Transcript Anbefalinger til store/komplekse virksomheter

Introduksjon til a-ordningen
EDAG prosjektet, 04. november 2014
Paul Myrvang og Tuva Benum
2
3
- prosjektet
a-opplysningsloven
Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold med mer
A-ordningen
A-meldingen
Etatenes Fellesforvaltning
Digital, samordnet innrapportering av inntekts- og
arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger fra
opplysningspliktige (primært arbeidsgivere) til NAV,
Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten.
4
A-meldingen – innlevering gjennom elektronisk kanal
Fordeler for virksomheter
Status
Samkjørte prosesser
Felles kode- og regelverk
Digital rapportering
Riktigere grunnlag, færre
henvendelser
Fordeler for
samfunnet
Frist for innrapportering
9
10
A-opplysningsloven vedtatt
Utvikling og
test
Prøvedrift
A-ordningen
iverksettes
2012
2013
2014
2015
Erfaringer fra prøvedrift
11
Prøvedrift – den store generalprøven
 Redusere risiko
 Vellykket innføring
 Velfungerende ordning
Hva skal vi teste ut i prøvedrift
Meldingsstruktur
Regelverk
Rutinetilpasning
Opplæring
Informasjon
Innsending
Tilbakemelding
Korrigere/komplettere
Ytelse
Brukerstøtte
13
Sentralt mottak,
prosessering av data
Tilgjengeliggjøring,
ytelse
Mottak og bruk
av data i etatssystemer
sammenligning
Status LPS i prøvedrift
Leverandører med oppstart
tom juni representer 98 %
av alle LTOer sendt fra
system
7
6
Adonis
Aspect4
DR-Økonomi
E-business Suite
Harmoni Lønn
Xledger
5
Hogia Lønn
OCS HR
Paga
Personec Lønn
Visma Avendo Lønn
Visma Lønn
4
Admin123
Protago
Sunpro
TaxiTotal
3
Huldt & Lillevik
JR Taxi Regnskap
2 Nettlønn
VIVALDI
Agresso
InfoEasy
Lessor Payroll
Uni Micro Økonomi
Visma Enterprise HRM
Formula
Midas Lønn
Agro Økonomi
Visma Contracting
1
Mamut
SAP
Tripletex
Easy-Regn
Excelar Lønn
Norlønn
InfoADB
0
Januar
Februar
Mars
April
Mai
Juni
14
Juli
August
September
Oktober
November Desember
Prøvedriftsutvalg
15
15
16
Erfaringer fra prøvedrift
•
Innsending gjennom Altinn, validering i våre systemer, samt utsending av
tilbakemelding fungerer bra teknisk og med bra responstider
•
Deltakende systemleverandører har gjennomgående god forståelse av
grunnleggende meldingsstruktur
•
Foreløpig avstemmingsresultater viser god match mellom a-melding og
rapportering etter gammel modell (periode LTO)
•
Typiske utslag
– Feil virksomhetsstruktur i forhold til opplysninger fra enhetsregisteret
– Feil i oppsett av arbeidsforholdsopplysninger
– Ugyldig kombinasjon av inntektsdetaljer
Prøveinnsending
• Fra 1. september har vi åpnet for
prøveinnsending
• Prøveinnsending er en enklere variant
av prøvedrift
• Prøveinnsending er en test av hvorvidt eget datagrunnlag
oppfyller kvalitetskravene i a-meldingen
• Sjekk med din leverandør av lønns- og personalsystem at
systemet er klar for prøveinnsending
17
18
A-ordningen - på en nyhetsside utrolig nær deg
75% Nett
25% Print
•
Fokus på å vise HVEM som er avsendere, understreker viktighet
•
Kampanjen er utformet av TRY
19
Digitale kanaler
• LinkedIn
• Cadreon
• Specific Media
• Google Adwords
20
Innføringstiltak – et utvalg
•
Brevutsendelse til alle virksomheter
•
Informasjon gjennom endringsnettverk
•
Orienteringsmøter, konferanser, kurs og seminarer
•
Veiledningsmateriell, nyhetsbrev og artikler
•
Prøvedrift
•
Prøveinnsending
21
Kontantprinsippet i a-ordningen
•
Arbeidsinntekter skal tidfestes etter kontantprinsippet, jf. skatteloven § 143 jf. § 5-1. jf. § 5-10.
•
Kontantprinsippet innebærer at en inntekt skattlegges det året da beløpet
utbetales eller ytelsen erlegges, eller i tilfelle på det tidligere tidspunkt da
det oppstår adgang til å få beløpet utbetalt eller ytelsen er lagt.
Konsekvenser ved årsskiftet for de som
tidligere har rapportert feil
• Desemberlønn som utbetales i januar, skal innrapporteres i
a-meldingen for januar (frist 5. februar).
• For opplysningspliktige som ikke har fulgt kontantprinsippet,
betyr det at desemberlønnen forskyves fra 2014 til 2015 i
innberetningen.
23
A-ORDNINGEN
– Kontroller
24
25
Kontroller i a-ordningen
Når a-meldingen kommer inn, skjer det en del kontroller av
opplysningene før de sendes videre til de tre mottakende
etatene.
De kontrollene den enkelte etat gjør i sin saksbehandling er
utenfor a-ordningen.
A-meldingen – innlevering gjennom
elektronisk kanal
27
Kontrollene
Tre alvorlighetsgrader:
1.
2.
3.
Avvisning
Øyeblikkelig
Retningslinje
• Kontroller på nivå avvisning kjøres på den enkelte melding
• Kontroller på nivå øyeblikkelig og retningslinje kjøres på
oppsummeringen av kalendermåneden
Korreksjoner i a-ordningen
28
Hvordan korrigere
Korrigeringer kan gjøres på to måter:
1) Erstatningsmelding: Her erstatter du en a-melding med en annen.
2) Ny melding: Her sender du inn differansen, slik at summen av a-meldinger
blir riktig.
29
Områder for korrigering
1. Arbeidsforhold
2. Inntektsopplysninger
3. Tilleggsopplysninger
4. Trekk/avgift
5. Lønnsforskudd
30
Råd til virksomhetene
31
Informer de ansatte - vurder tiltak
• Arbeidsgivere som tidligere ikke har fulgt kontantprinsippet,
bør se på tiltak for å lette konsekvensene for de ansatte
• Er det for eksempel timelønte som får etterskuddslønn, kan
man planlegge en ekstra lønnskjøring i desember, betale ut
forskudd eller lignende
• Uansett hvilken løsning du velger, er det viktig at du
informerer de ansatte, slik at de er klar over hva som gjøres
og hvilke konsekvenser det får
32
Skaff riktige data
• Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver stemmer med
enhetsregisteret
– Juridisk orgnummer er ansvarlig for rapportering av a-meldingen
• Sjekk at opplysninger om ansatte er fullstendige og riktige
– Ansatte skal rapporteres med fødselsnr./d-nr., stillingsprosent,
permisjon, startdato mm
• Internasjonal identifikator (f eks passnr) kan benyttes for
utenlandske inntil d-nr mottas.
33
Innrapportering av yrkeskoder
• www.ssb.no/a/yrke
• For statlige virksomheter: koble dagens koder mot STYRK-
koder fra SSB
• Alle andre: Identifisere og legge inn STYRK koder dersom
man ikke har det
• Be systemleverandør om bistand til
– Uttrekk av oversikter over eksisterende koder
– Innlesing av oppdaterte stillingskoder
34
Lag nye rutiner
•
Vurdere rutiner og frister for innsamling og godkjenning av
rapporteringsgrunnlag.
–
Data må være godkjent og registrert i tide: f eks timelister, turnus, ansettelse/sluttdato,
permisjon mv.
–
•
•
Må interne frister for oversendelse av opplysninger til lønnsmearbeidere endres?
Lag rutine for håndtering av tilbakemelding fra a-ordningen.
–
Fordele tilbakemelding på virksomheter (returneres på org.nr)
–
Korrigering av avvik
Ny rutine for avstemming mot regnskap
–
Ny avstemmingsrapport kan hentes i Altinn
35
Systemporteføljen
•
Vurder om tilgrensende systemer påvirkes av oppgradering i lønnsog personaldatasystemet, for eksempel
–
Systemer for tidsregistrering, turnus og reiseregninger
–
Regnskapssystem
–
Datavarehus
36
Fyll opp med kunnskap
•
Alle lønnsmedarbeidere bør ha grunnleggende opplæring i a-ordningen.
•
Trenger lønnsmedarbeidere opplæring i ny systemversjon?
•
Trenger avdelingsledere, personalledere eller andre opplæring i eller
informasjon om a-ordningen?
•
Utarbeid en informasjons- og kommunikasjonsplan
37
• Veiledning og kodespeil
• E-læringskurs
• Selvtest
• Nyhetsbrev
• Påmelding til orienteringsmøter
• Kursmateriell Instruktørkurs
38