Transcript QRC-WebSak og arkivrutiner.pdf

Acos
WebSak og arkivrutiner
... på ett ark
Programvinduet
Generelt
Menylinjen
Arkivsakdelen
Kurvlisten
Tekstdokumentruten
Journalpostdelen
Utsjekkede
journalposter
Grunnleggende funksjoner
• Søk etter arkivsak/journalpost. Klikk på knappen
Nytt søk. Skriv inn søketekst i tittelfeltet og klikk på
Søk.
Jokertegn. Når du skriver et søkeord i tittelfeltet, vil
WebSak automatisk legge til jokertegn (*, dvs. et hvilken som helst tegn eller tegnkombinasjon) før og etter
ordet.
Avanserte søk. Du kan også bruke +-tegnet for å utføre et mer avansert søk.
Eksempel: Skriver du: +skole +Nome, vil du f.eks. få
følgende treff: "Nome-skolene" og "skolene i Nome"
Du kan også gjøre mer spesifikke søk ved å fylle inn
tekst i flere felter. Ønsker du å søke i en spesiell tidsperiode, klikker du i aktuelt dato-felt og skiller begynnelses- og sluttidspunkt med et kolon, slik:
01.01.2010:31.01.2010
Siste søk. Du kan til få opp oversikten over siste søk
ved å klikke på knappen
Siste søk.
• Opprette ny arkivsak. Klikk på knappen
Ny sak. Noen felt er preutfylt, mens noen
felt vises med lys gul farge, f.eks. tittelfeltet. Skriv inn
tittelen (bruk Skriveregler), angi klassering og klikk på
knappen
Lagre.
• Opprette ny journalpost. Klikk på knappen
Ny journalpost og velg riktig dokumenttype. Noen felter er preutfylt, mens noen felt vises med
lys gul farge, f.eks. tittelfeltet og mottaker. Journalposttittelen blir også tittelen på dokumentet. Klikk så på
•
•
•
•
•
•
knappen
Avs/Mot og deretter på
knappen
Avs/mottak. og velg mottaker. Skal noen kopieres på dokumentet, klikker du på
knappen
Kopi og deretter på knappen
Avs./mottak. og velger mottakere.
•
Hvis aktuell mottaker ikke vises i oversikten, klikker du
på knappen
Reg. ny og registrer.
• Avskrivning. Du kan avskrive på følgende måter:
• Besvar og avskriv restanse - klikk på knappen
Meny og deretter på
Besvar og avskriv restanse. Velg så journalpost som skal avskrives.
•
• WebSak består av to hoveddeler:
- dokumentsøk og -gjenfinning (SØK)
- dokumentproduksjon (SAK)
Hvis menylinjen er oransjefarget, er WebSak
i søkemodus. Da vil det også stå SØK med
store blå bokstaver i feltet mellom arkivsakdelen og journalpostdelen.
Kurvlisten.
Kuvlisten viser:
•
• Innboksen - dvs alle journalposter hvor du
står som saksbehandler
• Mine saker - arkivsaker hvor du står som
saksansvarlig
• Forfall - den innkommende journalposten
flyttes til denne kurven og skifter farge til rød
når det er fem dager til saken forfaller
(21 dagers behandlingsfrist ifølge Forv.loven)
• Konsept - journalposter du arbeider med og
ikke er ferdig med (journalstatus R)
• Kopier - journalposter du er kopiert på, men
ikke står som saksbehandler på
• Restanse - journalposter som du ikke har
avskrevet, og dermed ikke ferdigbehandlet.
Alle journalposter som krever et svar fra saksbehandler, skal avskrives
• Terminologi
• Arkivsak - mappen som inneholder journalposter. Inneholder informasjon om tittel, saksansvarlig, klassering og arkivdel. (En arkivsak
inneholder minst én journalpost.)
• Journalpost - dokument i saken inkl. vedlegg. (En journalpost inneholder minst et hoveddokument og kan inneholde vedlegg.)
• Hoveddokument - journalpostens hoveddokument. Åpnes når vi klikker på Vis-knappen
• Vedlegg - vedlegg til journalposten
• Sakspapir/saksdokument - dokument som
skal behandles i et politisk/administrativt utvalg
• Knappen
ved siden av Svar på-feltet. Klikk
på knappen og velg journalpost(ene) som skal avskrives.
Andre måter å avskrive på. Klikk på knappen
Avskrivingsoppl.
og velg avskrivingsmåte, f.eks. telefon,
tatt til etterretning osv.
Gi andre skrivetilgang. Klikk på knappen
Tilgang, klikk på Intern tilgangsgruppe og velg aktuelle personer.
Gradering. Klikk på knappen
og velg
graderingsnivå og lovhjemmel.
E-post fra WebSak. Klikk på knappen
E-post, og svar bekreftende på spørsmålene. Outlook åpnes og dokumentet ligger vedlagt i
pdf-format. Kontroller mottakere og klikk Send.
NB: E-post skal kun sendes til enkeltmottakere.
• Referer i utvalg. Klikk på knappen
Importere e-postmelding fra Outlook.
Referer i utvalg og velg
Først åpner du den arkivsaken som e-postmeldin
aktuelt
utvalg.
gen skal importeres til. Merk deretter e-postmeldingen i Outlook. Klikk på Acos WebSak og Til
• Legge til vedlegg til saksdokument.
Klikk på knappen
Dok: og deretter
Acos WebSak på menylinjen. Enkelsak åpnes,
og du klikker på Hent aktiv sak fra WebSak.
knappen
Hent. Dokumenter i den
Fyll ut følgende opplysninger: Tittel (fjern ev. VS:),
aktuelle arkivsaken vises, og du haker av
Doktype, Avsender (hvis fra firma, bruk firmanavn
dokumenter som skal legges ved. Hvis du trenog (personnavn i Avs.ref-feltet) og velg hvilke vedger dokumenter fra annen sak, klikk på knaplegg som skal med. Klikk deretter Kopier til WS.
pen
Nytt søk, skriv inn SaksID i felImporter eksterne filer via Utforsker.
tet
og klikk på
Først åpner du den arkivsaken som e-postmeldinknappen
Søk.
gen skal importeres til. Høyreklikk på filen i Utforsker og klikk på
Til Acos
• Flytte journalpost. Klikk på knappen
WebSak. Enkel sak åpnes, og du klikker på
Merknad i journalpostdelen og
Hent aktiv sak fra WebSak. Fyll ut alle oppvelg ØF (ønskes flyttet)
lysningene og klikk Kopier til WebSak.
• Avslutte sak. Klikk på knappen
Importer eksterne filer som vedlegg.
Merknad i arkivsakdelen og velg ØA
Klikk på knappen
Dok. Klikk deretter på
(ønskes avsluttet).
• Feilregistrering av journalpost. Klikk
Importer, velg aktuell fil og klikk, dra og slipp
på knappen
Meny og deretter på
filen i dokumentdelen av vinduet.
Feilregistrering.
Lage en merknad. Klikk på knappen
NB: Se Flytting eller sletting av journalpost på
Merknad, angi Merknadstype. f.eks. Saksbehanbaksiden av arket for detaljer om hva du skal
dlingsmerknad og skriv aktuell merknadtekst.
svare på spørsmålene som kommer opp.
Saksbehandlers arkivrutiner
•
•
•
•
•
•
• i WebSak, konverteres dokumentet automatisk til pdf-format og legges ved
e-postmeldingen som et vedlegg.
Søk etter eksisterende saker. Dersom det er usikkerhet om det alleDet blir registrert i journalpostbildet at dokumentet er ekspedert på e-post. Før
rede eksisterer en sak som dokumentet skal knyttes til, er det viktig å foreta
utsendelse må saksbehandler forsikre seg om at det utgående dokumentet er
et søk i WebSak, slik at det ikke oppstår "parallelle saker". For best mulig treffi pdf-format.
sikkerhet, bør det i samsvar med Skriveregler. Søking kan foretas i alle søkNB: Det er ikke anledning til å sende utgående dokumenter i produksjonsbare felt, og gjerne en kombinasjon av de ulike feltene.
fomatet (doc) elektronisk.
Endelig konvertering til godkjent arkivformat (pdf) skjer automatisk i WebSak
Oppretting av ny sak. Dersom man registerer et dokument som det
når dokumentstatus settes til J.
første dokumentet i en sak, må det opprettes en ny sak. Saksbehandler skal
• Avskriving. Saksbehandler skal selv avskrive innkommende dokumenter og
fylle ut følgende saksopplysninger i WebSak:
N-dokumenter etter utført saksbehandling. Avskriving betyr å registrere i Web- sakstype (dersom dette er annet enn forhåndsvalgt)
Sak når og hvordan et innkommende dokument er behandlet. Foreløpig svar
- sakstittel (skal følge Skriveregler)
svar utløser ikke avskrivning av det innkommende dokumentet. Det er svært
- arkivdel (dersom dette er annet enn forhåndsvalgt)
viktig at saksbehandler er nøye med oppfølging av avskrivningsrutinene for at
- klassering (arkivkode) der dette er kjent
arkivtjenesten skal kunne avslutte saker, og for at saksbehandlers egen res- eventuell gradering
tanseliste ikke skal bli ukorrekt.
- eventuelle tilganger
Saksstatus skal være R (reservert). Når saken er opprettet, skal saksbehand- • Flytting eller sletting av journalpost. Dersom saksbehandler foretar
ler registrere journalposten for så å knytte dokumentet til denne. Arkiven feilregistrering av en journalpost, gjelder følgende rutine, som skal iverktjenesten kontrollerer registreringen og setter saksstatus til B (behandles).
settes umiddelbart:
NB:Man må være spesielt nøye med å opprette saken i riktig arkivdel
Dersom journalposten skal slettes, skal saksbehandler selv slette denne ved å
velge "Feilregistrering" under Meny-knappen. Velg at journalposten sendes til
Personlig mottatt e-post. Dersom saksbehandler mottar sakspost som
søppelsaken, og at journalpostene renummereres. Forutsetningen for denne
ikke har vært gjennom sentralarkivets rutiner for journalføring og skanning, er
framgangsmåten er at journalstatus er R.
saksbehandler selv ansvarlig for umiddelbart å levere posten til sentralarkivet.
NB: Hvis den feilregistrerte journalposten ikke er den siste journalposten i
Det er ikke anledning til å begynne saksbehandling (dvs. registrere og påarkivsaken, skal journalposten ikke sendes til søppelsaken fordi det da vil bli
begynne produksjon av utgående dokument) på post som ikke er registrert i
brudd i dokumentrekkefølgen.
journalen.
Dersom journalposten skal flyttes til en annen arkivsak, skal saksbehandler gi
E-post. Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering
beskjed til arkivtjenesten. Beskjeden til arkivtjenesten gis gjennom Websak
av e-post som kommer direkte til ham eller henne. Saksbehandler må selv vurved å påføre merknad av typen ØF (ønskes flyttet).
dere om den mottatte e-posten er å anse som sakspost til kommunen. Dersom •
Gradering av dokumenter. Saksbehandler har ansvar for at alle dokue-posten er sakspost, registrerer saksbehandler denne i WebSak. Arkivmenter blir korrekt behandlet i forhold til offentlighet. Saksbehandler må derrtjenesten står for den endelige journalføringen (sette journalstatus til J).
for vurdere riktigheten av arkivtjenestens forslag til offentlighet. Her skal både
NB: Dersom saksbehandler er i tvil om hvordan en inngående e-post skal
selve graderingen og lovhjemmelen som er benyttet, vurderes. Hvis arkivtjeregistreres, skal arkivtjenesten kontaktes for bistand.
nesten er i tvil ved vurderingen, vil den ta kontakt med aktuell saksbehandler,
Registrering av innkommende e-post. E-post som kommer direkte
eventuelt påføre journalposten graderingskode XX (midlertidig sperret). Sakstil saksbehandlers postkasse, registreres av saksbehandler i WebSak. Eksisbehandler endrer om nødvendig graderingen eller avgraderer.
terende saks søkes fram. Saksbehandler lagrer e-posten i WebSak, og ny
NB: Frist for vurdering av gradering er påfølgende arbeidsdag.
journalpost registreres automatisk. Opplysningene i journalposten skal kvalitethvis arkivet ved kontroll av postlisten eller ved utsending har spørsmål angåsikres av saksbehandler. Ved registrering av e-post er det spesielt viktig å forende graderingen av et utgående dokument, skal saksbehandler kontaktes.
sikre seg om at journalposttittelen er meningsbærende for dokumentets inn• Avslutting av saker. Når saksbehandler ikke forventer flere dokumenter
hold, og at avsenderopplysningene er informative. Journalstatus settes automai en sak, skal han/hun gi beskjed til arkivtjenesten om at saken kan avsluttes.
tisk til S. Arkivtjeneste kontrollerer registreringen og endrer journalstatus til J.
Dette gjøres ved å sette inn merknaden ØA (ønskes avsluttet) på arkivsaken.
Dersom e-posten skal registreres som internt notat, settes journalstatus autoArkivtjenesten kontrollerer journalpostene og setter saksstatus til A (avsluttet).
matisk til R. Saksbehandler må endre journalstatus til F.
Dersom e-posten er det første dokumentet i en ny sak, oppretter saksbehand- • Restansekontroll. Saksbehandler er ansvarlig for kontinuerlig å føre kontroll med egne restanser. Dersom saksbehandler finner ferdig behandlede doler ny sak i WebSak. Hvis saksbehandler er i tvil om det eksisterer en sak
kumenter som ikke er avskrevet, plikter han/hun straks å avskrive disse. Rådeller ikke, skal han/hun kontakte arkivet for bistand.
mannen har et overordnet ansvar for å føre kontroll med saksbehandlernes
Registrering av egenproduserte dokumenter. Saksbehandler
restanselister. Restansen produseres i WebSak, og viser oversikt over alle
skal selv registrere egenproduserte dokumenteri WebSak. Dette gjelder alle
innkommende dokumenter (I) og notater (N) som ikke er avskrevet av saksdokumenter med dokumenttype U (utgående dokument), N (internt notat med
behandler. Lederne skal føre restansekontroll månedlig.
restanse), X (internt notat uten restanse) og S (sakspapir til politisk utvalg).
• Saksopplysninger på nye medier: Saksopplysninger som saksbeFølgende felter skal fylles ut på jornalpostnivå:
handler mottar på medier som sak-/arkivsystemet i utgangspunktet ikke kan
- dokumenttittel (skal følge Skriveregler)
behandle (dvs. alle medier med unntak av papirbaserte brev, e-post og elek- mottaker med adresse (nntak: X- og S-dokument)
tronisk tilgjengelige dokumenter), skal registreres og dokumenteres i WebSak.
- eventuelt kopimottakere
Eksempler på slike medier er telefon, SMS/MMS, personlige fremmøte og an- S-dokumenter knyttes til utvalg
dre henvendelser. Følgende regler gjelder for registrering/dokumentasjon av
- eventuell gradering
saksopplysninger mottatt på disse mediene:
- eventuell tilgang
Dersom opplysningene ikke tilhører en eksisterende sak, men er å tolke
Dersm saksdokumentet skal refereres i politisk utvalg, skal saksbehandleren
som første dokument i en ny sak, bør saksbehandler be om å få en skriftlig
melde dette opp som en referatsak.
henvendelse pr. brev eller e-post. Alternativt skal saksbehandler lage et internt
Mens dokumentet er under utarbeidelse har det dokumentstatus R (reservert).
notat.
Når dokumentet er ferdig fra saksbehandler, skal han/hun sette dokumentDersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som tilleggsstatus til F (ferdig). Samtidig bør brevdatoen sjekkes, spesielt hvis det har gått
opplysninger til et allerede registrert dokument, skal saksbehandler søke fram
lang tid mellom påbegynt og ferdigstilt dokument. Dokumentet kan nå ekspededet aktuelle dokumentet og notere tilleggsopplysningene som en merknad til
res. Registreringen søkes opp av arkivtjenesten, som kvalitetssikrer registredokumentet. Det skal komme fram i merknaden hvordan tilleggsopplysningene
ringen og settes dokumentstatus til J (journalført).
ble gjort kjent for saksbehandler.
All korrespondanse innad i kommunen skal foregå via notat, dvs N eller X)
Dersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som et nytt
• Utgående e-post. Dersom saksbehandler skal ekspedere et utgående dokument på e-post, skal rutinen for registrering av egenproduserte dokumenter
følges. Bare offentlige dokumenter (ikke graderte dokumenter) kan sendes
som e-post. Når dokumentet sendes på e-post ved hjelp av e-postfunksjonen
dokument i saken, er det viktig at registreringen gjøres på en måte som gjør at
opplysningene får sin egen journalpost i WebSak. Saksbehandler skal da opprette et internt notat. Dersom henvendelsen krever oppfølging, velges dokumenttype N. Saksbehandler bør får bekreftet at opplysnigenen er riktige.