journalpost.
Merknad
Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne journalposten. Merknad benyttes til en kortfattet vurdering av journalposten, og kan bestå av inntil 255 tegn, og den vises på en del rapporter. I Noark-4 anses dette feltet å være en arkivmerknad. Legg merke til at det også kan legges inn én eller flere
kommentarer
(«gule lapper») til en journalpost. Dette behandles nedenfor.
Tilgangsgruppe
Den tilgangsgruppe (ofte forkortet til nedtrekkslisten.
gruppe
) som er satt for en journalpost bestemmer sammen med påførte interne avsendere og mottakere hvem som har adgang til å lese journalpostens dokumenter. Feltet er i utgangspunktet fylt ut med primærgruppen til saksbehandleren for journalposten, men du kan endre gruppe fra Er journalposten gradert, er det kun medlemmer av valgt gruppe som også er klarert for valgte tilgangskode, som har fullt innsyn i journalposten.
Status
Tilgang til forskjellige statuskoder styres av EDB Sak og Arkiv administrator, og alternativene avhenger av arkivtype. For Noark-4 er følgende verdier definert:
Registreringsdato
Fylles automatisk inn med dagens dato da journalposten ble registrert, men kan endres.
Datert
Datoen som er påført brevet, eller poststempelet på konvolutten
Svarfrist
Dato for fristen for å svare på brevet.
Deres ref.
Avsenders referanse for inngående.
Adressebeskrivelse
Brukes hvis det er flere eksterne adressater, og er den adressaten som vises i postlisten (f.eks. «Alle grunneiere i Lilleby».)
5.6.1 Gradering
Klikker du , utvides vinduet med et skjema (innrammet) for å angi graderingsnivået for journalposten:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
71 Hvis en journalpost er gradert og du ikke har full tilgang til registreringen, vil innholdet av en del felt være skjermet, dvs. innholdet erstattet med stjerner. Hvilke felt som er skjermet, avhenger av hvilke avhakninger du gjør her. I den offentlige journalen kommer disse opplysningene ikke med.
Merk:
Hvis du haker av for Merknad uten å registrere noe merknad før du klikker Lagre, mistes informasjonen om ønsket ditt siden valget er knyttet til selve merknaden i arkivet. Tilsvarende gjelder for Objektkode.
Velg gradering
I nedtrekkslisten kan du velge en tilgangskode med hjemmel for graderingen. Verdiene hentes fra et hjelperegister som kan oppdateres av EDB Sak og Arkiv administrator. Typiske alternativer er: Legg merke til forskjellen mellom blank verdi, dvs. ikke spesifisert, og Ugradert, som er et spesifisert graderingsnivå. Når du velger en gradering, fylles de neste fire feltene ut med standardverdier for denne graderingen, men du kan senere modifisere dem. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
72
Arbeide med journalposter
Hjemmel
Henviser som regel til en eller flere paragrafer i lov eller forskrift. Hvis du endrer denne, vil det som oftest være ved å tilføye ekstra informasjon eller henvisning.
Graderingskode
Kan om nødvendig endres etter at du har valgt en gradering (se ovenfor) ved å velge i nedtrekkslisten. Alternativene har utgangspunkt i offentlighetsloven, levert med oppsett definert av Noark-4, men normal tilpasset din organisasjon. Det første ordet, forkortelsen, eller tallet identifiserer graderingskoden, og definerer hvilket klareringsnivå en bruker må ha for å få tilgang til opplysninger i journalposten.
Felt som skal skjermes
I Noark-4 kan du velge å skjerme felt.
Alle-
og
Ingen
felt som kan skjermes.
noen
felt, men tillate at andre blir vist. I utskrifter og lister vil skjermede felt bli vist som stjerner. Du kan velge å skjerme bare enkelte -knappene er snarveier for å sette eller fjerne avkryssing for alle
Avgraderingskode
Avgraderingskoden styrer hva som skal skje når avgraderingsdato er nådd, og velges fra alternativene i nedtrekkslisten. Standardverdi avhenger av valgt gradering, men kan endres dersom den ikke passer. Administrator kan definere nye avgraderingskoder, men i offentlig saksbehandling benyttes som regel de forhåndsdefinerte kodene:
Avgrader dato
Blir satt inn automatisk der hjemmelen definerer en automatisk avgradering, f.eks. 30 eller 60 år fra dags dato. Under særlige forhold som betinger en annen avgraderingstid, eller hvis tiden begynner å løpe fra annet enn dags dato, kan du skrive inn den korrekte avgraderingsdatoen direkte i redigeringsfeltet eller klikke kalenderknappen og velge dato i kalenderen. Når en journalpost er gradert, blir sakssammendraget merket med et «stempel»:
5.7 Avsendere og mottakere
En journalpost beskriver en forsendelse, og vil derfor ha beskrivelse av både avsendere og mottakere. Som regel har innkommende post eksterne avsendere og interne mottakere. Utgående post har interne avsendere, og kan ha interne og eksterne mottakere. Interne notater har interne avsendere og mottakere. Det må alltid være minst én sender og én mottaker (journalposttypene X og S krever kun avsender). For avsendere må det være kun én hovedavsender, men det kan være flere medavsendere. Det må også være én behandlingsansvarlig. Normalt er det én saksbehandler som både opptrer som hovedavsender og behandlingsansvarlig for alle utgående og interne journalposter, og som mottaker av alle innkommende. En kopimottaker får en sak til orientering, og forventes normalt ikke, som følge av mottaket, å foreta seg noe som har betydning for videre saksbehandling.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
73 Du kan velge mottakere og avsendere ved å velge
Avs./Mott.
i venstremenyen, og så klikke på lenkene
Ny/endre intern avs./mott.
eller
Ny/endre ekstern avs./mott.,
eller klikke på den relevante lupe-knappen. Dette åpner et vindu hvor du kan søke etter organisasjonsenhet eller saksbehandler (internt), eller ett hvor du kan søke i adresseregistre (eksternt).
5.7.1 Skriv inn flere interne avsendere og mottakere
Du kan velge flere interne mottakere og avsendere på en gang ved å klikke på den
øverste
lupe-knappen ( ). Følgende bilde vises: Her bestemmer du om du skal søke på
Saksbehandlere
eller
Org.enheter
. Skriv eventuelt inn forkortelsen i ønsket redigeringsfelt og klikk
Søk
. Du kan også velge saksbehandlere ved å skrive inn initialer eller etternavn, med * som jokertegn. Når du har haket av i resultatlisten og klikket
Til
(eller mottaker, avsender, få kopi, eller være medavsender.
Fra
,
Kopi
eller
Medav
.) flyttes dine valg til høyre liste. Her kan du endre i en nedtrekksliste om vedkommende skal være Klikk for å sette mottakerne inn i journalposten. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
74
Arbeide med journalposter
Hvis du vil endre en mottaker klikker du på navnet. Dette åpner vinduet hvor du velger om du vil endre eller slette mottakeren..
5.7.2 Skrive inn eller endre én eller flere interne avsendere og mottakere
Klikk som åpner vinduet hvor du velger avsender eller mottaker. Hvis du ønsker å sette på kopimottakere velger du Du kan også velge å definere avsendere eller medavsendere. fra type avs./mott. Ved å klikke lupe-knappen ved
Org. enhet
og
Saksbehandler
gjøres det oppslag i forhåndsdefinerte lister. Ved
Avskrivningsdato
og
Behandlingsfrist
kan du skrive inn datoene eller velge fra kalender ved å klikke kalender-knappen. Hvis du er mottaker av journalposten, skal du normalt lage et svar på denne. Da blir
avskrivningsmåte og dato satt automatisk. Dette er beskrevet i 5.4.4. Hvis det ikke er
aktuelt å lage svar, f.eks. hvis dette er noe som er til informasjon, kan du velge avskrivningsmåte fra nedtrekkslisten. Du kan da bare velge typer som ikke krever et dokument, f.eks. TE (tatt til etterretning). Er henvendelsen besvart muntlig, kan du velge f.eks. TLF (besvart pr. telefon). Avskrivningsdato blir da automatisk satt til dagens dato og journalposten forsvinner fra din restanseliste. Vil du legge til en eller flere mottakere, f.eks. fra en annen enhet, som kopimottakere, eller som medavsendere, kan du klikke og gjenta operasjonene ovenfor. Hver gang du klikker medavsendere. i Søk etter saksbehandlere blir de valgte saksbehandlerne lagt til i journalposten med den avsender- eller mottaker-typen du har valgt. Du kan bare ha én ansvarlig sender; de øvrige sendere må være
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
75 Klikk for å hente listen over saksbehandlere. Legg merke til at listen har avkrysningsbokser, ikke valgknapper, og du kan derfor hake av vilkårlig mange navn. Som alternativ til å søke i saksbehandlerregisteret kan du, for å legge til én enkelt intern mottaker, skrive inn vedkommendes initialer. Du kan også her klikke lupe-knappen for å søke i saksbehandlerregisteret, men legg merke til at listen her presenteres med valgknapper, ikke avhakingsbokser – du kan bare velge en saksbehandler. Du kan også markere en saksbehandler som behandlingsansvarlig, og mottaker- eller avsender-type. Husk at en journalpost bare kan ha én hovedavsender, og én behandlingsansvarlig. Klikk etter utfylling for å sette senderen/mottakeren inn i journalposten. Klikk etter utfylling av alle interne mottakere og sendere.
5.7.3 Skrive inn én eller flere eksterne mottakere
Utgående post (type U) må alltid ha minst én ekstern mottaker. Utgangspunktet for å velge eksterne mottakere og avsendere er det samme som for interne, men nå må du klikke på den
nederste
lupe-knappen for å åpne søkebildet. Med valgknappene under redigeringsfeltene bestemmer du om du skal søke i et adresseregister eller hente en liste over parter i saken. Så klikker du
Søk
. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
76
Arbeide med journalposter
Når du har haket av i resultatlisten og klikket
Til
(eller mottaker, avsender, få kopi, eller være medavsender.
Fra
,
Kopi
eller
Medav
.) flyttes dine valg til høyre liste. Her kan du velge i en nedtrekksliste om vedkommende skal være Klikk for å sette mottakerne inn i journalposten.
5.7.4 Skrive inn eller endre én ekstern mottaker
Klikk som åpner vinduet hvor du skriver inn mottaker. Klikk saken. hvis mottakerne er registrert i adresseregisteret eller som part i For å velge ut et utvalg fra adresseregisteret, kan du fylle ut enten
Etternavn/Firma
eller
Kortnavn
, med * eller % som jokertegn. Du kan også velge en forhåndsdefinert Adressegruppe (som defineres i EDB Sak og Arkiv Administrator). Hvis det er registrert parter i saken, kan du få disse listet opp ved å klikke valgknappen . Klikk deretter for å hente de adressater som tilfredsstiller kravene.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
77 Hak av for de mottakere som skal motta dette dokumentet. Hvis disse mottakerne skal være kopimottakere, klikk valgknappen . Klikk for å sette mottakerne inn i journalposten. Hvis det er flere grupper mottakere, kan du gjenta stegene ovenfor for hver gruppe. Hvis du bare skal registrere én mottaker, eller mottakeren ikke er registrert i adresse registeret, kan du i stedet fylle inn adressefeltene i skjemaet. Her har du også muligheten for å angi avvikende forsendelsesmåte, og at mottakeren skal være skjermet. Skjerming forutsetter at journalposten er gradert. Hvis du vet kortnavnet skriver du det inn i feltet og klikker relevante felt ut automatisk. . Da fylles øvrige
5.7.5 Vise detaljer om adressat
Når du i Fra/til-listen klikker på navnet til en adressat vises detaljene nederst i bildet. Her kan du klikke
Slett
hvis du vil slette adressaten fra Fra/til-listen, eller
Endre
hvis du vil gjøre endringer (som beskrevet i Kapittel 5.7.4 og 5.7.2).
5.7.6 Endre avsendere eller mottakere fra listen over avsendere og mottakere
For å endre type avsender/mottaker, eller for å endre på
Behandlingsansvarlig
, velger du det innslaget du ønsker å endre i
Fra/til-listen
. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
78
Arbeide med journalposter
Klikk . Du kommer da inn i samme dialogboks som for å skriver inn avsendere/mottakere, og kan endre avsender/mottakertype på samme måte som
beskrevet i Kapittel 5.7.2 og 5.7.4.
For interne avsender/mottakere kan du hake av for om adressaten skal være behandlingsansvarlig. For eksterne kan du endre adressedetaljer, hake av for om forsendelsen skal være skjermet, og velge forsendelsesmåte. Du kan også legge til nye avsendere/mottakere. Klikk endringene. for å gå tilbake til
Fra/til-listen
og så når du er ferdig med
5.7.7 Slette avsendere eller mottakere fra listen over avsendere og mottakere
Klikk på det innslaget du ønsker å slette i Fra/til-listen og klikk .
5.8 Kommentarer
En saksbehandler kan registrere kommentarer på en journalpost, på samme måte som for en sak – interne, «gule lapper» som bare kan leses av de som er gitt tilgang til registreringen via medlemskap i tilgangsgruppen. Kommentarene blir ikke tatt med i rapporter og annen presentasjon av journalposten utenfor tilgangsgruppen. Kommentarer til en journalpost er knyttet til de dokumenter som hører til journalposten, ikke til saken generelt. Du legger til en kommentar ved å klikke nedenfor listen:
Kommentarer
i venstremenyen. Hvis det er lagt inn kommentarer, vises de med saksbehandlers initialer og dato da de ble lagt inn. Klikker du en av kommentarene i listen, hentes kommentaren fram og vises Klikker du eller , erstattes framvising av teksten med et redigeringsfelt der du kan endre teksten eller legge til en ny tekst. Du kan legge inn flere kommentarer fortløpende ved å klikke før du skriver inn den neste kommentaren. Hvis du endrer en kommentar skrevet av en annen saksbehandler, blir du registret som forfatter av den endrede kommentaren.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
79
5.9 Tilleggsinformasjon
På samme måte som for saker (Kapittel 3,
Tilleggsinformasjon
definere egne felt som kan brukes for søking etter journalposter. Klikk i venstremenyen for å få presentert eller for å redigere tilleggs informasjon knyttet til journalposten du arbeider med i øyeblikket. Klikker du nedtrekkslister. , vises allerede registrert tilleggsinformasjon med typefelt og verdi. Du kan endre verdien ved å redigere direkte i tekstfeltet, og velge fra Når du klikker vises gjeldende verdier for all registrert tilleggsinfo med kortkode og verdi. Du må klikke før du forlater journalposten, om du vil at de nye verdiene skal bevares. Vil du fjerne informasjon, klikker du til høyre på informasjonslinjen.
5.10 Ref. i utvalg
Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor en journalpost skal refereres i et utvalg. Dette kan være en klage, et skriv fra et direktorat, eller annet medlemmene av utvalget bør gjøres oppmerksom på. Når du klikker vises en nedtrekksliste hvor du velger det relevante utvalg.
5.11 Oppgaver
Hvis din organisasjon har installert Saksgang-modulen, kan du klikke
Oppgaver
i venstremenyen for å få en oversikt over ikke utførte oppgaver knyttet til denne journalposten: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
80
Arbeide med journalposter
Via knappen oppgaven, endre frist for oppgaven eller utsette den. Knappen har samme funksjon som lenken kan du endre beskrivelsen for en oppgave, endre ansvarlig for i oppgavelisten. Du får samme visning som beskrevet under, men oppgaven vil være valgt direkte. Knappen setter oppgaven til utført (d.v.s. at den fjernes fra oppgavelisten), samt utfører den aktuelle oppgaven hvis det er knyttet automatiske funksjoner til oppgaven. Knappen har samme funksjon som lenken i oppgavelisten. Trykker du på knappen får du opp følgende bilde: For å endre en oppgave, klikker du på aktuell oppgave i listen øverst. Dette tilsvarer å trykke knappen Knappen for en oppgave. Gjør evt. endringer og trykk på nuller ut feltene igjen slik at man kan registrere en ny oppgave. Nye oppgaver er begrenset til oppgavetypene For kommentar og Annet. Oppgavetypen For kommentar gjør at man får en oppgave Gitt kommentar tilbake når ansvarlig for oppgaven har lagt til en kommentar i saken. . Hvis du vil legge ut flere oppgaver, trykker du på eller flere. . Det siste valget kopierer innholdet i den aktuelle oppgaven over til den nye. Dette er aktuelt hvis man for eksempel ønsker å få kommentarer fra Trykk når du er ferdig med å endre / registrere oppgaven. Hvis du ikke ønsker å lagre endringene, trykker du på . Knappen sletter oppgaven. Evt. automatiske aktiviteter knyttet til oppgaven blir
ikke
utført!
5.12 Dokumenter
Klikker du
Dokumenter
i venstremenyen får du en oversikt over dokumenter som tilhører denne journalposten:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
81 Det kan være flere vedlegg til hoveddokumentet. Ved å klikke på tittelen til dokumentet (under
Innhold
i bildet) får du vist dokumentet. Ved å klikke på
Detaljer
får du detaljer om dette dokumentet:
5.12.1 Nytt dokument i en eksisterende journalpost
Hvis journalposten allerede er opprettet, kan du åpne den ved å klikke på detaljer i journalpostoversikten på saken. (Du kan også søke opp journalposten uten å gå via sak.) Vanligvis vil journalposten ha et hoveddokument, og du kan lage et vedlegg ved å klikke . Hvis hoveddokumentet er slettet fra journalposten vil du også finne knappen som du bruker til å lage et nytt hoveddokument. Hoveddokumenter og vedlegg produseres på samme måte, med ett unntak: Dokumenttittelen i hoveddokumentet samsvarer alltid med innholdslinje 1 i journalposten. Vedlegg kan ha vilkårlig dokumenttittel – journalpostens innholdslinje 1 blir satt inn som forslag, men du vil ofte gi denne et tillegg, eller endre den til noe annet.
5.12.2 Verdier knyttet til hvert enkelt dokument
I Dokumentbeskrivelse i journalposten fyller du ut verdier som gjelder for dette dokumentet spesielt: •
Dokumenttittel
er for et hoveddokument identisk med journalpostens innholdslinje 1, og kan ikke endres. For et vedlegg er feltet redigerbart, og bør beskrive innholdet i © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
82
Arbeide med journalposter
• • • • • • vedlegget. Hvis du produserer dokumentinnholdet i tekstbehandleren, vil dette feltet bli satt som overskrift.
Status
er i utgangspunktet satt til
B
, og blir satt til
F
når dokumentet er produsert. •
Malnavn
benyttes for egenproduserte dokumenter Ved skanning benyttes ferdigdefinert mal (PDF). Malnavnet identifiserer en dokumentmal som hentes fram i tekstbehandleren når du starter produksjon av tekst. Et sett standard maler følger med leveransen av EDB Sak og Arkiv, men din organisasjon kan ha lagt til nye maler og modifisert standardmalene. Du velger mal fra nedtrekkslisten, som kan se ut som vist til venstre.
Dokumentkategori
blir i utgangspunktet satt når du velger dokumentmal – malen spesifiserer en standard kategori, som kan brukes ved søking. Dersom du vil merke dokumentet med en annen kategori enn standard for malen, kan du gjøre det fra nedtrekkslisten. Dette er aktuelt f.eks. hvis din organisasjon har behov for ved søking å skille mellom dokumenter som er produsert etter samme mal, men som har innhold i ulike kategorier.
Dokumentlager
er satt til standard dokumentlager for deg. Hvis du har grunn til å velge et annet dokumentlager, kan du velge det fra nedtrekkslisten.
Lokalisering
er kun aktuelt hvis det er haket av for papirdokument i en elektronisk sak. Informasjonen feltet Lokalisering vil fortelle hvor det fysiske papirdokumentet er lagret. Som eksempel kan feltet brukes hvis et vedlegg er arkivert et annet sted enn saken forøvrig.
Vedlegg
kan ha egen
gradering
. Denne settes til XX som standard så lenge dokumentet er under arbeid. Hvis verdien er XX når status endres til F (ferdig), endres graderingen til den samme som journalpostens. Verdien kan også endres manuelt. Valgene er som for gradering av sak / journalpost. Trykk evt. på for å skjule feltene / ta de frem igjen. Når du klikker blir verdiene lagret i journalposten.
5.12.3 Kopiere et dokument som vedlegg til annen journalpost
Du kan kopiere et hoveddokument eller vedlegg, som må ha status ferdig, fra en sak/journalpost til en annen. Når du står i dokumentbeskrivelsen til dokumentet som skal kopieres. klikker du lenken Kopier som vedlegg .
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med journalposter
Velg journalposten du vil kopiere til, og klikk Lim inn som vedlegg . Merk at dokumentet kun kan være vedlegg der du kopierer det inn. 83
5.12.4 Endre dokumentbeskrivelsen i journalposten
Klikker du , får du tilgang til å endre de verdier i journalposten som angår dette dokumentet spesielt. Legg merke til at mange felt, som f.eks. mottakere av brevet, er bestemt for journalposten som helhet. Andre felt, som
Malnavn
og
Lagringsformat,
er gitt av dokumentet, og kan ikke endres i journalposten: Dokumentets
Status
blir vanligvis satt i forbindelse med avslutning av redigering i tekstbehandleren; men kan settes her.
Dokumentkategori
er normalt satt av dokumentmalen som ble brukt da dokumentet ble opprettet. Kategorien kan angis som søkekriterium ved søk etter journalposter.
Lokalisering
er kun aktuelt hvis også Papirdokument er haket av i en elektronisk lagret sak, og beskriver da hvor det fysiske papirdokumentet er lagret. For en papirsak kan feltet brukes hvis et vedlegg er arkivert et annet sted enn saken forøvrig.
5.12.5 Slette hoveddokument eller vedlegg
Klikker du , blir dokumentet slettet fra journalposten og dokumentarkivet. Fordi slettingen er endelig – du har ingen mulighet for å angre på slettingen senere – krever EDB Sak og Arkiv at du bekrefter at du virkelig ønsker å gjøre slettingen. Du bør være helt sikker på at du faktisk ønsker å slette dokumentet før du klikker Ja. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
84
Arbeide med journalposter
Legg merke til at det er forskjell mellom å opprette en journalpost uten å produsere noe dokument, og å slette et dokument fra journalposten. I det første tilfellet vil journalposten stadig ha en dokumentbeskrivelse; et inngående dokument kan finnes i papirform, og et utgående dokument kan bli produsert på et senere tidspunkt. Et slettet dokument eksisterer hverken ved noen beskrivelse i journalposten eller i dokumentarkivet.
5.12.6 Endre og Vis dokument
Disse kommandoene blir behandlet i Kapittel 7.5,
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
85
6 Arbeide med oppgaver
Hvis tilleggsmodulen Saksgang er installert får du mulighet til å arbeide med saker og journalposter fra EDB Sak og Arkiv sin oppgaveliste. I dette kapitlet får du • • en innføring i saksgang og oppgaveflyt en beskrivelse av oppgavelisten i hovedvinduet
6.1 Saksgang
Arbeid med en sak består av arbeidssteg (aktiviteter) som leder fram til milepæler. Hvis du er ansvarlig for en milepæl i en saksgang, vil du finne dette som en oppgave på din oppgaveliste inntil oppgaven er utført. Arbeidet med journalposter består også av en rekke arbeidssteg. Hver gang du avslutter et arbeidssteg, f.eks. går ut av tekstbehandleren etter å ha redigert et dokument fra EDB Sak og Arkiv, vil programmet spørre om hva som skal gjøres videre, for eksempel: • Er nå dette dokumentet ferdigstilt? (Underforstått: Det er andre dokumenter eller vedlegg som gjør at journalposten ennå ikke kan ferdigstilles) • Er nå journalposten, og dermed alle dokumenter den omfatter, ferdigstilt og klar til ekspedering? • Er ingenting ferdig ennå – ingen endring i journal- eller dokumentstatus skal gjøres? Hvilke oppgaver arbeidet med saker og journalposter består av for din organisasjon er definert i EDB Sak og Arkiv Administrator.
6.2 Behandlingsreglene
Eksempel på oppgaveflyt for dokument er vist på neste side. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
86
Arbeide med oppgaver
SB reserverer Illustrasjonen viser eksempel på oppgaver i en dokumentflyt for et dokument du lager.
R
SB ferdigstiller
F
Leder god kjenner og ekspederer
E
Leder god kjenner
G
Arkivet kontrollerer og avslutter registrering
A
Arkiv ekspederer Leder returnerer
R E
SB ferdigstiller og ekspederer
E
6.3 Hovedvinduet
Hvis organisasjonen har installert modulen Saksgang er EDB Sak og Arkiv vanligvis satt opp slik at hovedvinduet ved oppstart viser en liste over oppgaver du har ansvaret for, men ikke har fullført. Listen er delt inn i de samme valgene som vises under
Mine oppgaver
i venstremenyen.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med oppgaver
87 Venstremenyen vil alltid ha standardoverskriftene
Mine oppgaver
,
Til fordeling
og
Utsatte oppgaver
. Teksten
over
hver oppgave i listen gir en beskrivelse av oppgaven, f.eks. «Intern kopimottaker» eller «Søknad om kulturmidler 2008». Der det ikke finnes noen oppgaver, vises ikke denne teksten. Lenkene
under
hver oppgave er menyvalg som du kan klikke på for å gå direkte til vinduet hvor du kan utføre valgt aktivitet, f.eks.
Lag svar
, eller
Fordel
. Andre oppgaver kan være
Til godkjenning
og
Til arkivering
. Menyvalgene er forskjellige for hver liste, men
Utfør
,
Fordel
og
Endre oppgave
er med i alle.
6.4 Mine oppgaver
Oppgavelisten kan omfatte både de konkrete
arbeidsoppgavene
du er tillagt i saken, og de saker og journalposter du har
ansvar
for, også når konkrete oppgaver er delegert til andre. Dette avhenger av oppsettet i din organisasjon. Listen
Mine oppgaver
kan ha disse overskriftene:
6.4.1 Mottatt post
Her legges de journalpostene hvor du står som mottaker. Hver journalpost har følgende valg som åpner vinduer hvor du bestemmer videre aktivitet: • • • •
Lag svar
Her velger du dokumentmal og type fra nedtrekkslister. I en liste haker du av for
hvilke journalposter dette er et svar på. (Se Kapittel 5.4.2 og 7.1.)
Lag foreløpig svar
Her velger du dokumentmal og type fra nedtrekkslister. I en liste haker du av for
hvilke journalposter dette er et svar på. (Se Kapittel 5.4.2 og 7.1.)
Utfør
Her velger du videre aktivitet før oppgaven settes til utført. (Se Kapittel 3.15.)
Avskriv med kode
Her angir du avskrivingsdato og velger avskrivningsmåte fra en nedtrekksliste. Kun avskrivningsmåter av typen
Tatt til etterretning
kan velges. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
88
Arbeide med oppgaver
• •
Fordel
Her skriver du inn saksbehandler, organisasjonsenhet og tilgangsgruppe du vil
fordele oppgaven (og derved journalposten) til. (Se Kapittel 6.5
.
)
Endre oppgave
Her kan du endre ansvarlig og frist, og eventuelt utsette oppgaven. (Se Kapittel
6.4.2 Under arbeid
Her legges journalposter du holder på å skrive, men som du ikke har ferdigstilt
R
(reservert).
6.4.3 Aktiviteter
Her legges milepæler som er klar til utførelse. Disse menyvalgene er spesielle for aktiviteter: • • •
Lag dokument
Her velger du dokumentmal og type fra nedtrekkslister. (Se Kapittel 5.4.1 og 7.1.).
Hvis aktiviteten knyttet til milepælen er å produsere et spesielt dokument (det er angitt en dokumentmal på milepælen), vil denne være forhåndsutfylt i bildet for å velge mal og type.
Utfør
Tilsvarer å gå til milepællisten og angi at aktiviteten er utført. (Se Kapittel 3.14.)
Går ut
Tilsvarer å gå til milepællisten og angi at aktiviteten ikke er aktuell. (Se Kapittel
6.4.4 For kommentar
Her legges saker eller journalposter du er blitt bedt om å kommentere eller som du har bedt andre kommentere.
6.4.5 Mine saker
Her legges saker som er til behandling og som du er saksansvarlig for.
6.4.6 Andre oppgaver
Her legges oppgaver med oppgavetype
Annet
. Det er oppgaver som du manuelt har lagt ut når du står på oppgavefanen i sak eller journalpost.
6.5 Til fordeling
Oppgaver er knyttet til en person, en organisasjonsenhet eller en tilgangsgruppe. Oppgaver knyttet til en person vil bli plassert under
Mine oppgaver
. De som er knyttet til en organisasjonsenhet eller en tilgangsgruppe vil bli plassert under
Til fordeling
. Er du en bruker med rettigheter til å endre ansvarlig, kan du gi ansvaret for oppgaven til en person via menyvalget
Fordel
som står under oppgaven.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med oppgaver
Din brukerprofil kan sette begrensninger slik at du kun kan fordele oppgaver til saksbehandlere i egen organisasjonsenhet. 89
6.6 Utsatte oppgaver
Dersom du vil utsette behandlingen av en oppgave klikker du på valget
Endre oppgave
under ønsket oppgave. I feltet
Utsatt til
setter du inn dato for utsettelsen. Når du klikker
Lagre
fjernes oppgaven fra din oppgaveliste og legges under
Utsatte oppgaver
. På angitt dato flyttes oppgaven automatisk tilbake i listen
Mine oppgaver
.
6.7 Tidsfrister (kalender)
Under
Tidsfrister
til høyre i bildet vises kalender for denne og neste måned, hvor dagene som er framhevet angir hvor du har oppgaver med tidsfrister. Det kan for eksempel være et brev som må besvares innen en gitt dato.
6.8 Oppgaver under saker
I detaljbildet for sak kan du ved å klikke på
Oppgaver
i venstremenyen få en oversikt over alle oppgaver knyttet til saken, uavhengig av hvem som er ansvarlig for oppgaven. Du kan endre eller lage nye oppgaver under en sak. Framgangsmåten for å endre en oppgave på sak er den samme som beskrevet for å endre oppgave under
journalposter som beskrevet nedenfor. Se også Kapittel 3.13,
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
90
Arbeide med oppgaver
6.9 Oppgaver under journalposter
I detaljbildet for journalpost, kan du ved å klikke på ansvarlig for oppgaven.
Oppgaver
i venstremenyen få oversikt over alle oppgaver knyttet til journalposten, uavhengig av hvem som er
6.9.1 Endre oppgave
I detaljvinduet klikker du valget
Endre
til høyre for ønsket oppgave. Når du har gjort dine endringer, f.eks. satt utsatt dato, blir oppgaven flyttet til
Utsatte oppgaver
når du klikker
Lagre
.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med oppgaver
91
6.9.2 Legg til ny oppgave
I detaljvinduet for ønsket journalpost klikker du
Ny/endre oppgave
. I neste vindu velger du oppgavetype
For kommentar
eller
Annet
. Velger du Annet blir oppgaven lagt under listen
Andre oppgaver
når du lagrer beskrivelsen. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
92
Arbeide med oppgaver
Med valget
For kommentar
kan du for eksempel skrive ”Kan du sjekke om disse verdiene er ok?” i feltet
Beskrivelse
, og så gi oppgaven til en ekspert i organisasjonen. Den som får tildelt oppgaven, vil få oppgaven
For kommentar
på sin oppgaveliste under valget
Mottatt post
. Når mottaker har lagt på sin kommentar får du tilbakemeldingen
Kommentar gitt
i din oppgaveliste, og kommentaren er registrert på journalposten. Når du gir noen en oppgave, gir du dem samtidig innsyn i journalposten som om de var registrert som medavsender.
6.10 Milepæler på saker
I detaljbildet på sak kan du klikke på
.
Milepæler
i menyen til venstre. Da får du opp en oversikt over alle milepælene som er definert for saken. Eksempelvis vil en byggesak ha ulike milepæler avhengig av hvilke type byggesak du ser på. Se også
6.10.1 Status på milepæler
Fra oppgavelista finner du milepæler som ikke er utført under
Aktiviteter.
Når du velger
Utført
fra menyen under den enkelte aktivitet, settes milepælen i saken automatisk til Utført. Status på de ulike milepælene ser du i detaljbildet for sak hvis du klikker på valget Milepæler i venstremenyen.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
93 Mange av tekstdokumentene i organisasjonen er laget ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram. EDB Sak og Arkiv samarbeider med de mest brukte tekst behandlingssystemene for Windows. Det betyr at opplysninger om dokumentene registreres og arkiveres i EDB Sak og Arkiv, mens prosessene i tekstproduksjonen gjennomføres i tekstbehandleren. EDB Sak og Arkiv sørger for at tekstdokumentet kobles mot riktig journalpost. I dette kapitlet får du • • • lære hvordan du lager, lagrer, skriver ut og redigerer tekstdokumenter vite hvordan du knytter andre typer filer til en journalpost lære å sende tekstdokumenter på faks eller som elektronisk post Koblingen mellom en journalpost og et tekstdokument skjer via en journalpost. EDB Sak og Arkiv sørger automatisk for å overføre opplysninger fra journalpostregistreringen til tekstbehandleren. Hvis du for eksempel skal lage et svarbrev, fylles felt som mottakers navn og adresse, dato og saksnummer ut automatisk. Mens du arbeider med teksten i tekstbehandleren er tekstdokumentet reservert for deg til du bestemmer deg for å arkivere det i EDB Sak og Arkiv (egen kommando
Fil/Arkiver
lese det. i
EDB Sak og Arkiv
). Når du har arkivert tekstdokumentet, kan en annen saksbehandler som har tilgang til tekstdokumentet hente det opp på sin PC og
7.1 Produsere et nytt dokument
Et tekstdokument knyttes til en journalpost, og journalposten knyttes i de fleste tilfeller til en sak. De fleste journalposter inneholder ett dokument,
hoveddokumentet
, men det kan også være
vedlegg
til dette. I EDB Sak og Arkiv er derfor opprettelse av en journalpost og produksjon av et dokument knyttet tett sammen. For innkommende post på papir kan journalposten opprettes uten noe elektronisk dokument, eller dokumentet kan skannes. Utgående post og interne dokumenter blir som regel produsert i en tekstbehandler. I dette kapittelet lærer du hvordan du gjør dette. Tekstbehandleren starter når du klikker knappen
dokument
i bildet
Nytt
i dette bildet: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
94 Hvis dokumentet er brev kan det se slik ut i tekstbehandleren:
Lage tekstdokumenter
I tillegg til de vanlige knappene er to nye knapper lagt inn på verktøylinjen i tekstbehandleren. arkiverer dokumentet i EDB Sak og Arkiv når du er ferdig med å redigere. Tekstbehandlerens Lagre-kommando lagrer dokumentet bare midlertidig i en temp-
katalog (mer om dette i Kapittel 7.2). Dokumentet kan hentes opp igjen for videre
skriver ut. Hvis dokumentet er saksframlegg, møteprotokoll eller annet dokument med spesielle hjelpelinjer blir disse ikke med på utskriften. Tekstdokumentet kan ha markørtekst for å gi hint til utfyllingen (f.eks. ”
Skriv begrunnelse for avslaget her:
”). Slike tekster må fjernes når du begynner å skrive.
Merk:
Du må ikke fjerne linjene med tre kolon, tre punktum og lignende linjer som finnes i malen for saksframlegg.
7.2 Arkivere et dokument
Du redigerer på en arbeidskopi som vanligvis ligger på din PC, og bruker tekstbehandlerens vanlige
Lagre
-funksjon for å mellomlagre dokumentet mens du arbeider. Dokumentet er
ikke
kopiert til dokumentlageret i EDB Sak og Arkiv – det er ikke tilgjengelig for andre, og er ikke sikret i databasen. Når du er ferdig med teksten (kan hende foreløpig) bør du arkivere dokumentet, dvs. flytte det over i dokumentlageret til EDB Sak og Arkiv. Ved oppstart av tekstbehandleren setter EDB Sak og Arkiv inn en ny kommando i
Fil
-menyen:
Arkiver i EDB Sak og Arkiv.
Hvis du har slått på vising av standard knapperad finner du denne operasjonen også under knappen .
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Lage tekstdokumenter
95 Når du arkiverer dokumentet legges det inn i dokumentlageret. Hvis din organisasjon har installert den valgfrie Saksgang-modulen, må du nå velge hva som skal skje videre med dokumentet. Alternativene kan f.eks. se slik ut: Klikk ønsket valg og avslutt med .
Merk:
Hvis Saksgang-modulen ikke er installert, får du et forenklet valg der du kan hake av om dette dokumentet skal ferdigstilles, og om hele journalposten skal ferdigstilles:
7.3 Tilknytte et eksisterende dokument
I detaljbeskrivelsen av dokumentet kan du velge å tilknytte en eksisterende dokumentfil ved å klikke
(se også Kapittel 5.12). Du får åpnet en
dialogboks der du kan søke deg fram til filen og angi hvilket format den har: • •
Fil
-feltet og kopien.
Bla gjennom
-knappen bruker du for å skrive inn eller lete opp filen, som kan ligge på din PC eller på en server du har tilgang til. Når du knytter en fil til journalposten blir det tatt en kopi av filen og lagret i dokumentlageret til EDB Sak og Arkiv. Senere endringer i den opprinnelige filen vil ikke påvirke den arkiverte
Lagringsformat
velges fra nedtrekkslisten. Listen identifiserer verktøyet som brukes for å åpne filen; innslagene hentes fra verktøy-registeret som vedlikeholdes i © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
96
Lage tekstdokumenter
• administrator. Hvis ingen av verktøyene kan håndtere filen, velger du
UKJENT – Lagringsformat ikke angitt
. Valgknappene under
Velg videre aktivitet
brukes til å bestemme hva som videre
skal gjøres. (Samme som for arkivering, beskrevet i Kapittel 7.2.)
Når du klikker blir filen kopiert inn og journalposten oppdatert.
7.4 Produsere strekkodeark
Strekkodeark benyttes når man registrerer innkommet post som skal skannes etterpå. Velg skanneren. Hvis det er vedlegg, lages det egne strekkodeark for hvert av disse (fra vedleggsbeskrivelsen). , legg strekkodearket foran dokumentet og putt bunken i
Merk:
Fontsett for stekkode må være installert på skriveren du bruker.
Skanningsprosessen ved hjelp av PixEdit er beskrevet i Vedlegg C i brukerhåndboken for EDB Sak og Arkiv Windows.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Lage tekstdokumenter
97
7.5 Redigere et dokument
Dokumenter som ikke er ferdige (typisk status B) åpner du for redigering ved å klikke lenken (understreket tittel) i
dokumentlisten
, eller med knappen
i
dokumentdetaljer.
Mer om å arbeide med dokumenter finner du i Når du har endrerettighet til dokumentet eller det er flere versjoner av dokumentet og du klikker lenken med tittelen, vises en dialogboks hvor du må velge ønsket variant og versjon. Knappen
Endre dokument
i dialogboksen vises bare hvis du har endrerettighet. Bildet nedenfor viser eksempel på brev til en enkelt ekstern mottaker hvor EDB Sak og Arkiv automatisk har fylt ut mottakerens navn og adresse, saksnummer, dato/sted, saksbehandler, innhold (overskrift), undertegning, bunntekst osv. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
98
Lage tekstdokumenter
Så lenge du redigerer et dokument, er det reservert deg. Ingen andre kan da foreta endringer. Når du er ferdig med å redigere dokumentet, klikker du på
arkivere det i EDB Sak og Arkiv (se Kapittel 7.2).
for å Når du avslutter arbeidet bruker du igjen menykommando
Fil/Lagre i EDB Sak og Arkiv
for å legge den oppdaterte utgaven tilbake i dokumentlageret, og når tekstbehandleren avsluttes får du på nytt mulighet for å velge å endre status på dokumentet til
F
(ferdig). Når dokumentstatus er satt til F, forsvinner fra dokumentdetaljene.
7.6 Vise et dokument
Du åpner det ønskede dokument ved å klikke lenken (understreket tittel) i
dokumentlisten
, eller med knappen i
dokumentdetaljer.
Dersom det er flere versjoner/varianter av dokumentet eller du har endretilgang til dette og klikker lenken med tittelen vises dialog boksen som er beskrevet i Kapittel
Dokumentet vises i det verktøyet det ble laget (f.eks. Microsoft Word for dokument i produksjonsformat eller Adobe Reader for dokument i arkivformat) eller direkte i nettleseren, og du kan få spørsmål om du vil åpne eller lagre dokumentet. Dette er avhengig av oppsettet i din nettleser, og tilsvarer å klikke på hvilken som helst dokumentlenke i f.eks. Google. Når du er ferdig og lukker vinduet blir dokumentet liggende i nettleserens midlertidig-lager.
7.7 Flere eksterne mottakere, fletting
Hvis dokumentet har flere eksterne mottakere, vil noen felt, som mottakernavn og adresse, være ulike for hver mottaker. Derfor haker du da vanligvis av før du klikker . Tekstdokumentet vil her vises med noen flettekoder synlige. Når brevet er ferdig og det skal ekspederes kan du produsere like mange eksemplarer av brevet som det er mottakere (pluss ett til arkivet). Hvert eksemplar tilpasset den enkelte adressat. Legg merke til at når du velger mottakere for et dokument fra adresseregisteret (se
Kapittel 3.6.2) kan du automatisk få satt inn alle parter i saken som mottakere.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Lage tekstdokumenter
99 Bildet over viser eksempel på brev til flere mottakere, med fletting. De feltene som varierer fra en mottaker til den neste er ennå ikke fylt ut, men står som flettekoder. Hvis et dokument har flere mottakere og dokumentet.
du ikke haker av
, vil kun adressefeltet bli utfylt med adressebeskrivelsen. Du kan bruke dette dersom dokumentet skal ha en upersonlig adresse (f.eks. «Til innbyggerne i Nyveien») og adresseetiketter eller adresserte konvolutter produseres uavhengig av dette Hvis dokumentet har flere mottakere og
du har haket av
, vil du etter arkivering av brevet ha fått inn den nye knappen en kopi. .i dokumentdetaljene. Klikk her for å starte tekstbehandleren for å flette dokumentteksten med listen over mottakere. Tekstbehandleren vil produsere et dokument der teksten er kopiert like mange ganger som det er mottakere, med navn og adresse for hver mottaker fylt inn i Det flettede dokumentet kan skrives ut på en skriver direkte fra tekstbehandleren. Du vil normalt ikke velge å lagre det flettede dokumentet på disk; du kan når som helst produsere det på nytt om behovet oppstår. Det flettede dokumentet vil inneholde en tilleggskopi med kun adressebeskrivelsen utfylt. Dette kan legges i det fysiske arkivet. Det blir ikke produsert kopier av tekstdokumentet til interne mottakere. Interne mottakere vil finne dette under søket Nye journalposter.
7.8 Konvertere dokumentet til PDF
Noark-4-standarden krever at dokumenter som skal arkiveres elektronisk må konverteres fra tekstbehandlerens format til et godkjent avleveringsformat, f.eks. PDF (Portable Document Format). Alle dokumenter som skal avleveres elektronisk må være på et slikt format. Også publisering og elektronisk utveksling kan kreve slik konvertering. PDF bevarer dokumentet slik det skrives ut. Linjefall, skriftsnitt, plassering av figurer, sidehode og bunntekst osv. er absolutt bestemt. PDF brukes som et sluttformat; det er ikke vanlig å redigere videre på en fil i PDF. Du kan konvertere et dokument til PDF ved å klikke dokumentlageret, bli konvertert til PDF. i dokumentdetalj-bildet. Hvis du gir denne kommandoen i en journalpost, vil alle dokumenter i journalposten som finnes i dokumentlageret bli konvertert; gir du den i en saksbeskrivelse vil samtlige dokumenter som tilhører saken, og som finnes i © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
100
Lage tekstdokumenter
Konvertering er en relativt tung operasjon som kan ta noe tid hvis antallet dokumenter er stort.
Merk:
Dokumentet i arkivformat vil erstatte dokumentet i tekstbehandlerformat som ”aktiv variant”.
7.9 Sende dokumenter som e-post
Du kan ekspedere en ferdig journalpost med alle dokumenter til alle mottakere av journalposten der det er registrert en e-postadresse. Det er som regel begrensinger på forsendelse av graderte dokumenter via e-post. Benyttes forsendelse via MSH (se under) som benytter en sikker transport, er det normalt mindre begrensninger. Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost; det stilles da ikke krav om at dokumenter eller journalpost er ferdigstilt. For å sende dokumenter eller en hel journalpost som e-post henter du fram journalposten og velger
Send elektronisk
i nedtrekkslisten
Velg aktivitet
: Dette vil åpne et nytt vindu: Teksten i det lyse topp-banneret er innholdsbeskrivelsen fra journalposten. Når en journalpost er ferdigstilt kan du ekspedere alle dokumentene som hører inn under posten til én eller flere mottakere.
Ekspedering
regnes som en formell forsendelse og kan derfor ikke gjøres med journalposter som har status som reservert/konsept. I tillegg må alle dokumentene i journalposten være på elektronisk format. Ved ekspedering lagres opplysningen om hvem som har mottatt journalposten. Dialogboksen for ekspedering er identisk med dialogboksen for sending av enkeltdokumenter, med unntak av at hoveddokument og alle vedlegg ubetinget sendes; du har ikke avhakingsbokser for å gjøre et utvalg. Alle mottakere må være registrert på journalposten. Legger du til nye for forsendelsen vil de automatisk bli overført til journalposten også.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Lage tekstdokumenter
101 For å
sende
ett eller flere dokumenter fra journalposten, uten å sende journalposten som helhet, klikker du det nederste alternativet. Når du klikker på en av lenkene, kommer du inn i et nytt bilde: Under
Mottaker(e)
er listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Du kan legge til ekstra mottakere ved å klikke
Legg til
for å åpne nye felt for
Navn
(etternavn og fornavn) og
E-postadresse
. Hvis det er mange mottakere og man ikke ønsker at alle skal se hvem de andre er / få deres e-postadresser, kan man hake av for Bruk BCC. Da blir forsendelsen gjort som BCC til både mottakere og kopimottakere (gjelder ikke for MSH).
Søk
benyttes for å søke etter mottakers adresse i adresseregisteret. Hvis du haker av
Oppdater adresselisten
vil nye adressater bli lagt inn i journalposten. Hak av under E-post for å velge hvem du skal sende til. Klikk kan du hake dem av i
Kopi
-kolonnen.
Velg alle
hvis du skal sende til alle i listen. Vil du merke én eller flere av mottakerne som kopimottakere, Hvis modulen MSH er installert og mottaker er en organisasjon med Noark-system som også har denne modulen, kan du hake av for MSH. Det må angis organisasjons nummer for mottakeren i adresseopplysningene på journalposten og dette nummeret må være registrert i MSH-systemet som godkjent mottaker. Når journalposten ekspederes via MSH blir meldingen kryptert og systemet sørger for å sende på nytt ved leveringsproblemer. Når journalposten er registrert hos mottaker, sendes det kvitteringsmelding tilbake til avsender. Forsendelse via MSH er derfor langt sikrere enn forsendelse via standard e-post. Sender man svar på en journalpost registrert via MSH, vil svaret automatisk bli journalført i samme sak som journalposten det svares på i det svaret mottas.
Tittel
-feltet er hentet fra journalpostens Innhold-felt, men kan endres fritt. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
102
Lage tekstdokumenter
Melding
er basert på en forenklet tekst, og kan endres fritt før dokumentet sendes. Teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator
.
Under
Vedlegg
vises de elektroniske dokumenter som finnes i dokumentlageret for denne journalposten. Du haker av de du vil sende – haker du også av
Arkivformat
vil arkivformatet benyttes der det finnes.
Send
- og
Avslutt
-knappene øverst og nederst i bilde brukes for å sende e-posten eller for å avbryte operasjonen.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
103
8 Arbeide med byggesaker
Byggesaksmodulen gjør det mulig å registrere byggesaker med informasjon som tiltak, eiendom, bygning og adresse. I tillegg inneholder byggesaksmodulen tilsyn, vilkår og dispensasjon. Dette kapitlet beskriver hvordan du • • registrerer en byggesak angir tiltak, vilkår og dispensasjon for en byggesak
8.1 Byggesak
Valget
Byggesak
vil kun vises i venstremenyen dersom saksart er av typen BYG – Byggesak. Byggesaken inneholder tre underpunkter:
Tilsyn
,
Vilkår
og
Dispensasjon
. Disse er beskrevet lenger ut i dette kapittelet. For byggesaker er det vanligvis definert følgende sakstyper: • • • ENKEL – for tiltak som behandles etter pbl § 95 b ETTRINN – for tiltak som behandles pbl § 93 MELDING – for tiltak som behandles etter melding • • STD – standard byggesak TOTRINN – større tiltak som behandles etter søknad (PBL §93/§95a nr. 1) Sakstypene kan tilpasses i den enkelte organisasjon, og det er mulig å definere flere sakstyper. Det er derfor mulig at du finner en litt annen liste med sakstyper hos deg. Til hver sakstype er det knyttet saksmaler med milepæler og aktiviteter, og egne gebyrmaler.
8.1.1 Ny byggesak
Du kan registrere en byggesak på forskjellige måter: • Klikke
Ny sak
i venstremenyen, og velge
Saksart
BYG – Byggesak. I feltet
Sakstype
velger du fra nedtrekkslisten. eller • Endre en eksisterende sak. Velg ønsket sak og klikk
Endre
på saksinformasjon eller saksdetaljer. Sett
saksart
til BYG – Byggesak og velg type byggesak. Det er
ikke
mulig å endre en byggesak tilbake til en STD – Standard sak. Når du lagrer den nye byggesaken vil menyen til venstre vise valgene som gjelder for
en byggesak. Disse er generelt beskrevet i Kapittel 3,
Klikk på
Byggesak
som nå vises i venstremenyen for å vise byggesakinformasjon. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
104
Arbeide med byggesaker
Ved ny byggesak vil alle feltene være blanke, bortsett fra evt. Kommunenr. Kommunenr. vises kun dersom dette er lagt inn i EDB Sak og Arkiv Administrator. Klikk for å åpne vinduet hvor du legger inn ny byggesaksinformasjon.
Tiltak
Feltet benyttes for å angi tiltak, f.eks. Nybygg. Dette feltet må fylles ut for å kunne lagre hele tiltaket. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
Tiltaksklasse
Feltet benyttes til å angi tiltaksklasse. Feltet kan ha verdien 1, 2 eller 3.
Bygningstype
Feltet benyttes til å angi bygningstype, f.eks. Enebolig. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
Næringsgruppe
Feltet benyttes til å angi næringsgruppe, f.eks. Bolig. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med byggesaker
105
Eiendommer
Eiendom består av feltene Gårdsnr., Bruksnr., Festenr. og Seksjonsnr. Feltene Gårdsnr. og Bruksnr. må fylles ut for å lagre en eiendom, og for å kunne slå opp i Byggesaksgebyr, GIS- eller GAB-registre. I tillegg må feltet Kommunenr. ha verdi.
Bygninger
Bygning består av feltene Bygingsnr. og Tilbyggsnr. Feltet Bygningsnr. må være utfylt for å lagre en bygning, eller for å slå opp i GIS- eller GAB-registre. I tillegg må feltet Kommunenr. ha verdi.
Adresser
Adresse består av feltene Adresse, Postnr. og Poststed. Dersom kun Postnr. legges inn, hentes poststed automatisk ved lagring av byggesaken.
Kommunenr.
Feltet Kommunenr. er viktig for å kunne slå opp i Byggesaksgebyr, GIS- eller GAB registre. Kommunenr. settes i Administrator, og hentes opp automatisk i byggesaken. Kommunenr. kan overstyres ved å endre verdien i feltet. Generelt for eiendommer, bygninger og adresser er at du skriver direkte i feltene, og legger inn nye rader ved å klikke . Når du klikker overføres alle dataene fra dette vinduet til oversiktsbildet. Der må du klikke for å lagre byggesaksdataene. Dersom du har tilgang til GAB-modulen, vil EDB sak og Arkiv sjekke innlagte eiendommer og bygninger mot GAB-registre når eller klikkes. Dersom eiendommen eller bygningen ikke finnes i GAB-registre, vil det gis melding om dette, men de registrerte eiendommene eller bygningene blir allikevel lagret.
8.1.2 Oversikt byggesak
Når det er lagt inn byggesaksdata vil det i oversiktbildet i tillegg til byggesaksdataene, vises knapper for Slett, og evt. byggesaksgebyr (Kr), GIS og GAB. Knappene for byggesaksgebyr, braArkiv, GIS, naboliste og GAB vises
kun
dersom bruker har tilgang til disse ekstramodulene. I oversikten over byggesaker vises knappen foran dataene. Dersom det er flere eiendommer, er det den første registrering som vises. Ved å klikke på pluss-knappen vises alle eiendommer, bygninger eller adresser. Knappen forsvinner hvis bare én eiendom er registrert. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
106
Arbeide med byggesaker
Byggesaksgebyr
Klikk på for å åpne en gebyrmodul som et eget vindu.
braArkiv
Klikk på for å åpne programmet braArkiv som et eget vindu.
GIS
Klikk på for å åpne et kart i et eget vindu. Kartet åpnes på valgt kommune, med markert eiendom eller bygning.
Naboliste
Klikk på for å overføre relevant naboliste fra kartet (i kartsystemet). Hvordan dette gjøres er avhengig av hvilket kartsystem som benyttes.
GAB
Klikk på for å åpne GAB-registeret.
8.2 Tilsyn
Klikk i venstremenyen under Byggesak, for å få en oversikt over tilsyn. Tallet i parentes viser antall tilsyn registrert under tilsyn på byggesaken.
8.2.1 Nytt tilsyn
Før det kan registreres nye tilsyn, må det være registrert inn foretak, dvs. lagt inn som parter under samme sak. Selve tilsynet registreres ved å fylle inn felt på vanlig måte, og klikke dersom det skal legges inn nye tilsyn. Registreringen avsluttes ved å klikke .
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med byggesaker
107
Foretak
Foretak knyttet til tilsynet. Må være lagt inn (som parter) for at nytt tilsyn kan registreres. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
Oppstart
Oppstartdato for tilsynet.
Type
Type tilsyn, f.eks. dokument- og inspeksjonstilsyn. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
Status
Feltet benyttes for å angi status for tilsynet. Tillatte alternativer velges fra en nedtrekksliste.
Frist
Feltet viser frist for tilsynet.
Aksjon
Feltet viser ulike aksjoner for tilsynet. Tillatte alternativer, f.eks. Advarsel eller Forelegg, velges fra en nedtrekksliste.
Ferdig
Ferdigdato for tilsynet.
Merknad
Her kan du skrive inn merknader.
Saksbehandler
Feltet angir hvilken saksbehandler som har arbeidet med dette tilsynet. Den vil automatisk settes til innlogget bruker, men kan overstyres.
8.2.2 Oversikt tilsyn
Når det er lagt inn tilsyn og du har klikket , vil de registrerte tilsynene vises i oversiktbildet. Trykk for å lagre alle registrerte tilsyn. henter data på nytt, dvs. at data som ikke er lagret vil forsvinne. Hvis du ønsker å endre det valgte tilsynet, klikker du
Endre
for å få opp endrebildet.
Slett
-knappen sletter det valgte tilsynet, men først etter at du klikker . © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
108
Arbeide med byggesaker
8.3 Vilkår
Klikk i venstremenyen under Byggesak for å få en oversikt over hvilke vilkår som finnes for den aktuelle byggesaken. Tallet i parentes viser antall vilkår.
8.3.1 Nytt vilkår
Det er to måter å registrere nytt vilkår: • • Klikk og fyll inn felt på vanlig måte. Klikk legge inn flere vilkår. Avslutt registreringen ved å klikke . dersom du skal Den andre måten er å klikke på , som åpner et eget vindu med en liste over de vilkårene som er registrert i hjelperegisteret for denne sakstypen. Du haker av for de vilkårene som er aktuelle i denne byggesaken. Disse vil bli overført til registreringsbildet for vilkår, hvor du eventuelt kan redigere informasjonen før du klikker .
Merk:
Hvis du bruker for å velge vilkår, og klikker
,
vil vilkårene du allerede hadde lagt inn forsvinne. Men du kan legge inn nye vilkår ett og ett i tillegg til de du la inn ved hjelp av .
Status
Feltet benyttes for å angi status for vilkår. Tillatte alternativer, f.eks.
Utgår
eller
Oppfylt
, velges fra en nedtrekksliste.
Dato
Feltet benyttes for å angi dato for når vilkåret ble godkjent, evt. utgår.
Merk:
Dersom vilkåret har status Ikke oppfylt skal det ikke angis dato i feltet for dato.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med byggesaker
109
Beskrivelse
Feltet benyttes for å beskrive vilkåret. Teksten kan hentes fra et hjelperegister som vedlikeholdes i EDB Sak og Arkiv Administrator. Verdiene i hjelperegisteret kan tilpasses av den enkelte organisasjon.
Saksbehandler
Feltet benyttes for å vise hvilken saksbehandler som har arbeidet med dette vilkåret.
Fristdato
Feltet benyttes for å angi frist for å oppfylle vilkåret.
8.3.2 Oversikt vilkår
Når det er lagt inn vilkår og du har klikket i oversiktbildet. Trykk , vil de registrerte vilkårene vises for å lagre alle registrerte vilkår. henter data på nytt, dvs. at data som ikke er lagret vil forsvinne. Hvis du ønsker å endre det valgte vilkåret, klikker du
Endre
for å få opp endrebildet.
Slett
-knappen sletter det valgte vilkåret, men først etter at du klikker .
8.4 Dispensasjon
Klikk dispensasjoner. Tallet i parentes viser antall dispensasjoner registrert under
Dispensasjon
i venstremenyen under på byggesaken.
Byggesak
for å få en oversikt over
8.4.1 Ny dispensasjon
Ny dispensasjon registreres ved å klikke vanlig måte. Klikk registreringen ved å klikke . , og så fylle inn felt på dersom det skal legges inn nye dispensasjoner. Avslutt
Status
Feltet benyttes for å angi status for dispensasjon. Tillatte alternativer, f.eks.
Ikke behandlet
eller
Godkjent
, velges fra en nedtrekksliste.
Dato
Feltet settes til den dato dispensasjon ble godkjent, evt. trukket eller avslått.
Bestemmelse
Feltet benyttes for å angi hvilken bestemmelse det søkes dispensasjon fra. Tillatte © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
110
Arbeide med byggesaker
alternativer, f.eks.
Forskrift til Plan- og bygningsloven
eller
Reguleringsplan
, velges fra en nedtrekksliste.
Paragraf
Feltet benyttes for å angi hvilken paragraf i den valgte bestemmelsen det søkes dispensasjon fra. Paragrafen kan skrives inn direkte eller hentes fra et hjelperegister som vedlikeholdes i EDB Administrator. For eksempel § 7 i Plan- og bygningsloven. For en del bestemmelser er dette feltet ikke aktuelt.
Merk:
Det må velges bestemmelse før paragraf kan velges. Dersom det ikke er knyttet noe paragraf til bestemmelsen, vil paragraf-vinduet være tomt når du åpner det. Disse hjelperegistrene vedlikeholdes i EDB Sak og Arkiv Administrator.
Saksbehandler
Feltet benyttes for å vise hvilken saksbehandler som har arbeidet med denne dispensasjonen. Den vil automatisk settes til innlogget bruker, men kan overstyres.
Merknad
Feltet benyttes for å angi eventuell merknad i forbindelse med denne dispensasjonen.
8.4.2 Oversikt dispensasjon
Når det er lagt inn dispensasjon og du har klikket dispensasjonene vises i oversiktbildet. Trykk , vil de registrerte for å lagre alle registrerte dispensasjoner. henter data på nytt, dvs. at data som ikke er lagret vil forsvinne. Hvis du ønsker å endre den valgte dispensasjonen, klikker du
Endre
for å få opp endrebildet.
Slett
-knappen sletter den valgte dispensasjonen, men først etter at du klikker .
8.5 Søke etter byggesak
I venstremenyen velger du først
Flere søk
som åpner en liste som inneholder valgene
Byggesaker gitt adresse
og
Byggesaker gitt gårds- og bruksnummer
. Klikk ønsket valg og skriv inn ønskede verdier i feltene som vises.
8.6 Integrasjon med ByggSøk
EDB Sak og Arkiv har integrasjon med
ByggSøk
. Når en søknad fra ByggSøk bygning mottas via
K2Mail
og registreres som en journalpost i EDB Sak og Arkiv under aktuell byggesak, er det viktig at du arkiverer XML-filen som følger med
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med byggesaker
111 søknaden som et vedlegg i journalposten. Vi anbefaler at filen
arkiveres som hoveddokument. Det er også viktig at filen
ikke slettes hvis du ønsker at dokumentkategori på vedleggene skal oppdateres med informasjon fra XML-filen. I Web kan du importere informasjon fra ByggSøk-bygning ved å gå til journalposten med søknaden fra ByggSøk. Informasjon fra søknaden kan importeres på følgende måte: Gå til detaljene til vedlegget
byggesak.xml
og velg linken
Importer fra XML
. Informasjon som importeres er: • • • Parter Byggesaksinformasjon Vedleggsinformasjon Saksarten til journalpostens sak kan være av art BYG eller STD. Er den av art STD, vil den endres til BYG når de importerte data lagres. Når du har gjort
Importer fra XML
, vil det i byggesaken fra Byggsak-bildet finnes en link til journalposten med søknad fra ByggSøk-bygning. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
112
Arbeide med byggesaker EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
113
9 Arbeide med plansaker
Modulen for plansak støtter behandling av planer, som for eksempel reguleringsplaner og bebyggelsesplaner. Dette kapitlet beskriver hvordan du • • • registrerer en plansak lager planbestemmelser kopler plan til kartet Modulen for plansak har en del felles trekk med de andre saksartene i modulene for teknisk etat som er beskrevet andre steder i boken. Under valget
Flere søk
under
Søk etter saker
kan du velge
Plansak gitt planident
.
.
9.1 Registrere en plansak
For å registrere en plansak velger du
Ny sak
, og setter Saksart til
en plansak. Disse er generelt beskrevet i Kapittel 3,
PLN - Plansak
. Når du lagrer den nye plansaken vil menyen til venstre vise valgene som gjelder for Velg
Plansak
i venstremenyen og klikk ut feltene. for å åpne vinduet hvor du fyller •
Planid
– er koden for planens ident. Denne koden må registreres før du får lov til å lagre saken. Den kan ha opptil 16 tegn, og kan inneholde både tall og bokstaver. Du kan benytte samme planident for flere plansaker. I en del sammenhenger henter EDB Sak og Arkiv da den som har siste ikrafttredelsesdato. Planid er felles nøkkel til planen i kartet og i EDB Sak og Arkiv. •
Plannavn
– her skriver du inn et navn for planen. •
Planstatus
– nedtrekksliste hvor du velger verdien Igangsatt, Planforslag, Gjeldende plan, Opphevet eller Utgår/erstattes. •
Beskrivelse
– her kan du for eksempel gi en nærmere beskrivelse av planen eller referanse til ny plan hvis denne planen utgår. •
Ikrafttredelse
– her angir du når planen trer i kraft. •
Utgår
– her angir du når planen utgår. •
Totalareal
– brukes for å angi det arealet planen omfatter. Din organisasjon må selv bestemme hvilken enhet som skal benyttes (m², km² eller annet). Ved å klikke Vis i GIS kan du se på planen i et GIS-system. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
114
Arbeide med plansaker
9.2 Planbeskrivelse og planbestemmelser
Det følger med dokumentmaler for å lage planbestemmelser (PLB) og planbeskrivelse (PLT). Disse kan om ønskelig tilpasses av din organisasjon på linje med andre maler i EDB Sak og Arkiv. I detaljbildet har du valgene Opprett planbestemmelser og Opprett planbeskrivelse som åpner vinduer hvor du kan registrere en ny
journalpost
for henholdsvis Plan bestemmelser og Planbeskrivelse. Disse får journalpostarten DOK og journalposttype PLN, og blir automatisk knyttet til plansaken. Vinduet for planbeskrivelse ser slik ut: Her kan du eventuelt velge en annen dokumentmal hvis organisasjonen har det. Klikk på for å åpne vinduet hvor du taster inn ønskede verdier. Hvordan du
produserer dokumenter i en sak er beskrevet i Kapittel 5,
Når du har lagret den nye journalposten vil den vises i detaljbildet for plansaken som en lenke, for eksempel Planbestemmelse for parkeringsplass ved småflyplass på Storjordet i følgende bilde: Valget Nye planbestemmelser gir deg mulighet til å produsere et nytt tekstdokument for henholdsvis Planbeskrivelse eller Planbestemmelser. Dette er spesielt aktuelt når
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med plansaker
du kommer til annen gangs behandling og skal lage oppdaterte dokumenter. De opprinnelige dokumentene må beholdes i opprinnelig versjon for å kunne dokumentere hele saksforløpet. De nye dokumentene blir lagt i nye journalposter. Lenken til den produserte planbestemmelse gjør at du kan vise journalpostene og derigjennom dokumentene etter at du har laget planbeskrivelse/-bestemmelse. 115 © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
117
10 Arbeide med delingssaker
En delingssak oppstår ved at det kommer inn en søknad om at en eller flere eiendommer skal deles, slås sammen eller endres. Slike enkeltsaker blir delvis behandlet etter plan- og bygningsloven og delvis etter delingsloven. Dette kapitlet beskriver • • • hvordan du registrerer en delingssak hvordan du beskriver en eiendom saksgangen i en delingssak
10.1 Lage en ny delingssak
For å registrere en delingssak velger du
Ny sak
, og setter Saksart til
DEL - Delingssak
. For delingssaker er det definert følgende sakstyper: • • • • • GRF – for grensefastsetting KRT – for kartforretning REG – for registrering SEK – for seksjonering STD – for delingsforretning Sakstypene kan tilpasses i den enkelte organisasjon, og det er mulig å definere flere sakstyper. Det er derfor mulig at du finner en litt annen liste med sakstyper hos deg. Til hver sakstype er det knyttet saksmaler med milepæler og aktiviteter. Når du lagrer den nye delingssaken vil venstremenyen vise valgene som gjelder for
en delingssak. Disse er generelt beskrevet i Kapittel 3,
Klikk på
Delingssaksak
som nå vises i venstremenyen for å vise delingsssakinformasjon. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
118
Arbeide med delingssaker
10.1.1 Integrasjon med tilleggsmoduler
Når det er lagt inn delingsdata vil det i oversiktbildet i tillegg til delingsdataene, vises knapper for blant annet gebyr, GIS og GAB. Det vises
kun
knapper for tilleggsmoduler du har tilgang til.
Byggesaksgebyr
Klikk på for å åpne en gebyrmodul som et eget vindu.
braArkiv
Klikk på for å åpne programmet braArkiv som et eget vindu.
GIS
Klikk på for å åpne et kart i et eget vindu. Kartet åpnes på valgt kommune, med markert eiendom eller bygning.
Naboliste
Klikk på for å overføre relevant naboliste fra kartet (i kartsystemet). Hvordan dette gjøres er avhengig av hvilket kartsystem som benyttes.
GAB
Klikk på for å åpne GAB-registeret.
10.2 Menyvalget Vilkår
Dette er beskrevet i Kapittel 8.3,
.
10.3 Beskrivelse av en eiendom
I en delingssak er det behov for å beskrive den opprinnelige og den nye eiendommen.
10.3.1 Registrere en opprinnelig eiendom
Klikk på knappen for å åpne tekstfeltene som skal fylles ut.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arbeide med delingssaker
119 Fyll inn nødvendige felt.
Adresse
Eiendomsadresse for bygget; to felt.
Kommunenr
Feltet blir automatisk fylt ut med nummeret til din kommune, men det kan endres.
Gårdsnr./Bruksnr./Festenr./Seksjonsnr.
Identifiserer eiendommen. Har du integrasjon med GAB, blir dataene du skriver inn automatisk sjekket og kontrollert for å se at de finnes i GAB.
Adresseendring
For å angi eiendommens nye adresse hvis denne endres som følge av delingen.
Oppr. areal/Nytt areal
Angir eiendommens areal før og etter deling.
Målebrevjnr.
Målebrevets journalnummer. De to første feltene angir år (2 siffer) og nummer (4 siffer), det tredje feltet er fritekst som for eksempel kan brukes til målebrevets protokollnummer og sidenummer.
Hjemmelshaver
Navnet på hjemmelshaveren. Knappen
Kopier til ny eiendom
vanligvis kan gjenbrukes). åpner et nytt
Ny eiendom
-vindu med informasjonen fra den opprinnelige eiendommen (der deler av informasjonen Knappen
Ny eiendom
åpner et nytt, tomt
Opprinnelig eiendom
-vindu. Klikk
OK
for å registrere informasjonen.
10.3.2 Registrer ny eiendom
Klikk på knappen +Ny/endre ny eiendom for å åpne tekstfeltene som skal fylles ut. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
120
Arbeide med delingssaker
Adresse
Eiendommens adresse; to felt. Har du integrasjon med GAB, kan du søke etter eiendomsopplysninger ved hjelp av dette valget.
Kommunenr
Feltet blir automatisk fylt ut med nummeret til din kommune, men det kan endres.
Gårdsnr./Bruksnr./Festenr./Seksjonsnr.
Identifiserer eiendommen. Har du integrasjon med GAB, kan du søke etter eiendomsopplysninger ved hjelp av dette valget.
Anvendelse
Beskriver hva eiendommen skal brukes til.
Målebrevjnr.
Målebrevets journalnummer. De to første feltene angir år (to siffer) og nummer (fire siffer), det tredje feltet er fritekst som for eksempel kan brukes til målebrevets protokollnummer og sidenummer.
Areal
Angir eiendommens areal. Knappen
Kopier til ny eiendom
vanligvis kan gjenbrukes). åpner et nytt
Ny eiendom
-vindu med informasjonen fra den opprinnelige eiendommer (der deler av informasjonen Knappen
Ny eiendom
åpner et nytt, tomt
Ny eiendom
-vindu. Klikk
OK
for å registrere informasjonen.
10.4 Søking etter delingssaker
Under
Flere søk
i venstremenyen er det vanligvis definert to forhåndsdefinerte søk for delingssaker. •
Delingssak gitt adresse -
søk etter delingssaker som gjelder en bestemt eiendomsadresse. •
Delingssak gitt gårds- og bruksnummer -
søk etter delingssaker som gjelder en bestemt Eiendomsid (gårdsnummer og bruksnummer).. Klikk ønsket søk, og en dialogboks hvor du skal skrive inn søkeparametere vises. Dialogboksen for delingssaker med gitt adresse ser slik ut: Skriv inn søkeparameter(e) og klikk .
Du finner mer om søking etter saker i Kapittel 2,
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv inneholder mulighet til å arkivere dokumenter direkte fra en rekke kontorstøtteprodukter: • • • • Microsoft Windows Utforsker (menyvalget Send til…) Microsoft Outlook Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher) OpenOffice.org (Writer, Calc, Impress, Draw)
11.1 Logge inn
Hvis du er logget inn i EDB Sak og Arkiv Web, trenger du ikke å logge på. Da vet systemet at du er pålogget, og du benytter samme bruker og rolle som før. Hvis systemet er satt opp med såkalt «single sign-on» går du rett inn i EDB Sak og Arkiv når du starter programmet etter å ha logget inn på din PC. Hvis du ikke er logget inn, får du følgende dialogboks: 121 Tast inn ditt brukernavn og passord og klikk
OK
.
11.1.1 Velg rolle
Hvis du har mer enn én rolle må du velge hvilken du ønsker å benytte. Følgende dialogboks kommer opp: Velg ønsket rolle og klikk
OK
.
11.2 Tilgjengelige menyvalg og verktøyknapper
11.2.1 Microsoft Office
I Microsoft Office-produktene er det kommet en ekstra verktøylinje, ESAArkivering. Når den er valgt, vises følgende knapper . Klikk
Åpne
for å se på et dokument som ligger i arkivet. Klikk
Arkivere
for å arkivere et dokument til arkivet. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
122
Arkiv Plug-In
Første gang knapperaden kommer opp vil den plasseres øverst til høyre blant knappene. Den kan flyttes til ønsket posisjon og vil komme opp der senere.
Merk
: Hvis dokumentet er produsert fra EDB Sak og Arkiv, vil knappen
Arkivere
ha nøyaktig samme funksjon som knappen for å arkivere det produserte/endrede dokumentet ( ).
Merk:
I Outlook vil kun knappen Arkivere være tilgjengelig. Forsendelse av dokumenter fra arkivet gjøres direkte fra det ordinære brukergrensesnittet.
11.2.2 Windows Utforsker
Marker filene du ønsker å arkivere. Høyreklikk og velg
EDB Sak og Arkiv
som er føyd til i Send til-menyen.
11.2.3 Microsoft Outlook
Du kan arkivere innkommende e-post direkte i fra innboksen. Velg én eller flere e poster og klikk i knapperaden ESAArkivering. Følgende dialogboks kommer opp:
Merk:
Siden en e-post representerer en forsendelse, er det ikke mulig å arkivere inn i en eksisterende journalpost fra Outlook.
Journaltittelen, avsenders navn og avsenders e-postadresse hentes fra e-posten. Mange e-postsystemer sender meldingsteksten i to formater, enten som ren tekst (som er obligatorisk i henhold til e-poststandarden) eller som HTML (alternativt
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
123 format). Outlook vil alltid legge ved, samt vise, det alternative formatet som gir mulighet for formatering av teksten. Hvis du haker av for HTML, vil hoveddokumentet lagres som
.html
(med hypertekst og annen informasjon som kan forekomme i en nettside) i stedet for som
.txt
(vanlig tekst). Hvis du har valgt flere e-poster i oversikten i Outlook vises det på den blå linjen øverst (ref. teksten 1 av 3) og du har to alternativer for arkiveringen: Du kan hake av for
Alle
og la alle e-postene lages med samme valg (og i samme sak hvis det er valgt en sak). Men du kan gå videre til neste valgte e-post ved å velge knappen
Neste epost
. Hvis denne skal arkiveres med samme valg, er det bare å klikke
Arkiver
. Feltene
Hoveddokument
og
Vedlegg
er beskrevet nærmere i Kapittel 11.2.5.
Klikker du
Avslutt
før alle er arkivert, avbryter du arkiveringen automatisk.
Merk:
Hvert av tittelfeltene kan inneholde maksimalt 67 tegn. Hvis teksten er for lang, deles den automatisk over to linjer. Den komplette tittelen legges inn i merknadsfeltet slik at du kan klippe og lime etter behov.
Du kan konfigurere systemet slik at alle behandlede e-poster får en forhåndsdefinert farge som vist under. De grønne e-postene er lagret i arkivet. Om valg av farger er beskrevet i brukerhåndboken for administrator.
11.2.4 OpenOffice.org
I OpenOffice.org legger knappene seg inn i samme knapperad som for dokumentproduksjon, knapperaden ESAOpenOffice. Første gang knapperaden kommer opp vil den plasseres øverst til høyre blant knappene. Den kan flyttes til ønsket posisjon og vil komme opp der senere. Knapperaden ser slik ut: . © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
124
Arkiv Plug-In
(høyrepil) benyttes for å åpne et arkivert dokument og (venstrepil) benyttes for
å arkivere et åpnet dokument. De to første knappene beskrives i Kapittel 7.1.
11.2.5 Arkivering
Teksten på den blå linjen øverst endrer seg ut i fra hvilket program du står i, men innholdet ellers er likt. Følgende faner angir forskjellige måter å arkivere.
I eksisterende sak
lagrer dokumentet i en ny journalpost i en eksisterende sak.
I eksisterende journalpost
legger dokumentet som et vedlegg til en eksisterende journalpost. Denne fanen finnes ikke i Outlook.
I ny sak
lager en ny sak og ny journalpost til dokumentet.
I dokumentboksen
lager en ny journalpost som
ikke
er i sak. Den knyttes ofte til en sak på et senere tidspunkt. Hver måte beskrives nærmere i de følgende kapitlene. Nederst i bildet vises en liste over valgte dokumenter: Hvis du har valgt flere dokumenter vil det første velges som hoveddokument og de resterende vil være vedlegg. Hvis du ønsker å velge et annet dokument som hoveddokument, velger du dette fra nedtrekkslisten for høyre velger du hvilket verktøy som skal brukes.
Hoveddokument
. Det tidligere hoveddokumentet blir da automatisk endret til vedlegg. I nedtrekkslisten til Du kan velge fra nedtrekkslister hvilket verktøy som skal brukes for vedleggene. Listene åpnes ved å klikke i kolonnen til høyre for filnavnet. Hvis du ikke vil at et vedleggsdokument skal arkiveres, fjerner du haken foran filnavnet.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
125
Merk:
På noen PC-er synes ikke nedtrekkslisten fordi skjermbildet er for smalt. Da må du dra i rullefeltet som vises nederst i vedleggsfeltet, eller klikke på den vertikale skillelinjen og dra den mot venstre.
Hvis du ønsker å legge dokumentene inn i en eksisterende journalpost legges alle filene inn som vedlegg. Hoveddokumenter gråes da ut og vedleggsfeltet vil inneholde alle filene:
Merk:
Knappen
Neste epost
er kun tilgjengelig ved arkivering fra et e-postssystem.
11.3 Arkivere i eksisterende sak
Når du velger fanen
I eksisterende sak
vil dokumentet bli arkivert i en ny journalpost i en eksisterende sak. Følgende skjermbilde vises: De enkelte faner er beskrevet i de følgende kapitler.
11.3.1 Sak
På fanen
Sak
angir du hvilken sak dokumentet skal arkiveres i. Tast inn saksnummeret i de to feltene (årsdelen i første felt) og trykk på knappen
Vis.
Da fylles bildet med informasjon om den valgte saken. Hvis du ikke kjenner saksnummeret, klikker du på
Søk
og får opp følgende bilde: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
126
Arkiv Plug-In
Tast inn søkeverdier i ett eller flere felt og trykk på knappen
Søk
for å finne saker som passer til søkeverdiene. Hvis du vet initialene til saksansvarlig kan du skrive inn disse. Hvis ikke kan du klikke på for å søke. Hvis du skal søke på datoer fra/til må du først klikke i avkryssingsboksen foran datofeltene. Merk dag, måned eller år og bruk opp- eller nedpiltastene får angi ønsket dato. Ønsker du å se en kalender klikker du nedpilen etter datofeltet: Velg måned og år ved å klikke på høyre- eller venstrepilene. Klikk på ønsket dag. Du kan også navigere i kalenderen med piltastene på tastaturet. Hvis du vil starte på nytt med helt nye søkeverdier, klikker du
Nullstill
for å blanke ut alle feltene. Alle saker som tilfredsstiller søkeverdiene vil vises i listeboksen når du klikker på
Søk
. Hvis den saken du ønsker å arkivere i finnes i listen, klikker du på den aktuelle saken (i kolonnen Saksnr) og klikker
OK
for å ta med denne saken tilbake til arkiveringsbildet. Knappen
Avbryt
avbryter søket.
11.3.2 Journal
Få fanen
Journal
angir du verdier for den nye journalposten som dokumentet skal arkiveres i.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
127 Alle felt unntatt Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier. Verdien i tittelfeltet vil være filnavnet minus filtypen for Utforsker, Microsoft Office og OpenOffice.org. For Outlook vil tittelen være lik emnet på e-posten som skal arkiveres.
11.3.3 Gradering
På fanen
Gradering
velger du evt. gradering for journalposten (og dokumentet). Velger du gradering fra den øverste nedtrekkslisten vil feltene under bli fylt ut med standardverdier for dette valget. Du kan endre alle verdier. Du kan også velge å angi verdiene manuelt.
Merk:
Hvis du ikke angir noen felt nederst (hvilke felt som skal skjermes), vil det kun være dokumentet som blir skjermet.
11.3.4 Avs./Mott.
På fanen
Avs./Mott.
velger du avsendere og mottakere for journalposten. Hvis du arkiverer fra et e-postsystem (for eksempel Outlook) vil e-postadressen til avsender (for mottatt e-post) være fylt inn som ekstern avsender i den øverste listen. Alle mottakere (unntatt deg selv) vil være fylt inn som eksterne mottakere i den øverste listen. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
128
Arkiv Plug-In
Hvis du anga at journalposten var ”eksternt produsert” ved å velge for eksempel Inngående på fanen Journal, vil du være lagt inn som intern mottaker i den nederste listen. Hvis du anga ”internt produsert” ved å velge de fleste andre typene, vil du være lagt inn som intern avsender i den nederste listen. Du registrerer en ny, endrer eller sletter en ekstern avsender/mottaker ved hjelp av knappene
Ny
,
Endre
og
Slett
til høyre for listen over eksterne. Knappene
Ny
og
Endre
vil åpne følgende dialogboks: Velg om den eksterne skal være mottaker, avsender, kopimottaker eller medavsender fra knappene øverst.
Merk:
Noark-4 tillater kun én avsender. Skal det registreres flere, må de registreres som medavsendere.
Det må alltid være én intern eller ekstern avsender på en journalpost. Om det skal være lov å ha interne og/eller eksterne mottakere av journalposten avhenger av typen og oppsett i Administrator. Hvis adressaten ligger i adresseregisteret, kan du taste inn kortnavnet og så klikke på knappen . Hvis du ikke kjenner kortnavnet, klikker du på knappen for å få opp søkebildet for adresser. Trykk
OK
for å legge til adressen,
Avbryt
hvis du ombestemmer deg. Du registrerer en ny, endrer eller sletter en ekstern avsender/mottaker ved hjelp av knappene
Ny
,
Endre
og
Slett
til høyre for listen over interne. Knappene
Ny
og
Endre
vil åpne følgende dialogboks:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
129 Velg om den interne skal være mottaker, avsender, kopimottaker eller medavsender fra knappene øverst.
Merk:
Noark-4 tillater kun én avsender. Skal det registreres flere, må de registreres som medavsendere.
Det må alltid være én intern eller ekstern avsender på en journalpost. Om det skal være lov å ha interne og/eller eksterne mottakere av journalposten avhenger av typen og oppsett i Administrator. Det skal være én behandlingsansvarlig for journalposten. I utgangspunktet vil det være deg som pålogget bruker. Tast inn initialene på saksbehandleren i feltet Saksbehandler og trykk for å få opp søkebildet for saksbehandler. eller trykk Hvis det skal registreres umiddelbart at mottakeren har tatt saken til etterretning eller orientering, velger du avskrivningsmåte fra nedtrekkslisten og haker av foran avskrivningsdatofeltet. Evt. endrer du datoen til annen dato. Hvis du vil registrere behandlingsfrist for en mottaker, haker du av for behandlingsfrist og velger en passende dato fra kalenderen.
11.3.5 Tilleggsinfo
På fanen
Tilleggsinfo
registrerer du én eller flere tilleggsinformasjoner for journalposten. Velg type fra nedtrekkslisten og fyll inn informasjon i tekstfeltet. Begge må være angitt for at informasjonen skal bli lagret.
11.4 Arkivere i eksisterende journalpost
Når du velger fanen
I eksisterende journalpost
vil dokumentet bli arkivert i en eksisterende journalpost i en eksisterende sak. Når du arkiverer i en eksisterende © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
130
Arkiv Plug-In
journalpost, skal det kun angis hvilken journalpost det skal arkiveres i. E-poster må alltid arkiveres som nye journalposter . Tast inn saks- og dokumentnummeret i de tre boksene og trykk på
Tab
. Da fylles bildet med informasjon om den valgte journalposten. Hvis du ikke kjenner saks- og dokumentnummeret, klikker du på
Søk
og får opp følgende bilde: Tast inn søkeverdier i ett eller flere felt og trykk på knappen
Søk
for å finne journalposter som passer til søkeverdiene. Hvis du vet initialene til behandlingsansvarlig saksbehandler kan du skrive inn disse. Hvis ikke kan du klikke på for å søke. Hvis du skal søke på datoer fra/til må du først hake av for dette i avkryssingsboksen foran datofeltene.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
131 Hvis du vet saksnummeret kan du taste inn det i feltene nederst og klikke på knappen for å få listet alle journalpostene i saken. Hvis du vil starte på nytt med helt nye søkeverdier, klikker du på knappen
Nullstill
for å blanke ut alle feltene. Alle journalposter som tilfredsstiller søkeverdiene vil vises i listeboksen når du klikker på
OK Søk
. Hvis den journalposten du ønsker å arkivere i finnes i listen, klikker du på den aktuelle journalposten (i kolonnen Dokumentnr) og klikker på knappen for å ta med denne journalposten tilbake til arkiveringsbildet. Knappen
Avbryt
avbryter søket.
11.5 Arkivere i en ny sak
Når du velger fanen
I ny sak
vil dokumentet bli arkivert i en ny journalpost i en ny sak. De enkelte faner er beskrevet i de følgende kapitler.
11.5.1 Sak
På fanen
Sak
angir du informasjon om den nye saken. Alle felt unntatt Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier. Du kan beholde disse eller angi andre verdier. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
132
Arkiv Plug-In
Standard saksansvarlig vil være deg selv. Hvis du vil ha en annen saksansvarlig, kan du skrive inn initialene eller klikke for å søke etter denne.
11.5.2 Arkiv
På fanen
Arkiv
angir du arkivinformasjon. Det er ikke alle brukere som har tilgang til å registrere slik informasjon. Det avhenger av oppsett. Velg arkivdel og kryss av om det skal arkiveres på papir (begge feltene vil ha standardverdier). Arkivkoden med nummer 1 er primærkoden. Hvilken type som kan velges for denne avhenger av valgt arkivdel. Er det et emnearkiv, må primærkoden være en emnekode. Er det et objektarkiv, for eksempel eiendomsarkiv, må primærkoden være en eiendomskode. Velg type fra nedtrekkslisten og tast inn kode i feltet Verdi eller søk den fram ved knappen . Kryss av for skjermet hvis saken skal graderes og denne arkivkoden må skjermes for innsyn. Avskjerming er kun aktuelt for objektkoder som kan identifisere personer.
11.5.3 Gradering (sak)
På fanen
Gradering (sak)
velger du evt. gradering for saken. Velger du gradering fra den øverste nedtrekkslisten vil feltene under bli fylt ut med standardverdier for dette valget. Avgraderingsdatoen vil være 50 år fram i tid hvis ingenting er angitt. Du kan endre alle verdier. Du kan også velge å angi verdiene manuelt.
Merk:
Hvis du ikke angir noen felt nederst (hvilke felt som skal skjermes), vil det kun være den fysiske saken (papirutgaven) som blir skjermet. EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
11.5.4 Tilleggsinfo (sak)
På fanen
Tilleggsinfo (sak)
registrerer du en eller flere tilleggsinformasjoner for saken. 133 Velg type fra nedtrekkslisten og fyll inn informasjon i tekstfeltet. Begge må være angitt for at informasjonen skal bli lagret.
11.5.5 Journal
Få fanen
Journal
angir du verdier for den nye journalposten som dokumentet skal arkiveres i. Alle felt unntatt Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier. Verdien i tittelfeltet vil være filnavnet minus filtypen for Utforsker, Microsoft Office og OpenOffice.org. For Outlook vil tittelen være lik emnet på e-posten som skal arkiveres.
11.5.6 Gradering
På fanen
Gradering
velger du evt. gradering for journalposten (og dokumentet). Velger du gradering fra den øverste nedtrekkslisten vil feltene under bli fylt ut med standardverdier for dette valget. Du kan endre alle verdier. Du kan også velge å angi verdiene manuelt.
Merk:
Hvis du ikke angir noen felt nederst (hvilke felt som skal skjermes), vil det kun være dokumentet som blir skjermet.
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
134
11.5.7 Avs./Mott.
På fanen
Avs./Mott.
velger du avsendere og mottakere for journalposten.
Arkiv Plug-In
Denne fanen er beskrevet under Arkivere i eksisterende sak i Kapittel 11.3.4.
11.5.8 Tilleggsinfo
På fanen
Tilleggsinfo
registrerer du én eller flere tilleggsinformasjoner for journalposten. Velg type fra nedtrekkslisten og fyll inn informasjon i tekstfeltet. Begge må være angitt for at informasjonen skal bli lagret.
11.6 Arkivere i dokumentboksen
Når du velger fanen
I dokumentboksen
vil dokumentet bli arkivert i en ny journalpost som ikke knyttes til sak. Dette kan evt. gjøres i ettertid.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
135 De enkelte faner er beskrevet i de følgende kapitler.
11.6.1 Journal
Få fanen
Journal
angir du verdier for den nye journalposten som dokumentet skal arkiveres i. Alle felt unntatt Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier. Verdien i tittelfeltet vil være filnavnet minus filtypen for Utforsker, Microsoft Office og OpenOffice.org. For Outlook vil tittelen være lik emnet på e-posten som skal arkiveres.
Merk:
Hvilke typer som kan velges avhenger av oppsett. Noen typer forlanger kobling til sak og kan ikke velges. Andre typer gir mulighet for kobling til sak og kan derfor velges både for journalposter i nye og eksisterende saker, og for journalposter i dokumentboksen. Disse vil du normalt koble til sak senere. Noen typer kan ikke kobles til sak, og kan kun velges fra dokumentboksen.
11.6.2 Gradering
På fanen
Gradering
velger du evt. gradering for journalposten (og dokumentet). © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
136
Arkiv Plug-In
Velger du gradering fra den øverste nedtrekkslisten vil feltene under bli fylt ut med standardverdier for dette valget. Du kan endre alle verdier. Du kan også velge å angi verdiene manuelt.
Merk:
Hvis du ikke angir noen felt nederst (hvilke felt som skal skjermes), vil det kun være dokumentet som blir skjermet.
11.6.3 Avs./Mott.
På fanen
Avs./Mott.
velger du avsendere og mottakere for journalposten.
Denne fanen er beskrevet under Arkivere i eksisterende sak i Kapittel 11.3.4.
11.6.4 Tilleggsinfo
På fanen
Tilleggsinfo
registrerer du en eller flere tilleggsinformasjoner for journalposten. Velg type fra nedtrekkslisten og fyll inn informasjon i tekstfeltet. Begge må være angitt for at informasjonen skal bli lagret.
11.7 Åpne et dokument
Fra kontorstøtteproduktene er det mulig å åpne dokumenter som ligger i arkivet for å se på dem. Dette tilsvarer Vis-kommandoen i standard saksbehandlingsklient. For å se på et arkivert dokument klikker du på
Åpne
-knappen. Følgende dialogboks kommer opp:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
137 Du kan søke fram dokumentene ved å søke på enten saksinformasjon eller journal informasjon.
11.7.1 Saker
Fanen for å søke fram saker inneholder følgende felt: Tast inn søkeverdier i ett eller flere felt og trykk på knappen
Søk
for å finne saker som passer til søkeverdiene. Hvis du vet initialene til saksansvarlig kan du skrive inn disse. Hvis ikke kan du klikke på for å søke. Hvis du skal søke på datoer fra/til må du først hake av for dette i avkryssingsboksen foran datofeltene. Hvis du vil starte på nytt med helt nye søkeverdier, klikker du på knappen
Nullstill
for å blanke ut alle feltene. Alle saker som tilfredsstiller søkeverdiene vil vises i listeboksen når du klikker på
Søk
. Hvis den saken du ønsker å søke i finnes i listen, klikker du på den aktuelle saken (i kolonnen Saksnr) og klikker på knappen
OK
for å ta med denne saken tilbake til åpnebildet. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
138
11.7.2 Journalposter
Fanen for å søke fram journalposter inneholder følgende felt:
Arkiv Plug-In
Tast inn søkeverdier i ett eller flere felt og klikk
Søk
for å finne journalposter som passer til søkeverdiene. Hvis du vet initialene til behandlingsansvarlig saksbehandler kan du skrive inn disse. Hvis ikke kan du klikke på for å søke. Hvis du skal søke på datoer fra/til må du først hake av for dette i avkryssingsboksen foran datofeltene. Hvis du vet saksnummeret kan du taste inn det i feltene nederst og klikke på knappen
Søk
for å få listet alle journalpostene i saken. Hvis du ikke kjenner saksnummeret kan du klikke på for å søke. Hvis du vil starte på nytt med helt nye søkeverdier, klikker du på knappen
Nullstill
for å blanke ut alle feltene. Alle journalposter som tilfredsstiller søkeverdiene vil vises i listeboksen når du klikker på
Søk
på knappen . Hvis den journalposten du ønsker å åpne dokument fra i finnes i listen, klikker du på den aktuelle journalposten (i kolonnen Dokumentnr) og klikker
OK
for å ta med denne journalposten tilbake til åpningsbildet. Knappen
Avbryt
avbryter søket.
11.7.3 Dokumentlisten
Når du klikker på Søk vil aktuelle saker og journalposter hentes og vises i følgende liste:
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Arkiv Plug-In
139 Ved å ekspandere sakene så vil du se journalpostene og dokumentene. Ikonet til venstre sier hvilken type fil det er. Hvis ikonet mangler så betyr det at det ikke finnes noe tekstdokument tilknyttet.
Merk
: Du kan bare se på filer som kan tydes av programmet du bruker. Du kan for eksempel ikke åpne et Excel-dokument i Word. Filen vil åpnes i skrivebeskyttet modus.
© EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
141
12 Innsynsklient
EDB Sak og Arkiv Innsynsklient er et program som blir installert i programkatalogen til EDB Sak og Arkiv. Programmet er laget for å gi fylkesmannen innsyn i klagesaker som kommunen har oversendt fylkesmannen. Når du har startet ESAInnsyn.exe., må du logge inn med brukernavn og passord. Du kan senere logge deg inn som ny bruker med kommandoen
Fil/Logg på
. Alle saker som er gjort tilgjengelig hentes inn i hovedbildet. Det er ikke mulig å søke innenfor klagesakene, alle vil vises hele tiden. Hvis en klagesak ikke vises har saksbehandler i kommunen glemt å sette på nødvendige tilgangsrettigheter. Hovedvinduet ser slik ut: Du kan hente inn oppdatert liste ved å trykke på F5 knappen eller ved å velge
Fil/Oppfrisk dataene
fra menyen. Mens oppfrisking av dataene foregår vises meldingen
Klagesakene hentes…
på statuslinjen. Du vil se alle sakene umiddelbart. Hvis du ønsker å se på dokumentene til en sak ekspanderer du listen ved å klikke på pluss-tegnet for saken. Alternativt kan du dobbeltklikke på saken. Du kan lukke den igjen ved å klikke på minus-tegnet for saken. En ekspandert liste kan se ut som følger: © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
142
Innsynsklient
Sakene vises i uthevet skrift, mens dokumentene vises i normal skrift. Vedlegg vises i grå skrift slik at det er lett å se hva som er hoveddokumentet. Helt til venstre vises ikonet for det programmet som benyttes for å åpne tekstdokumentet. De mest brukte dokumenttypene er lagt inn. Det vil selvsagt fungere om du bruker en annen filtype også. Forskjellen er bare at du vil få et generelt ikon istedenfor et programspesifikt. Hvis du vil se på et tekstdokumentet dobbeltklikker du på linjen. Alternativt kan du velge dokumentet og så klikke på høyre museknapp. Følgende meny kommer da opp: Her kan du åpne dokumentet, skrive det ut eller lagre det som en fil på en lokal disk.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
143
13 Håndtering av problemer
I et stort system som EDB Sak og Arkiv kan det oppstå uventede situasjoner både fordi du som bruker prøver å gjøre ting du ikke har tilgang til, fordi ikke alle nødvendige felt er fylt ut, fordi det oppstår feil i nettverket eller fordi det er feil i systemet. I dette kapittelet får du • • • en innføring i hvordan feil kan rapporteres vite hvordan feil vises eksempel på vanlige feil
13.1 Rapportering av systemfeil
Det kan oppstå feilsituasjoner i EDB Sak og Arkiv der du får en melding som kort beskriver feilen, som regel innledet med ordet
Systemfeil.
Meldingen presenteres som en ordinær lenke, gjerne blå skrift med understreking. Klikker du denne lenken, blir et nytt vindu åpnet for å vise teknisk informasjon om feilen. Denne teksten kan være betydelig lengre enn det som er synlig i vinduet. Teksten kan være vanskelig å forstå for en vanlig bruker, men skal feilen rapporteres til EDB Business Partner AS kan den være av stor betydning for teknisk personell. Det er ønskelig at en kopi av informasjonen vedlegges en eventuell feilrapport.
Merk:
Ikke bruk Alt PrtSc for å kopier feilmeldingen til utklippstavlen! Dette vil kun kopiere det bildet som vises på skjermen. Den informasjonen som har teknisk interesse er svært ofte utenfor vinduskanten, og blir ikke med ved denne måten å kopiere på.
Hvis du ikke finner ut av feilen selv, og trenger hjelp, gjør du følgende: 1.
Klikk feilmeldingen for å åpne informasjonsvinduet. 2.
Merk all teksten i vinduet. Dette kan gjøres på flere måter: Du kan plassere markøren på første tegn, klikke og holde venstre musetast mens du drar musa nedover til siste tegn, eller du kan trykke Ctrl A. 3.
Kopier den merkede teksten til utklippstavlen ved å trykke Ctrl C. 4.
Lim teksten inn i e-postmeldingen eller brevet du skriver til din egen brukerstøtte ved å trykke Ctrl V. 5.
Klikk Lukk feilmeldingsvindu for å lukke vinduet. Du kan også lukke vinduet på andre måter, f.eks. ved å klikke lukke-knappen i øverste høyre hjørne. 6.
Beskriv i meldingen hvilken operasjon du forsøkte å utføre da feilen oppsto. Det er også av betydning om samme feil oppstår hver gang du prøver denne operasjonen, eller om det skjer bare av og til.
Merk:
Det er meget viktig at du også oppgir hvilken versjon av systemet du kjører!
7.
Hvis din egen brukerstøtte ikke kan hjelpe deg, ønsker de sannsynligvis å videresende meldingen til vår brukerstøtte. 8.
E-postmeldinger videresendes da til EDB Sak og Arkiv brukerstøtte, e-postadresse [email protected]. Eventuelle telefonforespørsler kan rettes til brukerstøtte EDB Sak og Arkiv på 815 44 710.
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
144
Håndtering av problemer
13.2 Normale feilsituasjoner
I det daglige arbeidet oppstår en del spesielle situasjoner der både årsak og håndtering er velkjent. Iblant blir de håndtert som «feil»; iblant blir de systemet er konstruert for å ha slik oppførsel.
opplevd
som om det har oppstått en feil av den som opplever situasjonen for første gang, selv om
13.2.1 Feil brukernavn/passord
Hvis du feilskriver brukernavn og/eller passord, får du feilmeldingen: «Pålogging feilet, prøv igjen.» Det er ingen grunn til å formidle denne rapporten videre; feilen håndteres ved at du logger inn på nytt med korrekt brukernavn og passord.
13.2.2 Feilmeldinger forårsaket av manglende rettigheter
Noen ganger kan du oppleve at programmet ikke utfører en kommando du gir, f.eks. å lagre endringer du har gjort. I stedet vises en melding, hvor teksten i rødt beskriver hvorfor din siste kommando ikke kunne utføres. I dette eksemplet kunne ikke journalposten lagres på grunn av manglende rettigheter. I andre tilfeller kan det være obligatoriske felt som ikke er fylt ut, eller at det er skrevet bokstaver i et felt som krever tall. Legg merke til at det her ikke er noen knapp du må klikke for å gå videre i arbeidet. Du bør alltid holde et øye åpent for slike meldinger. Dersom f.eks. Lagre-knappen ikke blir grået ut (for å markere at det ikke er noe mer å lagre) når du klikker den, skyldes det trolig en melding av typen ovenfor.
13.2.3 Innsynsklient viser ikke en klagesak
Dersom en klagesak mangler i listen som hentes inn i Innsynsklient skyldes det vanligvis at saksbehandler ikke har angitt tilgangsgruppe på saken. Hvilken kode som skal brukes bestemmes av din organisasjon.
13.2.4 Feilmeldinger når du klikker Tilbake-pilen
Når du klikker Tilbake-pilen bilde. Da vises følgende melding: kan det hende at det ikke er mulig å gå til forrige
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Håndtering av problemer
145 Høyreklikk i bildet og velg
Oppdater
. Klikk
Prøv på nytt
i feilmeldingen som kommer opp. Dette tar deg tilbake til der du var.
13.2.5 Automatisk utlogging
Systemadministrator vil normalt sette opp EDB Sak og Arkiv slik at brukervinduet låser seg etter en viss tid hvis det ikke blir brukt. Da må du logge deg inn på nytt når du vil fortsette arbeidet. Programmet fortsetter der du sluttet og ingenting er mistet. © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
Stikkordsliste
14 Stikkordsliste
A
administrativ behandling ...............................55 administrator..................................................26 adresseregister .........................................12; 45 aktivitet..........................................................16 alternative koder............................................47 arbeide med journalposter .............................61 arbeide med oppgaver ...................................85 arbeide med politiske saker ...........................55 arbeide med saker..........................................37 arbeidsområdet ..............................................27 arbeidsteknikker ............................................19 Arkiv Plug-In...............................................121 arkivere i dokumentboksen .....................134 arkivere i eksisterende journalpost ..........129 arkivere i eksisterende sak.......................125 arkivere i ny sak ......................................131 menyvalg .................................................121 åpne et dokument.....................................136 arkivar............................................................37 arkivdel..........................................................47 arkivkoder......................................................46 arkivsaksnummer...........................................16 automatisk utlogging .....................................25 avansert søk ...................................................32 avgraderingsdato .....................................43; 72 avgraderingskode.....................................43; 72 avkryssingsboks ............................................20 avskjerming arkivkode...................................................48 avskrivning ..............................................12; 74 avslutte sak ....................................................53
B
bannerlinje...............................................26; 29 begreper, viktige............................................12 behandling i utvalg.......................................................55 © EDB Business Partner Norge AS 147 behandlinger rekkefølge i lista ....................................... 58 behandlingsstatus søk etter journalpost.................................. 33 beskyttelsesinstruksen................................... 28 bevaringstid................................................... 48 braArkiv........................................................ 26 brukerhåndbok ........................................ 24; 26 bruker-ID .......................................... 12; 23; 26 brukerprofil ................................................... 89 brukerprofiler................................................ 37 brukerstøtte ................................................. 143 BYG for byggesaker ..................................... 39 byggesak ..................................................... 103 dispensasjon............................................ 109 ny ............................................................ 103 oversikt ................................................... 105 søke etter................................................. 110 tilsyn ....................................................... 106 vilkår ....................................................... 108 ByggSøk ............................................... 13; 110 bytte passord ................................................. 26
D
dato registrering av journalpost ........................ 62 utløpt for siden.......................................... 26 ved søk etter journalpost........................... 33 dato avgradering ..................................... 43; 72 DEL for delingssaker.................................... 39 delegert behandling....................................... 55 delegert sak ................................................... 57 delingssaker lage en ny................................................ 117 søking etter.............................................. 120 dispensasjon................................................ 109 dokument forhold til journalpost ............................... 61
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
148 nytt.................................................63; 64; 67 dokumentflyt .................................................86 dokumentkategori ved søk etter journalpost............................33 dokumentlager...............................................67 dokumentnummer..........................................62 DS for delegert sak ........................................57
E
eldste først sortering ved søking etter journalpost .33; 34 endre passord.................................................26 Endre/skrive inn interne avsendere og mottakere...................................................74 e-post ...........................................................100 innkommende ..........................................122 ESA administrator ...................................24; 28 definere nye sakstyper ...............................38 forhåndsdefinert søk etter sak....................30 hjemmelsregister for gradering............42; 71 koder for journalpoststatus ........................70 koder for saksstatus ...................................40 rolle til sakspart .........................................45 tilgang til å opprette sak ............................37 tilleggsinfo i søk etter journalpost .............34 tilleggsinformasjon....................................50
F
fagklasse ........................................................47 feilmeldinger .................................................28 Datoen for siden er utløpt..........................26 feilsituasjoner ..............................................143 fellesklasse ....................................................47 Flere søk ........................................................35 fletting ...........................................................98 FO for forespørsel/interpellasjon...................57 forespørsel .....................................................57 forhåndsdefinert søk etter journalpost...................................33; 34 forsiden, gå tilbake til....................................26 forvaltningsloven...........................................11
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok Stikkordsliste
frem-knapp.................................................... 26 funksjon
G
til part i saken............................................ 45 gjenfinning.................................................... 29 gradering ....................................................... 28 avgraderingskode................................ 43; 72 hjemmel for......................................... 42; 71 journalpost ................................................ 70 sak .............................................................
42
skjerming av undertittel ...................... 39; 69 graderingskode for journalpost........................................... 62 gruppe tilgangsgruppe til journalpost ................... 70 tilgangsgruppe til registreringer................ 28 tilgangsgruppe til sak ................................ 39
H
hjelp ........................................................ 24; 26 hjelperegister, definisjon............................... 14 hjemmel for gradering av journalpost......................
71
for gradering av sak ..................................
42
lukket møte ............................................... 55 hovedvinduet................................................. 86 høyreklikke ................................................... 20 håndbok................................................... 24; 26
I
ikon ............................................................... 20 innlogging ..................................................... 23 innsynsklient ............................................... 141 interne avsendere og mottakere .................... 73 interpellasjon................................................. 57
J
jokertegn ....................................................... 29 ved søk i adresseregister ........................... 45 journalførende enhet ..................................... 47 journalpost .................................................... 61 © EDB Business Partner Norge AS
Stikkordsliste
gradering....................................................70 merknad.....................................................70 ny...............................................................63 registreringsdato ........................................70 tilgangsgruppe ...........................................70 tilhørende en sak........................................62 undertittel ..................................................69 journalpostdetaljer .........................................69 journalposttittel..............................................69 journalposttype ..............................................62
K
kalender
-
knappen ..........................................21 kassasjonsdato ...............................................48 kassasjonskode ..............................................48 K-koder..........................................................47 klageadgang...................................................56 klikke.............................................................20 knapp .............................................................20 kommentar sak..............................................................48 konsepter og utkast........................................66 kopiere vedlegg .............................................82 kortnavn i adresseregister .........................................44 kundestøtte, kontakte.....................................27
L
ledetekst.........................................................20 logg ut............................................................27 logge inn........................................................23 Arkiv Plug-In...........................................121 logge ut..........................................................25 lovhjemmel.....................................
Se
hjemmel lukke
-
knappen ...............................................21 lukket møte....................................................55 lupe
-
knappen .................................................21
M
melding om vedtak ........................................60 merknad journalpost ................................................ 70 sak ............................................................. 39 søk etter journalpost............................ 32; 33 milepæl ................................................... 16; 38 milepæler ...................................................... 92 mottakere av journalpost............................................ 62 MSH............................................................ 100 møtesaksnummer .......................................... 16
N
navigasjonsmeny........................................... 27 navn, saksbehandler...................................... 26 nedtrekksliste ................................................ 20 Noark-4 graderingskode.................................... 43; 72 journalpoststatus ....................................... 70 kommentar ................................................ 48 saksbehandlermerknad.............................. 48 saksstatus .................................................. 40 skjerming av undertittel ...................... 39; 69 ny eiendom.................................................. 119 ny journalpost ............................................... 63 ny sak ............................................................ 37 nyeste først sortering ved søking etter journalpost. 33; 34 nyheter .......................................................... 24
O
objektbasert arkiv.......................................... 47 objektkode..................................................... 48 obsdato sak ............................................................. 40 offentlighetsloven ......................................... 11 oppdater ........................................................ 26 oppgaveflyt ................................................... 85 oppgaver legg til ny .................................................. 91 mine .......................................................... 87 til fordeling ............................................... 88 149 © EDB Business Partner Norge AS
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
150 ufordelte ....................................................87 utsatte ........................................................89 oppslag
-
knappen............................................20 ordningsprinsipp............................................47 ordningsverdi.................................................47 organisasjonsenhet søk etter journalpost ............................32; 34 oversikt over journalposter............................62 oversikt over saker.........................................37
P
papir arkivering ..................................................47 part i sak søk i journalpost ........................................32 part i saken funksjon.....................................................45 rolle............................................................45 skjerming...................................................45 parter i saken .................................................
44
passord.....................................................23; 26 planbeskrivelse ............................................114 planbestemmelser ........................................114 planident ......................................................113 plansak registrere..................................................113 plansaker......................................................113 PLN for plansaker .........................................39 politisk behandling ........................................55 politisk sak.....................................................57 postjournal.....................................................61 postnummer...................................................44 PS for politisk sak .........................................57
R
redigeringsfelt................................................20 ref. i utvalg ..............................................51; 79 referanser.......................................................50 referatsak .................................................55; 57 registrere journalpost.....................................63
Stikkordsliste
registreringsdato journalpost ................................................ 70 sak ............................................................. 40 rekkefølge ved søking etter journalpost................ 33; 34 rekkefølge i lista over behandlinger.............. 58 rolle til part i saken............................................ 45 roller, saksbehandler ..................................... 24 RS for referatsak ........................................... 57
S
sak avslutte...................................................... 53 gradering ...................................................
42
kommentar ................................................ 48 merknad .................................................... 39 obsdato...................................................... 40 parter .........................................................
44
registrere ny .............................................. 37 registreringsdato ....................................... 40 sammendrag.............................................. 40 tilgangsgruppe........................................... 39 undertittel.................................................. 39 saker, mine.................................................... 87 saksart og sakstype ....................................... 38 saksbehandler søk etter journalpost............................ 32; 34 saksbehandler-roller...................................... 24 saksdetaljer ................................................... 41 saksgang........................................................ 85 utvalgsbehandling ..................................... 56 saksgang, definisjon...................................... 16 saksgang, valgfri modul................................ 27 saksmal ......................................................... 16 saksnummer ved søk etter journalpost........................... 33 saksnummer, definisjon ................................ 16 sakspart
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS
Stikkordsliste
funksjon.....................................................45 rolle............................................................45 skjerming...................................................45 sakstittel.........................................................39 søk etter journalpost ............................32; 33 sakstype .........................................................38 samarbeide om saker .....................................22 sammendrag sak..............................................................40 sikkerhet ........................................................28 sikkerhetsinstruksen ......................................28 skjerming arkivkode...................................................48 av part i saken............................................45 sortering ved søk etter journalpost......................33; 34 standardknapper.............................................20 standardknapper, kalender.............................21 standardknapper, lukke..................................21 standardknapper, lupe....................................21 standardknapper, oppslag ..............................20 standardknapper, trekk sammen-boks ...........21 standardknapper, utvid-boks .........................21 standardknapper, åpne ...................................21 status behandling i utvalg ....................................55 journalpost.................................................70 sak..............................................................40 Statuslinje ......................................................27 STD for «vanlige» saker................................39 stjerne, som jokertegn....................................29 stjerner for skjermede felt.................................
42
;
71
store/små bokstaver i bruker-ID og passord...............................26 ved søk i tilleggsinfo .................................34 strekkodeark ..................................................96 systemansvarlig administrator
Se
ESA administrator;
Se
ESA © EDB Business Partner Norge AS systemfeil.................................................... 143 søk................................................................. 29 avansert ..................................................... 32 etter saksbehandler.................................... 30 organisatorisk enhet .................................. 31
T
tabulator
-
tasten ............................................. 20 tekstdokument arkivere ..................................................... 94 basert på maler.......................................... 93 konvertere til PDF..................................... 99 lage............................................................ 93 produsere................................................... 93 redigere ..................................................... 96 strekkodeark.............................................. 96 tilknytte eksisterende ................................ 95 vise............................................................ 98 tilbake-knapp ................................................ 26 tilgang til saker og dokumenter .................... 28 tilgangsgruppe for journalpost........................................... 70 for sak ....................................................... 39 tilleggsinformasjon sak ............................................................. 50 søk etter journalpost.................................. 34 tilleggskode................................................... 47 tilleggsmodul byggesak ................................................... 39 delingssak ................................................. 39 plansak ...................................................... 39 tilsyn ........................................................... 106 trekk sammen-boks....................................... 21 type
U
ordningsprinsipp ....................................... 47 ugradert ................................................... 43; 71 undertittel journalpost................................... 69 undertittel sak................................................ 39 151
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
152 utkast .............................................................66 utlogging..................................................25; 27 utskrift .....................................................24; 26 utvalgsbehandling..........................................55 utvid
-
boks......................................................21
V
valgfri modul, saksgang ................................27 valgknapp ......................................................20
Stikkordsliste
vedlegg kopiere ...................................................... 82 venstremenyen ........................................ 18; 27 versjon av EDB Sak og Arkiv....................... 27 vilkår........................................................... 108
Å
åpne
-
knappen................................................ 21
EDB Sak og Arkiv Web Brukerhåndbok
© EDB Business Partner Norge AS