Transcript L-233 Oppfolging av HMS arbeid hos entreprenorer ved Yara

Class.: INTERNT
PROSEDYRE
Yara Porsgrunn
L-233 Oppfølging av HMS arbeid hos entreprenører
ved Yara Porsgrunn
Styringshåndbok
Document ID : L-233
Revision date: 2014-04-07
Revision:
04
Valid for:
POR
Valid to date: 2017-04-07
Godkjent av : Hanne Liljeberg Wang
Utarbeidet av : Linn Rytter Kotterheinrich
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. ANVENDELSE OG HENSIKT
2. REFERANSER
3. DEFINISJONER
4. ANSVAR OG MYNDIGHET
5. BESKRIVELSE
1.
ANVENDELSE OG HENSIKT
Prosedyrens hensikt er å spesifisere HMS krav til entreprenører som arbeider
ved Yara Porsgrunn, samt beskrive hvordan disse kravene skal følges opp.
2.
REFERANSER
Yara Tops 1-12 - Management of contractor safety
Yara BP-201 "Walk, observe, communicate - safety walks "
L-100 Innkjøpsprosessen ved Yara Porsgrunn
L-210 Praktisering av arbeids- og entretillatelser i Yara Porsgrunn
3
DEFINISJONER
AET :
Arbeids- og entretillatelse
Entreprenør:
Firma som jobber i eller ved Yaras anlegg i Porsgrunn.
Copy
Page: 2
Type entreprenør:
Entreprenør "type 1": Firma som jobber daglig ved Yara Porsgrunn
Entreprenør "type 2": Firma som jobber ofte ved Yara Porsgrunn, >10 ganger pr år
Entreprenør "type 3": Firma som jobber sjeldent ved Yara Porsgrunn, <10 dager pr.
år
Tool box møte:
Regelmessig møte i gruppe/avdeling hvor det skal fokuseres på
-sikkerhetsforhold i egen avdeling (hendelser),
-"lessons learned" fra andre enheter/fabrikker
-informasjon og diskusjon av nye prosedyrer/TOPS
WOC:
"Walk Observe Communicate" som tilsvarer sikkerhetsrunde
Yara ledelse:
Person i Yara Porsgrunns ledergruppe. I forhold til krav i denne prosedyre kan
oppgave(r) være delegert til andre personer ved Yara Porsgrunn.
Yaras kontaktperson:
Person i Yara som har i oppdrag å følge opp en kontraktør
Revisjonsstans:
Revisjonsstans defineres som stopp i et anlegg sjeldnere enn hvert år, samt et
budsjett på mer enn 200 k€.
Synergi :
Rapporteringsverktøy på uønskede hendelser i Yara.
4.
ANSVAR OG MYNDIGHET
Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for at aktiviteter i denne prosedyre utføres. Kravene
kan evt. utføres sammen med HMS-, Vedlikehold-, Drift- og/eller
Tekniskavdeling.
5.
BESKRIVELSE
5.1
Valg og oppfølging av entreprenør
Innkjøp Yara Porsgrunn er ansvarlig for at følgende HMS vurderinger blir utført ved
valg av ny entreprenør eller ved reforhandlet kontrakt:
Entreprenørens sikkerhetsstatistikk
Verifikasjon av hvordan HMS er forankret i ledelsen
Verifikasjon av HMS plan i forhold til aktuelle kontrakt
Verifikasjon av hvordan HMSarbeide og -opplæring utføres internt
Verifikasjon av hvordan de ansatte er kvalifisert i forhold til motivasjon, holdning,
L-233 Oppfølging av (L-233)APP01/Srv/Yara/hae\ya000027.nsf.ORIGINAL
Printed: 07.04.2014
Copy
Page: 3
kompetanse og ferdighet
Verifikasjon at aktuelle entreprenør har tilstrekkelig antall ansatte som forstår
norsk.
Dette skal gjøres i samarbeid med HMS avdeling og/eller andre kvalifiserte
personer, og utføres minst hvert 2. år. Evalueringen dokumenteres.
Dersom en entreprenør benytter en underleverandør i sin leveranse, og er således
ansvarlig for arbeidsledelse, skal dette godkjennes av Yara Innkjøp.
Yara Innkjøp skal ajourholde oversikt over godkjente og ikke godkjente firmaer.
Dersom et firma må benyttes ved hastejobb (f.eks. vaktjobb) kan
Vedlikeholdsleder/sjef godkjenne dette. Se tabell under (entreprenør "type 3")
5.2
Krav til hvordan sikkerhetsarbeide skal utføres hos entreprenørene, og hvordan
dette arbeidet skal følges opp i Yara
Entreprenører skal utføre følgende sikkerhetsaktiviteter avhengig av hvor mye de
arbeider ved Yara Porsgrunn:
KRAV
Ansvarlig
Utsendelse av
relevante
prosedyrer* til
entreprenører
Opplæring inkl.
test i relevante
Yara prosedyrer
(Yaras
interaktive
sikkerhetsklarering)**
Innkjøpsavdeling
Yara
Avholde
"tool-box"
møter.
Gjennomføres
WOC
Entreprenør
Foreslå og
implementere
forbedringer
innen sikkerhet
Entreprenør
Yaras
kontaktperson og
entreprenør (en i
ledelsen)
sammen
Entreprenør
Entrepenør
"type 1"
1 gang pr. år
Entrepenør
"type 2"
1 gang pr. år
Entrepenør
"type 3"
Minimum 1
gang hvert 2.år.
(Hvis aktuelle
person ikke har
arbeidet hos
Yara siste 6
måneder, må
testen tas på
nytt)
1 gang pr. uke
Minimum 1
gang hvert 2.år
(Hvis aktuelle
person ikke har
arbeidet hos
Yara siste 6
måneder, må
testen tas på
nytt)
1 gang pr. uke
Se pkt 5.5
Minimum 2
ganger pr år
Minimum 1
gang pr. år
Minimum 1
forslag/
forbedringer pr.
år
L-233 Oppfølging av (L-233)APP01/Srv/Yara/hae\ya000027.nsf.ORIGINAL
-
-
-
Printed: 07.04.2014
Copy
Page: 4
Deltakelse i
Yaras
entreprenørens
kontaktperson
sikkerhetsmøter
Vurdering av
Yaras
entreprenørens
kontaktperson
HMSarbeid (kan
utføres ved
deltakelse på
sikkerhetsmøter
HIPs
Entreprenør
sikkerhetsklarering med
test
Ledelsens HMS
Innkjøpsavdelingi
møte
Yara.
Yara .
Minimum 2
ganger pr år
Ved behov
-
Minimum 2
ganger pr år
Minimum 1
gang pr. år
Ved evaluering
av kontrakt
Ja
Ja
Se pkt 5.5
1.gang per år
*Relevante prosedyrer defineres som
L-201 (Behandling av personskader, prosessuhell, tilløp og naboklager)
L-208 (Bruk av personlig verneutstyr (PVU)
L-210 (Praktisering av arbeids- og entretillatelser)
L-230 (Security og adgangstillatelse) .
L-233 (Oppfølging av HMS arbeid hos entreprenører)
L-236 (Bruk av verktøy)
**Test i relevante prosedyrer dekkes av interaktiv sikkerhetsklarering for
entreprenørene på internett på http://www.yaraporsgrunn.com/ . Dersom denne av
en eller annen grunn ikke er mulig å utføre, kan gjennomgang utføres manuelt.
Aktuelt underlag ligger på Q:\common\cross\Sikkerhetsklarering Yara Porsgrunn.
Dokumentasjon av programmet er på q\common\teknsupport porsgrunn\elearning
5.3
Aktiviteter som skal utføres og dokumenteres av Yara
En gang pr år kaller Innkjøp inn Vedlikeholdssjef Teknisk Sjef og HMS sjef for å
definere
Hvilke av entreprenørene som er "type 1", "2" eller "3"
Hvem i Yara som får oppfølgingsansvar i forhold til krav i tabell over.
Dette dokumenteres i regnearket som heter "Oppfølging av HMS arbeid hos
entreprenører" under Q:\common\cross\L233_Oppfølging av entreprenører
Innkjøp er ansvarlig for å informere entreprenører "type 1" og type 2" at aktivitetene i
henhold til tabell over skal utføres. Yaras kontaktperson dokumenterer utførte
WOC/sikkerhetsrunder og deltakelse i kontraktors sikkerhetsmøter i det ovennevnte
regnearket.
5.4
Aktiviteter som skal utføres og dokumenteres av entreprenørene
Entreprenørene er ansvarlig for å utføre og dokumentere aktiviteter i henhold til
tabell over. Tilløpsmeldingenr/hendelser hos kontraktor som skjer ved arbeid i Yara
L-233 Oppfølging av (L-233)APP01/Srv/Yara/hae\ya000027.nsf.ORIGINAL
Printed: 07.04.2014
Copy
Page: 5
skal rapporteres i Synergi
5.5
Entreprenører som benyttes sjelden (entreprenør "type 3")
I de tilfeller hvor en benytter en entreprenør "type 3", kan rekvirent i Yara sørge for
at entreprenøren gjennomgår HIPs og Yaras sikkerhetsklarering som entreprenør
"type 1 eller 2", eller at entreprenøren informeres om relevante forhold om fabrikk
og anlegg i forhold til den jobben som skal gjøres. Denne gjennomgangen må
dokumenteres av Yara, og entreprenøren har ikke tillatelse til å jobbe alene men
må da følges opp av en som har sikkerhetsklareringene i orden.
5.6
Planlegging av arbeid som skal utføres.
Det skal være jevnlige møter i forhold til HMS med "type 1" entreprenører.
Yaras kontaktperson skal
informere om relevante forhold i forbindelse med aktuelle jobber
informere om relevante forhold i fabrikk/anlegg.
rapportere evt. avvik hos entreprenøren i Synergi. Disse meddeles Innkjøp Yara
samt entreprenøren for videre behandling.
vurdere om det anbefales å fortsette samarbeid med aktuell kontraktor.
Entreprenørens kontaktperson skal
5.7
vurdere om de har riktig kompetanse tilgjengelig hos de som skal utføre aktuelle
jobb(er)
vurdere om nødvendige ressurser er tilgjengelige
sjekke at nødvendig verktøy er i korrekt tilstand
sjekke at nødvendig sikkerhetsinformasjon er/vil bli gitt, og at sikkerhetskrav vil
bli ivaretatt.
Revisjonsstanser og store prosjekt
For revisjonsstanser og store prosjekt skal det utarbeides
Sikkerhetsplan for revisjonsstans/aktuelt prosjekt
Spesielle forhold vedr. AET prosedyre og risikomomenter i anlegget
Generelle forhold vedr. hvor AET utstedes, røykeområder og evt. definerte
områder for kraner
Beskrivelse av rapportering ved hendelser
Møteagenda inkl. sikkerhetsmøter
Krav til orden og renhold
Det skal avholdes HMS møte(r) med Yaras og entreprenørens personer i
anleggsledelse for å gjennomgå krav, forventninger og spesielle forhold. Dette skal
benyttes videre i entreprenørens egne HMS møter .
L-233 Oppfølging av (L-233)APP01/Srv/Yara/hae\ya000027.nsf.ORIGINAL
Printed: 07.04.2014
Copy
5.8
Page: 6
Årlige vedlikeholdsstopper
Det skal avholdes HMS møte(r) med Yaras og entreprenørens personer i
anleggsledelse for å gjennomgå krav, forventninger og spesielle forhold. Dette skal
benyttes videre i entreprenørens egne HMS møter.
5.8
HMS kommunikasjon mellom Yara og entreprenørene
Innkjøp skal oversende regelmessig HMSrapporter ("AMU rapport") til
entreprenørene som de kan bruke i sine "Toolbox"/Sikkerhetsmøter. Dette gjøres 4
ganger pr. år.
Ved uhell og ulykker er det viktig å informere entreprenørene om det som har
skjedd slik at effekt oppnås i form av læring.
5.9
Ledelsens HMS møte
Dette er et årlig HMS evalueringsmøte som skal gjennomføres med ledelsen
hos Type 1 entreprenører. Tema for møte:
Diskusjon av HMS statistikk
Diskusjon av forbedrings-/fokusområder
Ny utvikling
L-233 Oppfølging av (L-233)APP01/Srv/Yara/hae\ya000027.nsf.ORIGINAL
Printed: 07.04.2014