Transcript 新しいデータベースのクエリを作成する

Microsoft® Access® 2010 トレーニング
新しいデータベースのクエリを作成する
コースの内容
• 概要: クエリは不可欠
• レッスン: 7 つのセクション
• 演習のヒント
• テスト
• クイック リファレンス カード
新しいデータベースのクエリを作成する
概要: クエリは不可欠
このコースでは、Access データベースに対する
クエリの作成方法を学習します。 どのようなデー
タベースでも、クエリは不可欠です。 クエリは、
データベースから有意な情報を抽出してビジネ
ス上の重要な問いに答えるための手段です。
このコースは、Access 2010 の初心者向けに
使用方法を解説するシリーズの 4 番目のコー
スです。
新しいデータベースのクエリを作成する
コースの目標
• クエリ デザイナーを使用して、単一のテーブルからデータ
を返す選択クエリを作成する。
• パラメーターを入力させてそのパラメーターに適合する結
果を返す選択クエリを作成する。
• クエリ内で数式を使用して合計を計算する。
• クエリ ウィザードを使用して、2 つのテーブルからのデータ
を返す選択クエリを作成する。
• 式を使用して複数のフィールドを連結する。
新しいデータベースのクエリを作成する
データから答えを得る
新しい資産管理データベー
スが完成に近づいてきました。
テーブル、リレーションシップ、
およびデータは既にあるので、
次の手順はクエリの構築で
す。 クエリを使用すると、重
要な問いに対する回答が
得られるだけでなく、フォーム
とレポートの作成が容易に
なります。
選択クエリを構成する要素
新しいデータベースのクエリを作成する
データから答えを得る
ここでは、選択クエリを作成
します。 選択クエリは、デー
タを取得して処理し、結果
をデータシートに表示するコ
ンポーネントです。
たとえば、コンピューターの修
理が必要になったときに連
絡する相手を知りたい場合
は、担当者の名前と電話
番号を抽出するクエリを作
成します。
選択クエリを構成する要素
新しいデータベースのクエリを作成する
データから答えを得る
それを示しているのがこの図
です。 このクエリでは、最初
のテーブルから資産データを
取得し、2 番目のテーブル
から技術者の名前を取得し、
ユーザーにわかりやすい形で
結果を表示します。
初めに、クエリを構成する各
部分について説明します。
選択クエリを構成する要素
新しいデータベースのクエリを作成する
選択クエリの作成の基本
Access で選択クエリを作
成する主な方法は 2 つあり
ます。クエリ デザイナーとクエ
リ ウィザードです。 どちらの
ツールを使用する場合も、
選択クエリを作成するには
共通の手順を実行します。
クエリ作成の基本プロセス
新しいデータベースのクエリを作成する
選択クエリの作成の基本
1 初めに、クエリのレコード ソー
スを選択します。 レコード
ソースとは、1 つ以上のテー
ブルまたは 1 つ以上のクエリ、
またはこの 2 つの組み合わ
せです。 この図では、1 つの
テーブルがクエリ デザイナー
で開かれています。
2 レコード ソースから、クエリに
使用するフィールドを選択し
ます。 この図ではフィールド
がクエリ デザイナーに表示さ
れていますが、クエリ ウィザー
ドでも同じことができます。
クエリ作成の基本プロセス
新しいデータベースのクエリを作成する
選択クエリの作成の基本
3 必要に応じて、並べ替え、
フィルター処理、またはその
他の抽出条件をクエリに追
加します。 たとえば、この図
に示したクエリ条件を使用す
ると、返されるのは 2010
年 5 月 1 日より後に購入
された資産のデータのみとな
ります。 クエリの実行前に
ユーザーに入力を求めるよう
に条件を作成することもでき
ます。これについては、この
コースで後ほど説明します。
クエリ作成の基本プロセス
4 フィールドおよび抽出条件の
追加が完了したら、クエリを
実行して、結果が正しいかど
うかを確認します。
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリの結果を使用する方法
選択クエリを実行すると、結
果はデータシートに表示さ
れます。 この結果はレコー
ド セットと呼ばれ、データ
シートと同様に操作すること
ができます。
たとえば、データの追加や変更
が可能であり、変更内容は、
クエリのレコード ソースである
テーブルに書き込まれます。
レポートのデータ ソースとしてのクエリ
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリの結果を使用する方法
レコード セットのデータは、
フォームやレポート、あるいは
他のクエリで使用することも
できます。 たとえば、交換が
必要なコンピューターに関す
るレポートが必要な場合は、
そのような条件のデータを返
すクエリを作成しておくと、レ
ポートを短時間で作成でき
ます。
レポートのデータ ソースとしてのクエリ
新しいデータベースのクエリを作成する
図はこのことを示しています。
このクエリは、資産のレコー
ドのうち、廃棄対象となって
いるものだけを返します。
クエリの結果を使用する方法
レポートのデータ ソースとしてのクエリ
このシリーズの最後の 2 つ
のコースで、クエリをデータ
ソースとして使用するフォー
ムとレポートの作成方法を
説明します。 ここで覚えて
おいてほしいのは、テーブル
とは異なり、レコード セット
はデータベース内に物理的
には存在しないということで
す。 代わりに、クエリが保存
されており、クエリが実行さ
れるとレコード セットが表示
されます。
では、クエリを作成しましょう。
最初は、クエリ デザイナーを
使用します。
新しいデータベースのクエリを作成する
単一のレコード ソースに対するクエリを実行する
クエリ デザイナーでは、選択
クエリに関する、ほぼあらゆ
る制御が可能です。 また、
単一のテーブルをレコード
ソースとして使用するクエリ
を簡単に作成できます。
この種のクエリを使用すると、
たとえば、資産とその購入
日の一覧を作成するのが容
易になります。
クエリ デザイナーを使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
単一のレコード ソースに対するクエリを実行する
手順は次のとおりです。
1 [作成] タブの [クエリ] グ
ループの [クエリ デザイン] を
クリックします。 クエリ デザイ
ナーが起動して [テーブルの
表示] ダイアログ ボックスが
表示されます。 リボンに [デ
ザイン] タブも表示されます。
2 このダイアログ ボックスで、レ
コード ソースを選択します。
テーブルとクエリを組み合わ
せることもでき、選択した内
容がクエリ デザイナーの上の
セクションに表示されます。
クエリ デザイナーを使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
単一のレコード ソースに対するクエリを実行する
3 レコード ソースのフィールドの
うち、レコード セットつまり結
果に表示するものをダブルク
リックします。 選択内容がク
エリ デザイナーの下のセク
ションに表示されます。
4 フィールドの追加が終了した
ら、[デザイン] タブをクリック
し、[結果] グループの [実
行] をクリックします。
レコード セットがデータシー
トとして表示されます。
クエリ デザイナーを使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリで入力を求める
前のセクションで作成したタ
イプのクエリでは、大量の
データが返されることがありま
す。 クエリで返されるデータ
を絞り込むための一般的な
方法の 1 つが、パラメー
ターです。
パラメーターを指定すると、ク
エリの実行前に入力を求め
る画面が表示されます。つま
り、一種のフィルターをクエリ
に組み込むようなものです。
クエリで条件を使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリで入力を求める
クエリの中でパラメーターを
使用する方法は次のとおり
です。
1 クエリをデザイン ビューで開き、
フィルターを設定するフィール
ドの [抽出条件] 行にパラ
メーターを入力します。 たと
えば、図に示したような条件
を使用できます。
2 クエリを実行すると、条件の
うち開始日を入力する画面
が表示され、次に終了日の
入力画面が表示され、これ
らの日付の間のレコードだけ
が返されます。
クエリで条件を使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリで数式を使用する
クエリ内の選択条件を変更
するもう 1 つの一般的な方
法は、関数を追加すること
です。
たとえば、昨年購入したオ
フィス家具の金額が会社全
体でどれだけかを知りたい場
合は、クエリに集計関数を
追加すると、合計が結果に
表示されます。
クエリの中で関数を使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリで数式を使用する
1 クエリをデザイン ビューで開き
ます。
2 [デザイン] タブの [表示/非
表示] グループの [集計] を
クリックします。 クエリ デザイ
ナーに [集計] 行が表示さ
れます。
3 関数を使用するフィールドの
[集計] 行をクリックし、リスト
から関数を選択します。
4 クエリを実行すると、計算結
果も表示されます。
クエリの中で関数を使用する
新しいデータベースのクエリを作成する
複数のレコード ソースに対してクエリを実行する
複数のテーブルや他のクエリ
を、新しいクエリのレコード
ソースとして使用することが
できます。 実務では、クエリ
のレコード ソースが 1 つだ
けのことより、複数であること
の方がはるかに多くなります。
複数ソースのクエリを使用す
ると、どの資産をどこから購
入したかといった情報を得る
ことができます。
クエリ ウィザードを使用して複数ソース クエリを作成する
新しいデータベースのクエリを作成する
クエリ ウィザードを使用する
と、Access の操作にまだ
慣れていないような場合で
も、複数ソース クエリを簡
単に作成できます。
複数のレコード ソースに対してクエリを実行する
1 [作成] タブの [クエリ] グ
ループの [クエリ ウィザード]
をクリックします。
2 ウィザードを最後まで実行し
ます。 このウィザードの中で、
レコード ソースとして使用する
テーブルとフィールドを選択し、
3 新しいクエリにわかりやすい
名前を付けます。名前の中
でスペースは使用しないでく
ださい。
クエリ ウィザードを使用して複数ソース クエリを作成する
新しいデータベースのクエリを作成する
演習のヒント
1. 単一のテーブルから選択クエリを作成する。
2. 入力を求めるクエリを作成する (クエリにパラメーターを追加する)。
3. 集計フィールドをクエリに追加する。
4. 集計フィールドの書式を設定する。
5. 複数のテーブルからクエリを作成する。
6. 式を使用してフィールドを連結する。
オンライン演習 (Access 2010 が必要)
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 1
クエリを作成するときに最初に選択するのは何ですか。 (答えを 1 つ
選んでください。)
1. レコード ソース。
2. システム テーブル。
3. レコード セット。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 1
クエリを作成するときに最初に選択するのは何ですか。
正解:
1. レコード ソース。
レコード ソースは、テーブルとクエリの組み合わせでもかまいません。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 2
クエリで抽出条件を使用するのは、次のどの場合ですか。 (答えを 1
つ選んでください。)
1. データに適切な書式を設定する。
2. 数式をテーブルに追加する。
3. クエリの実行結果に対して並べ替え、フィルター処理、またはその
他の絞り込みを適用する。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 2
クエリで抽出条件を使用するのは、次のどの場合ですか。
正解:
3. クエリの実行結果に対して並べ替え、フィルター処理、またはその
他の絞り込みを適用する。
抽出条件を利用すると、さまざまな処理を実行できます。 たとえば、
指定の市に居住し、かつ誕生日が指定の期間内にある人のレコード
を検索することができます。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 3
複数のテーブルをレコード ソースとして使用するには、テーブルがどの
ような状態であることが必要ですか。(答えを 1 つ選んでください。)
1. データシート ビューで開かれている。
2. リレーションシップが設定されている。
3. 他のクエリのレコード ソースとして使用されていない。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 3
複数のテーブルをレコード ソースとして使用するには、テーブルがどの
ような状態であることが必要ですか。
正解:
2. リレーションシップが設定されている。
テーブルにリレーションシップが設定されていない場合は、クエリの結果
として各テーブルのすべてのデータが返されますが、このような結果は
ほとんどの場合、あまり意味がありません。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 4
式とは何でしょうか。(答えを 1 つ選んでください。)
1. 1 つまたは複数のデータベース テーブルに格納されている数式。
2. 日付のみを計算する数式。
3. 計算やデータ検証などを実行できるオブジェクト。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 4
式とは何でしょうか。
正解:
3. 計算やデータ検証などを実行できるオブジェクト。
このコースでは、式を使用する方法をいくつか紹介しました。 クイック
リファレンス カード (コースの最後にリンクがあります) には、さらに詳し
い説明があります。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 5
このコースでは、クエリについて知っておく必要があることをすべて学習
した。 (答えを 1 つ選んでください。)
1. この文章は正しい。
2. この文章は間違っている。
新しいデータベースのクエリを作成する
テスト問題 5
このコースでは、クエリについて知っておく必要があることをすべて学習
した。
正解:
2. この文章は間違っている。
クイック リファレンス カード (次のスライドにリンクがあります) に、さらに
詳しい情報が記載されています。 ぜひ参照してください。
新しいデータベースのクエリを作成する
クイック リファレンス カード
このコースで説明したタスクのまとめについては、クイック リファレンス
カードを参照してください。
新しいデータベースのクエリを作成する