Transcript もっと気軽にメールを！
もっと気軽にメールを！ 活用しよう生活の中で Ｍｅｍｏｒｙ－Ｂｕｉｌｄｅｒｓ 講習会 メール編 1 ＜目次＞ ◆電子メールのしくみと特長 ◆OutolookExpressを使ってメールの送受信をする場合の前準備 ①使いやすい設定に 変更する＝別紙参照 ②写真サイズの縮小の仕方 ③フォルダとファイルの関係 ◆写真付きメールの送り方 ①WindowsXPのマイピクチャから ②OEのメール作成画面の クリップ＝添付を使って ③OEのメール作成画面で背景として入れる場合 ◆受信したメールへの返信の仕方 ◆その他、メールを使う上で最低知っておいた方が良いことなど 2 辛いなあ～ 電子メールのしくみと特長を分かろう AさんがPCを開き メールを書いて送信 ボタンをクリック。 （ 私 書 箱 の 役 割 も ） プ ロ バ イ ダ ＝ 接 続 発 信 者 の Web＝世界規模 のネットワーク （ 私 書 箱 の 役 割 も ） プ ロ バ イ ダ ＝ 接 続 受 信 者 の 嫌ねぇ 雨は～ BさんがPCをonにし、メールの受信 ボタンをクリックすると私書箱に接続 しメールをダウンロードしてくる。それ を開いて読むだけ。 ＜特長＞ • 画像（写真・絵）ばかりでなく、ドキュメントや音声なども送ることができます。 • 距離に関係なく、特にメール代としては料金はかかりません。 • メッセージの届くスピードが、早いです＝殆ど瞬時。郵便は、最短でも1両日はかかります。 • 相手の都合も、お天気も斟酌せずに、お好きな時間に送れます。 ＜気をつけること＞ ・ブロバイダのウィルスチェック・サービスは、利用しましょう。 ・ウィルス・ソフトは、何時もアップデートしておきましょう（ソフト購入していれる時、自動更新にチェックしておくと良い） 3 Outlook Expressを使って、メールの送受信 ＜前準備＞ ＊契約プロバイダから通知されたサーバー名（SMTP/POP）や電子メールアドレスを 設定します。 ・ メニューバーの「ツール」→「アカウント」を選択。 ・ アカウントのメールタブで右手上「追加」ボタンをクリック「メール」を選択クリック。 ・ インターネット接続ウィザードで表示名の窓に「名前（横文字）」を入力、「次へ」。 ・ 電子メールアドレス記入窓に、アドレス（半角）を入力、「次へ」。 ・ メールサーバー名①受信：POPサーバ②送信：SMTPサーバを入力、「次へ」。 ・ アカウント名とパスワードを入力して「次へ」→次ページで「完了」ボタンクリック。 ・ アカウントの追加したものを選択して、「プロパティ」ボタン（右上の方）クリック。 ・ 出たウィンドウの「全般タブ」で、メールアカウント（名前、アドレスなど）入力→ 「OK]ボタンをクリック、現れた「アカウント・ウィンドウ」で「閉じる」をクリック。 ＜メッセージ作成の要件＞ ①相手のアドレス＝必ず英数半角で ②タイトル ③本文 ④自分の署名 4 ＜写真縮小の仕方＞ウィンドウズに入っているペイントを使って。 １）ペイントを起動します。スタート→全てのプログラム→アクセサリ→ペイント。 ２）「ファイル」→開く→マイピクチャ→開きたいフォルダから写真を選択して入れる。 ３）メニューバーの「変形」→「伸縮と傾き」をクリック。 ４）出た画面の「伸縮」で水平と垂直を必ず同じパーセントで縮小。目安は元サイズが １M位のものなら「５０％」で約１００KB位になります。 ５）ファイル→名前を付けて保存→保存先フォルダ「マイピクチャ」など→「ファイルの種 類」は「ｊｐｇ」を選択して保存ボタンをクリック。 5 ＜ファイルとフォルダの関係＞ ◆ファイルは、PCに保存されている文書や画像などのデータの一つ一つです。 デスクトップ画面に表示されるアイコンの一つ一つもファイル。ソフトウェアも全てファイルとしてPCに 保存。各ファイルには、名前がついており、この名前を元にPCのデータ分類ができる。 ◆フォルダは、簡単に言えばファイルの入れ物。PCのデータを整理する入れ物＝書類挟み。フォルダ は自由に作成可能で、フォルダの中にまたフォルダを作ることもできます。フォルダを上手に活用して データを探しやすく、使い勝手をよくしましょう。 ◆自分で作ったファイルやフォルダ以外は、名前を変更したり、中身を勝手に移動したりしないこと！ 6 １）写真つきメールを送る（①WindowsXPマイピクチャを使う場合：画像を自動的に縮小して送付できます） ＊マイピクチャを開いても写真表示されないときは、○印の下向き▼をクリックし縮小表示を選択する。 １．マイピクチャを開き、写真を選択クリックすると ｛左側・ファイルとフォルダのタスク｝の中から 「このファイルを電子メールで送信」をクリック。 ２．電子メール経由のイメージ送信のウインドウで 「イメージをすべて小さくする」をクリックし、OKを。 ３．画像ファイル転送中の窓が一瞬出て、すぐに 電子メールで送信という「メール作成画面」に なる。添付欄に写真があることを確認。 ４．宛先（半角英数）→件名（全角）→を入力。 ５．本文入力：必ず相手の名前を入れる癖をつける。 7 ２）写真つきメールを送る（②Outolook Expressの「メール作成」のクリップマークを利用する） OutlookExpressをダブルクリック→Aツールバーの「メールの作成」アイコンをクリック→B「メッセージの 作成」ウィンドウが表示。日本語入力をオフ＝半角英数で宛先を入力、件名は日本語で入力。ツールバー の「添付」をクリック（メニューバーの「挿入」→「添付」をクリックでも良い）→添付ファイルの挿入ダイアログ で ファイルの場所が「マイドキュメント」を確認。「マイピクチャ」をダブルクリック→送る画像を選択→添付をク リックする。添付ボックスに、画像名が入ったことを確認後、「送信」をクリック→「送受信」をクリックします。 B A 半角英数 １ 日本語 ２ ３ 本文を入力 ４ ５ ６ ７ 8 ３）「メール本文の背景」として画像を入れる設定の仕方（OutlookExpressの＊HTML形式を 利用し、背景に画像を入れたり、背景色を変えたりしてメールを送ることもできます） ＊Web用言語で、書式設定、画像、音声、動画も送れる。テキスト形式は文字のみ。 ◆ツールバーの「メールの作成」→メッセージの作成画面で、メニューバーの①「書式」をクリック→②「リッチ テキスト（HTML）」をクリックすると、HTML形式（左図）に設定される、「書式バー」が現れることに留意！ ６ １ ３ ４ ２ ７ ５ ペン先を入れる ◆③宛先、④件名を入れ、⑤本文内をクリックする。 ◆メニューバーの⑥「書式」をクリック「背景」→⑦「画像」をクリックし、背景の画像ダイアログで「参照」をクリッ ク。ファイル一覧から「マイドキュメント」→「マイピクチャ」フォルダから挿入画像を選択し「開く」→「OK」。 ◆本文を入力する。その場合、背景画像の色により「書式バー」のフォントで文字の色を変えられる。 9 ＜メッセージ作成画面＞ ・背景画像が入った状態 ・書式バーがあることを確認 ◆書式バーの A フォントで本文の文字 色を背景に合わせて変更できる。 ●添付ファイルを「受信フォルダ」や「送信済みフォルダ」で、確認する。 フォルダで 添付ファイル 付きメールを選択、 をクリックする と、関連付けられたアプリケーションソフトが起動し、ファイルが表示。 ●受信メールには、なるべく返事をかきましょう。 「受信メール」をクリック→ツールバーの「返信」をクリックすると、件名 欄に「Re: 」が表示。カーソルを本文欄に入れて、返事を書く。 ●相手からのオリジナルメッセージは、上手に活用すると便利。 逆に、不要なところは、なるべく削除した方が、簡潔で読み易くなる。 ◆送信する前に、データの大きさを確認しましょう。 デジカメ写真は、1枚１００～３００MB位。相手のプロバイダの接続方法 により、受信速度が違ったり、ソフトによっては開けないこともあるので、 相手の環境も考慮して。 ◆安全性とウィルス対策：設定（別紙参照）やウィルス対策ソフト及び ウェッブチェックサービスは、完備し何時も最新状態にしておこう。 ・怪しい添付ファイル（特に、横文字だけのものなど）は、絶対に開かない で削除する。 ◆メールの削除の仕方： ①「受信トレイ」や「送信済みトレイ」を表示し、削除したいメールを選択。 ツールバーのXボタンをクリック、「削除済みアイテム」フォルダへ。 完全削除するには、更に、「削除済みアイテム」を表示した状態で、 メニューバーの「編集」→「削除」を選択する。 10 ＜受信メールへの返信の仕方＞ ◆受信したメールを使って返信すると、アドレスやタイトルを入力する手間が省ける。また、 受信メールの内容がそのまま「Original Message」として表出するので相手の文面を引用 することができます。唯、不要な部分は、削除した方が文面がすっきりします。 １）受信トレイ一覧画面で①返信したいメールを選択右クリック、ドロップメニューから「送信者 へ返信」を選択すると右の画面が表出→ツールバー②返信ボタンをクリック。 ② ① 11 ２）タイトルバーに「Re.」と表示された 返信画面＝ ③の送信者の文面が表出。ここで、引用できる 文面はそのまま引用すると便利。余り長いものや煩雑に思うときは、その部分を選んで削除する。 ３）④返信メールを書き込み、返信ボタン⑤をクリック。 ⑤ ③ ④ 12 ＜その他、メールを書く上で知っておきたいこと＞ ◆宛先は、必ず半角英数で入力のこと。 ◆CCは、「カーボンコピー(Carbon Copy)」の略で、「写し」という意味。従って同時に、内容を知っておいてほしい人 のメールアドレスを入れる。唯、メールアドレスの公開には、プライバシーの侵害問題もあるので、気をつけましょう！ ◆BCCは、「ブラインド・カーボンコピー(Blind Carbon Copy)」の略。BCCに指定した人のメールアドレスは、宛先人 やCCに指定した人には見えませんから。 例えば年賀状をメールで送る場合に、同時に複数の人に送った場合、送られた人の中にはお互い知らない人同士も 含まれます。他人のメールアドレスを見せてしまうと、後から問題になることがあるのでそんな時に、年賀状を送る相 手全てをBCCに入れると、メールアドレスは公開されません。全員BCCに入れて、宛先に入れる人がいない時は、 自分のアドレスを入れて送信すれば、送信確認にもなり安心です。 ◆件名は、必ずいれること。特別の場合以外、日本語の方が誤解がない。社用では、ここで名前を入れると良い。 ◆アドレス帳の宛先に、敬称をつけておく方法：ツールバーの「アドレス帳」を開き、該当する人を選択し、右クリック→ ドロップメニューの「プロパティ」を開き、｢名前」タブをクリック。表示名の欄に敬称を書き込む。例：「○○様」 ◆受信メールのアドレスを、アドレス帳に追加：受信メールを選択し右クリック→「送信者をアドレスに追加」をクリック。 ◆受信トレイの下に新しいフォルダを作る：「受信トレイ」の文字の上で右クリック。メニューから「フォルダの作成」選択。 ◆受信したメールの添付ファイルを保存：添付ファイルのアイコンを右クリック。メニューから「名前をつけて保存」を選択。 保存先を「マイドキュメント」フォルダにする。 ◆署名の作り方：メニューから「ツール」→「オプション」→「オプションウインドウ」で「署名」タブをクリックし「作成」ボタン をクリックし、入力欄に署名を入力する。 ◆絵文字の出し方：言語バーの日本語の右隣をクリックし、メニューから「話言葉」を選択しておき、「かお」と入力。 ニコニコ、バイバイ、しくしく、ごめん・・・etc入力して変換すると下に絵文字がでる。適度に使うと表現豊富になる。 13