Reservasjon av møterom/ressurs, Outlook 2010

Møterom/ressurser som ikke leies ut eksternt kan reserveres via Outlook. Det er mange måter å gjøre dette på, to av dem er beskrevet under. Enkelt forklart legges møterommet til som en deltaker/ressurs i møteinnkallelse. Om rommet er ledig

kan du se i Planleggingsassistenten .

Kalle inn til møte og/eller reservere møterom

1.

2.

3.

Gå til kategorien

Hjem

. Klikk på

Nye elementer

, og velg

Møte

(Ctrl + Shift + Q) Velg ønsket møtetid og dato, og skriv et relevant

Emne

. 4.

Legg til deltakere som vanlig, og klikk på

Rom

. Velg blant rommene i listen og klikk

OK

. Her vil alle møterom vises, enten de er ledige eller ei.

5.

Gå til

Planleggingsassistent

for å se opptatte/ledige tidspunkter for deltakere/møterom.

I eksempelet over er alle deltakere og møterom ledige i det aktuelle tidsrommet. Grønn vertikal linje markerer starten av møtet, rød markerer slutten.

6.

Gå tilbake til

Avtalevisning

, følg vanlige steg for møteinnkallelse og trykk

Send

. Du vil da få en bekreftelse på e-post når møterommet er reservert. Dersom reservasjonen blir avvist får du beskjed om hvorfor den ikke blir godtatt.

NB!

Vi anbefaler å sjekke ledige tidspunkter i Planleggingsassistent FØR du sender innkallelsen.

Dette fordi reservasjon av møterom vil bli avvist om rommet er opptatt, og du i ettertid må sende en oppdatering til møteinnkallelsen for at deltakerne skal vite hvilket rom de skal på. Ønsker du full oversikt over når et møterom er opptatt/ledig kan du legge til møterommets delte kalender i din Outlook.

Avvist møterom

Har du ikke sjekket at møterommet er ledig før du reserverer, andre har reservert rommet i mellomtiden, eller du ikke har rettigheter til å reservere må du finne møteinnkallelsen og fjerne rommet fra deltakere/sted, legge til nytt rom og sende oppdatering.

Kansellere romreservasjon/avlyse møte

1.

2.

Dobbelklikk på aktuelt møte/romreservasjon

i din egen kalender

(dette kan ikke gjøres fra møterommets kalender). Klikk på

Avlys møte

. 3.

4.

5.

Klikk deretter på

Send oppdatering

. Dette er nødvendig for å kansellere romreservasjon. Ved eventuelt spørsmål lar du

Send avlysning og slett møtet

være valgt og klikker

OK.

Klikk på

Send oppdatering

.

Kalle inn til møte og/eller reservere rom ved hjelp av romsøker (finnes kun i Outlook 2010)

Du kan også bruke “Romsøker” til å se ledige tidspunkter for møterommene. I Romsøker får du opp tilgjengelige rom til valgte møtetid.

Foreslåtte tidspunkter

identifiserer “beste tidspunkt” for møte, som altså er tidspunkter de fleste deltakerne er ledige. NB!

Romlisten

kommer bare fram når møtet er innenfor arbeidstiden (mandag – fredag, kl. 08-17). Det er imidlertid mulig å reservere rom til alle døgnets tider.