Transcript Guide des missions - Aix Marseille Université

GUIDE DES MISSIONS
Guide des missions
20/02/2014
Introduction
-
Textes de référence:
- Décret 2006-781 du 3 juillet 2006
- 3 arrêtés interministériels fixant les taux maximum des indemnités pour
l’hébergement en métropole, en outre mer, à l’étranger, les taux de
remboursement des frais de repas en métropole, les indemnités kilométriques
et les frais de stage
- Instruction codificatrice n° 11-017-B du 22 aout 2011 sur les pièces
justificatives des dépenses de l’Etat.
- Instruction n°07-021-B1-O-M du 6 mars 2007 relative aux avances sur frais
de déplacements temporaires.
-
Décisions propres du CA d’AMU
- CA du 17 janvier 2012
- CA du 24 avril 2012
- CA du 26 novembre 2013
- CA du 17 décembre 2013
-
Ce guide exclut les déplacements des étudiants qui, par nature, ne peuvent
pas donner lieu à l'établissement d'un ordre de mission, sauf dans des cas
très précis évoqués dans le guide
-
Le guide doit servir de référence et non pas uniquement cette présentation qui ne
reprend pas nécessairement l’exhaustivité du guide
2
Guide des missions
20/02/2014
Déplacements concernés
Qui peut se déplacer?
- des personnels d’AMU
- des agents relevant d’autres structures publiques
- des personnes extérieures à l’administration sur décision de l’ordonnateur :
personnalité scientifique accueillie, expert français ou étranger en mission pour le
compte de l’université, personne étrangère à l’établissement qui participe à un jury
d’examen, par exemple.
Déplacement des étudiants pouvant donner lieu à l’établissement d’un OM:
- Etudiants élus aux conseils et commissions pour les déplacements dans ce cadre là.
- Etudiants considérés comme "collaborateurs occasionnels bénévoles du service public
de l'enseignement supérieur", qui seraient amenés à se déplacer, à la demande et
pour le compte de l'établissement.
A retenir: Autorisation d’absence l’étranger à demander à la RH au moins 3 semaines
avant le déplacement.
3
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Droits à indemnisation
-
Agent en service muni d’un ordre de mission
Se déplacer en dehors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale
Exemple : Un agent habitant à Aix et travaillant à Marseille ne peut prétendre à aucun
remboursement de frais de mission pour une réunion à Aix ou à Marseille car il est
dans les deux cas dans sa résidence administrative ou familiale.
A noter: L’ordonnateur qui accueille un personnel extérieur et prend en charge ses frais
de missions doit s’assurer que ce dernier ne perçoit pas de remboursement de frais de
mission dans son établissement d’origine.
Les frais de déplacement temporaire comprennent :
- des frais de transport de personnes
- des frais d’hébergement et de restauration
4
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Autorisation de la mission
AVANT LE DEPART ET A SAISIR DANS SIFAC
ORDRE DE MISSION: Pour les agents AMU
INVITATION AVEC PRISE EN CHARGE : Pour les personnes extérieures invitées par l’université
dans le cadre d’une mission effectuée pour le compte de l’université
Possibilité d’avoir un OM hors sifac dans 2 cas:
1) Déplacement d’un agent AMU

dans sa résidence administrative

sans engendrer de frais

l’ordre de mission peut se faire hors SIFAC sous forme d’une autorisation écrite du
supérieur hiérarchique : mail valant convocation, ou toute autre forme
d’autorisation écrite.
2) Invitation d’un groupe d’agents extérieurs :

Si les seuls frais engagés sont directement payés au fournisseur par l’université
(hébergement, repas, transport),

Invitation à prise en charge hors Sifac pour l’ensemble du groupe (formulaire
FO_04_9 invitation groupe d’agents extérieurs). Ce document permettra la prise
en charge de la facture du ou des fournisseurs par l’agence comptable.

Ce document peut être adapté et utilisé pour le déplacement individuel d’un agent
extérieur qui interviendrait une seule fois au sein de l’université.
5
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
La demande d’avance
Conditions cumulatives à respecter:
- passer plus de deux nuitées à l’extérieur de sa résidence administrative ou familiale;
- doit faire l’avance des frais engagés pour son hébergement (nuits d’hôtel et repas).
Modalités pratiques:
- Au plus tôt 3 semaines avant le départ
- Au plus tard 10 jours avant le départ
- Montant maximal: 75% des dépenses estimées
Tout missionnaire ayant un dossier d’avance non régularisé ne peut présenter
une deuxième demande.
6
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
La liquidation et le paiement de la mission
Le missionnaire doit remettre au gestionnaire, au plus tard 3 semaines après son
retour de mission:
- l’ensemble des pièces justificatives
- les billets de transport compostés y compris ceux pris en charge par l’université
- l’original de son ordre de mission.
Etat liquidatif:
- Signé par l’ordonnateur et le missionnaire
Paiement par l’AC:
- À réception des copies de l’OM et de l’EL
- Traçabilité des envois d’OM et EL
Archivage des OM et EL et des pièces justificatives: par le gestionnaire de la
composante ou du laboratoire (responsabilité de l’ordonnateur)
Faut-il envoyer un état liquidatif dont le net à payer est à 0 au service
facturier ?
- S’il s’agit d’une mission avec avance : OUI
- S’il s’agit d’une mission avec uniquement des frais engagés par l’université, donc
aucune dépense avancée par le missionnaire : NON
S’il s’agit d’une mission sans frais (ni engagés par l’université, ni avancés par le
missionnaire) : NON
7
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement frais de transport
Les frais de transports pris en charge sont :
- ceux effectués entre la résidence familiale ou administrative (à indiquer dans l’ordre de
mission) et le lieu de la mission,
- ceux à l’intérieur de la commune de la mission ou des communes limitrophes dès lors qu’ils
sont liés à l’objet de la mission.
Déplacements entre Aix et Marseille et sur Marseille ou Aix intramuros:
Déplacement administratif=effectués pour les besoins de l’activité du service auquel l’agent est
rattaché (réunion, groupe de travail, conférence, instances, formation organisés sur un autre
site).
 Exclut les déplacements pour de l’enseignement
-
Aix-Marseille ou Marseille Aix
- Remboursement des déplacements administratifs uniquement
- Selon le moyen de transport utilisé et préalablement autorisé par l’ordonnateur.
-
Aix Intramuros ou Marseille intramuros
- Remboursement des déplacements administratifs uniquement
- Lieu de départ et d’arrivée de la mission doivent être dans Aix Intramuros ou
Marseille Intramuros
- Aucun remboursement de repas n’est possible
8
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement frais de transport
« Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins
onéreux et, lorsque l’intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du
déplacement. » (Article 9 du décret n° 2006-781).
Focus sur l’utilisation du véhicule personnel:
-
Autorisation préalable de l’ordonnateur nécessaire
L’agent doit être assuré sur son véhicule pour une utilisation à des fins
professionnelles
Prise en charge des frais :
- Sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux
- Ou sur la base des indemnités fixées par arrêté ministériel selon la puissance
fiscale du véhicule utilisé et du kilométrage effectué. (Le kilométrage est
décompté suivant le trajet le plus direct, et selon le nombre de kilomètres
indiqué sur le site internet www.mappy.fr.)
A l’étranger:
Le transport sur le lieu de mission (taxi, métro, bus, RER, location de voiture…) peuvent
être pris en charge sur production de pièces justificatives dans la limite du per diem
incluant également les repas et l’hébergement.
9
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement des frais de repas et d’hébergement
Choix du régime dit « forfaitaire »
Le régime commun est dit "forfaitaire" car il se traduit selon les cas:
 par un remboursement limité au forfait : appliqué à tous les déplacements de ce type
hormis les missions à l’étranger des unités labellisées et d’AMIDEX.
 par une indemnisation forfaitaire :appliqué aux missions à l’étranger des unités
labellisées et d’AMIDEX.
1) Remboursement des repas en France métropolitaine
- Aucun justificatif à fournir
- Remboursement à hauteur de 15,25 € (ou 7,63€-restaurant administratif) si le
missionnaire est en mission sur la totalité des tranches horaires suivantes:
•
•
Pour le repas du midi : 11h00 – 14h00
Pour les repas du soir : 18h00 – 21h00
Le CA a accordé la possibilité d’être remboursé pour un montant supérieur mais à
hauteur du justificatif fourni pour les 2 cas suivants:
 les déjeuners des enseignants de l'IRT (avec stagiaires) dans la limite de 25 euros ;
 les déjeuners des personnes extérieures à l'administration s'il s'agit de personnalités
scientifiques ou d’experts, en mission pour le compte de l'université, dans la limite de
45.75 euros.
Aucun repas ne peut être remboursé quand l’agent se déplace dans sa
résidence administrative ou familiale.
10
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement des frais de repas et d’hébergement
Choix du régime dit « forfaitaire »
2) Remboursement de l’hébergement en France métropolitaine:
- Justificatif de paiement de l’hébergement indispensable (facture d’hôtel)
- Montant remboursé=Montant du justificatif dans la limite de :
- 60 € en province
- 100 € à Paris
- 120 euros pour les personnes extérieures à l'administration s'il s'agit de
personnalités scientifiques ou d’experts, en mission pour le compte de
l'université
11
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement des frais de repas et d’hébergement
Choix du régime dit « forfaitaire »
3) Remboursement de l’hébergement et des repas à l’étranger:
3.1) Pour toutes les missions hors Unités labellisées et AMIDEX
-
Production de justificatifs (hébergement, repas, transport local…) obligatoire
Remboursement à hauteur des justificatifs produits dans la limite du per diem
applicable au pays concerné.
3.2) Pour les unités labellisées et AMIDEX
-
-
Seule la production de la pièce justificative du paiement de l’hébergement est
obligatoire
Remboursement forfaitaire à hauteur du per diem du pays concerné.
Pour les missions de plus d’un mois, réduction du per diem de :
- 20% au-delà du 30ème jour
- 40% au-delà du 60ème jour
- 50% au-delà de 120 jours
Ne peuvent être remboursés en plus du per diem et sur justificatif que les frais de
transport vers le lieu de mission et l’acheminement gare/aéroport vers le lieu de
mission
12
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement des frais de repas et d’hébergement
Choix du régime dit « forfaitaire »
3.2) Pour les unités labellisées et AMIDEX (suite)
Le directeur d’unité, ou l’ordonnateur pour les projets AMIDEX, pourra toutefois, s’il le
juge opportun, au regard des spécificités de la mission, décider d’un montant forfaitaire
d’indemnisation des frais de déplacements correspondants. Ce montant ne pourra
excéder 80% de l’indemnité maximale prévue par les dispositions applicables à la
mission considérée. Cette décision devra être notifiée au missionnaire préalablement à la
réservation des titres de transport et retransmise datée et contresignée au directeur
d’unité avec la mention « bon pour accord ».
13
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Remboursement des frais de repas et d’hébergement
Choix du régime aux frais réels
Régime applicable:
- Aux déplacements des unités labellisées, sur décision expresse du directeur
- Aux déplacements sur projets AMIDEX, sur autorisation de l’ordonnateur
- A tout autre déplacement sur autorisation expresse du Président
Production de justificatifs obligatoire pour l’ensemble des dépenses remboursées.
Panachage avec le régime forfaitaire impossible
14
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
CNU
Repas: forfait de 15,25€
Hébergement:
• Taux maximal de 83 € par nuitée pour les réunions des formations des sections CNU
• Taux maximal de 120 € par nuitée pour les réunions de la CP-CNU (commission
plénière).
Mission CNU à Paris: possibilité de rembourser à hauteur de 100 € mais la différence
de 17 € doit être supporté par le budget de la composante.
Les OM doivent être signés par le Président.
Les EL par la directrice des affaires financières.
15
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
SIFAC
•
Dans SIFAC, pour les missions de type forfaitaire, vous devez cocher« OUI » sur la
ligne « forfait demandé » afin que cela apparaisse bien lors de l’impression de l’ordre
de mission. En effet, le schéma de déplacement SIFAC choisi préalablement ne se
reporte pas automatiquement sur l’ordre de mission imprimé.
•
Vérification du statut de la mission
16
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
20/02/2014
Signature des OM et EL
1.
-
Règle générale:
Le président ou la personne ayant reçu délégation du président
Lorsque le missionnaire est l'ordonnateur signataire du centre financier concerné par la
mission (Directeur de composante ou d’unité de recherche) :
- l'intéressé ne peut signer lui-même son ordre de mission
- Les OM des Directeurs des Unités de Recherche et des directeurs de composantes
sont signés par toute autre personne ayant reçu délégation de signature sur le
budget du centre financier concerné.
- Au cas (exceptionnel) où le directeur d’unité n'aurait pas de co-délégataire, l'OM
doit être signé par le VP Recherche.
- Au cas (exceptionnel) où le directeur de composante n'aurait pas de co-délégataire,
l'OM doit être signé par le Président.
- Il peut signer lui-même son état liquidatif puisqu’il a délégation sur son CF
(liquidation de la dépense)
2. Cas particuliers
- Enseignants chercheurs: dépend du centre financier pour lequel il se déplace
- Personnel direction centrale (hors directeur): Par son directeur pour les OM/EL en PACA et
pour l’autorisation d’utilisation de véhicule personnel
- Directeurs direction centrale: Par le DGS
- Missions sur LABEX: Double signature de l’OM:
- Chef de service
- Coordinateur labex
17
Titre de la Présentation
> Titre de la partie
QUESTIONS?
18
20/02/2014