Transcript - Entrée des immobilisations

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Investissement
Procédure :
- Entrée des immobilisations
Versio
n
VF
Action
Entité
Nom des intervenants
Date
Conception
Validation V Projet
Validation V
Finale
SOMMAIRE
Manuel des procédures
1/8
Error: Reference source not found
1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure décrit les étapes de traitement d’une immobilisation acquise.
Élément déclencheur : Etablissement d’une demande d’investissement.
Élément de clôture : Comptabilisation de l’immobilisation acquise, mise à jour du fichier des
immobilisations et classement des pièces justificatives.
NB :
- La phase de traitement de la demande d'acquisition d'une immobilisation (demande d’achat, offres de
prix, sélection de fournisseur, bon de commande, etc.) est traitée dans le processus Achats/ Fournisseurs.
- La phase de réception de la facture d’acquisition d’une immobilisation est traitée dans la procédure «
Traitement des factures d’achat ».
1.2. Règles de gestion
RDG 1: Toute demande d'investissement doit être validée par le Directeur Administratif et Financier et
approuvée par le Gérant Associé
RDG 2: Le traitement comptable de l'acquisition de l'immobilisation est assuré par le Chef Comptable
RDG 3: Une fiche d'immobilisation doit être établie manuellement pour toute acquisition d'immobilisation
avant la saisie de celle ci sur le système d'information (module "Gestion des immobilisations").
RDG 4: La fiche d'immobilisation est établie par le Chef Comptable et est validée par le Directeur
Administratif et Financier.
RDG 5: Le Responsable Matériel doit compléter la fiche immobilisation en précisant notamment la date de
mise en service et la durée probable d'utilisation.
Manuel des procédures
2/8
2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Chef Comptable
Comptable Fournisseurs
Directeur Administratif et Financier
Fournisseur
Gérant Associé
Responsable Matériel
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Demandeur
Manuel des procédures
3/8
3. Logigramme de la procédure
De ma nde ur
Re s pons a ble Ma té rie l
Dire cte ur Adminis tra tif
e t F ina ncie r
G é ra nt As s ocié
B e s oin
d'acquis ition
d'immobilis ation
E xprime r le be s oin
d'a cqus ition
B e s o in e x p rim é
E tudie r le be s oin
d'a cquis ition
E ta blir une de ma nde
d'inve s tis s e me nt
D e m a n d e d 'in v e s tis s e e m e n t
Vis e r la de ma nde
d'inve s tis s e me nt
De m ande
d 'in v e s tis s e m n t v is é e
Approuve r la de ma nde
d'inve s tis s e me nt
F ournis s e ur
De m ande
d 'in v e s tis s e m e nt
a p p ro u v é e
Ac ha ts gé né ra ux
B o n de c o m m ande
C o p ie B o n d e C o m m a n d e
C he f C ompta ble
Tra ite me nt de s
fa cture s d'a cha t
F a c tu re + B C + B L + B R
F ic h e d 'im m o b ilis a tio n
C omplé te r la fiche
d'immobilis a tion
E ta blir la fiche
d'immobilis a tion
F ic h e d 'im m o b ilis a tio n
c o m p lé té e
Vis e r la fic he
d'immobilis a tion
F ic h e
d 'im m o b ilis a tio n
v is é e
S a is ir la fiche
d'immobilis a tion
C o p ie F ic h e
d 'im m o b ilis a tio n é d ité e +
c o p ie fa c tu re + é tiq u e tte
c o d e à b a rre s
E dite r la fiche
d'immobilis a tion
G é né re r le s
é criture s
c ompta ble s
C olle r l'é tique tte code
à ba rre s s ur
l'immobilis a tion
Manuel des procédures
C la s s e r la fiche
d'immobilis a tion e t
le s piè ce s
jus tific a tive s
4/8
4. Opérations de la procédure
Exprimer le besoin d'acquisition
Acteur(s) :
A chaque besoin d'acquisition d'immobilisation, le demandeur exprime ce besoin auprès du Responsable Matériel.
Etudier le besoin d'acquisition
Acteur(s) :
Contrôle
Responsable Matériel
Le Responsable Matériel examine la réalité du besoin exprimé par le demandeur en appréciant la nécessité de
recourir à l'investissement.
Etablir une demande d'investissement
Acteur(s) :
Responsable Matériel
Dans le cas où le Responsable Matériel estime nécessaire le recours à l'investissement, il établit une demande
d'investissement au niveau de laquelle il renseigne notamment les informations suivantes:
- la date de la demande d'investissement;
- la désignation de l'objet de l'investissement;
- le chantier concerné;
- les caractéristiques techniques;
- les motifs de l'investissement;
- le délai de livraison souhaité;
- la fourchette de prix d'acquisition.
- Etc...
Le Responsable Matériel transmet cette demande d'investissement au Directeur Administratif et Financier pour
validation.
Viser la demande d'investissement
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de la demande d'investissement par le Directeur Administratif et Financier, il apprécie la pertinence
de l'investissement.
Dans le cas où le Directeur Administratif et Financier accepte de recourir à l'investissement, il vise la demande et la
transmet au Gérant Associé pour approbation.
Approuver la demande d'investissement
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la demande d'investissement visée par le Directeur Administratif et Financier, le gérant associé
apprécie à son tour le fait de recourir à l'investissement.
En cas d'acceptation, il approuve la demande en la transmettant au Responsable Achats et Moyens Généraux
Etablir la fiche d'immobilisation
Manuel des procédures
5/8
Acteur(s) :
Chef Comptable
Après avoir récupéré les pièces justificatives de l'immobilisation acquise et procédé aux contrôles stipulés dans la
procédure Traitement des factures d'achat, le Chef Comptable établit une fiche d'immobilisation (document manuel).
Cette fiche doit comporter les informations suivantes :
- Désignation de l'immobilisation,
- Fournisseur,
- N° Facture,
- Date Facture,
- Valeur d'entrée (regroupant les frais accessoires y afférents, tels que :
-
- transports
- frais de transit
- frais de réception
- assurances - transport
- Autres frais incorporable (1)
Mode et durée d'amortissement,
Date mise en service,
Emplacement de l'immobilisation,
Code à barre,
Compte de comptabilité générale.
Une fois établie, la fiche de l'immobilisation est transmise au Responsable Matériel pour renseignement.
(1) Sont cependant à exclure des charges accessoires d'achat des immobilisations les "frais d'acquisition d'immobilisations" qui
consistent en :
- droits de mutation (enregistrement) ;
- honoraires et commissions ;
- frais d'actes.
Ces frais sont à inscrire en "charges à répartir sur plusieurs exercices", et à amortir sur cinq ans au maximum.
Compléter la fiche d'immobilisation
Acteur(s) :
Responsable Matériel
A la réception de la fiche d'immobilisation auprès du Chef Comptable, le Responsable Matériel procède au
renseignement des informations suivantes :
- Date de mise en service;
- Durée probable d'utilisation;
Ensuite, le Responsable Matériel signe la fiche d'immobilisation et la transmet au Directeur Administratif et
Financier pour validation.
Manuel des procédures
6/8
Viser la fiche d'immobilisation
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de la fiche d'immobilisation signée par le Responsable Matériel, le Directeur Administratif et
Financier s'assure de la fiabilité des éléments renseignés notamment :
- La valorisation de l'acquisition et du schéma comptable proposé pour l'enregistrement par le Chef Comptable ;
- Le mode et la durée d'amortissement sont appropriés à la nature de l'immobilisation compte tenu des dispositions
comptables et fiscales.
Ensuite, le Directeur Administratif et Financier signe la fiche d'immobilisation et la transmet au Chef Comptable.
Saisir la fiche d'immobilisation
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception de la fiche d'immobilisation visée par le Directeur Administratif et Financier, le Chef Comptable
procède à la création de la fiche sur le système d'information (module "Gestion des immobilisations").
Editer la fiche d'immobilisation
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à la création de la fiche d'immobilisation, le Chef Comptable édite la fiche créée du système d'information et
transmet copie de cette fiche au Responsable Matériel accompagnée des éléments suivants :
- Copie de facture d'acquisition,
- Etiquette code à barres.
Coller l'étiquette code à barres sur l'immobilisation
Acteur(s) :
Responsable Matériel
A la réception de la copie fiche d'immobilisation accompagnée de la copie facture d'acquisition de l'étiquette code à
barres, le Responsable Matériel procède au collage de l'étiquette sur l'immobilisation en question.
Générer les écritures comptables
Acteur(s) :
Chef Comptable
Après la création de la fiche d'immobilisation sur le système, le Chef Comptable génère l'écriture comptable en
s'assurant que le système d'information a bien enregistré l'opération d'acquisition suivant le schéma comptable
suivant :
Débit : 23xxx - Immobilisations corporelles concernées,
Débit : 3455 - TVA sur immobilisations
Crédit : 4411xx - Fournisseur concerné.
Manuel des procédures
7/8
Classer la fiche d'immobilisation et les pièces justificatives
Acteur(s) :
Chef Comptable
Après comptabilisation de l'immobilisation acquise, le Chef Comptable procède à l'archivage des documents
justificatifs suivants:
- Fiche d'immobilisation visée par le Directeur Administratif et Financier;
- Fiche d'immobilisation éditée du système d'information.
- Une copie des factures d'acquisition;
- Copie de Bon de commande, Bon de livraison et Bon de réception.
Le Chef Comptable retourne ensuite l'ensemble des pièces justificatives de l'acquisition au Comptable Fournisseurs
pour règlement.
Manuel des procédures
8/8