Transcript User manual Adra Match Accounts 13

2012
Adra Match Accounts
Brukermanual Adra Match Accounts
versjon 14
Denne manualen inneholder brukerveiledning med beskrivelse av
funksjonalitet.
Adra Match
2012
Innhold
Brukermanual for Adra Match Accounts................................................................................................. 4
Forberedelser ...................................................................................................................................... 4
Daglige Rutiner .................................................................................................................................... 5
Pålogging ............................................................................................................................................. 5
Velkomstside ....................................................................................................................................... 6
Oppsett av konto og kontogrupper ..................................................................................................... 6
Legg inn inngående........................................................................................................................ 10
Legg Workflow-innstillinger til kontogrupper ............................................................................... 11
Importer ............................................................................................................................................ 11
Legg til Import ............................................................................................................................... 12
XML-import.................................................................................................................................... 13
Innstillinger .................................................................................................................................... 14
Kolonner ........................................................................................................................................ 16
Valgfrie felter ................................................................................................................................. 16
Filer og mapper ................................................................................................................................. 16
Import ................................................................................................................................................ 18
Kontroll av saldo etter import ....................................................................................................... 19
Veiviser for import............................................................................................................................. 20
Automatisk avstemming.................................................................................................................... 27
Scheduled Automatisk Avstemming.................................................................................................. 28
Manuell avstemming ......................................................................................................................... 30
Nyttige tips .................................................................................................................................... 32
Avstem med differanse ................................................................................................................. 38
Avstemte transaksjoner .................................................................................................................... 40
Periodeavslutning - Levér en avstemming inn til Workflow ............................................................. 43
Rapporter .......................................................................................................................................... 45
Vis historiske data ......................................................................................................................... 47
Innhold i rapportene ..................................................................................................................... 47
Spesialtilpassede rapporter ............................................................................................................... 48
Legg til en Spesialtilpasset rapport................................................................................................ 48
Workflow ........................................................................................................................................... 50
Administrasjon .................................................................................................................................. 52
Legge til eller endre klienter.......................................................................................................... 52
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 2
Legg til eller endre brukere ........................................................................................................... 53
Brukerrettigheter og Roller ............................................................................................................... 53
Single Sign-On ................................................................................................................................ 56
Legg til eller endre opplysninger om selskapet ............................................................................. 56
Legg til eller endre lisensnøkkel .................................................................................................... 56
Ta sikkerhetskopi, legge tilbake sikkerhetskopi ................................................................................ 57
Lag sikkerhetskopi ......................................................................................................................... 57
Hent sikkerhetskopi ....................................................................................................................... 57
Innstillinger for manuell avstemming ............................................................................................... 58
Angre import og avstemming ............................................................................................................ 60
Manuell registrering av poster .......................................................................................................... 63
Rutiner for automatisk avstemming.................................................................................................. 64
Avstemmingstype Avansert avstemming ...................................................................................... 64
Avstem med Avvik eller Splitt ........................................................................................................ 69
Anbefalte rutiner etter import .......................................................................................................... 71
Databerikelse med Regular Expressions (Finn uttrykk og legg til ny) ........................................... 71
Kort oppsummering....................................................................................................................... 73
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 3
Brukermanual for Adra Match Accounts
Adra Match Accounts er en løsning som avstemmer data automatisk. Løsningen kan
håndtere mange ulike typer avstemming, fra ulike kilder, systemer og filformater. Denne
brukermanualen beskriver funksjonaliteten i løsningen, og når det vises til eksempler, er det i
all hovedsak brukt eksempler fra bankavstemming.
I brukermanualen vil AMA heretter bli referert til som AMA.
Forberedelser
-
Eksporter en tekstfil med kontoutskrift fra regnskapssystemet med de kontoer du vil
avstemme. I de fleste systemer gjøres dette ved hjelp av en funksjon for Rapportering
eller Eksport i regnskapsystemet
o
Opprett en mappe på en nettverksdriver med et logisk navn for lagring av
filene, f.eks. G:\AccountMatch\(navn på regnskapsystem).
o
Opprett en mappe for backup, som importerte filer flyttes til, f.eks.
G:\AccountMatch\(regnskapsystemets navn)\backup.
Filen(e) må være på tekstformat. Excel-filer kan benyttes dersom de lagres
som Tab-separerte filer.
o
Eksporter kontoutskrift fra banken på tekstfil-format.
o
Bankene har forskjellige prosedyrer for å eksportere kontoutskrift til fil på.
Vanligvis lastes filen ned fra bankens web-side eller via et online-system.
Kontakt din bank for ytterligere informasjon.
o
Opprett en mappe på en nettverksdriver med et logisk navn for lagring av
filene, f.eks. G:\AMAccounts\(bankens navn).
o
Opprett en mappe for backup, som importerte filer flyttes til, f.eks.
G:\AccountMatch\(bankens navn)\backup.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 4
Daglige Rutiner
Nedenfor foreslås noen rutiner som anbefales uavhengig om du avstemmer daglig, ukentlig,
månedlig eller om du følger andre tidsintervaller.
-
Last ned tekstfilen med kontoutskrift fra regnskapsystemet
-
Last ned tekstfilen med kontoutskrift fra banken
-
Logg deg inn i AMA
-
Importer fil fra regnsskapssystemet og banken inn i Adra Match Acconts
-
Kontroller at saldoen i AMA etter import av filene stemmer med saldoen i
regnskapssystemet og banken for den aktuelle perioden
-
Kjør automatisk avstemming
-
Poster som ikke ble avstemt automatisk, avstemmes manuelt, og de poster som ikke
lar seg avstemme dokumenteres.
-
Skriv ut Rapporter
Pålogging
Logg på med brukernavnet og passordet du har fått tildelt.
Brukeren kan senere selv endre passord. Huk av for Change Password, skriv inn nytt
passord og bekreft det nye passordet ved å skrive det en gang til, og trykk Login.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 5
Velkomstside
Det første vinduet som vises etter pålogging er en velkomstside med oversikt over klienter og
tilhørende kontogrupper som den påloggede brukeren har tilgang til.
Velkomstsiden fungerer som et “dashboard” og viser de klienter og kontogrupper som er
tilgjengelige for brukeren som er logget på. Man velger klient øverst i høyre hjørne, og
velkomstsiden vil da vise alle tilgjengelige kontogrupper i klienten.
Oppsett av konto og kontogrupper
Ved første gangs bruk av programmet, eller senere ved oppstart av nye kontoer i løsningen,
må du registrere et sett med grunndata på kontoen(e) du vil legge inn i AMA.
Under fanen Oppsett av konto og kontogrupper kan du legge til, endre og slette kontoer
og kontogrupper. Registrer inngående saldo for kontogruppene, slett alle transaksjoner eller
slett alle avstemte transkasjoner før en bestemt dato
Velg Vedlikehold → Oppsett av konto og kontogrupper.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 6
Klikk på Ny og gi kontogruppen et navn. Deretter klikker du på Lagre.
Velg Kontoinnstillinger, klikk på Ny og registrer kontonummeret. Merk av for Interim hvis
du vil at debet- og kreditbeløp skal kunne avstemmes på kontoen. Huk av for Unik hvis
kontonummeret er unikt for hele Engasjementet. Dette gjør det mulig å importere på
Engasjementsnivå, dvs. man kan importere til alle klienter samtidig. Avslutt ved å klikke
Lagre. Denne prosedyren må gjøres for alle kontoer du ønsker å avstemme i programmet.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 7
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 8
Velg fanen Kontogrupper, og husk å velge riktig kontogruppe. Velg en eller flere
Tilgjengelige konti. Deretter flytter du kontonumrene opp til hhv. regnskap og bank ved å
bruke pil-knappene. Dersom du ønsker andre kontotyper enn regnskap og bank er det mulig
å velge det i dropdown menyen. Husk å trykke på Lagre
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 9
Legg inn inngående
Når en konto legges inn i AMA, må saldo og åpne poster fra den forrige manuelle
avstemmingen registreres. Dette gjøres kun ved første gangs oppstart av en konto.
Klikk på knappen Legg inn inngående. I Saldo-feltet registrerer du saldoen for måneden
eller perioden du skal begynne å avstemme. Saldoen for bank skal legges inn med motsatt
fortegn av det den faktisk har.
Fortsett deretter med å registrere de åpne postene. På samme måte som for banksaldoen,
må poster i banken registreres med motsatt fortegn. Når alle postene er registrert, skal feltet
Resterende sum til registrering nederst vise 0,00. Hvis differansen ikke er 0,00 skyldes det
trolig en feilregistrering eller at en eller flere poster mangler. Du må da gå tilbake og
korrigere. Trykk Fullfør når alt stemmer.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 10
Legg Workflow-innstillinger til kontogrupper
Workflow kan kjøpes som en tilleggsmodul til AMA. Når Workflow-modulen er lagt til, vil den
vises som en fane under Oppsett av konto og kontogrupper.
For å benytte Workflow må du knytte ønsket kontogruppe(r) til Workflow og angi ønsket
startperiode.
Velg først ønsket kontogruppe(r) og huk av for ”Bruk Workflow på denne kontogruppen”. Så
kan du velge startperiode fra dropdown menyen og legge til Avstemmere og Godkjennere for
denne kontogruppen. Du kan velge mer enn en bruker for hver gruppe.
Du kan fjerne Avstemmere og Godkjennere fra listen ved å velge Slett Avstemmer eller Slett
Godkjenner.
En kontogruppe kan fjernes fra Workflow ved å huke ut Bruk Workflow på denne
kontogruppen.
Du kan sette innstillinger for Workflow for flere kontogrupper og lagre alt til slutt.
Importer
AMA inneholder et antall importmoduler som leveres som standard i programmet. Dersom du
trenger en annen type importmodul, vil denne bli lagt til denne listen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 11
Gå til Vedlikehold og velg Importer for å velge en forhåndsdefinert import, legge til en XMLimport eller lage en Egendefinert import. Hvis det er blitt laget en import for ditt selskap, vil
denne være tilgjengelig på listen over importer. Velg Vedlikehold → Importer.
Velg Legg til for å legge til en ny import, eller velg Rediger eller Slett hvis du vil endre en av
de eksisterende importene. Det er for øvrig kun mulig å redigere eller slette importer av typen
XML-import eller Egendefinert import. Importer av typen Fil kan ikke redigeres eller
slettes. Brukere med Administrator-rettigheter kan importere til alle klienter ved å huke av for
Engasjement-modus. Klikk på Vis XML for å se på koden til en eksisterende XML-import
eller Egendefinert import.
Legg til Import
Klikk på Legg til for å legge til en XML-kode, eller lag din egen brukerdefinerte import.Gi
importen et navn i feltet for Importnavn. Velg deretter Wizard for å lage en egendefinert
import, eller XML for å legge til en XML-kode.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 12
XML-import
Velg XML. Skriv inn eller lim inn XML-koden i vinduet, og lagre informasjonen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 13
Egendefinert import (Wizard)
Innstillinger
Filtype – Velg Posisjon dersom feltene i tekstfilen har fast feltlengde.
Velg Separert dersom feltene i tekstfilen er separert med tabulator eller komma.
Fjern Tegn brukes for å fjerne ”Wrappers”. Hvis du for eksempel har en CSV-fil som har
anførselstegn på begge sider av et tekstfelt som i strengen „,2010-08-15,400.00,”BankAcc.”,‟,
vil anførselstegnene tas bort.
Encoding – eller tegnkoding. Velg fra listen riktig tegnkoding for filen. Hvis du ikke vet hva
tegnkodingen er, bruk standarden “Western European (Windows)(1252)(Windows-1252)”.
Statisk konto – Huk av for Statisk konto dersom tekstfilen ikke inneholder noe
kontonummer eller kontonavn. Skriv inn kontonummeret i feltet Kontonummer lenger ned
på siden.
Debet/Kredit kolonner – Denne skal hukes av dersom Debet- og kreditbeløpene står adskilt
i to separate kolonner i tekstfilen.
Snu fortegn – Ved å huke av for denne snus fortegnet. Pluss (+) gjøres om til minus (-) og
minus til pluss.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 14
Gangeverdi – beløpet i tekstfilen multipliseres med den verdien som settes inn i feltet. For
eksempel vil 1000 multiplisert med 0.01 bli et beløp på 10.00.
Start på linje – Bruk denne funksjonen dersom transaksjonsdataene tekstfilen ikke starter
på første linje. På enkelte filer kan den eller de første linjene i filen være en overskrift eller
annen informasjon, og dette skal ikke være med i importen.
Decimaltegn – Hvis beløpet har denne formen “100,000.00”, vil verdien være ”.”.
Grupperingssymbol for sifre – Hvis beløpet har denne formen “100,000.00”, vil verdien
være ”,”.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 15
Kolonner
Kolonnenummer – Kolonnenummer brukes ved separerte filtyper. Skriv inn nummer for
plassering av kolonner i tekstfilen.
Fra – Lengde – Denne funksjonen brukes for filer med faste feltlengder. Skriv inn
startposisjone og lengde på kolonnene.
Obligatoriske felter
Kontonummer – Kontonummeret i datafilen.
Beløp (Debet/Kredit) – Transaksjonsbeløpet i filen. Hvis du valgte innstillingen Debet/Kreditkolonner, vil beløpet bli delt inn i en Debet-kolonne og en Kredit-kolonne.
Dato – Her settes transaksjonsdato inn.
Referanse – Referansenummer, bilagsnummer eller en annen type id-nummer som det skal
avstemmes på i datafilen.
Valgfrie felter
Klientnummer – Et unikt nummer eller navn i datafilen.
Fortegn – Feltet brukes kun dersom tegnene +/- eller d/k står i separate kolonner i datafilen.
BDato – Bdato refererer til bilagsdato i datafilen. Husk at datoformatet må være det samme
som i datafilen.
Tekst – Teksten som (eventuelt) tilhører transaksjonene i datafilen.
Fritekst – Fritekstfeltet er et tilleggsfelt for tekst , som kan redigeres i AMA.
EkstrafeltDersom datafilen inneholder flere kolonner enn de som er nevnt her, kan man
opprette separate felter for disse. Velg Ekstra felt, og gi feltet et navn. Oppgi deretter
kolonnenummeret, eller i hvilken posisjon kolonnen starter og hvor langt feltet er.
Filer og mapper
Her setter du opp filstien til mappen du skal importere datafilen fra. Det anbefales også å
legge opp en egen mappe for sikkerhetskopi, dvs. en mappe som datafilen kopieres til når
den er importert.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 16
Oppsett av filsti for import og sikkerhetskopi gjøres kun en gang per valgt import og klient.
Man kan også sette opp filsti for import på engansjementsnivå.
Velg Vedlikehold → Filer og mapper. Velg importen du vil legge opp filsti for. Velg deretter
stien til mappen hvor filen(e) ligger. Legg eventuelt opp en sti for sikkerhetskopi av importerte
filer.
For at brukeren kun skal kunne se datafilene som skal inporteres i AMA, kan du definere
dette i Filter. Hvis filen slutter med txt, kan du sette *.txt slik at brukeren kun ser tekstfiler i
importbildet. Hvis filen har et fast navn, kan dette skrives inn og kun filen med dette navnet
vil vises i importbildet.
Det er også mulig å definere en filsti for import på engansjementsmodus. Man kan da
importere filer til alle klienter samtidig. Velg Engasjementsmodus før du velger importer og
filstier. Det står mer om dette i avsnittet Anbefalte rutiner etter import.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 17
Import
Import av datafiler gjøres under fanen Import. Det er her brukeren importerer filer fra bank,
regnskapssystem, fagsystemet eller andre kilder.
Klikk på Import. Klikk en gang til på fanen Import, og du får en liste med tre valg. De
innstillinger den enkelte bruker velger her blir lagret for den påloggede brukeren og pc‟en det
gjøres fra.
-
Importer til alle klienter – Det er mulig å importere til to eller flere klienter samtidig,
hvis kontoene det imprteres til er satt til Unik under Vedlikehold – Oppsett av konto
og kontogrupper – Kontoinnstillinger. Man kan også importere til to eller flere
klienter dersom de har et klientnummer som er definert under Vedlikehold –
Administrasjon - Klienter. Husk at klientnummeret må finnes i datafilene som skal
importeres.
-
Ekskludér transaksjoner som er importert før – Denne funksjonen ekskluderer
transaksjoner på datafilen som er importert tidligere. Du kan altså bokføre
transaksjoner i regnskapet på en periode som allerede er avstemt, eksportere en ny
datafil for perioden, og importere datafilen inn i AMA for å avstemme de sist bokførte
transaksjonene. Ved import vil AMA kun importere de nye transaksjonene, og utelate
de som allerede er importert.
-
Vis avanserte innstillinger – Med denne funksjonen kan du importere en del av filen
ved å begrense på dato.
Velg Import. Når filstiene er definert under Filer og Mapper, vil filen(e) vises i importvinduet
automatisk, og du kan klikke Importer nederst til venstre. AMA vil da starte import av filen(e).
Du kan velge om du vil importere en eller flere filer om gangen. Hvis du kun vil importere en
fil av gangen, velger du den aktuelle filen ved å klikke på filstien med musen. Import av flere
filer samtidig gjøres ved å markere linjene med filstier.
Filer som skal importeres men som ikke har en predefinert filsti, letes frem ved å bruke
knappen Legg til.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 18
Kontroll av saldo etter import
Når filen er importert, vil AMA vise en oversikt over antall importerte transaksjoner, og
oppdatert saldo. Når du har kontrollert at saldoen er riktig, trykker du Godkjenn for å
bekrefte imprten.
Ved å trykke på forstørrelsesglasset lengst til høyre, får du se transaksjonene som er
importert. Dersom noe gikk feil under importerten, for eksempel at oppdatert saldo ikke er
riktig, vil denne oversikten kunne gi en indikasjon på hva som er feil. Trykk Lukk.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 19
Husk å importere fil både fra regnskap og bank.
Veiviser for import
Veiviser for import brukeren på en enkel møte å lage en importmal. Klikk på knappen
Veiviser for import nederst til høyre. Et nytt vindu for Veiviser vil vises.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 20
Import Wizard Step 1 (Select File screen)
Du har nå følgende to valg:
 Velg en fil med feltseparator (filmodus)
 Lim inn data fra en Excel fil eller en tabulatorseparert fil i feltet nedenfor (lim inn)
Hvis du velger filmodus og laster opp en tekstfil, vil innholdet i filen presenteres i en
forhåndsvisning før du går videre.
Hvis du velger å lime inn data, vil AMA føre deg direkte videre til Veiviser for Import
Veiviser for Import trinn 1 (Velg fil – forhåndsvisning av innhold i fil)
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 21
AMA vil foreslå Encoding, men du kan selv velge en annen Encoding hvis den AMA foreslår
er feil. Klikk Neste for å gå videre.
Veiviser for Import trinn 2 (Velg filformat)
Beskriv/spesifisér filformatet.
Mulighet 1: Med fast bredde (hver kolonne har fast feltlengde).
Brukeren kan markere hvor kolonnene skal separeres, gitt at det er mulig å se innholdet i
kolonnene i importfilen.
Mulighet 2: Avgrenset (kolonnene er separert ved hjelp av en spesifikk karakter).
Her må du spesifisere hvilket tegn som er brukt som separator mellom kolonnene under
dropdown menyen Separator, og AMA vil dele kolonnene inn deretter. Du må også oppgi om
det er brukt text wrapper på innholdet i kolonnene.
Når kolonnene er identifisert kan du trykke Neste.
Veiviser for Import trinn 3 (Tilordne kolonner)
I denne visningen skal hver kolonne tilordnes rett kolonnenavn. Klikk på en kolonne, og velg
rett kolonnenavn fra dropdown menyen ovenfor.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 22
Dersom filen inneholder en rad øverst i form av en overskrift eller annen informasjon som
ikke skal med i importen, kan denne utelates ved å huke av for Fjern overskrift (slett første
rad).
NB: Kolonnenavnet Klient nr. Vil kun være tilgjengelig dersom du huket av for Importer til
alle tilgjengelige klienter før du begynte på Importveiviseren.
Når alle kolonner er tilordnet et kolonnenavn, trykker du Neste for å gå videre.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 23
Veiviser for Import trinn 4 (Obligatoriske felt)
Dette trinnet er valgfritt og visningen kommer bare opp dersom et eller flere av de
obligatoriske feltene ikke ble tilordnet i det foregående trinnet. Innholdet du ser på skjermen
er dynamisk. Det er bare de kolonnene som mangler fra det forrige trinnet som vises.
Verdiene som angis i denne visningen vil oppføre seg som statiske verdier når importmalen
er ferdig.
NB: Kolonnenavnet Klient nr. Vil kun være tilgjengelig dersom du huket av for ”Importer til
alle tilgjengeligeklienter” før du begynte på Importveiviseren.
Så snart alle felt er korrekt tilordnet, vil Importer-knappen bli aktiv og du kan starte import av
filen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 24
Veiviser for Import trinn 5 (Visning av resultatet av importen)
Når importfilen er lest inn vil AMA presentere en oversikt over oppdatert saldo og antall
importerte transaksjoner.
Ved å klikke på Tilbake-knappen blir importen avbrutt og veiviser for import vil lukkes. Status
på kontoen vil være som før du forsøkte å importere, dvs. det er ingen endringer på saldo.
Klikk Godkjenn for å bekrefte importen.
Veiviser for Import trinn 6 (Lagre import))
Importen du har laget ved hjelp av importveiviseren kan lagres som en mal ved å huke av for
Lagre denne importen. Importen kan da brukes for fremtidige importfiler med samme
format.
Hvis du godkjenner importen etter at Lagre ny import er huket av, vil saldoene på
kontoen(e) oppdateres og den nye importmalen vil bli lagret. Hvis du klikker Angre, rulles
importen tilbake og saldoen(e) blir ikke oppdatert men importmalen vil lagres.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 25
Importnavn: Gi den nye importmalen et navn.
Importsti: Angi hvor datafilene skal lastes opp fra.
Backup katalog: Angi hvor datafilene skal flyttes når import av datafilene er gjort (valgfritt
felt).
Importfilter: Angi et navn eller deler av et navn slik at AMA kun viser potensielle importfiler
(valgfritt felt).
Når importen er lagret, vil en ny linje med importmalens navn legges til under Importer i
applikasjonen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 26
Automatisk avstemming
Start med å kjøre automatisk avstemming. For kunne kjøre automatisk avstemming, må
regler for avstemmingene være definert på forhånd. Mer informasjon om dette finnes i
avsnittet Rutiner for automatisk avstemming.
Velg fanen Automatisk. Ved å klikke på Automatisk en gang til får du to valg. Det er mulig
å kjøre automatisk avstemming på alle tilgjengelige klienter og kontogrupper samtidig. Huker
du av for Vis bare kontogrupper, vil AMA skjule avstemmingsrutinene. Hvis du ikke huker
av for noen av valgene, viser programmet alle tilgjengelige kontogrupper på den aktuelle
klienten, samt tilhørende avstemmingsrutiner for hver kontogruppe. I så fall kan du også
velge om vi vil kjøre alle avstemmingsrutinene fortløpende, eller kun noen av dem.
Automatisk avstemming kan alltid avbrytes ved å trykke Stopp.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 27
Når avstemmingen er ferdig, vises antall avstemte og gjenværende åpne poster nederst til
høyre. Resultatet av avstemmingen vises også både i antall og prosentvis.
Scheduled Automatisk Avstemming
Avstemmingen kan settes opp til å starte automatisk avstemming på gitte tidspunkter. Slik
”Scheduled” avstemming kan settes opp til å kjøres daglig, ukentlig, månedlig, på bestemte
dager eller klokkeslett, og på spesifikke klienter og kontogrupper.
Slik Schedulert automatisk avstemming forutsetter at filer er importer og at saldoer er
godkjent. Dersom du ønsker å få standardisert avstemmingsarbeidet ytterligere ved å sette
opp en slik løsning, ta kontakt med Adra Match.
Engasjementsmodus
Det er mulig i AMA å kjøre Schedulert avstemming i Engasjementsmodus, eller på klientnivå.
Klientnivå
AMA kan settes opp til å kjøre schedulert avstemming på alle avstemmingsruntiner på en
klient, eller bare noen av dem.
For å sette opp en scheduler-jobb må filene AMAScheduler.dll and ScheduleJob.xml legges
på samme område som AMA er installert.
For å starte filen ScheduleJob.xml må det lages en Task Scheduler. Oppsettet lages i
Windows Task Scheduler. Velg Create Task og sett opp tidspunktene du ønsker at jobben
skal startes.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 28
Passordet må være en Windows-bruker, og merk av for Password never expires.
NB: Hvis du endrer navnet på en kontogruppe eller en klient som det er referert til i
ScheduleJob, må dette også endres i ScheduleJob.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 29
Manuell avstemming
Under Manuell avstemming etterbehandles de postene som ikke ble avstemt automatisk.
Søk, sortér, summér og filtrér for å finne transaksjoner som matcher men som ikke hadde
egenskaper som passet til rutinene for automatisk avstemming.
Velg Manuell. Velg Manuell en gang til, og AMA viser en liste over ulike valg.
-
Avstem – Avstemmer de merkede transaksjonene hvis summen av dem er 0 (eller
hvis avviket er innenfor den tillatte grensen for kontogruppen).
Søk – Søker etter en transaksjon blant de åpne/avstemte transaksjonene.
Avstem når summen er null – Avstemmer transaksjonene uten melding til brukeren
når summen av de merkede transaksjonene (to eller flere) er 0.
Vis avstemte poster – Viser avstemte poster på den valgte kontogruppen.
Bruk høy contrast – Viser transaksjonene fra venstre side og høyre side i fargene
blått og gult i høyere kontrast.
Tilpass radhøyden i forhold til teksten – Justerer høyden på raden i forhold til
innholdet i tekstkolonnen.
Gjenopprett kolonnerekkefølge – Gjenoppretter rekkefølge og bredde på kolonner
til det opprinnelige oppsettet.
Start med å klikke på overskriften Beløp for å sortere etter beløp. Legg merke til at beløpene
sorteres i absolutt rekkefølge, dvs. etter beløp uavhengig av om det er debet- eller
kreditbeløp.
Gå gjennom transaksjonene for å finne like beløp fra hver side (blå og gule linjer). Det er
også mulig å avstemme to transaksjoner på samme side mot hverandre. Dette kan være
aktuelt f.eks. hvis det er gjort korreksjoner. Marker transaksjonene og trykk Avstem eller klikk
ALT+A for å avstemme transaksjonene. Når transaksjonene er avstemt, flyttes de bort fra
listen over åpne transaksjoner og over i fanen Avstemte.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 30
Når du har avstemt transaksjoner med likt beløp, kan du velge en annen sortering, f.eks.
Dato eller Bdato. Prøv så å finne en eller flere transaksjoner fra regnskap som stemmer med
beløp i bank. ”Kalkulatoren” øverst i høyre hjørne summerer antall og beløp og viser
nettodifferansen. Når Gjenstående sum er lik 0 eller innen for det tillatte avviket, vil Avstemknappen aktiveres. Klikk på Avstem for å avstemme, og gjenta prosessen for de resterende
transaksjonene til du ikke finner flere poster som stemmer.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 31
Nyttige tips
I Kommentar-feltet kan du skrive inn tilleggsinformasjon på transaksjonene, for eksempel
hvorfor en transaksjon ikke ble avstemt.
Du kan velge flere transaksjoner ved å dra musepekeren over flere rader. Hvis du velger
beløpskolonnen vil summen av beløpene som er markert vises nederst i venstre hjørne.
Høyreklikk og velg Merk poster, eller velg Ta bort merking av poster.
Velg et ord eller en streng med tall, eller deler av et ord eller en tallstreng fra en
tekstkolonne. Høyreklikk og velg Inneholder for å sette filter på strengen du har valgt. Du kan
også høyreklikke på en enkelt celle i en kolonne og velge Er Lik. Dato og Beløp kan filtreres
på Større enn eller lik, eller Mindre enn eller lik. Det er også mulig å sette filter på flere
kolonner samtidig.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 32
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 33
For å ta bort et filter på en kolonne, klikk på “trakten” i kolonneoverskriften. Høyreklikk og
velg Fjern filter for denne kolonnen.
Huk av avkrysningsboksen til kolonnen med en V som overskrift for å velge alle åpne eller
filtrerte transaksjoner. Velg Fjern filter.
Om du foretrekker å bruke hurtigtaster, kan du benytte disse: Ctrl+Z for å oppheve den sist
manuelt avstemte transaksjonen.
Ctril+U for å ”hoppe” opp til den neste avkryssede transaksjonen.
CTRL+D for å “hoppe” ned til den neste avkryssede transaksjonen.
Høyreklikk et sted i vinduet som inneholder transaksjoner og velg Send transaksjoner via
E-mail (Outlook), hvis du vil sende transaksjonene til en annen person.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 34
Høyreklikk et sted i vinduet og velg Kopier transaksjoner til Excel.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 35
Søk etter Åpne Transaksjoner
AMA har også en annen og mer avansert funksjon for å søke etter åpne transaksjoner på.
Den finnes under Manuell – Søk.
Med denne funksjonen kan du gjøre utvidede søk blant åpne transaksjoner. Du kan søke på
spesifikke verdier, eller søke på til- og fra-verdier.
Beløp:
Søk på eksakt beløp, eller fra- og til-beløp.
Du søker på eksakt beløp ved å skrive inn beløpet i feltet Beløp. AMA vil da søke på dette
beløpet og liste opp alle transaksjonslinjer på den kontogruppen, uansett fortegn.
Så lenge du søker på et eksakt beløp, heter feltet Beløp. Hvis du fyller ut Til Beløp i tillegg,
vil navnet på feltet endres til Fra Beløp.
Eksempel:
Hvis du søker på Fra Beløp 1400,- og Til Beløp 1500,- vil AMA vise alle beløp mellom disse
to verdiene.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 36
Feltet Til Beløp kan kun brukes når feltet (Fra) Beløp er fylt ut.
Dato:
Du kan velge om du vil søke etter en spesifikk dato, eller et tidsintervall (Fra Dato-Til Dato).
Når kun Dato er fylt inn vil AMA søke etter en den spesifikke datoen. Hvis både Fra Dato og
Til Dato er fylt inn, vil AMA søke etter alle datoer innenfor intervallet som er oppgitt.
Når du søker etter eksakt dato, vil navnet på feltet være Dato. Hvis du fyller ut Til Dato i
tillegg, endres navnet på feltet til Fra Dato.
Til Dato kan bare benyttes når Fra Dato er fylt ut.
Kommentar:
Søk etter tekst eller tall gjøres ved å skrive inn hele teksten eller tallet, eller deler av det.
Tekst:
Søk på hele eller deler av teksten.
Referanse:
Søk på hele eller deler av teksten.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 37
Avstem med differanse
Det er mulig å avstemme transaksjoner med avvik, dvs. avstemme poster selv om de ikke
går i 0. Skal du avstemme med avvik må du først sette en øvre grense for Tillatt differanse
under Innstillinger for manuell avstemming.
Gå til oversikten over transaksjoner under Manuell og velg poster som skal avstemmes.
Dersom du får et avvik og avviket er innenfor Tillatt differanse, vil knappen Avstem bli aktiv
og du kan avstemme.
Ved avstemming med avvik må du ta stilling til om avviket er en Splitt eller en Differanse.
Velg Splitt hvis du vil at differansen skal lagres for å kunne avstemmes senere.

Funksjonen lagrer tekstfelt og dato fra den eldste transaksjonen med det største
beløpet fra regnskapssiden. Hvis du avstemmer Bank mot Bank eller Regnskap mot
Regnskap, blir tekstfelt, Bdate og Dato fra den eldste transaksjonen med det største
beløpet lagret. En avstemmings-ID legges på i tekstfeltet.
Velg Differanse hvis du vil ha et bilag som kan brukes ved korreksjon I regnskapet.

Funksjonen lagrer tekstfelt og dato fra den eldste transaksjonen med det største
beløpet på regnskapssiden. Hvis du avstemmer Bank mot Bank eller Regnskap mot
Regnskap vil tekstfelt, Bdato og Dato fra den eldste transaksjonen med det største
beløpet bli lagret. Referansen blir kopiert til tekstfeltet og blir tildelt en avstemmingsid. Referansefeltet vil få en ny referanse med formen ”Differanse: ####”.
Transaksjoner avstemt med Differanse kan printes ut på et separat bilag.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 38
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 39
Avstemte transaksjoner
Velg fanen Avstemte. Her kan du oppheve avstemte transaksjoner, søke etter avstemte
transaksjoner, se når poster ble avstemt, hvem som har avstemt, og om en transaksjon er
avstemt automatisk eller manuelt. Dersom du ønsker å se på transaksjoner avstemt etter en
spesifikk dato kan du velge Avstemt etter. AMA vil da vise transaksjoner fra og med den
datoen du valgte. Hvis du vil oppheve en transaksjon, velg avkrysningsboksen på den
avstemte transaksjonen du vil oppheve og AMA vil automatisk finne motposten. Klikk på
Opphev-knappen for å returnere til åpne poster.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 40
Søk i avstemte poster
Denne funksjonen muliggjør søk etter avstemte transaksjoner på Beløp, Kommentar, Dato,
Tekst og Referanse.
Beløp:
Du kan velge om du vil søke etter eksakt beløp, eller beløp innenfor et intervall.Søk etter et
eksakt beløp ved å skrive inn beløpet i Beløp-feltet. AMA vil da søke etter dette spesifikke
beløpet, og vise alle beløp pålydende det du skrev inn uavhengig om det er debet eller
kredit-beløp.
Så lenge AMA skal søke etter et spesifikt beløp, heter søkefeltet Beløp. I det du skriver inn et
beløp i Til Beløp-feltet, endres Beløp til Fra Beløp. Skriver du for eksempel inn Fra Beløp
120,- og Til Beløp 245,- vil AMA vise alle beløp mellom disse to verdiene.
Til Beløp-feltet kan kun benyttes når (Fra) Beløp-feltet er fylt ut.
Dato:
Du kan velge om du vil søke på en spesifikk dato, eller et tidsrom (Fra-Til Dato).Når bare
Dato-feltet er fylt ut vil AMA søke for den spesifikke datoen. Når både Fra Dato og Til Dato
benyttes, vil AMA søke etter alle datoer.
Til Dato-feltet kan kun brukes når Fra Dato-feltet er fylt ut.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 41
Avstemt dato:
Feltene Avstemt dato, Fra avstemt dato og Til avstemt dato fungerer på same måte som
datofeltene for øvrig.
Kommentar:
Her kan man søke etter tekst eller tall. Skriv inn hele strengen av tall eller tekst, eller deler av
den.
Tekst:
Her kan du søke på hele eller en del av teksten.
Referanse:
Her kan du søke på hele eller deler av referansestrengen.
Trykk Nullstill dersom du ønsker å nullstille søket. Dette gjelder alle feltene.
For å oppheve avstemte transaksjoner, huk av den transaksjonen du ønsker å oppheve.
AMA vil da lete frem motposten til denne transaksjonen, dvs. poster som ble tildelt samme
Avstem id da de ble avstemt. Trykk deretter på Opphev.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 42
Periodeavslutning - Levér en avstemming inn til Workflow
Avstemming for en periode kan sendes inn til periodeavslutning ved hjelp av Workflow.
Funksjonen finner du under Manuell avstemming og dette kan gjøres på flere måter.
1. Første gangs innlevering – En avstemming kan leveres inn til en periode mellom
startperioden for avstemmingen og de neste 12 månedene.
Trykk på den grå knappen til høyre i vinduet for å levere inn avstemmingen.
Velg måned for periodeavslutningen fra dropdown menyen. Du kan også legge kommentarer
til innleveringen.
Når du trykker Legg til, vises en melding som ber deg bekrefte innleveringen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 43
Status-knappen vil nå endres fra grå til oransje farge, og den vil vise en melding som sier
”Venter på godkjenning for periode yyyy-dd”, i dette eksempelet 2011-08.
2. Innlevering etter godkjennelse
Du kan levere inn avstemmingen til workflow igjen etter at den er godkjent for en periode.
Dette kan kun gjøres for godkjente perioder og kommende perioder. Status-knappen til høyre
vil endre fagre til grønn og du kan klikke på den for å levere inn på nytt.
Velg periode og legg eventuelt til kommentarer.
3. Innlevering etter at en avstemt periode sendt til workflow er avvist eller tilbakekalt.
Hvis en periode som er levert til workflow blir avvist eller tilbakekalt, kan du sende inn på nytt
for den siste innleveringsperioden. Dette gjøres omtrent som beskrevet under punkt 1.
Status-knappen vil da få rød farge.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 44
Rapporter
Under fanen Rapporter finnes et sett standardrapporter. Du kan skrive ut rapporter for en
eller flere kontogrupper eller en eller flere klienter.
Klikk på fanen Rapporter.
Velg ønsket type rapport, sortering og kontogruppe(r) eller klient. Under Velg type kan du
også velge om du vil at AMA skal vise konti tilhørende den aktuelle klienten (Vis aktiv klient),
eller om programmet skal vise alle kontogrupper tilhørende de klienter du har tilgang til.
Det er mulig å skrive ut rapporter på flere kontogrupper samtidig. Velg mer enn en
kontogruppe ved å holde venstre museknapp nede og så dra musen over kontogruppene.
Du oppnår det samme ved å holde Ctrl-knappen nede og velge ønskede kontogrupper med
musen. Den tredje muligheten er å velge den øverste kontogruppen, og scrolle ned til den
nederste mens du holder Shift-knappen nede.
Angi hvilken dato rapportene ble skrevet ut på ved å velge dato fra kalenderen i Per datofeltet. Hvis du ikke velger en dato aktivt, vil dagens dato komme på rapporten.
Ved å huke av for Vis historiske data, tar AMA med Per dato, Dato eller Bdato.
Velg ønsket type format, trykk deretter Vis rapport og skriv ut rapporten.
Rapportene kan forhåndsvises i formatene PDF, RTF, TXT, XLS og Report Viewer.
AMA leveres med et sett standardrapport. Ulike bedrifter og bransjer har ulike behov for
rapporter og Adra Match lager skreddersydde rapporter etter kundenes spesifikasjon.
Dersom du har spesielle ønsker for hva du ønsker å vise på en rapport og hvordan rapporten
skal se ut, ta gjerne kontakt for å høre mer om hvilke muligheter som finnes.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 45
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 46
Vis historiske data
En historisk rapport kan inneholde data over Åpne poster, Åpne poster bankavstemming eller
Saldoliste.
-
Per dato – rapporten vil inneholde alle transaksjoner som er importert, og ikke de
som er avstemt
Innhold i rapportene
-
Åpne poster – Denne inneholder liste over åpne poster på en gitt kontogruppe, klient
eller alle klienter brukeren har tilgang til. I tillegg vil saldo for hver kontogruppe og
antall åpne poster på hver kontogruppe oppgis. Listen kan sorteres etter dato, beløp,
tekst og referanse. Brukerens navn, klokkeslett og dato er også opplysninger som
automatisk tas med på rapporten.
-
Åpne poster bankavstemming – Denne rapporten er kun tilgjengelig dersom
kontotypen til høyre er regnskap, og kontogruppen til venstre er bank, eller motsatt.
Rapporten splitter på debet og kredit bank/regnskap og viser summen av disse.
-
Avstemte transaksjoner – Denne rapporten viser avstemte transaksjoner etter den
datoen som oppgis i feltet Avstemt etter. Antall transaksjoner, klokkeslett, datoen
rapporten ble laget og brukernavn på personen som skrev ut rapporten kommer også
med.
-
Saldoliste – Saldo og summen av de åpne postene på alle kontogrupper som er
tilgjengelig for den påloggede bruker vises, i tillegg til klokkeslett og brukerens navn.
-
Korrigerte poster – Dette er en rapport som viser alle transaksjoner som er avstemt
med avvik. Størrelse på avviket, det totale beløpet, antall transaksjoner som er
avstemt med avvik, klokkeslett og brukerens navn vises også.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 47
Spesialtilpassede rapporter
Trenger du rapporter som er bedre tilpasset din bedrift eller bransje, eller det er andre forhold
som gjør at du trenger en annen type rapport enn de som tilbys som standard, kan Adra
Match lage rapporter etter spesifikasjon.
Legg til en Spesialtilpasset rapport
Spesialtilpassede rapporter blir normalt tilsendt kunden på e-post. For å legge rapporten inn i
AMA, må du først lagre filen med rapporten på din desktop. Start AMA, og logg deg inn. I eposten vil det også følge med en skermdump som illustrerer innstillingene som må settes
opp i løsningen for at rapporten skal kunne brukes.
Velg Vedlikehold → Rapporter.
Velg Legg til.1. Skriv inn et navn på rapporten.
2. Velg rapportfil (RPT.
3. Velg innstillingene rapporten er designet for (Rapport arkfane)
4. Velg Output type (CRV er Crystal Reports Viewer)
Lagre innstillingene.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 48
Rapporten kan gjøres aktiv kun for en klient, for alle klienter, eller den kan begrenses til å
være tilgjengelig kun for brukere med administratorrettigheter. Lagre og Lukk vedlikehold, og
rapporten er klar til bruk.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 49
Workflow
Denne fanen representerer alle workflow-detaljer relatert til den valgte klienten.
Hovedtabellen gir en oversikt over workflow-detaljer for hver kontogruppe og du kan filtrere
workflow ved å velge Velg periode og Status filter. Hovedtabellen vil automatisk vise
detaljer for den kontogruppen som ligger øverst, i visninge Detaljer nedenfor. Hvis du vil se
detaljer for en annen kontogruppe, trykker du på raden den kontogruppen ligger i i
hovedbildet.
I workflow opererer AMA med ulike nivåer for status:

Venter på innlevering – Avstemt periode er ikke sendt inn ennå. Gå til Manuell
avstemming for å levere inn avstemt periode.

Venter på godkjenning – Når en avstemming er levert inn til en periode.

Godkjent – Hvis du har rolle som Godkjenner kan du godkjenne ved å trykke på
Godkjenn-knappen.

Avvis – Hvis du har rolle som Godkjenner kan du avvise en innlevert periode.

Tilbakekall – En bruker med rolle som Avstemmer kan tilbakekalle en innsendt periode.

Under behandling – Innsendt periode befinner seg i status Venter på godkjenning fra
en tidligere periode.

Stengt for innlevering – Periode mellom startdato og innsendt periode vil vises som
Stengt for innlevering.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 50
Du kan godkjenne, avvise eller tilbakekalle workflows ved å klikke på rett knapp.
Godkjenn – Avvis - Tilbakekall
Detaljer på kontogruppen vil ikke vises dersom workflow status er Under behandling,
Venter på innsending eller Stengt for innsending.
Detaljer
Denne visningen inneholder saldo, antall åpne transaksjoner og forløp av hendelser i
workflow.
Flere detaljer
Du kan se flere detaljer om transaksjonene i workflow ved å trykke på knappen Flere detaljer
nederst til høyre.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 51
Administrasjon
Fra dette menyvalget styres brukere og klienter.
Velg Vedlikehold → Administrasjon.
Legge til eller endre klienter
Velg Legg til for å legge til en ny klient. Feltet Navn er obligatorisk, så gi klienten et navn.
Det er derimot valgfritt om du vil fylle ut feltet for adresse, postnummer og poststed. Gi
eventuelt klienten et nummer i feltet Klient nr. Klientnummeret brukes til å finne riktig klient
når man importerer til mer enn én klient. Du kan velge om du vil legge til brukere nå eller
gjøre det senere. Husk å trykke Lagre.
For å endre på en eksisterende klient, velger du den klienten du vil endre ved å trykke på
klienten. Gjør de endringer du ønsker, og lagre.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 52
Legg til eller endre brukere
Brukerrettigheter og Roller
AMA tilbyr fem standard roller. Gruppert fra høyest (alle rettigheter) til lavest tilbyr løsningen
følgende roller:





Admin
Super User
User
Restricted User
Viewer
Admin er det øverste brukernivået og en bruker med disse rettighetene har fulle rettigheter i
programmet. En Superuser har full kontroll på alle klienter som den aktuelle brukeren har
tilgang til. En Superuser har tilgang til å gjøre alt med unntak av å endre lisens, brukere og
klienter og denne rollen kan heller ikke ta backup.
Med en rolle som User kan du utføre typiske brukeroppgaver i programmet, slik som:
o
o
Velge klient
 Velge kontogruppe
Importere – Avstemme – Skrive ut rapporter
 Importere datafiler
 Avstemme automatisk
 Avstemme manuelt (Manuell Avstemming)
 Oppheve avstemte
o Eldre enn
o Oppheve poster some r automatisk avstemt
 Avstemme med avvik
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 53
o
 Skrive ut rapporter
Tilgjengelig under Vedlikehold
 Oppheve import
 Legg inn oppstartsgrunnlag

En bruker med begrensede rettigheter, Restricted User, har nesten de samme rettighetene
som en User. Unntaket er Vedlikeholdsmenyen, hvor kun Angre import er tilgjengelig.
Rollen som Viewer er ment for personer som kun skal ha innsyn i programmet, men ikke
gjøre noe. En slik person kan typisk være økonomisjefen eller revisor og hensikten med
denne rettigheten kan være å foreta it- og regnskapsrevisjon av arbeid som allerede er gjort,
hvordan det er utført og av hvem. En Viewer har tilgang til:
o
o
Manuell avstemming
 Se på manuelle poster
 Skrive kommentar til de åpne postene
 Sende kopi av manuelle poster på e-mail eller til Excel
Rapporter
 Se på og skrive ut rapporter
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 54
Velg fanen Brukere fra fanen Lisensinnstillinger. Velg så Legg til. Skriv inn et brukernavn,
passord og angi ønsket språk. De andre feltene er valgfri, dvs. det er ikke obligatorisk å
skrive inn informasjon. Dette gjelder feltene Fornavn, Etternavn og E-mail. Under Rolle
velger du om den aktuelle bruker skal være Admin, Super User, User, Restricted User eller
Viewer. For brukere som ikke er Admin, må en person som har rollen Admin tildele
klient(ene) brukeren skal ha tilgang til. Lagre til slutt.
Hvis du fjerner avkryssingen for In Use, vil ikke bruekren lenger kunne logge seg på
programmet og brukeren vil legges tilbake til Tilgjengelige brukere.Muligheten for tildelingen
av Roller er ment å være en dynamisk funksjonalitet. Skulle din bedrift ha behov for roller
med en annen sammensetning av rettigheter enn de som tilbys som standard, kan Adra
Match lage andre roller med skreddersydde rettigheter.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 55
Single Sign-On
Brukere kan settes opp til å bli logget på Adra Match Account automatisk. Hvis du registrerer
Windows brukernavn ”DOMAIN\USERNAME” som brukernavn i AMA, og så krysser av for
Windows authentication, vil brukeren automatisk bli logget på neste gang vedkommede
starter AMA. Hvis du kun har én administrator (Admin), ikke huk av for Windows
authentication.
Legg til eller endre opplysninger om selskapet
Velg fanen Lisens. Skriv navn og adresse på selskapet, og tryk på Lagre.
Legg til eller endre lisensnøkkel
Velg fanen Lisens. Velg Endre lisensnøkkel. Lim inn strengen med lisensnøkkel som er
blitt tilsendt fra Adra Match og velg Legg til.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 56
Ta sikkerhetskopi, legge tilbake sikkerhetskopi
Hvis din SQL-server ikke er satt opp til å ta sikkerhetskopi automatisk, kan du gjøre selv
manuelt.
Velg Vedlikehold → Ta Sikkerhetskopi / Legg tilbake sikkerhetskopi
Lag sikkerhetskopi
Let frem filstien for sikkerhetskopi. Velg Lag sikkerhetskopi.
Hent sikkerhetskopi
Let frem filstien for sikkerhetskopi. Velg Hent sikkerhetskopi.
Sikkerhetskopien vil alltid få navnet “AmBackup YYYY-MM-DD HH-MM-SS.xml”. Skulle det
oppstå problemer med programmet og Adras supporttjeneste ber om å få tilsendt
sikkerhetskopi, finn mappen sikkerhetskopien ligger i, høyreklikk på filen “AmBackup YYYYMM-DD HH-MM-SS.xml” og velg Send til → Compressed (zipped) Folder. Send deretter
zip-filen du nettopp laget til Adra Match‟ supporttjeneste.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 57
Innstillinger for manuell avstemming
Angi tillatt avvik for manuell avstemming. Når man avstemmer med avvik, vil avviket, eller
differansen mellom beløpene som avstemmes, bli lagret som en åpen post i AMA. Lag et
korreksjonsbilag i regnskapet og når det er gjort kan du eksportere en ny fil som inneholder
det korrigerte beløpet, og importere filen inn i AMA. Videre kan du utligne avviket som oppsto
ved avstemming mot det korrigerte beløpet i regnskapet.
Velg Vedlikehold → Innstillinger for manuell avstemming
Velg den kontogruppen du vil endre verdier for. Angi det avviket du ønsker å tillate i feltet
Tillatt avvik. Hvis du har store megder åpne poster, kan du her bestemme hvor mange åpne
transaksjoner du vil at programmet skal vise pr. side i manuell avstemming og hvilken
sortering de skal følge. Trykk Lagre og Lukk Vedlikehold.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 58
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 59
Angre import og avstemming
Du kan angre eller “rulle tilbake” en import med poster som er avstemt. De avstemte
transaksjonene må først oppheves, og deretter kan du angre import av filen. Velg
Vedlikehold → Angre import.
Velg filen eller filene du vil rulle tilbake. En bruker som er logget på som Admin, får tilgang til
å se importerte filer til alle klienter ved å huke av for Engasjementsmodus. Velg Angre
import, og Ja for å bekrefte. Hvis filen eller filene du vil angre ikke finnes på denne
oversikten, vil du finne dem på Avstemte importer.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 60
Før du opphever avstemmingen for en eller flere filer, kan du under valget Detaljer se
hvordan saldoen påvirkes av at importen rulles tilbake.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 61
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 62
Manuell registrering av poster
Det er mulig å registrere poster manuelt på en konto i AMA.
Velg Vedlikehold → Manuell registrering av poster.
Velg den kontogruppen du ønsker å legge til poster på. Registrer postene i det øverste
vinduet, og husk å registrere postene på riktig konto. I det nederste vinduet vil saldoen(e)
oppdateres etterhvert som postene registreres. Når du er ferdig med å registrere postene,
trykk på Sett inn-knappen for å legge postene til avstemmingen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 63
Rutiner for automatisk avstemming
I dette menyvalget defineres regler for automatisk avstemming. Regler for hvordan AMA skal
avstemme automatisk settes opp ved oppstart av en kontogruppe i løsningen. Løsningen kan
avstemme automatisk en post mot en post, en post mot mange poster på den andre siden
eller omvendt, eller mange poster mot mange poster. Det er mulig å avstemme på
parametrene tekst, beløp og dato.
Velg Vedlikehold → Rutiner for automatisk avstemming.
Avstemmingstype Avansert avstemming
Rutiner
Avstem med den samme tekststrengen for regnskap og bank - Posten vil bli avstemt
dersom informasjonen i tekstfeltet i på regnskaps- og banksiden er den samme. Et eksempel
kan være at det står ”OCR” i tekstfeltet på begge sider.
Avstem innenfor en konto (interim debet/kredit) – Denne rutinen avstemmer et debetbeløp mot et kredit-beløp innenfor samme konto. For at dette skal kunne skje må postene
være innenfor det tillatte datoavviket, og kontoen må være satt til Interim (se Vedlikehold →
Oppsett av konto og kontogrupper → Kontoinnstillinger).
Avstem innenfor en konto med summering (interim) – Denne rutinen avstemmer en eller
flere poster med samme tekststreng på samme konto. Dersom summen av postene stemmer
og er innenfor det samme datoavviket, avstemmes postene. Kontoen må være satt til Interim
for at denne rutinen skal fungere (se Vedlikehold → Oppsett av konto og kontogrupper →
Kontoinnstillinger).
Avstem når det bare fines ett alternativ – Postene avstemmes forutsatt at det kun finnes
ett alternativ innenfor det angitte datoavviket. For at denne rutinen skal fungere trenger du
kun å opprette en rutine og gi den et navn, huke av for ”Avstem når det bare fines ett
alternativ”, angi tillatt datoavvik og trykke Lagre.
Datoavvik – Med datoavvik menes et avvik i dato mellom poster på den ene siden og poster
på den andre siden, f.eks. at datoen på postene på regnskapssiden er en annen den
motsvarende post på banksiden. Datoavviket kan settes til å avstemme poster som er
bokført før eller etter transaksjonen du skal avstemme.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 64
Mange poster fra…
Angi om du vil avstemme En mot Mange, Mange mot En eller Mange mot Mange. Hvis
postene i bunten du vil avstemme er bokført på forskjellige datoer, må du angi hva som skal
være datoavviket i Datoavvik innenfor bunt.
Indeksering
Adra Match Account har to forksjellige indekstyper. Indekstypen Standard lager indeks ved å
splitte på mellomrom eller ”annet”. Du kan også velge hvilket Felt du vil lage en indeks fra,
hvorvidt strengen kun skal gjelde tall, og bestemme lengden på tekststrengen. Indekstypen
RegEx lager en indeks fra verdien av en navngitt avstemmingsrutine i regulære uttrykk
(Regular expressions). Du finner mer informasjon om Regular Expressions på internett.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 65
Lag en rutine for En mot En avstemming
Det er enkelt å sette opp en regel som avstemmer en post på venstre side, som regel
regnskap, mot en post på høyre side, som regel bank, innefor det samme datoavviket.
Start med å velge Rutiner for automatisk avstemming fra Vedlikehold. Velg
Kontogruppen du skal lage en avstemmingsrutine på, og trykk Legg til.
Gi avstemmingsrutinen et navn. Navnet bør forklare hva avstemmingsrutinen gjør, slik at det
senere er enkelt å skille denne avstemmingsrutinen fra andre avstemmingsrutiner. I dette
tilfellet vil vi avstemme poster med likt beløp, men med et datoavvik på +/- 5 dager. Angi hhv.
-5 og 5 dager i datoavvik som på bildet nedenfor, og Lagre.
Du kan også lage en En mot En avstemmingsrutine som sjekker om en tekststreng, eller
deler av en tekststreng er like på to poster. I eksempelet under er postene som skal
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 66
avstemmes fra samme konto, dvs. debet- og kredit-beløp. Datoen og referansenummeret er
det samme.
Nedenfor ser du hvordan rutinen settes opp. Du kan bruke RegEx (regulære uttrykk)
indeksering her også. En rutine med RegEx kan se slik ut (\2/{6}\w{2}):
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 67
Lag en rutine som avstemmer En mot Mange eller Mange mot En
I vinduet nedenfor ser du to betalinger på bankkontoen, som har én motpost på
regnskapssiden. Betalingene på banksiden er bokført på den samme datoen og har
valuteringsdato hhv. 3 og 4 dager senere enn bokføringen i regnskap. Teksten på de to
bankpostene er identisk.
Nå skal vi definere en avstemmingsrutine for eksempelet ovenfor. Velg Legg til, og i neste
vindu gir du rutinen et beskrivende navn. I eksempelet ovenfor er det 3 dager mellom
bokføringsdato i regnskap og de to postene i banken. Sett datoavvik lik 3 i feltet til høyre.
Siden vi vet at det er mer enn én post på bank og de er bokført på den samme datoen, skal
du huke av for Mange poster fra Bank. Ettersom bankpostene har samme bokføringsdato,
skal datoavvik innenfor bunt være lik 0 (dvs. 0 dagers avvik). I feltet Indeksering velger du
Tekst-felt, og velg så Lagre til slutt.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 68
Avstem med Avvik eller Splitt
Velg merk boksen Avstem med Avvik eller Splitt lenger ned på bildet for å aktivere
funksjonen for automatisk avstemming med Avvik eller Splitt. Denne funksjonen kan benyttes
på alle avstemmingsrutiner, bortsett fra når du velger Avstemming innenfor en konto med
summering (interim).
Postér differansen på – Angi om differansen skal postéres på regnskap eller bank.
Lagre informasjon fra den siste/eldste differanseposten – Hvis du avstemmer mange
mot en eller mange mot mange, kan du velge om AMA skal lagre informasjon fra den siste
eller eldste posten.
Avstem med eksakt avvik (+ eller -) – Merk av for dette valget dersom det kun skal
avstemmes på eksakt avvik. Hvis du for eksempel skal tillate avstemming der beløpet på
banksiden er 20.00 lavere enn på regnskapssiden, huker du av for dette valget og setter
Tillatt +/- beløpsdifferanse til -20.00.
Avstem med differanse i prosent (%) – Merk av for dette valget hvis du vil tillate et avvik i
prosent.
Beløpsintervall til avstemming, Større enn / Mindre enn – Skriv inn tillatt (+/-)
beløpsintervall. Hvis du f.eks. skriver 25.00 vil rutinen avstemme alle poster der
beløpet/beløpene på høyre side er 25.00 beløpsenheter mindre enn motposten(e) på venstre
side. Negative beløp skrives slik; -25.00.
Tillatt +/- prosentavvik – Skriv inn (+/-) avvik i prosent du vil tillate. Hvis du skriver 1.50, vil
rutinen avstemme alle poster der beløpet på høyre side er mellom 1.50% mindre til 1.50%
større enn beløpet på postene på venstre side.
Tillatt +/- beløpstoleranse på differansen – Dette valget er kun aktivt hvis du har market av
for Avstem med eksakt avvik (+ eller -). Skriv inn eksakt beløp i + eller – du vil akseptere.
Hvis du skriver 0.10 i denne verdien, og har et eksakt avvik på 1.00, vil rutinen avstemme
poster der beløpet på høyre side er 0.90 til 1.10 enheter større enn beløpet på venstre side.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 69
Beløpsintervall til avstemming, Større enn / Mindre enn – Denne verdien velger hvilken
post som skal avstemmes. Hvis du skriver 0.99 i den første boksen og 1.00 i den andre, vil
poster med beløp -1.00-0.00 på høyre side og -1.00-0.00 på vesntre side bli avstemt.
Største tillatte differansebeløp, Større enn / Mindre enn – Dette valget vil kun være aktivt
hvis du har valgt Avstem med differanse i prosent (%). Hvis du skriver inn 1.00 i den første
bpksen og 10 000.00 i den andre, vil rutinen bare avstemme poster fra -10 000.00 til -100 og
1.00 til 10 000.00.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 70
Bestem rekkefølgen i rutiner for automatisk avstemming
Klikk på dropdown menyen i kolonnen Sortering for å sette avstemmingsrutinene i prioritert
rekkefølge. Det anbefales å starte med den enkleste rutinene først. Med andre ord bør du
sette One to One rutine til å avstemme for One to Many og Many to One avstemming.
Anbefalte rutiner etter import
Nedenfor følger noen anbefalinger om rutiner du bør følge etter import.
Databerikelse med Regular Expressions (Finn uttrykk og legg til ny)
Denne funksjonen kan ved hjelp av Regulære Uttrykk, heretter kalt Regular Expressions,
finne et uttrykk i en tekstkolonnesom finnes i den valgte importen og databasen, og føye en
ny verdi til en eksisterende eller ny kolonne. Dette lar seg kun gjøre på den importerte filen.
Velg import. Merk av for Finn uttrykk og legg til ny, og klikk på knappen til høyre. Et vindu
hvor innstillingene settes vil da åpnes.
Skriv inn et uttrykk / Regular Expression i kolonnen med navn Finn uttrykk. Hvis du skriver
inn et nummer eller en tekst i kolonnen Finn uttrykk, vil funksjonen søke etter uttrykket i
kolonnen Fra (dropdown meny). Skriv teksten og/eller nummeret du vil sette inn i den nye
eller eksisterende. Verdien vil bare bli satt inn dersom den importerte tekstkolonnen (Fra)
inneholder verdien i Finn uttrykk. Skriv navnet på den nye eller eksisterende kolonnen i Inn
i kolonne og velg en konto. Lagre til slutt.
Regular Expressions kan brukes med nummererte grupper. La oss si at du skal trekke ut tall
fra en tekstkolonne der teksten er ”Check no. 4358”. Skriv inn uttrykket ”Check no. (\d{4}) i
kolonnen Finn uttrykk og “$1” i Sett inn tekst-kolonnen, og nummeret ”4358” vil bli satt inn i
den nye eller eksisterende kolonnen.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 71
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 72
Kort oppsummering
Adra Match vil at brukerne av AMA skal oppleve avstemmingsløsningen som et verdifullt
verktøy til å utføre avstemming mer effektivt. Korrekt bruk og full utnyttelse av løsningen er
nødvendig for opplevelsen av verktøyet.
Denne brukemanualen er ment å være en guide ved oppstart av nye konti i AMA. I tillegg
kan du bruke den som et oppslagsverk ved bruk av funksjonalitet du ikke kjenner fra før.
Vi tilbyr dessuten kurs, både åpne kurs og kundetilpassede kurs med kundens data. Ta
gjerne kontakt for en prat om videre opplæring for flere brukere.
Vi i Adra Match ønsker at kundene skal ta i bruk AMA på alle typer avstemming, og
løsningen kan importere filtyper og –formater fra mange ulike kildesystemer. Ønsker du råd
om hvordan du kan optimalisere kvaliteten på avstemming og rapportering av avstemming,
ta gjerne kontakt for å høre mer om hvordan dette kan løses.
Vi håper du som bruker av løsningen blir fornøyd og at gevinsten ved en automatisert og
standardisert løsning etterlever dine forventninger.
Brukermanual Adra Match Accounts
Page 73