Transcript NATO Headquarters, Brussels, Belgium OPERATIONS DIVISION

NOTIFICATION OF A "B" GRADE VACANCY
NATO INTERNATIONAL STAFF
OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY
LOCATION:
NATO Headquarters, Brussels, Belgium
DIVISION
OPERATIONS DIVISION
DASG Planning
Civil Emergency Planning
TITLE
Assistant
GRADE
8.4
SECURITY
CLEARANCE:
NS
VACANCYN" :
140215
1.SUMMARY
The Operations Division (OPS) of the lnternational Staff (IS) provides comprehensive
advice and support to the Secretary General, the North Atlantic Council, Allies and
partners to facilitate the decision-making process relating to the entire spectrum of crisis
management, including Art 5 and non Art 5. This advice and support covers strategic
political, civil and military aspects of curren! and potential operations, missions, assistance
and exercises. The Division fulfills the following key functions: Manage the política!
decision-making process in regard to preparing for planning, executing, and transitioning
NATO operations, missions and assistance; facilitate the effective and flexible oversight of
NATO operations, missions and assistance; and serve as the focal point for disaster
response and crisis management policy and implementation within NATO.
The Civii-Military Planning and Support Section (CMPS) provides civil planning capabilities
and civil expertise in support of NATO operations in close collaboration with NATO Military
Authorities and provides the interface with civilian partners. Further, the Section provides
support to Allies and Partner nations to assist each other in preparing for and dealing with
the consequences of crisis, disaster or conflict.
The incumben! will carry out the duties of Assistant in the Civii-Military Planning and
Support Section (CMPS) of !he Planning Directorate within OPS. He/she is accountable for
efficiently handling a wide range of support duties of an administrative and organisational
nature and will assist Officers within the Section and in the Directorate as necessary.
He/she will be part of a team of three assistants within CMPS.
This post may be moved into a different Section, maintaining the same responsibilities, as
an outcome of the ongoing Operations Division restructuring .
OM$2022957
2. QUALIFICATIONS ANO EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumben! must:
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•
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•
have a good general education at least to higher secondary level or to secondary
level complementad by secretaria! school;
have at least 4 years' experience relevan! to administrativa and organisational
support;
have familiarity with various software packages, in particular the Microsoft Office
suite or similar;
have the ability to demonstrate al leas! one additional skill, e.g.:
- in-depth working knowledge of PC software applications;
- experience in organising seminars or programme administration;
- knowledge of, and experience in, accountancy;
possess the following mm1mum levels of NATO's official languages
(English/French): V ("Advanced") in one; 1 ("Beginner") in the other;
have successfully passed the NATO Microsoft Office Proficiency Test.
DESIRABLE
The following would be considerad an advantage:
•
•
European Computar Driving Licence (ECDL) or similar certification;
demonstration of all the skills listed in bulle! 4 above.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Plannlng and Execution
Assist with !he day-to-day administration: arrange meetings and handle related details,
such as necessary travel arrangements and mission coordination, as well as coordination
of leave plans. Organise own workload to ensure !he accurate and timely execution of
duties.
lnformation Management
Assist in the administration of the Section's schedule. Answer enquiries and incoming
calls. Draft memoranda and cover letters lo documents. Type and formal all kinds of
documents, including tables of figures requ iring careful presentation using the standard
software packages used by NATO 0fVord, Excel, PowerPoint). Take minutes at meetings
as necessary. Oversee !he paper flow into and out of the office including retrieving and
organising correspondence/documents (including classified information). Verify document
processing and distribution complies with NATO and Section procedures and policies.
lnform team of recen! developments as necessary. Maintain an effective follow-up and/or
reminder system for pending actions within the Section.
Knowledge Management
Maintain well-structured paper and electronic filing systems and databases and prepare
necessary reports. Collect, categorise, and track relevan! information required for various
tasks and proj ects. Assist in the maintenance of the Section's website, in particular the
areas covering policy.
Stakeholder Management
Liaise with points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and
processes. Be the point of contact for initial requests of various nature. Maintain alllists of
interna! and external contacts.
Expertise Development
Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology and
effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge.
Organisational Efflclencles
Provide constructiva suggestions to improve office procedures. Find ways to be more
efficient and effective in managing information and using office tools.
Financia! Management
Ensure that proper financia! procedures are followed for the budget, prepare the necessary
financia! documents, follow up on activities to ensure that financia! files are correcUy
processed and maintain records of all financia! transactions.
Perforrn any other related duty as assigned.
4.1NTERRELATIONSHIPS
The incumben! reports to the Head, CEP Section and works closely with Section,
Directorate and Divisional colleagues to ensure that information is properly exchanged to
assist in policy development and coordination. He/she will also contact national, civilian
and military representativas of NATO and non-NATO countries as directed.
Direct reports: N/a
lndirect reports: N/a.
5. COMPETENCIES
The incumben! must demonstrate:
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Clarity and Accuracy;
Customer Service Orientation;
Empathy;
Flexibility;
lnitiative;
Organisational Awareness;
Teamwork.
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (íf non•seconded):
Definite duratlon contrae! of three years' duration; possibllity of another contract
thereafter.
Contrae( clause applicable:
In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the
successful candidata wi/1 receíve a definite duration contrae/ of three
years, which may be followed by another contract.
lf the successful applicant ís seconded from the natíonal admínístratíon of one of
NA TO's member Sta tes, a 3-year definite duration contrae! wi/1 be offered, which
may be renewed for a further period subject to the agreement of the national
authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded
staff member is six years.
Serving staff wi/1 be offered a contrae! in accordance with the NATO Civilian
Personnel Regulations.
7. HOW TO APPLY:
Applications must be submitted using one of the following links, as applicable:
•
For NATO civilian staff members only: please apply via the intemal recruitment
portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);
•
For all other applications: www.nato.int/recruitment
ADDITIONAL INFORMATION:
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone
or e-mail enquiries cannot be dealt with.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national
Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate's medical file by the
NATO Medical Adviser.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to
another post of a similar nature, albeit at the same ora lower grade, provided they meet
the necessary requirements.
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries.
NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of
gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, sexual orientation or age
(restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian
Personnel Regu lations. This is a prerogative as approved by the NATO Council).
Please note that the lntemational Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a
non-smoking environment.
-4-
NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE« B »
SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN
POSTE OUVERT AUX SEUL(E}S RESSORTISSANT(E}S
DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN
LIEU D'AFFECTATION: Siége de I'OTAN (Bruxelles- Belgique}
DIVISION :
OPéRATIONS
DASG pour la planification
Plans civils d'urgence
INTITULÉ :
Assistant( e}
GRADE :
8.4
HABILITATION
DE SÉCURITÉ :
NS
POSTE VACANT N° :
140215
1. RÉSUMÉ
La Division Opérations du Secrétariat intemational foumit avis et soutien au/a la secrétaire
général(e}, au Conseil de I'Atlantique Nord, aux Alliés et aux partenaires a l'appui du
processus décisionnel lié a tout le spectre de gestion des crises, qu'elles relévent ou non
de l'article 5. Ces avis et ce soutien portent sur les aspects stratégiques, politiques, civils
et militaires des opérations, missions, activités d'aide et exercices, tant actuels que
potentiels. La Division remplit les fonctions clés suivantes : gérer le processus décislonnel
politique relatif a la préparation des phases planification, exécution et transition des
opérations, missions et activités d'assistance de I'OTAN ; facilitar la supervision efficace et
souple des opérations, missions et activités d'assistance de I'OTAN ; et servir de point
focal, au sein de I'OTAN, pour les politiques et la mise en ceuvre en matiére de réponse
aux catastrophes et de gestion de crise.
La Section Planification et soutien civilo-militaires {CMPS} offre des capacités de
planification et une expertise civiles a l'appui des opérations de I'OTAN, en étroite
coopération avec les autorités militaires de I'OTAN, et sert d'interface avec les partenaires
civils. La Section permet en cutre aux pays de I'AIIiance el aux pays partenaires de s'aider
mutuellement a se préparer aux conséquences d'une crise, d'une catastrophe ou d'un
conflit, et y faire face.
a
Le/La titulaire du poste exerce les fonctions d'assistant(e} dans la Section Planification et
soutien civilo-militaires {CMPS) de la Direction Plans au sein de la Division Opérations.
IVEIIe s'acquitte avec efficacité de toute une série de taches de soutien d'ordre
administratif el organisationnel et iVelle apporte son aide aux administrateurs de la Section
et de la Direction, en tant que de besoin. IVEIIe fait partie d'une équipe de trois
assistant(e)s au sein de la CMPS.
11 se peut qu'a la suite de l'actuelle restructuration de la Division Opérations, le poste soit
transféré une autre section, avec les memes responsabilités.
a
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
Le/La titulaire du poste doit :
•
•
•
•
•
•
avoir une bonne instruction générale, a u moins du niveau secondaire supérieur ou
bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en
secrétariat ;
avoir au moins quatre ans d'expérience en rapport avec le soutien administratif el
organisationnel ;
avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite
Microsoft Office ou d'applications similaires ;
avoir des compétences avérées dans un autre domaine au moins, par exemple :
une connaissance approfondie de logiciels PC ;
une expérience de l'organisation de séminaires ou de la gestion de programme ;
des connaissances et de l'expérience en comptabilité ;
avoir au minimum le niveau de compétence V(« avancé ») dans l'une des deux
langues officielles de I'OTAN (anglais/fran~is), et le niveau 1 (« débutant ») dans
l'autre ;
avoir réussi le test OTAN d'aptitude é l'utilisation de la suite logicielle Microsoft
Office.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d'atouts :
•
•
le passeport de compétences informatique européen (PCIE) ou une certification
équivalente ;
la démonstration de toutes les compétences listées au 48 alinéa ci-dessus.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Planlflcatlon et exécution
Aide aux taches administrativas quotidiennes, organise les réunions et s'occupe des
formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), et coordonne les prévisions
de congés. Gére sa propre charge de travail de maniere a ce que les téches soient
exécutées correctement et dans les temps.
Gestlon de l'informati on
Aide é gérer la charge de travail de la Section. Répond aux demandes d'informations et
aux appels téléphoniques. Rédige des mémorandums et des notes destinées
accompagner les documents. Dactylographie et met en forme toutes sortes de documents,
y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des
logiciels communément utilisés a I'OTAN (Word, Excel, PowerPoint). Prend des notes en
réunion selon les besoins. Controle le flux des documents entrants el sortants, trie et
classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations
classífiées). Vérifie que le traitement et la distribution des documents sont conformes aux
procédures et aux politiques de I'OTAN et de la Section. Informe l'équipe des
développements intervenus récemment, le cas échéant. Tient a jour un systéme efficace
de suivi eVou de rappel pour les mesures exécuter a u se in de la Section.
a
a
Gestion des connalssances
Tient jour des systémes de classement électroniques et sur papier bien organisés, et
des bases de données, et prépare les rapports nécessaires. Rassemble les informations
utiles pour différents projets et taches, les classe et en assure le suivi. Aide ten ir jour le
site web de la Sectíon, notamment dans les domaines traitant de politique.
a
a
a
Gestion des partles prenantes
Se tient en liaison avec des points de contact pour une gestion quotidienne efficace de la
charge de travail et des activités. Sert de premiar point de contact pour des demandes de
natures diverses . Tient jour toutes les listes de contacts internes et externas.
a
Développement de l'expertise
Développe de fa~n proactive ses compétences dans des domaines tels que la
planification et l'organisation, les nouvelles technologies et la communlcation. Se tient en
liaison avec d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances.
Efficacité organisationnelle
Fait des propositions constructivas pour améliorer les procédures de travail. Cherche
accroitre l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information et de l'utílisation des outils
bureautiques.
a
Gestion financiére
Veille au respect des procédures financiéres en vigueur pour le budget, établit les
documents financiers nécessaires, se charge du suivi des activités pour s'assurer du bon
traitement des dossiers financiers et garde une trace de toutes les transactions
financié res.
S'acquitte de toute autre tache en rapport avec ses fonctions qui pourrait luí etre confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
Sous la supervision du/de la chef de la Section PCU, le/la titulaire du poste travaille en
liaison étroite avec ses collégues au sein de la Division, de la Direction et de la Section
pour faire en sorte que les informations soient échangées correctement et contribuent aux
avancées et a la coordination de la politique. 11/EIIe prend également oontact avec des
représentants civils et militaires des pays de I'OTAN et des pays non OTAN, suivant les
instructions re~es.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
•
•
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•
•
•
Clarté et précision
Souci du service au client
Empathie
Flexibilité
lnitiative
Compréhension organisationnelle
Travail en équipe.
6.
CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) :
contrat d'une durée déterminée de trois ans, qul pourra etre sulvl d'un autre contrat..
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Réglement du personnel civil de /'OTAN, la personne
retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui
p ourra étre su/vi d'un autre contrat.
Si la personne ratenue est détachée de l'administration d'un ~tat membre de
/'OTAN, elle se verra offrir un contrat d'une durée détenninée de trois ans qui, sous
réserve de l'accord des autorités nationales concemées, pourra étre reconduit. A
ce poste, la durée de service d'un agent détaché n 'excéde pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contra / confonne aux dispositions du
Réglement du personnel civil de 1'0 TAN.
7. COMMENT POSTULER
Les candidaturas doivent étre soumises comme suit :
•
pour les seuls agents civils de I'OTAN : via le portail de recrutement interne (pour
plu s de précision s, veuillez prendre contact avec votre responsable des
ressources humaines civiles) ;
•
pour toutes les autres candidaturas : via le lien www.nato.inUrecruitment
INFORMATIONS COMPLÉMENTAJRES
En raison du vif intérét suscité par I'OTAN el du nombre élevé de candidaturas
potentielles, il ne pourra pas étre donné suite aux demandes de renseignements
adressées par téléphone ou par cou rrier électronique.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les
autorités du pays don! leila candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) el de l'approbation
de son dossier médica! par leila médecin-conseil de I'OTAN.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste
analogue, au méme grade ou a un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les
conditions requises.
On notera que seules les candidaturas de ressortissant(e)s de pays de I'OTAN pourront
étre acceptées.
L'OTAN est un employeur qui applique le príncipe de l'égalité des chances el qui ne
pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou !'origine ethnique, la
religion, la nationalité, le handicap, l'orientation sexuelle ou l'age {des restrictions liées a
l'age peuvent ou non s'appliquer, a une premiére nomination seulement, conforrnément au
Réglement du personnel civil de I'OTAN ; il s'agit la d'une prérogative approuvée par le
Conseil de I'Atlantique Nord).
Le Secrétariat lnternational de I'OTAN est un environnement sans tabac.
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