Support du Bureau Europe/Afrique de Zurich

Support Clubs et Districts

Catherine Nyffenegger

SFPE 2014

Objectifs de la présentation

Bureau de Zurich – Février 2014

SFPE 2014

Les sujets de la présentation

• • •

Les ressources humaines : le Bureau Europe/Afrique Les ressources en ligne : notre nouveau Site www.rotary.org



Mon Rotary



Rotary Club Central Le rapport semestriel

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Le Secrétariat dans le monde

Siège Mondial Bureau Europe/Afrique Zurich

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Le Bureau Europe/Afrique de Zurich

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Le Bureau Europe/Afrique en chiffres

9 Zones 114 Pays 126 Districts 8’288 Clubs 301’043 Rotariens Au 1er juillet 2013

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Structure

Bureau Europe/Africa Marco Nicosia

Manager du bureau

Support Clubs & Districts Ulpia Phillips

Manager

Département Fondation Espen Malmberg

Manager

Département Finances Losang Ribi

Manager

Commandes/ Publications Marcelo Bottini

Superviseur

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Support Clubs et Districts (CDS)

Ulpia Phillips Manager CDS Administrative Group Coordinator

IT-EN Team FR-EN Team GE-EN Team EN Team SW-EN Team EN-FR Team

Stephanie Theobald Reto Pantellini Mireille Mettan Peter Schnell Inger Jaray Graham Reoch Natalia Anisimova Krucker Kathrin Persiano Catherine Nyfenegger Ariane Hangartner Gabriela Gustafsson Tonja Cruse Alexandra Bakanova

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Support Clubs et Districts (CDS)

• • • • Ressources Formation Procédures administratives Directives du conseil d’administration et documents statutaires

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Quelques conseils du département CDS

• Créer un compte Mon Rotary :

www.rotary.org/myrotary

NOTRE NOUVEAU SITE WWW.ROTARY.ORG

MON ROTARY – COMMENT SE CREER UN COMPTE ?

MON ROTARY – COMMENT SE CREER UN COMPTE ? Bonjour, Il vous reste encore une étape pour finaliser votre inscription à Rotary.org et rejoindre d’autres décideurs pour échanger des idées et passer à l’action ! Activer mon compte (Si vous rencontrez des problèmes de navigateur après avoir cliqué sur le lien ci-dessus, nous vous recommandons d’activer votre compte en n’utilisant pas Internet Explorer. Cliquez sur le lien avec le bouton droit de votre souris pour le copier. Ouvrez alors Chrome ou Firefox pour le coller dans la barre d’adresse.)

MON ROTARY – COMMENT SE CREER UN COMPTE ?

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Quelques conseils du département CDS

• Mettre à jour votre profil via Mon Rotary

MON ROTARY - PROFIL

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Quelques conseils du département CDS

• Utiliser Rotary Club Central

ROTARY CLUB CENTRAL

Informations centralisées Moins de papier Meilleure continuité Suivi des progrès Transparence Promotion du travail des Rotary clubs dans le monde

MON ROTARY – PAGE D’ACCUEIL

ROTARY CLUB CENTRAL

ROTARY CLUB CENTRAL

ROTARY CLUB CENTRAL

ROTARY CLUB CENTRAL

Qui peut entrer les objectifs ? CLUB

Président Secrétaire Trésorier Responsable Fondation Responsable Effectif Secrétaire Exécutif Dirigeants entrants

DISTRICT

Gouverneur Assistants Responsables de Commission Secrétaire Exécutif

ROTARY CLUB CENTRAL

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Quelques conseils du département CDS

• Mettre à jour l’effectif, les données du club et communiquer les dirigeants entrants via

Mon Rotary – Gestion

MON ROTARY – GESTION – ADMINISTRATION DU CLUB

MON ROTARY – GESTION – ADMINISTRATION DU CLUB

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Quelques conseils du département CDS

Consulter les publications de la pochette „La gestion de club“

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Fondation Rotary

• • Renseigne sur les programmes de la Fondation (TRF) Traite les témoignages de reconnaissance (PHFs) Manager Lydia Alocen Vanessa Court-Payen Marta Wild Clare Griffiths

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Quelques conseils du département Fondation

• Consulter les rapports Fondation téléchargeables dans

Mon Rotary - Gestion

• Télécharger les formulaires PHF en ligne et bien remplir toutes les rubriques • Soumettre les formulaires référence 123-FR à l’avance (délai de 4 à 6 semaines)

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Département Finances

Informe sur le rapport semestriel (SAR) Enregistre les paiements et donations Losang Ribi Manager Rima Gerber Emmanuel Idehen Serena Carandente Charlotte Abächerli

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Quelques conseils du département Finances

• • • • • Toujours indiquer clairement l’objet du paiement Virer les fonds sur le bon compte : Fondation ou RI Tenir compte du taux mensuel rotarien EUR/USD Eviter les paiements par chèques Payer les factures semestrielles dès réception de la facture par carte de crédit dans

Mon Rotary

, par virement bancaire ou par débit direct SEPA

MON ROTARY – GESTION – ADMINISTRATION DU CLUB

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Quelques conseils du département Finances

• Tenir compte d’un changement important relatif au cycle de recouvrement :

LE RAPPORT SEMESTRIEL

Cycle de recouvrement actuel Cotisations impayées Cotisations impayées

Mise à jour de l’effectif un mois avant l’envoi du SAR Cotisations dues à réception du SAR Rappels adressés au club Radiation Mai Juin Juil. 2014 Août Sept. Oct. Nov. Déc. 1Janv. 2015 6 mois

LE RAPPORT SEMESTRIEL

Nouveau cycle de recouvrement : 1 er janvier 2015 Cotisations impayées Cotisations impayées

Mise à jour régulier de l’effectif Cotisations dues à réception du SAR Rappels adressés au club Radiation Nov. Déc Janv. 2015 Févr. Mars Avr.

1 Mai 2015

Juin Juill. Mai Juin

Juill.

2015

Août Sept. 4 mois Oct.

1 Nov 2015

Déc. Janv.

LE RAPPORT SEMESTRIEL

Depuis le 1er janvier 2015 :

•

Seulement la facture semestrielle

 Pas besoin de confirmer le nombre de membres par courrier électronique. •

Mettre à jour l’effectif du club régulièrement

 Indiquer les changements relatifs à l’effectif dans les trente jours.

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Département des commandes/publications

• • • Informe sur les publications du RI Traite les commandes [email protected]

Marcelo Bottini Superviseur Rhina Boehringer Office Support Services

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Commandes/Publications : quelques conseils

• • • Consulter le catalogue dans Indiquer clairement les références de la publication (numéro et langue) Consulter également les publications en ligne, dans le centre de documentation

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Conseil le plus important à retenir :

N‘hésitez pas à nous contacter !