Transcript - Sortie des immobilisations

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Investissement
Procédure :
- Sortie des immobilisations
Versio
n
VF
Action
Entité
Nom des intervenants
Date
Conception
Validation V Projet
Validation V
Finale
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure décrit les modalités de sorties des immobilisations du patrimoine de la société.
Élément déclencheur : Décision de sortie de l'immobilisation
Élément de clôture : Comptabilisation de la sortie d’immobilisation et archivage des pièces
justificatives
1.2. Règles de gestion
RDG 1. La fiche de sortie de l'immobilisation doit être approuvée par le Gérant Associé ou son mandataire.
RDG 2. La fiche de sortie d'immobilisation doit renseigner les caractéristiques techniques ainsi que le
numéro d’inventaire de l'immobilisation.
RDG 3. Le système de gestion des immobilisations doit être systématiquement mis à jour après la sortie
d'une immobilisation.
RDG 4. En cas de retrait d’immobilisation par cession, le cessionnaire doit payer la totalité du montant de la
facture de cession au moment de l’enlèvement de l’immobilisation cédée (à la livraison).
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Cessionnaire
Chargé des Titres de Paiement
Chef Comptable
Comptable Banques et Clients
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
Responsable Matériel
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Manuel des procédures
Acteurs jouant le rôle
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3. Logigramme de la procédure
Res pons a ble Ma té rie l
Directe ur Adminis tra tif
et F ina ncier
G éra nt As s ocié
C hef C ompta ble
Ce s s ion ou mis e e n re but
E ta blir une fiche de
s ortie d'immobilis a tion
F ic h e d e s o rtie d 'im m o b ilis a tio n
Vis er la fiche de s ortie
d'immobilis a tion
Approuve r la fiche de
s ortie d'immobilis a tion
Fiche de sortie approuvée
Mis e e n re but
Non
F ic h e d e s o rtie v is é e
?
Oui
Accomplir le s
forma lités lé ga les
et fis ca le s
P rocé der à la mis e
en re but
D o s s ie r d e m is e e n re b u t
R eche rche r des
a che teurs potentie ls
E ta blir un ta ble a u
compa ra tif des offre s
S a is ir la fiche de s ortie
Inté grer le s écriture s compta bles
de la mis e e n re but
T a b le a u c o m p a ra tif
S é lectionner un
a che teur
T a b le a u C o m p a ra tif +
o ffre s e le c tio n n é e
Approuve r l'offre
s é le ctionné e
C e s s ionna ire
C ha rgé de s Titres de
P a ie ment
E ta blir le Bon de livra is on
B o n d e liv ra is o n
Livre r l'immobilis a tion à
l'a che te ur
D o s s ie r d e c e s s io n
E ta blir la fa cture de ces s ion
1 B L s ig n é
F a c tu re d e C e s s io n
Im m o b ilis a tio n liv ré e + B L
P a ie m e n t
C o p ie re ç u d e p a ie m e n t
C ompta ble Ba nques et
C lients
R e ç u d e p a ie m e n t
E ta blir un reçu de
pa iement
S a is ir la fiche de s ortie de
l'immobilis a tion cé dée
Inté gre r les écritures
compta ble s de la ces s ion
R é gula ris er é ve ntue lle ment la
TVA
C ompta bilis e r le
pa ieme nt
C la s s er les piè ce s jus tifica tive s de
la s ortie de l'immobilis a tion
Manuel des procédures
C la s s e r les pièce s de
pa ie me nt
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4. Opérations de la procédure
Etablir une fiche de sortie d'immobilisation
Acteur(s) :
Responsable Matériel
Le Responsable Matériel établit une fiche de sortie d'immobilisation tout en précisant :
- la nature et les caractéristiques de l'immobilisation;
- le code à barre de l'immobilisation ;
- les motifs de sortie;
- le mode de sortie (mise au rebut, cession...etc.);
- La valeur brute et la valeur nette comptable de l'immobilisation.
En cas d'une mise au rebut, le Responsable Matériel joint à la fiche de l'immobilisation un Procès verbal de sortie.
Ensuite, le Responsable Matériel signe cette fiche accompagnée éventuellement du procès verbal et la transmet au
Directeur Administratif et Financier pour validation.
Viser la fiche de sortie d'immobilisation
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de la fiche de sortie d'immobilisation accompagnée éventuellement du procès verbal de mise au rebut, le
Directeur Administratif et Financier analyse la demande de sortie par rapport à l'objet de la sortie ainsi que l’état de
l’immobilisation puis approuve ou rejette cette demande.
Le Directeur Administratif et Financier se prononce, également, sur le mode de la sortie proposé : cession ou mise
au rebut.
Dans le cas d'acceptation de la demande de sortie, le Directeur Administratif et Financier vise la fiche, et
éventuellement, le procès verbal de mise au rebut puis la transmet au Gérant Associé pour approbation.
Approuver la fiche de sortie d'immobilisation
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la fiche de sortie d'immobilisation signée par le Directeur Administratif et Financier, le Gérant
Associé analyse la pertinence de la sortie de l'immobilisation puis approuve ou rejette la fiche de sortie.
En cas d'approbation, le Gérant Associé signe la fiche et, éventuellement, le procès puis la transmet au Responsable
Matériel.
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Accomplir les formalités légales et fiscales
Acteur(s) :
Responsable Matériel
En cas d'une mise au rebut d'immobilisation, et à la réception de la fiche de sortie accompagnée du procès verbal de
mise au rebut dûment signés par le Directeur Administratif et Financier et par le Gérant Associé, le Responsable
Matériel procède à l'accomplissement des formalités légales et fiscales.
Ces formalités légales consistent à informer les autorités locales et le service local des impôts par une lettre
recommandée avec accusé de réception de la volonté de la société de procéder à la mise au rebut d’immobilisation.
Ce courrier doit contenir notamment les informations suivantes :
- La description et la nature de l'immobilisation;
- la valeur brute de l’immobilisation;
- La valeur nette comptable;
- La date d'acquisition;
- La date de l'opération de mise au rebut;
- lieu prévu pour l’opération ;
- etc.
Procéder à la mise en rebut
Acteur(s) :
Responsable Matériel
A la date prévue de mise au rebut, le Responsable Matériel exécute l'opération en prenant des photos lors de la
réalisation de cette opération.
Ensuite, le Responsable Matériel transmet le dossier de mise au rebut au Chef Comptable pour comptabilisation.
Ce dossier de mise au rebut contient notamment les éléments suivants:
- La fiche de sortie de l'immobilisation;
- Le procès verbal de mise au rebut;
- Les courriers adressés aux autorités locales et au service local des impôts;
- Les accusés de réception auprès de ces entités;
- Les photos prises lors de l'opération de mise au rebut.
Le Responsable Matériel garde une copie du dossier de mise au rebut, puis procède à son archivage.
Saisir la fiche de sortie
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception du dossier de mise au rebut, le Chef Comptable procède à la saisie de la fiche de sortie de
l'immobilisation sur le système d'information (module "Gestion des immobilisations").
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Intégrer les écritures comptables de la mise en rebut
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à la saisie de la fiche de sortie de l'immobilisation, le Chef Comptable procède à la génération des écritures
comptables de la mise au rebut puis s'assure que l'intégration comptable a été correctement opérée au niveau du
système comptable suivant le schéma comptable suivant :
•
Au débit :
•
Compte d'amortissement de l'immobilisation mise au rebut pour le cumul des amortissements
constatés jusqu'à la date de sortie,
•
"2831.." pour les terrains,
•
"2832.." pour les constructions,
•
"2833.." pour les installations techniques, matériel et outillage,
•
"2834.." pour le matériel de transport,
•
"2835.." pour le mobilier, matériel de bureau et aménagements divers.
•
Compte "6513" V.N.A des immobilisations corporelles cédées pour la différence entre la
valeur d'origine et le cumul d'amortissement de l'immobilisation cédée.
•
Au crédit :
•
Compte de l'immobilisation mise au rebut :
•
"231.." pour les terrains,
•
"232.." pour les constructions,
•
"233.." pour les installations techniques, matériel et outillage,
•
"234.." pour le matériel de transport,
"235.." pour le mobilier, matériel de bureau et aménagements divers.
Rechercher des acheteurs potentiels
Acteur(s) :
Responsable Matériel
En cas de sortie d'immobilisation au moyen d'une cession, le Responsable Matériel procède à la recherche des
acheteurs potentiels :
•
•
soit directement auprès des acheteurs potentiels identifiés,
soit à travers une annonce ouverte publiée dans un journal.
Le Responsable Matériel précise lors des consultations que le paiement intervienne à la livraison.
Etablir un tableau comparatif des offres
Acteur(s) :
Responsable Matériel
A la réception des offres d'achats auprès des acheteurs potentiels, le Responsable Matériel établit un tableau
comparatif des offres reçues récapitulant les données suivantes :
- Le nom ou raison social de l'acheteur,
- Le prix offert,
- Les conditions de paiement.
- Les conditions de livraison.
- La plus ou moins value éventuelle.
Le Responsable Matériel communique ensuite ce tableau comparatif au Directeur Administratif et Financier pour
validation.
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Sélectionner un acheteur
Acteur(s) :
Directeur Administratif et Financier
A la réception du tableau comparatif des offres, le Directeur Administratif et Financier sélectionne les offres les
plus intéressantes et transmet le tableau au Gérant Associé pour une sélection définitive.
Approuver l'offre sélectionnée
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception du tableau comparatif, et l'offre sélectionnée par le Directeur Administratif et Financier, le Gérant
Associé sélectionne l'offre qu'il juge la meilleure et transmet le dossier de cession au Directeur Administratif et
Financier qui le communique au Chef Comptable
Etablir le Bon de livraison
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception du dossier de cession, le Chef Comptable établit le Bon de livraison et le transmet au Responsable
Matériel.
Le dossier de cession contient les éléments suivants :
- La fiche de sortie de l'immobilisation approuvée par le Gérant Associé;
- Le tableau comparatif des prix;
- la sélection de l'offre approuvée par le Gérant Associé.
Etablir un reçu de paiement
Acteur(s) :
Chargé des Titres de Paiement
A la réception du paiement du cessionnaire, le Chargé des Titres de Paiement établit un reçu et le transmet au
Comptable Banques et Clients.
Comptabiliser le paiement
Acteur(s) :
Comptable Banques et Clients
A la réception du reçu de paiement auprès du Chargé des Titres de Paiement, le Comptable Fournisseurs procède à
la comptabilisation du paiement de l'immobilisation cédée selon le schéma comptable suivant :
Débit : 5141 - Compte bancaire concerné;
Crédit : 3481 - Créance sur cession d’immobilisation.
Classer les pièces de paiement
Acteur(s) :
Comptable Banques et Clients
Suite à la comptabilisation du paiement, le Comptable Banques et Clients procède au classement du
dossier de paiement qui contient notamment :
- Copie du titre de paiement (Chèque, etc),
- Reçu du paiement.
Livrer l'immobilisation à l'acheteur
Acteur(s) :
Responsable Matériel
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A la réception du bon de livraison auprès du Chef Comptable et de la copie du reçu de paiement auprès du
Chargé des Titres de Paiement, le Responsable Matériel assure la livraison de l'immobilisation au
cessionnaire contre la signature de celui-ci sur le bon de livraison.
Ensuite, le Responsable Matériel transmet le bon de livraison signé au Chef Comptable pour
l'établissement de la facture.
Etablir la facture de cession
Acteur(s) :
Chef Comptable
A la réception du BL signé par le cessionnaire, Chef Comptable établit la facture de cession et la transmet
au cessionnaire.
Saisir la fiche de sortie de l'immobilisation cédée
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à l'établissement de la facture de cession, le Chef Comptable procède à la saisie de la fiche de sortie de
l'immobilisation sur le système d'information (module "Gestion des immobilisations").
Intégrer les écritures comptables de la cession
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à la création de la fiche de sortie de l'immobilisation, le Chef Comptable procède à l'intégration des écritures
comptables de la cession. Ensuite, il s'assure que les écritures générées sont correctement intégrées en suivant le
schéma comptable suivant :
- Pour la constatation du produit :
Débit : 3481 - "Créance sur cession d'immobilisations"
Crédit : 7513 - "Produits de cession des immobilisations corporelles"
- Pour la constatation de la Valeur nette comptable :
•
•
Au débit :
•
Compte d'amortissement de l'immobilisation cédée pour le cumul des amortissements
constatés jusqu'à la date de cession,
•
"2831.." pour les terrains,
•
"2832.." pour les constructions,
•
"2833.." pour les installations techniques, matériel et outillage,
•
"2834.." pour le matériel de transport,
•
"2835.." pour le mobilier, matériel de bureau et aménagements divers.
•
Compte "6513" V.N.A des immobilisations corporelles cédées pour la différence entre la
valeur d'origine et le cumul d'amortissement de l'immobilisation cédée.
Au crédit :
•
Compte de l'immobilisation cédée :
•
"231.." pour les terrains,
•
"232.." pour les constructions,
•
"233.." pour les installations techniques, matériel et outillage,
•
"234.." pour le matériel de transport,
•
"235.." pour le mobilier, matériel de bureau et aménagements divers.
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Régulariser éventuellement la TVA
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à l'intégration des écritures comptables de la cession, le Chef Comptable s'assure s'il y a lieu de régulariser la
TVA.
NB : La régularisation doit donner lieu à un reversement de taxe lorsque la cession, ou le transfert du bien se
produisent dans le délai des 5 années qui suivent la date d'acquisition des biens. Ce reversement est calculé en fonction
du nombre d'annuités restant à courir sur cette période de cinq ans (l'année d'acquisition et l'année de cession étant
comptées chacune pour une année).
Classer les pièces justificatives de la sortie de
l'immobilisation
Acteur(s) :
Chef Comptable
Suite à la comptabilisation de la sortie de l'immobilisation, le Chef Comptable procède à l'archivage du dossier de
sortie qui contient les éléments suivants :
Dans le cas d'une cession :
•
•
•
•
•
•
Facture d'acquisition de l'immobilisation,
Fiche de l'immobilisation cédée,
Procès verbal de sortie de l'immobilisation approuvé par le Directeur Administratif et Financier et le
Gérant Associé,
Bon de livraison signé par le client,
Facture de cession de l'immobilisation,
Copie du titre de paiement de l'immobilisation cédée.
Dans le cas d'une mise au rebut :
•
•
•
•
•
La facture d'acquisition de l'immobilisation;
La fiche de sortie de l'immobilisation;
Le PV de mise au rebut;
Les courriers aux autorités locales et à l'administration fiscale avec accusé de réception;
Les photos prises lors de l'opération de mise au rebut.
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