Transcript Last ned som PDF

Mer profesjonell rekrutteringsprosess
med strukturerte CV-data?
Hvorfor WebCruiter anbefaler strukturerte CV-data
Et veivalg for arbeidsgivere
og teknologileverandører
Arbeidsgivere har de siste årene vært nødt til å ta stilling til et i utgangspunktet banalt spørsmål:
skal vi be jobbsøkere registrere alle relevante CV-data i vår database eller skal vi nøye oss med å be om CV
som vedlegg?
Mange som for første gang tar i bruk en rekrutteringsløsning velger det siste; hvorfor be jobbsøkere bruke tid
på å registrere CV-data når det er enklere for dem å laste opp et vedlegg?
Erfarne brukere av rekrutteringsløsninger velger på den annen side å be jobbsøkere om å registrere CV-data i
deres CV-database. Hvorfor?
Hva er strukturerte CV-data?
Strukturerte data er data som ligger i faste felter i et register eller i en fil. Regneark og databaser er eksempler på
strukturerte data. Selv om XML-filer ikke ligger i et fast felt som i tradisjonelle databaser er de allikevel strukturerte
fordi dataene er identifiserbare gjennom bruk av ”merkelapper”.
Med strukturerte CV-data kan datamaskiner som utveksler eller søker i data vite hvilke data de arbeider med:
• Er ”12.12.1990” i en CV fødselsdato, startdato for universitetsutdannelse eller første arbeidsdag
i nåværende jobb?
• Er ”C++” (et programmeringsspråk) i en CV en del av en akademisk bakgrunn, arbeidserfaring, en del av
nåværende stilling, et fokusområde for en virksomhet kandidaten har jobbet for eller et tema i et prosjekt
kandidaten er involvert i?
Ustrukturerte data er på den annen side data som ikke ligger i faste felter, og som ikke kan identifiseres ved bruk
av ”merkelapper”, for eksempel fritekst i e-post, Word eller PDF-dokumenter.
Det vil si at dersom du søker på for eksempel kompetansen “regnskap”, kan kompetansen i søket dukke opp som
“hobby”, “utdannelse”, “interesse” – eller “erfaring” dersom kandidaten førte regnskapet for skoleavisen.
CV-er som legges ved som et vedlegg til en jobbsøknad inneholder typisk kun ustrukturerte data.
2
Kort fortalt
• Ny teknologi (databaser, internett og XML) gjør at den strukturerte
CV-en har større verdi enn den tradisjonelle ustrukturerte CV-en (for
eksempel CV som vedlegg) – både for arbeidsgiver og jobbsøker.
• Med løsninger som støtter strukturerte CV-data kan arbeidsgiver;
– Realisere verdien av virksomhetens CV-database
– Gjøre bedre utvelgelsesbeslutninger
– Samarbeide enklere
– Finne og sammenligne kandidater raskere
– Unngå vedleggsrelaterte problemer, herunder
sikkerhetsproblematikk
– Arbeide strategisk med rekruttering
– Øke intern mobilitet
– Enkelt overføre CV-data til tilstøtende interne systemer som
onboarding, lønn, sak-/arkiv, m.fl.
• Med løsninger som støtter strukturerte CV-data kan jobbsøkere;
– Effektivt gjenbruke CV-data
– Bli kontaktet om andre relevante stillinger
– Bli vurdert riktig med god sammenlignbarhet
– Slippe å vente lenge på svar
– Vedlikeholde kun én CV som ansatt
– Benytte gode retningslinjer for oppsett av CV
• Med strukturerte CV-data er det derfor lettere både for
arbeidsgivere og jobbsøkere å opptre profesjonelt i henhold til
dagens forventninger til en profesjonell rekrutteringsprosess
• Ustrukturerte CV-data blir fort tidkrevende og upresist.
Strukturerte CV-data representerer derfor fremtiden og et veivalg
for arbeidsgivere og teknologileverandører
3
CV-en i et historisk perspektiv
Leonardo Da Vinci er kjent for å ha forfattet hva som
nok kan kalles den første CV-en i 1482. Da Vincis CV er i
hovedsak en oppsummering av hva han er i stand til å gjøre
for sin fremtidige arbeidsgiver – og det er ingen beskjeden
liste!
Det var først i tiden etter første verdenskrig at CV-en
slik vi kjenner den i dag så dagens lys, og CV-en ble
en alminnelig del av rekrutteringsprosessen etter andre
verdenskrig. CV-en ble normalt forfattet med skrivemaskin
og sendt med post eller levert for hånd.
… internett …
Tidlig på nittitallet så internett dagens lys, og det ble
etter hvert mulig å be kandidatene om å søke elektronisk.
Denne muligheten representerte et kvantesprang for
arbeidsgivere – men en utfordring og et irritasjonsmoment
for jobbsøkere som måtte bruke mye tid og energi på
gjentatt registrering og vedlikehold av CV-data i databaser
både hos kommersielle jobbportaler og hos forskjellige
arbeidsgivere.
Samtidig med ble det vanlig å laste opp eller sende CV
som vedlegg (ofte som Microsoft Word eller PDF) med
e-post.
For arbeidsgivere og teknologileverandører ble et dilemma
født; skulle man insistere på detaljerte CV-data og på den
måten skyve en uønsket arbeidsbyrde over på jobbsøkeren
– eller skulle man akseptere CV som vedlegg til e-post
eller som del av registreringsprosessen i nettbaserte
jobbsøkerløsninger, og slik godta redusert effektivitet og
kvalitet i utvelgelsesprosessen?
På 80-tallet ble det vanlig å benytte tekstbehandlingsprogram som WordPerfect på datamaskin og utskrift med
skriver. Mot slutten av 80-tallet kom også muligheten til å
sende CV-en via telefaks.
Så kom databasen …
På 80-tallet ble det også vanlig å benytte
databaseteknologi for å holde styr på kunder, produkter –
jobbsøkere og jobbsøknader. Slike isolerte databaser hvor
nødvendige data måtte legges inn manuelt av rekrutterer
hadde av åpenbare årsaker begrenset verdi.
… og nå XML
I 1998 ble XML-standarden født. XML-standarden er et
språk som gjør det mulig for datamaskiner å kommunisere
med hverandre over internett. Gjennom strukturering
og merking av relevante felter gjør den det mulig for en
datamaskin å vite hva en annen datamaskin snakker om,
og slik utveksle data uten at mennesker må være involvert i
transaksjonen.
Før tusenårsskiftet så HR-XML Consortium verdens
lys. Deres HR-XML CV standard gjorde det mulig for
datamaskiner å utveksle CV-data uten at mennesker måtte
involveres i transaksjonen.
XML gjorde det teoretisk mulig for en jobbsøker å registrere
sin CV ett sted, en gang – og så la datamaskiner gjøre
jobben hvis denne informasjonen skulle deles korrekt med
andre.
4
Ikke gjør jobbsøkeren en
bjørnetjeneste
Med strukturerte data:
• Unngår jobbsøkere å bli diskvalifisert på feil
beslutningsgrunnlag
• Slipper jobbsøkere å vente lenge på svar fordi
utvelgelsesprosessen tar lengre tid
• Kan jobbsøkere effektivt gjenbruke CV-data
• Kan jobbsøkere få innsikt i fremtidige relevante
stillinger
• Slipper ansatte (interne jobbsøkere) å
vedlikeholde to CV-er
Den første institusjonen som benyttet seg av HR XML
CV- standarden var den Europeiske Union (CEDEFOP),
som i 2004 lanserte Europass CV – et standard format for
CV-er basert på HR XML CV-standarden.
I skrivende stund har en rekke CV-formater basert på
HR-XML-standarden sett dagens lys:
• Europass CV
• German Standard CV
• PortableCV
• XML tillater utveksling av CV-data mellom maskiner uten
at mennesker gjentatte ganger må bruke tid eller energi
på dette.
• XML-baserte standarder konkurrerer om å gjøre det
stadig enklere for teknologileverandører å la
datamaskiner å snakke sammen.
Med disse trendene som en realitet stilles det stadig nye
krav til teknologileverandører, og jobbsøkere går en enklere
fremtid i møte:
Det er ingen grunn til å la seg forvirre av de mange CVtypene – det viktige er at samtlige av disse sparer tid for
jobbsøkeren ved at det er mulig for teknologileverandører
som arbeider med CV-data å automatisere arbeidet med å
flytte CV-data mellom sine mange adskilte systemer.
Jobbsøkere vil i løpet av kort tid oppleve at det blir vanlig å:
• Overføre strukturerte CV-data fra en løsning til en annen
med ett klikk.
• Vedlikeholde flere CV-profiler på tvers av flere
teknologiske løsninger.
Det finnes også andre XML CV-er som ikke er basert på
HR-XML standarden, herunder LinkedIn CV. Disse støtter
ikke HR XML CV standarden men f.eks. den alternative
hResume standarden, og har et applikasjonsgrensesnitt
som på tilstrekkelig måte kan kommunisere hva som er hva
for leverandører som jobber med HR XML standarden.
Dette åpner døren for en rekke nye muligheter:
• Med CV-profiler tilgjengelig på tvers av flere
rekrutteringsløsninger kan jobbsøkere bokstavelig talt
søke jobb med ett klikk.
• Dette er ikke minst relevant for brukere av mobile enheter
Det er altså to viktige trender som har sett dagens lys de
siste ti årene:
Fremtiden er altså uten tvil strukturerte CV-data. Men er
det akseptabelt at arbeidsgivere og teknologileverandører
aksepterer ustrukturerte CV-data i dag?
5
Fremtiden med “ett klikk”
Hvorfor strukturerte data?
Jobbsøkere krever det samme fokus på brukeropplevelse,
enkelthet og effektivitet som andre brukere av elektroniske
løsninger. Dette er ikke minst fordi den til en hver tid største
andelen aktive jobbsøkere, unge nyutdannede, til en hver
tid stiller størst krav til digital kommunikasjon.
Strukturerte CV-data bidrar til en effektiv og
profesjonell rekruttering og utvelgelse.
Jobbsøkere ønsker å kunne holde seg oppdatert om en
virksomhet ved å følge den på Twitter eller Linkedin –
med ett klikk. De forventer å kunne kjøpe en Blu-Ray fra
Amazon - med ett klikk. Å betale for tilgang til Wi-Fi på
flyplassen med Skype Credits - med et klikk. Å ta i bruk
en ny applikasjon med innlogging via Facebook – med ett
klikk. Å sette opp videosamtale med en venn i Australia
med Facetime - med ett klikk. Å behandle e-faktura –
med et klikk.
Det er ingen grunn til at det skal kreves mer en ett klikk
for å søke en jobb – selv om et ønske om å skrive inn
søknadstekst eller tilpasse CV noen ganger kan og bør føre
til en mer omstendlig prosess.
Ettklikksprosesser er mulige fordi tjenesteleverandører
i bakgrunnen hver for seg eller i samspill med andre
bestemmer seg for å gjøre det enkelt for sluttbrukeren.
For rekrutteringsprosessen er dette i ferd med å bli en
realitet – og det er en realitet hvor ustrukturerte data ikke
har noen plass.
• Med strukturerte CV-data er det mulig å realisere verdien
av virksomhetens CV-database.
– Med presise søk er det lettere å finne relevante
kandidater ved søk.
Det gir mulighet til å realisere verdien av åpne søknader.
.. og til gjenbruk av kandidater fra tidligere prosesser.
– Videre er det mulig å sette opp overvåking som sender
relevante varslingsrapporter til rekrutterer/linjeleder ved
registrering av relevante CV-er.
– Søk blir mer presise og går mye raskere.
• Med strukturerte CV-data er det lettere å sammenligne
jobbsøkere.
– Det er mulig å bla mellom sammenlignbare CV-data.
– Rekrutterer/linjeleder slipper å finne, åpne/lukke,
skrive ut og vurdere CV-data som vedlegg.
– Økt sammenlignbarhet fører til bedre
beslutningskvalitet.
– Med strukturerte CV-data vurderes ofte søkere
riktigere og med fokus på relevante ferdigheter
kunnskap/egenskaper i henhold til kravspesifikasjonen
og mindre på basis av CV-design/presentasjon.
Sammenligning av CV-er er ryddig, og tar kortere tid.
• Med strukturerte CV-data kan arbeidsgivere bidra til å
unngå diskriminering ved å skille personalia fra CV-data.
• Med strukturerte CV-data er det lettere å samarbeide om
utvelgelse.
– Arbeidsgiver slipper deling som fordrer gjentatte
utskrifter og kommentarer/ vurderinger på en rekke
isolerte dokumenter.
• Med strukturerte data slipper arbeidsgiver en rekke
vedleggsrelaterte problemer.
– Arbeidsgivere mottar CV-er i flere forskjellige formater
(Word, PDF, HTML, ZIP, m.fl) og må kunne åpne og
behandle diss e på en effektiv måte.
– Disse formatene representerer ofte en sikkerhetsutfordring gjennom kjøring av makroer, script og
eksekverbare filer på ansattes datamaskiner.
• Med strukturerte CV-data er det mulig å arbeide
strategisk med rekruttering.
– Det er mulig å gjøre analyser av tilgjengelig
kandidatmasse. Med innsikt i tilgjengelig kandidatmasse
er det mulig å identifisere et presist rekrutteringsbehov
som basis for rekrutteringsplan.
– Med strukturerte data er det mulig å identifisere
kandidatsegmenter – og dermed også mulig å
kommunisere målrettet med de respektive segmentene.
– Det er også mulig å analysere kandidatmassen med
tanke på dens sammensetning vis-a-vis alder, bakgrunn,
utdanningsretning, utdanningsnivå, geografi, med mer.
6
• Med strukturerte CV-data er det mulig å overføre CV
data sømløst frem og tilbake mellom kompetansedatabase og CV-database. Slik kan kompetanseløsning
og løsning for intern rekruttering/mobilitet integreres –
og virksomheten kan oppleve økt intern mobilitet og
mindre gjennomtrekk.
• Med strukturerte CV-data er det også enklere å overføre
informasjon til interne løsninger som f.eks. onboarding,
lønn, sak-/arkiv, med flere.
Strukturerte CV-data fører til en totalt sett bedre
kandidatopplevelse
Det er enklere for jobbsøkere å kun legge ved CV-en som
vedlegg. Men de få minuttene jobbsøkeren sparer har en
uakseptabel pris:
• Uten strukturerte data kan jobbsøkere bli diskvalifisert på
feil beslutningsgrunnlag
– Det er sannsynlig at jobbsøkeren blir sammenlignet
med andre søkere uten direkte sammenlignbarhet i
vurderingsgrunnlaget.
– Videre vurderes kandidater ofte feilaktig på bakgrunn
av CV- design med ustrukturerte CV-data.
• Uten strukturerte data må jobbsøkere ofte vente lenger
på svar fordi utvelgelsesprosessen normalt tar lengre
tid. Det tar lengre tid per CV å lese CV-er med ulike
innholdsrekkefølge, format, bokstaver og layout
• Uten strukturerte data kan ikke jobbsøkere effektivt
gjenbruke CV-data
– Forskjellige arbeidsgivere krever forskjellige formater
(PDF, Word, HTML, med mer) og jobbsøkeren må derfor
ofte vedlikeholde egen CV i flere formater
– Det er uansett som regel behov for å skrive inn nye
forskjellige data i forskjellige løsninger. At det ikke kreves
strukturerte CV-data betyr ikke at det ikke kreves data
i det hele tatt – jobbsøkere må som regel uansett fylle ut
mye - uten at det har noen verdi i utvelgelsessammenheng
• Uten strukturerte data går jobbsøkere glipp av
muligheten til å bli kontaktet om relevante fremtidige
stillinger
– Jobbsøkere går glipp av jobbmuligheter basert på søk i
CV-database
– Jobbsøkere går glipp av relevant informasjon basert på
søk/segmentering i CV-database, for eksempel
informasjon om jobbmesser eller arbeidsgivers fremtidige
behov
• Uten strukturerte CV-data er det ikke mulig å
overføre CV-data sømløst frem og tilbake mellom
kompetansedatabase og CV-database. Ansatte (interne
jobbsøkere) må derfor vedlikeholde to CV-er – én i
rekrutteringsløsningen og én i kompetanseløsningen.
Et ufravikelig krav for arbeidsgivere
Med strukturerte data:
• Er det mulig å realisere verdien av virksomhetens
CV-database
• Reduseres feil i utvelgelsesprosessen grunnet
svakt/feilaktig sammenligningsgrunnlag
• Er det lett å samarbeide om utvelgelse
• Tar det kortere tid å finne og sammenligne kandidater
• Unngår man vedleggsrelaterte problemer, herunder
sikkerhetsproblematikk
• Kan virksomheten arbeide strategisk med rekruttering
• Kan rekrutteringsløsning og kompetanseløsning
dele data
• Er det enklere å overføre data til andre HR- og
administrative løsninger
Ustrukturerte data hører
fortiden til
Endringstakten for rekrutteringsteknologi er høy, og valg
av standarder og arkitektur er avgjørende for leverandører
som ønsker å henge med i årene fremover.
I økende grad vil det være forventet at CV-data skal kunne
flyttes enkelt mellom løsninger, og at løsninger skal være så
enkle og intuitive at mobiltelefonen blir et naturlig valg for
hele jobbsøkerprosessen.
Arbeidsgivere vil oppleve at noen teknologier er bygget
med tanke på fremtiden – og at andre ikke er det. Det
er fristende å ta den enkle veien og akseptere at noen
jobbsøkere gjerne vil sende CV som vedlegg.
Men det finnes en korsvei hvor det ikke lenger er
hensiktsmessig for hverken arbeidsgiver eller jobbsøker å
gjøre ting slik det alltid har blitt gjort, når det finnes bedre
måter å gjøre det på.
Hva angår ustrukturerte CV-data som i tilfellet CV som
vedlegg ser vi i WebCruiter denne korsveien i bakspeilet.
Dette hører fortiden til. Vi ser at noen valgte å tilpasse
seg hvordan ting var – mens vi selv opplever å ha gjort de
riktige valgene slik at våre kunder kan dra fordel av hva
som er mulig i dag – og i fremtiden.
Nordiske jobbsøkere er ledende i å ta i bruk ny teknologi.
WebCruiter og WebCruiters kunder opplever at vi lever i en
ny tid, hvor teknologileverandører som tilbyr åpne løsninger
med strukturerte data er posisjonert for å utnytte de mange
spennende mulighetene arbeidsgivere og jobbsøkere vil
dra fordel av i overskuelig fremtid.
7
Det handler om å ta rekruttering på alvor
Ny teknologi gjør at den strukturerte CV-en fungerer
bedre enn den tradisjonelle ustrukturerte CV-en både for
arbeidsgiver og jobbsøker. Uten strukturerte CV-data er det
derfor vanskeligere både for arbeidsgivere og jobbsøkere å
opptre profesjonelt i henhold til dagens forventninger til en
profesjonell rekrutteringsprosess.
Strukturerte CV-data representerer derfor et veivalg for
arbeidsgivere og teknologileverandører.
Hva kjennetegner en rekrutteringsløsning som effektivt støtter
strukturerte CV-data?
• CV-data som strukturerte data der dette er mulig
• Rapporterings- og overvåkingsfunksjonalitet som
gjør det mulig å realisere verdien av de strukturerte
dataene
• Integrasjonsvennlighet vis-a-vis tilstøtende
løsninger, herunder HR- og kompetanseløsninger
• Boolske (og/eller) søk i strukturerte data i
CV-database
• Mulighet til å bla mellom CV-er med høy
sammenlignbarhet
• Støtte for samarbeid uten utskrift av dokumenter
• Standard CV-design som sikrer at utforming av CV
ikke feilaktig danner grunnlag for sammenligning
• Støtte for HR XML standarden
• Støtte for import/eksport av CV-data basert på
HR-XML
• Web Services orientert arkitektur som kan
understøtte uteksling av CV-data basert på formater
som PortableCV, Europass CV, LinkedIn, m.fl
• Gjenbruk av CV for jobbsøkere
• Fokus på brukeropplevelse uten kompromiss med
datakvalitet
3 myter om CV som vedlegg
1. Krever du strukturerte CV-data mister du gode
kandidater
Motiverte og relevante kandidater vil som regel ta seg
tid til å fylle ut den informasjonen du ber om hvis du
kommuniserer tydelig hvem du ser etter og hva du har
å tilby. Dette gjelder også for passive kandidater.
Det sagt må arbeidsgivere belage seg på en verden
hvor jobbsøkere i økende grad vil søke jobb med “ett
klikk” – nettopp på grunn av muligheten til utveksling
av strukturerte CV-data mellom løsninger. Med langt
større søkervolumer vil strukturerte data være viktigere
enn noensinne for å sikre en rettferdig og effektiv
screening- og rangeringsprosess.
Som rekrutterer befinner du deg ved en korsvei –
men uansett hvordan du analyserer situasjonen er
strukturerte data svaret – nå og i fremtiden.
2. Ny søketeknologi gjør strukturerte data
overflødige
Tvert imot begynner det å danne seg en tydelig
skillelinje mellom de horisontale søkemotorene som
søker i ustrukturerte data og de mange vertikale
leverandørene av søk i strukturerte data som for
eksempel rubrikk, reiser, sosiale nettverk og ikke
minst CV-er og ledige stillinger. Hos de vertikale
leverandørene er det ofte nettopp bruken av
strukturerte data som representerer merverdi.
3. Parsingteknologi gjør vedlegg til et akseptabelt
alternativ
Parsingteknologi leser CV-er som fritekst og oversetter
denne til strukturerte data. Mens denne teknologien
bidrar til at CV som fritekst kan konverteres til
strukturerte data er det ikke en effektiv måte å gjøre
dette på sammenlignet med XML-baserte tilnærminger.
Videre er det en teknologi som krever manuell
gjennomgang for å sikre den nødvendige kvalitet – og
da er man på mange måter stort sett like langt.
En ledende leverandør av rekrutteringsløsninger
For mer informasjon se www.webcruiter.no eller ta kontakt på 22 30 11 50.