Transcript memo de saisie des notices de la bibliothèque patrimoniale

BIU Montpellier – Service informatique – B. Caron – 04/06/2013
Version revue le 10/02/2014
Mémo de saisie des documents patrimoniaux numérisés
L’interface de saisie des documents numérisés est accessible à partir de l’onglet
« Déposer » > menu de gauche « Doc. Num. »
Désormais, il est demandé aux intervenants sur la table « Doc. Num. » de ne créer
qu’une notice par entité intellectuelle et non plus une par volume. Le niveau de description
du Sudoc est la référence (une notice sudoc = une notice SID).
Un clic sur « Doc. Num. » ouvre un menu déroulant avec trois possibilités :
-
Tableau de bord
-
Créer
-
Rechercher
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Tableau de bord
Le tableau de bord permet une vue synthétique de tous les documents de la table. Chaque
ligne correspond à une notice de document envoyé à l’atelier de numérisation. Les documents
sont classés par bibliothèque puis par ordre chronologique de création de fiche.
Le statut de traitement n’est pas encore défini mais le sera à mesure du développement du
workflow (dépôt des fichiers dans le SID, production de la notice de document numérisé,
contrôle des fichiers chargés et lien depuis les subdivisions matérielles et intellectuelles).
Le lien vers les détails est accessible à tous les utilisateurs accrédités de la table. Il permet
d’accéder à la notice complète en vue professionnelle.
Le lien vers la modification n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés par scénario
(ainsi, chaque intervenant numérisation pour la BU Médecine peut accéder et modifier les notices
créées pour la BU Médecine, mais non celles de la BU Pharmacie). Les opérateurs de l’atelier de
numérisation ont accès à la table et aux détails mais non à la modification. Les membres de
l’atelier de restauration ont accès à la table et ont des droits de modification sur les notices de la
BU Médecine.
Pour créer une nouvelle notice de document numérisé, lien « Ajouter le signalement d’un
document » ou « Créer » dans le sous-menu de gauche qui se déroule quand on clique sur « Doc.
Num. »
Vue détaillée
La vue détaillée permet une vue complète des informations entrées par les intervenants
numérisation. Attention néanmoins aux blocs dépliables qui ne sont pas tous dépliés
(présence d’un « + » à gauche de l’intitulé de la rubrique).
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À partir de la vue détaillée, il est possible de basculer vers la modification de la notice en
cours de consultation : bouton
.
Grille de saisie
Champs « Suivi du dépôt » et « Bibliothèque de référence » non modifiables. Ce dernier
est attribué automatiquement selon le scénario qui est autorisé à l’intervenant.
Champ « Demande extérieure » : la numérisation du document est-elle motivée par une
demande de numérisation extérieure à la BIU liée à la numérisation à la demande ?
Champ « Corpus » : champ sur sélection multicritères (un document peut appartenir à
plusieurs corpus). Les corpus implémentés en février 2013 sont « Médecins et pharmaciens
montpelliérains », « Histoire de la botanique » et « Fonds de Clairvaux ». Cliquer sur l’icône
pour faire apparaître la liste des valeurs possibles, sélectionnez les valeurs pertinentes puis cliquez
sur la flèche descendante pour les faire apparaître dans la fenêtre basse. Sélectionnez une valeur
dans la fenêtre basse puis cliquez sur la flèche montante afin de supprimer la valeur.
Champ « Droits » : pour le moment, une seule valeur par défaut, « Domaine public ».
Champ « Type de document » : valeur par défaut = « monographie » (imprimée).
Champ « Le document est-il mis en ligne sur une autre plateforme ? » à remplir sur liste
multicritères (le document peut être disponible sur Google Livres et sur Medic@, par exemple).
S’il est disponible sur une plateforme qui n’est pas parmi les valeurs prédéfinies, sélectionnez
« Autre » et précisez dans le champ « Raison de la numérisation ».
Champ « Raison de la numérisation » : précisez si besoin, notamment si le document est
déjà disponible en ligne sur une autre plateforme, la raison de la (re)numérisation.
Champ « NODOC » : champ non modifiable, correspondant à l’identifiant unique du
document. Composé de l’année de la création de la fiche, des trois lettres « DOC », des trois
lettres « MON » + le chiffre 1, 2 ou 3 correspondant à l’université de rattachement, des quatre
lettres de la bibliothèque de référence et d’un numéro séquentiel.
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Attention : afin que le numéro séquentiel de la notice soit incrémenté dans
l’identifiant du document, il faut, une fois la fiche enregistrée une première fois, revenir
en édition puis ré-enregistrer la fiche.
Champ « URL de diffusion » : non modifiable, correspond à l’URL d’accès direct à la
notice. Cet URL devra être placé en 856 $u de la notice Sudoc de document numérisé.
Bloc « Description bibliographique » : doit être rempli comme mentionné dans la notice
Sudoc du document original.
Champ « Auteur » : sur table d’autorité Flora. Chercher d’abord (bouton
) si l’auteur
ne s’y trouve pas déjà. Si non, créer l’auteur (bouton
) avec son nom de famille/prénom. Bloc
non répétable : signaler seulement l’auteur principal (autorité 700 de la notice du document
original). Pas de possibilité de suppression accordée aux intervenants : si l’on fait une
faute d’orthographe, laisser l’autorité telle quelle (les données erronées seront écrasées par
celles provenant du Sudoc/Aleph).
Champ « Date » : texte libre, soit sur quatre chiffres, soit mention de siècle (« XIIIe
siècle »), soit « s. d. »
Un bloc « volume » (comprenant un constat d’état, des consignes de numérisation
et un tableau de concordance pagination/consignes de numérisation doit être créé par
volume composant le document. Nous vous conseillons de créer un volume après l’autre,
puis de replier le bloc « Volume » lorsque vous l’avez terminé avant de reprendre la saisie
du volume suivant.
Champs « Pages manquantes », « Pages déchirées », « Pages détachées » : préciser le détail
seulement si le nombre de ces pages est inférieur à une demi-douzaine. Sinon, mentionner
« nombreuses pages manquantes/déchirées/détachées ».
Champs « État » des blocs « Papier » et « Encre » : sur liste multicritères.
Bloc répétable « Informations sur la planche » : créer un bloc par planche hors texte.
Préciser le détail seulement si le nombre de ces planches est inférieur à une demi-douzaine. Sinon,
mentionner « nombreuses planches hors texte » dans le champ « Emplacement » d’un seul bloc
« Informations sur la planche ».
Pour créer un bloc répétable : clic droit sur l’intitulé du bloc,
Puis soit « Insérer... » : place le nouveau bloc juste avant le bloc sur lequel on a fait un clic
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droit, soit « Ajouter... » : place le nouveau bloc après tous les blocs existants du même type. On
peut cliquer plusieurs fois sur ces boutons pour créer autant de blocs que nécessaire.
Pour faire disparaître le menu : bouton « Annuler ».
Bloc « Consignes de numérisation » : à renseigner si besoin. Si le bloc n’est pas renseigné,
il le sera par le responsable de l’atelier de numérisation.
Bloc « Tableau de concordance pagination/consignes de numérisation » : signaler ici les
irrégularités de pagination/foliotation (page manquante, sauts de pagination de type 429 puis 440,
paginations multiples (en chiffres romains, puis arabes), pages non numérotées entre deux séries,
etc. Signaler aussi si besoin des consignes de numérisation spécifiques à une page particulière. Un
bloc (= une ligne dans le tableau) par irrégularité ou consigne.
Bloc « Sections » : permet d’entrer la table des matières du document. Les blocs
« Section » et « Sous-section » sont des blocs répétables. Leur nombre n’est pas limité (éviter tout
de même de dépasser cent subdivisions par volume !).
Champ « Titre » : entrer l’ensemble du titre de la partie (« Chapitre I. De l’immunité des
clercs »).
Champ « Description pagination » : entrer les pages extrêmes de la partie (ex. : « p. 5-15 »)
et non uniquement la première page. Deux parties peuvent avoir une (voire plusieurs si
besoin !) pages en commun.
La table des matières peut être remplie en prenant pour base la table du document
original. Le mieux est l’ennemi du bien : ne détaillez pas trop ! La table des matières doit
être lisible en un coup d’œil et en quelques coups d’ascenseur (sauf bien sûr pour les
documents en plusieurs volumes). Évitez également les sous-parties aux titres non
significatifs : « Première expérience » n’est pas indispensable à indiquer !
Les champs « Titre de l’œuvre » et « Auteur de l’œuvre » sont réservés aux manuscrits : on
y entre le titre de l’œuvre sous forme normalisée et le nom de l’auteur de la partie en question.
Liste des intervenants numérisation (accrédités sur la table
Documents numérisés)
Médecine : Pascaline Todeschini, Abby-Eléonore Thouvenin
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Pharmacie : Sonia Dumortier, Jean-Louis Razafiarivelo
Droit-Académie : Bertrand Caron
Sciences : Elizabeth Denton
Lettres : Karine Farenc, Sandra Blachon
Atelier de numérisation (sans droits d’écriture) : Jean-René Dijoux, Béatrice Py-Maulandi
Responsable atelier de numérisation (tous droits d’écriture) : Bertrand Caron
Atelier de restauration (droits BU Médecine) : Anne-Sophie Gagnal, Morgane Didier,
Élodie Lévêque.