Transcript FSAT-14-021-3

Felles Studieadministrativt
Tjenestesenter (FSAT)
Organisasjonsprosjekt
Utkast til prosjektplan
Til behandling i styringsgruppen 15. september
Informasjon om prosjektet
Prosjektnavn: Organisasjonsprosjekt FSAT
Prosjekteier (PE) Styreleder Christen Soleim
Ansvarlig Prosjektleder (PL) Konstituert daglig leder Grete Christina Lingjærde
Planen er vedtatt av styringsgruppen (dato)
1
BAKGRUNN OG MÅLSETNINGER
Det er vedtatt at Samarbeidstiltaket FS, Samordna opptak og USITs seksjon for utvikling av nasjonale
informasjonssystemer (SUN) skal samorganiseres som et 1.4.4-tiltak under Kunnskapsdepartementet. KD har oppnevnt et styre og fastsatt vedtekter for den nye organisasjonen.
Universitetet i Oslo vil være vertsinstitusjon, og skal levere administrative tjenester til den nye
organisasjonen som har fått navnet Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). De ansatte vil
formelt være tilsatt ved Universitetet i Oslo, men med tjenestested i FSAT.
Styret har vedtatt å initiere et organisasjonsprosjekt der målet er å etablere den nye organisasjonen
slik at man oppnår best mulig effekt av sammenslåingen.
Prosjektet skal gi følgende leveranser:
a)
Prosjektet skal foreslå inntil 5 overordnede mål for tjenestesenteret med bakgrunn i vedtektene §8
Oppgaver og tjenester.
b) Anbefale forslag til organisering av FSAT i form av et nytt organisasjonskart med en tydelig
funksjonsinndeling og lederstruktur, med klare roller og ansvarsforhold. Prosjektet skal også foreslå
navn på den nye enheten. Disse forslagene og anbefalingene må fremme de målene man har satt i
punkt a.
c) Identifisere og utvikle andre forbedringstiltak/aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest
mulig velfungerende organisasjon. Eksempelvis vil dette kunne handle om møtestruktur, sentrale
samhandlingsarenaer og felles kultur.
d) Bidra til en mer sammensveiset organisasjon som har større kjennskap til og økt forståelse for den
enkelte grupperings oppgaver, kompetanse og arbeidsmåter og som samtidig ser nye muligheter ved
sammenslåingen.
e) Arbeidet skal munne ut i et konkret forslag til organisering av FSAT, som kan benyttes som et grunnlag
for å utarbeide en funksjons- og bemanningsplan.
2
ORGANISERING OG STYRING AV PROSJEKTET
FSAT sitt styre utgjør styringsgruppen for prosjektet og Styreleder er prosjektets eier. Denne
prosjektplanen er vedtatt av styringsgruppen og gir de viktigste føringer for prosjektet, inkludert
prosjektgruppens mandat. Eventuelle nye relevante føringer og betingelser for prosjektet bør
innlemmes i denne prosjektplanen så snart som mulig. Styringsgruppens hovedfunksjoner er å
overvåke prosjektets fremdrift og ta beslutninger på de leveranser som legges frem fra prosjektet.
Styringsgruppen skal derfor involveres ved prosjektets milepæler for å motta informasjon, diskutere
veivalg og gi signaler til prosjektet. Styringsgruppen er formelt sett mottaker av de
endringsforslagene som kommer ut av prosjektet og har ansvar for å sikre at beslutninger finner sted
på riktig nivå underveis og i etterkant av prosjektet.
Styringsgruppen har nedsatt en prosjektgruppe bestående av ledere og ansatte i FSAT.
Prosjektgruppen skal ha det løpende ansvar for å bringe prosjektet fremover, sørge for at
nødvendige aktiviteter/utredninger finner sted, at tilstrekkelig informasjon om og fra prosjektet
spres ut i organisasjonen, at relevante aktører involveres på en god måte og til slutt sikre at
prosessen gir fra seg et beslutningsgrunnlag til styringsgruppen. Prosjektgruppen består av følgende
personer:
Rolle
Navn og fagområde
Prosjektleder
Tina Lingjærde, konstituert daglig leder for FSAT
Medlem
Bente Ringlund Bunæs, daglig leder SO
Medlem
Ole Ronny Tveite-Strand, seniorkonsulent SO
Medlem
Agnethe Sidselrud, nestleder samarbeidstiltaket FS
Medlem
Royne Skaarer Kreutz, prosjektleder SO 3.0, gruppeleder SUN
Medlem
Richard Borge, ansattrepresentant, senioringeniør SUN
Medlem
Anne Kathrine F Haugen, ansattrepresentant, gruppeleder SUN
Prosjektleder er bindeleddet mellom styringsgruppe og prosjektgruppe. Slik vil prosjektet sikre en
god dialog rundt styring og utvikling av prosjektet.
3
INVOLVERING, MEDBESTEMMELSE OG INFORMASJON
Det er en entydig erfaring at vellykkede OU-prosesser bygger på forankring i ledelsen og bred
medvirkning blant medarbeidere.
Resultatene fra prosjektet vil i større eller mindre grad berøre alle ansatte i FSAT. Det er derfor viktig
med bred involvering fra hele organisasjonen. Dette vil skje på følgende måter:



Prosjektgruppen er satt sammen av representanter for ledelse og medarbeidere i FSAT.
Prosjektgruppen styrkes med enkelte nøkkelpersoner i forbindelse med utvikling av forslag til
organisering av FSAT i uke 44-46.
Alle som ønsker det inviteres til gjennomføring av fokusgruppeintervjuer for å gi innspill til målbilde.
Samtlige ansatte i FSAT inviteres i tillegg til å delta på de tre fellessamlingene som er tenkt
gjennomført i prosjektet.

De ansattes representanter er representert i prosjektgruppen og involveres ellers etter behov der
dette er relevant.
Det etableres videre en nettside for prosjektet der relevant dokumentasjon og viktig informasjon fra
prosjektet gjøres tilgjengelig. Nettsiden skal også legge til rette for at det er enkelt å stille spørsmål
og gi innspill til prosjektet.
Prosjektgruppen må dessuten sikre at linjelederne i organisasjonen har tilstrekkelig med informasjon
til å kunne involvere og informere ansatte og andre berørte ved behov. Det vektlegges å benytte
allerede eksisterende kanaler og arenaer med dette for øyet.
Endringsforslag som eventuelt krever drøftinger eller forhandlinger i henhold til Hovedavtalen,
gjennomføres etter de etablerte spilleregler for håndtering av slike beslutninger.
4
EKSTERN STØTTE TIL GJENNOMGANGEN
Agenda Kaupang er hyret inn for å bistå FSAT i organisasjonsprosjektet. Ragnar Kleiven er
kontaktperson og prosjektleder fra Agenda Kaupangs side, mens Tom Schjetne og Morten
Stenstadvold er prosjektmedarbeidere.
Konsulentenes rolle er som følger:
1.
Agenda Kaupang skal bidra med sin organisasjonsfaglige kompetanse i arbeidet. Dette vil bl.a.
innebære å gi prosjektet en god struktur, tilby metodikk og verktøy som vil sikre en god prosess, bistå
med gode analyser og sørge for at prosessen munner ut i et faglig forsvarlig resultat.
2.
Agenda Kaupang skal videre bistå prosjektgruppen i selve gjennomføringen av prosjektet. Dette kan
skje i form av støtte til prosjektleder og prosjektgruppen og ved å yte prosessbistand i de ulike møter
og samlinger i prosjektet.
3.
Konsulentene skal i tillegg utføre nødvendig utredningsarbeid, bl.a. ved å skrive forslag til
prosjektplan, forslag til kriteriesett, forslag til alternative organisasjonsmodeller samt føre sluttrapport
i pennen på vegne av PG.
4.
Til slutt vil Agenda Kaupang kunne gi veiledning til, og fungere som en organisasjonsfaglig
samtalepartner med styreleder og/eller styret om de konkrete utfordringer som vil måtte dukke opp i
løpet av prosjektet.
Med mindre noe annet blir eksplisitt avtalt forholder Agenda Kaupangs konsulent seg til
prosjektleder for å avklare praktiske spørsmål, innhente informasjon, avtale møter osv.
Bistanden fra Agenda Kaupang skal gjennomføres innenfor en ramme på kr 534 000 eks. mva.
Det skal utvikles en egen kostnadsplan med oversikt over konsulentenes ressursbruk knyttet til de
ulike aktivitetene i prosjektet.
5
AKTIVITETER OG FREMDRIFT
På bakgrunn av de innledende diskusjoner med styret samt innspill fra første allmøte legges det opp
til en prosess bestående av fem faser som vist og beskrevet nedenfor.
Prosjektet startet opp med fellesmøte for styret og ansatte i FSAT den 26. august og skal være
ferdigstilt i uke 51 i form av et beslutningsgrunnlag til styret.
En mer detaljert fremdriftsplan, med oversikt over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres når, er
vedlagt denne prosjektplanen.
FSAT: Organisasjonsprosjektet
Strategiske
føringer
- Faser, aktiviteter og fremdrift
Oppdrag og Vedtekter
Styrets ambisjoner og føringer
Uio sin omtsillingsavtale
Prosjektets arbeidsform og
aktiviteter
Prosjektoppstart
og planlegging
Utvikle målbilde
for ny organisasjon
Felles
Oppstartsmøte
Dokumentstudier
intervjuer/fokusgrupper/
WS
Prosjektorganisasjon
etableres
Få frem et bilde av en
ønsket fremtid
Kartlegge muligheter,
hva skal vi oppnå med
sammenslåingen
Etablere prosjektplan og
fremdriftsplan
Praktisk tilrettelegging
August
Kartlegge kompetanse,
oppgaver og
arbeidsmåter
september
Utvikle forslag
Felles allmøte
Kompetansetorg,
målbilde og mulige
løsninger
Utvikle alternative
forslag til organisering
Identifisere og utvikle
andre tiltak/løsninger
oktober
Vurdering og
rapportering
Beslutning og
implementering
Felles allmøte
Diskusjonstorg
Beslutning om ny
struktur
Videreforedling av
endringsforslag og
utviklingstiltak
Vedta
implementeringsplan
Anbefaling av valg av
modell(er)
Implementering og
oppfølging
Utvikling av sluttrapport
november
desember
Arbeid i prosjektgruppe/styringsgruppe
Kommunikasjon, informasjon og involvering. Interne møter/allmøter
Medbestemmelse – dialog med tillitsvalgte
Fase 1: Prosjektoppstart og planlegging.
I denne fasen struktureres og planlegges organisasjonsprosjektet. Arbeidet munner ut i prosjekt- og
fremdriftsplan som vedtas av styringsgruppen
Fase 2: Utvikle målbilde for ny organisasjon
I denne fasen skal prosjektet utvikle et målbilde for FSAT. Et målbilde skal gi svaret på hva vi ønsker å
oppnå med prosjektet og kan forstås som beskrivelsen av en ønsket fremtid for FSAT når det gjelder
forhold som struktur, kultur, arbeidsmåter, roller, ledelse og styring mm. Målbildet skal utvikles
gjennom fokusgruppeintervjuer, enkeltintervjuer med ressurspersoner i organisasjonen og
bearbeiding av informasjonen i prosjektgruppen. Målbildet presenteres (i PPT format) og diskuteres
under det andre fellesmøtet, og behandles til slutt av styringsgruppen. Fra målbildet vil
prosjektgruppen samtidig utvikle et notat om kriterier eller prinsipper for valg av ny
organisasjonsstruktur som også skal til behandling i styringsgruppen.
I tillegg vil det i denne fasen finne sted en gruppevis kartlegging av kompetanse, oppgaver og
arbeidsmåter. På den andre fellessamlingen vil gruppenes arbeid bli presentert i en såkalt
kompetansemesse. Formålet med dette er dels å skape økt kjennskap og forståelse for hva de ulike
gruppene i FSAT gjør og hvordan de jobber, og synliggjøre viktige sammenhenger og muligheter som
må hensyntas ved organiseringen av FSAT.
Fase 3: Utvikle forslag
Med utgangspunkt i det etablerte målbildet og de vedtatte kriterier for god organisering, skal
prosjektgruppen a) utvikle forslag til alternativ organisering av FSAT og b) identifisere og utvikle
forbedringstiltak og aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest mulig velfungerende
organisasjon. I denne fasen vil man invitere ressurspersoner inn i prosjektgruppens arbeid i form av
en workshop eller arbeidsgruppe.
Arbeidet starter allerede under den andre fellessamlingen der deltakerne inviteres til å drodle rundt
mulige modeller og tiltak, og avsluttes ved at prosjektgruppen presenterer sine forslag under den
tredje fellessamlingen.
Fase 4: Vurdering og rapportering
Prosjektgruppens forslag vil bli gjort til gjenstand for videreforedling i et såkalt diskusjonstorg under
den tredje fellessamlingen. Etter samlingen vil prosjektgruppen justere og ferdigstille sine forslag og
oversende disse til styringsgruppen i en avsluttende rapport fra prosjektet.
Prosjektgruppens arbeid anses som avsluttet når endelig rapport er overlevert styringsgruppen.
Fase 5: Beslutning og implementering
Rapporten utgjør et viktig beslutningsgrunnlag for styringsgruppen som skal sikre at nødvendige
beslutninger tas i etterkant av prosessen. Det anbefales at styret vedtar en prinsippmodell for
organisering av FSAT i uke 51 og at man primo 2015 utvikler og vedtar en implementeringsplan som
synliggjør hvilke andre beslutninger/tiltak som skal implementeres når.
6
DOKUMENTASJON OG RAPPORTERING
På bakgrunn av arbeidet i fase 2 vil prosjektgruppen utforme et målbilde for å synliggjøre avdelingens
styrker og utviklingsområder. Dette målbildet vil bli presentert i Power-Point format. Videre vil det bli
produsert et utfyllende notat til styringsgruppen.
Før man initierer et arbeid for å utvikle et nytt organisasjonskart, skal det utarbeides et sett med
kriterier eller prinsipper som ulike modeller skal vurderes mot. Hensikten er å sikre at den nye
organiseringen, i størst mulig grad tilfredsstiller de definerte kriterier for utvikling av FSAT. Det vil bli
fremmet et eget notat til styringsgruppen med dette for øyet.
Arbeid skal munne ut i en kortfattet rapport som oppsummerer leveransene angitt i kapitel 1.