Transcript 取引先責任者 - Salesforce ユーザ向け活用支援サイト

この資料の活用方法について
 この資料は、御社の営業担当者などのSalesforce利用ユーザ向けに、
機能概要、操作手順などを説明やトレーニングする際にご利用下さい。
 標準的な利用方法のみ掲載しておりますので
御社の画面イメージや利用手順などを反映させた上で説明やトレーニングを
行ってください。
ご参考）画面イメージの取り方（Windowsの場合）
１．Fn＋Prnt Sｃｒｎで画面を保存できます
２．スタート>アクセサリ>ペイントをクリック
３．ペイントの編集＞貼り付けで画面をペイントに貼り付けることが出来ます
上記以外にも画面キャプチャ方法はありますので、やりやすい方法で実施してください。
<会社名> 社様向け
Salesforce CRM トレーニングセッション
インストラクター名: <氏名>
アジェンダ - Salesforce CRM トレーニングセッション
所要時間
トピック
15 分
Salesforce CRM の基本事項
30 分
リードの管理
30 分
取引先の管理、取引先責任者の管理
45 分
商談の管理
15 分
活動の管理
15 分
レポートとダッシュボード
15 分
質疑応答
所要時間合計: 3 時間 (15 分間の休憩を含む)
セクション 1: Salesforce CRM の基本事項
このセクションの概要
> Salesforce CRM の基本事項
学習のテーマ






用語
基本検索 (サイドバー検索)
高度な検索
Salesforce CRM の個人設定
ビューの作成に関するヒント
ヘルプ、関連リソースの利用
Salesforce CRMで使用する用語
> 用語
アイコン
定義
商談
収益機会となる可能性のある営業案件の追跡
リード
製品やサービスに対して興味を示している見込み客。商談につながる可能性を持つ
取引先
企業や組織の情報。見込み客、既存顧客、ベンダー、パートナーなど
取引先責任者
取引先の担当者
ToDo、行動
商談、取引先、取引先責任者に関係する活動
レポート
入力された情報にもとづいて作成されるリアルタイムの統計情報
Salesforce CRM の基本事項
> 基本検索 (サイドバー検索)
入力されている情報を検索できる
検索できる情報:
 顧客の名前
 ユーザ
 電子メールアドレス
 電話番号
Salesforce CRM の基本事項
> 高度な検索
通常の検索で出てこない項目も検索対象となる
条件を指定した検索:
 検索範囲を指定
 完全に一致する語句を含める
 自分が所有するデータのみに限定
Salesforce CRM の基本事項
> 個人設定
名前、メールアドレスなどSalesforceを利用する上での基本情報を設定
私の個人情報:





自分の個人情報の編集
自分のパスワードの変更
画面表示のカスタマイズ
カレンダーの共有
アラーム通知 (リマインダー) の設定
電子メールの設定:
 電子メールの署名の変更
Salesforce CRM の基本事項
> ビュー
取引先/取引先責任者/商談などの一覧を作成することが可能

既存のビューの使用

新しいビューの作成

既存のビューの削除
Salesforce CRM の基本事項
> ヘルプ、関連リソースの利用

すべてのページからヘルプの参照が可能

ユーザが参照しているページに関連したトピックやソリューションを表示

http://success.salesforce.co.jp/ から各種ドキュメント、ブログにアクセ
ス可能
アプリケーションで
確認してみましょう
セクション 2: リードの管理
リードの管理
> リードレコードの作成と管理
＜リードとは？＞
製品やサービスに対して興味を示している見込み客
商談につながる可能性を持つ見込み客

企業の製品やサービスに興味を示しているすべての顧客を有効なリードと見なす

リードの作成時には、予想収益は確定しなくともよい

新規顧客のみでなく、既存顧客もリードになる場合もある
（追加商談やクロスセルが見込まれる場合など）
リードの管理
> リードの作成と更新
Yes
まず
レコードを検索
そのリードが
Salesforce
CRM 内に
すでに存在
するか?
既存のリードを更新
No
新しいリードを作成
リードの管理
> リードレコードの作成

リードレコードの作成時はできる限り多くの項目に入力する

ここで入力した情報は、取引の開始時に、取引先レコードや取引先責任者レコードに自
動的に反映される
•
できる限り多くの項目に入力する
•
カスタム項目は他のオブジェクトにも
反映される
リードの管理
> リードの処理

取引の開始が実行されるまで、リードは [リード] タブに表示される

取引の開始をすると下記の3つのデータが作成される

取引先

取引先責任者

商談
リードの管理
> リードから取引先への変換[取引の開始]

[取引の開始] を実行すると、リードが自動的に変換され、取引先責任者、取引先、商
談を作成できる

変換されたレコードでは、リードレコード上の情報がすべて保持されているため、デー
タを再入力する必要がない

新しい取引先の作成時に誤った情報がまぎれ込むことがないため、データベースの
品質を維持できる
取引の開始
リードの管理
> リード処理のシナリオ
シナリオ 1: あるリードを割り当てられ、コンタクトをとったところ、取引に結び付く可能性が高いことがわ
かった
Q: その後の手順は?
(1) リードの詳細情報を入力する
(2) そのリードにフォローアップを行い、興味の対象を見きわめる
(3) 取引を受注した場合は、リードを取引先、取引先責任者、商談に変換する
または、既存の取引先レコードに詳細を入力する
シナリオ 2: あるリードを割り当てられ、コンタクトをとったところ、まだまったく見込みが無いことがないこ
とがわかった
Q: その後の手順は?
(1) リードの詳細情報を入力して保存する
(2) そのリードにフォローアップを行い、興味の対象を見きわめる
(3) リード状況が [Unqualified (未評価)] であることを確認する
(4) 来年のフォローアップ活動を割り当てる
リードの管理
> リード処理のシナリオ
シナリオ 3: あるリードを割り当てられ、コンタクトをとったところ、見込み客側は話を進める準備ができ
ていないことがわかった
Q: その後の手順は?
(1) リードの詳細情報を入力して保存する
(2) そのリードにフォローアップを行い、興味の対象を見きわめる
(3) リード状況を [評価中] に変更して、フォローアップ活動を設定する
リードの管理
> まとめ
 まず既存レコードを検索
 できる限り多くの項目に入力する
 セールスサイクルにおける各フェーズで常に最新の情報を収集し、リードレコー
ドを継続的に更新する
 ToDo や行動を使って、自分が担当するすべてのリードに対して確実なフォロ
ーアップを行う
アプリケーションで
確認してみましょう
セクション 3: 取引先の管理
セクションの概要
> 取引先の管理
学習のテーマ




レコードの参照、更新権限
レコード間のリレーション
取引先レコードの作成と管理
取引先の作成と更新
取引先の管理
> レコードの参照、更新権限
参照可能なレコード:
設定によって参照可能な範囲が異なる
 全取引先レコードが公開されている場合: すべての取引先が参照可能
 全取引先が非公開の場合: 自分が所有しているレコードのみ参照可能
参照と更新が可能なレコード:
 自分が所有しているレコード
 自分よりも下位の階層に属するユーザが所有しているレコード
 共有ルールの共有先に自分が含まれているレコード (共有ルール: ユーザ
に対して、デフォルトではアクセスが許可されていないレコードへのアクセス
を可能にするための機能)
 同じ部門（ロール） (東日本営業部、西日本営業部など) に属するユーザの
レコード。ただし、取引先と取引先責任者に対して [参照・更新] のアクセス
権があることが必要
取引先の管理
> レコード間のリレーション

取引先レコードは、さまざまな情報のベースとなる

見込み客、既存顧客のほか、過去の顧客も含まれる

新規の取引先レコードは、リードから作成するか、手動で入力するか、管理者が
一括インポートする

1 つの取引先に対して、複数の所有者を割り当てることはできない
取引先の管理
> 取引先レコードの作成と管理
次の場合に、取引先レコードを作成して顧客の情報を登録する
1.
その顧客についてより詳細な情報を収集する場合
または
2.
その顧客と関連付けられる売上見込み商談が発生した場合
取引先の管理
> 取引先の作成と更新
Yes
その取引先が
Salesforce
CRM 内に
すでに存在
するか?
まず
レコードを検索
既存の取引先を更新
No
新しい取引先を作成
取引先の管理
> 取引先の詳細
• できる限り多くの項目に入力する
• 入力した情報に誤りがないことを
確認する
取引先の管理
> リレーションの活用

取引先は Salesforce CRM の他の多くのオブジェクトのベースとなる

取引先を介して、他のオブジェクトにすばやくアクセスできる

関連リストを利用して、レコードの詳細を把握できる
取引先の管理
> まとめ
 まず既存レコードを検索
 できる限り多くの項目に入力する
 セールスサイクルにおける各フェーズで常に最新の情報を収集し、取引先レコ
ードを継続的に更新する
 複数の連絡方法を入力したり、電話番号の変更や異動の予定などを登録して
情報の精度を確保する
 多くの情報を入力することにより、他のユーザも詳細を把握できるようになる
 契約のプロセスを管理する。自動通知機能を活用する
アプリケーションで
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セクション 4: 取引先責任者の管理
セクションの概要
> 取引先責任者の管理
学習のテーマ
 レコード間のリレーション
 取引先責任者の作成
 リレーションの活用
取引先責任者の管理
> レコード間のリレーション

1 つの取引先責任者レコードは、1 つの取引先に
関連付ける

1 つの取引先責任者レコードは、複数の商談に関
連付けることが可能
取引先責任者の管理
> 取引先責任者の作成
Yes
まず
レコードを検索
その
取引先責任者が
Salesforce CRM 内
にすでに存在
するか?
既存の取引先責任者を
更新
No
取引先レコードから
新しい取引先責任者を作成
取引先責任者の管理
> 取引先責任者の詳細
•
できる限り多くの項目に入力
する
•
取引先責任者の詳細情報の
一部はリードレコードから自
動的に取得される（取引の
開始時）
取引先責任者の管理
> リレーションの活用

すべての取引先責任者レコードは対応する取引先レコードから作成する

取引先責任者レコードを取引先レコードから作成しなかった場合、リレーションが
紐付けされない 
取引先責任者の管理
> まとめ
 まず既存レコードを検索
 既存の取引先レコードが存在しない場合は、最初に取引先レコードを作成し、そ
の後、新しい取引先責任者レコードを追加する
 取引先責任者はできるだけ取引先から作成し、リレーションが設定されていな
い取引先責任者レコードは作らない
 顧客に情報更新の電子メールを送信する場合は [登録情報照会] ボタンを使用
する
アプリケーションで
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休憩 (15 分)
セクション 5: 商談の管理
セクションの概要
> 商談の管理
学習のテーマ
- レコード間のリレーション
- 商談の作成
- 商談に関する留意事項
- HTML 形式の電子メール
- 取引責任者の役割
- 競合
- パートナー
- 履歴と添付ファイル
- ベストプラクティス
商談の管理
> レコード間のリレーション
商談レコードの使用時には以下の点に注意する:

1 つの商談レコードは、1 つの取引先レコードに関連付ける

1 つの商談レコードには、複数の取引先責任者レコードを関連付けることが可能

受注または失注のいずれかで商談が完了するまで、金額、確度、フェーズ、完了予
定日などの主要情報をセールスサイクルを通して追跡・管理する

商談名には命名規則を適用する
商談の管理
> 商談の作成
商談レコードは取引先レコードまたは取引先責任者レコード上の商談関連リストから
作成する
商談の管理
> 商談に関する留意事項

商談レコードは定期的に更新する

フェーズ/完了予定日は商談管理の上で肝の情報となる
商談の管理
> HTML 形式の電子メール

商談に関連する電子メールは、取引先責任者レコードから商談を関連付け送信する。こ
れにより、商談と取引先責任者の関連付けを維持する

取引先責任者レコードの [HTML メール状況] 関連リストの開封回数や最終開封日を
参照することで、取引先責任者の興味の対象を特定できる
商談の管理
> 取引先責任者の役割

商談に対する取引先責任者の影響力を選択

取引先責任者は、必ずしもその企業の社員とは限らない
（他社で商談に関連している方も紐付ける）
商談の管理
> 競合

進展が足踏みしている商談では競合他社の情報もチェックし、強みや弱みを
把握する
商談の管理
> パートナー

協力して商談を進めている他の取引先をパートナーとして指定できる

販売代理店、コンサルティング企業、その他の外部組織をパートナーに指定して、商
談レコードで追跡できる
商談の管理
> 履歴と添付ファイル

[活動履歴] - 各商談に対する活動を追跡する

[フェーズの履歴] - 商談の進捗状況を追跡する（フェーズ変更時に自動保存される）

[メモ & 添付ファイル] - 取引に関連したメモや添付ファイル (ファイルごとの上限は 5
MB) を格納する
商談の管理
> まとめ
 命名規則にもとづいて適切な商談名を付ける
 [フェーズ]、[完了予定日] など、詳細ページの項目は適宜更新する
 商談種別は確認でき次第指定する
 セールスプロセスを通じて正確な金額データを保持する
 取引先責任者の役割を追加する
 パートナーの情報を追加する
 競合の情報を追加する
アプリケーションで
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セクション 6: 活動の管理
セクションの概要
> 活動の管理
学習のテーマ






活動の種類
新規 ToDo と活動の記録
行動
電子メールの送信
メモと添付ファイルの利用
ホームページの利用
活動の管理
> 活動の種類

活動の種類

関連リストの種類
1.
ToDo
1.
活動予定
2.
活動の記録
2.
活動履歴
3.
行動
4.
電子メール
活動の管理
> 新規 ToDo と活動の記録

新規 ToDo
– 期日を指定する
– 完了するまで ToDo リストに表示
される
– 自分に対して割り当てることが可
能
– 他のユーザへの割り当てが可能

活動の記録
– 状況は自動的に「完了」に設
定される
– フォローアップ ToDo の作成
が可能
活動の管理
> 行動
行動

取引先、取引先責任者、商談などに具体的な日時を指定して予定を関連付ける
ことができる

日付と時間を指定する

他のユーザを招集できる
＞＞会議やアポイントのリクエストに類似

指定の日時が過ぎると、[活動履歴] 関連リストに移動する

定期的な行動では、開始日と終了日を指定する
活動の管理
> 電子メールの送信
電子メール

電子メールは以下のレコードに関連付けることが可能
 取引先責任者
 取引先や商談

電子メールテンプレートを使用して、送信するメッセージの一貫性を確保できる

HTML メールの状況は、取引先責任者レコードからのみ参照可能
活動の管理
> メモと添付ファイル
メモ & 添付ファイル

メモや添付ファイルを取引先、取引先責任者、商談のレコードに関連付けること
ができる

組織内の全ユーザが、メールで使用された資料を参照して、メッセージのみでなく
やりとりの全体を把握できる

メモを非公開に設定して、レコードの所有者以外のユーザが参照できないように
することも可能
活動の管理
> ホームページの活用
ホームページ

ホームページを利用して、足元で対応が必要な ToDo や行動のアラートを作成
できる

ホームページにダッシュボードを追加して、ログイン直後の画面に必要な情報を
表示することが可能
セクション 7: レポートとダッシュボード
セクションの概要
> レポートとダッシュボード
学習のテーマ





レポートの基本事項
レポートのタイプと留意事項
レポートの作成
ダッシュボード
ベストプラクティス
レポートとダッシュボード
> レポートの基本事項

リアルタイムのレポートにより、業務の状況や目標の達成度を正確に把握できる

各ユーザのニーズに合った情報が表示されるようにレポートをカスタマイズできる
レポートとダッシュボード
> レポートの基本事項

すべてのレポートはリアルタイムで生成され、最新情報を表示する

レポートエンジンの制限により、オブジェクトのリレーションが参照できるのは 2 者間
または 3 者間まで

レポートでは、レポートの組織階層にもとづいて、ユーザが参照できるデータを取得
する(レポートに表示される内容はユーザごとに異なる)

5 つのステップでレポートを作成できるウィザードの利用が可能

他のユーザに公開するレポートを制限して、レポートを適切に運用できる
レポートとダッシュボード
> レポートのタイプと留意事項
レポートのタイプ
 表形式 - 集計を使用せずシンプルな一覧形式でデータを表示
 サマリー - 並べ替えや集計を適用してデータを表示
 マトリックス - 行項目と列項目を使ってデータをグルーピングして集
計 (ピボットテーブルに類似)

すべてのレポートはユーザのニーズに応じてカスタマイズが可能

レポートエンジンの制約により、オブジェクトのリレーションが参照できる
のは 2 者間または 3 者間まで

重複データが存在する場合、小計や合計ではそのデータを 1 度だけ計
算に含める
レポートとダッシュボード
> レポートの作成
1. 表形式
オブジェクトの
選択
レポートタイプ
の選択
集計対象の
項目の選択
グルーピン
グの選択
2. サマリー
3. マトリックス
レポートに
表示する
項目の選択
1. グラフ
項目の表示順
序の指定
条件の
選択
グラフの
種類と強調
表示の選択
ダッシュ
ボードの
作成
2. テーブル
3. 総計値
4. ゲージ
5. S ｺﾝﾄﾛｰﾙ
レポートとダッシュボード
> ダッシュボード

ダッシュボードはサマリーレポートとマトリックスレポートでのみ作成可能

ダッシュボードのセキュリティはフォルダレベルで適用

ダッシュボードに表示される内容は、実行ユーザの設定にもとづいて制御
レポートとダッシュボード
> まとめ
 レポートとダッシュボードを利用して、顧客、リード、パイプラインの最新情報をリアル
タイムで確認する
 ダッシュボードをカスタマイズして、必要な情報をログイン後ただちに参照できるよう
にする
 ホームページにダッシュボードを表示させて、自分が担当する取引先、商談に関する
情報や、現在の活動の状況を確認できるようにする
 他のユーザに公開するレポートを制限し、レポートを適切に運用する
アプリケーションで
確認してみましょう
Q＆A